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Verbessern Sie Recruiting und Talentgewinnung

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung des Recruitings mit iCIMS.
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Optimieren Sie das Recruiting mit iCIMS und beschleunigen Sie die Talentgewinnung

Im Recruiting kommt es häufig zu Verzögerungen und unklaren Abläufen. Dadurch wird es schwieriger, passende Talente effizient zu gewinnen. Unsere Plattform zeigt Ihnen Engpässe im Einstellungsprozess, von der ersten Bewerbung bis zum abschließenden Onboarding. Anschließend können Sie Abläufe verbessern, Kosten senken und die Qualität neuer Mitarbeitender steigern. So wird der Prozess einfacher und schneller.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum ein optimierter Recruiting- und Talentgewinnungsprozess wichtig ist

Recruiting und Talentgewinnung sind entscheidend für jede wachsende Organisation. Wer passende Talente effizient findet, anspricht und einstellt, beeinflusst unmittelbar Wachstum, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. In komplexen Systemen wie iCIMS kann es schwierig sein, den gesamten Talentlebenszyklus von der Stellenanforderung bis zum Onboarding zu steuern. Ineffizienzen schleichen sich leicht ein. Die Folge sind längere Einstellungszeiten, höhere Betriebskosten, verpasste Chancen bei Spitzenkandidaten und eine schlechtere Candidate Experience. Organisationen wissen oft nicht genau, wo Verzögerungen entstehen oder warum bestimmte Recruiting-Pipelines dauerhaft hinter den Erwartungen zurückbleiben. Ein langsamer oder uneinheitlicher Recruitingprozess frustriert nicht nur Personalverantwortliche und Recruiter, sondern birgt auch das Risiko, wertvolle Talente an Wettbewerber zu verlieren, die schneller und strukturierter einstellen. Den Recruiting- und Talentgewinnungsprozess in iCIMS zu optimieren, bedeutet daher mehr als effizienter zu arbeiten: Es geht darum, die künftige Belegschaft wirksam und wirtschaftlich zu sichern.

Wie Process Mining Einblick in Ihren iCIMS-Recruitingprozess gibt

Process Mining zeigt datenbasiert, wie Ihr Recruiting- und Talentgewinnungsprozess in iCIMS tatsächlich abläuft. Dazu werden die Event Logs ausgewertet, die bei jeder Interaktion mit einer Bewerbung entstehen. So lässt sich der vollständige Weg jedes Kandidaten rekonstruieren. Statt sich auf Annahmen zu verlassen, erhalten Sie einen objektiven Überblick über alle Schritte, von der Erstellung einer Stellenanforderung bis zur Einstellung oder Absage. Sie können den tatsächlichen Prozessablauf visualisieren, häufige Varianten erkennen und genau feststellen, an welchen Stellen Bewerbungen ins Stocken geraten. Dabei werden oft auch Engpässe sichtbar, die in herkömmlichen Berichten verborgen bleiben. Auf dieser Grundlage können Sie die Zykluszeiten der einzelnen Phasen analysieren, die Leistung von Recruitern vergleichen, die Wirksamkeit verschiedener Personalverantwortlicher bewerten und die Einhaltung interner SLAs sowie externer Compliance-Anforderungen prüfen. Process Mining hilft bei Fragen wie: „Bei welchen Schritten verbringen unsere Bewerbungen die meiste Zeit?“ oder „Welche Abweichungen vom vorgesehenen Einstellungsprozess treten am häufigsten auf?“

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung von Recruiting und Talentgewinnung

Mit Process Mining und Ihren iCIMS-Daten erkennen Sie konkrete Möglichkeiten, Ihren Recruiting- und Talentgewinnungsprozess zu optimieren:

  • Engpässe beseitigen: Ermitteln und beheben Sie gezielt Verzögerungen, etwa bei der Prüfung durch Personalverantwortliche, der Terminierung von Vorstellungsgesprächen oder bei Hintergrundüberprüfungen. So verkürzen Sie die gesamte Einstellungszeit.
  • Zykluszeiten verkürzen: Vereinfachen Sie redundante oder nicht wertschöpfende Aktivitäten, um den gesamten Recruitingzyklus zu beschleunigen. So können Sie sich in einem umkämpften Arbeitsmarkt schneller die besten Talente sichern.
  • Nacharbeit vermeiden: Finden Sie unnötige Wiederholungen, etwa erneute Vorauswahl oder mehrfaches Umplanen von Vorstellungsgesprächen. Ermitteln Sie die Ursachen, um solche Fälle künftig zu verhindern.
  • Ressourcen besser einsetzen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auslastung der Recruiter und die Beteiligung der Personalverantwortlichen. Verteilen Sie Aufgaben ausgewogen, verbessern Sie die Effizienz und beugen Sie Überlastung vor.
  • Candidate Experience verbessern: Ermitteln Sie, an welchen Stellen Kandidaten häufig abspringen oder lange warten. Passen Sie den Bewerbungsprozess an und stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.
  • Einheitliche Prozesse und Compliance sicherstellen: Prüfen Sie, ob alle Recruiting-Schritte den internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So senken Sie Risiken und fördern faire Einstellungsverfahren in allen Abteilungen und für alle Stellen.

