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Améliorez votre processus Record to Report - Journal Entry

Optimisez les écritures comptables BlackLine : votre guide en 6 étapes
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Record to Report - Écriture comptable
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Optimiser les écritures comptables BlackLine pour améliorer l’efficacité et la conformité du processus R2R

Les étapes retardées du processus peuvent ralentir votre clôture financière. Notre solution vous aide à repérer les inefficacités, à comprendre les écarts de conformité et à optimiser vos opérations. Découvrez comment transformer vos processus et produire des rapports plus rapidement et avec davantage de précision.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report - écriture comptable avec BlackLine ?

Le processus Record to Report, R2R, d’écriture comptable est essentiel à la fiabilité de l’information financière. BlackLine offre des fonctionnalités performantes pour automatiser la clôture, mais les inefficacités de vos flux de travail d’écriture comptable peuvent encore ralentir considérablement votre clôture financière, créer des risques de non-conformité et augmenter vos coûts opérationnels. Chaque écriture comptable traitée en retard ou de manière incorrecte peut se répercuter sur l’ensemble de votre cycle R2R, des rapprochements du bilan au reporting de gestion. Comprendre les performances réelles de ce processus essentiel dans votre environnement BlackLine ne consiste pas seulement à accélérer la clôture. Il s’agit aussi de garantir l’intégrité des données et le respect des exigences réglementaires.

Comment le Process Mining améliore l’analyse des écritures comptables dans BlackLine

Le Process Mining offre une approche particulièrement efficace pour analyser vos opérations Record to Report - écriture comptable dans BlackLine. Au lieu de vous appuyer sur des observations manuelles ou des organigrammes statiques, vous extrayez les données d’événements directement de BlackLine et des systèmes sources intégrés. Vous pouvez ainsi visualiser le parcours réel, de bout en bout, de chaque écriture comptable, de sa création à sa comptabilisation et à son rapprochement final. Vous obtenez une représentation objective de votre processus fondée sur les données, qui montre précisément où les écritures passent le plus de temps, met au jour les boucles de reprise liées aux rejets ou aux corrections et mesure le temps de cycle réel de chaque étape, notamment la revue et l’approbation. Cette analyse détaillée des opérations réelles de votre processus d’écriture comptable dans BlackLine vous permet de dépasser les suppositions et de fonder vos efforts d’optimisation sur des données de performance vérifiables.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

Avec le Process Mining, vous pouvez cibler et résoudre précisément différents problèmes de votre processus d’écriture comptable dans BlackLine. Vous identifiez les goulots d’étranglement exacts, qu’il s’agisse de types d’écritures comptables régulièrement retardés, de certains approbateurs surchargés ou de services qui rencontrent des difficultés avec les pièces justificatives. La technologie met clairement en évidence les reprises et les écarts par rapport à votre processus cible, en indiquant la fréquence à laquelle les écritures sont rejetées, corrigées et soumises à nouveau, ainsi que les causes profondes de ces inefficacités. Le Process Mining vous aide également à repérer les écarts de conformité, en identifiant les cas où des écritures contournent des étapes de contrôle essentielles ou s’écartent des procédures opérationnelles standard. Cette analyse granulaire met aussi en évidence les possibilités d’utiliser davantage les fonctionnalités d’automatisation de BlackLine, de simplifier les étapes manuelles et, au final, de réduire le temps de cycle de votre processus Record to Report.

Résultats attendus de l’optimisation de votre processus R2R d’écriture comptable

L’optimisation de votre processus Record to Report - écriture comptable avec le Process Mining dans BlackLine produit des bénéfices concrets et mesurables. Vous pouvez accélérer sensiblement la clôture financière en réduisant les temps de traitement de bout en bout des écritures comptables. La précision s’améliore lorsque les erreurs et les reprises diminuent, ce qui permet d’obtenir des états financiers plus fiables. Le renforcement de la conformité découle directement du respect strict des politiques internes et des réglementations externes. Les coûts opérationnels diminuent grâce à la réduction des efforts manuels, des retards et à une meilleure répartition des ressources. Enfin, vos équipes financières disposent d’analyses fondées sur les données pour améliorer continuellement les processus, développer une culture de l’efficacité et disposer d’une base solide pour prendre des décisions stratégiques.

