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Mejore su proceso de Record to Report - Journal Entry

Optimice Journal Entry en BlackLine: guía de 6 pasos
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Optimice los asientos contables de BlackLine para mejorar la eficiencia y el cumplimiento de R2R

Los pasos de proceso que se retrasan pueden afectar su cierre financiero. Nuestra solución le ayuda a localizar ineficiencias, comprender las brechas de cumplimiento y agilizar sus operaciones. Descubra cómo transformar sus procesos y conseguir informes más rápidos y precisos.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar Registro a informe: asiento contable con BlackLine?

El proceso de Registro a informe, R2R, de asientos contables es fundamental para elaborar informes financieros precisos. Aunque BlackLine ofrece sólidas capacidades de automatización del cierre, las ineficiencias en sus Workflows de asientos contables aún pueden obstaculizar considerablemente el cierre financiero, introducir riesgos de cumplimiento y aumentar los costos operativos. Cada asiento contable retrasado o procesado incorrectamente puede repercutir en todo su ciclo R2R, desde las conciliaciones del balance hasta los informes de gestión. Comprender el rendimiento real de este proceso crítico en su entorno de BlackLine no consiste solo en cerrar más rápido, sino también en garantizar la integridad de los datos y mantener el cumplimiento normativo.

Cómo Process Mining potencia el análisis de asientos contables de BlackLine

Process Mining ofrece un enfoque excepcional para analizar sus operaciones de Registro a informe: asiento contable en BlackLine. En lugar de depender de observaciones manuales o diagramas de flujo estáticos, Process Mining extrae datos de eventos directamente de BlackLine y de los sistemas de origen integrados. Así puede visualizar el recorrido real, de extremo a extremo, de cada asiento contable, desde su creación inicial hasta su contabilización y conciliación finales. Obtiene un mapa objetivo del proceso basado en datos, que muestra exactamente dónde pasan más tiempo los asientos, identifica bucles de retrabajo ocultos causados por rechazos o correcciones y cuantifica el tiempo de ciclo real de cada etapa, como la revisión y la aprobación. Este análisis profundo de la realidad operativa de su proceso de asientos contables de BlackLine le permite dejar atrás las suposiciones y basar sus iniciativas de optimización en datos de rendimiento verificables.

Principales áreas de mejora que revela Process Mining

Con Process Mining, puede abordar y resolver de forma específica diversos problemas de su proceso de asientos contables en BlackLine. Podrá localizar cuellos de botella exactos, ya sean tipos concretos de asientos que sufren retrasos de forma constante, aprobadores sobrecargados o departamentos con dificultades para aportar documentación de respaldo. La tecnología muestra claramente el retrabajo y las desviaciones respecto al proceso ideal, incluido cuántas veces se rechazan, corrigen y vuelven a enviar los asientos, junto con las causas raíz de estas ineficiencias. Además, Process Mining ayuda a descubrir brechas de cumplimiento al identificar casos en los que los asientos omiten controles críticos o se desvían de los procedimientos operativos estándar. Este nivel de detalle también permite detectar oportunidades para aprovechar mejor las capacidades de automatización de BlackLine, simplificar los pasos manuales y, en última instancia, acelerar el tiempo de ciclo de Registro a informe.

Resultados esperados al optimizar su proceso R2R de asientos contables

Optimizar su proceso de Registro a informe: asiento contable con Process Mining en BlackLine produce beneficios tangibles y medibles. Puede esperar un cierre financiero considerablemente más rápido gracias a la reducción de los tiempos de procesamiento de los asientos de extremo a extremo. La precisión mejorará al minimizar los errores y el retrabajo, lo que dará lugar a estados financieros más fiables. Un mayor cumplimiento será un resultado directo, ya que garantizará el respeto estricto de las políticas internas y las normativas externas. Los costos operativos disminuirán gracias a la reducción del esfuerzo manual, los menores retrasos y una asignación más eficiente de los recursos. En última instancia, proporcionará a sus equipos financieros insights basados en datos para mejorar continuamente los procesos, fomentará una cultura de eficiencia y establecerá una base sólida para la toma de decisiones estratégicas.