Welche Ergebnisse Prozessoptimierung ermöglicht

Mit Process Mining können Sie Ihren Recruiting- und Talentgewinnungsprozess gezielt optimieren und messbare Ergebnisse erzielen:

  • Deutlich kürzere Einstellungszeiten: Besetzen Sie wichtige Stellen schneller. So verringern Sie Umsatzeinbußen durch unbesetzte Positionen und können Projekte früher starten.
  • Geringere Kosten pro Einstellung: Steigern Sie die Effizienz, senken Sie den Verwaltungsaufwand und verringern Sie die Abhängigkeit von externen Personalvermittlungen und teuren Werbekampagnen.
  • Höhere Einstellungsqualität: Gewinnen Sie qualifiziertere Kandidaten mit einem schnelleren und professionelleren Recruitingprozess.
  • Höhere Zufriedenheit bei Kandidaten und Personalverantwortlichen: Ein transparenterer und reibungsloserer Ablauf sorgt für zufriedenere Kandidaten und engagiertere Personalverantwortliche.
  • Mehr Compliance und geringere Risiken: Erkennen und beheben Sie Prozessabweichungen frühzeitig, damit interne Richtlinien und externe Vorschriften eingehalten werden.
  • Höhere Produktivität im Recruiting: Ihr Talentgewinnungsteam kann sich stärker auf die gezielte Kandidatensuche und den Kontakt mit Kandidaten konzentrieren, statt vermeidbare Verzögerungen zu verwalten.

So optimieren Sie Ihren iCIMS-Recruitingprozess

Der Einstieg in die Optimierung Ihres Recruiting- und Talentgewinnungsprozesses in iCIMS mit Process Mining ist unkompliziert. Mit einer speziell auf diesen Bereich zugeschnittenen Process-Mining-Lösung können Sie Ihre iCIMS-Daten schnell anbinden und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, ohne tiefgehende technische Kenntnisse zu benötigen. So kommen Sie von der Problemerkennung zu datengetriebenen Maßnahmen, die kurzfristig und dauerhaft Verbesserungen erzielen. Damit kann Ihre Organisation die besten Talente effizient gewinnen und halten.

Recruiting und Talentgewinnung Einstellungsprozess Zeit bis zur Einstellung Candidate Experience Recruiting-Effizienz Team für Talentgewinnung HR-Betrieb Bewerberverwaltung Onboarding-Prozess Leistung der Recruiter ATS Bewerbermanagementsystem Recruiting-Pipeline Talent-Pipeline

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen im Recruitingzyklus führen dazu, dass Spitzenkandidaten häufig zur Konkurrenz wechseln. Das erschwert die Talentgewinnung und bremst das Wachstum der Organisation. Lange Einstellungsverfahren erhöhen außerdem die Betriebskosten und belasten die Recruitingteams.
ProcessMind analysiert Ihre iCIMS-Daten und bildet den gesamten Recruitingprozess präzise ab. Dabei werden die Phasen und Übergaben sichtbar, die besonders stark zu langen Einstellungszeiten beitragen. Durch die Visualisierung von Prozessvarianten und Engpässen können Sie die Ursachen ermitteln und gezielte Verbesserungen umsetzen, um Talente schneller zu gewinnen.

Bewerbungen bleiben häufig in bestimmten Phasen stecken, etwa bei der Vorauswahl oder der Terminierung von Vorstellungsgesprächen. Dadurch entstehen Rückstände, die Kandidaten und Personalverantwortliche frustrieren. Diese Engpässe verlangsamen die Talentgewinnung insgesamt, verringern die Produktivität und verlängern die Zeit, in der Stellen unbesetzt bleiben.
ProcessMind wertet Ihre iCIMS-Event-Logs aus und zeigt genau, wo sich Bewerbungen ansammeln und warum. Die Visualisierung des Prozessablaufs macht sichtbar, welche Aktivitäten Verzögerungen verursachen und welche Rollen daran beteiligt sind, etwa bestimmte Recruiter oder Personalverantwortliche. So können Sie die Ursachen gezielt angehen und Engpässe beseitigen.

Kandidaten ziehen ihre Bewerbung häufig zurück oder lehnen ein Angebot ab, wenn der Recruitingprozess langsam, unübersichtlich oder von mangelnder Kommunikation geprägt ist. Das kostet Recruiter wertvolle Zeit und Mühe, schadet der Arbeitgebermarke und verteuert die Talentgewinnung.
ProcessMind wertet Ihre iCIMS-Daten zum Recruiting und zur Talentgewinnung aus und verfolgt den Weg der Kandidaten. So wird deutlich, an welchen Stellen sie den Prozess abbrechen. Außerdem lassen sich Abbrüche mit bestimmten Verzögerungen oder wiederholten Schritten in Verbindung bringen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Kommunikation mit Kandidaten zu verbessern und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.