Premiers pas vers l’optimisation du processus d’écriture comptable

Vous pouvez commencer à optimiser votre processus Record to Report - écriture comptable avec BlackLine sans disposer d’une expertise approfondie en Process Mining. En suivant une démarche structurée, vous obtenez rapidement des informations utiles sur vos opérations actuelles. Commencez par vous concentrer sur vos données d’écritures comptables dans BlackLine, extrayez les journaux d’événements, puis appliquez les techniques de Process Mining pour visualiser et analyser le processus réel. Les résultats obtenus vous fourniront une feuille de route claire pour améliorer les processus Record to Report - écriture comptable et réduire leur temps de cycle, tout en transformant votre clôture financière. Faites dès aujourd’hui le premier pas vers un cycle R2R plus efficace, conforme et précis.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

De nombreuses écritures comptables restent longtemps dans les files d’attente d’approbation, ce qui affecte directement la rapidité et la précision du cycle Record to Report. Ces retards peuvent repousser les échéances de clôture financière, entraîner des rapports tardifs et faire manquer des occasions de décision au bon moment. Leur effet cumulé peut fortement perturber les opérations financières et accroître le risque d’audit.
ProcessMind révèle précisément où les écritures comptables restent bloquées, en identifiant les approbateurs ou les étapes d’approbation à l’origine des retards. En analysant les activités « Journal Entry Submitted for Review » et « Journal Entry Approved », ainsi que l’Attribut « Approved By User », ProcessMind visualise les goulots d’étranglement et mesure leur impact afin de permettre des améliorations ciblées dans BlackLine.

Un taux élevé de rejets d’écritures comptables révèle des problèmes sous-jacents dans le processus de création ou de revue, ce qui entraîne d’importantes reprises pour les équipes financières. Chaque rejet implique du temps supplémentaire pour corriger, soumettre à nouveau et faire approuver l’écriture, ce qui prolonge le cycle Record to Report et mobilise des Ressources précieuses. Cette inefficacité peut affecter le moral des équipes et détourner leur attention des analyses importantes.
ProcessMind cartographie tous les parcours comprenant les activités « Journal Entry Rejected » et « Journal Entry Corrected and Resubmitted », puis mesure le volume et la fréquence des rejets. Il identifie les causes profondes courantes, comme certains utilisateurs, types d’écritures comptables ou Attributs manquants, afin de permettre aux organisations de mettre en place des formations ou des changements de processus ciblés dans BlackLine et de réduire les erreurs.

Le temps nécessaire au traitement des écritures comptables dans le processus Record to Report varie considérablement. Il devient donc difficile de prévoir les activités de clôture et de gérer efficacement la charge de travail. Cette irrégularité crée de l’incertitude, complique l’affectation des ressources et peut entraîner des urgences ou des retards de dernière minute, ce qui nuit à la prévisibilité et à la précision globales de l’information financière.
ProcessMind analyse le cycle de vie complet de chaque « Journal Entry ID », de la création à la comptabilisation, et met en évidence les écarts importants de temps de cycle selon le « Journal Entry Type » ou le « Company Code ». En comparant les parcours et les durées, la solution identifie les activités ou les passerelles à l’origine de cette variabilité et fournit des analyses fondées sur les données pour standardiser et optimiser le flux de travail BlackLine.

Des écritures comptables de même type ou provenant d’un même service suivent des parcours différents, souvent officieux, dans le processus d’approbation et de comptabilisation. Cette absence de standardisation entraîne des inefficacités, augmente le risque d’erreur et complique le respect des exigences de conformité ou le développement des opérations au sein de la fonction Record to Report. Elle entrave également le transfert des connaissances et la formation.
ProcessMind révèle visuellement toutes les variantes réelles du processus suivies par les écritures comptables et les compare aux parcours idéaux ou attendus. En analysant les séquences d’« activités types », la solution identifie les écarts et mesure leur fréquence ainsi que leur impact. Les équipes peuvent ainsi regrouper, simplifier et imposer des flux de travail standardisés dans BlackLine, pour gagner en efficacité et en contrôle.

