> Perbaikan proses berkelanjutan > Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal > BlackLine

Tingkatkan proses Record to Report - Jurnal

Optimalkan jurnal BlackLine: panduan 6 langkah

Unduh templat data

Tingkatkan proses Record to Report - Jurnal

Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal

BlackLine

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(11)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Tingkatkan efisiensi dan kepatuhan entri jurnal R2R di BlackLine

Langkah proses yang tertunda dapat menghambat penutupan keuangan. ProcessMind membantu Anda menemukan inefisiensi, memahami celah kepatuhan, dan menyederhanakan operasional. Cari tahu cara memperbaiki proses agar pelaporan lebih cepat dan akurat.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa meningkatkan proses pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal dengan BlackLine?

Proses pencatatan hingga pelaporan (R2R), khususnya entri jurnal, menjadi dasar pelaporan keuangan yang akurat. BlackLine menyediakan kemampuan untuk mengotomatiskan proses penutupan, tetapi inefisiensi dalam alur kerja entri jurnal tetap dapat memperlambat penutupan keuangan, menimbulkan risiko kepatuhan, dan meningkatkan biaya operasional. Setiap entri jurnal yang terlambat atau diproses secara keliru dapat berdampak pada seluruh siklus R2R, mulai dari rekonsiliasi neraca hingga pelaporan manajemen. Memahami kinerja sebenarnya dari proses penting ini di lingkungan BlackLine bukan sekadar cara mempercepat penutupan. Hal ini juga membantu menjaga integritas data dan memenuhi ketentuan peraturan.

Cara process mining membantu analisis entri jurnal BlackLine

Process mining memberi Anda cara berbasis data untuk menganalisis operasional pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal di BlackLine. Alih-alih mengandalkan pengamatan manual atau diagram alur statis, process mining mengambil data peristiwa langsung dari BlackLine dan sistem sumber yang terintegrasi. Anda dapat melihat perjalanan nyata setiap entri jurnal dari awal dibuat hingga diposting dan direkonsiliasi. Peta proses berbasis data ini menunjukkan dengan tepat di mana entri menghabiskan waktu, menemukan siklus pengerjaan ulang akibat penolakan atau koreksi, serta menghitung waktu siklus sebenarnya di setiap tahap, seperti peninjauan dan persetujuan. Dengan memahami kondisi operasional BlackLine, Anda dapat mengoptimalkan proses berdasarkan data kinerja, bukan asumsi.

Area utama yang dapat ditingkatkan melalui process mining

Dengan process mining, Anda dapat menemukan dan menangani berbagai masalah dalam proses entri jurnal BlackLine. Identifikasi hambatan secara tepat, baik pada jenis entri jurnal tertentu yang sering terlambat, pemberi persetujuan yang kewalahan, maupun departemen yang kesulitan melengkapi dokumen pendukung. Teknologi ini menampilkan pengerjaan ulang dan penyimpangan dari proses yang diharapkan, termasuk frekuensi penolakan, koreksi, dan pengiriman ulang entri jurnal, serta akar penyebab inefisiensi tersebut. Process mining juga membantu menemukan kesenjangan kepatuhan dengan mengidentifikasi entri yang melewati langkah kontrol penting atau menyimpang dari prosedur operasi standar. Wawasan terperinci ini juga menunjukkan peluang untuk memanfaatkan kemampuan otomatisasi BlackLine, menyederhanakan langkah manual, dan mempercepat waktu siklus pencatatan hingga pelaporan.

Hasil yang diharapkan dari peningkatan proses entri jurnal R2R

Process mining dapat membantu Anda memperoleh manfaat yang nyata dan terukur saat meningkatkan proses pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal di BlackLine. Penutupan keuangan dapat berlangsung lebih cepat dengan mengurangi waktu pemrosesan entri jurnal dari awal hingga akhir. Akurasi meningkat saat kesalahan dan pengerjaan ulang berkurang, sehingga laporan keuangan lebih andal. Kepatuhan juga meningkat karena Anda dapat memastikan kebijakan internal dan peraturan eksternal dipatuhi. Biaya operasional dapat turun berkat berkurangnya pekerjaan manual dan keterlambatan, serta alokasi sumber daya yang lebih baik. Tim keuangan mendapat wawasan berbasis data untuk terus memperbaiki proses, membangun budaya kerja yang efisien, dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

Memulai peningkatan proses entri jurnal

Anda tidak perlu memiliki keahlian process mining yang luas untuk mulai meningkatkan proses pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal di BlackLine. Dengan pendekatan terstruktur, Anda dapat segera memahami operasional saat ini. Mulailah dengan data entri jurnal BlackLine, ekstrak event log, lalu gunakan teknik process mining untuk memetakan dan menganalisis proses yang benar-benar terjadi. Wawasan yang diperoleh akan membantu Anda menentukan cara meningkatkan proses pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal, dan mengurangi waktu siklusnya. Dengan begitu, proses penutupan keuangan dapat berjalan lebih baik. Mulailah hari ini untuk mewujudkan siklus R2R yang lebih efisien, patuh, dan akurat.

