> Continu verbeteren van processen > Hire to Retire Positiebeheer > Microsoft Dynamics 365 Human Resources

Verbeter Hire to Retire - Positiebeheer

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van positiebeheer in D365 HR.
Verbeter Hire to Retire - Positiebeheer
Hire to Retire - Positiebeheer
Microsoft Dynamics 365 Human Resources

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Verbeter positiebeheer in Dynamics 365 HR

Bij positiebeheer ontstaan vaak inefficiënties en risico’s voor de compliance. Ons platform laat zien waar bottlenecks je processen vertragen, zodat je de inzet van middelen kunt verbeteren. Zo blijven personeelsstructuren actueel en verloopt de bedrijfsvoering efficiënter.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Hire to Retire - Positiebeheer verbeteren?

Goed positiebeheer is een belangrijke basis voor een goed functionerende HR-afdeling, zeker in uitgebreide systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Het is meer dan administratief werk: positiebeheer heeft direct invloed op het vermogen van je organisatie om talent aan te trekken en te behouden, budgetten te beheren en de organisatiestructuur actueel te houden. Een inefficiënt proces voor Hire to Retire - Positiebeheer kan grote problemen veroorzaken. Vertraging bij het goedkeuren en aanmaken van nieuwe posities kan belangrijke wervingsplannen vertragen. Essentiële functies blijven dan onvervuld en de productiviteit daalt. Als posities niet transparant worden beheerd, kunnen budgetten worden overschreden. Onduidelijke procesafspraken vergroten bovendien het risico op problemen met compliance. Voor een efficiënte bedrijfsvoering en strategische personeelsplanning moet je de volledige levenscyclus van een positie begrijpen, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke afsluiting.

Hoe process mining positiebeheer inzichtelijk maakt

Process mining biedt een datagedreven manier om het proces Hire to Retire - Positiebeheer te analyseren. In plaats van te vertrouwen op handmatige controles of losse ervaringen, gebruikt process mining echte event logs uit Microsoft Dynamics 365 Human Resources om de volledige procesgang te reconstrueren. Zo zie je elke stap die een positie doorloopt, waar het proces afwijkt van de gewenste route en wat de werkelijke doorlooptijd van elke activiteit is. Je kunt bijvoorbeeld precies bepalen hoelang het duurt voordat 'Positieaanvraag goedgekeurd door manager' overgaat in 'Positieaanvraag goedgekeurd door HR'. Ook kun je de efficiëntie van 'Positie aangemaakt in HR-systeem' analyseren. Process mining maakt verborgen bottlenecks en inefficiënties zichtbaar. Zo krijg je concrete inzichten in de oorzaken van vertragingen, complianceproblemen en onnodig gebruik van bronnen tijdens de levenscyclus van positiebeheer. Daarmee zie je hoe je Hire to Retire - Positiebeheer kunt verbeteren.

Belangrijke verbeterpunten voor positiebeheer

Met process mining in het proces Hire to Retire - Positiebeheer van Microsoft Dynamics 365 Human Resources komen verschillende belangrijke verbeterpunten aan het licht:

  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Spoor onnodig lange goedkeuringsketens op en ontdek welke goedkeurders of afdelingen vertraging veroorzaken. Je ziet ook waar parallelle goedkeuringen opeenvolgende stappen kunnen vervangen. Dat verkort de doorlooptijd voor het aanmaken van nieuwe posities.
  • Datakwaliteit en actualiteit verbeteren: Ontdek waar verschillen ontstaan bij het wijzigen van positieattributen en waar posities zonder voldoende toezicht worden geactiveerd of gedeactiveerd. Nauwkeurige en tijdige invoer bij activiteiten zoals 'Positie aangemaakt in HR-systeem' houdt het organigram actueel.
  • Compliance en governance versterken: Spoor op wanneer belangrijke compliance-stappen, zoals 'Positie gecontroleerd op compliance', worden overgeslagen of vertraagd. Zo voldoe je consequent aan wettelijke regels en intern beleid.
  • Bronnen beter inzetten: Bekijk hoelang posities in verschillende statussen blijven, zoals 'Positie bevroren/geschorst' of 'Positie gedeactiveerd'. Zo krijg je zicht op het gebruik van bronnen en kun je beter onderbouwde personeelsbeslissingen nemen.
  • Herstelwerk verminderen: Breng veelvoorkomende patronen van herstelwerk in kaart. Zo kunnen herhaalde activiteiten als 'Positieattributen gewijzigd' kort na de eerste aanmaak wijzen op onduidelijke aanvragen of onjuiste gegevensinvoer.

