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Melhore seu processo de Record to Report - lançamento contábil

Otimize os lançamentos contábeis no BlackLine: guia em 6 etapas

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Otimize os lançamentos contábeis no BlackLine para aumentar a eficiência e a conformidade no R2R

Atrasos nas etapas do processo podem afetar o fechamento financeiro. Nossa solução ajuda você a identificar ineficiências, entender lacunas de conformidade e simplificar as operações. Descubra como transformar seus processos e gerar relatórios mais rápidos e precisos.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processo de lançamento contábil no Record to Report com o BlackLine?

O processo de lançamento contábil do Record to Report, ou R2R, é fundamental para gerar relatórios financeiros precisos. Embora o BlackLine ofereça recursos robustos para automatizar o fechamento, as ineficiências nos fluxos de trabalho de lançamentos contábeis ainda podem atrasar significativamente o fechamento financeiro, criar riscos de conformidade e elevar os custos operacionais. Cada lançamento contábil atrasado ou processado incorretamente pode afetar todo o ciclo R2R, desde as conciliações do balanço patrimonial até os relatórios gerenciais. Entender a performance real desse processo essencial no ambiente BlackLine não significa apenas fechar os livros mais rápido. Também significa garantir a integridade dos dados e manter a conformidade regulatória.

Como o Process Mining aprimora a análise de lançamentos contábeis no BlackLine

O Process Mining oferece uma abordagem diferenciada para analisar as operações de lançamento contábil no Record to Report usando o BlackLine. Em vez de depender de observações manuais ou fluxogramas estáticos, o Process Mining extrai dados de eventos diretamente do BlackLine e dos sistemas de origem integrados. Assim, você visualiza o percurso real, de ponta a ponta, de cada lançamento contábil, desde a criação até o lançamento final no razão e a conciliação. Você obtém um mapa objetivo do processo, baseado em dados, que mostra exatamente onde os lançamentos passam mais tempo, identifica ciclos ocultos de retrabalho causados por rejeições ou correções e quantifica o tempo de ciclo real de cada etapa, como revisão e aprovação. Essa análise detalhada da operação real do processo de lançamento contábil no BlackLine permite deixar as suposições de lado e basear as iniciativas de otimização em dados concretos de performance.

Principais oportunidades de melhoria identificadas pelo Process Mining

Com o Process Mining, você pode identificar e resolver problemas específicos no processo de lançamento contábil do BlackLine. É possível localizar gargalos exatos, sejam tipos de lançamento que sofrem atrasos recorrentes, aprovadores sobrecarregados ou departamentos com dificuldades para fornecer a documentação de suporte. A tecnologia destaca claramente o retrabalho e os desvios do processo ideal, mostrando a frequência com que os lançamentos são rejeitados, corrigidos e reenviados, além das causas raiz dessas ineficiências. O Process Mining também ajuda a identificar lacunas de conformidade, apontando casos em que os lançamentos ignoram etapas de controle essenciais ou se desviam dos procedimentos operacionais padrão. Esses insights detalhados também revelam oportunidades para aproveitar melhor os recursos de automação do BlackLine, simplificar etapas manuais e, por fim, reduzir o tempo de ciclo do Record to Report.

Resultados esperados com a otimização do processo de lançamento contábil no R2R

Otimizar o processo de lançamento contábil no Record to Report com Process Mining no BlackLine gera benefícios concretos e mensuráveis. Você pode esperar um fechamento financeiro significativamente mais rápido, graças à redução do tempo de processamento dos lançamentos de ponta a ponta. A precisão melhora quando erros e retrabalho diminuem, gerando demonstrações financeiras mais confiáveis. A conformidade também se fortalece, com o cumprimento rigoroso das políticas internas e regulamentações externas. Os custos operacionais caem com menos trabalho manual, menos atrasos e uma alocação de recursos mais eficiente. Por fim, os insights baseados em dados ajudam as equipes financeiras a melhorar os processos continuamente, promovem uma cultura de eficiência e criam uma base sólida para decisões estratégicas.