Cómo comenzar a optimizar el proceso de asientos contables

Iniciar el proceso de optimización de Registro a informe: asiento contable con BlackLine no requiere amplios conocimientos de Process Mining. Mediante un enfoque estructurado, puede obtener rápidamente insights valiosos sobre sus operaciones actuales. Comience con los datos de asientos contables de BlackLine, extraiga los registros de eventos y aplique técnicas de Process Mining para visualizar y analizar el proceso real. Los insights obtenidos le proporcionarán una hoja de ruta clara para mejorar los procesos de Registro a informe y reducir su tiempo de ciclo, transformando su cierre financiero. Dé hoy el primer paso hacia un ciclo R2R más eficiente, conforme y preciso.

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Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Muchos asientos contables permanecen durante largos periodos en las colas de aprobación, lo que afecta directamente a la velocidad y precisión del ciclo de Registro a informe. Estos retrasos pueden posponer las fechas límite del cierre financiero, provocar informes tardíos y hacer que se pierdan oportunidades para tomar decisiones a tiempo. El efecto acumulado de estas demoras puede obstaculizar gravemente las operaciones financieras y aumentar el riesgo de auditoría.
ProcessMind descubre exactamente dónde se atascan los asientos contables e identifica los aprobadores o las etapas de aprobación concretos que provocan los retrasos. Al analizar las actividades «Journal Entry Submitted for Review» y «Journal Entry Approved», junto con «Approved By User», ProcessMind visualiza los cuellos de botella y cuantifica su impacto, lo que permite aplicar mejoras específicas en BlackLine.

Una tasa elevada de asientos contables rechazados indica problemas subyacentes en el proceso de creación o revisión, lo que genera un retrabajo considerable para los equipos financieros. Cada rechazo implica dedicar más tiempo a corregir, volver a enviar y aprobar de nuevo el asiento, lo que prolonga el ciclo de Registro a informe y consume recursos valiosos. Esta ineficiencia puede afectar a la motivación del personal y desviar la atención de los análisis críticos.
ProcessMind traza todas las rutas que incluyen las actividades «Journal Entry Rejected» y «Journal Entry Corrected and Resubmitted», y cuantifica el volumen y la frecuencia de los rechazos. Identifica causas raíz habituales, como usuarios concretos, tipos de asientos contables o atributos faltantes, lo que permite a las organizaciones aplicar formación específica o modificar el proceso en BlackLine para reducir los errores.

El tiempo que tardan los asientos contables en avanzar por el proceso de Registro a informe varía considerablemente, lo que dificulta prever las actividades de cierre y gestionar eficazmente la carga de trabajo. Esta inconsistencia genera incertidumbre, complica la asignación de recursos y puede provocar prisas o retrasos de última hora, afectando a la previsibilidad y precisión generales de los informes financieros.
ProcessMind analiza el ciclo de vida completo de cada «Journal Entry ID», desde la creación hasta la contabilización, y destaca las variaciones significativas en los tiempos de ciclo según el «Journal Entry Type» o el «Company Code». Al comparar rutas y duraciones, identifica las actividades o los gateways que introducen variabilidad y proporciona insights basados en datos para estandarizar y optimizar el Workflow de BlackLine.

Los asientos contables del mismo tipo o procedentes del mismo departamento siguen rutas diferentes, a menudo no oficiales, durante el proceso de aprobación y contabilización. Esta falta de estandarización genera ineficiencias, aumenta la posibilidad de errores y dificulta hacer cumplir el cumplimiento o ampliar las operaciones de la función de Registro a informe. También obstaculiza la transferencia de conocimientos y la formación.
ProcessMind descubre visualmente todas las variantes reales del proceso de los asientos contables y las compara con las rutas ideales o previstas. Al analizar las secuencias de «Typical Activities», identifica las desviaciones y cuantifica su frecuencia e impacto, lo que permite a los equipos consolidar, simplificar y hacer cumplir Workflows estandarizados en BlackLine para lograr una mayor eficiencia y control.

