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Améliorez votre processus de clôture comptable, de l’enregistrement au reporting, pour les écritures comptables

Optimisez les écritures comptables dans BlackLine : guide en 6 étapes
Améliorez votre processus de clôture comptable, de l’enregistrement au reporting, pour les écritures comptables
De l’enregistrement au reporting : écritures comptables
BlackLine

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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez les écritures comptables dans BlackLine pour améliorer l’efficacité et la conformité du processus de l’enregistrement au reporting

Les retards à certaines étapes du processus peuvent compromettre votre clôture financière. Notre solution vous aide à repérer les inefficacités, à comprendre les écarts de conformité et à optimiser vos opérations. Découvrez comment améliorer vos processus et produire des rapports plus rapidement et avec davantage de précision.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus des écritures comptables dans BlackLine ?

Le processus des écritures comptables, de l’enregistrement au reporting (R2R), est essentiel à l’exactitude des rapports financiers. BlackLine propose des fonctionnalités d’automatisation de la clôture, mais les inefficacités dans vos flux de travail liés aux écritures comptables peuvent encore ralentir la clôture financière, créer des risques de non-conformité et augmenter les coûts opérationnels. Chaque écriture comptable traitée en retard ou de manière incorrecte peut avoir des répercussions sur l’ensemble du cycle R2R, des rapprochements de bilan aux rapports de gestion. Comprendre les performances réelles de ce processus dans votre environnement BlackLine ne consiste pas seulement à clôturer plus vite : il s’agit aussi de garantir l’intégrité des données et le respect des exigences réglementaires.

Comment le Process Mining améliore l’analyse des écritures comptables dans BlackLine

Le Process Mining permet d’analyser en détail le processus des écritures comptables, de l’enregistrement au reporting, dans BlackLine. Au lieu de s’appuyer sur des observations manuelles ou des organigrammes statiques, il extrait les données d’événements directement de BlackLine et des systèmes sources intégrés. Vous pouvez ainsi visualiser le parcours réel de chaque écriture comptable, de sa création à sa comptabilisation et à son rapprochement. Cette représentation objective, fondée sur les données, montre où les écritures passent le plus de temps, met en évidence les boucles de reprise dues aux rejets ou aux corrections et mesure le temps de cycle réel de chaque étape, notamment la vérification et l’approbation. L’analyse des opérations réelles dans BlackLine vous permet de dépasser les suppositions et de fonder l’optimisation des processus sur des données de performance concrètes.

Principaux axes d’amélioration mis en évidence par le Process Mining

Le Process Mining vous permet de cibler et de résoudre différents problèmes dans le processus des écritures comptables de BlackLine. Vous pouvez repérer précisément les goulots d’étranglement : types d’écritures systématiquement retardés, approbateurs surchargés ou services qui peinent à fournir les pièces justificatives. La technologie met en évidence les reprises et les écarts par rapport au processus prévu. Elle montre la fréquence des rejets, des corrections et des nouvelles soumissions, ainsi que les causes de ces inefficacités. Le Process Mining aide également à repérer les écarts de conformité, en identifiant les écritures qui contournent des contrôles essentiels ou s’écartent des procédures opérationnelles standard. Cette analyse détaillée révèle aussi des possibilités de mieux utiliser les fonctions d’automatisation de BlackLine, de simplifier les étapes manuelles et, à terme, de réduire le temps de cycle du processus de l’enregistrement au reporting.

Résultats attendus de l’optimisation du processus R2R des écritures comptables

L’optimisation du processus des écritures comptables, de l’enregistrement au reporting, grâce au Process Mining dans BlackLine peut apporter des bénéfices concrets et mesurables. La réduction du temps de traitement de bout en bout des écritures comptables peut accélérer sensiblement la clôture financière. La diminution des erreurs et des reprises améliore l’exactitude et la fiabilité des états financiers. Le respect rigoureux des politiques internes et des réglementations externes renforce la conformité. La réduction des tâches manuelles et des retards, ainsi qu’une meilleure répartition des ressources, contribuent à diminuer les coûts opérationnels. Enfin, les équipes financières disposent d’analyses fondées sur les données pour améliorer les processus en continu, développer une culture de l’efficacité et mieux étayer les décisions stratégiques.