Como começar a otimizar o processo de lançamento contábil

Você não precisa ter ampla experiência em Process Mining para começar a otimizar o processo de lançamento contábil no Record to Report com o BlackLine. Com uma abordagem estruturada, você pode obter rapidamente insights valiosos sobre as operações atuais. Comece pelos dados de lançamentos contábeis do BlackLine, extraia os Event Logs e aplique técnicas de Process Mining para visualizar e analisar o processo real. Os insights obtidos vão mostrar como melhorar os processos de lançamento contábil no Record to Report e reduzir o tempo de ciclo, transformando o fechamento financeiro. Dê hoje o primeiro passo para um ciclo R2R mais eficiente, em conformidade e preciso.

Lançamento contábil no processo Record to Report Processamento de lançamentos contábeis Fechamento financeiro Operações contábeis Gestão da conformidade Razão geral Equipe financeira Precisão dos relatórios R2R Contabilidade

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Muitos lançamentos contábeis ficam parados nas filas de aprovação por longos períodos, afetando diretamente a velocidade e a precisão do ciclo Record to Report. Esses atrasos podem postergar os prazos de fechamento financeiro, levando a relatórios entregues fora do prazo e à perda de oportunidades para tomar decisões no momento certo. O efeito acumulado dessas esperas pode prejudicar seriamente as operações financeiras e aumentar o risco de auditoria.
O ProcessMind mostra exatamente onde os lançamentos contábeis ficam parados e identifica os aprovadores ou as etapas de aprovação que causam atrasos. Ao analisar as atividades "Lançamento contábil enviado para revisão" e "Lançamento contábil aprovado", junto com "Aprovado pelo usuário", o ProcessMind visualiza os gargalos e quantifica seu impacto, permitindo melhorias direcionadas no BlackLine.

Uma alta taxa de rejeição de lançamentos contábeis indica problemas no processo de criação ou revisão e gera retrabalho significativo para as equipes financeiras. Cada rejeição exige mais tempo para corrigir, reenviar e aprovar novamente o lançamento, prolongando o ciclo Record to Report e consumindo recursos valiosos. Essa ineficiência pode afetar o moral da equipe e desviar o foco de análises importantes.
O ProcessMind mapeia todos os caminhos que incluem as atividades "Lançamento contábil rejeitado" e "Lançamento contábil corrigido e reenviado", quantificando o volume e a frequência das rejeições. A análise identifica causas raiz comuns, como usuários específicos, tipos de lançamento contábil ou atributos ausentes. Assim, as organizações podem implementar treinamentos direcionados ou mudanças no processo do BlackLine para reduzir erros.

O tempo que os lançamentos contábeis levam para percorrer o processo Record to Report varia muito, dificultando a previsão das atividades de fechamento e a gestão eficiente da carga de trabalho. Essa inconsistência gera incerteza, complica a alocação de recursos e pode causar correria de última hora ou atrasos, afetando a previsibilidade e a precisão dos relatórios financeiros.
O ProcessMind analisa todo o ciclo de vida de cada "ID do lançamento contábil", da criação ao lançamento no razão, e destaca as variações significativas no tempo de ciclo entre diferentes valores de "Tipo de lançamento contábil" ou "Código da empresa". Ao comparar caminhos e durações, identifica as atividades ou os gateways que geram variações e apresenta insights baseados em dados para padronizar e otimizar o fluxo de trabalho no BlackLine.

Lançamentos contábeis do mesmo tipo ou departamento seguem caminhos diferentes, muitas vezes não oficiais, durante as etapas de aprovação e lançamento. Essa falta de padronização gera ineficiências, aumenta a possibilidade de erros e dificulta a aplicação da conformidade ou a expansão das operações da função Record to Report. Também prejudica a transferência de conhecimento e o treinamento.
O ProcessMind revela visualmente todas as variantes reais do processo de lançamento contábil e as compara com os caminhos ideais ou esperados. Ao analisar as sequências de "Atividades típicas", identifica desvios e quantifica sua frequência e impacto. Assim, as equipes podem consolidar, simplificar e padronizar os fluxos de trabalho no BlackLine para aumentar a eficiência e o controle.