Met deze inzichten kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Zo verandert Hire to Retire - Positiebeheer van een mogelijke bottleneck in een proces dat de organisatie vooruithelpt.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Met process mining kun je het proces Hire to Retire - Positiebeheer verbeteren en meetbare resultaten behalen in de hele organisatie:

  • Meer efficiëntie: De totale doorlooptijd voor het aanmaken, wijzigen en afsluiten van posities kan flink omlaag. Dat versnelt de personeelsbezetting, maakt de organisatie slagvaardiger bij veranderingen en vermindert de administratieve last.
  • Lagere kosten: Door workflows te verbeteren en handmatige stappen te automatiseren, kun je de bedrijfskosten van positiebeheer verlagen. Een betere inzet van bronnen draagt ook bij aan een efficiënter budgetbeheer.
  • Betere compliance: Voldoe consequent aan intern beleid en externe regelgeving. Zo verklein je het risico op boetes en ben je beter voorbereid op audits. Elke stap 'Positie gecontroleerd op compliance' is transparant en controleerbaar.
  • Betere datakwaliteit: Houd de organisatiestructuur in Microsoft Dynamics 365 Human Resources nauwkeurig en betrouwbaar bij. Dat vormt de basis voor andere HR-functies en strategische beslissingen.
  • Een wendbaardere organisatie: Met een efficiënter en sneller proces voor positiebeheer kan je organisatie beter inspelen op marktvragen en strategische veranderingen. Zo blijft de personeelsstructuur aansluiten op de organisatiedoelen. Dit laat zien hoe je de doorlooptijd van Hire to Retire - Positiebeheer effectief kunt verkorten.

Aan de slag met procesanalyse voor positiebeheer

Met de juiste tools kun je eenvoudig beginnen met het verbeteren van Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Process mining helpt je snel om aannames te vervangen door inzichten op basis van data. Analyseer eerst de huidige processtromen om inefficiënties en verbeterkansen te vinden. De data in je HR-systeem biedt veel mogelijkheden om te onderzoeken. Daarmee krijg je het overzicht dat nodig is om gerichte veranderingen door te voeren en de bedrijfsvoering te verbeteren.

Hire to Retire - Positiebeheer HR-positiebeheer Personeelsplanning Organisatiebeheer HR-compliance Efficiënte personeelsbezetting HR-procesoptimalisatie Inzet van bronnen Personeelszaken Doorlooptijd verkorten H2R Human Capital Management HCM Organisatieontwerp