Pencatatan hingga pelaporan, entri jurnal Pemrosesan entri jurnal Penutupan keuangan Operasional akuntansi Manajemen kepatuhan Buku besar Tim keuangan Akurasi pelaporan R2R Akuntansi

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Banyak entri jurnal tertahan lama dalam antrean persetujuan. Hal ini langsung memengaruhi kecepatan dan akurasi siklus pencatatan hingga pelaporan. Keterlambatan dapat menggeser tenggat penutupan keuangan, menyebabkan laporan terlambat dan menghambat pengambilan keputusan tepat waktu. Jika terus menumpuk, keterlambatan ini dapat mengganggu operasional keuangan dan meningkatkan risiko audit.
ProcessMind menunjukkan dengan tepat di mana entri jurnal tertahan, termasuk pemberi persetujuan atau tahap persetujuan yang menyebabkan keterlambatan. Dengan menganalisis aktivitas "Entri Jurnal Dikirim untuk Ditinjau" dan "Entri Jurnal Disetujui", serta atribut "Disetujui Oleh Pengguna", ProcessMind memetakan hambatan dan mengukur dampaknya. Hasilnya membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat di BlackLine.

Tingginya jumlah entri jurnal yang ditolak menunjukkan adanya masalah dalam proses pembuatan atau peninjauan, sehingga tim keuangan harus melakukan banyak pengerjaan ulang. Setiap penolakan membutuhkan waktu tambahan untuk memperbaiki, mengirim ulang, dan meminta persetujuan kembali. Akibatnya, siklus pencatatan hingga pelaporan menjadi lebih panjang dan sumber daya yang berharga tersita. Inefisiensi ini dapat menurunkan semangat kerja dan mengalihkan perhatian dari analisis penting.
ProcessMind memetakan semua alur yang mencakup aktivitas "Entri Jurnal Ditolak" dan "Entri Jurnal Dikoreksi dan Dikirim Ulang", lalu menghitung jumlah dan frekuensi penolakan. ProcessMind juga menemukan akar penyebab yang umum, seperti pengguna tertentu, jenis entri jurnal, atau atribut yang tidak lengkap. Dengan informasi ini, organisasi dapat memberikan pelatihan yang tepat atau mengubah proses di BlackLine untuk mengurangi kesalahan.

Waktu yang dibutuhkan entri jurnal untuk melewati proses pencatatan hingga pelaporan sangat bervariasi. Akibatnya, aktivitas penutupan sulit diperkirakan dan beban kerja sulit dikelola. Ketidakpastian ini mempersulit alokasi sumber daya dan dapat memicu pekerjaan terburu-buru atau keterlambatan di saat terakhir, sehingga prediktabilitas dan akurasi pelaporan keuangan ikut terdampak.
ProcessMind menganalisis seluruh siklus hidup setiap "ID Entri Jurnal", dari pembuatan hingga posting, lalu menyoroti perbedaan waktu siklus berdasarkan "Jenis Entri Jurnal" atau "Kode Perusahaan". Dengan membandingkan alur dan durasinya, Anda dapat menemukan aktivitas atau gateway yang menyebabkan variasi. Wawasan berbasis data ini membantu Anda menstandarkan dan meningkatkan alur kerja BlackLine.

Entri jurnal dengan jenis yang sama atau berasal dari departemen yang sama sering mengikuti alur berbeda, yang terkadang tidak resmi, dalam proses persetujuan dan posting. Kurangnya standardisasi ini menimbulkan inefisiensi dan meningkatkan risiko kesalahan. Kondisi ini juga menyulitkan penerapan kepatuhan dan pengembangan fungsi pencatatan hingga pelaporan, serta menghambat transfer pengetahuan dan pelatihan.
ProcessMind menampilkan semua variasi proses yang benar-benar terjadi pada entri jurnal dan membandingkannya dengan alur yang diharapkan. Dengan menganalisis urutan "Aktivitas Umum", Anda dapat menemukan penyimpangan serta mengukur frekuensi dan dampaknya. Tim kemudian dapat menyatukan, menyederhanakan, dan menerapkan alur kerja standar di BlackLine untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol.