Mesmo depois de totalmente aprovados, os lançamentos contábeis costumam demorar para ser contabilizados oficialmente no razão. Essa espera cria uma diferença entre o status da aprovação e os registros financeiros efetivos, afetando a visibilidade em tempo real, a precisão financeira e a conclusão pontual do ciclo Record to Report. Também pode dificultar as conciliações.
O ProcessMind acompanha o tempo entre as atividades "Lançamento contábil aprovado" e "Lançamento contábil contabilizado", identificando onde ocorrem os maiores atrasos e quais atributos, como "Razão" ou "Sistema de origem", estão associados a essas esperas. Essa análise ajuda a otimizar a passagem da aprovação para a contabilização e a tornar as operações no BlackLine mais fluidas.

As equipes financeiras gastam muito tempo fazendo correções manuais ou estornos de lançamentos contábeis depois que eles são contabilizados, muitas vezes por causa de erros iniciais ou mudanças. Esse trabalho reativo custa caro, está sujeito a erros e desvia recursos de atividades mais estratégicas, aumentando as despesas operacionais e atrasando a conclusão das demonstrações financeiras no processo Record to Report.
O ProcessMind identifica a frequência e a natureza das atividades "Estorno de lançamento contábil processado" e de outros ajustes feitos após a contabilização. Ao relacioná-las às atividades anteriores e a atributos como "Criado por usuário" ou "Tipo de lançamento contábil", revela as causas raiz desses erros e permite adotar medidas preventivas para aumentar a precisão desde o início do processo no BlackLine.

Algumas pessoas ou equipes ficam constantemente sobrecarregadas com tarefas de revisão e aprovação de lançamentos contábeis, enquanto outras têm capacidade disponível. Esse desequilíbrio causa esgotamento, diferenças na velocidade de processamento e gargalos em etapas críticas do ciclo Record to Report. Também impede o melhor aproveitamento das equipes e reduz a eficiência geral no BlackLine.
O ProcessMind analisa como as atividades "Lançamento contábil enviado para revisão" e "Lançamento contábil aprovado" se distribuem entre os campos "Criado por usuário" e "Aprovado por usuário". A plataforma quantifica a distribuição do trabalho e identifica recursos sobrecarregados ou subutilizados, ajudando os gestores a redistribuir tarefas e aumentar a capacidade de processamento dos lançamentos.

Desvios não identificados dos procedimentos operacionais padrão ou das diretrizes regulatórias no processamento de lançamentos contábeis expõem a organização a riscos significativos de conformidade. Atalhos ou variações não aprovados podem resultar em apontamentos de auditoria, multas e danos à reputação, especialmente em um ambiente de Record to Report altamente regulado.
O ProcessMind compara automaticamente os fluxos reais de processamento dos lançamentos contábeis com modelos em conformidade ou caminhos esperados definidos previamente. A plataforma destaca todos os desvios, como pular etapas obrigatórias de revisão ou executar ações não autorizadas de "Lançamento contábil contabilizado", criando um registro claro para auditoria e ajudando a reforçar a conformidade no BlackLine.

Os lançamentos contábeis não são conciliados em tempo hábil após a contabilização, criando um acúmulo que complica o fechamento financeiro e aumenta o risco de divergências. A demora na conciliação faz com que possíveis erros passem mais tempo sem ser detectados e exijam mais esforço para investigação e correção, prolongando o ciclo Record to Report no BlackLine.
O ProcessMind acompanha o tempo entre as atividades "Lançamento contábil contabilizado" e "Lançamento contábil conciliado". A plataforma identifica lançamentos, contas ou períodos que apresentam atrasos recorrentes na conciliação, ajudando as equipes financeiras a priorizar e tratar as causas raiz para acelerar o fechamento.

Muitas vezes, as partes interessadas não conseguem acompanhar em tempo real o status e o andamento dos lançamentos contábeis no processo Record to Report. Essa falta de visibilidade gera consultas frequentes, dificulta a prevenção de atrasos e reduz o controle sobre uma operação financeira crítica. Também fica difícil responder a perguntas simples, como "onde está este lançamento contábil?".
O ProcessMind oferece um mapa visual de ponta a ponta do ciclo de vida de cada "ID do lançamento contábil", mostrando todas as "Atividades típicas" e sua sequência. Assim, você acompanha os lançamentos em tempo real, entende em que etapa estão e identifica exatamente onde se encontram no fluxo de trabalho do BlackLine, transformando incerteza em insight operacional claro.