Même après leur approbation complète, les écritures comptables accusent souvent des retards importants avant d’être officiellement comptabilisées dans le grand livre. Ce décalage crée une différence entre le statut d’approbation et les données financières réellement enregistrées, ce qui affecte la visibilité en temps réel, la fiabilité financière et l’achèvement du cycle Record to Report dans les délais. Il peut également compliquer les rapprochements.
ProcessMind mesure le temps écoulé entre les activités « Journal Entry Approved » et « Journal Entry Posted », en identifiant les points où les retards sont les plus importants et les Attributs, tels que « Ledger » ou « Source System », qui leur sont associés. Cette analyse aide à optimiser la transition entre l’approbation et la comptabilisation afin d’assurer des opérations plus efficaces dans BlackLine.

Les équipes financières consacrent beaucoup de temps à corriger ou à contrepasser manuellement des écritures comptables après leur comptabilisation, souvent en raison d’erreurs initiales ou de changements. Ce travail réactif est coûteux, sujet aux erreurs et détourne les Ressources d’activités plus stratégiques. Il augmente les dépenses opérationnelles et retarde la finalisation des états financiers dans le processus Record to Report.
ProcessMind identifie la fréquence et la nature des activités « Journal Entry Reversal Processed » ainsi que des autres ajustements postérieurs à la comptabilisation. En les mettant en relation avec les activités précédentes et des Attributs tels que « Created By User » ou « Journal Entry Type », il révèle les causes profondes de ces erreurs et permet de prendre des mesures préventives pour améliorer la précision en amont dans BlackLine.

Certaines personnes ou équipes sont régulièrement surchargées de tâches de revue et d’approbation des écritures comptables, tandis que d’autres disposent de capacités inutilisées. Ce déséquilibre entraîne de l’épuisement, des vitesses de traitement irrégulières et des goulots d’étranglement aux étapes importantes du cycle Record to Report. Il empêche une utilisation optimale des Ressources humaines et affecte l’efficacité globale des équipes dans BlackLine.
ProcessMind analyse la répartition des activités « Journal Entry Submitted for Review » et « Journal Entry Approved » entre « Created By User » et « Approved By User ». Il mesure la distribution de la charge de travail et identifie les Ressources surutilisées ou sous-utilisées, afin de permettre aux responsables de rééquilibrer les tâches et d’améliorer le débit du traitement des écritures comptables.

Les écarts non identifiés par rapport aux procédures opérationnelles standard ou aux exigences réglementaires exposent l’organisation à des risques importants en matière de Conformité lors du traitement des écritures comptables. Ces raccourcis ou variations non approuvés peuvent entraîner des constats d’audit, des sanctions financières et une atteinte à la réputation, notamment dans l’environnement fortement réglementé du processus Record to Report.
ProcessMind compare automatiquement les flux réels de traitement des écritures comptables à des modèles conformes prédéfinis ou aux parcours attendus. Il met en évidence chaque écart, comme le fait de sauter des étapes de contrôle obligatoires ou d’effectuer sans autorisation l’activité « Journal Entry Posted », afin de fournir une piste d’audit claire et de faire respecter les exigences de Conformité dans BlackLine.

Les écritures comptables ne sont pas rapprochées dans les délais après leur comptabilisation, ce qui crée un retard qui complique le processus de clôture financière et augmente le risque d’écarts. Un rapprochement tardif signifie que les erreurs potentielles restent plus longtemps non détectées. Leur analyse et leur correction demandent alors davantage d’efforts, ce qui prolonge l’ensemble du cycle Record to Report dans BlackLine.
ProcessMind mesure le temps écoulé entre les activités « Journal Entry Posted » et « Journal Entry Reconciled ». Il identifie les écritures, les comptes ou les périodes qui connaissent régulièrement des retards de rapprochement, afin d’aider les équipes financières à hiérarchiser les problèmes et à traiter leurs causes profondes pour accélérer la clôture.

