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Mejore la contratación y la adquisición de talento

Guía de 6 pasos para optimizar la contratación en iCIMS.
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Optimice la contratación en iCIMS para acelerar la captación de talento

Los procesos de contratación suelen sufrir retrasos y presentar etapas poco claras, lo que dificulta atraer talento de primer nivel con eficiencia. Nuestra plataforma ayuda a localizar los cuellos de botella del proceso de selección, desde la solicitud inicial hasta la incorporación. A partir de ahí, puede optimizar las operaciones, reducir costes y mejorar la calidad de las nuevas contrataciones para que el proceso sea más ágil y rápido.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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La importancia de optimizar la selección y adquisición de talento

La selección y adquisición de talento son esenciales para cualquier organización en crecimiento. La capacidad de identificar, atraer y contratar con eficiencia al talento adecuado influye directamente en el crecimiento del negocio, la innovación y la ventaja competitiva. En sistemas complejos como iCIMS, gestionar todo el ciclo de vida del talento, desde la solicitud de personal hasta la incorporación, puede resultar difícil. Es fácil que surjan ineficiencias que alarguen el tiempo de contratación, aumenten los costes operativos, hagan perder oportunidades de atraer a los mejores candidatos y perjudiquen la experiencia general de quienes se postulan. A menudo, las organizaciones no saben con exactitud dónde se producen las demoras ni por qué algunos procesos de selección ofrecen resultados sistemáticamente inferiores. Un proceso lento o irregular no solo frustra a responsables de contratación y reclutadores, sino que también puede hacer que el talento más valioso se decante por competidores que ofrecen una experiencia más rápida y sencilla. Optimizar la selección y adquisición de talento en iCIMS no consiste únicamente en ganar eficiencia: también permite asegurar la futura plantilla de forma eficaz y rentable.

Cómo Process Mining permite conocer el proceso de selección en iCIMS

Process Mining ofrece una forma objetiva y basada en datos de entender cómo se lleva a cabo realmente el proceso de selección y adquisición de talento en iCIMS. Al analizar los registros de eventos que genera cada interacción con una solicitud de empleo, reconstruye el recorrido completo de cada candidato, de principio a fin. Esta información detallada permite dejar atrás las suposiciones y conocer objetivamente cada etapa, desde la creación de una solicitud de personal hasta la contratación o el rechazo del candidato. Puede visualizar el flujo real del proceso, identificar las variantes más frecuentes y localizar las etapas exactas en las que se atascan las solicitudes. Así salen a la luz cuellos de botella que suelen pasar inadvertidos en los informes convencionales. Esta perspectiva permite analizar los tiempos de ciclo de cada etapa, comparar el desempeño de los reclutadores, evaluar la eficacia de los distintos responsables de contratación y comprobar el cumplimiento de los SLA internos y los requisitos normativos externos. Process Mining ayuda a responder preguntas clave como: «¿En qué etapas pasan más tiempo nuestras solicitudes?» o «¿Cuáles son las desviaciones más frecuentes respecto al proceso de selección previsto?»

Áreas clave para mejorar la selección y adquisición de talento

El análisis de los datos de iCIMS con Process Mining permite detectar oportunidades concretas para optimizar la selección y adquisición de talento:

  • Resolver cuellos de botella: Identifique y aborde demoras importantes, como revisiones prolongadas por parte de responsables de contratación, retrasos al programar entrevistas o procesos de verificación de antecedentes demasiado largos. Eliminar estos cuellos de botella reduce directamente el tiempo total de contratación.
  • Reducir los tiempos de ciclo: Simplifique las actividades redundantes o que no aportan valor para acelerar todo el ciclo de selección. Así podrá contratar antes al mejor talento en un mercado competitivo.
  • Eliminar el retrabajo: Detecte tareas repetidas innecesarias, como volver a evaluar candidatos o reprogramar varias entrevistas, y encuentre sus causas para evitar que se repitan.
  • Optimizar la asignación de recursos: Conozca la carga de trabajo de los reclutadores y el nivel de participación de los responsables de contratación para equilibrar las responsabilidades, mejorar la eficiencia y prevenir el agotamiento.
  • Mejorar la experiencia de los candidatos: Identifique las etapas en las que los candidatos suelen abandonar el proceso o deben esperar demasiado. Así podrá mejorar su recorrido y fortalecer la marca empleadora.
  • Asegurar la coherencia y el cumplimiento del proceso: Compruebe que todas las etapas de selección respeten las políticas de la organización y los requisitos normativos. De este modo, reducirá los riesgos y promoverá prácticas de contratación justas en todos los departamentos y puestos.