Die Leistung der Recruiter unterscheidet sich teils erheblich. Einige besetzen Stellen durchgehend schneller und erzielen höhere Konversionsraten bei Kandidaten als andere. Diese Unterschiede führen zu einer ungleichen Arbeitsverteilung und beeinträchtigen die Effizienz der Talentgewinnung insgesamt.
ProcessMind analysiert die Prozessabläufe und Kennzahlen einzelner Recruiter in iCIMS und vergleicht Prozessvarianten, Zykluszeiten und Ergebnisse. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen objektiv erkennen. Außerdem wird deutlich, wo Schulungen oder Anpassungen am Prozess dazu beitragen können, die Effizienz aller Recruiter zu verbessern und einheitlicher zu gestalten.

Recruiter und Personalverantwortliche weichen häufig vom festgelegten Prozess zur Talentgewinnung ab. Das führt zu unterschiedlichen Erfahrungen für Kandidaten und zu schwankender Effizienz. Ohne einheitliche Abläufe lassen sich Prozesse nur schwer skalieren, Compliance sicherstellen und Leistungen zuverlässig messen.
ProcessMind ermittelt anhand Ihrer iCIMS-Daten automatisch alle tatsächlich vorkommenden Prozessvarianten und vergleicht sie mit Ihrem Sollprozess. Die Lösung hebt nicht konforme Abläufe hervor und zeigt, welche Teams oder Personen davon abweichen. So können Sie bewährte Vorgehensweisen etablieren und eine einheitliche Prozessausführung sicherstellen.

Wenn Personalverantwortliche verspätet Feedback zu Vorstellungsgesprächen geben oder nächste Schritte freigeben, entstehen häufig Engpässe im Recruiting. Das verzögert Entscheidungen, verlängert die Einstellungszeit und frustriert Recruiter wie Kandidaten.
ProcessMind visualisiert in Ihren iCIMS-Workflows die genauen Wartezeiten zwischen den Aktivitäten der Recruiter und den Rückmeldungen der Personalverantwortlichen. Die Lösung zeigt, an welchen Stellen Feedback häufig ausbleibt. So können Sie gezielt eingreifen und Abläufe anpassen, um wichtige Entscheidungsphasen zu beschleunigen.

Wer in verschiedene Quellen für Bewerbungen investiert, ohne deren tatsächliche Wirksamkeit zu kennen, verschwendet Ressourcen und erhält möglicherweise weniger qualifizierte Bewerbungen. Manche Kanäle bringen viele Bewerber, aber nur wenige Einstellungen. Andere sind sehr wirksam, werden jedoch zu wenig genutzt.
ProcessMind bezieht die Daten zu den Bewerbungsquellen in iCIMS ein und analysiert den gesamten Prozessverlauf für Kandidaten aus den einzelnen Kanälen. So erkennen Sie, welche Quellen regelmäßig zu erfolgreichen Einstellungen, kürzeren Einstellungszeiten oder besser qualifizierten Kandidaten führen. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Strategie zur Kandidatensuche datengetrieben optimieren.

Häufig abgelehnte Stellenangebote können auf Probleme bei Vergütung, Kandidatenbindung oder Verhandlungen hinweisen. Jede Ablehnung kostet Zeit und Ressourcen, denn für die betreffende Stelle muss der Recruitingprozess erneut beginnen.
ProcessMind analysiert in iCIMS den Prozessverlauf vor der Angebotsphase und vergleicht angenommene und abgelehnte Angebote. So werden wiederkehrende Muster und Verzögerungen sichtbar, die einer Ablehnung vorausgehen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre Angebotsstrategie anzupassen, den Kontakt zu Kandidaten zu verbessern und die Annahmequote zu erhöhen.

Abweichungen von vorgeschriebenen Schritten, etwa Hintergrundüberprüfungen oder festgelegten Abläufen für Vorstellungsgespräche, können rechtliche und regulatorische Risiken für die Organisation mit sich bringen. Ohne klare Einblicke ist es schwierig, die Einhaltung aller erforderlichen Compliance-Prüfungen im Recruiting sicherzustellen.
ProcessMind überwacht alle in iCIMS erfassten Schritte und vergleicht die tatsächliche Ausführung mit den festgelegten Compliance-Regeln und Pflichtaktivitäten. Die Lösung kennzeichnet automatisch Fälle, in denen wichtige Schritte fehlen oder in der falschen Reihenfolge ausgeführt werden. Ein Prüfpfad unterstützt die Nachvollziehbarkeit und hilft, Risiken frühzeitig zu mindern.