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Goedkeuringen door managers, HR en budgethouders voor nieuwe of gewijzigde posities lopen vaak vertraging op. Daardoor duurt het langer om personeel aan te nemen en kunnen belangrijke projecten later van start gaan. Dat leidt tot productiviteitsverlies en kan omzet kosten. ProcessMind laat zien waar goedkeuringsworkflows vastlopen in Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Door de werkelijke procesroutes en bottlenecks in beeld te brengen, zie je precies in welke stappen en bij welke gebruikers vertraging ontstaat. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Na de eerste aanmaak worden positieattributen vaak meerdere keren gewijzigd. Dat kan wijzen op onduidelijke eisen of veranderingen binnen de organisatie. Deze voortdurende wijzigingen zorgen voor extra administratief werk, inconsistente data en onzekerheid bij de personeelsplanning. ProcessMind analyseert de volgorde en frequentie van activiteiten waarbij positieattributen worden gewijzigd in Hire to Retire - Positiebeheer. Zo worden patronen van herstelwerk zichtbaar en komen mogelijke oorzaken aan het licht, zoals een onvolledige eerste beschrijving of onduidelijke richtlijnen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Posities kunnen worden aangemaakt, gewijzigd of opnieuw ingedeeld zonder de juiste compliancecontroles of alle vereiste goedkeuringen. Daardoor loopt de organisatie risico op overtreding van regelgeving of intern beleid. Dit kan leiden tot audits, boetes of reputatieschade. ProcessMind brengt afwijkingen van de standaardworkflows voor compliance bij positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources aan het licht. Je ziet wanneer activiteiten als 'Positie gecontroleerd op compliance' worden overgeslagen of niet volledig worden uitgevoerd. Zo kun je de afgesproken procedures voor Hire to Retire volgen.

Tussen de goedkeuring van het budget voor een positie en de aanmaak ervan in het HR-systeem zit soms veel tijd. Dat vertraagt de werving en maakt het lastiger om snel in te spelen op personeelsbehoeften en belangrijke functies te vervullen. ProcessMind brengt de procesgang van 'Positiebudget goedgekeurd' tot 'Positie aangemaakt in HR-systeem' in Hire to Retire - Positiebeheer in beeld. Je ziet welke overdrachten en taken in Microsoft Dynamics 365 Human Resources vertraging veroorzaken, zodat je de workflow gericht kunt verbeteren.

Posities blijven lange tijd bevroren, geschorst of inactief zonder duidelijke reden of vervolgactie. Dat houdt budget vast, vertekent de data voor personeelsplanning en leidt tot een inefficiënte inzet van bronnen. ProcessMind volgt de levenscyclus van posities en laat zien welke posities in Hire to Retire - Positiebeheer langdurig de status 'Bevroren/geschorst' of 'Gedeactiveerd' hebben. Zo ontdek je waar posities onnodig inactief blijven en kun je bronnen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources beter inzetten.

Zonder een helder beeld van het volledige traject van positiebeheer is het lastig om de werkelijke procesgang te begrijpen, verborgen vertragingen te vinden en de efficiëntie te beoordelen. Door dit gebrek aan inzicht wordt er vaak pas achteraf bijgestuurd en blijven verbeterkansen liggen. ProcessMind brengt alle gebeurtenissen rond een positie-ID in Hire to Retire - Positiebeheer van begin tot eind in beeld. Je ziet de werkelijke procesroutes, doorlooptijden en varianten en krijgt zo een helder beeld van de bedrijfsvoering in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Verschillen of fouten in positieattributen, zoals afdeling, kostenplaats of locatie, leiden vaak tot fouten in rapportages, budgetten en personeelsplanning. Problemen met datakwaliteit kunnen zich verspreiden naar gekoppelde HR-systemen en vervolgprocessen. ProcessMind analyseert wijzigingen en inconsistenties in attributen tijdens het proces Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Je ziet waar en waarom problemen met datakwaliteit ontstaan en kunt maatregelen nemen om de data vanaf de bron betrouwbaar te houden.

Regelmatige herindeling van posities kan wijzen op problemen met het oorspronkelijke functieontwerp, een instabiele organisatiestructuur of veranderingen waarop pas achteraf wordt gereageerd. Elke herindeling kost administratieve tijd en kan onduidelijkheid scheppen over rollen en verantwoordelijkheden. ProcessMind brengt de frequentie en aanleidingen van activiteiten voor het opnieuw indelen van posities in Hire to Retire - Positiebeheer in kaart. Zo ontdek je of duidelijkere functiefamilies of stabielere organisatieplanning nodig zijn in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Ook nadat alle goedkeuringen binnen zijn, kan het lang duren voordat posities officieel worden geactiveerd en klaar zijn voor werving. Dat verlengt de tijd om vacatures te vervullen en kan ertoe leiden dat wervingsteams geschikte kandidaten mislopen. ProcessMind meet de tijd tussen de goedkeuring van het positiebudget of de aanmaak van een positie in het HR-systeem en de activering ervan in Hire to Retire - Positiebeheer. Zo worden bottlenecks in de laatste stappen van het activeringsproces in Microsoft Dynamics 365 Human Resources zichtbaar.