Incluso después de que los asientos contables reciben la aprobación definitiva, a menudo sufren retrasos importantes antes de contabilizarse oficialmente en el libro mayor. Este desfase crea una desconexión entre el estado de aprobación y los registros financieros reales, lo que afecta la visibilidad en tiempo real, la exactitud financiera y la finalización oportuna del ciclo Record to Report. También puede generar dificultades de conciliación.
ProcessMind registra el tiempo entre las actividades «Journal Entry Approved» y «Journal Entry Posted», e identifica dónde se producen los mayores retrasos y qué atributos, como «Ledger» o «Source System», están asociados con estas esperas. Este análisis ayuda a optimizar la transición de la aprobación a la contabilización y garantiza operaciones más fluidas en BlackLine.

Los equipos financieros dedican mucho tiempo a realizar correcciones o reversiones manuales en los asientos contables después de su contabilización, a menudo debido a errores iniciales o cambios posteriores. Este trabajo reactivo es costoso y propenso a errores, desvía recursos de actividades más estratégicas, aumenta los gastos operativos y retrasa la finalización de los estados financieros en el proceso Record to Report.
ProcessMind identifica la frecuencia y la naturaleza de las actividades «Journal Entry Reversal Processed» y de otros ajustes posteriores a la contabilización. Al correlacionarlas con actividades anteriores y atributos como «Created By User» o «Journal Entry Type», descubre las causas raíz de estos errores y permite aplicar medidas preventivas para mejorar la exactitud desde las primeras etapas en BlackLine.

Algunas personas o equipos soportan de forma constante una carga excesiva de tareas de revisión y aprobación de asientos contables, mientras que otros tienen capacidad disponible. Este desequilibrio provoca agotamiento, velocidades de procesamiento irregulares y cuellos de botella en etapas críticas del ciclo Record to Report. También impide aprovechar de forma óptima el capital humano y afecta la eficiencia general del equipo en BlackLine.
ProcessMind analiza la distribución de las actividades «Journal Entry Submitted for Review» y «Journal Entry Approved» entre «Created By User» y «Approved By User». Cuantifica la distribución de la carga de trabajo e identifica los recursos sobreutilizados o infrautilizados, lo que permite a los responsables redistribuir tareas y mejorar el rendimiento del procesamiento de asientos contables.

Las desviaciones no identificadas respecto de los procedimientos operativos estándar o las directrices normativas establecidas en el procesamiento de asientos contables exponen a la organización a riesgos importantes de cumplimiento. Estos atajos o variaciones no autorizados pueden provocar hallazgos de auditoría, sanciones económicas y daños reputacionales, especialmente en el entorno altamente regulado de Record to Report.
ProcessMind compara automáticamente los flujos reales del proceso de asientos contables con modelos conformes predefinidos o rutas esperadas. Destaca todas las desviaciones, como omitir pasos de revisión obligatorios o ejecutar acciones «Journal Entry Posted» sin autorización, proporciona un registro de auditoría claro y permite reforzar el cumplimiento en BlackLine.

Los asientos contables no se concilian a tiempo después de su contabilización, lo que genera un retraso acumulado que complica el cierre financiero y aumenta el riesgo de discrepancias. Una conciliación tardía hace que los posibles errores permanezcan sin detectar durante más tiempo, por lo que se necesita más esfuerzo para investigarlos y resolverlos. Como consecuencia, se prolonga el ciclo completo de Record to Report en BlackLine.
ProcessMind registra el tiempo transcurrido entre las actividades «Journal Entry Posted» y «Journal Entry Reconciled». Identifica los asientos contables, las cuentas o los periodos que sufren retrasos de conciliación de forma recurrente, lo que ayuda a los equipos financieros a priorizar acciones y abordar las causas raíz para acelerar el cierre.

A menudo, las partes interesadas no tienen visibilidad en tiempo real del estado y el avance de los asientos contables en el proceso Record to Report. Esta falta de transparencia genera consultas frecuentes, impide abordar de forma preventiva posibles retrasos y reduce el control sobre una operación financiera crítica. También dificulta responder preguntas sencillas como «¿dónde está este asiento contable?».
ProcessMind ofrece un mapa visual de extremo a extremo del ciclo de vida de cada «Journal Entry ID», con todas las «Typical Activities» y su secuencia. Permite realizar un seguimiento de los asientos en tiempo real, conocer su etapa actual e identificar exactamente dónde se encuentran en el Workflow de BlackLine, transformando la incertidumbre en información operativa clara.