Entri jurnal yang sudah disetujui sepenuhnya sering kali masih menunggu lama sebelum resmi diposting ke buku besar. Jeda ini membuat status persetujuan tidak selaras dengan catatan keuangan yang sebenarnya. Dampaknya terasa pada visibilitas terkini, akurasi keuangan, dan penyelesaian siklus pencatatan hingga pelaporan tepat waktu. Jeda tersebut juga dapat menyulitkan rekonsiliasi.
ProcessMind melacak waktu antara aktivitas "Entri Jurnal Disetujui" dan "Entri Jurnal Diposting" untuk menemukan lokasi keterlambatan terbesar dan atribut yang terkait, seperti "Buku Besar" atau "Sistem Sumber". Analisis ini membantu memperlancar perpindahan dari persetujuan ke posting di BlackLine.

Tim keuangan menghabiskan banyak waktu untuk mengoreksi atau membalik jurnal secara manual setelah diposting, biasanya karena ada kesalahan awal atau perubahan. Pekerjaan reaktif ini memakan biaya, rentan kesalahan, dan mengalihkan sumber daya dari kegiatan yang lebih strategis. Akibatnya, biaya operasional meningkat dan penyelesaian laporan keuangan tertunda dalam proses Record to Report.
ProcessMind mengidentifikasi frekuensi dan jenis aktivitas "Pembalikan Jurnal Diproses" serta penyesuaian lain setelah posting. Dengan menghubungkan aktivitas tersebut ke aktivitas sebelumnya dan atribut seperti "Dibuat Oleh Pengguna" atau "Jenis Jurnal", ProcessMind mengungkap akar penyebab kesalahan. Tim dapat mengambil langkah pencegahan untuk meningkatkan akurasi sejak awal di BlackLine.

Sebagian orang atau tim terus-menerus kewalahan menangani peninjauan dan persetujuan jurnal, sementara yang lain masih memiliki kapasitas. Ketimpangan ini dapat menyebabkan kelelahan, kecepatan pemrosesan yang tidak konsisten, dan hambatan pada tahap penting dalam siklus Record to Report. Akibatnya, sumber daya manusia tidak dimanfaatkan secara optimal dan efisiensi tim di BlackLine menurun.
ProcessMind menganalisis distribusi aktivitas "Jurnal Diajukan untuk Ditinjau" dan "Jurnal Disetujui" berdasarkan atribut "Dibuat Oleh Pengguna" dan "Disetujui Oleh Pengguna". Analisis ini mengukur pembagian beban kerja dan mengidentifikasi sumber daya yang kelebihan atau kekurangan beban. Manajer dapat menyeimbangkan kembali tugas dan memperlancar pemrosesan jurnal.

Penyimpangan yang tidak terdeteksi dari prosedur operasi standar atau pedoman peraturan dalam pemrosesan jurnal dapat menimbulkan risiko kepatuhan yang besar. Jalan pintas atau variasi yang tidak disetujui dapat memicu temuan audit, sanksi finansial, dan kerusakan reputasi, terutama dalam lingkungan Record to Report yang diatur ketat.
ProcessMind membandingkan alur pemrosesan jurnal aktual dengan model yang telah ditetapkan sebagai patuh atau jalur yang diharapkan. ProcessMind menandai setiap penyimpangan, seperti melewatkan tahap peninjauan wajib atau melakukan tindakan "Jurnal Diposting" tanpa izin. Jejak audit yang jelas membantu menegakkan kepatuhan di BlackLine.

Jurnal tidak segera direkonsiliasi setelah diposting. Akibatnya, pekerjaan menumpuk, proses penutupan keuangan menjadi lebih rumit, dan risiko selisih meningkat. Rekonsiliasi yang tertunda membuat potensi kesalahan lebih lama tidak terdeteksi sehingga membutuhkan lebih banyak upaya untuk diselidiki dan diselesaikan. Siklus Record to Report di BlackLine pun menjadi lebih panjang.
ProcessMind melacak waktu antara aktivitas "Jurnal Diposting" dan "Jurnal Direkonsiliasi". ProcessMind mengidentifikasi jurnal, akun, atau periode tertentu yang berulang kali mengalami keterlambatan rekonsiliasi. Tim keuangan dapat memprioritaskan masalah tersebut dan menangani akar penyebabnya agar proses penutupan lebih cepat.