Resultados esperados de la optimización del proceso

Optimizar la selección y adquisición de talento con Process Mining ofrece beneficios concretos y medibles:

  • Reducción significativa del tiempo de contratación: Cubra puestos clave más rápido, reduzca las pérdidas de ingresos asociadas a las vacantes y acelere el inicio de los proyectos.
  • Menor coste por contratación: Aumente la eficiencia, reduzca la carga administrativa y disminuya la dependencia de agencias externas de selección o de costosas campañas publicitarias.
  • Mejor calidad de las contrataciones: Atraiga y contrate a candidatos más cualificados al ofrecer una experiencia de selección más rápida y profesional.
  • Mayor satisfacción de candidatos y responsables de contratación: Un proceso más ágil y transparente mejora la experiencia de los candidatos y fomenta la participación de quienes contratan.
  • Mayor cumplimiento y menos riesgos: Detecte y corrija de forma proactiva las desviaciones del proceso para asegurar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.
  • Más productividad para los reclutadores: Permita que el equipo de adquisición de talento se concentre en la búsqueda estratégica y la relación con los candidatos, en lugar de gestionar demoras evitables.

Cómo empezar a optimizar el proceso de selección en iCIMS

Optimizar con Process Mining el proceso de selección y adquisición de talento en iCIMS es sencillo. Con una solución de Process Mining diseñada para este ámbito, podrá conectarse rápidamente a los datos de iCIMS y empezar a obtener información útil sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados. Así podrá pasar de detectar problemas a aplicar soluciones basadas en datos que generen mejoras inmediatas y duraderas, y ayudar a su organización a atraer y retener al mejor talento con eficiencia.

Contratación y captación de talento Proceso de contratación Tiempo de contratación Experiencia de las personas candidatas Eficiencia de la contratación Equipo de captación de talento Operaciones de recursos humanos Seguimiento de candidaturas Proceso de incorporación Desempeño del equipo de selección ATS Sistema de seguimiento de candidaturas Proceso de selección Cantera de talento

Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Las demoras en el ciclo de selección hacen que los mejores candidatos terminen aceptando ofertas de la competencia, lo que dificulta la adquisición de talento y el crecimiento de la organización. Los procesos de contratación largos también elevan los costes operativos y sobrecargan a los equipos de selección.
ProcessMind analiza los datos de iCIMS para trazar con precisión todo el recorrido de selección e identificar las etapas o transferencias que más alargan el tiempo de contratación. Al visualizar las variantes del proceso y los cuellos de botella, podrá encontrar las causas raíz y aplicar mejoras específicas para acelerar la adquisición de talento.

Las solicitudes suelen atascarse en etapas concretas, como la evaluación inicial o la programación de entrevistas. Esto genera acumulaciones importantes y frustra tanto a los candidatos como a los responsables de contratación. Estos cuellos de botella ralentizan todo el proceso de adquisición de talento, reducen la productividad y prolongan el tiempo que los puestos permanecen vacantes.
ProcessMind utiliza los registros de eventos de iCIMS para mostrar dónde se acumulan las solicitudes y por qué. Visualiza el flujo y destaca las actividades que provocan demoras, así como los roles implicados, por ejemplo, determinados reclutadores o responsables de contratación. De este modo, podrá abordar y resolver estos bloqueos de forma eficaz.

Los candidatos suelen retirar sus solicitudes o rechazar ofertas cuando el proceso de selección es lento, confuso o carece de comunicación. Esto no solo desperdicia tiempo y esfuerzo de los reclutadores, sino que también perjudica la marca empleadora y aumenta el coste de adquisición de talento.
Con los datos de selección y adquisición de talento de iCIMS, ProcessMind reconstruye el recorrido de los candidatos e identifica los puntos exactos en los que pierden interés. También puede relacionar los abandonos con demoras concretas o etapas repetidas, y ofrecer información para mejorar la comunicación con los candidatos y simplificar su experiencia.