Con frecuencia, los asientos contables se envían sin documentación justificativa suficiente o completa, lo que provoca retrasos cuando las personas revisoras solicitan la información que falta. Esto genera comunicaciones de ida y vuelta, prolonga el ciclo de aprobación y aumenta el riesgo de incumplimiento al debilitar el registro de auditoría, lo que afecta directamente la eficiencia y la integridad del proceso Record to Report.
ProcessMind puede identificar los casos en los que «Journal Entry Submitted for Review» ocurre sin una actividad «Supporting Documentation Attached» asociada dentro de un plazo determinado, o en los que un evento «Journal Entry Rejected» aparece con frecuencia debido a la falta de documentos. Esto permite detectar dónde es necesario reforzar los requisitos de documentación en BlackLine.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Acelerar las aprobaciones de asientos contables es fundamental para lograr un cierre financiero eficiente y afecta directamente el ciclo Record to Report. Este objetivo busca reducir drásticamente el tiempo que los asientos permanecen en las colas de aprobación, lo que permite elaborar informes financieros más rápido y reducir los cuellos de botella operativos en BlackLine. En la práctica, implica lograr una reducción medible de la duración media de aprobación de todos los asientos contables. ProcessMind puede localizar cuellos de botella concretos en el Workflow de aprobación, identificar a las personas o grupos que provocan retrasos y destacar las desviaciones respecto de las rutas de aprobación estándar. Al analizar la perspectiva Journal Entry ID, muestra dónde se detiene el proceso y permite aplicar mejoras específicas, como automatizar el Workflow o redistribuir recursos, para lograr un ciclo de aprobación entre un 20 % y un 30 % más rápido.

Una tasa elevada de rechazo de asientos contables indica ineficiencias y retrabajo, y consume tiempo y recursos valiosos en el proceso Record to Report. Alcanzar este objetivo significa minimizar el número de asientos devueltos para su corrección, lo que mejora directamente el rendimiento, reduce los errores y aumenta la calidad de los datos en BlackLine. El resultado es un cierre financiero más fluido y menos ajustes posteriores al cierre. ProcessMind puede identificar las causas raíz de los rechazos, como errores frecuentes, patrones de documentación incompleta o personas aprobadoras con una mayor tendencia a rechazar. Al analizar el Journal Entry ID y las actividades asociadas, ofrece información sobre los motivos de los rechazos y permite a las personas responsables del proceso aplicar formación específica, mejorar las directrices de envío o reforzar las revisiones iniciales para reducir los rechazos entre un 15 % y un 25 %.

Las rutas de procesamiento no estándar para asientos contables similares pueden generar incoherencias, riesgos de cumplimiento y tiempos de ciclo impredecibles en el proceso Record to Report. Estandarizar significa garantizar que los asientos del mismo tipo sigan Workflows predefinidos y óptimos, reduciendo las variaciones y mejorando la previsibilidad operativa en BlackLine. Esto proporciona un mayor control y facilita la auditoría. ProcessMind representa visualmente todas las rutas reales de los asientos contables y las contrasta con modelos de proceso ideales. Mediante la perspectiva Journal Entry ID, destaca dónde se producen las desviaciones y cuantifica su impacto en el tiempo y los recursos. Esta visibilidad permite aplicar buenas prácticas, identificar oportunidades para automatizar el Workflow y garantizar que entre el 80 % y el 90 % de los asientos cumplan los procedimientos operativos estándar.

Una vez aprobados, los asientos contables deben contabilizarse rápidamente para garantizar la exactitud financiera y un ciclo Record to Report oportuno. Los retrasos entre la aprobación y la contabilización pueden distorsionar los estados financieros y prolongar el cierre en BlackLine. Este objetivo se centra en reducir de forma significativa el tiempo de espera para que los datos financieros se reflejen en el libro mayor lo antes posible. ProcessMind mide con precisión el desfase entre las actividades «Journal Entry Approved» y «Journal Entry Posted» para cada Journal Entry ID. Puede descubrir las causas de estos retrasos, ya se deban a colas del sistema, cuellos de botella manuales o disponibilidad de recursos. Al identificar estas esperas concretas, ProcessMind permite agilizar las transferencias y reducir entre un 30 % y un 40 % los tiempos de espera posteriores a la aprobación.