Muitas vezes, os lançamentos contábeis são enviados sem a documentação de suporte necessária ou completa, o que atrasa o processo enquanto os revisores solicitam as informações que faltam. Isso gera trocas de mensagens, prolonga o ciclo de aprovação e aumenta o risco de conformidade ao enfraquecer o registro para auditoria, afetando diretamente a eficiência e a integridade do processo Record to Report.
O ProcessMind identifica casos em que a atividade "Lançamento contábil enviado para revisão" ocorre sem uma atividade correspondente de "Documentação de suporte anexada" dentro de determinado prazo, ou em que o evento "Lançamento contábil rejeitado" acontece com frequência por falta de documentos. Isso mostra onde reforçar os requisitos de documentação no BlackLine.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Acelerar a aprovação de lançamentos contábeis é essencial para um fechamento financeiro eficiente e afeta diretamente o ciclo Record to Report. O objetivo é reduzir significativamente o tempo que os lançamentos passam nas filas de aprovação, agilizando a geração de relatórios financeiros e diminuindo os gargalos operacionais no BlackLine. Isso significa reduzir de forma mensurável o tempo médio de aprovação de todos os lançamentos contábeis. O ProcessMind identifica gargalos específicos no fluxo de trabalho de aprovação, aponta usuários ou grupos que causam atrasos e destaca desvios dos caminhos padrão de aprovação. Ao analisar o processo pela perspectiva do ID do lançamento contábil, mostra onde o fluxo fica parado e permite implementar melhorias direcionadas, como automação do fluxo de trabalho ou redistribuição de recursos, para reduzir em 20% a 30% o ciclo de aprovação.

Uma taxa alta de rejeição de lançamentos contábeis indica ineficiências e retrabalho, consumindo tempo e recursos valiosos no processo Record to Report. Alcançar esse objetivo significa reduzir o número de lançamentos devolvidos para correção, aumentando a capacidade de processamento, diminuindo erros e melhorando a qualidade dos dados no BlackLine. O resultado é um fechamento financeiro mais fluido e menos ajustes após o fechamento. O ProcessMind identifica as causas raiz das rejeições, como erros recorrentes, padrões de documentação ausente ou aprovadores com maior tendência a rejeitar. Ao analisar o ID do lançamento contábil e as atividades relacionadas, revela por que os lançamentos são rejeitados e ajuda os responsáveis pelo processo a oferecer treinamentos direcionados, aprimorar as orientações de envio ou reforçar as etapas iniciais de revisão, reduzindo as rejeições em 15% a 25%.

Caminhos de processamento diferentes para lançamentos contábeis semelhantes podem gerar inconsistências, riscos de conformidade e tempos de ciclo imprevisíveis no processo Record to Report. Padronizar significa garantir que lançamentos do mesmo tipo sigam fluxos de trabalho predefinidos e otimizados, reduzindo variações e tornando as operações mais previsíveis no BlackLine. Isso também aumenta o controle e a capacidade de auditoria. O ProcessMind mapeia visualmente todos os caminhos reais dos lançamentos contábeis e os compara com os modelos de processo ideais. Pela perspectiva do ID do lançamento contábil, destaca onde ocorrem desvios e quantifica o impacto no tempo e nos recursos. Essa visibilidade ajuda a aplicar as melhores práticas, identificar oportunidades de automação do fluxo de trabalho e garantir que 80% a 90% dos lançamentos sigam os procedimentos operacionais padrão.

Depois de aprovados, os lançamentos contábeis devem ser contabilizados rapidamente para garantir a precisão financeira e manter o ciclo Record to Report em dia. Atrasos entre a aprovação e a contabilização podem distorcer as demonstrações financeiras e prolongar o fechamento no BlackLine. O objetivo é reduzir significativamente o tempo de espera para que os dados financeiros sejam registrados no razão o quanto antes. O ProcessMind mede com precisão o intervalo entre as atividades "Lançamento contábil aprovado" e "Lançamento contábil contabilizado" para cada ID de lançamento contábil. A plataforma identifica as causas dos atrasos, que podem estar relacionadas a filas do sistema, gargalos manuais ou disponibilidade de recursos. Ao revelar esses pontos de espera, o ProcessMind ajuda as organizações a simplificar as transferências de trabalho e reduzir em 30% a 40% o tempo de espera após a aprovação.

