> Průběžné zlepšování procesů > Účetní zápisy v procesu Record to Report > BlackLine

Zlepšete proces Record to Report - Journal Entry

Optimalizujte účetní zápisy v BlackLine: průvodce v 6 krocích
Zlepšete proces Record to Report - Journal Entry
Účetní zápisy v procesu Record to Report
BlackLine

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy
Obecný proces 1 Cesta pacienta 6 Nábor a získávání talentů 6 Nákup až platba: požadavek 8 Nástup zaměstnance 6 Od kontaktu k platbě 7 Od nákupu k platbě: objednávka 8 Od objednávky k úhradě: fakturace a vystavování faktur 8 Onboarding zákazníků KYC 6 Order to Cash – zpracování zákaznických objednávek 8 Plánování výroby 6 Pohledávky 7 Poskytování úvěrů 6 Pracovní cyklus zaměstnance od nástupu po odchod 8 Proces od nástupu po odchod zaměstnance: správa pracovních pozic 4 Record to Report - účetní zápis 7 Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasování 7 Řízení dodavatelského řetězce 7 Řízení kvality 6 Řízení přepravy 6 Řízení skladu 6 Řízení zásob 7 Řízení změn 6 Správa incidentů 6 Správa problémů 6 Správa servisních požadavků 7 Správa smluv 6 Správa úvěrů a vymáhání pohledávek 7 Správa výdajů 6 Správa výnosového cyklu 6 Údržba majetku 6 Zákaznický servis 7 Životní cyklus vývoje softwaru 6 Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu 8 Zpracování mezd 7 Zpracování plateb 7 Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům 7 Zpracování pojistných událostí 6 Zpracování přijatých faktur 7 Zpracování vrácení zboží a refundací 7
Dostupné systémy
Problémy(11)Cíle(11)6 krokůNáhledVýsledkyDataČasté dotazy(5)

Zefektivněte účetní zápisy v BlackLine a zlepšete proces R2R i shodu

Zpoždění v jednotlivých krocích procesu mohou prodloužit účetní závěrku. Naše řešení vám pomůže najít neefektivní postupy, odhalit nedostatky v dodržování pravidel a zefektivnit provoz. Zjistěte, jak zlepšit procesy a připravovat výkazy rychleji a přesněji.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč optimalizovat účetní zápisy v procesu Record to Report v BlackLine?

Proces Record to Report (R2R), jehož součástí jsou účetní zápisy, je základem přesného finančního výkaznictví. BlackLine nabízí funkce pro automatizaci uzávěrky, ale neefektivní workflow účetních zápisů může finanční uzávěrku stále výrazně zpomalovat, zvyšovat riziko nesouladu a náklady na provoz. Každý opožděný nebo chybně zpracovaný účetní zápis může ovlivnit další kroky cyklu R2R, od odsouhlasení rozvahy až po manažerské výkaznictví. Znalost skutečné výkonnosti tohoto procesu v prostředí BlackLine vám pomůže nejen zrychlit uzávěrku, ale také zajistit integritu dat a dodržování předpisů.

Jak process mining pomáhá analyzovat účetní zápisy v BlackLine

Process mining nabízí způsob, jak analyzovat zpracování účetních zápisů v procesu Record to Report v BlackLine. Namísto ručního pozorování nebo statických vývojových diagramů získává process mining data o událostech přímo z BlackLine a propojených zdrojových systémů. Díky tomu můžete zobrazit skutečný průběh každého účetního zápisu od vytvoření až po zaúčtování a odsouhlasení. Získáte objektivní mapu procesu založenou na datech, která ukáže, kde zápisy tráví nejvíce času, odhalí opakované kroky způsobené zamítnutím nebo opravami a změří skutečnou dobu cyklu v jednotlivých fázích, například při kontrole a schvalování. Díky těmto poznatkům o každodenním provozu můžete plánovat zlepšení procesu účetních zápisů v BlackLine na základě skutečných údajů o výkonnosti, nikoli předpokladů.