Los ajustes manuales frecuentes después de contabilizar un asiento contable indican errores en etapas anteriores o deficiencias del proceso. Añaden retrabajo innecesario y afectan la exactitud del ciclo Record to Report. Este objetivo busca lograr un procesamiento correcto desde el primer intento, garantizando que los asientos sean correctos y completos antes de contabilizarlos y eliminando así la necesidad de correcciones posteriores en BlackLine. ProcessMind puede seguir el ciclo de vida completo de un Journal Entry ID e identificar los casos en los que se producen actividades «Journal Entry Reversal Processed» u otras similares después de la contabilización. Al correlacionar estos ajustes con las actividades y los atributos anteriores, ProcessMind descubre los puntos concretos de fallo o los errores habituales de introducción de datos, lo que permite aplicar medidas específicas para reducir los ajustes manuales en un 50 % o más.

Garantizar que todas las actividades relacionadas con los asientos contables cumplan las políticas internas y las normativas externas es fundamental para la integridad financiera y la preparación para auditorías en el proceso Record to Report. Este objetivo se centra en identificar y mitigar las desviaciones del proceso que podrían provocar incumplimientos, reforzando así el control y reduciendo la exposición al riesgo en BlackLine. ProcessMind ofrece una visión de rayos X de las rutas reales de los asientos contables frente a las reglas de cumplimiento y los controles internos definidos, utilizando el Journal Entry ID. Marca automáticamente los casos en los que se omiten actividades, se ejecutan fuera de secuencia o carecen de la documentación requerida. Esta capacidad permite identificar de forma preventiva las brechas de cumplimiento y hacer cumplir el proceso, garantizando un cumplimiento superior al 95 % de las directrices normativas e internas.

Una distribución desigual de la carga de trabajo entre las personas del equipo puede generar cuellos de botella, agotamiento y retrasos en el procesamiento de asientos contables, lo que afecta negativamente la eficiencia general de Record to Report. Este objetivo busca equilibrar la carga de procesamiento, garantizar un uso eficaz de los recursos, mantener un rendimiento constante y reducir la presión en los periodos de mayor actividad de las operaciones de BlackLine. ProcessMind analiza los atributos «Created By User» y «Approved By User» de cada Journal Entry ID, junto con la duración de las actividades, para visualizar los patrones de carga de trabajo individuales y del equipo. Identifica a las personas que soportan una carga excesiva o que están infrautilizadas, y revela oportunidades para redistribuir tareas o proporcionar formación específica. El resultado es una distribución más equitativa y una mejora de la productividad del equipo de entre un 10 % y un 15 %.

Una conciliación lenta o prolongada de los asientos contables alarga el ciclo de cierre financiero, retrasa la obtención de información crítica y afecta la puntualidad del proceso Record to Report. Este objetivo se centra en agilizar la conciliación para garantizar que los asientos se comparen y validen de forma eficiente, acelerando así el cierre financiero general en BlackLine. ProcessMind registra la actividad «Journal Entry Reconciled» de cada Journal Entry ID y mide la duración desde la contabilización hasta la conciliación. Puede identificar patrones que contribuyen a los retrasos, como determinados tipos de asiento, cuentas o periodos que tardan más en conciliarse. Al localizar estas ineficiencias, ProcessMind ayuda a optimizar los Workflows de conciliación y puede acortar varios días el ciclo de cierre.

Los tiempos de procesamiento impredecibles de los asientos contables dificultan la previsión de los plazos de cierre financiero y la gestión eficaz de los recursos en el proceso Record to Report. Este objetivo busca reducir la variabilidad de los tiempos de procesamiento de extremo a extremo, permitiendo una planificación más fiable y un rendimiento constante en las operaciones de BlackLine. También aporta mayor certeza a los calendarios de elaboración de informes financieros. ProcessMind analiza el recorrido completo de cada Journal Entry ID, desde su creación hasta su contabilización o conciliación, para calcular los tiempos de ciclo medios y su variabilidad. Identifica las actividades o rutas concretas que introducen variaciones, como los rechazos frecuentes o los tiempos de espera prolongados. Esta información permite mejorar el proceso y reducir en un 20 % o más la desviación del tiempo de ciclo, lo que conduce a resultados más previsibles.