Par où commencer pour optimiser le processus des écritures comptables

Vous n’avez pas besoin d’une grande expérience du Process Mining pour optimiser le processus des écritures comptables, de l’enregistrement au reporting, dans BlackLine. Une démarche structurée vous permet de mieux comprendre rapidement vos opérations actuelles. Commencez par les données des écritures comptables dans BlackLine : extrayez les journaux d’événements, puis utilisez le Process Mining pour visualiser et analyser le processus tel qu’il se déroule réellement. Les résultats vous aideront à définir clairement les améliorations à apporter au processus et à réduire son temps de cycle, pour transformer votre clôture financière. Faites dès aujourd’hui le premier pas vers un cycle R2R plus efficace, conforme et précis.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

De nombreuses écritures comptables restent longtemps en attente d’approbation, ce qui ralentit directement le cycle de l’enregistrement au reporting et nuit à son exactitude. Ces retards peuvent repousser les échéances de clôture financière, entraîner des rapports tardifs et empêcher de prendre des décisions au bon moment. Leur accumulation peut fortement perturber les opérations financières et accroître les risques liés aux audits.
ProcessMind repère précisément les étapes où les écritures comptables sont bloquées et identifie les approbateurs ou les phases d’approbation à l’origine des retards. En analysant les activités « Écriture comptable soumise pour vérification » et « Écriture comptable approuvée », ainsi que l’attribut « Utilisateur ayant approuvé », ProcessMind visualise les goulots d’étranglement et mesure leur impact, afin de vous aider à cibler les améliorations dans BlackLine.

Un taux élevé de rejets des écritures comptables révèle souvent des problèmes lors de leur création ou de leur vérification. Les équipes financières doivent alors effectuer de nombreuses reprises. Chaque rejet exige du temps supplémentaire pour corriger, soumettre à nouveau et faire approuver l’écriture, ce qui allonge le cycle de l’enregistrement au reporting et mobilise des ressources précieuses. Cette inefficacité peut nuire au moral des équipes et détourner leur attention des analyses essentielles.
ProcessMind cartographie tous les parcours comprenant les activités « Écriture comptable rejetée » et « Écriture comptable corrigée et soumise à nouveau », puis mesure le volume et la fréquence des rejets. Il repère les causes courantes, comme certains utilisateurs, types d’écritures ou attributs manquants. Les organisations peuvent alors mettre en place des formations ciblées ou modifier le processus dans BlackLine pour réduire les erreurs.

La durée de traitement des écritures comptables dans le processus de l’enregistrement au reporting varie fortement. Il devient alors difficile de prévoir les activités de clôture et de gérer efficacement la charge de travail. Cette irrégularité complique la répartition des ressources et crée de l’incertitude ; elle peut aussi entraîner des urgences de dernière minute ou des retards, au détriment de la prévisibilité et de l’exactitude des rapports financiers.
ProcessMind analyse le cycle de vie complet de chaque « Identifiant d’écriture comptable », de sa création à sa comptabilisation, et met en évidence les écarts de temps de cycle selon le « Type d’écriture comptable » ou le « Code société ». La comparaison des parcours et de leur durée permet de repérer les activités ou les passerelles à l’origine de ces variations et fournit des éléments concrets pour standardiser et optimiser le flux de travail dans BlackLine.

Des écritures comptables du même type ou provenant du même service suivent des parcours différents, souvent non officiels, lors de leur approbation et de leur comptabilisation. Ce manque de standardisation crée des inefficacités, augmente le risque d’erreur et complique le respect des exigences de conformité ou le développement des opérations liées au processus de l’enregistrement au reporting. Il freine également le transfert des connaissances et la formation.
ProcessMind met en évidence toutes les variantes réelles du processus de traitement des écritures comptables et les compare aux parcours prévus ou attendus. L’analyse des séquences d’« Activités types » permet de repérer les écarts et d’en mesurer la fréquence et l’impact. Les équipes peuvent ainsi harmoniser, simplifier et faire respecter des flux de travail standardisés dans BlackLine, pour gagner en efficacité et en maîtrise.