Oblasti, které lze zlepšit pomocí process mining

Pomocí process mining můžete cíleně řešit různé problémy v procesu účetních zápisů v BlackLine. Zjistíte přesně, kde vznikají úzká místa, ať už jde o typy zápisů, které se pravidelně zpožďují, přetížené schvalovatele nebo oddělení, kterým chybí podpůrná dokumentace. Analýza jasně ukáže opakované kroky a odchylky od zamýšleného procesu. Zjistíte, jak často jsou účetní zápisy zamítány, opravovány a znovu odesílány, a také příčiny těchto neefektivit. Process mining navíc pomáhá odhalit nedostatky v oblasti shody tím, že upozorní na případy, kdy zápisy přeskočí důležité kontrolní kroky nebo se odchýlí od standardních postupů. Podrobné poznatky také ukážou, kde lze lépe využít automatizační funkce BlackLine, omezit ruční kroky a zkrátit dobu cyklu Record to Report.

Očekávané výsledky optimalizace procesu účetních zápisů R2R

Optimalizace procesu účetních zápisů Record to Report pomocí process mining v BlackLine přináší měřitelné výsledky. Zkrácení celkové doby zpracování účetních zápisů může urychlit finanční uzávěrku. Omezení chyb a opakované práce zvyšuje přesnost a spolehlivost finančních výkazů. Lepší dodržování interních zásad a externích předpisů přispívá ke shodě. Náklady na provoz lze snížit omezením ruční práce a zpoždění i lepším rozdělením zdrojů. Finanční týmy získají poznatky založené na datech, které jim pomohou průběžně zlepšovat procesy, zvyšovat efektivitu a lépe se rozhodovat.

Jak začít s optimalizací procesu účetních zápisů

K optimalizaci procesu Record to Report v BlackLine nepotřebujete rozsáhlé zkušenosti s process mining. Díky strukturovanému postupu můžete rychle získat užitečné poznatky o současném provozu. Začněte daty o účetních zápisech v BlackLine, extrahujte záznamy událostí a pomocí process mining zobrazte a analyzujte skutečný průběh procesu. Získané poznatky vám ukážou, jak zlepšit proces účetních zápisů Record to Report a zkrátit jeho dobu cyklu, a tím zefektivnit finanční uzávěrku. Udělejte první krok k efektivnějšímu, přesnějšímu cyklu R2R, který lépe odpovídá požadavkům na shodu.

Účetní zápisy v procesu Record to Report Zpracování účetních zápisů Finanční uzávěrka Účetní provoz Řízení shody Hlavní kniha Finanční tým Přesnost výkaznictví R2R Účetnictví

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Mnoho účetních zápisů zůstává dlouho ve frontě na schválení, což přímo zpomaluje a snižuje přesnost cyklu Record to Report. Zpoždění mohou posunout termíny finanční uzávěrky, vést k pozdnímu výkaznictví a ztížit včasné rozhodování. Jejich kumulovaný dopad může výrazně narušit finanční provoz a zvýšit riziko při auditu.
ProcessMind přesně ukáže, kde se účetní zápisy zdržují, a určí konkrétní schvalovatele nebo fáze schvalování, které způsobují prodlevy. Analýzou aktivit „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a „Účetní zápis schválen“ spolu s atributem „Schválil uživatel“ ProcessMind zobrazí úzká místa a změří jejich dopad. Díky tomu můžete cíleně zlepšit proces v BlackLine.

Vysoký počet zamítnutých účetních zápisů ukazuje na problémy při jejich vytváření nebo kontrole a přidává finančním týmům značné množství práce. Každé zamítnutí znamená další čas na opravu, opětovné odeslání a nové schválení. Tím se prodlužuje cyklus Record to Report a spotřebovávají cenné zdroje. Tato neefektivita může také snižovat motivaci zaměstnanců a odvádět jejich pozornost od důležitých analýz.
ProcessMind zmapuje všechny cesty, které zahrnují aktivity „Účetní zápis zamítnut“ a „Účetní zápis opraven a znovu odeslán“, a změří počet i četnost zamítnutí. Odhalí běžné příčiny, například konkrétní uživatele, typy účetních zápisů nebo chybějící atributy. Organizace tak mohou v BlackLine cíleně upravit školení nebo procesy a omezit chyby.

Doba zpracování účetních zápisů v procesu Record to Report se výrazně liší. Je proto obtížné plánovat činnosti spojené s uzávěrkou a účinně rozdělovat práci. Tato nejednotnost přináší nejistotu, komplikuje plánování zdrojů a může vést k práci na poslední chvíli nebo ke zpožděním. To ovlivňuje předvídatelnost i přesnost finančního výkaznictví.
ProcessMind analyzuje celý životní cyklus každého „ID účetního zápisu“ od vytvoření po zaúčtování a ukazuje výrazné rozdíly v době cyklu podle „Typu účetního zápisu“ nebo „Kódu společnosti“. Porovnáním průběhu a délky jednotlivých cest určí aktivity nebo rozhodovací body, které způsobují odchylky. Získáte tak data, podle kterých můžete workflow v BlackLine sjednotit a zefektivnit.