Pemangku kepentingan sering kali tidak dapat melihat status dan kemajuan jurnal secara langsung selama proses Record to Report. Kurangnya visibilitas ini memicu pertanyaan berulang, menyulitkan tim mengantisipasi keterlambatan, dan mengurangi kendali atas operasional keuangan yang penting. Pertanyaan sederhana seperti "di mana posisi jurnal ini?" pun sulit dijawab.
ProcessMind menampilkan peta visual menyeluruh dari siklus setiap "ID Jurnal", termasuk semua "Aktivitas Umum" dan urutannya. Pengguna dapat melacak jurnal secara langsung, melihat tahap yang sedang berlangsung, dan mengetahui posisinya dalam alur kerja BlackLine. Dengan begitu, ketidakpastian berubah menjadi informasi operasional yang jelas.

Jurnal sering diajukan tanpa dokumen pendukung yang memadai atau lengkap. Peninjau pun harus meminta informasi yang kurang, sehingga proses tertunda. Komunikasi bolak-balik memperpanjang siklus persetujuan dan melemahkan jejak audit, sehingga meningkatkan risiko kepatuhan serta mengganggu efisiensi dan integritas proses Record to Report.
ProcessMind dapat mengidentifikasi kasus ketika aktivitas "Jurnal Diajukan untuk Ditinjau" tidak diikuti aktivitas "Dokumen Pendukung Dilampirkan" dalam jangka waktu tertentu, atau ketika aktivitas "Jurnal Ditolak" sering terjadi karena dokumen tidak lengkap. Temuan ini menunjukkan bagian yang perlu diperkuat persyaratan dokumentasinya di BlackLine.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat persetujuan jurnal sangat penting untuk memperlancar penutupan keuangan dan berdampak langsung pada siklus Record to Report. Tujuannya adalah memangkas waktu tunggu jurnal dalam antrean persetujuan agar pelaporan keuangan lebih cepat dan hambatan operasional di BlackLine berkurang. Keberhasilan dapat diukur dari penurunan rata-rata durasi persetujuan semua jurnal. ProcessMind menunjukkan hambatan dalam alur kerja persetujuan, mengidentifikasi pengguna atau kelompok yang menyebabkan keterlambatan, dan menandai penyimpangan dari jalur persetujuan standar. Analisis berdasarkan ID Jurnal menunjukkan titik macet dalam proses. Tim dapat melakukan perbaikan terarah, seperti mengotomatiskan alur kerja atau menyeimbangkan kembali sumber daya, untuk mempercepat siklus persetujuan sebesar 20-30%.

Tingkat penolakan jurnal yang tinggi menandakan proses yang tidak efisien dan pekerjaan ulang, sehingga menyita waktu dan sumber daya dalam proses Record to Report. Tujuan ini adalah mengurangi jumlah jurnal yang dikembalikan untuk diperbaiki. Hasilnya, pemrosesan lebih lancar, kesalahan berkurang, dan kualitas data di BlackLine meningkat. Penutupan keuangan pun lebih lancar dengan lebih sedikit penyesuaian setelah penutupan. ProcessMind mengidentifikasi akar penyebab penolakan, seperti kesalahan yang sering terjadi, pola dokumen yang kurang, atau pemberi persetujuan tertentu yang lebih sering menolak. Analisis ID Jurnal dan aktivitas terkait menunjukkan alasan jurnal ditolak. Pemilik proses dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran, memperjelas panduan pengajuan, atau memperkuat peninjauan awal untuk mengurangi penolakan sebesar 15-25%.

Jalur pemrosesan yang berbeda untuk jurnal sejenis dapat menimbulkan ketidakkonsistenan, risiko kepatuhan, dan waktu siklus yang sulit diprediksi dalam proses Record to Report. Standardisasi memastikan jurnal dengan jenis yang sama mengikuti alur kerja optimal yang telah ditetapkan. Dengan begitu, variasi berkurang dan operasional di BlackLine lebih mudah diprediksi. Kendali dan kesiapan audit pun meningkat. ProcessMind memetakan semua jalur jurnal aktual secara visual dan membandingkannya dengan model proses yang diharapkan. Dengan melihat proses berdasarkan ID Jurnal, tim dapat mengetahui lokasi penyimpangan dan mengukur dampaknya terhadap waktu serta sumber daya. Informasi ini membantu menerapkan praktik terbaik, menemukan peluang untuk mengotomatiskan alur kerja, dan memastikan 80-90% jurnal mengikuti prosedur operasi standar.

