> Continu verbeteren van processen > Van boeking tot rapportage: journaalposten > BlackLine

Verbeter Record to Report - journaalposten

Optimaliseer journaalposten in BlackLine: een gids in 6 stappen

Datatemplate downloaden

Verbeter Record to Report - journaalposten

Van boeking tot rapportage: journaalposten

BlackLine

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter journaalposten in BlackLine voor een efficiënter en compliant R2R-proces

Vertragingen in processtappen kunnen de financiële afsluiting beïnvloeden. Met onze oplossing zie je waar tijd verloren gaat, krijg je zicht op compliance-hiaten en maak je de bedrijfsvoering efficiënter. Ontdek hoe je processen kunt verbeteren en sneller en nauwkeuriger kunt rapporteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het proces van boeking tot rapportage voor journaalposten in BlackLine verbeteren?

Het proces van boeking tot rapportage, oftewel R2R, voor journaalposten vormt een belangrijke basis voor nauwkeurige financiële rapportages. BlackLine biedt functies voor het automatiseren van de financiële afsluiting, maar inefficiënties in workflows voor journaalposten kunnen de afsluiting nog steeds vertragen, compliancerisico’s veroorzaken en de bedrijfskosten verhogen. Een vertraagde of onjuist verwerkte journaalpost kan gevolgen hebben voor de hele R2R-cyclus, van balansreconciliaties tot managementrapportages. Door de prestaties van dit proces in BlackLine te begrijpen, kun je niet alleen sneller afsluiten, maar ook de integriteit van data waarborgen en aan regelgeving blijven voldoen.

Journaalposten in BlackLine analyseren met process mining

Process mining biedt een andere manier om het proces van boeking tot rapportage voor journaalposten in BlackLine te analyseren. In plaats van te vertrouwen op handmatige observaties of statische stroomdiagrammen, haalt process mining eventdata rechtstreeks uit BlackLine en gekoppelde bronsystemen. Zo kun je het werkelijke proces van elke journaalpost van begin tot eind bekijken, van de eerste aanmaak tot de definitieve boeking en reconciliatie. Je krijgt een objectief beeld op basis van data: waar journaalposten de meeste tijd kosten, waar herstelwerk ontstaat door afwijzingen of correcties en wat de werkelijke doorlooptijd is van elke stap, zoals beoordeling en goedkeuring. Zo zie je hoe het proces in BlackLine er in de praktijk uitziet en kun je verbeteringen baseren op prestatiegegevens in plaats van aannames.

Verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Met process mining kun je verschillende problemen in het proces voor journaalposten in BlackLine gericht aanpakken. Je ziet waar bottlenecks zitten: bij bepaalde soorten journaalposten die steeds vertraging oplopen, bij overbelaste goedkeurders of bij afdelingen waar ondersteunende documentatie ontbreekt. De analyse maakt ook herstelwerk en afwijkingen van het gewenste proces zichtbaar. Je ziet hoe vaak journaalposten worden afgewezen, gecorrigeerd en opnieuw ingediend, en wat de oorzaken daarvan zijn. Daarnaast brengt process mining tekortkomingen in compliance aan het licht, bijvoorbeeld wanneer journaalposten belangrijke controlepunten overslaan of afwijken van standaardprocedures. De analyse laat ook zien waar je de automatiseringsfuncties van BlackLine verder kunt inzetten, handmatige stappen kunt verminderen en de doorlooptijd van de R2R-cyclus kunt verkorten.

Wat je kunt bereiken met een beter R2R-proces voor journaalposten

Met process mining kun je het proces van boeking tot rapportage voor journaalposten in BlackLine verbeteren en meetbare resultaten behalen. Minder tijd nodig voor de verwerking van journaalposten kan de financiële afsluiting versnellen. Minder fouten en herstelwerk dragen bij aan nauwkeurigere financiële overzichten. Ook kun je de naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving verbeteren. Minder handmatig werk en vertragingen, en een betere inzet van middelen, kunnen de bedrijfskosten verlagen. Financiële teams krijgen bovendien data-inzichten om processen voortdurend te verbeteren. Zo bouw je aan een efficiëntere werkwijze en een betere basis voor strategische beslissingen.

