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Melhore seu processo de Record to Report - Journal Entry

Otimize o Journal Entry do BlackLine: seu guia em 6 etapas
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Otimize os lançamentos contábeis no BlackLine para aumentar a eficiência e a conformidade de R2R

Etapas atrasadas do processo podem afetar seu fechamento financeiro. Nossa solução ajuda você a identificar ineficiências, entender lacunas de conformidade e simplificar suas operações. Descubra como transformar seus processos e gerar relatórios mais rápidos e precisos.

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Por que otimizar o Record to Report - Lançamento contábil com o BlackLine?

O processo de Record to Report, R2R, Lançamento contábil é fundamental para gerar relatórios financeiros precisos. Embora o BlackLine ofereça recursos robustos para automatizar o fechamento, as ineficiências nos Workflows de lançamentos contábeis ainda podem atrasar significativamente o fechamento financeiro, criar riscos de Conformidade e aumentar os custos operacionais. Cada lançamento contábil atrasado ou processado incorretamente pode gerar efeitos em cadeia no ciclo de R2R, afetando desde as reconciliações do balanço patrimonial até os relatórios gerenciais. Entender a performance real desse processo crítico no ambiente BlackLine não significa apenas fechar mais rápido, mas também garantir a integridade dos dados e manter a Conformidade regulatória.

Como o Process Mining potencializa a análise de lançamentos contábeis no BlackLine

O Process Mining oferece uma abordagem diferenciada para analisar suas operações de Record to Report - Lançamento contábil no BlackLine. Em vez de depender de observações manuais ou fluxogramas estáticos, o Process Mining extrai dados de eventos diretamente do BlackLine e dos sistemas de origem integrados. Assim, você visualiza a jornada real, de ponta a ponta, de cada lançamento contábil, desde a criação inicial até o lançamento final e a reconciliação. Você obtém um mapa objetivo e orientado por dados do processo, revelando exatamente onde os lançamentos passam mais tempo, identificando loops de retrabalho ocultos causados por rejeições ou correções e quantificando o tempo de ciclo real de cada etapa, como revisão e aprovação. Essa análise aprofundada da realidade operacional do seu processo de lançamentos contábeis no BlackLine permite deixar as suposições de lado e basear os esforços de otimização em dados concretos de performance.

Principais áreas de melhoria reveladas pelo Process Mining

Com o Process Mining, você pode direcionar e resolver problemas específicos no processo de lançamentos contábeis do BlackLine. Será possível identificar gargalos exatos, sejam eles tipos específicos de lançamentos que sofrem atrasos recorrentes, aprovadores sobrecarregados ou departamentos com dificuldades para fornecer a documentação de suporte. A tecnologia destaca claramente o retrabalho e os desvios do processo ideal, mostrando com que frequência os lançamentos são rejeitados, corrigidos e reenviados, além de revelar as causas-raiz dessas ineficiências. O Process Mining também ajuda a descobrir lacunas de Conformidade, identificando casos em que os lançamentos ignoram etapas críticas de controle ou se desviam dos procedimentos operacionais padrão. Esse insight detalhado ainda revela oportunidades para ampliar o uso dos recursos de automação do BlackLine, simplificar etapas manuais e, por fim, acelerar o tempo de ciclo do Record to Report.

Resultados esperados ao otimizar seu processo de lançamentos contábeis de R2R

Otimizar seu processo de Record to Report - Lançamento contábil com Process Mining no BlackLine gera benefícios concretos e mensuráveis. Você pode esperar um fechamento financeiro significativamente mais rápido, graças à redução do tempo de processamento dos lançamentos de ponta a ponta. A precisão melhora à medida que erros e retrabalho diminuem, resultando em demonstrações financeiras mais confiáveis. O fortalecimento da Conformidade é uma consequência direta, pois você garante a adesão rigorosa às políticas internas e às regulamentações externas. Os custos operacionais diminuem com menos esforço manual, menos atrasos e uma alocação mais eficiente dos recursos. No fim, você capacita suas equipes financeiras com insights orientados por dados para a melhoria contínua dos processos, promovendo uma cultura de eficiência e criando uma base sólida para decisões estratégicas.