El desempeño varía mucho entre reclutadores: algunos contratan sistemáticamente más rápido y convierten a más candidatos que otros. Esta falta de uniformidad dificulta distribuir la carga de trabajo de manera equilibrada y reduce la eficiencia general de la adquisición de talento.
ProcessMind analiza en iCIMS los recorridos y las métricas de cada reclutador, y compara las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los resultados. Así podrá identificar objetivamente las mejores prácticas y las áreas en las que la formación o los ajustes al proceso pueden mejorar y uniformar el desempeño general del equipo.

Los reclutadores y responsables de contratación suelen apartarse del proceso de adquisición de talento definido. Esto genera experiencias distintas para los candidatos y niveles de eficiencia desiguales. La falta de estandarización dificulta ampliar las operaciones, asegurar el cumplimiento y medir el desempeño con precisión.
ProcessMind utiliza los datos de iCIMS para descubrir automáticamente todas las variantes reales del proceso y compararlas con el modelo previsto. Señala las rutas que no cumplen los requisitos e identifica a los equipos o las personas que se apartan del proceso, para que pueda promover las mejores prácticas y asegurar una ejecución coherente.

Las demoras de los responsables de contratación al enviar la retroalimentación de las entrevistas o aprobar los siguientes pasos son una de las principales causas de los cuellos de botella en la selección. Ralentizan la toma de decisiones, alargan el tiempo de contratación y frustran tanto a los reclutadores como a los candidatos.
ProcessMind visualiza los tiempos de espera exactos entre las acciones de los reclutadores y las respuestas de los responsables de contratación en los flujos de trabajo de iCIMS. Localiza los puntos en los que suele retrasarse la retroalimentación para que pueda tomar medidas específicas y ajustar el proceso, agilizando las etapas clave de toma de decisiones.

Invertir en distintas fuentes de candidatos sin conocer su eficacia real puede desperdiciar recursos y reducir la calidad de las contrataciones. Algunos canales generan muchos candidatos, pero pocas contrataciones; otros son muy eficaces, pero se utilizan poco.
ProcessMind integra los datos de las fuentes de candidatos de iCIMS para analizar el recorrido completo de quienes llegan por cada canal. Muestra qué fuentes generan sistemáticamente contrataciones exitosas, reducen el tiempo de contratación o atraen candidatos de mayor calidad. Así podrá optimizar su estrategia de captación con base en datos.

El rechazo frecuente de ofertas de empleo puede indicar problemas con la estrategia de compensación, la relación con los candidatos o el proceso de negociación. Cada oferta rechazada supone tiempo y recursos desperdiciados, además de tener que reiniciar todo el proceso de selección para ese puesto.
ProcessMind analiza en iCIMS el recorrido previo a la oferta, tanto para las ofertas aceptadas como para las rechazadas, e identifica patrones o demoras que suelen preceder a un rechazo. Esta información le ayuda a ajustar la estrategia de ofertas, mejorar la relación con los candidatos y aumentar la tasa de aceptación.

Apartarse de etapas obligatorias, como las verificaciones de antecedentes o determinados protocolos de entrevista, puede exponer a la organización a riesgos legales y normativos. Sin una visión clara del proceso, es difícil comprobar que se hayan realizado todas las verificaciones de cumplimiento requeridas.
ProcessMind supervisa cada etapa registrada en iCIMS y compara la ejecución real con las reglas de cumplimiento y las actividades obligatorias definidas. Señala automáticamente los casos en los que se omiten etapas clave o se ejecutan fuera de orden, proporciona un registro de auditoría y permite mitigar los riesgos de forma proactiva.