Fouten in de eerste positieaanvraag of latere goedkeuringsstappen vereisen vaak handmatige correcties, nieuwe inzendingen of herhaalde wijzigingen van attributen. Dit herstelwerk kost HR-medewerkers tijd en verhoogt de bedrijfskosten. ProcessMind brengt herstelwerklussen en afwijkingen in het proces Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources in kaart. Je ziet wanneer activiteiten voor het wijzigen van positieattributen onverwacht vroeg of herhaaldelijk plaatsvinden. Dat kan wijzen op fouten en inefficiënties in eerdere stappen.

Zonder actuele informatie over de status en het gebruik van posities is het lastig om onderbouwde beslissingen te nemen over personeelsplanning en de inzet van bronnen. Dat kan leiden tot een ongeschikte personeelsbezetting en onnodig hoge uitgaven. ProcessMind geeft realtime inzicht in de status en veranderingen van posities tijdens het proces Hire to Retire - Positiebeheer. Je ziet hoe posities werkelijk worden gebruikt en kunt de inzet van bronnen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources beter onderbouwen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de tijd die nodig is om nieuwe of gewijzigde posities door alle betrokkenen te laten goedkeuren flink te verkorten. Dat versnelt de personeelsbezetting, verkort de tijd om vacatures te vervullen en helpt de organisatie sneller in te spelen op veranderingen. Het verhoogt de productiviteit en efficiëntie van Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Kortere vacatureperiodes en een snellere start van projecten leveren bovendien aanzienlijke besparingen op.
ProcessMind analyseert de werkelijke workflows voor positiegoedkeuringen en spoort bottlenecks, overbodige stappen en vertragingen bij overdrachten op. Je ziet elke fase van het goedkeuringsproces en kunt de werkelijke duur vergelijken met de streeftijden. Zo kun je op basis van data beslissen hoe je het proces verbetert, bronnen beter inzet en het effect op de doorlooptijd meet.

Het doel is om vertragingen bij het aanmaken van nieuwe posities weg te nemen, zodat Hire to Retire - Positiebeheer soepel van start gaat. Zo kan de personeelsbezetting sneller groeien en worden belangrijke functies zonder onnodig wachten ingericht. Dit maakt HR-processen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources responsiever en de organisatie wendbaarder.
ProcessMind geeft een volledig beeld van het aanmaakproces van posities, van begin tot eind, en laat precies zien waar vertraging ontstaat. Je ziet procesvarianten die bottlenecks veroorzaken, ontdekt afwijkende routes en meet het effect van elke bottleneck. Zo kun je gericht ingrijpen en de workflow voor het aanmaken van posities verbeteren.

Dit doel richt zich op nauwkeurige, uniforme en actuele data over posities, zoals functietitel, afdeling, kostenplaats en status, in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Consistente data zijn belangrijk voor betrouwbare rapportages, goede personeelsplanning en naleving van intern beleid en externe regelgeving. Zo voorkom je fouten en herstelwerk in Hire to Retire - Positiebeheer.
ProcessMind kan inconsistente data opsporen door event logs over activiteiten waarbij positieattributen worden gewijzigd te analyseren. Je ziet patronen in gegevenswijzigingen en ontdekt mogelijke oorzaken. Door het proces voor gegevensinvoer en -updates in kaart te brengen, worden punten zichtbaar waar handmatige fouten of systeemkoppelingen verschillen veroorzaken. Zo krijg je aanknopingspunten om het databeheer te standaardiseren en de datakwaliteit te verbeteren.