Ajustes manuais frequentes após a contabilização de um lançamento indicam erros nas etapas anteriores ou falhas no processo. Eles geram retrabalho desnecessário e afetam a precisão do ciclo Record to Report. O objetivo é acertar de primeira, garantindo que os lançamentos estejam corretos e completos antes da contabilização e eliminando a necessidade de correções posteriores no BlackLine. O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida de um ID de lançamento contábil e identifica casos em que ocorrem atividades como "Estorno de lançamento contábil processado" após a contabilização. Ao relacionar esses ajustes às atividades anteriores e aos atributos, revela os pontos específicos de falha e os erros recorrentes de entrada de dados, permitindo intervenções direcionadas para reduzir os ajustes manuais em 50% ou mais.

Garantir que todas as atividades relacionadas a lançamentos contábeis sigam as políticas internas e as regulamentações externas é essencial para a integridade financeira e a preparação para auditorias no processo Record to Report. O objetivo é identificar e reduzir desvios do processo que possam levar à não conformidade, reforçando os controles e diminuindo a exposição a riscos no BlackLine. Usando o ID do lançamento contábil, o ProcessMind oferece uma visão detalhada dos caminhos reais em comparação com as regras de conformidade e os controles internos definidos. A plataforma sinaliza automaticamente atividades ignoradas, realizadas fora de sequência ou sem a documentação necessária. Isso permite identificar lacunas de conformidade e reforçar os processos de forma proativa, garantindo mais de 95% de adesão às diretrizes regulatórias e internas.

A distribuição desigual do trabalho entre os membros da equipe pode gerar gargalos, esgotamento e atrasos no processamento de lançamentos contábeis, prejudicando a eficiência geral do processo Record to Report. O objetivo é equilibrar a carga de trabalho e usar os recursos de forma eficaz para manter uma capacidade de processamento consistente e reduzir a pressão nos períodos de pico das operações no BlackLine. O ProcessMind analisa os atributos "Criado por usuário" e "Aprovado por usuário" de cada ID de lançamento contábil, além da duração das atividades, para visualizar os padrões de trabalho individuais e da equipe. A plataforma identifica usuários constantemente sobrecarregados ou subutilizados e revela oportunidades para redistribuir tarefas ou oferecer treinamentos direcionados. Com isso, a distribuição fica mais equilibrada e a produtividade da equipe pode aumentar de 10% a 15%.

A conciliação lenta ou demorada de lançamentos contábeis prolonga o ciclo de fechamento financeiro, atrasa insights importantes e compromete a agilidade do processo Record to Report. O objetivo é simplificar a conciliação para que os lançamentos sejam comparados e validados com eficiência, acelerando o fechamento financeiro no BlackLine. O ProcessMind acompanha a atividade "Lançamento contábil conciliado" de cada ID de lançamento contábil e mede o tempo entre a contabilização e a conciliação. A plataforma identifica padrões que contribuem para os atrasos, como tipos específicos de lançamento, contas ou períodos que levam mais tempo para conciliar. Ao apontar essas ineficiências, ajuda a otimizar os fluxos de trabalho de conciliação e pode reduzir o ciclo de fechamento em vários dias.

A duração imprevisível do processamento dos lançamentos contábeis dificulta a previsão dos prazos de fechamento financeiro e a gestão eficaz dos recursos no processo Record to Report. O objetivo é reduzir a variação do tempo total de processamento, permitindo um planejamento mais confiável e uma performance consistente nas operações do BlackLine. Isso traz mais previsibilidade aos cronogramas de relatórios financeiros. O ProcessMind analisa toda a jornada de cada ID de lançamento contábil, da criação à contabilização ou conciliação, para calcular os tempos de ciclo médios e suas variações. A plataforma identifica atividades ou caminhos que geram variações, como rejeições frequentes ou longos tempos de espera. Esse insight orienta melhorias no processo que podem reduzir em 20% ou mais a variação do tempo de ciclo e tornar os resultados mais previsíveis.