Aan de slag met het verbeteren van het proces voor journaalposten

Je hebt geen uitgebreide kennis van process mining nodig om het proces van boeking tot rapportage voor journaalposten in BlackLine te verbeteren. Met een gestructureerde aanpak krijg je snel inzicht in de huidige werkwijze. Begin met de data over journaalposten in BlackLine. Haal de event logs op en gebruik process mining om het proces in de praktijk te visualiseren en analyseren. De resultaten laten zien hoe je het proces voor journaalposten kunt verbeteren en de doorlooptijd kunt verkorten. Zo kun je de financiële afsluiting veranderen. Zet vandaag de eerste stap naar een efficiëntere R2R-cyclus met betere compliance en nauwkeurigere rapportages.

Van boeking tot rapportage: journaalposten Verwerking van journaalposten Financiële afsluiting Boekhoudkundige bedrijfsvoering Compliancebeheer Grootboek Financieel team Nauwkeurigheid van rapportages R2R Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel journaalposten blijven lang in de wachtrij voor goedkeuring staan. Dat vertraagt het proces van boeking tot rapportage en kan de nauwkeurigheid ervan beïnvloeden. De financiële afsluiting kan hierdoor later klaar zijn, waardoor rapportages te laat komen en beslissingen niet op tijd worden genomen. Zulke vertragingen kunnen de financiële bedrijfsvoering belemmeren en het auditrisico verhogen.
ProcessMind laat precies zien waar journaalposten vastlopen en welke goedkeurders of goedkeuringsstappen vertraging veroorzaken. Door de activiteiten "Journaalpost ingediend ter beoordeling" en "Journaalpost goedgekeurd" te analyseren, samen met "Goedgekeurd door gebruiker", maakt ProcessMind de bottlenecks zichtbaar en meet het de impact ervan. Zo kun je gericht verbeteringen aanbrengen in BlackLine.

Een hoog aantal afgewezen journaalposten wijst op problemen bij het aanmaken of beoordelen ervan. Daardoor moeten financiële teams veel herstelwerk uitvoeren. Elke afwijzing kost extra tijd voor correcties, opnieuw indienen en goedkeuren. Dat verlengt de R2R-cyclus en vraagt veel van de beschikbare middelen. Het kan ook het werkplezier aantasten en de aandacht afleiden van belangrijke analyses.
ProcessMind brengt alle procespaden met de activiteiten "Journaalpost afgewezen" en "Journaalpost gecorrigeerd en opnieuw ingediend" in kaart en meet het aantal en de frequentie van afwijzingen. Het systeem laat veelvoorkomende oorzaken zien, zoals bepaalde gebruikers, soorten journaalposten of ontbrekende attributen. Zo kunnen organisaties gerichte trainingen geven of het proces in BlackLine aanpassen om fouten te verminderen.

De tijd die journaalposten nodig hebben om het proces van boeking tot rapportage te doorlopen, verschilt sterk. Daardoor is het lastig om afsluitactiviteiten te plannen en de werkdruk goed te verdelen. Die verschillen maken de planning onzeker, bemoeilijken de inzet van middelen en kunnen leiden tot haastwerk op het laatste moment of vertragingen. Dat maakt financiële rapportages minder voorspelbaar en kan de nauwkeurigheid ervan beïnvloeden.
ProcessMind analyseert de volledige levenscyclus van elke "Journaalpost-ID", van aanmaak tot boeking, en laat grote verschillen in doorlooptijd zien voor verschillende waarden van "Type journaalpost" of "Bedrijfscode". Door procespaden en doorlooptijden te vergelijken, brengt het systeem de activiteiten of gateways aan het licht die voor variatie zorgen. Zo krijg je data-inzichten om de workflow in BlackLine te standaardiseren en verbeteren.

Journaalposten van hetzelfde type of dezelfde afdeling volgen vaak verschillende, soms onofficiële, routes door het goedkeurings- en boekingsproces. Dat gebrek aan standaardisatie leidt tot inefficiëntie en meer kans op fouten. Het maakt het ook lastiger om compliance af te dwingen of de bedrijfsvoering binnen de R2R-functie op te schalen. Daarnaast bemoeilijkt het kennisoverdracht en training.
ProcessMind brengt alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten in beeld en vergelijkt ze met de gewenste of verwachte routes. Door reeksen van "Typische activiteiten" te analyseren, worden afwijkingen zichtbaar en kun je de frequentie en impact ervan meten. Teams kunnen de workflows in BlackLine vervolgens samenvoegen, vereenvoudigen en standaardiseren voor meer efficiëntie en controle.