Como começar a otimizar o processo de lançamentos contábeis

Iniciar sua jornada de otimização do processo de Record to Report - Lançamento contábil com o BlackLine não exige amplo conhecimento de Process Mining. Com uma abordagem estruturada, você pode obter rapidamente insights valiosos sobre suas operações atuais. Comece pelos dados de lançamentos contábeis do BlackLine, extraia os Event Logs e aplique técnicas de Process Mining para visualizar e analisar o processo real. Os insights obtidos vão oferecer um roteiro claro para melhorar os processos de Record to Report e reduzir o tempo de ciclo de Record to Report, transformando seu fechamento financeiro. Dê hoje o primeiro passo rumo a um ciclo de R2R mais eficiente, em conformidade e preciso.

Record to Report - Lançamento contábil Processamento de lançamentos contábeis Fechamento financeiro Operações contábeis Gestão de conformidade Razão geral Equipe financeira Precisão dos relatórios R2R Contabilidade

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Muitos lançamentos contábeis ficam por longos períodos nas filas de aprovação, afetando diretamente a velocidade e a precisão do ciclo de Record to Report. Esses atrasos podem adiar os prazos do fechamento financeiro, levando a relatórios atrasados e à perda de oportunidades para decisões no momento certo. O efeito acumulado dessas esperas pode prejudicar seriamente as operações financeiras e aumentar o risco de auditoria.
O ProcessMind revela exatamente onde os lançamentos contábeis ficam parados, identificando aprovadores ou etapas de aprovação específicos que causam atrasos. Ao analisar as atividades "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved", junto com "Approved By User", o ProcessMind visualiza os gargalos e quantifica seu impacto, permitindo melhorias direcionadas no BlackLine.

Uma alta taxa de lançamentos contábeis rejeitados indica problemas subjacentes no processo de criação ou revisão, gerando retrabalho significativo para as equipes financeiras. Cada rejeição exige tempo adicional para corrigir, reenviar e aprovar novamente o lançamento, prolongando o ciclo de Record to Report e consumindo recursos valiosos. Essa ineficiência pode afetar o moral da equipe e desviar o foco de análises críticas.
O ProcessMind mapeia todos os caminhos que envolvem as atividades "Journal Entry Rejected" e "Journal Entry Corrected and Resubmitted", quantificando o volume e a frequência das rejeições. Ele identifica causas-raiz comuns, como usuários específicos, tipos de lançamentos contábeis ou atributos ausentes, permitindo que as organizações implementem treinamentos direcionados ou mudanças no processo do BlackLine para reduzir erros.

O tempo necessário para que os lançamentos contábeis percorram o processo de Record to Report varia muito, dificultando a previsão das atividades de fechamento e a gestão eficaz da carga de trabalho. Essa inconsistência gera incerteza, complica a alocação de recursos e pode levar a corridas de última hora ou atrasos, afetando a previsibilidade e a precisão dos relatórios financeiros.
O ProcessMind analisa todo o ciclo de vida de cada "Journal Entry ID", da criação ao lançamento, destacando variações significativas nos tempos de ciclo de diferentes "Journal Entry Type" ou "Company Code". Ao comparar caminhos e durações, ele identifica as atividades ou os gateways que introduzem variabilidade, oferecendo insights orientados por dados para padronizar e otimizar o Workflow do BlackLine.

Lançamentos contábeis do mesmo tipo ou do mesmo departamento seguem caminhos diferentes, muitas vezes não oficiais, pelo processo de aprovação e lançamento. Essa falta de padronização gera ineficiências, aumenta o potencial de erros e dificulta a aplicação da Conformidade ou a expansão das operações na função de Record to Report. Ela também prejudica a transferência de conhecimento e o treinamento.
O ProcessMind revela visualmente todas as variantes reais do processo de lançamentos contábeis e as compara com os caminhos ideais ou esperados. Ao analisar as sequências de "Typical Activities", ele identifica desvios e quantifica sua frequência e impacto, permitindo que as equipes consolidem, simplifiquem e apliquem Workflows padronizados no BlackLine para aumentar a eficiência e o controle.