Účetní zápisy stejného typu nebo ze stejného oddělení procházejí schvalováním a zaúčtováním různými, často neoficiálními cestami. Nedostatečné sjednocení vede k neefektivitě a vyššímu riziku chyb. Ztěžuje také dodržování požadavků na shodu a rozšiřování provozu v rámci procesu Record to Report. Komplikuje rovněž předávání znalostí a školení.
ProcessMind zobrazí všechny skutečné varianty procesu účetních zápisů a porovná je se zamýšleným nebo očekávaným průběhem. Analýzou posloupností „Typických aktivit“ odhalí odchylky a změří jejich četnost i dopad. Týmy pak mohou workflow v BlackLine sjednotit, zjednodušit a nastavit pro jeho důsledné dodržování, čímž zvýší efektivitu a kontrolu.

I po úplném schválení účetní zápisy často dlouho čekají na zaúčtování do hlavní knihy. Vzniká tak rozdíl mezi stavem schválení a skutečnými finančními záznamy, což omezuje aktuální přehled, ovlivňuje přesnost financí a zdržuje dokončení cyklu Record to Report. Zpoždění může také komplikovat odsouhlasení.
ProcessMind měří dobu mezi aktivitami „Účetní zápis schválen“ a „Účetní zápis zaúčtován“. Ukáže, kde vznikají největší prodlevy a které atributy, například „Hlavní kniha“ nebo „Zdrojový systém“, s nimi souvisejí. Tato analýza pomáhá zlepšit přechod od schválení k zaúčtování a zajistit plynulejší provoz v BlackLine.

Finanční týmy věnují značnou část času ručním opravám nebo stornování zaúčtovaných účetních zápisů, často kvůli původním chybám nebo pozdějším změnám. Tato reaktivní práce je nákladná, náchylná k chybám a odvádí zdroje od důležitějších činností. Zvyšuje provozní náklady a prodlužuje uzavření účetních knih v procesu Record to Report.
ProcessMind sleduje četnost a povahu aktivit „Zpracováno storno účetního zápisu“ i dalších úprav po zaúčtování. Porovnává je s předchozími aktivitami a údaji, jako jsou „Vytvořil uživatel“ nebo „Typ účetního zápisu“, a odhaluje příčiny chyb. Díky tomu můžete přijmout preventivní opatření a zlepšit přesnost už při zadávání údajů v BlackLine.

Někteří lidé nebo týmy jsou dlouhodobě přetížení kontrolou a schvalováním účetních zápisů, zatímco jiní mají volnou kapacitu. Tato nerovnováha vede k vyčerpání, rozdílné rychlosti zpracování a úzkým místům v důležitých fázích cyklu Record to Report. Brání efektivnímu využití zaměstnanců a snižuje celkovou výkonnost týmu v BlackLine.
ProcessMind analyzuje rozložení aktivit „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ a „Účetní zápis schválen“ podle údajů „Vytvořil uživatel“ a „Schválil uživatel“. Vyčíslí rozložení práce a určí přetížené i nedostatečně vytížené zdroje. Vedoucí tak mohou práci lépe rozdělit a zvýšit průchodnost zpracování účetních zápisů.

Neodhalené odchylky od zavedených pracovních postupů nebo regulatorních pokynů při zpracování účetních zápisů vystavují organizaci značnému riziku nedodržení předpisů. Neschválené zkratky a odlišné postupy mohou vést k nálezům při auditu, finančním sankcím i poškození pověsti. Riziko je zvlášť vysoké v přísně regulovaném prostředí procesu Record to Report.
ProcessMind automaticky porovnává skutečný průběh zpracování účetních zápisů s předem definovanými modely odpovídajícími požadavkům na shodu nebo s očekávanými postupy. Upozorní na všechny odchylky, například vynechání povinné kontroly nebo neoprávněnou aktivitu „Účetní zápis zaúčtován“. Získáte přehlednou auditní stopu a podklady pro důslednější dodržování pravidel v BlackLine.