Ook nadat journaalposten volledig zijn goedgekeurd, duurt het vaak lang voordat ze officieel in het grootboek worden geboekt. Daardoor loopt de goedkeuringsstatus niet gelijk met de financiële administratie. Dat beperkt het realtime inzicht, kan de nauwkeurigheid van financiële data beïnvloeden en vertraagt de R2R-cyclus. Ook kan het reconciliaties bemoeilijken.
ProcessMind meet de tijd tussen de activiteiten "Journaalpost goedgekeurd" en "Journaalpost geboekt". Zo zie je waar de grootste vertragingen ontstaan en welke attributen, zoals "Grootboek" of "Bronsysteem", ermee samenhangen. Met deze analyse kun je de overgang van goedkeuring naar boeking verbeteren en het werk in BlackLine soepeler laten verlopen.

Financeteams besteden veel tijd aan handmatige correcties of terugboekingen van journaalposten nadat deze zijn geboekt. Vaak komt dat door fouten bij de invoer of door wijzigingen. Dit reactieve werk kost geld, vergroot de kans op fouten en leidt middelen af van strategischer werk. Ook stijgen de bedrijfskosten en loopt de afronding van de financiële verslaglegging binnen het Record to Report-proces vertraging op.
ProcessMind brengt in kaart hoe vaak de activiteit "Journaalpost teruggeboekt" voorkomt en welke andere aanpassingen na het boeken plaatsvinden. Door deze activiteiten te koppelen aan eerdere processtappen en attributen zoals "Gemaakt door gebruiker" of "Type journaalpost", achterhaalt het platform de oorzaken van fouten. Zo kun je eerder ingrijpen en de nauwkeurigheid in BlackLine verbeteren.

Sommige medewerkers of teams hebben voortdurend te veel werk aan het controleren en goedkeuren van journaalposten, terwijl anderen nog ruimte hebben. Die onbalans leidt tot overbelasting, wisselende verwerkingstijden en bottlenecks in belangrijke fasen van de Record to Report-cyclus. Daardoor worden medewerkers niet optimaal ingezet en daalt de efficiëntie van het team in BlackLine.
ProcessMind analyseert hoe de activiteiten "Journaalpost ingediend ter controle" en "Journaalpost goedgekeurd" zijn verdeeld over de attributen "Gemaakt door gebruiker" en "Goedgekeurd door gebruiker". Het platform maakt de werkverdeling inzichtelijk en laat zien wie overbelast of onderbenut is. Managers kunnen taken vervolgens anders verdelen en de doorvoer van journaalposten verbeteren.

Afwijkingen van vaste werkinstructies of wettelijke richtlijnen bij het verwerken van journaalposten kunnen de organisatie blootstellen aan grote compliancerisico’s. Niet-goedgekeurde shortcuts of andere werkwijzen kunnen leiden tot bevindingen bij audits, financiële sancties en reputatieschade. Dat risico is extra groot in de streng gereguleerde Record to Report-omgeving.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke processtromen van journaalposten automatisch met vooraf vastgestelde modellen die aan de regels voldoen, of met verwachte routes. Het platform markeert elke afwijking, zoals het overslaan van een verplichte controle of een niet-goedgekeurde actie als "Journaalpost geboekt". Zo ontstaat een duidelijk auditspoor en kun je de naleving van regels in BlackLine bewaken.

Journaalposten worden na het boeken niet op tijd aangesloten. Daardoor ontstaat een achterstand die de financiële afsluiting ingewikkelder maakt en de kans op verschillen vergroot. Als aansluitingen vertraging oplopen, blijven mogelijke fouten langer onopgemerkt. Het kost dan meer tijd om ze te onderzoeken en op te lossen, waardoor de Record to Report-cyclus in BlackLine langer duurt.
ProcessMind meet de tijd tussen de activiteiten "Journaalpost geboekt" en "Journaalpost aangesloten". Het platform laat zien welke journaalposten, rekeningen of perioden steeds vertraging oplopen. Financeteams kunnen zo prioriteiten stellen en de oorzaken aanpakken om de afsluiting te versnellen.