Quando o processo de lançamentos contábeis não é transparente, fica difícil saber o status de cada lançamento em tempo real. Isso atrasa as respostas a consultas e reduz a visibilidade das partes interessadas sobre o ciclo Record to Report. O objetivo é oferecer insights claros e em tempo real sobre cada etapa do ciclo de vida dos lançamentos, melhorando a comunicação e a responsabilização no BlackLine. O ProcessMind fornece um mapa visual completo do processo real de cada ID de lançamento contábil. Você pode acompanhar o status atual, a pessoa responsável e o tempo decorrido de qualquer lançamento, sem incertezas nem atualizações manuais de status. Essa transparência facilita decisões melhores e reduz em 15% a 20% o tempo gasto em consultas sobre status.

A falta de documentação de suporte ou a documentação incompleta costuma causar atrasos e rejeições na aprovação de lançamentos contábeis, afetando diretamente a eficiência do ciclo Record to Report. O objetivo é garantir que toda a documentação necessária seja anexada e validada no início do processo, agilizando as aprovações e reduzindo o retrabalho no BlackLine. O ProcessMind identifica lançamentos que ficam parados nas atividades "Lançamento contábil enviado para revisão" ou "Lançamento contábil revisado" por falta de "Documentação de suporte anexada". Ao relacionar esses casos aos padrões de rejeição, revela quando e por que a documentação costuma faltar. Esse insight permite implementar verificações mais rigorosas antes do envio ou lembretes automáticos, aumentando em 25% a completude da documentação.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Record to Report: lançamentos contábeis

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O que fazer

Baixe o Template do Excel pré-configurado para os dados de lançamentos contábeis do BlackLine. Ele já vem com a estrutura necessária para analisar o processo.

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Por que isso importa

Começar com a estrutura de dados correta garante uma análise precisa e eficiente. Isso evita retrabalho e assegura que todas as informações importantes do processo sejam incluídas.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para usar, formatado especificamente para os dados de lançamentos contábeis do BlackLine.

SEUS INSIGHTS

Descubra insights importantes sobre lançamentos contábeis no BlackLine

O ProcessMind revela o fluxo real dos seus lançamentos contábeis no BlackLine com visualizações claras e insights importantes. Entenda onde seu processo de Record to Report apresenta problemas e identifique oportunidades de melhoria rápida.

Visualize o fluxo real do processo de lançamento contábil
Identifique gargalos e atrasos no BlackLine
Descubra riscos de conformidade nas operações de Record to Report
Acelere o ciclo de fechamento financeiro

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Analyze process variants

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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias concretas na gestão de lançamentos contábeis

Nossa análise do processo de lançamentos contábeis, com dados do BlackLine, revela oportunidades claras de otimização. Esses resultados mostram os benefícios práticos de simplificar as operações de Record to Report com insights baseados em dados.

0 %

Aprovações mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

A mineração de processos identifica gargalos no fluxo de trabalho de aprovação, agilizando as aprovações e reduzindo atrasos no fechamento financeiro.

0 %

Menos rejeições

Redução das rejeições de lançamentos contábeis

Ao identificar as causas raiz das rejeições, as organizações podem melhorar a qualidade dos dados e a precisão dos envios, reduzindo significativamente o retrabalho e o esforço manual.

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Mais conformidade

Aumento da conformidade do processo

A mineração de processos ajuda a aplicar os procedimentos operacionais padrão e garante que os lançamentos contábeis sigam o caminho correto, reforçando a preparação para auditorias e a conformidade regulatória.

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Menos ajustes

Redução das correções após a contabilização

Entender as causas dos ajustes feitos após a contabilização permite corrigir problemas de forma proativa, aumentar a precisão e reduzir a necessidade de estornos caros e demorados.