Même après leur approbation complète, les écritures comptables attendent souvent longtemps avant d’être officiellement comptabilisées dans le grand livre. Ce décalage entre l’état d’approbation et les écritures financières réelles nuit à la visibilité en temps réel, à l’exactitude des données financières et au respect des délais du cycle de l’enregistrement au reporting. Il peut également compliquer les rapprochements.
ProcessMind mesure le temps écoulé entre les activités « Écriture comptable approuvée » et « Écriture comptable comptabilisée ». Il repère les retards les plus importants et les attributs qui leur sont associés, comme « Grand livre » ou « Système source ». Cette analyse aide à optimiser le passage de l’approbation à la comptabilisation et à améliorer les opérations dans BlackLine.

Les équipes financières consacrent beaucoup de temps à corriger ou à contrepasser manuellement des écritures comptables après leur comptabilisation, souvent en raison d’erreurs initiales ou de changements. Ce travail réactif coûte cher, est source d’erreurs et détourne les ressources d’activités plus stratégiques. Il augmente les dépenses opérationnelles et retarde la clôture des états financiers dans le processus Record to Report.
ProcessMind repère la fréquence et la nature des activités « Contrepassation d’écriture comptable traitée » et des autres ajustements effectués après comptabilisation. En les mettant en relation avec les activités précédentes et des attributs comme « Utilisateur ayant créé l’écriture » ou « Type d’écriture comptable », la plateforme révèle les causes profondes de ces erreurs et permet de prendre des mesures préventives pour améliorer la précision en amont dans BlackLine.

Certaines personnes ou équipes sont régulièrement débordées par les tâches de vérification et d’approbation des écritures comptables, tandis que d’autres disposent de capacités inutilisées. Ce déséquilibre entraîne de l’épuisement, des délais de traitement irréguliers et des goulots d’étranglement aux étapes essentielles du cycle Record to Report. Il empêche d’utiliser au mieux les ressources humaines et nuit à l’efficacité globale des équipes dans BlackLine.
ProcessMind analyse la répartition des activités « Écriture comptable soumise pour vérification » et « Écriture comptable approuvée » selon les attributs « Utilisateur ayant créé l’écriture » et « Utilisateur ayant approuvé l’écriture ». La plateforme mesure la répartition de la charge de travail et repère les ressources sursollicitées ou sous-utilisées. Les responsables peuvent ainsi rééquilibrer les tâches et accélérer le traitement des écritures comptables.

Les écarts non détectés par rapport aux procédures opérationnelles standard ou aux exigences réglementaires lors du traitement des écritures comptables exposent l’organisation à d’importants risques de conformité. Ces raccourcis ou variations non approuvés peuvent entraîner des constats d’audit, des sanctions financières et une atteinte à la réputation, en particulier dans un environnement Record to Report fortement réglementé.
ProcessMind compare automatiquement les flux réels de traitement des écritures comptables aux modèles conformes ou aux parcours attendus définis au préalable. La plateforme signale chaque écart, par exemple une étape de vérification obligatoire omise ou une action « Écriture comptable comptabilisée » non autorisée. Vous disposez ainsi d’une piste d’audit claire et pouvez faire respecter les exigences de conformité dans BlackLine.

Les écritures comptables ne sont pas rapprochées assez rapidement après leur comptabilisation. L’arriéré qui en résulte complique la clôture financière et augmente le risque d’écarts. Les retards de rapprochement laissent les erreurs potentielles passer inaperçues plus longtemps et demandent davantage de travail pour les examiner et les corriger, ce qui prolonge le cycle Record to Report dans BlackLine.
ProcessMind mesure le temps écoulé entre les activités « Écriture comptable comptabilisée » et « Écriture comptable rapprochée ». La plateforme repère les écritures, les comptes ou les périodes qui connaissent régulièrement des retards de rapprochement. Les équipes financières peuvent ainsi traiter les causes profondes en priorité et accélérer la clôture.