Mesmo depois de totalmente aprovados, os lançamentos contábeis costumam sofrer atrasos significativos antes de serem registrados oficialmente no razão. Essa demora cria uma desconexão entre o status de aprovação e os registros financeiros reais, afetando a visibilidade em tempo real, a precisão financeira e a conclusão pontual do ciclo de Record to Report. Ela também pode gerar dificuldades nas reconciliações.
O ProcessMind acompanha o tempo entre as atividades "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted", identificando onde ocorrem os maiores atrasos e quais atributos, como "Ledger" ou "Source System", estão associados a essas esperas. Essa análise ajuda a otimizar a transição da aprovação para o registro, garantindo operações mais fluidas no BlackLine.

As equipes financeiras gastam um tempo considerável fazendo correções ou estornos manuais em lançamentos contábeis depois que eles são registrados, muitas vezes devido a erros iniciais ou mudanças. Esse trabalho reativo é caro, sujeito a erros e desvia recursos de atividades mais estratégicas, aumentando as despesas operacionais e atrasando a finalização das demonstrações financeiras no processo de Record to Report.
O ProcessMind identifica a frequência e a natureza das atividades "Journal Entry Reversal Processed" e de outros ajustes posteriores ao registro. Ao relacioná-las com atividades anteriores e atributos como "Created By User" ou "Journal Entry Type", ele revela as causas-raiz desses erros, permitindo medidas proativas para melhorar a precisão desde as etapas iniciais no BlackLine.

Algumas pessoas ou equipes ficam constantemente sobrecarregadas com tarefas de revisão e aprovação de lançamentos contábeis, enquanto outras têm capacidade disponível. Esse desequilíbrio causa esgotamento, velocidades de processamento inconsistentes e gargalos em etapas críticas do ciclo de Record to Report. Ele impede o uso ideal do capital humano e afeta a eficiência geral da equipe no BlackLine.
O ProcessMind analisa a distribuição das atividades "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved" entre "Created By User" e "Approved By User". Ele quantifica a distribuição da carga de trabalho e identifica recursos sobrecarregados ou subutilizados, permitindo que os gestores redistribuam tarefas e aumentem o throughput do processamento de lançamentos contábeis.

Desvios não identificados dos procedimentos operacionais padrão ou das diretrizes regulatórias estabelecidas no processamento de lançamentos contábeis expõem a organização a riscos significativos de conformidade. Esses atalhos ou variações não aprovados podem resultar em apontamentos de auditoria, penalidades financeiras e danos à reputação, especialmente no ambiente altamente regulado de Record to Report.
O ProcessMind compara automaticamente os fluxos reais do processo de lançamentos contábeis com modelos predefinidos em conformidade ou caminhos esperados. A plataforma destaca todos os casos de desvio, como pular etapas obrigatórias de revisão ou executar ações não autorizadas de "Journal Entry Posted", fornecendo uma trilha de auditoria clara e permitindo reforçar a conformidade no BlackLine.

Os lançamentos contábeis não são reconciliados em tempo hábil após o registro, criando um acúmulo que complica o processo de fechamento financeiro e aumenta o risco de divergências. A reconciliação atrasada faz com que possíveis erros permaneçam sem detecção por mais tempo, exigindo mais esforço para investigação e resolução e prolongando o ciclo geral de Record to Report no BlackLine.
O ProcessMind acompanha o tempo decorrido entre as atividades "Journal Entry Posted" e "Journal Entry Reconciled". A plataforma identifica lançamentos, contas ou períodos específicos que apresentam atrasos recorrentes na reconciliação, ajudando as equipes financeiras a priorizar ações e tratar as causas-raiz para acelerar o fechamento.