Una transición desarticulada entre la selección y la incorporación puede perjudicar la experiencia de las nuevas contrataciones e incluso provocar que abandonen la organización poco después de empezar. Las demoras en iniciar las verificaciones de antecedentes o preparar la documentación de incorporación después de aceptar una oferta generan fricción e incertidumbre para las nuevas personas empleadas.
ProcessMind traza en los datos de iCIMS el recorrido completo desde «Oferta aceptada» hasta «Candidato contratado» e «Incorporación iniciada». Destaca las brechas y demoras en este traspaso clave para que pueda agilizar las etapas finales y ofrecer a las nuevas contrataciones un comienzo positivo y sin contratiempos.

Por falta de comunicación o visibilidad del proceso, distintos reclutadores o responsables de contratación pueden volver a evaluar varias veces la misma solicitud o repetir etapas de entrevista. Esto desperdicia esfuerzos, alarga los tiempos de ciclo y genera una experiencia frustrante para los candidatos.
ProcessMind analiza los registros de eventos de iCIMS para detectar actividades redundantes y ciclos de retrabajo en las etapas de evaluación y entrevista. Al visualizar estas ineficiencias, la plataforma ayuda a encontrar las causas raíz de la duplicación y permite optimizar el proceso y asignar las tareas con mayor claridad.

Después de aceptar una oferta, las demoras al iniciar las verificaciones de antecedentes pueden alargar el tiempo hasta la incorporación, afectar las operaciones y hacer que algunos candidatos se retiren. Este paso clave suele convertirse en un cuello de botella por los procesos manuales o los traspasos entre sistemas.
ProcessMind mide en iCIMS el tiempo exacto entre «Oferta aceptada» y «Verificación de antecedentes iniciada» e identifica las causas de las demoras. Le ayuda a determinar si el retraso es generalizado, se debe a un equipo concreto o está relacionado con una tarea manual específica, para que pueda acelerar el proceso de forma precisa.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Reducir el tiempo necesario para cubrir los puestos vacantes mejora directamente la productividad y la competitividad del negocio, y permite contratar antes al mejor talento. Este objetivo busca acortar una quinta parte el ciclo completo de selección, desde la primera solicitud hasta la contratación, lo que genera ahorros importantes y mejora la eficiencia operativa en toda la organización. ProcessMind analiza el recorrido de la «Solicitud de empleo» para detectar cuellos de botella y demoras en el proceso de selección y adquisición de talento de iCIMS. Destaca las actividades o transferencias que alargan el tiempo de contratación, como la programación prolongada de entrevistas o las demoras al enviar la retroalimentación, para que pueda tomar medidas específicas y reducirlo un 20 %.

Un proceso de selección optimizado ofrece a los candidatos un recorrido más ágil y rápido, y reduce la frustración tanto de quienes se postulan como de los equipos de contratación. Este objetivo consiste en detectar y eliminar ineficiencias, pasos innecesarios y actividades redundantes para mejorar la experiencia general y agilizar el proceso. ProcessMind ofrece en iCIMS un mapa visual, basado en datos, de todo el proceso de «Solicitud de empleo», desde la recepción de la solicitud hasta el inicio de la incorporación. Localiza dónde abandonan el proceso los candidatos, dónde se producen demoras y qué actividades, como «Solicitud evaluada», son poco eficientes. Así podrá optimizar cada etapa con precisión.

Una tasa elevada de abandono puede indicar una mala experiencia para los candidatos o un proceso demasiado largo, lo que supone perder talento y desperdiciar esfuerzos de selección. Reducir el abandono un 15 % contribuye a fortalecer la cartera de talento y mejorar la percepción de la marca empleadora, además de reducir los costes de volver a publicar vacantes y evaluar candidatos. Al analizar los recorridos de «Solicitud de empleo» en iCIMS, ProcessMind identifica los puntos concretos del proceso en los que los candidatos suelen retirarse o perder interés. También muestra las relaciones entre el abandono y la duración del proceso, el número de entrevistas o determinadas secuencias de actividades, para ofrecer información útil que permita retener a más candidatos.