Účetní zápisy se po zaúčtování neodsouhlasují včas. Vzniká tak nevyřízená agenda, která komplikuje účetní uzávěrku a zvyšuje riziko nesrovnalostí. Kvůli opožděnému odsouhlasení zůstávají případné chyby déle neodhalené a jejich prověření i náprava vyžadují více práce. Celý cyklus Record to Report se tak v BlackLine prodlužuje.
ProcessMind měří dobu mezi aktivitami „Účetní zápis zaúčtován“ a „Účetní zápis odsouhlasen“. Určí konkrétní zápisy, účty nebo období, u kterých se odsouhlasení pravidelně zpožďuje. Finanční týmy tak mohou stanovit priority a řešit příčiny zpoždění, aby uzávěrku urychlily.

Zúčastněné strany často nemají aktuální přehled o stavu a průběhu účetních zápisů v procesu Record to Report. Kvůli této neprůhlednosti se opakovaně dotazují, nemohou včas řešit hrozící zpoždění a nad důležitou finanční činností mají jen omezenou kontrolu. Těžko se pak odpovídá i na jednoduchou otázku: „Kde je tento účetní zápis?“
ProcessMind zobrazuje celý průběh každého „ID účetního zápisu“ v přehledné procesní mapě, včetně všech „typických aktivit“ a jejich pořadí. Uživatelé mohou zápisy sledovat v reálném čase, zjistit jejich aktuální fázi a přesně určit, kde se nacházejí ve workflow BlackLine. Nejistotu tak nahrazuje jasný přehled o provozu.

Účetní zápisy se často odesílají bez potřebných nebo úplných podkladů. Kontroloři pak musí chybějící informace vyžadovat, což vede k opakované komunikaci a prodlužuje schvalování. Zároveň se oslabuje auditní stopa a zvyšuje riziko nedodržení předpisů, což přímo ovlivňuje efektivitu a spolehlivost procesu Record to Report.
ProcessMind dokáže odhalit případy, kdy po aktivitě „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ v určité lhůtě nenásleduje aktivita „Přiložena podpůrná dokumentace“ nebo kdy často dochází k aktivitě „Účetní zápis zamítnut“ kvůli chybějícím dokumentům. Zjistíte tak, kde je potřeba v BlackLine důsledněji vyžadovat podklady.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Rychlejší schvalování účetních zápisů je důležité pro efektivní účetní uzávěrku a přímo ovlivňuje cyklus Record to Report. Cílem je výrazně zkrátit dobu, po kterou zápisy čekají na schválení, a tím urychlit finanční výkaznictví a omezit provozní úzká místa v BlackLine. Výsledek lze měřit jako zkrácení průměrné doby schválení všech účetních zápisů. ProcessMind určí konkrétní úzká místa ve workflow schvalování, odhalí uživatele nebo skupiny, které způsobují zpoždění, a upozorní na odchylky od standardních schvalovacích postupů. Analýza podle ID účetního zápisu ukáže, kde se proces zadrhává. Na základě těchto zjištění můžete cíleně upravit workflow, například zavést automatizaci nebo lépe rozdělit zdroje, a zkrátit schvalování o 20–30 %.

Vysoká míra zamítnutí účetních zápisů ukazuje na neefektivitu a nutnost opakované práce, která spotřebovává čas i zdroje v procesu Record to Report. Cílem je omezit počet zápisů vracených k opravě, zvýšit průchodnost, snížit chybovost a zlepšit kvalitu dat v BlackLine. Výsledkem je plynulejší účetní uzávěrka a méně úprav po jejím dokončení. ProcessMind odhalí příčiny zamítnutí, například opakující se chyby, chybějící dokumentaci nebo schvalovatele, kteří zápisy zamítají častěji. Analýza ID účetního zápisu a souvisejících aktivit ukáže, proč k zamítnutí dochází. Vlastníci procesů pak mohou cíleně proškolit zaměstnance, zpřesnit pokyny k odesílání nebo zlepšit úvodní kontrolu a snížit počet zamítnutí o 15–25 %.

Různé postupy při zpracování podobných účetních zápisů mohou v procesu Record to Report vést k nesrovnalostem, rizikům nedodržení předpisů a nepředvídatelné době zpracování. Sjednocení znamená, že zápisy stejného typu procházejí předem stanoveným a optimálním workflow. Tím se omezí odchylky a zvýší předvídatelnost provozu v BlackLine. Zároveň se zlepší kontrola a dohledatelnost při auditu. ProcessMind vizualizuje skutečné postupy zpracování účetních zápisů a porovnává je s ideálními modely. Podle ID účetního zápisu ukáže, kde dochází k odchylkám, a vyčíslí jejich dopad na čas a zdroje. Díky tomuto přehledu můžete prosazovat osvědčené postupy, hledat příležitosti k automatizaci workflow a zajistit, aby 80–90 % zápisů odpovídalo standardním pracovním postupům.