Betrokkenen kunnen vaak niet realtime zien wat de status en voortgang van journaalposten in het Record to Report-proces is. Daardoor krijgen teams veel vragen, kunnen ze mogelijke vertragingen niet tijdig aanpakken en hebben ze weinig grip op een belangrijk financieel proces. Zelfs een eenvoudige vraag als "Waar staat deze journaalpost?" is lastig te beantwoorden.
ProcessMind toont het volledige verloop van elke "Journaalpost-ID" in een visuele proceskaart, met alle "Typische activiteiten" en de volgorde ervan. Gebruikers kunnen journaalposten volgen, zien in welke fase ze zitten en precies nagaan waar ze zich in de BlackLine-workflow bevinden. Zo maakt het platform een einde aan onzekerheid en geeft het een helder beeld van de bedrijfsvoering.

Journaalposten worden vaak ingediend zonder volledige onderbouwing. Beoordelaars moeten dan ontbrekende informatie opvragen, wat vertraging oplevert. Dit heen-en-weer kost tijd, verlengt de goedkeuringscyclus en vergroot het compliancerisico doordat het auditspoor onvolledig is. Dat gaat ten koste van de efficiëntie en betrouwbaarheid van het Record to Report-proces.
ProcessMind kan signaleren wanneer de activiteit "Journaalpost ingediend ter controle" plaatsvindt zonder dat binnen een bepaalde tijd de activiteit "Onderbouwing toegevoegd" volgt. Ook kan het platform laten zien of de gebeurtenis "Journaalpost afgewezen" vaak volgt omdat documenten ontbreken. Zo wordt duidelijk waar je de documentatie-eisen in BlackLine moet aanscherpen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Snellere goedkeuring van journaalposten is belangrijk voor een efficiënte financiële afsluiting en heeft direct invloed op de Record to Report-cyclus. Het doel is om de wachttijd in goedkeuringswachtrijen flink te verkorten. Zo kun je sneller rapporteren en bottlenecks in de bedrijfsvoering van BlackLine verminderen. Je meet de voortgang aan de hand van de gemiddelde goedkeuringsduur van alle journaalposten.
ProcessMind brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow in kaart, laat zien welke gebruikers of groepen vertraging veroorzaken en signaleert afwijkingen van de standaard goedkeuringsroutes. Door de Journaalpost-ID te analyseren, zie je waar het proces vastloopt. Vervolgens kun je gericht verbeteringen doorvoeren, zoals workflowautomatisering of een andere verdeling van middelen, om de goedkeuringscyclus 20-30% te versnellen.

Een hoog afwijzingspercentage wijst op inefficiëntie en herstelwerk. Dat kost tijd en middelen in het Record to Report-proces. Door minder journaalposten terug te sturen voor correctie, verbeter je de doorvoer, beperk je fouten en verhoog je de datakwaliteit in BlackLine. Dat maakt de financiële afsluiting soepeler en vermindert aanpassingen achteraf.
ProcessMind achterhaalt waarom journaalposten worden afgewezen, bijvoorbeeld door terugkerende fouten, ontbrekende documenten of goedkeurders die vaker afwijzen. De analyse van de Journaalpost-ID en bijbehorende activiteiten maakt duidelijk waarom posten worden afgewezen. Proceseigenaren kunnen vervolgens gerichte trainingen geven, indieningsrichtlijnen verbeteren of de eerste controle aanscherpen om het aantal afwijzingen met 15-25% terug te dringen.

Als vergelijkbare journaalposten via verschillende routes worden verwerkt, kan dat leiden tot inconsistenties, compliancerisico’s en onvoorspelbare doorlooptijden in het Record to Report-proces. Standaardisatie betekent dat journaalposten van hetzelfde type vaste, optimale workflows volgen. Zo beperk je verschillen en wordt de bedrijfsvoering in BlackLine voorspelbaarder. Ook krijg je meer grip op het proces en kun je het beter auditeren.
ProcessMind brengt alle werkelijke routes van journaalposten visueel in kaart en vergelijkt ze met de ideale procesmodellen. Vanuit het perspectief van de Journaalpost-ID zie je waar afwijkingen ontstaan en wat ze kosten aan tijd en middelen. Met dit overzicht kun je best practices invoeren en kansen voor workflowautomatisering vinden. Zo kun je ervoor zorgen dat 80-90% van de journaalposten volgens de vaste werkinstructies wordt verwerkt.