Mejorar la eficiencia de los reclutadores implica optimizar la gestión de su carga de trabajo, reducir las tareas manuales y centrarse en las actividades que aportan más valor. Una mejora del 25 % puede traducirse en más contrataciones por reclutador, una cobertura más rápida de los puestos y un mayor rendimiento de la inversión del equipo de adquisición de talento. ProcessMind analiza en iCIMS los flujos individuales del proceso de «Solicitud de empleo» para comparar el desempeño de los reclutadores. Muestra las diferencias en el tiempo dedicado a actividades como «Solicitud evaluada» o «Candidato entrevistado por teléfono» e identifica las mejores prácticas y las áreas que requieren formación específica o un rediseño del proceso.

Las diferencias entre los procesos de selección de distintos departamentos o regiones pueden generar riesgos de incumplimiento, experiencias desiguales para los candidatos e ineficiencias operativas. Este objetivo busca establecer un proceso uniforme, basado en las mejores prácticas, para que cada contratación se gestione de forma coherente, justa y predecible. ProcessMind descubre automáticamente en iCIMS todas las variantes reales del proceso de «Solicitud de empleo» y señala las diferencias respecto a los modelos previstos o ideales. Muestra con claridad cómo realizan la selección los distintos departamentos o responsables de contratación, lo que permite detectar las prácticas que deben alinearse.

Las demoras en recibir retroalimentación de los responsables de contratación pueden alargar considerablemente el ciclo de selección y hacer que se pierdan los mejores candidatos. Este objetivo busca reducir el tiempo entre una entrevista y la actividad «Retroalimentación enviada», para agilizar la toma de decisiones y mejorar la capacidad de respuesta del proceso. ProcessMind analiza en iCIMS el recorrido de «Solicitud de empleo» y mide específicamente el tiempo entre las actividades «Entrevista realizada» y «Retroalimentación enviada». Identifica a los responsables de contratación o departamentos que suelen causar demoras, para que pueda ajustar el proceso, enviar recordatorios o proporcionar formación específica.

Para maximizar el rendimiento de la inversión en selección, es fundamental saber qué fuentes atraen a los mejores candidatos y permiten contratarlos con mayor eficiencia. Este objetivo busca mejorar la asignación de recursos al identificar los canales más eficaces, reducir la inversión en los que ofrecen peores resultados y elevar la calidad de los candidatos. ProcessMind relaciona el atributo «Fuente de la solicitud» de cada «Solicitud de empleo» con los resultados posteriores, como el tiempo de contratación, la tasa de aceptación de ofertas o la calidad de los candidatos. Así podrá saber qué canales permiten contratar más rápido y con mejores resultados en iCIMS, y decidir dónde invertir en marketing de selección.

Una tasa elevada de rechazo de ofertas puede indicar problemas con la compensación, los beneficios o el valor que se atribuye al puesto o a la empresa, y obliga a los reclutadores a reiniciar el proceso. Este objetivo busca entender las causas de los rechazos para aumentar la aceptación de ofertas y reducir los costes de selección. ProcessMind analiza en iCIMS todo el recorrido de «Solicitud de empleo» hasta las actividades «Oferta extendida» y «Oferta aceptada». Al comparar las ofertas aceptadas con las rechazadas, ayuda a identificar patrones o características de etapas anteriores, como demoras en las entrevistas o en el envío de la retroalimentación, que podrían estar relacionadas con los rechazos.

Cumplir los requisitos normativos y las políticas internas durante todo el proceso de contratación es fundamental para evitar riesgos legales, multas y daños a la reputación. Este objetivo busca detectar y corregir las desviaciones que no cumplen los requisitos, para asegurar que todas las actividades de «Solicitud de empleo» respeten las reglas y las mejores prácticas establecidas. ProcessMind compara automáticamente en iCIMS la ejecución real del proceso de «Solicitud de empleo» con los modelos de cumplimiento o las rutas ideales definidos. Señala las actividades «Solicitud de personal creada» o «Verificación de antecedentes iniciada» que se apartan de las secuencias o los tiempos requeridos, para que pueda detectar y corregir las brechas de cumplimiento de forma proactiva.