Met dit doel krijg je een volledig en transparant beeld van elke fase die een positie doorloopt: van aanvraag en aanmaak tot activering, wijziging en uiteindelijke afsluiting in Hire to Retire - Positiebeheer. Met meer inzicht kunnen HR en management de status van posities actief volgen, personeelsbehoeften voorspellen en beter onderbouwde beslissingen nemen. Dat verbetert de strategische personeelsplanning in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind reconstrueert automatisch het volledige traject van elke positie op basis van eventdata en toont dit in een interactieve proceskaart. Je kunt de huidige status volgen, posities opsporen die niet verder komen en zien welke routes posities meestal doorlopen. Zo worden afwijkingen van de gewenste procesgang zichtbaar en krijg je een helder, datagedreven beeld van de volledige levenscyclus.

Dit doel is erop gericht de tijd tussen goedkeuring en officiële activering van een positie flink te verkorten, zodat de positie beschikbaar komt voor werving. Snellere activering verkort de wervingscyclus, beperkt de gevolgen van vacatures en helpt de organisatie personeel efficiënt in te zetten. Dat verlaagt de bedrijfskosten en verbetert Hire to Retire - Positiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analyseert de opeenvolgende activiteiten die tot de activering van een positie leiden en spoort vertragingen en afhankelijkheden op. Je ontdekt waarom bepaalde posities langer op activering wachten, bijvoorbeeld door openstaande goedkeuringen, problemen met gegevensinvoer of andere administratieve obstakels. Zo kan de organisatie deze stappen verbeteren en posities sneller activeren.

Het doel is om minder tijd en bronnen kwijt te zijn aan het corrigeren van fouten en het opnieuw uitvoeren van taken in Hire to Retire - Positiebeheer. Minder herstelwerk verlaagt de kosten, verbetert de efficiëntie en verhoogt de kwaliteit en nauwkeurigheid van positiegegevens en beheeractiviteiten in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. HR-medewerkers houden zo meer tijd over voor strategisch werk.
ProcessMind brengt alle processtromen in kaart, ook routes met afwijkingen en lussen die op herstelwerk wijzen. Je ziet bij welke activiteiten of beslismomenten fouten vaak ontstaan, meet het effect ervan en spoort mogelijke oorzaken op, zoals onjuiste gegevensinvoer of ontbrekende goedkeuringen. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en herstelwerk voorkomen.

Dit doel is ervoor te zorgen dat alle activiteiten rond functiebeheer, van aanmaak tot deactivering, strikt voldoen aan het organisatiebeleid en de wettelijke vereisten. Compliance verkleint juridische en financiële risico’s, beschermt de integriteit van de organisatie en versterkt het vertrouwen. Dat is belangrijk voor effectief functiebeheer binnen het proces Hire to Retire in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Zo voorkom je boetes en reputatieschade.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke routes van functies met vooraf vastgestelde compliancemodellen of ideale processen. Het brengt afwijkingen, onbevoegde stappen en ontbrekende goedkeuringen aan het licht die kunnen wijzen op een compliance-overtreding. Zo kan HR niet-conform gedrag en hiaten in processen vroegtijdig opsporen en aanpakken, zodat het beleid wordt nageleefd.

Het doel is verouderde, inactieve of onderbenutte functies op te sporen en aan te pakken. Zo blijft de organisatiestructuur efficiënt, actueel en afgestemd op de strategische doelen. Door functies beter te benutten, komt budget vrij, worden rapportagelijnen duidelijker en kunnen middelen binnen functiebeheer effectiever worden verdeeld. Dat draagt bij aan een slankere en wendbaardere organisatie in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind laat zien welke functies lange tijd de status ‘Bevroren/Opgeschort’ of ‘Gedeactiveerd’ hebben, of nauwelijks activiteit vertonen. Door de volledige levenscyclus te analyseren, brengt het patronen van inactiviteit en onderbenutting in kaart. Die data helpt je onderbouwde beslissingen te nemen over het samenvoegen, bijwerken of schrappen van functies.