Setelah disetujui, jurnal perlu segera diposting untuk menjaga akurasi keuangan dan ketepatan waktu siklus Record to Report. Jeda antara persetujuan dan posting dapat mengganggu keakuratan laporan keuangan dan memperpanjang proses penutupan di BlackLine. Tujuannya adalah memangkas waktu tunggu agar data keuangan segera tercatat dalam buku besar. ProcessMind mengukur secara tepat jeda antara aktivitas "Jurnal Disetujui" dan "Jurnal Diposting" untuk setiap ID Jurnal. ProcessMind dapat mengungkap penyebab keterlambatan, baik antrean sistem, hambatan manual, maupun ketersediaan sumber daya. Dengan mengetahui titik penundaan, organisasi dapat memperlancar serah terima dan mengurangi waktu tunggu setelah persetujuan sebesar 30-40%.

Penyesuaian manual yang sering dilakukan setelah jurnal diposting menandakan adanya kesalahan di tahap sebelumnya atau kekurangan dalam proses. Hal ini menambah pekerjaan ulang yang tidak perlu dan mengganggu akurasi siklus Record to Report. Tujuannya adalah memastikan jurnal benar sejak awal, sebelum diposting, sehingga tidak perlu dikoreksi kemudian di BlackLine. ProcessMind melacak seluruh siklus setiap ID Jurnal dan mengidentifikasi aktivitas "Pembalikan Jurnal Diproses" atau aktivitas serupa setelah posting. Dengan menghubungkan penyesuaian tersebut ke aktivitas dan atribut sebelumnya, ProcessMind menemukan titik kegagalan atau kesalahan entri data yang umum. Tim dapat mengambil langkah terarah untuk mengurangi penyesuaian manual hingga 50% atau lebih.

Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan peraturan eksternal dalam setiap aktivitas jurnal sangat penting untuk menjaga integritas keuangan dan kesiapan audit dalam proses Record to Report. Tujuannya adalah menemukan dan mengurangi penyimpangan proses yang dapat menyebabkan ketidakpatuhan, sekaligus memperkuat kendali dan mengurangi risiko di BlackLine. Dengan menggunakan ID Jurnal, ProcessMind memberikan gambaran jelas tentang jalur jurnal aktual dibandingkan dengan aturan kepatuhan dan kendali internal yang ditetapkan. ProcessMind secara otomatis menandai aktivitas yang dilewatkan, dilakukan tidak sesuai urutan, atau tidak dilengkapi dokumen wajib. Tim dapat menemukan celah kepatuhan lebih awal dan menegakkan proses, dengan sasaran kepatuhan 95%+ terhadap pedoman peraturan dan internal.

Pembagian beban kerja yang tidak merata dapat menimbulkan hambatan, kelelahan, dan keterlambatan pemrosesan jurnal. Hal ini mengurangi efisiensi proses Record to Report secara keseluruhan. Tujuannya adalah menyeimbangkan beban pemrosesan agar sumber daya digunakan secara efektif, alur kerja tetap stabil, dan tekanan pada periode sibuk berkurang di operasional BlackLine. ProcessMind menganalisis atribut "Dibuat Oleh Pengguna" dan "Disetujui Oleh Pengguna" untuk setiap ID Jurnal, serta durasi aktivitas, guna menampilkan pola beban kerja individu dan tim. ProcessMind menemukan pengguna yang terus-menerus kelebihan atau kekurangan beban, sehingga tim dapat membagi ulang tugas atau memberikan pelatihan yang sesuai. Pembagian yang lebih merata dapat meningkatkan produktivitas tim sebesar 10-15%.

Rekonsiliasi jurnal yang lambat memperpanjang siklus penutupan keuangan, menunda informasi penting, dan mengganggu ketepatan waktu proses Record to Report. Tujuannya adalah memperlancar rekonsiliasi agar jurnal dapat dicocokkan dan divalidasi dengan efisien, sehingga penutupan keuangan di BlackLine lebih cepat. ProcessMind melacak aktivitas "Jurnal Direkonsiliasi" untuk setiap ID Jurnal dan mengukur waktu dari posting hingga rekonsiliasi. ProcessMind dapat menemukan pola penyebab keterlambatan, seperti jenis jurnal, akun, atau periode tertentu yang membutuhkan waktu lebih lama. Dengan menunjukkan sumber ketidakefisienan, ProcessMind membantu mengoptimalkan alur kerja rekonsiliasi dan berpotensi memangkas siklus penutupan hingga beberapa hari.