Una transición fluida de «Oferta aceptada» a «Incorporación iniciada» es fundamental para la satisfacción de los candidatos y su integración eficiente en la empresa. Este objetivo busca mejorar la eficiencia y la claridad de este traspaso clave, reducir las demoras y asegurar un comienzo positivo para las nuevas contrataciones. ProcessMind analiza en iCIMS el tramo del recorrido de «Solicitud de empleo» que va desde «Oferta aceptada» hasta «Incorporación iniciada». Identifica las actividades o los departamentos que provocan demoras en el traspaso y revela los puntos de fricción que, una vez resueltos, pueden mejorar considerablemente la experiencia de las nuevas contrataciones.

Las evaluaciones redundantes, como repetir varias veces la actividad «Solicitud evaluada» sin una justificación clara, desperdician tiempo valioso de los reclutadores y pueden frustrar a los candidatos. Este objetivo busca detectar y eliminar las repeticiones innecesarias, agilizar el proceso y liberar recursos para tareas de mayor valor. ProcessMind traza el flujo de «Solicitud de empleo» en iCIMS y muestra los casos en los que se repiten actividades de evaluación similares sin una razón clara. Al señalar estas duplicaciones, permite a las organizaciones consolidar o redefinir las etapas de evaluación para mejorar la eficiencia y la experiencia de los candidatos.

Las demoras al iniciar las verificaciones de antecedentes pueden frenar las últimas etapas de la contratación, retrasar las fechas de incorporación y afectar las operaciones. Este objetivo busca reducir el tiempo entre «Oferta aceptada» y «Verificación de antecedentes iniciada» para avanzar más rápido a la etapa de incorporación. ProcessMind mide con precisión en iCIMS el tiempo transcurrido entre actividades clave de «Solicitud de empleo», como «Oferta aceptada» y «Verificación de antecedentes iniciada». Localiza las causas de las demoras, ya sean traspasos manuales o problemas de integración entre sistemas, y aporta datos para optimizar este paso clave del proceso de selección.

Los 6 pasos para mejorar la selección y adquisición de talento

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel prediseñado para los datos de selección y adquisición de talento. Este Template le permite recopilar todos los registros de eventos y atributos necesarios.

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Por qué es importante

Una estructura de datos estandarizada es fundamental para que Process Mining ofrezca resultados precisos. Evita errores y agiliza la fase de análisis, lo que permite obtener información fiable.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar y optimizado para los datos de selección de iCIMS, que permite recopilar correctamente los datos.

QUÉ OBTENDRÁ

Detecte demoras en la selección con iCIMS y acelere la contratación

ProcessMind muestra cómo se desarrolla realmente el proceso de selección en iCIMS y ofrece una vista visual de cada etapa. Detecte con precisión las demoras y encuentre oportunidades para agilizar el proceso de contratación.
  • Visualice todo el proceso de selección, de principio a fin
  • Identifique las principales demoras en el proceso de selección de iCIMS
  • Agilice las etapas de contratación para incorporar talento más rápido
  • Reduzca los costes de selección y mejore la calidad de las contrataciones
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Mejorar la eficiencia de la selección

Estos resultados reflejan las mejoras medibles que las organizaciones consiguen al aplicar Process Mining a sus procesos de selección y captación de talento en iCIMS. Al obtener información detallada sobre el recorrido completo de cada candidatura, las empresas pueden identificar cuellos de botella, reducir la duración de los ciclos y mejorar la experiencia de las personas candidatas.

0 %
Menor tiempo de contratación

Reducción promedio de la duración del ciclo de contratación

Al identificar y eliminar cuellos de botella, las organizaciones reducen considerablemente el tiempo necesario para cubrir las vacantes y pueden incorporar talento destacado con mayor rapidez.
0 %
Menos candidaturas abandonadas

Reducción del abandono en el proceso de selección

Identifique las etapas en las que las personas candidatas suelen abandonar el proceso de solicitud y tome medidas específicas para mejorar su experiencia y permanencia.
0 %
Mayor conformidad del proceso

Cumplimiento de los procedimientos estándar

Obtenga una visión completa de las desviaciones del proceso y las actividades que no cumplen los requisitos. Así podrá mantener prácticas de selección uniformes en todas las regiones y reducir los riesgos de auditoría.
0 days
Retroalimentación más rápida de responsables de contratación

Respuesta más rápida de responsables de contratación

Reduzca las demoras en decisiones clave al optimizar el proceso de retroalimentación de responsables de contratación y permita que la selección de talento avance con eficiencia.
0 %
Mayor retorno de la inversión en captación de talento

Mayor eficacia de los canales

Identifique los canales de solicitud más eficaces para atraer candidaturas de calidad y distribuya el presupuesto y los recursos de selección con base en datos.