Les parties prenantes manquent souvent de visibilité en temps réel sur l’état et l’avancement des écritures comptables dans le processus Record to Report. Ce manque de transparence entraîne de nombreuses demandes d’information, empêche de traiter les retards potentiels de manière proactive et réduit le contrôle exercé sur une opération financière essentielle. Il devient difficile de répondre à des questions simples comme « où en est cette écriture comptable ? ».
ProcessMind fournit une représentation visuelle de bout en bout du cycle de vie de chaque « Journal Entry ID », avec toutes les « activités types » et leur séquence. Les utilisateurs peuvent suivre les écritures en temps réel, comprendre leur étape actuelle et déterminer précisément où elles se trouvent dans le flux de travail BlackLine, transformant ainsi l’incertitude en visibilité opérationnelle claire.

Les écritures comptables sont souvent soumises sans justificatifs suffisants ou complets, ce qui entraîne des retards lorsque les réviseurs demandent les informations manquantes. Ces échanges successifs prolongent le cycle d’approbation et augmentent le risque de non-conformité en affaiblissant la piste d’audit, ce qui nuit directement à l’efficacité et à l’intégrité du processus Record to Report.
ProcessMind identifie les cas où l’activité « Journal Entry Submitted for Review » se produit sans activité correspondante « Supporting Documentation Attached » dans un délai défini, ou lorsqu’un événement « Journal Entry Rejected » survient fréquemment en raison de documents manquants. Cette analyse indique où renforcer les exigences documentaires dans BlackLine.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer l’approbation des écritures comptables est essentiel à une clôture financière efficace et a un impact direct sur le cycle Record to Report. Cet objectif vise à réduire fortement le temps passé par les écritures dans les files d’attente d’approbation, afin d’accélérer le reporting financier et de réduire les goulots d’étranglement opérationnels dans BlackLine. Il s’agit d’obtenir une réduction mesurable de la durée moyenne d’approbation de toutes les écritures comptables. ProcessMind peut repérer les goulots d’étranglement précis du flux de travail d’approbation, identifier les utilisateurs ou les groupes à l’origine des retards et mettre en évidence les écarts par rapport aux parcours d’approbation standard. En analysant le processus selon la perspective Journal Entry ID, la solution montre où le processus se bloque et permet de cibler les améliorations, comme l’automatisation du flux de travail ou le rééquilibrage des ressources, afin d’accélérer de 20 à 30 % le cycle d’approbation.

Un taux élevé de rejet des écritures comptables révèle des inefficacités et des reprises, qui mobilisent du temps et des Ressources dans le processus Record to Report. Atteindre cet objectif consiste à réduire le nombre d’écritures renvoyées pour correction, ce qui améliore directement le débit, réduit les erreurs et renforce la qualité des données dans BlackLine. La clôture financière s’en trouve simplifiée et les ajustements post-clôture diminuent. ProcessMind identifie les causes profondes des rejets, comme les erreurs fréquentes, les documents manquants ou certains approbateurs présentant un taux de rejet plus élevé. En analysant le Journal Entry ID et les activités associées, il explique pourquoi les écritures sont rejetées et permet aux responsables du processus de mettre en place des formations ciblées, d’améliorer les consignes de soumission ou de renforcer les contrôles initiaux afin de réduire les rejets de 15 à 25 %.

Des parcours de traitement non standardisés pour des écritures comptables similaires peuvent entraîner des incohérences, des risques de non-conformité et des temps de cycle imprévisibles dans le processus Record to Report. La standardisation consiste à garantir que les écritures d’un même type suivent des flux de travail prédéfinis et optimaux, afin de réduire les variations et d’améliorer la prévisibilité opérationnelle dans BlackLine. Elle renforce le contrôle et la traçabilité. ProcessMind cartographie visuellement tous les parcours réels des écritures comptables et les compare aux modèles de processus idéaux. En utilisant la perspective Journal Entry ID, la solution met en évidence les écarts et mesure leur impact sur le temps et les ressources. Cette visibilité permet d’imposer les bonnes pratiques, d’identifier les possibilités d’automatisation du flux de travail et de garantir que 80 à 90 % des écritures respectent les procédures opérationnelles standard.