Schválené účetní zápisy je třeba rychle zaúčtovat, aby byly finanční údaje přesné a cyklus Record to Report probíhal včas. Prodleva mezi schválením a zaúčtováním může zkreslit účetní výkazy a prodloužit uzávěrku v BlackLine. Cílem je výrazně zkrátit čekání, aby se finanční údaje co nejdříve promítly do hlavní knihy. ProcessMind přesně měří dobu mezi aktivitami „Účetní zápis schválen“ a „Účetní zápis zaúčtován“ u každého ID účetního zápisu. Odhalí příčiny zpoždění, ať už jde o systémové fronty, ruční úzká místa nebo nedostupné zdroje. Když organizace zjistí, kde se zápisy zdržují, může zjednodušit předávání práce a zkrátit čekání po schválení o 30–40 %.

Časté ruční úpravy po zaúčtování účetního zápisu ukazují na chyby v předchozích krocích nebo nedostatky procesu. Způsobují zbytečnou práci navíc a snižují přesnost cyklu Record to Report. Cílem je správně zpracovat zápis hned napoprvé, tedy zajistit jeho správnost a úplnost ještě před zaúčtováním a předejít následným opravám v BlackLine. ProcessMind sleduje celý průběh každého ID účetního zápisu a odhaluje případy, kdy po zaúčtování dojde k aktivitě „Zpracováno storno účetního zápisu“ nebo k podobné aktivitě. Porovnáním těchto úprav s předchozími aktivitami a souvisejícími údaji odhalí konkrétní místa selhání i časté chyby při zadávání dat. Díky tomu můžete cíleně zasáhnout a snížit počet ručních úprav o 50 % nebo více.

Dodržování interních pravidel a externích předpisů při všech činnostech souvisejících s účetními zápisy je zásadní pro správnost účetnictví a připravenost na audit v procesu Record to Report. Cílem je odhalit a omezit odchylky, které mohou vést k porušení pravidel, posílit kontrolu a snížit rizika v BlackLine. ProcessMind pomocí ID účetního zápisu poskytuje detailní přehled o skutečných postupech a porovnává je s definovanými pravidly shody a interními kontrolami. Automaticky označí případy, kdy jsou některé aktivity vynechány, provedeny v nesprávném pořadí nebo bez požadované dokumentace. Díky tomu můžete nedostatky v dodržování pravidel odhalit včas a důsledněji prosazovat stanovené postupy. Cílem je dosáhnout souladu s regulatorními a interními pokyny alespoň u 95 % případů.

Nerovnoměrné rozložení práce mezi členy týmu může vést k úzkým místům, vyčerpání a zpožděnému zpracování účetních zápisů. Snižuje tak efektivitu celého procesu Record to Report. Cílem je rozložit práci rovnoměrněji a efektivně využít zdroje, aby se udržela stabilní průchodnost a omezilo přetížení v náročných obdobích provozu BlackLine. ProcessMind analyzuje údaje „Vytvořil uživatel“ a „Schválil uživatel“ u každého ID účetního zápisu spolu s délkou aktivit. Zobrazí tak rozložení práce mezi jednotlivci i týmy a odhalí dlouhodobě přetížené nebo málo vytížené uživatele. Můžete pak lépe rozdělit úkoly nebo zajistit cílené školení. Rovnoměrnější rozložení práce může zvýšit produktivitu týmu o 10–15 %.

Pomalé nebo zdlouhavé odsouhlasování účetních zápisů prodlužuje účetní uzávěrku, oddaluje důležité informace a zhoršuje včasnost procesu Record to Report. Cílem je zjednodušit odsouhlasení, aby se zápisy rychleji párovaly a ověřovaly, a tím se urychlila celková uzávěrka v BlackLine. ProcessMind sleduje aktivitu „Účetní zápis odsouhlasen“ u každého ID účetního zápisu a měří dobu od zaúčtování po odsouhlasení. Odhalí příčiny zpoždění, například konkrétní typy zápisů, účty nebo období, jejichž odsouhlasení trvá déle. Na základě těchto zjištění můžete zlepšit workflow odsouhlasení a případně zkrátit uzávěrku o několik dní.