As partes interessadas muitas vezes não têm visibilidade em tempo real do status e do andamento dos lançamentos contábeis no processo de Record to Report. Essa falta de transparência gera consultas frequentes, dificulta a atuação proativa sobre possíveis atrasos e reduz o controle sobre uma operação financeira crítica. Também torna difícil responder a perguntas simples, como "onde está este lançamento?".
O ProcessMind fornece um mapa visual completo do ciclo de vida de cada "Journal Entry ID", mostrando todas as "Typical Activities" e sua sequência. A plataforma permite acompanhar os lançamentos em tempo real, entender a etapa atual e identificar exatamente onde eles estão no Workflow do BlackLine, transformando incerteza em insight operacional claro.

Os lançamentos contábeis são frequentemente enviados sem documentação de suporte adequada ou completa, causando atrasos enquanto os revisores solicitam as informações faltantes. Isso gera trocas de mensagens, prolonga o ciclo de aprovação e aumenta o risco de conformidade ao enfraquecer a trilha de auditoria, afetando diretamente a eficiência e a integridade do processo de Record to Report.
O ProcessMind identifica casos em que "Journal Entry Submitted for Review" ocorre sem uma atividade correspondente de "Supporting Documentation Attached" dentro de determinado período ou em que um evento de "Journal Entry Rejected" ocorre com frequência devido à ausência de documentos. Isso mostra onde é necessário reforçar os requisitos de documentação no BlackLine.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Acelerar as aprovações de lançamentos contábeis é essencial para um fechamento financeiro eficiente, impactando diretamente o ciclo de Record to Report. Esse objetivo busca reduzir significativamente o tempo que os lançamentos permanecem nas filas de aprovação, resultando em relatórios financeiros mais rápidos e menos gargalos operacionais no BlackLine. Isso significa obter uma redução mensurável na duração média das aprovações de todos os lançamentos contábeis.O ProcessMind identifica gargalos específicos no Workflow de aprovação, aponta usuários ou grupos que causam atrasos e destaca desvios dos caminhos padrão de aprovação. Ao analisar a perspectiva de Journal Entry ID, a plataforma mostra onde o processo para, permitindo melhorias direcionadas, como automação do Workflow ou redistribuição de recursos, para alcançar um ciclo de aprovação 20% a 30% mais rápido.

Uma taxa elevada de rejeição de lançamentos contábeis indica ineficiências e retrabalho, consumindo tempo e recursos valiosos no processo de Record to Report. Alcançar esse objetivo significa minimizar o número de lançamentos devolvidos para correção, melhorando diretamente o throughput, reduzindo erros e aumentando a qualidade dos dados no BlackLine. Isso resulta em um fechamento financeiro mais fluido e em menos ajustes pós-fechamento.O ProcessMind identifica as causas-raiz das rejeições, como erros recorrentes, padrões de documentação ausente ou aprovadores específicos com maior tendência a rejeitar lançamentos. Ao analisar o Journal Entry ID e as atividades associadas, a plataforma fornece insights sobre os motivos das rejeições, permitindo que os responsáveis pelo processo implementem treinamentos direcionados, aprimorem as orientações de envio ou reforcem as etapas de revisão inicial para reduzir as rejeições em 15% a 25%.

Caminhos de processamento não padronizados para lançamentos contábeis semelhantes podem gerar inconsistências, riscos de conformidade e tempos de ciclo imprevisíveis no processo de Record to Report. Alcançar a padronização significa garantir que lançamentos do mesmo tipo sigam Workflows predefinidos e otimizados, reduzindo variações e aumentando a previsibilidade operacional no BlackLine. Isso promove mais controle e auditabilidade.O ProcessMind mapeia visualmente todos os caminhos reais dos lançamentos contábeis e os compara com modelos ideais de processo. Usando a perspectiva de Journal Entry ID, a plataforma destaca onde ocorrem os desvios e quantifica seu impacto em tempo e recursos. Essa visibilidade permite reforçar as melhores práticas, identificar oportunidades de automação do Workflow e garantir que 80% a 90% dos lançamentos sigam os procedimentos operacionais padrão.

