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Améliorez la gestion des postes, de l’embauche au départ

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des postes dans D365 HR.
Améliorez la gestion des postes, de l’embauche au départ
Gestion des postes, de l’embauche au départ
Microsoft Dynamics 365 Human Resources

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Optimisez la gestion des postes dans Dynamics 365 HR

La gestion des postes peut être marquée par des inefficacités et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement qui ralentissent vos processus et à mieux répartir les ressources. Vous pouvez ainsi maintenir des structures d’effectifs exactes et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des postes, de l’embauche au départ ?

Une gestion efficace des postes est essentielle au bon fonctionnement des ressources humaines, en particulier dans des systèmes complets comme Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Elle ne se limite pas aux tâches administratives : elle influe directement sur la capacité de votre organisation à attirer et fidéliser les talents, à gérer les budgets et à maintenir une structure organisationnelle exacte. Lorsque le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, manque d’efficacité, les conséquences peuvent être importantes. Les retards dans l’approbation et la création de postes ralentissent les recrutements prioritaires, laissent des fonctions essentielles vacantes et nuisent à la productivité. Une gestion qui manque de transparence peut entraîner des dépassements budgétaires, tandis que le non-respect des étapes prévues expose votre organisation à des risques de conformité. Pour assurer l’excellence opérationnelle et planifier les effectifs à long terme, il est essentiel de comprendre tout le cycle de vie d’un poste, de la demande initiale à sa fermeture.

Comment le Process Mining éclaire la gestion des postes

Le Process Mining permet d’analyser votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, à partir des données. Plutôt que de s’appuyer sur des audits manuels ou des témoignages, il utilise les journaux d’événements réels de Microsoft Dynamics 365 Human Resources pour reconstituer le déroulement complet du processus. Vous pouvez visualiser chaque étape du cycle de vie d’un poste, repérer précisément les écarts par rapport au parcours prévu et mesurer le temps de cycle réel de chaque activité. Vous pouvez, par exemple, mesurer le délai entre « Position Request Approved by Manager » et « Position Request Approved by HR », ou analyser l’efficacité de l’activité « Position Created in HR System ». En révélant les goulots d’étranglement et les inefficacités qui passent inaperçus, le Process Mining vous aide à comprendre les causes profondes des retards, des lacunes de conformité et de la mauvaise utilisation des ressources. Il vous permet ainsi de déterminer comment améliorer la gestion des postes, de l’embauche au départ.

Principaux axes d’amélioration de la gestion des postes

L’analyse par Process Mining de votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources peut mettre en évidence plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Simplifier les circuits d’approbation : repérez les chaînes d’approbation inutilement longues, les approbateurs ou les services à l’origine des retards, ainsi que les cas où des approbations parallèles pourraient remplacer des approbations successives. Le temps de cycle de création des postes s’en trouve directement affecté.
  • Améliorer l’exactitude et la mise à jour des données : découvrez les écarts qui apparaissent lors de la modification des attributs d’un poste, ou les activations et désactivations effectuées sans contrôle adéquat. La saisie exacte et rapide des données, notamment pour l’activité « Position Created in HR System », permet de tenir à jour l’organigramme.
  • Renforcer la conformité et la gouvernance : repérez les étapes de conformité importantes, comme « Position Reviewed for Compliance », qui sont omises ou retardées. Vous pouvez ainsi vérifier que les exigences réglementaires et les règles internes sont respectées de manière constante.
  • Mieux répartir les ressources : en comprenant combien de temps les postes restent dans différents états, comme « Position Frozen/Suspended » ou « Position Deactivated », vous pouvez mieux évaluer l’utilisation des ressources et prendre des décisions plus éclairées sur les effectifs.
  • Réduire les reprises : repérez les reprises récurrentes, par exemple les modifications fréquentes de l’activité « Position Attributes Modified » peu après la création initiale. Elles peuvent révéler un manque de précision dans la demande initiale ou des erreurs de saisie.

