Cải thiện quy trình ghi nhận đến báo cáo, khóa sổ và đối chiếu

Vì sao cần tối ưu quy trình khóa sổ và đối chiếu Record to Report

Quy trình Record to Report (R2R), bao gồm khóa sổ và đối chiếu, là nền tảng quan trọng cho sức khỏe tài chính và việc ra quyết định chiến lược của mọi tổ chức. Trong Oracle Fusion Financials, quy trình phức tạp này gồm nhiều hoạt động, từ thu thập dữ liệu nguồn và ghi nhận giao dịch đến đối chiếu nội bộ, đối chiếu tài khoản trên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo tài chính. Khóa sổ kéo dài hoặc kém hiệu quả không chỉ làm chậm việc nắm bắt thông tin tài chính quan trọng, ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và quan hệ với nhà đầu tư, mà còn tiêu tốn tài nguyên, tăng chi phí vận hành và làm tăng nguy cơ không tuân thủ quy định. Chậm trễ có thể dẫn đến điều chỉnh gấp, nhiều sai sót hơn và vòng lặp xử lý vấn đề bị động. Điều này khiến đội ngũ tài chính khó tập trung vào những công việc chiến lược tạo thêm giá trị.

Process mining giúp phát hiện điểm nghẽn trong R2R như thế nào

Process mining giúp bạn hiểu rõ và cải tiến quy trình khóa sổ và đối chiếu Record to Report trong Oracle Fusion Financials dựa trên dữ liệu thực tế. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, process mining trích xuất nhật ký sự kiện trực tiếp từ hệ thống Oracle Fusion Financials. Dữ liệu này được dùng để tự động dựng bản đồ trực quan, khách quan về toàn bộ quy trình khóa sổ đang diễn ra. Bạn có thể xem trình tự hoạt động thực tế, phát hiện các mối phụ thuộc khó thấy và theo dõi những đường đi mà giao dịch thực sự trải qua, từ đó nhận ra điểm khác biệt so với mô hình quy trình chuẩn.

Với quy trình khóa sổ R2R, process mining giúp bạn:

• Theo dõi thời gian chu kỳ từ đầu đến cuối: Đo chính xác tổng thời gian của mỗi kỳ khóa sổ tài chính, xác định hoạt động hoặc giai đoạn nào kéo dài chu kỳ nhiều nhất. Nhờ đó, bạn có thể tìm cách rút ngắn thời gian chu kỳ Record to Report, từ khóa sổ đến đối chiếu.
• Xác định điểm nghẽn: Dễ dàng phát hiện nơi công việc bị ùn lại, chẳng hạn ở bước đối chiếu, quy trình điều chỉnh hoặc vòng duyệt gây chậm trễ đáng kể trong Oracle Fusion Financials.
• Phân tích các biến thể quy trình: Tìm những điểm thường lệch khỏi quy trình khóa sổ chuẩn và hiểu vì sao một số tác vụ phải làm lại, bị bỏ qua hoặc thực hiện sai thứ tự.
• Tìm nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ: Đi sâu vào từng trường hợp để hiểu nguyên nhân kém hiệu quả, có thể liên quan đến một tài khoản GL cụ thể, chênh lệch nội bộ hoặc một người dùng hay phòng ban.
• Phát hiện cơ hội tự động hóa: Tìm các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại có thể tự động hóa để giảm tải cho đội ngũ tài chính.

Các lĩnh vực cần cải tiến trong quy trình khóa sổ và đối chiếu

Process mining giúp tổ chức tập trung nỗ lực cải tiến vào những khâu có tác động lớn nhất đến quy trình Record to Report:

• Tinh gọn quy trình đối chiếu: Xác định tài khoản trên bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lãi lỗ thường xuyên làm chậm việc đối chiếu. Từ đó, bạn có thể tìm hiểu vấn đề về chất lượng dữ liệu hoặc các bước thủ công kém hiệu quả. Việc này cũng có thể bao gồm cải tiến cách xử lý đối chiếu nội bộ, một khó khăn thường gặp ở các tổ chức phức tạp.
• Tối ưu bút toán điều chỉnh: Tìm hiểu vì sao cần lập một số bút toán điều chỉnh, liệu chúng có phải là phản ứng sau sự việc hay bắt nguồn từ vấn đề ở các bước xử lý giao dịch trước đó. Giảm số lượng và độ phức tạp của các điều chỉnh vào phút chót sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian khóa sổ.
• Cải thiện quy trình phê duyệt: Phân tích thời gian phê duyệt và xác định điểm nghẽn trong các bước rà soát, phê duyệt đối chiếu và báo cáo tài chính. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo phê duyệt đúng hạn mà vẫn rà soát đầy đủ.
• Giảm can thiệp thủ công: Xác định hoạt động phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công, dễ xảy ra lỗi và phù hợp để tự động hóa hoặc chuẩn hóa trong Oracle Fusion Financials.
• Đảm bảo tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Phát hiện các luồng quy trình không tuân thủ hoặc thiếu bước phê duyệt, giúp mỗi kỳ khóa sổ đáp ứng đầy đủ kiểm soát nội bộ và quy định bên ngoài, đồng thời nâng cao mức độ sẵn sàng cho kiểm toán.

Lợi ích và kết quả thiết thực

Áp dụng process mining cho quy trình khóa sổ và đối chiếu Record to Report trong Oracle Fusion Financials mang lại nhiều lợi ích có thể đo lường:

• Rút ngắn chu kỳ khóa sổ tài chính: Giảm đáng kể thời gian hoàn tất khóa sổ, giúp lập báo cáo nhanh hơn và ra quyết định linh hoạt hơn. Đây cũng là cách cải thiện quy trình Record to Report, từ khóa sổ đến đối chiếu.
• Tăng độ chính xác và tin cậy: Giảm sai sót và việc phải làm lại, đồng thời nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính để tăng niềm tin vào dữ liệu tài chính.
• Tăng cường tuân thủ và giảm thiểu rủi ro: Đảm bảo tuân thủ nhất quán các chuẩn mực báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ, đồng thời chủ động phát hiện và giảm thiểu rủi ro về tuân thủ.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Giảm các công việc thủ công, tốn thời gian để chuyên viên tài chính tập trung vào phân tích có giá trị cao hơn và các sáng kiến chiến lược.
• Giảm chi phí: Cắt giảm chi phí vận hành do chu kỳ khóa sổ kéo dài, làm thêm giờ và phải can thiệp thủ công nhiều lần.
• Tăng tính minh bạch: Hiểu rõ toàn bộ quy trình khóa sổ dựa trên dữ liệu, tạo điều kiện cải tiến liên tục và nâng cao trách nhiệm trong bộ phận tài chính.

Bắt đầu tối ưu quy trình khóa sổ R2R

Bạn có thể tối ưu quy trình khóa sổ và đối chiếu Record to Report trong Oracle Fusion Financials bằng cách bắt đầu từ việc hiểu rõ quy trình hiện tại. Process mining cung cấp thông tin khách quan để xác định điểm kém hiệu quả, triển khai cải tiến đúng trọng tâm và rút ngắn thời gian khóa sổ, đồng thời nâng cao độ chính xác và tuân thủ. Hãy bắt đầu cải tiến hoạt động tài chính dựa trên dữ liệu và khai thác tối đa khoản đầu tư vào Oracle Fusion Financials.