Les parties prenantes manquent souvent de visibilité en temps réel sur l’état et l’avancement des écritures comptables dans le processus Record to Report. Cette opacité entraîne des demandes de renseignements fréquentes, empêche d’anticiper les retards potentiels et réduit la maîtrise d’une opération financière essentielle. Il devient difficile de répondre à une question simple comme « Où en est cette écriture comptable ? ».
ProcessMind fournit une représentation visuelle de bout en bout du cycle de vie de chaque « ID d’écriture comptable », avec toutes les « Activités habituelles » dans leur ordre d’exécution. Les utilisateurs peuvent suivre les écritures en temps réel, connaître leur étape actuelle et voir précisément où elles se trouvent dans le flux de travail BlackLine. L’incertitude laisse ainsi place à une vision claire des opérations.

Les écritures comptables sont souvent soumises sans pièces justificatives suffisantes ou complètes. Les vérificateurs doivent alors demander les informations manquantes, ce qui retarde le processus. Ces échanges prolongent le cycle d’approbation et augmentent les risques de conformité en fragilisant la piste d’audit. L’efficacité et la fiabilité du processus Record to Report s’en trouvent directement affectées.
ProcessMind peut repérer les cas où l’activité « Écriture comptable soumise pour vérification » n’est pas suivie de l’activité « Pièces justificatives jointes » dans un délai donné, ainsi que les cas où un événement « Écriture comptable rejetée » survient fréquemment en raison de documents manquants. Ces constats indiquent où renforcer les exigences documentaires dans BlackLine.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Accélérer l’approbation des écritures comptables est essentiel pour clôturer les comptes efficacement et influe directement sur le cycle Record to Report. L’objectif consiste à réduire nettement le temps passé par les écritures dans les files d’attente d’approbation, afin d’accélérer la production des rapports financiers et de réduire les goulots d’étranglement opérationnels dans BlackLine. Le résultat se mesure par la baisse de la durée moyenne d’approbation de l’ensemble des écritures comptables. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans le flux d’approbation, identifie les utilisateurs ou les groupes à l’origine des retards et signale les écarts par rapport aux parcours d’approbation standard. L’analyse selon l’ID d’écriture comptable révèle les points de blocage et permet de cibler les améliorations, par exemple l’automatisation du flux de travail ou le rééquilibrage des ressources, pour réduire de 20 à 30 % la durée du cycle d’approbation.

Un taux élevé de rejet des écritures comptables révèle des inefficacités et des reprises qui mobilisent du temps et des ressources dans le processus Record to Report. Réduire le nombre d’écritures renvoyées pour correction améliore directement le débit de traitement, diminue les erreurs et renforce la qualité des données dans BlackLine. La clôture financière s’en trouve simplifiée et les ajustements après clôture moins nombreux. ProcessMind identifie les causes profondes des rejets, comme les erreurs récurrentes, les documents manquants ou les approbateurs qui rejettent plus souvent les écritures. L’analyse de l’ID d’écriture comptable et des activités associées explique les motifs de rejet. Les responsables du processus peuvent alors cibler les formations, améliorer les consignes de soumission ou renforcer les vérifications initiales afin de réduire les rejets de 15 à 25 %.

Des parcours de traitement différents pour des écritures comptables similaires peuvent entraîner des incohérences, des risques de conformité et des temps de cycle imprévisibles dans le processus Record to Report. La standardisation consiste à faire suivre aux écritures de même type des flux de travail optimaux définis à l’avance, afin de réduire les variations et de rendre les opérations plus prévisibles dans BlackLine. Elle renforce également la maîtrise du processus et la traçabilité des audits. ProcessMind représente visuellement tous les parcours réels des écritures comptables et les compare aux modèles de processus attendus. L’analyse selon l’ID d’écriture comptable met en évidence les écarts et mesure leurs effets sur les délais et les ressources. Cette visibilité permet de faire appliquer les bonnes pratiques, de repérer les possibilités d’automatisation du flux de travail et de veiller à ce que 80 à 90 % des écritures respectent les procédures opérationnelles standard.