Los resultados concretos pueden variar según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras ilustran las mejoras habituales observadas en distintas implementaciones de Process Mining para procesos de selección.

Datos recomendados

Empiece por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de la candidatura de una persona a una vacante específica.

Por qué es importante

Es esencial para seguir todo el ciclo de vida de una candidatura y permite analizar el tiempo de contratación, las tasas de abandono y la conformidad del proceso en el recorrido de cada persona candidata.

Nombre de la etapa o el hito específico que tuvo lugar durante el proceso de selección.

Por qué es importante

Este atributo define las etapas del proceso y permite crear un mapa del proceso, analizar el flujo e identificar desviaciones respecto del procedimiento estándar de contratación.

Marca de tiempo que indica cuándo comenzó o se registró una actividad específica del proceso de selección.

Por qué es importante

Proporciona el orden cronológico de los eventos, un dato clave para calcular la duración de los procesos, identificar cuellos de botella y comprender la cronología de la contratación.

Nombre o ID de la persona responsable de gestionar la candidatura.

Por qué es importante

Este atributo es clave para evaluar la carga de trabajo y el rendimiento del equipo de selección, y permite orientar las mejoras y la asignación de recursos.

Nombre o ID de la persona responsable de la contratación para la vacante.

Por qué es importante

Ayuda a analizar la participación y la eficiencia de las personas responsables de contratación, especialmente la rapidez con que proporcionan retroalimentación, una fuente habitual de demoras.

Identificador único de la vacante o el puesto.

Por qué es importante

Agrupa todas las candidaturas para un mismo puesto y permite analizar el proceso de selección completo de una vacante específica.

El departamento o área de la empresa para la que se contrata a la persona que ocupará el puesto.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento de distintas unidades de negocio y detectar diferencias en la eficiencia de contratación y los cuellos de botella.

El canal o método que utilizó la persona candidata para enviar su solicitud.

Por qué es importante

Ayuda a medir la eficacia de los distintos canales de contratación y a optimizar las estrategias de captación y el presupuesto.

El resultado final o la situación actual de la solicitud de empleo.

Por qué es importante

Define el resultado del proceso, un dato esencial para calcular métricas clave como las tasas de contratación y de rechazo.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Marca el inicio del proceso de selección para una candidatura a un puesto específico. Este evento se registra cuando una persona candidata envía correctamente su solicitud a través del portal de empleo o cuando alguien la introduce manualmente en iCIMS.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde esta actividad hasta los hitos posteriores es esencial para comprender el tiempo total necesario para cubrir una vacante e identificar cuellos de botella en las primeras etapas.

Una persona del equipo de selección presenta formalmente el perfil de una persona candidata cualificada a quien está a cargo de la contratación para que lo revise. Esto suele registrarse cuando la candidatura pasa a una etapa específica del flujo de trabajo de iCIMS, como «Revisión por responsable de contratación».

Por qué es importante

Este es un punto de traspaso clave. Medir el tiempo desde esta etapa hasta la retroalimentación de la persona responsable de contratación permite identificar demoras en esa parte del proceso.

Esta actividad indica que se completó la primera ronda de entrevistas con la persona candidata. Por lo general, se registra cuando alguien del equipo de selección o la persona responsable de contratación actualiza el estado después de la entrevista.

Por qué es importante

Este es un hito importante en el proceso de evaluación. El tiempo entre este evento y el envío de la retroalimentación es clave para analizar el «Ciclo de retroalimentación de responsables de contratación».

Se ha creado una oferta de empleo formal y se ha presentado a la persona candidata. Este es un hito clave que suele registrarse cuando el estado de la candidatura cambia a una etapa específica de «Oferta».

Por qué es importante

Esta actividad es el numerador del KPI de la «Tasa de aceptación de ofertas». Marca el inicio de la fase final de toma de decisiones del proceso de selección.