Une fois approuvées, les écritures comptables doivent être comptabilisées rapidement afin de garantir l’exactitude financière et le respect des délais du cycle Record to Report. Les délais entre l’approbation et la comptabilisation peuvent fausser les états financiers et prolonger la clôture dans BlackLine. Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps d’attente, afin que les données financières soient inscrites au grand livre dès que possible. ProcessMind mesure précisément le délai entre les activités « Journal Entry Approved » et « Journal Entry Posted » pour chaque Journal Entry ID. Il peut révéler les causes de ces retards, qu’elles soient liées aux files d’attente du système, à des goulots d’étranglement manuels ou à la disponibilité des Ressources. En identifiant ces points de blocage, ProcessMind aide les organisations à optimiser les transferts et à réduire de 30 à 40 % les temps d’attente après approbation.

Des ajustements manuels fréquents après la comptabilisation d’une écriture révèlent des erreurs en amont ou des insuffisances du processus. Ils génèrent des reprises inutiles et nuisent à l’exactitude du cycle Record to Report. Cet objectif vise à obtenir un traitement correct dès la première fois, en garantissant que les écritures sont exactes et complètes avant leur comptabilisation, afin d’éviter les corrections ultérieures dans BlackLine. ProcessMind suit l’intégralité du cycle de vie d’un Journal Entry ID et identifie les cas où l’activité « Journal Entry Reversal Processed » ou une activité similaire survient après la comptabilisation. En mettant ces ajustements en relation avec les activités et les Attributs précédents, ProcessMind révèle les points de défaillance et les erreurs de saisie récurrentes, ce qui permet de mettre en place des mesures ciblées et de réduire les ajustements manuels de 50 % ou plus.

Veiller à ce que toutes les activités liées aux écritures comptables respectent les politiques internes et les réglementations externes est essentiel pour préserver l’intégrité financière et préparer les audits dans le processus Record to Report. Cet objectif consiste à identifier et à réduire les écarts susceptibles d’entraîner une non-conformité, afin de renforcer le contrôle et de limiter l’exposition aux risques dans BlackLine. ProcessMind fournit une vue détaillée des parcours réels des écritures comptables par rapport aux règles de Conformité et aux contrôles internes définis, à partir du Journal Entry ID. Il signale automatiquement les cas où des activités sont ignorées, exécutées dans le désordre ou dépourvues des justificatifs requis. Cette fonctionnalité permet d’identifier rapidement les lacunes de Conformité et de faire respecter les processus, avec un objectif de conformité supérieur ou égal à 95 % aux exigences réglementaires et aux directives internes.

Une répartition inégale de la charge de travail entre les membres d’une équipe peut créer des goulots d’étranglement, favoriser l’épuisement professionnel et retarder le traitement des écritures comptables, ce qui nuit à l’efficacité globale du processus Record to Report. Cet objectif vise à équilibrer la charge de traitement, afin d’utiliser les Ressources efficacement, de maintenir un débit régulier et de réduire la pression lors des périodes de pointe dans BlackLine. ProcessMind analyse les Attributs « Created By User » et « Approved By User » de chaque Journal Entry ID, ainsi que la durée des activités, pour visualiser les schémas de charge individuels et collectifs. Il identifie les utilisateurs constamment surchargés ou sous-utilisés et révèle les possibilités de rééquilibrage des tâches ou de formation ciblée. Cette démarche permet une répartition plus équitable et améliore la productivité de l’équipe de 10 à 15 %.

Un rapprochement lent ou prolongé des écritures comptables allonge le cycle de clôture financière, retarde l’accès à des informations importantes et nuit à la ponctualité du processus Record to Report. Cet objectif consiste à optimiser le rapprochement afin que les écritures soient associées et validées efficacement, ce qui accélère la clôture financière globale dans BlackLine. ProcessMind suit l’activité « Journal Entry Reconciled » pour chaque Journal Entry ID et mesure la durée entre la comptabilisation et le rapprochement. La solution peut identifier les facteurs associés aux retards, notamment certains types d’écritures, comptes ou périodes qui nécessitent davantage de temps pour être rapprochés. En repérant ces inefficacités, ProcessMind aide à optimiser les flux de travail de rapprochement et peut réduire le cycle de clôture de plusieurs jours.