Depois de aprovados, os lançamentos contábeis devem ser registrados rapidamente para garantir a precisão financeira e um ciclo de Record to Report pontual. Atrasos entre a aprovação e o registro podem distorcer as demonstrações financeiras e prolongar o fechamento no BlackLine. Esse objetivo concentra-se em reduzir significativamente o tempo de espera, garantindo que os dados financeiros sejam refletidos no razão contábil o mais rápido possível.O ProcessMind mede com precisão o intervalo entre as atividades "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" para cada Journal Entry ID. A plataforma pode revelar as causas desses atrasos, sejam elas filas do sistema, gargalos manuais ou disponibilidade de recursos. Ao identificar esses pontos de retenção, o ProcessMind permite otimizar as transferências e reduzir o tempo de espera após a aprovação em 30% a 40%.

Ajustes manuais frequentes após o registro de um lançamento contábil indicam erros a montante ou deficiências no processo, gerando retrabalho desnecessário e afetando a precisão do ciclo de Record to Report. Esse objetivo busca alcançar um processamento "certo na primeira vez", garantindo que os lançamentos estejam corretos e completos antes do registro e eliminando a necessidade de correções posteriores no BlackLine.O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida de um Journal Entry ID, identificando casos em que "Journal Entry Reversal Processed" ou atividades semelhantes ocorrem após o registro. Ao correlacionar esses ajustes com as atividades anteriores e seus atributos, o ProcessMind revela os pontos específicos de falha ou os erros comuns de entrada de dados, permitindo intervenções direcionadas para reduzir os ajustes manuais em 50% ou mais.

Garantir que todas as atividades de lançamentos contábeis estejam em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas é essencial para a integridade financeira e a preparação para auditorias no processo de Record to Report. Esse objetivo concentra-se em identificar e reduzir desvios do processo que possam levar à não conformidade, fortalecendo os controles e reduzindo a exposição a riscos no BlackLine.O ProcessMind oferece uma visão de raio X dos caminhos reais dos lançamentos contábeis em comparação com regras de conformidade e controles internos definidos, usando o Journal Entry ID. A plataforma sinaliza automaticamente casos em que atividades são puladas, executadas fora de sequência ou não têm a documentação exigida. Esse recurso permite identificar proativamente lacunas de conformidade e reforçar o processo, garantindo mais de 95% de adesão às diretrizes regulatórias e internas.

Uma distribuição desigual da carga de trabalho entre os membros da equipe pode gerar gargalos, esgotamento e atrasos no processamento de lançamentos contábeis, prejudicando a eficiência geral de Record to Report. Esse objetivo busca equilibrar a carga de processamento, garantindo o uso eficaz dos recursos para manter um throughput consistente e reduzir a pressão em períodos de pico nas operações do BlackLine.O ProcessMind analisa os atributos "Created By User" e "Approved By User" de cada Journal Entry ID, juntamente com a duração das atividades, para visualizar os padrões de carga de trabalho individuais e da equipe. A plataforma identifica usuários constantemente sobrecarregados ou subutilizados, revelando oportunidades para redistribuir tarefas ou oferecer treinamentos direcionados. Isso resulta em uma distribuição mais equilibrada e aumenta a produtividade da equipe em 10% a 15%.

Uma reconciliação lenta ou prolongada dos lançamentos contábeis estende o ciclo de fechamento financeiro, atrasando insights importantes e afetando a pontualidade do processo de Record to Report. Esse objetivo concentra-se em simplificar o processo de reconciliação, garantindo que os lançamentos sejam comparados e validados com eficiência e acelerando o fechamento financeiro geral no BlackLine.O ProcessMind acompanha a atividade "Journal Entry Reconciled" de cada Journal Entry ID, medindo a duração entre o registro e a reconciliação. A plataforma identifica padrões que contribuem para os atrasos, como tipos específicos de lançamento, contas ou períodos que levam mais tempo para serem reconciliados. Ao localizar essas ineficiências, o ProcessMind ajuda a otimizar os Workflows de reconciliação, podendo reduzir o ciclo de fechamento em vários dias.