Goedgekeurde journaalposten moeten snel worden geboekt om de financiële administratie correct te houden en de Record to Report-cyclus op tijd af te ronden. Vertraging tussen goedkeuring en boeking kan de financiële verslaglegging vertekenen en de afsluiting in BlackLine verlengen. Het doel is de wachttijd flink te verkorten, zodat financiële data zo snel mogelijk in het grootboek staat.
ProcessMind meet per Journaalpost-ID precies de tijd tussen de activiteiten "Journaalpost goedgekeurd" en "Journaalpost geboekt". Het platform achterhaalt waardoor vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door systeemwachtrijen, handmatige bottlenecks of een tekort aan beschikbare medewerkers. Als je deze oorzaken kent, kun je overdrachten verbeteren en de wachttijd na goedkeuring met 30-40% verkorten.

Regelmatige handmatige aanpassingen nadat een journaalpost is geboekt, wijzen op fouten eerder in het proces of op tekortkomingen in de werkwijze. Dat leidt tot onnodig herstelwerk en kan de nauwkeurigheid van de Record to Report-cyclus aantasten. Het doel is om journaalposten in één keer goed te verwerken, zodat ze vóór het boeken correct en volledig zijn en latere correcties in BlackLine niet nodig zijn.
ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van een Journaalpost-ID en signaleert wanneer de activiteit "Journaalpost teruggeboekt" of een vergelijkbare activiteit na het boeken plaatsvindt. Door deze aanpassingen te koppelen aan eerdere activiteiten en attributen, achterhaalt het platform waar het misgaat en welke invoerfouten vaak voorkomen. Zo kun je gericht ingrijpen en het aantal handmatige aanpassingen met 50% of meer verminderen.

Voor een betrouwbare financiële administratie en een goede voorbereiding op audits moeten alle activiteiten rond journaalposten voldoen aan intern beleid en externe regelgeving. Dit doel richt zich op het opsporen en aanpakken van procesafwijkingen die tot niet-naleving kunnen leiden. Zo versterk je de controle en beperk je risico’s in BlackLine.
ProcessMind geeft met de Journaalpost-ID een röntgenbeeld van de werkelijke routes van journaalposten en vergelijkt die met vastgestelde complianceregels en interne controles. Het platform markeert automatisch activiteiten die worden overgeslagen, in de verkeerde volgorde plaatsvinden of niet de vereiste documentatie hebben. Zo kun je tekortkomingen in de naleving vroeg signaleren en het proces beter bewaken. Het doel is dat minstens 95% van de journaalposten voldoet aan wettelijke en interne richtlijnen.

Een ongelijke werkverdeling kan leiden tot bottlenecks, overbelasting en vertraging bij de verwerking van journaalposten. Dat gaat ten koste van de efficiëntie van het Record to Report-proces. Het doel is de werklast beter te verdelen, zodat medewerkers goed worden ingezet, de doorvoer op peil blijft en piekperioden in de bedrijfsvoering van BlackLine minder zwaar zijn.
ProcessMind analyseert per Journaalpost-ID de attributen "Gemaakt door gebruiker" en "Goedgekeurd door gebruiker", samen met de duur van activiteiten. Zo worden werkpatronen van individuele medewerkers en teams zichtbaar. Het platform laat zien wie voortdurend te veel of juist te weinig werk heeft. Dat maakt duidelijk waar je taken anders kunt verdelen of gerichte training kunt aanbieden. Een eerlijkere verdeling kan de productiviteit van het team met 10-15% verhogen.

Als het aansluiten van journaalposten lang duurt, loopt de financiële afsluiting uit. Daardoor komen belangrijke inzichten later beschikbaar en duurt het Record to Report-proces langer. Het doel is het aansluitingsproces efficiënter te maken, zodat journaalposten snel worden vergeleken en gecontroleerd. Zo kan de financiële afsluiting in BlackLine eerder klaar zijn.
ProcessMind volgt per Journaalpost-ID de activiteit "Journaalpost aangesloten" en meet de tijd tussen het boeken en het aansluiten. Het platform brengt terugkerende oorzaken van vertraging in kaart, zoals bepaalde typen journaalposten, rekeningen of perioden die meer tijd kosten. Door deze inefficiënties aan te pakken, kun je de aansluitingsworkflow verbeteren en de afsluitcyclus mogelijk met meerdere dagen verkorten.