Ces analyses détaillées vous aident à apporter des améliorations ciblées et à faire de la gestion des postes, de l’embauche au départ, un levier stratégique plutôt qu’un goulot d’étranglement.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

L’optimisation de votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, grâce au Process Mining peut apporter à votre organisation des bénéfices importants et mesurables :

  • Efficacité accrue : réduisez sensiblement le temps de cycle global de création, de modification et de fermeture des postes. Les recrutements s’accélèrent, les changements organisationnels sont pris en compte plus rapidement et la charge administrative diminue.
  • Réduction des coûts : en simplifiant les flux de travail et en automatisant les étapes manuelles, vous pouvez réduire sensiblement les coûts opérationnels liés à la gestion des postes. Une meilleure répartition des ressources contribue également à maîtriser le budget.
  • Conformité renforcée : veillez au respect constant des règles internes et des réglementations externes, réduisez le risque de sanctions et préparez plus efficacement les audits. Chaque étape « Position Reviewed for Compliance » devient visible et vérifiable.
  • Meilleure qualité des données : conservez dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources une représentation exacte et fiable de votre structure organisationnelle. Elle constitue une base essentielle pour les autres fonctions RH et la prise de décisions stratégiques.
  • Plus grande agilité organisationnelle : un processus de gestion des postes plus efficace et réactif permet à votre organisation de mieux s’adapter aux évolutions du marché et aux changements stratégiques. Votre structure d’effectifs reste ainsi alignée sur vos objectifs. Ces résultats montrent comment réduire efficacement le temps de cycle de la gestion des postes, de l’embauche au départ.

Commencer l’analyse du processus de gestion des postes

Avec les bons outils, l’optimisation de votre processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources est simple. Le Process Mining vous permet de passer rapidement des suppositions à une analyse fondée sur les données. Commencez par examiner les flux actuels pour repérer les inefficacités et les possibilités d’amélioration. Les données détaillées de votre système RH sont une ressource précieuse : elles vous aideront à y voir plus clair, à apporter des changements utiles et à améliorer vos résultats opérationnels.

Gestion des postes, de l’embauche au départ Gestion des postes RH Planification des effectifs Gestion de l’organisation Conformité RH Efficacité de la gestion des effectifs Optimisation des processus RH Répartition des ressources Ressources humaines Réduction du temps de cycle H2R Gestion du capital humain HCM Conception organisationnelle

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans les approbations des responsables, des RH et du service financier pour les postes nouveaux ou modifiés prolongent considérablement le processus de recrutement. Ils allongent le délai de recrutement et peuvent retarder le lancement de projets prioritaires, entraînant une baisse de productivité et un manque à gagner. ProcessMind repère les étapes où les circuits d’approbation de la gestion des postes, de l’embauche au départ, se bloquent dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. En visualisant les parcours réels et les goulots d’étranglement, les organisations peuvent identifier les étapes et les utilisateurs à l’origine des retards, puis cibler les améliorations.

Les attributs des postes sont souvent modifiés à plusieurs reprises après leur création. Cela peut révéler des exigences initiales imprécises ou des changements organisationnels réactifs. Ces modifications répétées alourdissent le travail administratif, créent des incohérences dans les données et compliquent la planification des effectifs. ProcessMind analyse l’ordre et la fréquence des activités « Position Attributes Modified » dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Cette analyse révèle les reprises récurrentes et leurs causes, comme une définition initiale insuffisante ou l’absence de consignes claires dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Des postes peuvent être créés, modifiés ou reclassés sans vérification de conformité adéquate ni obtention de toutes les approbations requises. L’organisation s’expose alors à des manquements réglementaires ou à des violations de ses règles internes, susceptibles d’entraîner des audits, des sanctions ou une atteinte à sa réputation. ProcessMind repère les écarts par rapport aux circuits de conformité établis pour la gestion des postes dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Il met en évidence les activités « Position Reviewed for Compliance » omises ou incomplètes et vous aide à vérifier le respect des procédures de gestion des postes, de l’embauche au départ.

Des retards importants surviennent entre l’approbation du budget d’un poste et sa création effective dans le système RH, ce qui freine les recrutements. Cet écart empêche l’organisation de répondre rapidement à ses besoins en effectifs et de pourvoir les fonctions essentielles. ProcessMind visualise le parcours entre « Position Budget Approved » et « Position Created in HR System » dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Il repère les transferts et les tâches dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources qui provoquent des blocages, afin de cibler les améliorations.