Durações imprevisíveis no processamento de lançamentos contábeis dificultam a previsão dos prazos de fechamento financeiro e o gerenciamento eficaz de recursos no processo de Record to Report. Esse objetivo busca reduzir a variabilidade dos tempos de processamento de ponta a ponta, permitindo um planejamento mais confiável e uma performance consistente nas operações do BlackLine. Isso proporciona mais segurança aos cronogramas de relatórios financeiros.O ProcessMind analisa a jornada completa de cada Journal Entry ID, desde a criação até o registro ou a reconciliação, para calcular os tempos de ciclo médios e a variação. A plataforma identifica atividades ou caminhos específicos que introduzem variabilidade, como rejeições frequentes ou longos tempos de espera. Esse insight permite implementar melhorias que podem reduzir a variação do tempo de ciclo em 20% ou mais, gerando resultados mais previsíveis.

Um processo de lançamentos contábeis pouco transparente dificulta saber o status real de um lançamento em tempo real, causando atrasos nas respostas a consultas e falta de visibilidade para as partes interessadas no ciclo de Record to Report. Esse objetivo busca fornecer insights claros e em tempo real sobre cada etapa do ciclo de vida de um lançamento, melhorando a comunicação e a responsabilização no BlackLine.O ProcessMind fornece um mapa visual completo do processo real de lançamentos contábeis para cada Journal Entry ID. A plataforma permite acompanhar o status atual, o responsável e o tempo decorrido de qualquer lançamento, eliminando a incerteza e a necessidade de atualizações manuais de status. Essa transparência aprimorada apoia decisões melhores e reduz em 15% a 20% o tempo gasto com consultas de status.

A documentação de suporte ausente ou incompleta é uma causa comum de atrasos e rejeições no processo de aprovação de lançamentos contábeis, afetando diretamente a eficiência do ciclo de Record to Report. Esse objetivo concentra-se em garantir que toda a documentação exigida seja anexada e validada no início do processo, simplificando as aprovações e reduzindo o retrabalho no BlackLine.O ProcessMind identifica lançamentos contábeis que ficam parados nas atividades "Journal Entry Submitted for Review" ou "Journal Entry Reviewed" devido à ausência de "Supporting Documentation Attached". Ao correlacionar essas ocorrências com os padrões de rejeição, a plataforma revela quando e por que a documentação costuma estar ausente. Esse insight permite implementar verificações prévias mais rigorosas ou lembretes automáticos, aumentando em 25% a completude da documentação.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Record to Report - Lançamento contábil

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O que fazer

Baixe o Template do Excel pré-configurado para os dados de lançamentos contábeis do BlackLine. Esse Template oferece a estrutura exata necessária para a análise do processo.

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Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início garante uma análise precisa e eficiente. Isso evita retrabalho e garante que todas as informações críticas do processo sejam capturadas.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para uso, formatado especificamente para os dados de lançamentos contábeis do BlackLine.

SEUS INSIGHTS

Descubra insights importantes sobre os lançamentos contábeis do BlackLine

O ProcessMind revela a verdadeira jornada dos seus lançamentos contábeis no BlackLine, oferecendo visualizações claras e insights essenciais. Entenda onde seu processo de R2R falha e identifique oportunidades de melhoria rápida.
  • Visualize o fluxo real do seu processo de lançamento contábil
  • Identifique gargalos e atrasos no BlackLine
  • Descubra riscos de conformidade nas operações de R2R
  • Acelere seu ciclo de fechamento financeiro
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias concretas na gestão de lançamentos contábeis

Nossa análise do seu processo de Journal Entry, usando dados do BlackLine, revela oportunidades claras de otimização. Esses resultados destacam os benefícios práticos obtidos ao simplificar suas operações de Record to Report por meio de insights orientados por dados.