Des durées de traitement imprévisibles pour les écritures comptables compliquent la prévision du calendrier de clôture financière et la gestion efficace des Ressources dans le processus Record to Report. Cet objectif vise à réduire la variabilité des temps de traitement de bout en bout, afin de permettre une planification plus fiable et des performances régulières pour les opérations BlackLine. Il apporte davantage de visibilité sur les échéances du reporting financier. ProcessMind analyse le parcours complet de chaque Journal Entry ID, de la création à la comptabilisation ou au rapprochement, afin de calculer les durées moyennes et les variations de cycle. Il identifie les activités ou les parcours qui introduisent de la variabilité, comme les rejets fréquents ou les temps d’attente prolongés. Ces analyses permettent d’améliorer le processus et de réduire d’au moins 20 % l’écart de durée du cycle, pour obtenir des résultats plus prévisibles.

Un processus opaque de traitement des écritures comptables rend difficile la détermination du statut réel d’une écriture en temps réel. Il entraîne des retards dans les réponses aux demandes et prive les parties prenantes de visibilité sur le cycle Record to Report. Cet objectif vise à fournir une vision claire et en temps réel de chaque étape du cycle de vie d’une écriture comptable, afin d’améliorer la communication et la responsabilisation dans BlackLine. ProcessMind fournit une cartographie visuelle complète du processus réel pour chaque Journal Entry ID. Les utilisateurs peuvent suivre le statut actuel, la personne responsable et le temps écoulé pour chaque écriture, sans incertitude ni mises à jour manuelles du statut. Cette transparence accrue facilite la prise de décision et réduit de 15 à 20 % le temps consacré aux demandes de suivi.

Des justificatifs manquants ou incomplets sont une cause fréquente de retards et de rejets dans le processus d’approbation des écritures comptables, ce qui nuit directement à l’efficacité du cycle Record to Report. Cet objectif consiste à garantir que tous les documents requis sont joints et validés suffisamment tôt dans le processus, afin de simplifier les approbations et de réduire les reprises dans BlackLine. ProcessMind identifie les écritures qui restent bloquées lors des activités « Journal Entry Submitted for Review » ou « Journal Entry Reviewed » en raison de l’absence de l’activité « Supporting Documentation Attached ». En mettant ces cas en relation avec les schémas de rejet, il révèle quand et pourquoi les documents manquent souvent. Ces analyses permettent de mettre en place des contrôles plus stricts avant soumission ou des rappels automatiques, et d’améliorer de 25 % l’exhaustivité de la documentation.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Record to Report, écritures comptables

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel préconfiguré pour les données d’écritures comptables BlackLine. Ce modèle fournit la structure exacte nécessaire à l’analyse du processus.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ garantit une analyse précise et efficace. Elle évite les reprises et permet de recueillir toutes les informations essentielles du processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, spécialement mis en forme pour vos données d’écritures comptables provenant de BlackLine.

VOS ANALYSES

Découvrez les principales analyses de vos écritures comptables BlackLine

ProcessMind révèle le parcours réel de vos écritures comptables BlackLine grâce à des visualisations claires et à des analyses essentielles. Comprenez où votre processus R2R rencontre des difficultés et repérez rapidement les possibilités d’amélioration.
  • Visualisez le flux réel de votre processus d’écriture comptable
  • Identifiez les goulots d’étranglement et les retards dans BlackLine
  • Repérez les risques de conformité dans vos opérations R2R
  • Accélérez votre cycle de clôture financière
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Des améliorations concrètes dans la gestion des écritures comptables

Notre analyse de votre processus d’écritures comptables, fondée sur les données BlackLine, révèle des possibilités d’optimisation clairement identifiées. Ces résultats illustrent les bénéfices concrets obtenus en optimisant vos opérations Record to Report grâce à des analyses fondées sur les données.