Nepředvídatelná doba zpracování účetních zápisů ztěžuje plánování termínů účetní uzávěrky i efektivní rozdělení zdrojů v procesu Record to Report. Cílem je omezit rozdíly v celkové době zpracování, aby bylo možné spolehlivěji plánovat a dosahovat stabilních výsledků v provozu BlackLine. Získáte tak větší jistotu při plánování finančního výkaznictví. ProcessMind analyzuje celý průběh každého ID účetního zápisu od vytvoření po zaúčtování nebo odsouhlasení a vypočítá průměrnou dobu zpracování i její odchylky. Určí aktivity a postupy, které způsobují rozdíly, například častá zamítnutí nebo dlouhé čekání. Na základě těchto zjištění můžete proces upravit a snížit odchylky v době zpracování o 20 % nebo více, což přinese předvídatelnější výsledky.

Pokud není proces zpracování účetních zápisů přehledný, je obtížné zjistit jejich aktuální stav. Odpovědi na dotazy se zpožďují a zúčastněné strany nemají v cyklu Record to Report potřebný přehled. Cílem je poskytnout jasné a aktuální informace o každé fázi zpracování účetního zápisu a zlepšit komunikaci i odpovědnost v BlackLine. ProcessMind zobrazuje skutečný průběh každého ID účetního zápisu v přehledné procesní mapě. Uživatelé mohou u každého zápisu sledovat aktuální stav, odpovědnou osobu i dobu, která uplynula. Odpadá tak nejistota i nutnost ručně zjišťovat stav. Lepší přehled podporuje kvalitnější rozhodování a může o 15–20 % zkrátit čas věnovaný dotazům na stav zápisů.

Chybějící nebo neúplné podklady často zdržují schvalování účetních zápisů a vedou k jejich zamítnutí. Přímo tak snižují efektivitu cyklu Record to Report. Cílem je zajistit, aby byly všechny požadované dokumenty přiloženy a zkontrolovány hned na začátku procesu. Tím se zjednoduší schvalování a omezí opakovaná práce v BlackLine. ProcessMind dokáže určit účetní zápisy, které se zdržují při aktivitách „Účetní zápis odeslán ke kontrole“ nebo „Účetní zápis zkontrolován“, protože chybí aktivita „Přiložena podpůrná dokumentace“. Porovnáním těchto případů se zamítnutími odhalí, kdy a proč dokumentace chybí. Na základě těchto zjištění můžete zavést důslednější kontroly před odesláním nebo automatické připomínky a zvýšit úplnost dokumentace o 25 %.

Šest kroků ke zlepšení procesu Record to Report: účetní zápisy

1
Stáhněte si šablonu
2
Exportujte data
3
Nahrajte datovou sadu
4
Analyzujte proces
5
Zaveďte zlepšení
6
Sledujte proces
1

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Stáhněte si předpřipravenou excelovou šablonu pro data účetních zápisů z BlackLine. Obsahuje přesnou strukturu potřebnou pro analýzu procesu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat hned od začátku zajistí přesnou a efektivní analýzu. Omezí opakovanou práci a pomůže zachytit všechny důležité informace o procesu.

Očekávaný výsledek

Připravená excelová šablona přizpůsobená datům účetních zápisů z BlackLine.

VAŠE POZNATKY

Získejte přehled o účetních zápisech v BlackLine

ProcessMind ukáže, jak účetní zápisy v BlackLine skutečně probíhají, a nabídne přehledné vizualizace a konkrétní poznatky. Zjistěte, kde se proces R2R zadrhává a co můžete rychle zlepšit.
  • Zobrazte skutečný průběh procesu účetních zápisů
  • Najděte úzká místa a zpoždění v BlackLine
  • Odhalte rizika pro shodu v provozu R2R
  • Zkraťte účetní závěrku
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Měřitelná zlepšení při správě účetních zápisů

Analýza procesu zpracování účetních zápisů na základě dat z BlackLine odhalí konkrétní příležitosti ke zlepšení. Uvedené výsledky ukazují praktické přínosy zefektivnění provozu Record to Report pomocí poznatků založených na datech.