Un proceso opaco de asientos contables dificulta conocer el estado real de un asiento en tiempo real, lo que retrasa la respuesta a las consultas y reduce la visibilidad de las partes interesadas en el ciclo Record to Report. Este objetivo busca ofrecer información clara y en tiempo real sobre cada etapa del ciclo de vida de un asiento contable, mejorando la comunicación y la responsabilidad en BlackLine. ProcessMind ofrece un mapa visual completo del proceso real de asientos contables para cada Journal Entry ID. Permite consultar el estado actual, la persona responsable y el tiempo transcurrido de cualquier asiento, eliminando la incertidumbre y la necesidad de actualizar manualmente los estados. Esta mayor transparencia facilita una mejor toma de decisiones y reduce entre un 15 % y un 20 % el tiempo dedicado a consultas sobre el estado.

La documentación justificativa ausente o incompleta es una causa habitual de retrasos y rechazos en el proceso de aprobación de asientos contables, y afecta directamente la eficiencia del ciclo Record to Report. Este objetivo se centra en garantizar que toda la documentación requerida se adjunte y valide al principio del proceso, agilizando las aprobaciones y reduciendo el retrabajo en BlackLine. ProcessMind puede identificar los asientos contables que se detienen en las actividades «Journal Entry Submitted for Review» o «Journal Entry Reviewed» debido a la ausencia de «Supporting Documentation Attached». Al correlacionar esta información con los patrones de rechazo, descubre cuándo y por qué suele faltar documentación. Esta información permite implantar comprobaciones más estrictas antes del envío o recordatorios automáticos, y mejorar en un 25 % la integridad de la documentación.

La ruta de mejora de 6 pasos para Registro a informe - asiento contable

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Qué hacer

Descargue el Template de Excel preconfigurado y adaptado a los datos de asientos contables de BlackLine. Este Template proporciona la estructura exacta necesaria para analizar el proceso.

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Por qué es importante

Utilizar desde el principio la estructura de datos adecuada garantiza un análisis preciso y eficiente. Evita el retrabajo y asegura la captura de toda la información crítica del proceso.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para utilizar, con un formato específico para sus datos de asientos contables de BlackLine.

SUS INSIGHTS

Descubra insights clave sobre Journal Entries de BlackLine

ProcessMind revela el recorrido real de sus Journal Entries de BlackLine y ofrece visualizaciones claras e insights fundamentales. Comprenda dónde falla su proceso R2R e identifique oportunidades de mejora rápida.
  • Visualice el flujo real de su proceso de Journal Entry
  • Identifique cuellos de botella y retrasos en BlackLine
  • Descubra riesgos de cumplimiento en las operaciones de R2R
  • Acelere su ciclo de cierre financiero
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RESULTADOS HABITUALES

Mejoras tangibles en la gestión de asientos contables

Nuestro análisis de su proceso de Journal Entry, basado en datos de BlackLine, revela oportunidades claras de optimización. Estos resultados destacan los beneficios prácticos de agilizar sus operaciones de Record to Report mediante información basada en datos.

0 %
Aprobaciones más rápidas

Reducción media del tiempo de aprobación

El process mining identifica cuellos de botella en el Workflow de aprobación, lo que permite obtener aprobaciones más rápidas y reducir los retrasos en el cierre financiero.
0 %
Menor tasa de rechazo

Disminución de los rechazos de asientos contables

Al localizar las causas raíz de los rechazos, las organizaciones pueden mejorar la calidad de los datos y la exactitud de los envíos, reduciendo significativamente el retrabajo y el esfuerzo manual.
0 %
Mayor cumplimiento

Aumento de la conformidad del proceso

El process mining ayuda a hacer cumplir los procedimientos operativos estándar y garantiza que los asientos contables sigan la ruta correcta, lo que refuerza la preparación para auditorías y el cumplimiento normativo.
0 %
Menos ajustes