Après leur approbation, les écritures comptables doivent être comptabilisées rapidement pour garantir l’exactitude des comptes et respecter les délais du cycle Record to Report. Les retards entre l’approbation et la comptabilisation peuvent fausser les états financiers et prolonger la clôture dans BlackLine. L’objectif est de réduire nettement le temps d’attente afin que les données financières soient inscrites au grand livre dès que possible. ProcessMind mesure précisément, pour chaque ID d’écriture comptable, le délai entre les activités « Écriture comptable approuvée » et « Écriture comptable comptabilisée ». La plateforme révèle les causes des retards, qu’il s’agisse de files d’attente système, de goulots d’étranglement manuels ou d’un manque de ressources. En repérant ces blocages, les organisations peuvent simplifier les transferts entre équipes et réduire de 30 à 40 % l’attente après approbation.

Des ajustements manuels fréquents après la comptabilisation d’une écriture révèlent des erreurs en amont ou des lacunes dans le processus. Ils entraînent des reprises inutiles et nuisent à l’exactitude du cycle Record to Report. L’objectif est de réussir du premier coup : les écritures doivent être exactes et complètes avant leur comptabilisation, sans nécessiter de corrections ultérieures dans BlackLine. ProcessMind suit le cycle de vie complet de chaque ID d’écriture comptable et repère les cas où l’activité « Contrepassation d’écriture comptable traitée », ou une activité similaire, survient après la comptabilisation. En mettant ces ajustements en relation avec les activités précédentes et leurs attributs, la plateforme révèle les points de défaillance et les erreurs de saisie récurrentes. Des mesures ciblées peuvent alors réduire les ajustements manuels de 50 % ou plus.

Le respect des politiques internes et des réglementations externes pour toutes les activités liées aux écritures comptables est essentiel à l’intégrité financière et à la préparation des audits dans le processus Record to Report. L’objectif consiste à repérer et à corriger les écarts susceptibles d’entraîner une non-conformité, afin de renforcer les contrôles et de réduire l’exposition aux risques dans BlackLine. À partir de l’ID d’écriture comptable, ProcessMind compare les parcours réels aux règles de conformité et aux contrôles internes définis. La plateforme signale automatiquement les activités omises, effectuées dans le mauvais ordre ou dépourvues des pièces justificatives requises. Les lacunes de conformité peuvent ainsi être repérées en amont et les règles du processus appliquées, avec un taux de conformité aux exigences réglementaires et internes supérieur ou égal à 95 %.

Une charge de travail mal répartie entre les membres d’une équipe peut créer des goulots d’étranglement, de l’épuisement et des retards dans le traitement des écritures comptables. Elle nuit ainsi à l’efficacité globale du processus Record to Report. L’objectif est d’équilibrer la charge de traitement et d’utiliser les ressources efficacement, afin de maintenir un débit régulier et de réduire la pression pendant les périodes de pointe dans BlackLine. ProcessMind analyse les attributs « Utilisateur ayant créé l’écriture » et « Utilisateur ayant approuvé l’écriture » pour chaque ID d’écriture comptable, ainsi que la durée des activités, afin de représenter les charges de travail individuelles et collectives. La plateforme repère les utilisateurs régulièrement surchargés ou sous-utilisés et met en évidence les possibilités de rééquilibrage des tâches ou de formation ciblée. Une répartition plus équitable peut ainsi améliorer la productivité des équipes de 10 à 15 %.

Les rapprochements lents ou prolongés des écritures comptables retardent la clôture financière, la disponibilité d’informations essentielles et le processus Record to Report. L’objectif est de simplifier le rapprochement pour que les écritures soient rapprochées et validées efficacement, et d’accélérer ainsi la clôture financière dans BlackLine. ProcessMind suit l’activité « Écriture comptable rapprochée » pour chaque ID d’écriture comptable et mesure le délai entre la comptabilisation et le rapprochement. La plateforme repère les facteurs de retard, comme certains types d’écritures, comptes ou périodes dont le rapprochement prend plus de temps. En identifiant ces inefficacités, ProcessMind aide à optimiser les flux de travail de rapprochement et peut raccourcir le cycle de clôture de plusieurs jours.