Certains postes restent gelés, suspendus ou inactifs pendant de longues périodes, sans raison claire ni suite donnée. Ils immobilisent des budgets, faussent les données de planification des effectifs et témoignent d’une mauvaise répartition des ressources, avec des conséquences financières. ProcessMind suit le cycle de vie des postes et met en évidence ceux qui restent longtemps à l’état « Position Frozen/Suspended » ou « Position Deactivated » dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Vous repérez ainsi les postes inactifs qui perdurent sans raison et pouvez mieux utiliser les ressources dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Sans vue d’ensemble du parcours de gestion des postes, il est difficile de comprendre le déroulement réel du processus, de repérer les retards cachés ou d’évaluer l’efficacité globale. Ce manque de visibilité conduit à une gestion réactive et fait passer à côté de possibilités d’amélioration. ProcessMind fournit une visualisation complète, de bout en bout, de chaque événement associé à un identifiant de poste dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Il cartographie les parcours réels, révèle les temps de cycle et leurs variations, et donne une vision détaillée des opérations dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Les écarts ou les erreurs dans les attributs des postes, comme le service, le centre de coûts ou le lieu de travail, entraînent souvent des erreurs de reporting, de budgétisation et de planification des effectifs. Ces problèmes de qualité des données peuvent se propager aux systèmes RH connectés et aux processus en aval. ProcessMind analyse les modifications et les incohérences d’attributs tout au long du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Il repère où et pourquoi les problèmes de qualité des données apparaissent, afin de vous aider à préserver leur intégrité dès la source.

Des reclassements fréquents peuvent révéler des problèmes dans la conception initiale des postes, une structure organisationnelle instable ou des changements réactifs. Chaque reclassement entraîne des coûts administratifs et peut créer de la confusion sur les rôles et les responsabilités. ProcessMind cartographie la fréquence des activités « Position Reclassified » et les événements qui les déclenchent dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Il aide à repérer les tendances qui pourraient justifier des définitions plus claires des familles de postes ou une planification organisationnelle plus stable dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Même après l’obtention de toutes les approbations, un délai s’écoule avant que les postes soient officiellement activés et ouverts au recrutement. Ce retard allonge directement le délai de pourvoi des postes et peut faire perdre des candidats qualifiés aux équipes de recrutement. ProcessMind mesure le temps écoulé entre les événements « Position Budget Approved » ou « Position Created in HR System » et l’événement « Position Activated » dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Cette analyse met en évidence les goulots d’étranglement des dernières étapes d’activation dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Les erreurs dans la demande initiale de création d’un poste ou dans les étapes d’approbation suivantes nécessitent souvent des corrections manuelles, de nouvelles soumissions ou des modifications répétées des attributs. Ces reprises mobilisent inutilement le temps et les ressources des RH et augmentent les coûts opérationnels. ProcessMind repère les boucles de reprise et les écarts dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Il visualise les cas où les activités « Position Attributes Modified » surviennent de façon inattendue ou à plusieurs reprises, révélant des erreurs et des inefficacités en amont.

Sans informations claires et à jour sur le statut réel des postes et leur utilisation, les organisations peinent à prendre des décisions éclairées sur la planification des effectifs et la répartition des ressources. Elles risquent alors de mal dimensionner leurs équipes et de dépasser leur budget. ProcessMind fournit des analyses actualisées de l’état et de l’évolution réels des postes tout au long du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. En révélant les tendances d’utilisation, il aide les organisations à mieux répartir les ressources à partir des données dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai d’approbation des postes nouveaux ou modifiés par l’ensemble des parties prenantes. Vous pourrez ainsi accélérer la gestion des effectifs et le pourvoi des postes, et répondre plus rapidement aux besoins de l’organisation dans le cadre du processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Cela contribue directement à la productivité et à l’efficacité opérationnelle dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources, tout en réduisant les coûts liés aux postes vacants et en accélérant le lancement des projets.
ProcessMind analyse les flux réels d’approbation des postes pour repérer les goulots d’étranglement, les étapes redondantes et les retards lors des transferts. En visualisant chaque étape et en la comparant aux délais visés, ProcessMind vous aide à prendre des décisions fondées sur les données pour simplifier le processus, mieux répartir les ressources et mesurer l’effet des changements sur la réduction du temps de cycle.