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Des approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Le Process Mining identifie les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, ce qui accélère les validations et réduit les retards de clôture financière.
0 %
Un taux de rejet plus faible

Diminution des rejets d’écritures comptables

En identifiant les causes profondes des rejets, les organisations peuvent améliorer la qualité des données et la précision des soumissions, tout en réduisant sensiblement les reprises et les efforts manuels.
0 %
Une meilleure Conformité

Augmentation de la conformité du processus

Le Process Mining contribue au respect des procédures opérationnelles standard et garantit que les écritures comptables suivent le parcours approprié, ce qui renforce la préparation aux audits et le respect des exigences réglementaires.
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Moins d’ajustements

Réduction des corrections après comptabilisation

Comprendre les causes des ajustements après comptabilisation permet de corriger les problèmes en amont, d’améliorer l’exactitude et de réduire le recours à des extournes coûteuses et chronophages.
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Un cycle plus court

Réduction moyenne entre la création et la comptabilisation

Identifier et supprimer les goulots d’étranglement dans l’ensemble du processus d’écritures comptables réduit sensiblement le délai entre le lancement et la comptabilisation finale, et améliore l’efficacité.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration des systèmes existants et la qualité des données. Les améliorations présentées ici correspondent aux gains généralement observés dans différentes mises en œuvre chez nos clients.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du cas pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant fondamental du cas, qui permet de retracer le cycle de vie complet d’une écriture comptable et d’analyser sa performance.

Nom de l’événement métier précis survenu à un moment donné du processus d’écriture comptable.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, ce qui est essentiel pour visualiser la cartographie du processus, analyser le flux et identifier les écarts ou les goulots d’étranglement.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage constitue la base de toutes les métriques de performance, notamment du temps de cycle et de l’analyse des goulots d’étranglement, et permet de reconstituer le processus dans l’ordre chronologique.

Nom ou identifiant de l’utilisateur ayant exécuté l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser la charge de travail, de comparer les performances entre les membres de l’équipe et d’identifier les goulots d’étranglement liés aux ressources ou les besoins de formation.

Classification de l’écriture comptable, par exemple standard, récurrente ou de contrepassation.

Pourquoi c’est important

Il permet une analyse segmentée afin de déterminer si les différents types d’écritures comptables suivent des parcours distincts ou présentent des caractéristiques de performance différentes.

Identifiant unique de l’entité juridique ou de la société pour laquelle l’écriture comptable est enregistrée.

Pourquoi c’est important

Il permet de comparer la performance et de soutenir les initiatives de standardisation des processus entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles.

Valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale à la somme des débits.

Pourquoi c’est important

Il fournit un contexte financier et permet une analyse fondée sur la matérialité, par exemple pour prioriser les écritures de montant élevé ou identifier les écarts de processus liés à la valeur.

Statut actuel de l’écriture comptable dans son cycle de vie, par exemple « In Progress », « Approved » ou « Posted ».

Pourquoi c’est important

Il fournit un instantané de l’état actuel des écritures, utile pour analyser le backlog et comprendre les travaux en cours.

Motif fourni par un réviseur lorsqu’une écriture comptable est rejetée.

Pourquoi c’est important

Il est essentiel pour analyser les causes profondes des retraitements et comprendre pourquoi les écritures comptables sont rejetées, afin de mettre en place des améliorations ciblées.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début d’un cas d’écriture comptable. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée une nouvelle écriture dans BlackLine, ce qui génère un Journal Entry ID unique et consigne l’horodatage ainsi que l’utilisateur à l’origine de la création.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du temps écoulé entre cette activité et les suivantes révèle le temps de cycle total du processus et aide à identifier les retards dès le début du flux de travail.

Cette activité intervient lorsque le préparateur soumet officiellement l’écriture comptable au flux de travail de revue et d’approbation. Elle est généralement enregistrée comme un changement d’état, par exemple de « In Preparation » à « Submitted », accompagné d’un horodatage.

Pourquoi c’est important

Elle marque la fin de la phase de préparation et le début du cycle d’approbation. Il s’agit d’une étape importante pour mesurer la durée des phases de préparation et d’approbation.

Cette activité marque le rejet d’une écriture comptable par un réviseur ou un approbateur. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur sélectionne l’action « Reject », ce qui met à jour le statut de l’écriture avec la valeur « Rejected » dans le journal d’audit.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une activité essentielle pour identifier les reprises, les problèmes de qualité et les besoins de formation. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet, ainsi que de la boucle de reprise qui suit, est déterminante pour améliorer le processus et réduire les durées de cycle.