Reducción de las correcciones posteriores a la contabilización

Comprender las causas de los ajustes posteriores a la contabilización permite aplicar correcciones preventivas, mejorar la exactitud y reducir la necesidad de reversiones costosas y laboriosas.
0 %
Tiempo de ciclo más corto

Reducción media desde la creación hasta la contabilización

Identificar y eliminar los cuellos de botella en todo el proceso de asientos contables reduce significativamente el tiempo desde el inicio hasta la contabilización final y mejora la eficiencia.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la configuración actual de los sistemas y la calidad de los datos. Las mejoras que se presentan aquí representan avances habituales observados en distintas implementaciones de clientes.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el alcance según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

El identificador único de un asiento contable individual, que actúa como identificador principal del caso para hacer seguimiento de su ciclo de vida.

Por qué es importante

Este es el identificador fundamental del caso, que permite rastrear el ciclo de vida completo de un asiento contable individual y analizar su rendimiento.

El nombre del evento empresarial específico que ocurrió en un momento determinado del proceso del asiento contable.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, algo esencial para visualizar el mapa del proceso, analizar el flujo e identificar desviaciones o cuellos de botella.

La marca de tiempo precisa que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento específico.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es la base de todas las métricas de rendimiento, incluido el tiempo de ciclo y el análisis de cuellos de botella, y permite reconstruir cronológicamente el proceso.

El nombre o el ID del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre miembros del equipo e identificar cuellos de botella relacionados con los recursos o necesidades de capacitación.

La clasificación del asiento contable, por ejemplo, estándar, recurrente o de reversión.

Por qué es importante

Permite realizar análisis segmentados para comprender si los distintos tipos de asientos contables siguen rutas diferentes o presentan características de rendimiento distintas.

El identificador único de la entidad jurídica o empresa para la que se realiza el asiento contable.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento y apoyar los esfuerzos de estandarización del proceso entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio.

El valor monetario total del asiento contable, normalmente la suma de los débitos.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero y permite realizar análisis basados en la materialidad, como priorizar asientos de importe elevado o identificar desviaciones del proceso relacionadas con el valor.

El estado actual del asiento contable en su ciclo de vida, por ejemplo, «In Progress», «Approved» o «Posted».

Por qué es importante

Proporciona una instantánea del estado actual de los asientos, útil para analizar el trabajo pendiente y comprender el trabajo en curso.

El motivo indicado por la persona revisora cuando se rechaza un asiento contable.

Por qué es importante

Es esencial para analizar las causas raíz del retrabajo del proceso, ya que ayuda a identificar por qué se rechazan los asientos contables y permite aplicar mejoras específicas.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca el inicio de un caso de asiento contable. Se registra cuando una persona usuaria crea un nuevo registro de asiento contable en BlackLine, lo que genera un Journal Entry ID único y registra la marca de tiempo y la persona usuaria que lo creó.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde esta actividad hasta otras permite conocer el tiempo total de ciclo del proceso y ayuda a identificar retrasos desde el comienzo del Workflow.

Esta actividad ocurre cuando la persona preparadora envía formalmente el asiento contable al Workflow de revisión y aprobación. Normalmente, se captura como un cambio de estado, por ejemplo, de «In Preparation» a «Submitted», junto con una marca de tiempo.

Por qué es importante

Esto marca el final de la fase de preparación y el comienzo del ciclo de aprobación. Es un hito clave para medir la duración tanto de la fase de preparación como de la fase de aprobación.

Esta actividad marca el rechazo de un asiento contable por parte de una persona revisora o aprobadora. Se registra cuando un usuario selecciona la acción «Reject», que actualiza el estado del asiento a «Rejected» y queda registrada en el registro de auditoría.

Por qué es importante

Esta es una actividad crítica para identificar retrabajos, problemas de calidad y necesidades de capacitación. Analizar la frecuencia y los motivos de rechazo, así como el ciclo de retrabajo posterior, es clave para mejorar el proceso y reducir los tiempos de ciclo.

Esta actividad indica que el asiento contable ha superado todas las etapas requeridas de revisión y aprobación. Se registra cuando la persona autorizada para la aprobación final aprueba el asiento, lo que activa un cambio de estado a «Approved».