0 %
Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schválení

Process mining odhalí úzká místa ve workflow schvalování, což urychlí schválení a omezí zpoždění účetní uzávěrky.
0 %
Nižší míra zamítnutí

Pokles počtu zamítnutých účetních zápisů

Když organizace odhalí příčiny zamítnutí, může zlepšit kvalitu dat i přesnost odesílaných zápisů a výrazně omezit opakovanou práci a ruční úsilí.
0 %
Lepší dodržování pravidel

Zvýšení souladu procesu se stanovenými postupy

Process mining pomáhá prosazovat standardní pracovní postupy a zajišťuje, aby účetní zápisy procházely správným postupem. Zvyšuje tak připravenost na audit i dodržování regulatorních požadavků.
0 %
Méně úprav

Pokles počtu oprav po zaúčtování

Když porozumíte příčinám úprav po zaúčtování, můžete problémům předcházet. Zvýšíte přesnost a omezíte nákladná a časově náročná storna.
0 %
Kratší doba zpracování

Průměrné zkrácení doby od vytvoření po zaúčtování

Odhalení a odstranění úzkých míst v celém procesu zpracování účetních zápisů výrazně zkracuje dobu od zahájení po konečné zaúčtování a zvyšuje efektivitu.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, nastavení stávajících systémů a kvality dat. Uvedená zlepšení odpovídají obvyklým výsledkům zjištěným při nasazení u různých zákazníků.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je postupně doplňujte.
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor účetního zápisu, který slouží jako hlavní identifikátor případu pro sledování jeho životního cyklu.

Proč je to důležité

Jde o základní identifikátor případu, který umožňuje sledovat celý životní cyklus jednoho účetního zápisu a analyzovat jeho průběh.

Název konkrétní obchodní události, ke které v určitém okamžiku došlo v procesu zpracování účetního zápisu.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu. Je nezbytný pro zobrazení mapy procesu, analýzu jeho průběhu a odhalení odchylek nebo úzkých míst.

Přesné časové razítko označující, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je základem všech ukazatelů výkonnosti, včetně doby cyklu a analýzy úzkých míst. Umožňuje sestavit chronologický průběh procesu.

Jméno nebo ID uživatele, který provedl danou aktivitu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat pracovní zátěž a porovnávat výkonnost členů týmu. Pomáhá také odhalit úzká místa související se zdroji nebo potřebu školení.

Klasifikace účetního zápisu, například standardní, opakující se nebo storno.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat jednotlivé typy účetních zápisů a zjistit, zda procházejí různými cestami nebo se liší jejich výkonnost.

Jedinečný identifikátor právnické osoby nebo společnosti, pro kterou se účetní zápis vytváří.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost a sjednocovat procesy napříč různými právnickými osobami nebo obchodními jednotkami.

Celková peněžní hodnota účetního zápisu, obvykle součet částek na straně Má dáti.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext a umožňuje zohlednit významnost částek, například upřednostnit zápisy s vysokou hodnotou nebo odhalit odchylky v procesu podle hodnoty zápisu.

Aktuální stav účetního zápisu v jeho životním cyklu, například „In Progress“, „Approved“ nebo „Posted“.

Proč je to důležité

Poskytuje přehled o aktuálním stavu zápisů, což se hodí při analýze nevyřízené práce a rozpracovaných případů.

Důvod, který uvedl kontrolor při zamítnutí účetního zápisu.

Proč je to důležité

Je nezbytný pro analýzu příčin opakovaných oprav. Pomáhá zjistit, proč jsou účetní zápisy zamítány, a zaměřit zlepšování procesů na konkrétní problémy.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje zahájení případu účetního zápisu. Zaznamená se, když uživatel v BlackLine vytvoří nový záznam účetního zápisu. Systém mu přidělí jedinečné ID účetního zápisu a uloží čas vytvoření i údaje o uživateli.

Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu. Analýza doby od této aktivity k dalším aktivitám ukáže celkovou dobu zpracování a pomůže odhalit zpoždění hned na začátku workflow.

K této aktivitě dochází, když zpracovatel formálně odešle účetní zápis ke kontrole a schválení. Obvykle se zaznamená jako změna stavu, například z „Rozpracováno“ na „Odesláno“, spolu s časovým razítkem.

Proč je to důležité

Tím končí fáze přípravy a začíná schvalovací cyklus. Jde o důležitý milník pro měření délky přípravy i schvalování.

Tato aktivita označuje zamítnutí účetního zápisu kontrolorem nebo schvalovatelem. Zaznamená se, když uživatel zvolí akci „Zamítnout“, která změní stav zápisu na „Zamítnuto“ a uloží se do auditního protokolu.

Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro odhalení opakované práce, problémů s kvalitou a potřeb školení. Analýza četnosti a důvodů zamítnutí i následného opakovaného zpracování pomáhá zlepšit proces a zkrátit dobu zpracování.

Tato aktivita znamená, že účetní zápis prošel všemi požadovanými kontrolami a schvalovacími kroky. Zaznamená se, když zápis schválí poslední oprávněný uživatel a jeho stav se změní na „Approved“.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, který uzavírá schvalovací proces. Doba od události „Journal Entry Submitted“ do této události představuje dobu schvalovacího cyklu, důležitý KPI pro měření efektivity workflow.

Označuje okamžik, kdy je schválený účetní zápis oficiálně zaevidován v hlavní knize. V BlackLine jde často o samostatnou akci, po které se stav zápisu změní na „Posted“.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, který se často považuje za provozní konec procesu. Doba od události „Journal Entry Approved“ do této aktivity ukazuje efektivitu kroků po schválení.

Označuje dokončení životního cyklu, kdy je účetní zápis zahrnut do dokončeného a certifikovaného sesouhlasení účtu. V BlackLine tomu odpovídá certifikace sesouhlasení, které tento zápis obsahuje.

Proč je to důležité

Tato aktivita představuje konečný bod celého procesu. Doba od události „Journal Entry Posted“ do stavu „Reconciled“ měří efektivitu sesouhlasení účtů v rámci finanční uzávěrky.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Process mining vizualizuje skutečný průběh účetních zápisů v BlackLine od vytvoření po zaúčtování. Upozorní na úzká místa, například pomalé schvalování nebo častá zamítnutí, odhalí nestandardní postupy a pomůže najít příčiny zpoždění. Díky tomu zjistíte, kde lze zvýšit efektivitu a zlepšit dodržování pravidel.

Analýza schvalovacích postupů a jejich délky přesně určí fáze a osoby, které způsobují zpoždění. Může odhalit nerovnoměrné rozložení práce nebo konkrétní kroky schvalování, které se pravidelně protahují. Na základě těchto údajů můžete cíleně upravit schvalování a zkrátit dobu zpracování.

Potřebujete především záznamy událostí, které zachycují jednotlivé kroky zpracování účetního zápisu. Měly by obsahovat ID účetního zápisu, název aktivity, její časové razítko a zdroj nebo uživatele, který ji provedl. Analýzu mohou obohatit další údaje, například typ zápisu, částka nebo stav. Tato data se obvykle získávají z auditních stop nebo transakčních záznamů BlackLine.

Počáteční nastavení a export dat mohou trvat několik dní až několik týdnů podle dostupnosti a složitosti dat. Jakmile jsou data připravena, první poznatky, například procesní mapy a úzká místa, lze často získat během několika dní. Podrobnější analýza a hledání příčin následují poté.

Ano. Process mining zobrazí všechny varianty procesu zpracování účetních zápisů a odhalí odchylky od ideálního nebo zamýšleného postupu. Ukáže, kde a proč vznikají nestandardní postupy, takže můžete tyto nesrovnalosti řešit. Pomůže vám prosazovat osvědčené postupy a zvýšit předvídatelnost procesu i dodržování pravidel.

Můžete očekávat měřitelná zlepšení, například kratší schvalování účetních zápisů, nižší míru zamítnutí a méně úprav po zaúčtování. Častým výsledkem je také lepší dodržování pravidel a rovnoměrnější rozložení práce. Process mining celkově přispívá k efektivnějšímu, přehlednějšímu a předvídatelnějšímu cyklu Record to Report.

Počáteční příprava dat může vyžadovat technické znalosti, moderní nástroje pro process mining se však stále snadněji používají. Mnohé platformy nabízejí konektory pro běžné systémy, jako je BlackLine, které zjednodušují export dat. Firemní uživatelé pak často mohou procesy zkoumat a analyzovat bez rozsáhlého technického školení.

Ano. Process mining dokáže určit konkrétní typy účetních zápisů nebo kroky procesu, po kterých často následují úpravy po zaúčtování. Analýzou předchozích aktivit a příčin vám pomůže najít a napravit problémy v dřívějších fázích, a výrazně tak omezit potřebu pozdějších ručních oprav.

Zvyšte efektivitu procesu Record to Report - Journal Entry

Zkraťte dobu zpracování účetních zápisů o 30 % a uzavírejte účetní období rychleji a přesněji.

Spusťte zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete • Nastavení zabere jen několik minut