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Menor tempo de ciclo

Redução média do tempo entre a criação e a contabilização

Identificar e eliminar gargalos em todo o processo de lançamentos contábeis reduz significativamente o tempo entre o início e a contabilização final, aumentando a eficiência.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, as configurações atuais do sistema e a qualidade dos dados. As melhorias apresentadas representam resultados típicos observados em diferentes implementações para clientes.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de um lançamento contábil, usado como ID principal do caso para acompanhar todo o seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Este é o identificador principal do caso. Com ele, você pode rastrear todo o ciclo de vida de um lançamento contábil e analisar sua performance.

Nome do evento de negócio específico que ocorreu em determinado momento do processo de lançamento contábil.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, essenciais para visualizar o mapa do processo, analisar o fluxo e identificar desvios ou gargalos.

Data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Essa data e hora são a base de todas as métricas de performance, incluindo o tempo de ciclo e a análise de gargalos, e permitem reconstruir o processo em ordem cronológica.

Nome ou ID do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Ele permite analisar a carga de trabalho, comparar a performance entre integrantes da equipe e identificar gargalos relacionados a recursos ou necessidades de treinamento.

Classificação do lançamento contábil, como padrão, recorrente ou de estorno.

Por que isso importa

Ele permite segmentar a análise para entender se diferentes tipos de lançamentos contábeis seguem caminhos distintos ou apresentam características de performance diferentes.

Identificador exclusivo da entidade legal ou empresa para a qual o lançamento contábil está sendo feito.

Por que isso importa

Ele permite comparar a performance e apoiar a padronização dos processos entre diferentes entidades legais ou unidades de negócio.

Valor monetário total do lançamento contábil, geralmente correspondente à soma dos débitos.

Por que isso importa

Ele fornece contexto financeiro e permite analisar a materialidade, por exemplo, priorizando lançamentos de alto valor ou identificando desvios do processo relacionados ao valor.

Status atual do lançamento contábil em seu ciclo de vida, como 'In Progress', 'Approved' ou 'Posted'.

Por que isso importa

Ele mostra o estado atual dos lançamentos, o que é útil para analisar o backlog e entender o trabalho em andamento.

Motivo informado por um revisor ao rejeitar um lançamento contábil.

Por que isso importa

Ele é essencial para a análise de causa raiz do retrabalho no processo, pois ajuda a identificar por que os lançamentos contábeis são rejeitados e permite direcionar melhorias.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início de um caso de lançamento contábil. Ela é registrada quando um usuário cria um novo lançamento no BlackLine, gerando um ID exclusivo e registrando a data e hora da criação e o usuário responsável.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo. Analisar o tempo entre esta atividade e as demais revela o tempo total do ciclo e ajuda a identificar atrasos logo no início do fluxo de trabalho.

Esta atividade ocorre quando a pessoa responsável pela preparação envia formalmente o lançamento contábil para revisão e aprovação. Em geral, ela é registrada como uma mudança de status, por exemplo, de "Em preparação" para "Enviado", junto com a data e hora.

Por que isso importa

Esta atividade marca o fim da etapa de preparação e o início do ciclo de aprovação. É um marco importante para medir a duração das etapas de preparação e aprovação.

Esta atividade marca a rejeição de um lançamento contábil por um revisor ou aprovador. Ela é registrada quando um usuário seleciona a ação "Rejeitar", que atualiza o status do lançamento para "Rejeitado" e registra a ação no log de auditoria.

Por que isso importa

Esta é uma atividade crítica para identificar retrabalho, problemas de qualidade e necessidades de treinamento. Analisar a frequência e os motivos das rejeições, além do retrabalho que vem em seguida, é essencial para melhorar o processo e reduzir os tempos de ciclo.

Esta atividade indica que o lançamento contábil passou por todas as etapas necessárias de revisão e aprovação. Ela é registrada quando a pessoa autorizada a dar a aprovação final aprova o lançamento, alterando o status para 'Approved'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que encerra o processo de aprovação. O intervalo entre 'Journal Entry Submitted' e este evento corresponde ao 'Tempo de ciclo de aprovação', um KPI essencial para medir a eficiência do fluxo de trabalho.

Indica o momento em que o lançamento contábil aprovado é registrado oficialmente no razão geral. No BlackLine, isso costuma ser uma ação explícita, que atualiza o status do lançamento para 'Posted'.