Durasi pemrosesan jurnal yang sulit diprediksi menyulitkan perencanaan jadwal penutupan keuangan dan pengelolaan sumber daya dalam proses Record to Report. Tujuannya adalah mengurangi variasi waktu pemrosesan dari awal hingga akhir agar perencanaan lebih andal dan kinerja operasional BlackLine lebih konsisten. Jadwal pelaporan keuangan pun lebih pasti. ProcessMind menganalisis seluruh perjalanan setiap ID Jurnal, dari pembuatan hingga posting atau rekonsiliasi, untuk menghitung rata-rata dan variasi waktu siklus. ProcessMind mengidentifikasi aktivitas atau jalur yang menimbulkan variasi, seperti penolakan berulang atau waktu tunggu yang lama. Temuan ini membantu mengurangi variasi waktu siklus sebesar 20% atau lebih dan menghasilkan proses yang lebih mudah diprediksi.

Proses jurnal yang tidak transparan menyulitkan tim mengetahui status terkini jurnal. Akibatnya, pertanyaan terlambat ditanggapi dan pemangku kepentingan tidak memiliki visibilitas yang memadai dalam siklus Record to Report. Tujuannya adalah memberikan informasi yang jelas dan terkini tentang setiap tahap siklus jurnal, sekaligus meningkatkan komunikasi dan akuntabilitas di BlackLine. ProcessMind menampilkan peta visual lengkap proses jurnal aktual untuk setiap ID Jurnal. Pengguna dapat melihat status terkini, pihak yang bertanggung jawab, dan waktu yang telah berlalu untuk setiap jurnal. Informasi ini mengurangi ketidakpastian dan kebutuhan untuk memperbarui status secara manual. Transparansi yang lebih baik mendukung pengambilan keputusan dan mengurangi waktu untuk menanyakan status sebesar 15-20%.

Dokumen pendukung yang kurang atau tidak lengkap sering menyebabkan keterlambatan dan penolakan dalam proses persetujuan jurnal. Hal ini langsung mengganggu efisiensi siklus Record to Report. Tujuannya adalah memastikan semua dokumen wajib dilampirkan dan divalidasi sejak awal agar persetujuan lebih lancar dan pekerjaan ulang di BlackLine berkurang. ProcessMind dapat menemukan jurnal yang tertahan pada aktivitas "Jurnal Diajukan untuk Ditinjau" atau "Jurnal Ditinjau" karena tidak ada aktivitas "Dokumen Pendukung Dilampirkan". Dengan menghubungkan temuan ini ke pola penolakan, ProcessMind menunjukkan kapan dan mengapa dokumen sering tidak tersedia. Informasi ini membantu menerapkan pemeriksaan yang lebih ketat sebelum pengajuan atau pengingat otomatis, sehingga kelengkapan dokumen meningkat 25%.

6 langkah perbaikan untuk Record to Report, jurnal

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Unduh templat Excel yang telah disiapkan untuk data jurnal BlackLine. Templat ini menyediakan struktur yang tepat untuk analisis proses.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal membuat analisis lebih akurat dan efisien. Cara ini mencegah pekerjaan ulang dan memastikan semua informasi penting tentang proses tercatat.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap pakai yang diformat khusus untuk data jurnal BlackLine Anda.

WAWASAN ANDA

Temukan wawasan penting tentang jurnal BlackLine

ProcessMind menampilkan alur sebenarnya dari jurnal BlackLine melalui visualisasi yang jelas dan wawasan penting. Pahami bagian yang bermasalah dalam proses R2R dan temukan peluang untuk segera memperbaikinya.

Lihat alur proses jurnal yang sebenarnya
Temukan hambatan dan keterlambatan di BlackLine
Temukan risiko kepatuhan dalam operasional R2R
Percepat siklus penutupan keuangan

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL UMUM

Peningkatan nyata dalam pengelolaan jurnal

Analisis proses jurnal Anda menggunakan data BlackLine menunjukkan peluang yang jelas untuk melakukan pengoptimalan. Hasil ini menggambarkan manfaat nyata dari peningkatan operasional Record to Report berdasarkan wawasan dari data.

0 %

Persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Process mining menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan, sehingga persetujuan lebih cepat dan keterlambatan penutupan keuangan berkurang.

0 %

Tingkat penolakan lebih rendah

Penurunan jumlah jurnal yang ditolak

Dengan menemukan akar penyebab penolakan, organisasi dapat meningkatkan kualitas data dan akurasi pengajuan. Pekerjaan ulang dan upaya manual pun berkurang secara signifikan.

0 %

Kepatuhan meningkat

Peningkatan kesesuaian proses

Process mining membantu menegakkan prosedur operasi standar agar jurnal mengikuti jalur yang benar. Hal ini meningkatkan kesiapan audit dan kepatuhan terhadap peraturan.

0 %

Lebih sedikit penyesuaian

Pengurangan koreksi setelah posting

Memahami penyebab penyesuaian setelah posting memungkinkan tim melakukan koreksi lebih awal, meningkatkan akurasi, dan mengurangi pembalikan yang memakan biaya serta waktu.