0 %
Aprovações mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

O process mining identifica gargalos no Workflow de aprovação, resultando em aprovações mais rápidas e menos atrasos no fechamento financeiro.
0 %
Menor taxa de rejeição

Redução nas rejeições de lançamentos contábeis

Ao identificar as causas-raiz das rejeições, as organizações podem melhorar a qualidade dos dados e a precisão dos envios, reduzindo significativamente o retrabalho e o esforço manual.
0 %
Maior conformidade

Aumento na conformidade do processo

O process mining ajuda a reforçar os procedimentos operacionais padrão, garantindo que os lançamentos contábeis sigam o caminho correto, o que fortalece a preparação para auditorias e a adesão às regulamentações.
0 %
Menos ajustes

Redução nas correções após o registro

Entender as causas dos ajustes após o registro permite correções proativas, melhorando a precisão e reduzindo a necessidade de estornos caros e demorados.
0 %
Tempo de ciclo menor

Redução média entre a criação e o registro

Identificar e remover gargalos em todo o processo de lançamentos contábeis reduz significativamente o tempo entre o início e o registro final, melhorando a eficiência.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, as configurações existentes do sistema e a qualidade dos dados. As melhorias apresentadas aqui representam avanços típicos observados em diversas implementações de clientes.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um único lançamento contábil, usado como identificador principal do caso para acompanhar seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Este é o identificador fundamental do caso, permitindo rastrear o ciclo de vida completo de um único lançamento contábil e analisar sua performance.

O nome do evento de negócio específico que ocorreu em determinado momento do processo de lançamento contábil.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, o que é essencial para visualizar o mapa do processo, analisar o fluxo e identificar desvios ou gargalos.

O horário exato que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Esse horário é a base de todas as métricas de performance, incluindo o tempo de ciclo e a análise de gargalos, permitindo reconstruir o processo em ordem cronológica.

O nome ou ID do usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Ele permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance entre membros da equipe e identificar gargalos relacionados a recursos ou necessidades de treinamento.

A classificação do lançamento contábil, como padrão, recorrente ou de estorno.

Por que isso importa

Ele permite uma análise segmentada para entender se diferentes tipos de lançamentos contábeis seguem caminhos distintos ou apresentam características de performance diferentes.

O identificador exclusivo da entidade legal ou empresa para a qual o lançamento contábil está sendo feito.

Por que isso importa

Ele permite comparar a performance e apoiar iniciativas de padronização do processo entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio.

O valor monetário total do lançamento contábil, geralmente a soma dos débitos.

Por que isso importa

Ele fornece contexto financeiro, permitindo uma análise por materialidade, como priorizar lançamentos de alto valor ou identificar desvios do processo com base no valor.

O status atual do lançamento contábil em seu ciclo de vida, como 'Em andamento', 'Aprovado' ou 'Lançado'.

Por que isso importa

Ele fornece uma visão do estado atual dos lançamentos, sendo útil para analisar o backlog e entender o trabalho em andamento.

O motivo informado por um revisor quando um lançamento contábil é rejeitado.

Por que isso importa

Ele é essencial para a análise de causa raiz do retrabalho no processo, ajudando a identificar por que os lançamentos contábeis são rejeitados e permitindo melhorias direcionadas.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Essa atividade marca o início de um caso de lançamento contábil. Ela é registrada quando um usuário cria um novo registro de lançamento no BlackLine, gerando um Journal Entry ID exclusivo e registrando o timestamp de criação e o usuário.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo. Analisar o tempo entre essa atividade e as demais revela o tempo total de ciclo do processo e ajuda a identificar atrasos logo no início do Workflow.

Essa atividade ocorre quando o preparador envia formalmente o lançamento contábil para o Workflow de revisão e aprovação. Normalmente, ela é capturada como uma mudança de status, por exemplo, de 'In Preparation' para 'Submitted', junto com um timestamp.

Por que isso importa

Isso marca o fim da fase de preparação e o início do ciclo de aprovação. É um marco importante para medir a duração das etapas de preparação e aprovação.

Essa atividade marca a rejeição de um lançamento contábil por um revisor ou aprovador. Ela é capturada quando um usuário executa a ação 'Reject', que atualiza o status do lançamento para 'Rejected' e é registrada na trilha de auditoria.

Por que isso importa

Essa é uma atividade crítica para identificar retrabalho, problemas de qualidade e necessidades de treinamento. Analisar a frequência e os motivos das rejeições, além do ciclo de retrabalho subsequente, é essencial para melhorar o processo e reduzir os tempos de ciclo.