L’objectif est de supprimer les obstacles qui retardent la création initiale des postes et de garantir un démarrage efficace du cycle de vie de la gestion des postes, de l’embauche au départ. Vous pouvez ainsi développer les effectifs plus rapidement et créer les postes essentiels sans attente inutile. Les opérations RH dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources gagnent en réactivité, tout comme l’organisation dans son ensemble.
ProcessMind offre une vue complète du processus de création des postes, de son lancement à son achèvement, et indique précisément où les retards surviennent. Il révèle les variantes à l’origine des goulots d’étranglement, repère les parcours non standard et mesure les conséquences de chaque blocage. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations du flux de création des postes.

Cet objectif vise à garantir l’exactitude, l’uniformité et la mise à jour de toutes les données relatives aux postes, comme l’intitulé, le service, le centre de coûts et le statut, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Des données cohérentes sont essentielles à la fiabilité des rapports, à la planification précise des effectifs et au respect des règles internes et des réglementations externes. Elles permettent aussi d’éviter les erreurs et les reprises dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ.
ProcessMind repère les incohérences en analysant les journaux d’événements associés aux activités « Position Attributes Modified ». Il révèle les tendances de modification des données et leurs causes profondes. En cartographiant leur saisie et leur mise à jour, il met en évidence les erreurs manuelles et les intégrations système à l’origine des écarts, afin de vous aider à normaliser la gouvernance des données et à en améliorer la qualité.

Cet objectif consiste à obtenir une vue complète et transparente de toutes les étapes du cycle de vie d’un poste, de sa demande et de sa création à son activation, ses modifications et sa fermeture, dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. Une meilleure visibilité permet aux équipes RH et aux responsables de suivre les statuts des postes, d’anticiper les besoins en effectifs et de prendre des décisions éclairées. Elle améliore ainsi la planification stratégique des effectifs dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
À partir des données d’événements, ProcessMind reconstitue automatiquement le parcours de chaque poste de bout en bout et fournit une cartographie interactive du processus. Les utilisateurs peuvent suivre les statuts actuels, repérer les postes qui stagnent et comprendre les parcours habituels. Ils voient ainsi les écarts par rapport au déroulement prévu et disposent d’une vue claire, fondée sur les données, de l’ensemble du cycle de vie.

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai entre l’approbation d’un poste et son activation officielle, qui le rend disponible pour le recrutement. Une activation plus rapide accélère les recrutements, limite les conséquences des postes vacants et permet à l’organisation de mobiliser ses effectifs efficacement. Elle réduit ainsi les coûts opérationnels et améliore la gestion des postes, de l’embauche au départ, dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analyse les activités successives qui mènent à l’activation des postes et repère les retards et les dépendances qui prolongent le processus. Il aide à comprendre pourquoi certains postes sont activés plus tard que d’autres, qu’il s’agisse d’approbations en attente, de problèmes de saisie ou d’autres obstacles administratifs. Les organisations peuvent alors simplifier ces étapes et accélérer l’activation.

L’objectif est de réduire le temps et les ressources consacrés à corriger les erreurs ou à refaire des tâches dans le processus de gestion des postes, de l’embauche au départ. La réduction des reprises permet de réaliser des économies importantes, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et d’accroître l’exactitude des données sur les postes et des activités de gestion dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Les équipes RH peuvent ainsi consacrer davantage de temps aux initiatives stratégiques.
ProcessMind cartographie tous les flux du processus, y compris les écarts et les boucles qui signalent des reprises. Il repère les activités ou les points de décision où les erreurs surviennent fréquemment, en mesure les conséquences et en identifie les causes profondes, comme une saisie incorrecte ou des approbations insuffisantes. Vous pouvez alors cibler les améliorations nécessaires pour éliminer les reprises.

Cet objectif consiste à veiller à ce que toutes les activités de gestion des postes, de leur création à leur désactivation, respectent strictement les politiques de l’organisation et les exigences réglementaires. La conformité réduit les risques juridiques et financiers, préserve l’intégrité de l’organisation et renforce la confiance, autant d’éléments essentiels à une gestion efficace des postes dans le processus Hire to Retire de Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Elle permet également d’éviter les sanctions et les atteintes à la réputation.
ProcessMind compare les parcours réellement suivis par les postes aux modèles de conformité prédéfinis ou aux processus de référence. La plateforme met en évidence les écarts, les étapes non autorisées et les approbations manquantes susceptibles de signaler un manquement. Les équipes RH peuvent ainsi repérer et corriger de manière proactive les comportements non conformes et les lacunes des processus, afin de garantir le respect des politiques.