Les délais de traitement imprévisibles des écritures comptables compliquent la prévision des échéances de clôture et la gestion des ressources dans le processus Record to Report. L’objectif est de réduire les variations des délais de traitement de bout en bout, afin de mieux planifier les opérations et d’obtenir des résultats plus réguliers dans BlackLine. Les calendriers de production des rapports financiers gagnent ainsi en fiabilité. ProcessMind analyse le parcours complet de chaque ID d’écriture comptable, de la création à la comptabilisation ou au rapprochement, pour calculer les temps de cycle moyens et leurs variations. La plateforme repère les activités ou les parcours qui créent ces variations, comme les rejets fréquents ou les longues attentes. Ces constats permettent d’améliorer le processus et de réduire d’au moins 20 % les écarts de temps de cycle, pour des résultats plus prévisibles.

Lorsque le processus de traitement des écritures comptables manque de transparence, il est difficile de connaître leur état en temps réel. Les réponses aux demandes sont retardées et les parties prenantes manquent de visibilité sur le cycle Record to Report. L’objectif est de fournir une vue claire et en temps réel de chaque étape du cycle de vie des écritures, afin d’améliorer la communication et la répartition des responsabilités dans BlackLine. ProcessMind représente visuellement le processus réel de chaque ID d’écriture comptable. Les utilisateurs peuvent consulter l’état actuel de chaque écriture, la personne responsable et le temps écoulé, sans incertitude ni mise à jour manuelle de l’état. Cette transparence facilite la prise de décision et réduit de 15 à 20 % le temps consacré aux demandes de renseignements sur l’état des écritures.

L’absence de pièces justificatives ou leur caractère incomplet entraîne souvent des retards et des rejets lors de l’approbation des écritures comptables, ce qui nuit directement à l’efficacité du cycle Record to Report. L’objectif est de joindre et de vérifier tous les documents requis dès le début du processus, afin d’accélérer les approbations et de réduire les reprises dans BlackLine. ProcessMind repère les écritures qui restent bloquées aux activités « Écriture comptable soumise pour vérification » ou « Écriture comptable vérifiée » faute de l’activité « Pièces justificatives jointes ». En mettant ces cas en relation avec les motifs de rejet, la plateforme révèle quand et pourquoi des documents manquent. Ces constats permettent de mettre en place des vérifications plus strictes avant soumission ou des rappels automatiques, et d’améliorer de 25 % l’exhaustivité des pièces justificatives.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Record to Report, de l’écriture comptable à la clôture

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre les améliorations
6
Suivez votre processus
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel préconfiguré pour les données d’écritures comptables de BlackLine. Il présente la structure exacte nécessaire à l’analyse du processus.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données adaptée dès le départ garantit une analyse précise et efficace. Elle évite les reprises et permet de recueillir toutes les informations essentielles sur le processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, spécialement conçu pour les données de vos écritures comptables dans BlackLine.

VOS ANALYSES

Découvrez les principales analyses des écritures comptables dans BlackLine

ProcessMind reconstitue le parcours réel de vos écritures comptables dans BlackLine et le présente sous forme de visualisations claires et d’analyses détaillées. Comprenez où votre processus de clôture comptable, de l’enregistrement au reporting, rencontre des difficultés et repérez les possibilités d’amélioration rapide.
  • Visualisez le flux réel de traitement de vos écritures comptables
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards dans BlackLine
  • Repérez les risques de conformité dans vos opérations de clôture comptable
  • Accélérez votre cycle de clôture financière
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Des améliorations concrètes dans la gestion des écritures comptables

L’analyse de votre processus de traitement des écritures comptables à partir des données BlackLine met en évidence des possibilités d’optimisation concrètes. Ces résultats illustrent les avantages pratiques d’une amélioration des opérations Record to Report fondée sur les données.