Cette activité indique que l’écriture comptable a franchi toutes les étapes requises de révision et d’approbation. Elle est enregistrée lorsque le dernier utilisateur habilité approuve l’écriture, ce qui déclenche le passage du statut à « Approved ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt le processus d’approbation. Le temps écoulé entre « Journal Entry Submitted » et cet événement correspond au « Approval Cycle Time », un KPI essentiel pour mesurer l’efficacité du flux de travail.

Représente le moment où l’écriture comptable approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre. Il s’agit souvent d’une action explicite dans BlackLine, qui met alors à jour le statut de l’écriture et le définit sur « Posted ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante, souvent considérée comme la conclusion opérationnelle du processus. Le délai entre « Journal Entry Approved » et cette activité constitue un indicateur clé de l’efficacité après approbation.

Marque la fin du cycle de vie au cours duquel l’écriture comptable est incluse dans un rapprochement de compte finalisé et certifié. Dans BlackLine, cela correspond à la certification du rapprochement contenant cette écriture.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point final du processus de bout en bout. Le délai entre « Journal Entry Posted » et « Reconciled » mesure l’efficacité de la partie rapprochement de comptes de la clôture financière.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de vos écritures comptables dans BlackLine, de leur création à leur comptabilisation. Il met en évidence les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les rejets fréquents, identifie les parcours non standard et révèle les causes racines des retards. Vous comprenez ainsi où réaliser des gains d’efficacité et renforcer la conformité.

En analysant les parcours et les durées d’approbation, le Process Mining identifie précisément les étapes et les personnes à l’origine des retards. Il peut révéler une charge de travail mal répartie ou certaines étapes d’approbation systématiquement lentes. Ces données permettent de cibler les interventions afin d’optimiser le processus d’approbation et de réduire les temps de cycle.

Vous avez principalement besoin de journaux d’événements détaillant chaque étape suivie par une écriture comptable, notamment son identifiant, le nom de l’activité, son horodatage ainsi que la ressource ou l’utilisateur qui l’exécute. Des attributs supplémentaires, comme le type d’écriture, le montant ou le statut, peuvent enrichir l’analyse. Ces données sont généralement extraites des pistes d’audit ou des journaux de transactions de BlackLine.

La configuration initiale et l’extraction des données peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données préparées, les premières analyses, comme les cartes de processus et l’identification des goulots d’étranglement, peuvent souvent être produites en quelques jours. Une analyse plus approfondie et l’étude des causes racines suivent cette première phase.

Tout à fait. Le Process Mining visualise toutes les variantes de votre processus d’écriture comptable et met en évidence les écarts par rapport au parcours idéal ou prévu. Il montre où et pourquoi des parcours non standard apparaissent, afin que vous puissiez corriger ces incohérences. Vous pouvez ainsi faire respecter les bonnes pratiques et améliorer la prévisibilité ainsi que la conformité du processus.

Vous pouvez attendre des améliorations mesurables, comme une réduction des délais d’approbation des écritures comptables, une baisse du taux de rejet et une diminution des ajustements après comptabilisation. Une meilleure conformité et une répartition plus équilibrée de la charge de travail sont également des résultats fréquents. En définitive, le Process Mining rend le cycle Record to Report plus efficace, transparent et prévisible.

L’ingénierie initiale des données peut nécessiter certaines compétences techniques, mais les outils modernes de Process Mining sont de plus en plus simples à utiliser. De nombreuses plateformes proposent des connecteurs pour les systèmes courants, comme BlackLine, ce qui simplifie l’extraction des données. Les utilisateurs métier peuvent ensuite explorer et analyser les processus avec une formation technique limitée.

Oui. Le Process Mining peut identifier les types précis d’écritures comptables ou les étapes du processus qui entraînent fréquemment des ajustements après comptabilisation. En analysant les activités précédentes et les causes racines, il vous aide à repérer et à corriger les problèmes en amont, réduisant ainsi nettement le besoin de corrections manuelles ultérieures.

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