Als de verwerking van journaalposten onvoorspelbaar lang duurt, is het lastig om de financiële afsluiting te plannen en middelen goed in te zetten. Het doel is de verschillen in de totale verwerkingstijd te verkleinen. Zo kun je de bedrijfsvoering in BlackLine betrouwbaarder plannen en de prestaties gelijkmatiger maken. Ook wordt de planning van financiële rapportages voorspelbaarder.
ProcessMind analyseert het volledige verloop van elke Journaalpost-ID, van aanmaak tot boeking of aansluiting, en berekent de gemiddelde doorlooptijd en de variatie daarin. Het platform laat zien welke activiteiten of routes voor verschillen zorgen, bijvoorbeeld veel afwijzingen of lange wachttijden. Met die informatie kun je het proces verbeteren en de afwijking in doorlooptijd met 20% of meer terugdringen.

Bij een ondoorzichtig proces is het lastig om de realtime status van een journaalpost te achterhalen. Vragen worden daardoor later beantwoord en betrokkenen hebben weinig zicht op de voortgang van de Record to Report-cyclus. Het doel is om elke fase van de levenscyclus van een journaalpost helder en realtime in beeld te brengen. Zo verbeter je de communicatie en de verantwoordelijkheid binnen BlackLine.
ProcessMind toont voor elke Journaalpost-ID een complete visuele kaart van het werkelijke proces. Gebruikers kunnen de huidige status, verantwoordelijke medewerker en verstreken tijd van elke journaalpost volgen. Zo is er minder onzekerheid en zijn handmatige statusupdates niet meer nodig. Met dit overzicht kunnen teams betere beslissingen nemen en 15-20% minder tijd besteden aan statusvragen.

Ontbrekende of onvolledige onderbouwing leidt vaak tot vertraging en afwijzingen bij de goedkeuring van journaalposten. Dat heeft direct invloed op de efficiëntie van de Record to Report-cyclus. Het doel is om alle vereiste documenten vroeg in het proces toe te voegen en te controleren. Zo verlopen goedkeuringen sneller en is er minder herstelwerk in BlackLine.
ProcessMind signaleert journaalposten die blijven hangen bij de activiteiten "Journaalpost ingediend ter controle" of "Journaalpost gecontroleerd" omdat "Onderbouwing toegevoegd" ontbreekt. Door dit te vergelijken met afwijzingen, wordt duidelijk wanneer en waarom documenten vaak ontbreken. Met die informatie kun je strengere controles vóór indiening invoeren of automatische herinneringen instellen. Zo kan de volledigheid van de documentatie met 25% verbeteren.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Record to Report: journaalposten

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf ingerichte Excel-template voor journaalpostdata uit BlackLine. De template heeft precies de structuur die je nodig hebt voor procesanalyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin verloopt de analyse nauwkeurig en efficiënt. Zo voorkom je herstelwerk en leg je alle belangrijke procesinformatie vast.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel-template, speciaal ingericht voor journaalpostdata uit BlackLine.

JOUW INZICHTEN

Krijg zicht op journaalposten in BlackLine

ProcessMind laat zien hoe journaalposten in BlackLine daadwerkelijk verlopen, met heldere visualisaties en belangrijke inzichten. Zie waar het R2R-proces vastloopt en waar je snel verbeteringen kunt doorvoeren.

Breng het werkelijke procesverloop van journaalposten in kaart
Spoor bottlenecks en vertragingen in BlackLine op
Breng compliancerisico’s in de R2R-bedrijfsvoering aan het licht
Verkort de financiële afsluitingscyclus

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Concrete verbeteringen in het beheer van journaalposten

Onze analyse van het journaalpostproces met data uit BlackLine laat duidelijke kansen voor verbetering zien. Deze resultaten tonen wat je in de praktijk kunt bereiken door de bedrijfsvoering rond Record to Report op basis van data te verbeteren.

0 %

Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Process mining brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow in kaart. Daardoor kunnen journaalposten sneller worden goedgekeurd en loopt de financiële afsluiting minder vertraging op.

0 %

Minder afwijzingen

Daling van het aantal afgewezen journaalposten

Als organisaties de oorzaken van afwijzingen kennen, kunnen ze de datakwaliteit en nauwkeurigheid van indieningen verbeteren. Zo nemen herstelwerk en handmatige inspanningen flink af.

0 %

Betere naleving

Meer procesconformiteit

Process mining helpt vaste werkinstructies te bewaken, zodat journaalposten de juiste route volgen. Dat verbetert de voorbereiding op audits en de naleving van regelgeving.