L’objectif est de repérer et de traiter les postes obsolètes, inactifs ou sous-utilisés, afin que la structure de l’organisation reste efficace, à jour et conforme aux objectifs stratégiques. Une meilleure utilisation des postes libère des crédits budgétaires, clarifie les liens hiérarchiques et permet de répartir les ressources plus efficacement dans le processus de gestion des postes Hire to Retire. Elle contribue ainsi à rendre l’organisation plus légère et plus réactive dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind peut révéler les postes qui restent longtemps à l’état « Frozen/Suspended » ou « Deactivated », ainsi que ceux qui font l’objet de très peu d’activité. En analysant leur cycle de vie complet, la plateforme repère les périodes d’inactivité et les signes de sous-utilisation, et fournit les données nécessaires pour décider en connaissance de cause de regrouper, de mettre à jour ou de supprimer ces postes.

Cet objectif vise à réduire la fréquence et le nombre de modifications apportées aux attributs essentiels d’un poste après sa création. Des changements fréquents peuvent révéler une conception instable de l’organisation, alourdir les tâches administratives et entraîner des incohérences dans les données. Les limiter contribue à stabiliser l’organisation, à réduire la charge administrative et à améliorer la fiabilité des données dans le processus de gestion des postes Hire to Retire de Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind suit tous les événements liés à la modification des attributs d’un poste et indique quels attributs changent le plus souvent, par qui et à quelle étape du cycle de vie. Cette analyse aide à trouver les causes des modifications répétées, comme des définitions initiales imprécises ou un processus de demande de changement inefficace, afin de prendre des mesures ciblées et de stabiliser les données sur les postes.

Cet objectif consiste à rendre le reclassement des postes plus efficace et plus transparent, tout en réduisant les risques de retard et d’erreur. Un processus optimisé permet d’actualiser les postes en temps utile pour qu’ils correspondent aux responsabilités actuelles et aux besoins de l’organisation. Il réduit la charge administrative et améliore la précision des données sur les effectifs dans le processus de gestion des postes Hire to Retire de Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind retrace toutes les étapes du reclassement d’un poste, de la demande initiale à l’approbation finale et à la mise à jour. La plateforme repère les files d’attente d’approbation trop longues, les goulots d’étranglement et les étapes non standard qui compliquent le processus. La visualisation de ces parcours aide à simplifier le flux de travail de reclassement et à réduire le temps de cycle global.

Cet objectif consiste à s’appuyer sur les données de processus pour mieux comprendre la gestion des postes et la répartition des ressources, afin de planifier les effectifs de manière plus stratégique et efficace. Une meilleure visibilité permet d’affecter les ressources humaines de façon optimale, de repérer les manques ou les chevauchements d’effectifs et de prendre des décisions plus éclairées à chaque étape du cycle de vie de la gestion des postes Hire to Retire dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analyse l’ensemble du processus de gestion des postes et présente, à partir des données, les tendances de création, d’activation et de désactivation. La plateforme met en évidence l’évolution des effectifs par service, les affectations aux centres de coûts et les types de postes. Ces analyses détaillées éclairent les mouvements de ressources et les possibilités de réaffectation ou d’optimisation, en fonction du déroulement réel du processus.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des postes

1

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2

Exporter vos données
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Analyser votre processus
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Mettre en œuvre les améliorations
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Que faire

Accédez au modèle Excel prérempli, conçu spécialement pour les données de gestion des postes Hire to Retire de Microsoft Dynamics 365 Human Resources, puis téléchargez-le.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé vous permet de recueillir toutes les données nécessaires sur les postes dans le bon format et de simplifier ainsi l’analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, dont la structure est adaptée à vos données de gestion des postes.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les retards cachés dans la gestion des postes de D365 HR

ProcessMind représente les flux de travail réels de gestion des postes dans D365 HR. Vous pouvez repérer les inefficacités et les risques de conformité, puis orienter vos améliorations à partir des données.
  • Visualisez le flux de gestion des postes dans D365 HR
  • Repérez les goulots d’étranglement et les retards dans les flux de travail
  • Veillez au respect des règles lors de la création des postes
  • Améliorez la répartition des ressources
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Améliorer l’efficacité de la gestion des postes

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables généralement obtenues par les organisations qui optimisent leur processus de gestion des postes Hire to Retire dans Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Le Process Mining révèle les inefficacités et les goulots d’étranglement, ce qui permet de cibler les améliorations, d’optimiser les opérations et de mieux planifier les effectifs.