Por que isso importa

Este é um marco essencial, muitas vezes considerado o encerramento operacional do processo. O intervalo entre 'Journal Entry Approved' e esta atividade é um indicador importante da eficiência após a aprovação.

Marca a conclusão do ciclo de vida do lançamento contábil, quando ele é incluído em uma conciliação de contas finalizada e certificada. No BlackLine, isso corresponde à certificação da conciliação que contém esse lançamento.

Por que isso importa

Esta atividade marca o ponto final do processo de ponta a ponta. O intervalo entre 'Journal Entry Posted' e 'Reconciled' mede a eficiência da etapa de conciliação de contas no fechamento financeiro.

Perguntas frequentes

Que insights a mineração de processos pode oferecer sobre nosso processo de lançamentos contábeis no BlackLine?

A mineração de processos mostra o fluxo real dos lançamentos contábeis no BlackLine, da criação à contabilização. Ela destaca gargalos, como aprovações lentas ou rejeições frequentes, identifica caminhos fora do padrão e revela as causas raiz dos atrasos. Assim, você entende onde pode ganhar eficiência e melhorar a conformidade.

Como a mineração de processos ajuda a acelerar a aprovação de lançamentos contábeis?

Ao analisar os caminhos e a duração das aprovações, a mineração de processos identifica com precisão as etapas e as pessoas que causam atrasos. Ela pode revelar uma distribuição desigual do trabalho ou etapas de aprovação que são sempre lentas. Esses dados permitem adotar medidas direcionadas para simplificar o processo de aprovação e reduzir os tempos de ciclo.

Quais dados do BlackLine são necessários para fazer a mineração de processos de lançamentos contábeis?

Você precisa principalmente de registros de eventos que detalhem cada etapa de um lançamento contábil, incluindo o ID do lançamento, o nome da atividade, a data e hora da atividade e o recurso ou usuário responsável. Atributos adicionais, como tipo de lançamento, valor ou status, podem enriquecer a análise. Em geral, esses dados são extraídos dos registros de auditoria ou dos logs de transações do BlackLine.

Quanto tempo costuma levar para começar e ver os primeiros resultados?

A configuração inicial e a extração de dados podem levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que os dados estiverem preparados, os primeiros insights, como mapas de processo e identificação de gargalos, podem ser gerados em poucos dias. A análise mais aprofundada e a investigação das causas raiz vêm depois dessa etapa inicial.

A mineração de processos pode ajudar a padronizar os caminhos de processamento dos lançamentos contábeis?

Sim. A mineração de processos mostra todas as variações do processo de lançamentos contábeis e revela desvios do caminho ideal ou esperado. Ela destaca onde e por que surgem caminhos fora do padrão, permitindo que você trate essas inconsistências. Isso ajuda a aplicar as melhores práticas e a aumentar a previsibilidade e a conformidade do processo.

Que melhorias podemos esperar no processo de lançamentos contábeis após fazer a mineração de processos?

Você pode esperar melhorias mensuráveis, como redução do tempo de aprovação dos lançamentos contábeis, menos rejeições e menos ajustes após a contabilização. Também são comuns o aumento da conformidade e uma distribuição mais equilibrada do trabalho. No fim, a mineração de processos torna o ciclo Record to Report mais eficiente, transparente e previsível.

É difícil implementar a mineração de processos? Ela exige conhecimentos especializados de TI?

Embora a engenharia inicial dos dados possa exigir conhecimentos técnicos, as ferramentas modernas de mineração de processos estão cada vez mais fáceis de usar. Muitas plataformas oferecem conectores para sistemas comuns, como o BlackLine, simplificando a extração de dados. Depois, os usuários de negócios geralmente conseguem explorar e analisar os processos com pouco treinamento técnico.

A mineração de processos pode ajudar a reduzir os ajustes manuais frequentes após a contabilização de lançamentos contábeis?

Sim. A mineração de processos identifica os tipos específicos de lançamentos contábeis ou as etapas do processo que costumam levar a ajustes após a contabilização. Ao analisar as atividades anteriores e as causas raiz, ajuda você a localizar e corrigir problemas nas etapas iniciais, reduzindo significativamente a necessidade de correções manuais posteriores.

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