0 %

Minder aanpassingen

Minder correcties na het boeken

Als je weet waardoor aanpassingen na het boeken ontstaan, kun je eerder ingrijpen. Dat verbetert de nauwkeurigheid en voorkomt kostbare, tijdrovende terugboekingen.

0 %

Kortere doorlooptijd

Gemiddelde verkorting van aanmaak tot boeking

Door bottlenecks in het hele journaalpostproces op te sporen en weg te nemen, verkort je de tijd van de eerste stap tot de uiteindelijke boeking. Dat maakt het proces efficiënter.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de bestaande systeeminstellingen en de datakwaliteit. De verbeteringen hier zijn gebruikelijke resultaten uit verschillende implementaties bij klanten.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één journaalpost. Deze dient als primaire case-ID om de levenscyclus van de post te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire case-ID. Hiermee kun je de volledige levenscyclus van één journaalpost volgen en de prestaties ervan analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen in het proces. Die zijn nodig om de proceskaart weer te geven, de processtroom te analyseren en afwijkingen of bottlenecks te herkennen.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle prestatiemetingen, waaronder doorlooptijd en bottleneckanalyse. Hiermee kun je het proces chronologisch reconstrueren.

De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de werkverdeling en prestaties van teamleden analyseren en bottlenecks of opleidingsbehoeften herkennen.

De classificatie van de journaalpost, bijvoorbeeld standaard, terugkerend of tegenboeking.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je per type journaalpost analyseren of de posten een andere route volgen of anders presteren.

De unieke identificatiecode van de rechtspersoon of het bedrijf waarvoor de journaalpost wordt gemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties vergelijken en processen standaardiseren bij verschillende rechtspersonen of bedrijfseenheden.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debetbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft financiële context voor analyses op basis van materialiteit, zoals het prioriteren van posten met een hoge waarde of het herkennen van waardegebonden procesafwijkingen.

De huidige status van de journaalpost in de levenscyclus, bijvoorbeeld 'In behandeling', 'Goedgekeurd' of 'Geboekt'.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft een momentopname van de huidige status van posten. Dat is handig om de werkvoorraad en het onderhanden werk te analyseren.

De reden die een beoordelaar opgeeft wanneer een journaalpost wordt afgewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is nodig voor oorzaakanalyse van herstelwerk. Zo kun je achterhalen waarom journaalposten worden afgewezen en gerichte verbeteringen doorvoeren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van een case voor een journaalpost. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker in BlackLine een nieuwe journaalpost aanmaakt. Daarbij krijgt de post een unieke Journaalpost-ID en worden de aanmaaktimestamp en gebruiker geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd tussen deze activiteit en latere activiteiten te analyseren, zie je de totale doorlooptijd en mogelijke vertragingen aan het begin van de workflow.

Deze activiteit vindt plaats wanneer de opsteller de journaalpost formeel indient voor controle en goedkeuring. Meestal wordt dit vastgelegd als een statuswijziging, bijvoorbeeld van 'In voorbereiding' naar 'Ingediend', met een timestamp.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de voorbereidingsfase en begint de goedkeuringscyclus. Dit is een belangrijk moment om de duur van beide fasen te meten.

Deze activiteit markeert de afwijzing van een journaalpost door een beoordelaar of goedkeurder. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de actie 'Afwijzen' uitvoert. De status van de post verandert dan in 'Afgewezen' en de actie wordt geregistreerd in het auditlogboek.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om herstelwerk, kwaliteitsproblemen en trainingsbehoeften op te sporen. Door het aantal afwijzingen, de redenen en het daaropvolgende herstelwerk te analyseren, kun je het proces verbeteren en doorlooptijden verkorten.

Deze activiteit geeft aan dat de journaalpost alle vereiste controle- en goedkeuringsstappen heeft doorlopen. De activiteit wordt vastgelegd wanneer de laatste bevoegde gebruiker de post goedkeurt en de status verandert in 'Goedgekeurd'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die het goedkeuringsproces afrondt. De tijd tussen 'Journaalpost ingediend' en deze gebeurtenis is de 'goedkeuringsdoorlooptijd', een belangrijke KPI om de efficiëntie van de workflow te meten.