Ein schlecht abgestimmter Übergang vom Recruiting zum Onboarding kann zu einem ungünstigen Start für neue Mitarbeitende und sogar zu frühen Kündigungen führen. Werden Hintergrundüberprüfungen oder Onboarding-Unterlagen erst verspätet nach der Angebotsannahme angestoßen, entstehen Reibungsverluste und Unsicherheit.
ProcessMind bildet anhand Ihrer iCIMS-Daten den gesamten Ablauf von „Angebot angenommen“ über „Kandidat eingestellt“ bis „Onboarding gestartet“ ab. So werden Lücken und Verzögerungen bei dieser wichtigen Übergabe sichtbar. Sie können die letzten Prozessphasen vereinfachen und neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglichen.

Wegen unzureichender Kommunikation oder fehlender Transparenz prüfen verschiedene Recruiter oder Personalverantwortliche dieselbe Bewerbung möglicherweise mehrfach oder wiederholen Schritte im Vorstellungsgespräch. Das verursacht unnötigen Aufwand, verlängert die Zykluszeiten und frustriert Kandidaten.
ProcessMind analysiert die Event Logs in iCIMS und erkennt redundante Aktivitäten sowie Schleifen mit Nacharbeit in der Vorauswahl und den Vorstellungsgesprächen. Die Visualisierung dieser Ineffizienzen hilft, die Ursachen doppelter Arbeit zu ermitteln. So können Sie Prozesse verbessern und Aufgaben klarer zuweisen.

Nach der Annahme eines Angebots können Verzögerungen beim Start der Hintergrundüberprüfung die Zeit bis zum Arbeitsbeginn verlängern. Das beeinträchtigt den Betrieb und kann dazu führen, dass Kandidaten abspringen. Dieser wichtige Schritt wird häufig durch manuelle Abläufe oder Systemübergaben zum Engpass.
ProcessMind ermittelt in iCIMS die genaue Zeit zwischen „Angebot angenommen“ und „Hintergrundüberprüfung gestartet“ und zeigt die Ursachen von Verzögerungen. So lässt sich feststellen, ob ein systemisches Problem, ein bestimmtes Team oder ein manueller Schritt dafür verantwortlich ist. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Maßnahmen zur Beschleunigung des Prozesses ergreifen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Wenn offene Stellen schneller besetzt werden, steigen Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. So sichern Sie sich Spitzenkandidaten früher. Ziel ist es, den gesamten Recruitingzyklus von der ersten Bewerbung bis zur Einstellung um ein Fünftel zu verkürzen. Das senkt die Kosten und verbessert die betriebliche Effizienz in der gesamten Organisation. ProcessMind analysiert den Ablauf von „Bewerbung“ in Ihrem iCIMS-Recruiting- und Talentgewinnungsprozess und macht Engpässe und Verzögerungen sichtbar. Die Lösung zeigt, welche Aktivitäten oder Übergaben die Einstellungszeit verlängern, etwa eine langwierige Terminierung von Vorstellungsgesprächen oder verspätete Rückmeldungen. So können Sie gezielt Maßnahmen umsetzen, um die Einstellungszeit um 20 % zu senken.

Ein optimierter Recruitingprozess sorgt für einen reibungsloseren und schnelleren Ablauf. Das verringert die Frustration bei Bewerbern und Recruitingteams. Ziel ist es, Ineffizienzen, unnötige Schritte und redundante Aktivitäten im Recruiting zu erkennen und zu beseitigen. So verbessern Sie die Erfahrung aller Beteiligten und gestalten den Prozess flexibler. ProcessMind erstellt anhand Ihrer iCIMS-Daten eine visuelle, datenbasierte Übersicht des gesamten Prozesses für „Bewerbung“, vom Eingang der Bewerbung bis zum Start des Onboardings. Die Lösung zeigt genau, an welchen Stellen Kandidaten abspringen, Verzögerungen auftreten oder Aktivitäten wie „Bewerbung geprüft“ ineffizient ablaufen. So können Sie jede Phase gezielt optimieren.

Viele Kandidaten brechen den Bewerbungsprozess ab. Das deutet auf eine schlechte Candidate Experience oder zu lange Abläufe hin und führt zu verlorenen Talenten sowie vergeblichem Recruitingaufwand. Eine Senkung der Abbruchquote um 15 % stärkt die Talentpipeline und die Wahrnehmung Ihrer Arbeitgebermarke. Außerdem sparen Sie Kosten für erneute Anzeigen und Vorauswahl. ProcessMind analysiert die Abläufe für „Bewerbung“ in iCIMS und ermittelt, an welchen Stellen Kandidaten häufig abspringen oder das Interesse verlieren. Die Lösung zeigt Zusammenhänge zwischen Abbrüchen und der Prozessdauer, der Zahl der Vorstellungsgespräche oder bestimmten Aktivitätsfolgen. So erhalten Sie konkrete Ansatzpunkte, um Kandidaten besser im Prozess zu halten.