0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement dans le flux d’approbation, ce qui accélère les validations et réduit les retards de clôture financière.
0 %
Taux de rejet réduit

Baisse du nombre d’écritures comptables rejetées

En repérant les causes profondes des rejets, les organisations peuvent améliorer la qualité des données et la précision des soumissions, et ainsi réduire nettement les reprises et le travail manuel.
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Conformité renforcée

Amélioration de la conformité du processus

Le Process Mining aide à faire respecter les procédures opérationnelles standard et à garantir que les écritures comptables suivent le parcours prévu, ce qui améliore la préparation des audits et le respect des exigences réglementaires.
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Moins d’ajustements

Réduction des corrections après comptabilisation

Comprendre les causes des ajustements après comptabilisation permet de corriger les problèmes en amont, d’améliorer la précision et de réduire les contrepassations coûteuses et chronophages.
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Temps de cycle réduit

Réduction moyenne du délai entre la création et la comptabilisation

Repérer et éliminer les goulots d’étranglement dans l’ensemble du processus de traitement des écritures comptables réduit nettement le délai entre leur création et leur comptabilisation finale, et améliore l’efficacité.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration des systèmes en place et la qualité des données. Les améliorations présentées correspondent aux progrès généralement observés dans différentes mises en œuvre chez nos clients.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une écriture comptable, utilisé comme identifiant principal du cas pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant principal du cas permet de retracer le cycle de vie complet d’une écriture comptable et d’en analyser les performances.

Nom de l’événement métier précis survenu à un moment donné du processus de traitement des écritures comptables.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus, indispensables pour visualiser la cartographie du processus, analyser son déroulement et repérer les écarts ou les goulots d’étranglement.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est à la base de toutes les mesures de performance, notamment du temps de cycle et de l’analyse des goulots d’étranglement. Il permet de reconstituer le déroulement chronologique du processus.

Nom ou identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser la charge de travail et de comparer les performances des membres de l’équipe, ainsi que de repérer les goulots d’étranglement liés aux ressources ou les besoins de formation.

Classification de l’écriture comptable, par exemple standard, récurrente ou de contrepassation.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter l’analyse pour déterminer si les différents types d’écritures comptables suivent des parcours distincts ou présentent des niveaux de performance différents.

Identifiant unique de l’entité juridique ou de la société pour laquelle l’écriture comptable est créée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de comparer les performances et de standardiser les processus entre différentes entités juridiques ou unités opérationnelles.

Valeur monétaire totale de l’écriture comptable, généralement égale à la somme des débits.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier et permet de tenir compte de l’importance des montants, par exemple pour prioriser les écritures de valeur élevée ou repérer les écarts de processus liés au montant.

Statut actuel de l’écriture comptable dans son cycle de vie, par exemple « In Progress », « Approved » ou « Posted ».

Pourquoi est-ce important ?

Il donne un aperçu du statut actuel des écritures, utile pour analyser le travail en attente et comprendre les travaux en cours.

Motif indiqué par la personne chargée de la vérification lorsqu’une écriture comptable est rejetée.

Pourquoi est-ce important ?

Il est essentiel pour analyser les causes profondes des reprises et comprendre pourquoi les écritures comptables sont rejetées, afin de cibler les améliorations.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du traitement d’une écriture comptable. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur crée une nouvelle écriture dans BlackLine. Un ID d’écriture comptable unique est alors généré, et l’horodatage ainsi que l’utilisateur sont consignés.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. Le temps écoulé entre cette activité et les suivantes révèle le temps de cycle total et aide à repérer les retards dès le début du flux de travail.

Cette activité survient lorsque le préparateur soumet officiellement l’écriture comptable au flux de travail de vérification et d’approbation. Elle est généralement enregistrée comme un changement d’état, par exemple de « En préparation » à « Soumise », avec un horodatage.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la préparation et le début du cycle d’approbation. Elle constitue un jalon important pour mesurer la durée des deux étapes.

Cette activité marque le rejet d’une écriture comptable par un vérificateur ou un approbateur. Elle est enregistrée lorsqu’un utilisateur sélectionne l’action « Rejeter », ce qui fait passer l’écriture à l’état « Rejetée » et consigne l’événement dans le journal d’audit.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle pour repérer les reprises, les problèmes de qualité et les besoins de formation. L’analyse de la fréquence et des motifs de rejet, ainsi que de la boucle de retour qui suit, est indispensable à l’amélioration du processus et à la réduction des temps de cycle.