Dit doel is gericht op het terugdringen van het aantal wijzigingen in de belangrijkste gegevens van een functie nadat deze is aangemaakt. Veel wijzigingen kunnen wijzen op instabiliteit in de organisatiestructuur, leiden tot extra administratief werk en gegevensverschillen veroorzaken. Minder wijzigingen zorgen voor meer stabiliteit, minder administratieve lasten en betrouwbaardere data voor functiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind registreert alle events rond ‘Functiegegevens gewijzigd’ en laat zien welke gegevens het vaakst worden aangepast, door wie en in welke fase van de levenscyclus. Zo achterhaal je de oorzaken van frequente wijzigingen, zoals onduidelijke definities bij de start of een omslachtig wijzigingsproces. Vervolgens kun je gericht verbeteringen doorvoeren om functiegegevens stabieler te maken.

Dit doel is om de herindeling van functies efficiënter en transparanter te maken en vertragingen en fouten te beperken. Zo sluiten functies op tijd aan op de actuele verantwoordelijkheden en behoeften van de organisatie. Dat vermindert de administratieve lasten en verbetert de nauwkeurigheid van personeelsdata binnen functiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind brengt het volledige verloop van een herindeling in kaart, van de eerste aanvraag tot de definitieve goedkeuring en aanpassing. Je ziet waar goedkeuringen blijven liggen, waar bottlenecks ontstaan en welke afwijkende stappen het proces ingewikkeld maken. Met dit overzicht kun je de workflow voor herindelingen vereenvoudigen en de totale doorlooptijd verkorten.

Dit doel draait om het gebruik van procesdata om beter te begrijpen hoe functies worden beheerd en waar middelen naartoe gaan. Zo kun je de personeelsplanning strategischer en effectiever aanpakken. Met beter inzicht zet je personeel doelgericht in, spoor je tekorten en overlap in de bezetting op en neem je beter onderbouwde beslissingen tijdens de levenscyclus van functiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analyseert het volledige proces voor functiebeheer en laat op basis van data zien hoe functies worden aangemaakt, geactiveerd en gedeactiveerd. Het brengt trends in de bezetting per afdeling, kostenplaats en functietype in kaart. Zo krijg je zicht op verschuivingen in de personeelsinzet en op mogelijkheden om middelen anders te verdelen of processen te verbeteren op basis van de werkelijke uitvoering.

In 6 stappen naar beter functiebeheer

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de kant-en-klare Excel-template voor data over functiebeheer in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template verzamel je alle benodigde functiegegevens in het juiste formaat. Dat maakt de analyse eenvoudiger.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel-template met een geschikte indeling voor data over functiebeheer.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen vertragingen in positiebeheer in D365 HR

ProcessMind brengt de werkelijke workflows voor positiebeheer in D365 HR in beeld. Zo zie je waar inefficiënties en compliancerisico’s ontstaan en kun je verbeteringen onderbouwen met data.
  • Breng de processtroom voor positiebeheer in D365 HR in beeld
  • Spoor bottlenecks en vertragingen in workflows op
  • Zorg voor compliance bij het aanmaken van posities
  • Verbeter beslissingen over de inzet van middelen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiënter functiebeheer

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans bereiken door functiebeheer binnen Hire to Retire in Microsoft Dynamics 365 Human Resources te verbeteren. Process mining brengt inefficiënties en bottlenecks aan het licht, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren en de personeelsplanning beter kunt afstemmen op de strategie.