Effizientere Recruiter können ihre Arbeitslast besser bewältigen, manuelle Aufgaben reduzieren und sich auf Aktivitäten mit hohem Mehrwert konzentrieren. Eine Verbesserung um 25 % kann zu mehr Einstellungen pro Recruiter, einer schnelleren Besetzung offener Stellen und einer besseren Rendite für das Team zur Talentgewinnung führen. ProcessMind analysiert die einzelnen Abläufe für „Bewerbung“ in iCIMS und vergleicht die Leistung der Recruiter. Die Lösung zeigt Unterschiede bei der Dauer von Aktivitäten wie „Bewerbung geprüft“ oder „Telefonisches Vorgespräch mit Kandidat geführt“. So erkennen Sie bewährte Vorgehensweisen und können gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen planen.

Uneinheitliche Recruitingprozesse in verschiedenen Abteilungen oder Regionen können Compliance-Risiken, unterschiedliche Erfahrungen für Kandidaten und betriebliche Ineffizienzen verursachen. Ziel ist ein einheitlicher Recruitingprozess nach bewährten Vorgehensweisen, der bei jeder Einstellung für Konsistenz, Fairness und Planbarkeit sorgt. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich vorkommenden Prozessvarianten für „Bewerbung“ in iCIMS und hebt Abweichungen von den vorgesehenen Modellen hervor. Die Visualisierung zeigt, wie verschiedene Abteilungen oder Personalverantwortliche vorgehen. So können Sie nicht standardisierte Abläufe erkennen und angleichen.

Verspätete Rückmeldungen von Personalverantwortlichen können den Recruitingzyklus erheblich verlängern und dazu führen, dass Spitzenkandidaten abspringen. Ziel ist es, die Zeit zwischen einem Vorstellungsgespräch und der Aktivität „Feedback übermittelt“ zu verkürzen. So treffen Sie Entscheidungen schneller und gestalten den Prozess insgesamt flexibler. ProcessMind analysiert in iCIMS den Ablauf für „Bewerbung“ und misst insbesondere die Zeit zwischen den Aktivitäten „Vorstellungsgespräch geführt“ und „Feedback übermittelt“. Die Lösung zeigt, welche Personalverantwortlichen oder Abteilungen häufig Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielt Abläufe anpassen, Erinnerungen einrichten oder Schulungen anbieten.

Um die Rendite Ihrer Recruitinginvestitionen zu steigern, müssen Sie wissen, über welche Quellen Sie die besten Kandidaten gewinnen und Stellen am effizientesten besetzen. Ziel ist es, Ressourcen gezielter einzusetzen, indem Sie die wirksamsten Kanäle ermitteln, Ausgaben für wenig erfolgreiche Kanäle senken und die Qualität der Kandidaten verbessern. ProcessMind setzt das Attribut „Bewerbungsquelle“ jeder „Bewerbung“ mit späteren Ergebnissen in Beziehung, etwa der Einstellungszeit, der Angebotsannahmequote oder der Kandidatenqualität. So erkennen Sie, welche Kanäle in iCIMS zu schnelleren und erfolgreicheren Einstellungen führen. Das unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen zu Ihren Recruiting-Marketingmaßnahmen.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Stellenangeboten kann auf Probleme mit Vergütung, Zusatzleistungen oder der wahrgenommenen Attraktivität der Stelle oder des Unternehmens hinweisen. Recruiter müssen den Prozess dann erneut starten. Ziel ist es, die Ursachen für Ablehnungen zu verstehen, die Annahmequote zu erhöhen und Recruitingkosten zu senken. ProcessMind analysiert in iCIMS den gesamten Ablauf für „Bewerbung“ bis zu den Aktivitäten „Angebot unterbreitet“ und „Angebot angenommen“. Der Vergleich angenommener und abgelehnter Angebote kann Muster und Merkmale früherer Prozessphasen sichtbar machen, etwa Verzögerungen bei Vorstellungsgesprächen oder Rückmeldungen, die mit Ablehnungen zusammenhängen könnten.

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien während des gesamten Einstellungsprozesses ist entscheidend, um rechtliche Risiken, Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden. Ziel ist es, nicht konforme Prozessabweichungen zu erkennen und zu beheben, damit alle Aktivitäten für „Bewerbung“ den festgelegten Regeln und bewährten Vorgehensweisen entsprechen. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Abläufe für „Bewerbung“ in iCIMS automatisch mit vordefinierten Compliance-Modellen oder Sollprozessen. Die Lösung kennzeichnet Aktivitäten wie „Stellenanforderung erstellt“ oder „Hintergrundüberprüfung gestartet“, wenn sie von vorgeschriebenen Reihenfolgen oder Zeitvorgaben abweichen. So können Sie Compliance-Lücken frühzeitig erkennen und beheben.

Ein reibungsloser Übergang von „Angebot angenommen“ zu „Onboarding gestartet“ ist wichtig für die Zufriedenheit der Kandidaten und ihre effiziente Integration ins Unternehmen. Ziel ist es, diese wichtige Übergabe klarer und effizienter zu gestalten, Verzögerungen zu verringern und neuen Mitarbeitenden einen guten Start zu ermöglichen. ProcessMind analysiert in iCIMS den Abschnitt des Ablaufs für „Bewerbung“ von „Angebot angenommen“ bis „Onboarding gestartet“. Die Lösung zeigt, welche Aktivitäten oder Abteilungen Verzögerungen bei der Übergabe verursachen. So werden Reibungspunkte im Prozess sichtbar, deren Beseitigung den Start neuer Mitarbeitender deutlich verbessern kann.