0 %

Waktu siklus lebih singkat

Rata-rata pengurangan waktu dari pembuatan hingga posting

Menemukan dan mengatasi hambatan di seluruh proses jurnal dapat memangkas waktu secara signifikan dari pengajuan hingga posting akhir, sekaligus meningkatkan efisiensi.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses, konfigurasi sistem yang ada, dan kualitas data. Peningkatan yang ditampilkan di sini mencerminkan hasil umum yang terlihat dalam berbagai penerapan pada klien.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk satu jurnal, yang berfungsi sebagai ID kasus utama untuk melacak siklusnya.

Mengapa ini penting

ID ini menjadi pengenal utama kasus, sehingga Anda dapat melacak seluruh siklus satu jurnal dan menganalisis kinerjanya.

Nama peristiwa bisnis tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam proses jurnal.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses. Informasi ini penting untuk memvisualisasikan peta proses, menganalisis alur, dan menemukan penyimpangan atau hambatan.

Waktu yang tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini menjadi dasar semua metrik kinerja, termasuk waktu siklus dan analisis hambatan, serta membantu merekonstruksi urutan proses.

Nama atau ID pengguna yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis beban kerja dan membandingkan kinerja anggota tim, serta menemukan hambatan terkait sumber daya atau kebutuhan pelatihan.

Klasifikasi jurnal, misalnya standar, berulang, atau pembalik.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis tersegmentasi untuk mengetahui apakah jenis jurnal yang berbeda mengikuti alur atau memiliki karakteristik kinerja yang berbeda.

Pengenal unik untuk badan hukum atau perusahaan tempat jurnal dibuat.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu membandingkan kinerja dan mendukung upaya penyeragaman proses di berbagai badan hukum atau unit bisnis.

Nilai total jurnal, biasanya jumlah debit.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks keuangan untuk analisis berdasarkan materialitas, misalnya memprioritaskan jurnal bernilai tinggi atau menemukan penyimpangan proses berdasarkan nilai.

Status jurnal saat ini dalam siklusnya, seperti 'In Progress', 'Approved', atau 'Posted'.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi gambaran status jurnal saat ini, yang berguna untuk menganalisis pekerjaan tertunda dan memahami pekerjaan yang sedang berlangsung.

Alasan yang diberikan pemeriksa saat menolak jurnal.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menganalisis akar penyebab pengerjaan ulang, mengetahui alasan jurnal ditolak, dan menentukan perbaikan yang tepat.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai dimulainya suatu kasus jurnal. Aktivitas tercatat saat pengguna membuat catatan jurnal baru di BlackLine. Sistem kemudian membuat ID Jurnal unik dan mencatat waktu serta pengguna yang membuatnya.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Dengan menganalisis waktu dari aktivitas ini ke aktivitas lain, Anda dapat mengetahui total waktu siklus proses dan menemukan keterlambatan sejak tahap awal alur kerja.

Aktivitas ini terjadi saat penyusun secara resmi mengajukan jurnal untuk ditinjau dan disetujui. Biasanya, aktivitas ini tercatat sebagai perubahan status, misalnya dari 'Dalam Persiapan' menjadi 'Diajukan', beserta waktunya.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya tahap persiapan dan dimulainya siklus persetujuan. Ini adalah tonggak penting untuk mengukur durasi tahap persiapan dan persetujuan.

Aktivitas ini menandai penolakan jurnal oleh peninjau atau pemberi persetujuan. Aktivitas tercatat saat pengguna memilih tindakan 'Tolak', yang mengubah status jurnal menjadi 'Ditolak' dan mencatatnya dalam log audit.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk menemukan pekerjaan ulang, masalah kualitas, dan kebutuhan pelatihan. Menganalisis frekuensi dan alasan penolakan serta proses perbaikan setelahnya sangat penting untuk memperbaiki proses dan mempersingkat waktu siklus.

Aktivitas ini menandakan jurnal telah melewati semua tahap pemeriksaan dan persetujuan yang diwajibkan. Peristiwa ini tercatat saat pengguna yang berwenang memberikan persetujuan akhir, sehingga status berubah menjadi 'Approved'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai berakhirnya proses persetujuan. Waktu dari 'Journal Entry Submitted' hingga peristiwa ini disebut 'Approval Cycle Time', KPI penting untuk mengukur efisiensi alur kerja.