0 %
Snellere goedkeuring van functies

Kortere gemiddelde goedkeuringstijd

Process mining spoort bottlenecks in workflows voor functiegoedkeuring op, waardoor de doorlooptijd flink kan afnemen. Zo kun je sneller beslissen over de personeelsbezetting en flexibeler inspelen op veranderingen.
0 %
Consistentere data

Betere datakwaliteit bij de eerste invoer

Door veelvoorkomende invoerfouten en ontbrekende gegevens op te sporen, kunnen organisaties de datakwaliteit van nieuwe functies bij de eerste invoer verbeteren. Dat voorkomt problemen verderop in het proces en maakt rapportages nauwkeuriger.
0 %
Minder kosten voor herstelwerk

Minder fouten bij het aanmaken van functies

Achterhaal de oorzaken van herstelwerk bij het aanmaken en wijzigen van functies. Zo besteed je veel minder tijd en middelen aan het corrigeren van fouten. Dat maakt de bedrijfsvoering efficiënter en verlaagt de kosten.
0 %
Betere naleving van compliance-eisen

Beleid wordt beter nageleefd

Controleer of alle processen voor functiebeheer voldoen aan intern beleid en externe regelgeving door compliance realtime te volgen. Zo beperk je risico’s en ben je klaar voor audits.
0 %
Functies sneller activeren

Sneller klaar voor werving

Verkort de tijd tussen het aanmaken en activeren van een functie, zodat deze sneller beschikbaar is voor werving. Dat ondersteunt de werving van talent en verkort de tijd om vacatures voor belangrijke functies in te vullen.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de organisatiestructuur en de datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van de verbeteringen die doorgaans zijn waargenomen bij verschillende implementaties van process mining voor functiebeheer.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een specifieke functie binnen de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatiecode die alle bijbehorende events aan één procescase koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van een functie analyseren.

De naam van het specifieke event of de specifieke taak in het proces voor functiebeheer.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Daarmee kun je proceskaarten maken en het procesverloop en de varianten analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om events te ordenen, tijdgebonden metrieken te berekenen en bottlenecks in het proces op te sporen.

De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen. Dat is nodig voor een gedetailleerde analyse van prestaties en bottlenecks.

De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en biedt de mogelijkheid om prestaties per persoon of team te analyseren. Dat is belangrijk voor resourcebeheer en opleiding.

De afdeling waartoe de functie behoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je processen per bedrijfseenheid analyseren, afdelingsspecifieke problemen vinden en prestaties vergelijken.

De huidige of historische status van de functie.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft voor elke functie een duidelijke status. Zo kun je cases filteren en de uitkomsten begrijpen.

De titel van de baan die bij de functie hoort, zoals 'Senior accountant'.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft belangrijke bedrijfscontext en maakt analyse per functie, niveau of vakgebied mogelijk.

De financiële kostenplaats waaraan de uitgaven voor de functie worden toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit koppelt de functie aan financiële gegevens. Zo kun je proceskosten analyseren en de consistentie van gegevens controleren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het formele begin van de levenscyclus van functiebeheer. Dit event wordt meestal vastgelegd wanneer een gebruiker via een speciaal formulier of een workflow in Dynamics 365 HR een nieuwe functie aanvraagt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de volledige levenscyclus van een functie, met belangrijke KPI’s zoals de doorlooptijd van functiegoedkeuring en de doorlooptijd voor het aanmaken van een functie.

Dit is de definitieve goedkeuring door HR voordat de functie officieel kan worden aangemaakt. Het event wordt expliciet vastgelegd wanneer de HR-goedkeuringstaak in het workflowsysteem is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van de goedkeuringsfase en is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de gemiddelde doorlooptijd van functiegoedkeuring.

Dit event markeert het officiële moment waarop de functie in Dynamics 365 HR wordt aangemaakt. Het wordt afgeleid uit de aanmaaktimestamp van het functie record zelf.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke mijlpaal die de overgang van aanvraag naar daadwerkelijke functie in de organisatie markeert. Dit is het eindpunt voor de KPI voor de doorlooptijd van het aanmaken van een functie.

Dit markeert het moment waarop een functie officieel openstaat en de werving kan beginnen. Het event is af te leiden uit een statuswijziging op het functierecord naar ‘Actief’ of een vergelijkbare status.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de personeelsplanning en de efficiëntie van de laatste inrichtingsstappen. De activiteit is nodig voor de KPI voor de gemiddelde tijd tot functieactivering.