0 %
Accélérer l’approbation des postes

Réduire le temps moyen d’approbation

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement dans les flux de travail d’approbation des postes, ce qui permet de réduire sensiblement le temps de cycle. Les décisions de recrutement sont ainsi prises plus rapidement et l’organisation gagne en réactivité.
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Améliorer la cohérence des données

Améliorer la qualité des données dès la première saisie

En repérant les erreurs de saisie fréquentes et les informations manquantes, les organisations peuvent améliorer la qualité des données dès la première saisie des nouveaux postes. Elles réduisent ainsi les problèmes ultérieurs et fiabilisent les rapports.
0 %
Réduire le coût des reprises

Réduire les erreurs lors de la création des postes

Repérez les causes profondes des reprises lors de la création et de la modification des postes, et réduisez considérablement le temps et les ressources consacrés à la correction des erreurs. Vous améliorez ainsi l’efficacité opérationnelle et réduisez les coûts.
0 %
Renforcer le respect des règles de conformité

Mieux respecter les politiques

Veillez à ce que tous les processus de gestion des postes respectent strictement les politiques internes et les réglementations externes, grâce au suivi en temps réel de la conformité. Vous réduisez ainsi les risques et facilitez la préparation des audits.
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Accélérer l’activation des postes

Réduire le délai avant l’ouverture au recrutement

Réduisez le délai entre la création d’un poste et son activation pour le rendre disponible plus rapidement au recrutement. Vous soutenez ainsi l’acquisition de talents et raccourcissez le délai de pourvoi des postes essentiels.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la structure de l’organisation et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre du Process Mining appliqué à la gestion des postes.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un poste précis au sein de l’organisation.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant central relie tous les événements associés à un même cas de processus et permet d’analyser le cycle de vie complet du poste.

Nom de l’événement ou de la tâche qui s’est produit dans le processus de gestion des postes.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser sa cartographie, son déroulement et ses variantes.

Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer toutes les métriques temporelles et repérer les goulots d’étranglement du processus.

Horodatage indiquant la fin de l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer la durée de traitement des activités, une mesure fondamentale pour analyser en détail les performances et les goulots d’étranglement.

Nom ou identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’identifier les responsabilités et d’analyser les performances par personne ou par équipe, ce qui est important pour la gestion des ressources et la formation.

Département auquel le poste est rattaché.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter l’analyse du processus par unité opérationnelle, afin de repérer les problèmes propres à chaque département et de comparer les performances.

Statut actuel ou historique du poste.

Pourquoi est-ce important ?

Il indique clairement l’état de chaque poste, ce qui est essentiel pour filtrer les cas et comprendre leurs résultats.

Intitulé de l’emploi associé au poste, par exemple « Comptable principal ».

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte métier essentiel et permet d’analyser les postes selon le rôle, le niveau ou la fonction.

Centre de coûts auquel sont imputées les dépenses liées au poste.

Pourquoi est-ce important ?

Il relie le poste aux données financières, ce qui permet d’analyser les coûts du processus et de vérifier la cohérence des données.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début officiel du cycle de vie de la gestion d’un poste. Cet événement est généralement enregistré lorsqu’un utilisateur soumet une nouvelle demande de poste au moyen d’un formulaire dédié ou d’un flux de travail dans Dynamics 365 HR.

Pourquoi est-ce important ?

Ce point de départ permet de mesurer l’ensemble du cycle de vie du poste, notamment des KPI essentiels comme le temps de cycle d’approbation du poste et le délai de création du poste.

Indique que le service des ressources humaines a donné son approbation finale avant la création officielle du poste. Cet événement est consigné explicitement dans le système de flux de travail lorsque la tâche d’approbation des RH est terminée.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la phase d’approbation et constitue un jalon important pour mesurer le temps moyen de cycle d’approbation des postes.

Cet événement marque la création officielle de l’enregistrement du poste dans Dynamics 365 HR. Il est extrait de l’horodatage de création de l’enregistrement principal du poste.

Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon fondamental marque le passage de la demande à la création effective d’un poste dans l’organisation. Il correspond au point final du KPI de délai de création du poste.

Marque le moment où un poste est officiellement ouvert et où le recrutement peut commencer. Cet événement est déduit du passage du champ de statut de l’enregistrement du poste à « Active » ou à un état équivalent.

Pourquoi est-ce important ?

Ce jalon est important pour mesurer la disponibilité du poste pour le recrutement et l’efficacité des dernières étapes de préparation. Il est essentiel au KPI du temps moyen d’activation d’un poste.

Le poste n’est plus actif et est retiré de la structure organisationnelle active, souvent après avoir été pourvu. Cet événement est déduit du passage du statut à « Inactive » ou à un état équivalent.

Pourquoi est-ce important ?

Marque une étape importante à la fin de la période d’activité du poste. Cet événement est essentiel pour analyser le temps moyen avant désactivation d’un poste et gérer précisément les effectifs.

Correspond à l’archivage définitif de l’enregistrement du poste et marque la fin de son cycle de vie. Cet événement est déduit du passage du statut à « Closed » ou à un état final équivalent.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin du processus. Il permet d’analyser l’ensemble du cycle de vie et de repérer les postes obsolètes qui devraient être clôturés.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de Microsoft Dynamics 365 Human Resources pour visualiser le déroulement réel de vos processus de gestion des postes. Il aide à repérer les goulots d’étranglement dans les approbations, les incohérences dans les données et les reprises. En révélant ces inefficacités souvent invisibles, vous pouvez optimiser les opérations, réduire les temps de cycle et renforcer la conformité.

Vous aurez besoin des données du journal d’événements relatives à la création, à la modification, à l’approbation et à l’activation des postes. Les principaux éléments comprennent l’identifiant du poste, les horodatages et les noms des activités, ainsi que l’utilisateur responsable de chaque action. La présence d’un identifiant de cas unique, l’identifiant du poste, est indispensable pour reconstituer correctement le processus.

Vous pourrez trouver les causes des approbations lentes, repérer les écarts par rapport aux processus conformes et obtenir une visibilité complète sur le cycle de vie des postes. Cela peut se traduire par des améliorations mesurables : réduction du temps de cycle d’approbation des postes, diminution des goulots d’étranglement lors de leur création et meilleure cohérence des données. Le Process Mining aide également à mieux répartir les ressources et à accélérer l’activation des postes.

Il faut généralement pouvoir accéder à la base de données Microsoft Dynamics 365 Human Resources ou à son entrepôt de données analytiques, au moyen d’une connexion sécurisée. Vous aurez également besoin d’une plateforme de Process Mining, hébergée dans le cloud ou installée sur site. Les équipes RH n’ont généralement pas besoin de compétences techniques approfondies, car la plateforme prend en charge le traitement complexe des données.

Les données sont généralement extraites au moyen de méthodes d’intégration standard ou par réplication de la base de données, afin de limiter les effets sur les performances du système en production. L’extraction consiste souvent à se connecter au lac de données sous-jacent ou à utiliser des API pour récupérer les journaux d’événements historiques. Elle est conçue pour être en lecture seule et ne pas perturber les activités quotidiennes des équipes RH.

Le délai dépend du volume et de la complexité des données, mais la configuration initiale et leur importation prennent généralement de quelques jours à quelques semaines. En 4 à 6 semaines, la plupart des organisations peuvent générer leurs premiers modèles de processus et repérer les principaux goulots d’étranglement. L’analyse approfondie et les améliorations successives se poursuivent au fil du projet.

Oui. Le Process Mining peut cartographier précisément toutes les modifications des attributs des postes et les parcours de reclassement. Il indique où, quand et par qui ces changements sont effectués, et met en évidence leurs causes, comme des exigences initiales imprécises ou des étapes de vérification inefficaces. Cette visibilité vous permet de prendre des mesures ciblées pour limiter les reprises et stabiliser les données sur les postes.

Oui. Le Process Mining compare le déroulement réel de votre processus aux règles de conformité prédéfinies et aux modèles de processus de référence. Il peut détecter automatiquement les écarts, les étapes non autorisées et les approbations manquantes susceptibles d’entraîner des manquements. Cette détection proactive vous aide à réduire les risques avant qu’ils ne deviennent importants.

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