Menandai saat jurnal yang telah disetujui resmi dicatat dalam buku besar. Biasanya, pengguna melakukan tindakan ini secara langsung di BlackLine, lalu status jurnal berubah menjadi 'Posted'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang sering dianggap sebagai akhir operasional proses. Jeda antara 'Journal Entry Approved' dan aktivitas ini menjadi indikator utama efisiensi setelah persetujuan.

Menandai selesainya siklus jurnal setelah jurnal tersebut masuk dalam rekonsiliasi akun yang telah difinalisasi dan disertifikasi. Di BlackLine, ini berarti rekonsiliasi yang memuat jurnal tersebut telah disertifikasi.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik akhir proses dari awal hingga akhir. Waktu dari 'Journal Entry Posted' hingga 'Reconciled' mengukur efisiensi rekonsiliasi akun dalam proses penutupan keuangan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Wawasan apa yang bisa diberikan process mining untuk proses jurnal BlackLine kami?

Process mining memvisualisasikan alur aktual jurnal di BlackLine, dari pembuatan hingga posting. Process mining menunjukkan hambatan seperti persetujuan yang lambat atau penolakan yang sering terjadi, mengidentifikasi jalur yang tidak standar, dan menemukan akar penyebab keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui peluang untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan.

Bagaimana process mining membantu mempercepat persetujuan jurnal?

Dengan menganalisis jalur dan durasi persetujuan, process mining menunjukkan tahap dan orang yang menyebabkan keterlambatan. Analisis ini dapat mengungkap beban kerja yang tidak merata atau tahap persetujuan tertentu yang selalu lambat. Data tersebut membantu Anda mengambil langkah terarah untuk memperlancar proses persetujuan dan mempersingkat waktu siklus.

Data apa yang diperlukan dari BlackLine untuk melakukan process mining pada jurnal?

Anda terutama memerlukan log peristiwa yang mencatat setiap langkah jurnal, termasuk ID Jurnal, nama aktivitas, waktu aktivitas, serta sumber daya atau pengguna yang melakukannya. Atribut tambahan seperti jenis jurnal, jumlah, atau status dapat memperkaya analisis. Data ini biasanya diambil dari jejak audit atau log transaksi BlackLine.

Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk memulai dan melihat hasil awal?

Penyiapan awal dan ekstraksi data dapat memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Setelah data siap, wawasan awal seperti peta proses dan identifikasi hambatan biasanya dapat diperoleh dalam beberapa hari. Analisis lebih mendalam dan penyelidikan akar penyebab dilakukan setelah tahap awal ini.

Bisakah process mining membantu menyeragamkan jalur pemrosesan jurnal?

Tentu. Process mining memvisualisasikan semua variasi proses jurnal dan menunjukkan penyimpangan dari jalur yang diharapkan. Anda dapat melihat di mana dan mengapa jalur yang tidak standar terjadi, lalu menangani ketidakkonsistenan tersebut. Cara ini membantu menerapkan praktik terbaik serta meningkatkan kepatuhan dan kepastian proses.

Perbaikan apa yang bisa kami harapkan pada proses jurnal setelah menggunakan process mining?

Anda dapat mengharapkan peningkatan yang terukur, seperti waktu persetujuan jurnal yang lebih singkat, tingkat penolakan yang lebih rendah, dan lebih sedikit penyesuaian setelah posting. Kepatuhan yang lebih baik dan pembagian beban kerja yang lebih merata juga sering menjadi hasilnya. Pada akhirnya, process mining membantu membuat siklus Record to Report lebih efisien, transparan, dan mudah diprediksi.

Apakah penerapan process mining sulit atau memerlukan keahlian IT khusus?

Penyiapan data awal mungkin memerlukan keahlian teknis, tetapi perangkat process mining modern semakin mudah digunakan. Banyak platform menyediakan konektor untuk sistem umum seperti BlackLine sehingga ekstraksi data lebih mudah. Setelah itu, pengguna bisnis biasanya dapat menjelajahi dan menganalisis proses dengan pelatihan teknis yang minim.

Bisakah process mining membantu mengurangi penyesuaian manual yang sering dilakukan setelah jurnal diposting?

Ya. Process mining dapat mengidentifikasi jenis jurnal atau langkah proses tertentu yang sering menyebabkan penyesuaian setelah posting. Dengan menganalisis aktivitas sebelumnya dan akar penyebabnya, Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah sejak awal sehingga kebutuhan akan koreksi manual di kemudian hari berkurang secara signifikan.

Tingkatkan efisiensi proses Record to Report - Jurnal hari ini

Pangkas waktu siklus jurnal hingga 30% dan tutup buku lebih cepat dengan akurat.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit • Siap digunakan dalam hitungan menit