Dit is het moment waarop de goedgekeurde journaalpost officieel in het grootboek wordt opgenomen. In BlackLine is dit vaak een expliciete actie, waarna de status van de post wordt bijgewerkt naar 'Geboekt'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal en vaak het operationele eindpunt van het proces. De tijd tussen 'Journaalpost goedgekeurd' en deze activiteit is een belangrijke indicator voor de efficiëntie na goedkeuring.

Dit markeert het einde van de levenscyclus, wanneer de journaalpost deel uitmaakt van een definitieve en gecertificeerde rekeningafstemming. In BlackLine komt dit overeen met de certificering van de afstemming waarin deze journaalpost is opgenomen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het eindpunt van het volledige proces. De tijd tussen 'Journaalpost geboekt' en 'Afgestemd' meet de efficiëntie van de rekeningafstemming tijdens de financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Welke inzichten geeft process mining in ons journaalpostproces in BlackLine?

Process mining brengt de werkelijke stroom van journaalposten in BlackLine visueel in kaart, van aanmaak tot boeking. Het laat bottlenecks zien, zoals trage goedkeuringen of veel afwijzingen, brengt afwijkende routes in beeld en achterhaalt de oorzaken van vertraging. Zo zie je waar je efficiënter kunt werken en de naleving kunt verbeteren.

Hoe helpt process mining om journaalposten sneller goed te keuren?

Door goedkeuringsroutes en doorlooptijden te analyseren, laat process mining precies zien welke fasen en medewerkers vertraging veroorzaken. Het kan ongelijke werkverdelingen of goedkeuringsstappen aanwijzen die steeds lang duren. Met deze data kun je gericht ingrijpen, de goedkeuring verbeteren en doorlooptijden verkorten.

Welke data uit BlackLine is nodig voor process mining van journaalposten?

Je hebt vooral event logs nodig met elke stap die een journaalpost doorloopt. Daarin staan de Journaalpost-ID, de naam van de activiteit, de timestamp van de activiteit en de medewerker of gebruiker die deze uitvoert. Extra attributen, zoals het type journaalpost, het bedrag of de status, kunnen de analyse aanvullen. Meestal haal je deze data uit auditsporen of transactielogboeken van BlackLine.

Hoe lang duurt het meestal voordat we kunnen beginnen en de eerste resultaten zien?

De eerste inrichting en data-extractie kunnen enkele dagen tot een paar weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data klaarstaat, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste resultaten zien, zoals proceskaarten en bottlenecks. Daarna volgen een grondigere analyse en onderzoek naar de oorzaken.

Kan process mining helpen om vaste verwerkingsroutes voor journaalposten in te voeren?

Zeker. Process mining brengt alle varianten van het journaalpostproces in beeld en laat zien waar ze afwijken van de ideale of beoogde route. Je ziet waar en waarom afwijkende routes ontstaan en kunt die verschillen aanpakken. Zo kun je best practices invoeren en de voorspelbaarheid en naleving van het proces verbeteren.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten in het journaalpostproces na process mining?

Je kunt meetbare verbeteringen verwachten, zoals kortere goedkeuringstijden, minder afwijzingen en minder aanpassingen na het boeken van journaalposten. Ook betere naleving en een evenwichtigere werkverdeling komen vaak voor. Uiteindelijk maakt process mining de Record to Report-cyclus efficiënter, transparanter en voorspelbaarder.

Is process mining lastig in te voeren, of heb je daarvoor speciale IT-kennis nodig?

Voor de eerste data-engineering is soms technische kennis nodig, maar moderne process mining-tools zijn steeds gebruiksvriendelijker. Veel platforms hebben connectors voor gangbare systemen zoals BlackLine, waardoor je data eenvoudiger kunt ophalen. Daarna kunnen zakelijke gebruikers processen vaak met weinig technische training verkennen en analyseren.

Helpt process mining om veelvoorkomende handmatige aanpassingen na het boeken van journaalposten te verminderen?

Ja. Process mining kan laten zien welke typen journaalposten of processtappen vaak leiden tot aanpassingen na het boeken. Door eerdere activiteiten en oorzaken te analyseren, kun je problemen eerder in het proces opsporen en verhelpen. Zo zijn later veel minder handmatige correcties nodig.

Verbeter vandaag de efficiëntie van Record to Report-journaalposten

Verkort de doorlooptijd van journaalposten met 30% en sluit sneller en nauwkeuriger af.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Binnen enkele minuten ingesteld