Redundante Schritte bei der Vorauswahl, etwa mehrere Aktivitäten „Bewerbung geprüft“ ohne klaren Unterschied, kosten Recruiter wertvolle Zeit und können Kandidaten frustrieren. Ziel ist es, unnötige Wiederholungen zu erkennen und zu vermeiden. So wird der Prozess einfacher und Ressourcen werden für wichtigere Aufgaben frei. ProcessMind bildet den Ablauf für „Bewerbung“ in iCIMS ab und zeigt, wo ähnliche Aktivitäten zur Vorauswahl mehrfach ohne erkennbaren Grund stattfinden. So können Sie doppelte Arbeit erkennen und die Phasen der Vorauswahl zusammenführen oder neu festlegen. Das steigert die Effizienz und verbessert die Candidate Experience.

Verzögerungen beim Start von Hintergrundüberprüfungen können die letzten Phasen des Einstellungsprozesses aufhalten. Dadurch verschiebt sich der Arbeitsbeginn und der Betrieb wird beeinträchtigt. Ziel ist es, die Zeit zwischen „Angebot angenommen“ und „Hintergrundüberprüfung gestartet“ zu verkürzen und den Übergang zum Onboarding zu beschleunigen. ProcessMind misst in iCIMS genau die Zeit zwischen wichtigen Aktivitäten für „Bewerbung“, etwa „Angebot angenommen“ und „Hintergrundüberprüfung gestartet“. Die Lösung zeigt, wo Verzögerungen entstehen, beispielsweise bei manuellen Übergaben oder Problemen mit der Systemintegration. Diese Daten helfen Ihnen, den wichtigen Schritt im Recruitingprozess zu optimieren.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung von Recruiting und Talentgewinnung

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Laden Sie Ihr Template herunter
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Exportieren Sie Ihre iCIMS-Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Analysieren Sie Ihren Prozess
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Setzen Sie Verbesserungen um
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Verfolgen Sie Ihre Fortschritte
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorbereitete Excel-Template für Daten zu Recruiting und Talentgewinnung herunter. Damit erfassen Sie alle erforderlichen Event Logs und Attribute.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für präzises Process Mining. Sie verhindert Fehler und vereinfacht die Analyse, damit Sie zuverlässige Erkenntnisse erhalten.

Erwartetes Ergebnis

Ein ausfüllfertiges Excel-Template für iCIMS-Recruitingdaten, das eine korrekte Datenerfassung sicherstellt.

DAS ERWARTET SIE

Engpässe im iCIMS-Recruiting erkennen und Talente schneller gewinnen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihres Recruitings in iCIMS und macht jeden Prozessschritt sichtbar. Ermitteln Sie genau, wo Verzögerungen entstehen und wie Sie Ihren Bewerbungsprozess effizienter gestalten können.
  • Den Recruiting-Prozess von Anfang bis Ende visualisieren
  • Wichtige Engpässe im iCIMS-Bewerbungsprozess erkennen
  • Einstellungsschritte vereinfachen, um Talente schneller zu gewinnen
  • Recruiting-Kosten senken und die Qualität verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Mehr Effizienz im Recruiting

Diese Ergebnisse zeigen messbare Verbesserungen, die Unternehmen mit Process Mining in ihren Recruiting- und Talentgewinnungs-Workflows in iCIMS erzielen. Eine detaillierte Sicht auf den gesamten Bewerbungsprozess hilft, Engpässe zu erkennen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Candidate Experience zu verbessern.

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Kürzere Zeit bis zur Einstellung

Durchschnittliche Verkürzung des Einstellungszyklus

Wenn Unternehmen Engpässe im Prozess erkennen und beseitigen, können sie offene Stellen deutlich schneller besetzen und gefragte Talente früher gewinnen.
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Weniger Bewerbungsabbrüche

Weniger Abbrüche im Bewerbungsprozess

Finden Sie heraus, an welchen Stellen Bewerber den Prozess häufig abbrechen. Mit gezielten Maßnahmen verbessern Sie die Candidate Experience und erhöhen die Zahl der Bewerber, die den Prozess abschließen.
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Höhere Prozesskonformität

Einhaltung standardisierter Abläufe

Machen Sie Prozessabweichungen und nicht regelkonforme Aktivitäten sichtbar. So sorgen Sie für einheitliche Recruiting-Abläufe über alle Standorte hinweg und senken das Auditrisiko.
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Schnellere Rückmeldungen der Fachverantwortlichen

Kürzere Antwortzeiten der einstellenden Führungskräfte

Verkürzen Sie Verzögerungen bei wichtigen Entscheidungen, indem Sie den Feedbackprozess der einstellenden Führungskräfte verbessern. So kann die Personalgewinnung effizient weiterlaufen.
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Höhere Rendite bei der Kandidatensuche

Wirksamere Recruiting-Kanäle

Ermitteln Sie, über welche Bewerbungskanäle Sie besonders geeignete Kandidaten gewinnen. So können Sie Ihr Recruiting-Budget und Ihre Ressourcen datengetrieben einsetzen.