Por qué es importante

Este es un hito importante que concluye el proceso de aprobación. El tiempo transcurrido entre «Journal Entry Submitted» y este evento es el «tiempo de ciclo de aprobación», un KPI crítico para medir la eficiencia del Workflow.

Representa el momento en que el asiento contable aprobado se registra oficialmente en el libro mayor. A menudo corresponde a una acción explícita en BlackLine, que posteriormente actualiza el estado del asiento a «Posted».

Por qué es importante

Este es un hito crítico, considerado a menudo la conclusión operativa del proceso. El tiempo transcurrido entre «Journal Entry Approved» y esta actividad es un indicador clave de la eficiencia posterior a la aprobación.

Marca la finalización del ciclo en el que el asiento contable se incluye en una conciliación de cuentas finalizada y certificada. En BlackLine, corresponde a la certificación de la conciliación que contiene este asiento.

Por qué es importante

Esta actividad sirve como punto final del proceso de extremo a extremo. El tiempo transcurrido entre «Journal Entry Posted» y «Reconciled» mide la eficiencia de la parte de conciliación de cuentas del cierre financiero.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining visualiza el flujo real de sus asientos contables en BlackLine, desde su creación hasta su contabilización. Resalta cuellos de botella, como aprobaciones lentas o rechazos frecuentes, identifica rutas no estándar y descubre las causas raíz de los retrasos. Esto le ayuda a comprender dónde pueden lograrse mejoras de eficiencia y reforzarse el cumplimiento.

Al analizar las rutas y los tiempos de aprobación, el Process Mining identifica con precisión las etapas y las personas que provocan retrasos. Puede revelar cargas de trabajo desiguales o pasos de aprobación específicos que suelen ser lentos. Estos datos permiten aplicar medidas específicas para agilizar el proceso de aprobación y reducir los tiempos de ciclo.

Principalmente, se necesitan registros de eventos que detallen cada paso de un asiento contable, incluido el ID del asiento contable, el nombre de la actividad, la marca de tiempo de la actividad y el recurso o usuario que la realiza. Otros atributos, como el tipo de asiento, el importe o el estado, pueden enriquecer el análisis. Normalmente, estos datos se extraen de los registros de auditoría o los registros de transacciones de BlackLine.

La configuración inicial y la extracción de datos pueden tardar desde unos días hasta varias semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. Una vez preparados los datos, los primeros resultados, como los mapas de procesos y la identificación de cuellos de botella, suelen generarse en unos días. Después de esta fase inicial, se realizan análisis más profundos e investigaciones de las causas raíz.

Por supuesto. El Process Mining visualiza todas las variaciones de su proceso de asientos contables y revela las desviaciones respecto a la ruta ideal o prevista. Destaca dónde y por qué se producen rutas no estandarizadas, lo que permite abordar estas inconsistencias. Esto ayuda a aplicar las mejores prácticas y a mejorar la previsibilidad y el cumplimiento del proceso.

Puede esperar mejoras cuantificables, como una reducción de los tiempos de aprobación de los asientos contables, menores tasas de rechazo y menos ajustes posteriores a la contabilización. También son habituales un mayor cumplimiento y una mejor distribución de la carga de trabajo. En última instancia, el Process Mining conduce a un ciclo de Record to Report más eficiente, transparente y predecible.

Aunque la ingeniería de datos inicial puede requerir conocimientos técnicos, las herramientas modernas de Process Mining son cada vez más fáciles de usar. Muchas plataformas ofrecen conectores para sistemas habituales como BlackLine, lo que simplifica la extracción de datos. Después, los usuarios de negocio suelen poder explorar y analizar los procesos con una formación técnica mínima.

Sí, puede hacerlo. El Process Mining puede identificar los tipos específicos de asientos contables o los pasos del proceso que suelen provocar ajustes posteriores a la contabilización. Al analizar las actividades anteriores y las causas raíz, ayuda a localizar y corregir los problemas en fases previas, reduciendo considerablemente la necesidad de realizar correcciones manuales más adelante.

Optimice hoy la eficiencia de Record to Report Journal Entry

Reduzca un 30 % el tiempo del ciclo de Journal Entry y consiga cierres más rápidos y precisos.

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