De functie is niet langer actief en wordt uit de actieve organisatiestructuur verwijderd, vaak nadat de vacature is ingevuld. Dit is af te leiden uit een statuswijziging naar ‘Inactief’ of een vergelijkbare status.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert een belangrijke stap aan het einde van de actieve levensduur van de functie. De activiteit is belangrijk voor het analyseren van de gemiddelde tijd tot deactivering en het nauwkeurig beheren van het personeelsbestand.

Dit staat voor de definitieve archivering van het functierecord en markeert het einde van de levenscyclus. Het event is af te leiden uit een statuswijziging naar ‘Gesloten’ of een vergelijkbare eindstatus.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het laatste event in het proces. Hiermee kun je de volledige levenscyclus analyseren en functies opsporen die al lang niet meer actueel zijn en gesloten moeten worden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs uit Microsoft Dynamics 365 Human Resources en brengt het werkelijke verloop van processen voor functiebeheer in kaart. Zo vind je bottlenecks in goedkeuringen, verschillen in data en herstelwerk. Met dit zicht op verborgen inefficiënties kun je processen verbeteren, doorlooptijden verkorten en compliance beter waarborgen.

Je hebt event log-data nodig over het aanmaken, wijzigen, goedkeuren en activeren van functies. Belangrijke datapunten zijn het functie-ID, timestamps van activiteiten, activiteitennamen en de gebruiker die elke actie uitvoerde. Voor een correcte reconstructie van het proces is een unieke case-ID, het functie-ID, essentieel.

Je kunt de oorzaken van trage goedkeuringen achterhalen, afwijkingen van compliant processen opsporen en de volledige levenscyclus van functies volgen. Dat kan leiden tot meetbare verbeteringen, zoals kortere doorlooptijden voor functiegoedkeuringen, minder bottlenecks bij het aanmaken van functies en consistentere data. Process mining helpt uiteindelijk om middelen beter te verdelen en functies sneller te activeren.

Je hebt toegang nodig tot de database van Microsoft Dynamics 365 Human Resources of de bijbehorende analytische datastore, meestal via een beveiligde verbinding. Ook heb je een process mining-platform nodig, in de cloud of op locatie. Je HR-team heeft doorgaans geen diepgaande technische kennis nodig, omdat het platform de complexe dataverwerking afhandelt.

Data wordt meestal opgehaald via standaardintegraties of databasereplicatie, zodat de prestaties van het actieve systeem zo min mogelijk worden beïnvloed. Vaak gebeurt dit via een verbinding met het onderliggende data lake of door historische event logs met API’s op te halen. De methode is alleen-lezen en verstoort de dagelijkse HR-processen niet.

De doorlooptijd hangt af van de hoeveelheid en complexiteit van de data. De eerste inrichting en het inladen van data duren meestal enkele dagen tot een paar weken. Binnen 4 tot 6 weken kunnen de meeste organisaties hun eerste procesmodellen maken en belangrijke bottlenecks vinden. Naarmate het project vordert, kun je de analyse verdiepen en verbeteringen verder aanscherpen.

Ja. Process mining brengt alle wijzigingen in functiegegevens en de routes voor herindeling nauwkeurig in kaart. Je ziet waar, wanneer en door wie wijzigingen worden aangebracht. Ook worden oorzaken zichtbaar, zoals onduidelijke eisen bij de start of inefficiënte beoordelingsstappen. Met dit inzicht kun je gericht ingrijpen, herstelwerk beperken en functiegegevens stabieler maken.

Ja. Process mining vergelijkt de werkelijke uitvoering met vooraf vastgestelde complianceregels en ideale procesmodellen. Het kan afwijkingen, onbevoegde stappen en ontbrekende goedkeuringen automatisch opsporen, die tot compliance-overtredingen kunnen leiden. Door risico’s vroeg te signaleren, kun je ze aanpakken voordat ze grote problemen veroorzaken.

Verbeter positiebeheer in Hire to Retire meteen

Verkort de doorlooptijd van je proces met 30% en verwijder bottlenecks.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.