La persona candidata ha aceptado formalmente la oferta de empleo. Este es un hito clave de éxito que se registra cuando el equipo de selección actualiza el estado de la candidatura según la respuesta recibida.

Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para calcular la tasa de aceptación de ofertas y marca el paso a las verificaciones previas al empleo y a la incorporación.

Es la actividad final que indica que el proceso de selección concluyó con éxito. Este evento se registra cuando la candidatura pasa al estado final «Contratada» y cierra oficialmente el proceso de solicitud. A menudo, también activa los flujos de trabajo de incorporación.

Por qué es importante

Este es el principal evento de finalización con éxito del proceso. Es esencial para calcular el tiempo total de contratación y las tasas de conversión del proceso de selección.

La empresa ha decidido no continuar con la candidatura en alguna etapa del proceso. Esto se registra cuando alguien del equipo de selección o la persona responsable de contratación cambia el estado de la candidatura a un estado terminal como «Rechazada» o «No seleccionada».

Por qué es importante

Este es el evento de finalización más habitual. Analizar en qué etapa se producen más rechazos es fundamental para comprender la eficacia del proceso de selección e identificar cuellos de botella.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining utiliza los datos existentes de iCIMS para visualizar todo el recorrido de selección, desde la solicitud hasta la incorporación. Identifica cuellos de botella, ineficiencias y brechas de cumplimiento que suelen pasar inadvertidos en los informes tradicionales. Así podrá tomar decisiones basadas en datos para agilizar el proceso de selección y mejorar la experiencia de los candidatos.

Para empezar, normalmente necesitamos registros de eventos con identificadores de caso, nombres de actividades y marcas de tiempo. En un proceso de selección, esto incluye datos como el ID de la solicitud de empleo, los pasos realizados, por ejemplo, «Solicitud enviada», «Entrevista programada» y «Oferta extendida», y la fecha y hora de cada paso. También pueden enriquecer el análisis otros atributos, como el nombre del reclutador o el departamento del puesto.

iCIMS ofrece diversas funciones de generación de informes y exportación de datos que permiten extraer los registros de eventos necesarios. Según la configuración de iCIMS, esto puede requerir informes personalizados o integraciones mediante API. Nuestro equipo de especialistas puede orientarle sobre el método más adecuado para capturar todos los datos clave con precisión y eficiencia.

Puede esperar mejoras importantes, como reducir el tiempo de contratación, disminuir el abandono de candidaturas y mejorar la eficiencia del equipo de selección. Process Mining ayuda a identificar las causas de las demoras y del alto número de ofertas rechazadas, lo que permite tomar medidas específicas. En definitiva, contribuye a que el proceso de contratación sea más uniforme y cumpla con los requisitos aplicables.

El principal requisito técnico es tener acceso a los datos históricos del proceso, normalmente en un formato estructurado, como archivos CSV o tablas de bases de datos. Necesitará una plataforma de software de Process Mining para incorporar y analizar estos datos. Una vez definidos los métodos iniciales de extracción, por lo general se requiere poco apoyo del equipo de TI.

La extracción inicial de datos y la configuración pueden tardar algunas semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. Una vez incorporados, la fase de análisis suele durar entre 4 y 8 semanas, durante las cuales se generan y validan conclusiones. La implementación de los cambios recomendados y la observación de sus efectos son un proceso continuo.

No. Process Mining complementa las herramientas actuales de análisis de RR. HH. y generación de informes. Mientras que las herramientas tradicionales indican «qué» ocurrió, Process Mining revela «cómo» y «por qué» sucedió dentro del proceso. Ofrece una visión más profunda del proceso de principio a fin y aporta información para diagnosticar problemas y orientar mejoras, más allá de los Dashboards habituales.

Sí. Process Mining permite detectar desviaciones respecto de los procesos de selección estandarizados y conformes. Puede señalar casos en los que se omitieron pasos obligatorios, faltaron aprobaciones o no se cumplieron los plazos, para que pueda abordar de forma proactiva los posibles riesgos de incumplimiento. Así, contribuye a respetar las políticas internas y las normativas externas.

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