Die konkreten Ergebnisse hängen von der Komplexität des Prozesses und der Datenqualität ab. Die Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Process-Mining-Projekten im Recruiting beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für die Bewerbung eines Kandidaten auf eine bestimmte Stelle.

Warum das wichtig ist

Die Bewerbungs-ID ist wichtig, um den gesamten Verlauf einer einzelnen Bewerbung nachzuverfolgen. So lassen sich die Zeit bis zur Einstellung, Abbruchquoten und die Prozesskonformität für den Weg jedes Kandidaten analysieren.

Die Bezeichnung des konkreten Schritts oder Meilensteins im Recruiting-Prozess.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest. Damit können Sie den Prozess darstellen, den Ablauf analysieren und Abweichungen vom standardisierten Einstellungsverfahren erkennen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Recruiting-Aktivität begonnen oder erfasst wurde.

Warum das wichtig ist

Das Attribut gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse an. Diese ist entscheidend, um Prozessdauern zu berechnen, Engpässe zu erkennen und den zeitlichen Ablauf des Einstellungsprozesses zu verstehen.

Der Name oder die ID des Recruiters, der für die Bewerbung zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist wichtig, um Arbeitsbelastung und Leistung der Recruiter zu beurteilen und gezielte Verbesserungen sowie die Ressourcenverteilung zu ermöglichen.

Der Name oder die ID der einstellenden Führungskraft für die ausgeschriebene Stelle.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Beteiligung und Effizienz der einstellenden Führungskräfte analysieren, insbesondere die rechtzeitige Übermittlung von Feedback, die häufig eine Ursache für Verzögerungen ist.

Die eindeutige Kennung der ausgeschriebenen Stelle oder Position.

Warum das wichtig ist

Mit dieser ID werden alle Bewerbungen für dieselbe Stelle gruppiert. So lässt sich der gesamte Recruiting-Prozess für eine bestimmte Ausschreibung analysieren.

Die Fachabteilung oder Funktion, für die die Stelle besetzt werden soll.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Einstellungsleistung verschiedener Geschäftseinheiten vergleichen und Unterschiede bei der Effizienz sowie Engpässe erkennen.

Der Kanal oder Weg, über den die bewerbende Person ihre Bewerbung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Wirksamkeit verschiedener Recruiting-Kanäle messen. Die Ergebnisse helfen, die Beschaffungsstrategie und das Budget anzupassen.

Das endgültige Ergebnis oder der aktuelle Stand der Bewerbung.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt das Prozessergebnis fest und ist damit wichtig für die Berechnung zentraler Kennzahlen wie Einstellungs- und Ablehnungsquoten.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Dieses Ereignis markiert den Beginn des Recruiting-Prozesses für eine bestimmte Bewerbung. Es wird erfasst, wenn ein Kandidat seine Bewerbung erfolgreich über ein Karriereportal einreicht oder sie manuell in iCIMS angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Die Zeitspanne von dieser Aktivität bis zu den folgenden Meilensteinen ist wichtig, um die gesamte Besetzungszeit zu verstehen und Engpässe am Anfang des Prozesses zu erkennen.

Ein Recruiter legt der einstellenden Führungskraft das Profil eines geeigneten Kandidaten zur Prüfung vor. Dies wird üblicherweise erfasst, wenn der Recruiter den Kandidaten im iCIMS-Workflow in den Schritt „Prüfung durch einstellende Führungskraft“ verschiebt.

Warum das wichtig ist

Hier wird der Prozess an eine andere Person übergeben. Die Zeit bis zur Rückmeldung der einstellenden Führungskraft ist entscheidend, um Verzögerungen in diesem Prozessabschnitt zu erkennen.

Diese Aktivität zeigt an, dass die erste Gesprächsrunde mit dem Kandidaten abgeschlossen ist. Sie wird üblicherweise erfasst, wenn ein Recruiter oder eine einstellende Führungskraft den Status des Kandidaten nach dem Gespräch aktualisiert.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein im Auswahlprozess. Die Zeit zwischen diesem Ereignis und der Übermittlung des Feedbacks ist entscheidend für die Analyse des Feedbackzyklus der einstellenden Führungskraft.

Ein formelles Stellenangebot wurde erstellt und dem Kandidaten unterbreitet. Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der üblicherweise durch eine Änderung des Bewerbungsstatus in eine eigene Angebotsphase erfasst wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den Zähler für die Kennzahl „Annahmequote von Angeboten“. Sie markiert den Beginn der abschließenden Entscheidungsphase im Recruiting-Prozess.