Cette activité indique que l’écriture comptable a franchi toutes les étapes requises de vérification et d’approbation. Elle est enregistrée lorsque la dernière personne habilitée approuve l’écriture, ce qui fait passer son statut à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin du processus d’approbation. La durée entre « Journal Entry Submitted » et cet événement correspond au temps de cycle d’approbation, un indicateur clé de l’efficacité du flux de travail.

Indique le moment où l’écriture comptable approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre. Il s’agit souvent d’une action explicite dans BlackLine, qui fait alors passer le statut de l’écriture à « Posted ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque souvent la fin opérationnelle du processus. Le délai entre « Journal Entry Approved » et cette activité est un indicateur clé de l’efficacité après approbation.

Marque la fin du cycle de vie de l’écriture comptable, lorsqu’elle est incluse dans un rapprochement de comptes finalisé et certifié. Dans BlackLine, cela correspond à la certification du rapprochement qui contient cette écriture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la dernière étape du processus de bout en bout. La durée entre « Journal Entry Posted » et « Reconciled » mesure l’efficacité du rapprochement des comptes dans le cadre de la clôture financière.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining représente le flux réel de vos écritures comptables dans BlackLine, de leur création à leur comptabilisation. Il met en évidence les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les rejets fréquents, repère les parcours non standard et révèle les causes profondes des retards. Vous pouvez ainsi déterminer où améliorer l’efficacité et la conformité.

En analysant les parcours et les délais d’approbation, le Process Mining repère précisément les étapes et les personnes à l’origine des retards. Il peut révéler une charge de travail inégale ou des étapes d’approbation systématiquement lentes. Ces données permettent de cibler les mesures à prendre pour simplifier le processus d’approbation et réduire les temps de cycle.

Vous avez principalement besoin de journaux d’événements détaillant chaque étape du parcours d’une écriture comptable : son ID, le nom de l’activité, son horodatage et la ressource ou l’utilisateur qui l’a effectuée. Des attributs supplémentaires, comme le type d’écriture, le montant ou l’état, peuvent enrichir l’analyse. Ces données sont généralement extraites des pistes d’audit ou des journaux de transactions de BlackLine.

La configuration initiale et l’extraction des données peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois celles-ci préparées, les premières analyses, comme les cartes de processus et le repérage des goulots d’étranglement, peuvent souvent être produites en quelques jours. L’analyse approfondie et la recherche des causes profondes viennent ensuite.

Oui. Le Process Mining représente toutes les variantes de votre processus de traitement des écritures comptables et révèle les écarts par rapport au parcours prévu ou attendu. Il indique où et pourquoi des parcours non standard surviennent, afin que vous puissiez corriger ces incohérences. Vous pouvez ainsi faire appliquer les bonnes pratiques et améliorer la prévisibilité et la conformité du processus.

Vous pouvez mesurer des améliorations telles que la réduction des délais d’approbation des écritures comptables, la baisse des taux de rejet et la diminution des ajustements après comptabilisation. Le respect accru des exigences de conformité et une meilleure répartition de la charge de travail sont également des résultats fréquents. Au final, le Process Mining rend le cycle Record to Report plus efficace, transparent et prévisible.

La préparation initiale des données peut nécessiter des compétences techniques, mais les outils de Process Mining actuels sont de plus en plus faciles à utiliser. De nombreuses plateformes proposent des connecteurs pour les systèmes courants comme BlackLine, ce qui simplifie l’extraction des données. Les équipes métier peuvent ensuite souvent explorer et analyser les processus avec une formation technique limitée.

Oui. Le Process Mining peut repérer les types d’écritures comptables ou les étapes du processus qui entraînent fréquemment des ajustements après comptabilisation. En analysant les activités précédentes et les causes profondes, il vous aide à localiser et à corriger les problèmes en amont, ce qui réduit nettement le besoin de corrections manuelles ultérieures.

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