Essa atividade indica que o lançamento contábil passou por todas as etapas exigidas de revisão e aprovação. Ela é capturada quando o usuário final autorizado aprova o lançamento, acionando uma mudança de status para 'Approved'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que encerra o processo de aprovação. O tempo entre 'Journal Entry Submitted' e este evento corresponde ao 'Approval Cycle Time', um KPI essencial para medir a eficiência do Workflow.

Representa o momento em que o lançamento contábil aprovado é oficialmente registrado no razão geral. Geralmente, essa é uma ação explícita no BlackLine, que atualiza o status do lançamento para 'Lançado'.

Por que isso importa

Este é um marco crítico, geralmente considerado a conclusão operacional do processo. O tempo entre 'Lançamento contábil aprovado' e esta atividade é um indicador importante da eficiência após a aprovação.

Marca a conclusão do ciclo em que o lançamento contábil é incluído em uma conciliação de conta finalizada e certificada. No BlackLine, isso corresponde à certificação da conciliação que contém esse lançamento.

Por que isso importa

Esta atividade funciona como o ponto final do processo de ponta a ponta. O tempo entre 'Lançamento contábil efetuado' e 'Conciliado' mede a eficiência da etapa de conciliação de contas do fechamento financeiro.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real dos seus lançamentos contábeis no BlackLine, da criação ao lançamento. A solução destaca gargalos, como aprovações lentas ou rejeições frequentes, identifica caminhos fora do padrão e revela as causas raiz dos atrasos. Isso ajuda você a entender onde é possível obter ganhos de eficiência e melhorar a Conformidade.

Ao analisar os caminhos e os tempos de aprovação, o process mining identifica com precisão as etapas e as pessoas que estão causando atrasos. Ele pode revelar cargas de trabalho desequilibradas ou etapas específicas de aprovação que são consistentemente lentas. Esses dados permitem intervenções direcionadas para simplificar o processo de aprovação e reduzir os tempos de ciclo.

Você precisa principalmente de Event Logs detalhados, mostrando cada etapa percorrida por um lançamento contábil, incluindo o ID do lançamento, o nome da atividade, a data e hora da atividade e o recurso ou usuário responsável por executá-la. Atributos adicionais, como tipo de lançamento, valor ou status, podem enriquecer a análise. Normalmente, esses dados são extraídos das trilhas de auditoria ou dos logs de transações do BlackLine.

A configuração inicial e a extração de dados podem levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que os dados são preparados, os primeiros insights, como mapas de processo e identificação de gargalos, geralmente podem ser gerados em poucos dias. A análise mais aprofundada e as investigações de causa raiz vêm depois dessa fase inicial.

Com certeza. O process mining visualiza todas as variações do seu processo de lançamentos contábeis, revelando desvios do caminho ideal ou planejado. Ele mostra onde e por que ocorrem rotas fora do padrão, permitindo que você corrija essas inconsistências. Isso ajuda a reforçar as melhores práticas e a melhorar a previsibilidade e a Conformidade do processo.

Você pode esperar melhorias mensuráveis, como redução do tempo de aprovação dos lançamentos contábeis, menores taxas de rejeição e menos ajustes após a contabilização. Maior adesão à Conformidade e melhor distribuição da carga de trabalho também são resultados comuns. No fim, o process mining leva a um ciclo de Record to Report mais eficiente, transparente e previsível.

Embora a engenharia inicial de dados possa exigir conhecimentos técnicos, as ferramentas modernas de process mining estão cada vez mais fáceis de usar. Muitas plataformas oferecem conectores para sistemas comuns, como o BlackLine, simplificando a extração de dados. Depois, os usuários de negócio geralmente conseguem explorar e analisar os processos com pouco treinamento técnico.

Sim. O process mining pode identificar os tipos específicos de lançamentos contábeis ou as etapas do processo que frequentemente levam a ajustes após a contabilização. Ao analisar as atividades anteriores e as causas raiz, ele ajuda você a localizar e corrigir os problemas na origem, reduzindo significativamente a necessidade de correções manuais mais adiante.

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