Der Kandidat hat das Stellenangebot formell angenommen. Dieser wichtige Erfolg wird erfasst, wenn der Recruiter den Status des Kandidaten entsprechend seiner Rückmeldung aktualisiert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist entscheidend für die Berechnung der Annahmequote von Angeboten. Sie markiert den Übergang zu den Prüfungen vor der Einstellung und zum Onboarding.

Diese letzte Aktivität zeigt den erfolgreichen Abschluss des Recruiting-Prozesses an. Das Ereignis wird protokolliert, wenn der Kandidat in den abschließenden Status „Eingestellt“ verschoben wird. Damit endet der Bewerbungsprozess offiziell und häufig werden Onboarding-Workflows ausgelöst.

Warum das wichtig ist

Dies ist das maßgebliche Erfolgsereignis am Ende des Prozesses. Es ist wichtig, um die gesamte Zeit bis zur Einstellung und die Konversionsraten im Recruiting-Prozess zu berechnen.

Das Unternehmen hat entschieden, den Kandidaten in einer Phase des Prozesses nicht weiter zu berücksichtigen. Dies wird erfasst, wenn ein Recruiter oder eine einstellende Führungskraft den Bewerbungsstatus in einen abschließenden Status wie „Abgelehnt“ oder „Nicht ausgewählt“ ändert.

Warum das wichtig ist

Dies ist das häufigste Endereignis. Zu erkennen, in welcher Phase die meisten Ablehnungen erfolgen, ist entscheidend, um die Wirksamkeit des Recruiting-Prozesses zu verstehen und Engpässe aufzudecken.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert anhand Ihrer vorhandenen iCIMS-Daten den gesamten Recruitingprozess von der Bewerbung bis zum Onboarding. Dabei werden Engpässe, Ineffizienzen und Compliance-Lücken sichtbar, die in herkömmlichen Berichten oft fehlen. So können Sie datengetrieben entscheiden, wie Sie den Recruitingprozess vereinfachen und die Candidate Experience verbessern.

Für den Einstieg benötigen wir in der Regel Event Logs mit Case-IDs, Aktivitätsnamen und Timestamps. Für einen Recruitingprozess sind das beispielsweise die Bewerbungs-ID, einzelne Schritte wie „Bewerbung eingereicht“, „Vorstellungsgespräch geplant“ und „Angebot unterbreitet“ sowie Datum und Uhrzeit jedes Schritts. Zusätzliche Attribute, etwa der Name des Recruiters oder die Abteilung der Stelle, können die Analyse ergänzen.

iCIMS bietet verschiedene Funktionen für Berichte und Datenexporte, mit denen sich die benötigten Event Logs extrahieren lassen. Je nach Ihrer iCIMS-Konfiguration kommen dafür benutzerdefinierte Berichte oder API-Integrationen infrage. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, die passende Methode zu finden, damit alle wichtigen Datenpunkte vollständig und korrekt erfasst werden.

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa einer kürzeren Zeit bis zur Einstellung, weniger Bewerbungsabbrüchen und einer effizienteren Arbeit der Recruiter. Process Mining hilft, die Ursachen für Verzögerungen und häufige Angebotsablehnungen zu finden. So können Sie gezielt gegensteuern. Das Ergebnis ist ein stärker standardisierter und regelkonformer Einstellungsprozess.

Die wichtigste Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihre historischen Prozessdaten, in der Regel in einem strukturierten Format wie CSV oder als Datenbanktabellen. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Plattform, die diese Daten einliest und analysiert. Sobald die Verfahren für den initialen Datenexport eingerichtet sind, ist meist nur noch wenig Unterstützung durch die IT erforderlich.

Der erste Datenexport und die Einrichtung können je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten einige Wochen dauern. Nach dem Import der Daten nimmt die Analyse in der Regel 4 bis 8 Wochen in Anspruch. In dieser Zeit werden Erkenntnisse gewonnen und überprüft. Die empfohlenen Änderungen umzusetzen und ihre Wirkung zu beobachten, ist ein fortlaufender Prozess.

Nein. Process Mining ergänzt Ihre bestehenden HR-Analyse- und Berichtswerkzeuge. Herkömmliche Werkzeuge zeigen, „was“ passiert ist. Process Mining macht sichtbar, „wie“ und „warum“ es im Prozess dazu kam. Es bietet einen detaillierten Überblick über den gesamten Prozessablauf und liefert diagnostische Erkenntnisse sowie konkrete Handlungsempfehlungen, die über Standard-Dashboards hinausgehen.

Ja. Process Mining eignet sich gut, um Abweichungen von standardisierten und regelkonformen Recruiting-Abläufen aufzudecken. Es zeigt beispielsweise, wenn vorgeschriebene Schritte übersprungen, Freigaben versäumt oder Fristen nicht eingehalten wurden. So können Sie potenzielle Compliance-Risiken frühzeitig angehen und die Einhaltung interner Richtlinien sowie externer Vorschriften sicherstellen.

Verbessern Sie Ihr iCIMS-Recruiting: Optimieren Sie jetzt Ihre Talentgewinnung

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