> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Hire to Retire, Positionsmanagement > Microsoft Dynamics 365 Human Resources

Verbessern Sie Ihr Hire to Retire im Bereich Positionsmanagement

Ihre Anleitung in sechs Schritten zur Optimierung des Positionsmanagements in D365 HR.
Daten-Template herunterladen
Verbessern Sie Ihr Hire to Retire im Bereich Positionsmanagement
Hire to Retire, Positionsmanagement
Microsoft Dynamics 365 Human Resources
Prozesse
Systeme
Bitte wählen Sie einen Prozess aus.
259 Prozesse
Abbrechen
Auswählen
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (4)

Optimieren Sie das Positionsmanagement in Dynamics 365 HR

Im Positionsmanagement treten häufig Ineffizienzen und Compliance-Risiken auf. Unsere Plattform hilft Ihnen, Engpässe zu erkennen, die Ihre Prozesse verlangsamen, und die Ressourcenverteilung gezielt zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Personalstrukturen korrekt abgebildet sind und die operative Effizienz steigt.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Hire to Retire: Positionsmanagement optimieren?

Ein wirksames Positionsmanagement bildet die Grundlage für ein leistungsfähiges Personalwesen, insbesondere in umfassenden Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Es geht um mehr als administrative Aufgaben: Das Positionsmanagement beeinflusst unmittelbar, wie gut Ihr Unternehmen Talente gewinnt und bindet, Budgets steuert und eine korrekte Organisationsstruktur aufrechterhält. Wenn der Hire-to-Retire-Prozess im Positionsmanagement ineffizient ist, kann dies erhebliche Probleme verursachen. Verzögerungen bei der Genehmigung und Anlage neuer Positionen können wichtige Einstellungsinitiativen bremsen. Dadurch bleiben entscheidende Stellen unbesetzt und die Produktivität sinkt. Werden Positionen nicht transparent verwaltet, können Budgets überschritten werden. Fehlt eine klare Einhaltung der Prozesse, entstehen zudem Compliance-Risiken. Für operative Exzellenz und eine strategische Personalplanung ist es entscheidend, den gesamten Lebenszyklus einer Position zu verstehen, von der ersten Anfrage bis zur späteren Schließung.

Wie Process Mining das Positionsmanagement sichtbar macht

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um Ihren Hire-to-Retire-Prozess im Positionsmanagement detailliert zu untersuchen. Statt sich auf manuelle Prüfungen oder Einzelberichte zu stützen, rekonstruiert Process Mining den vollständigen Prozessablauf anhand tatsächlicher Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Diese „Röntgenaufnahme“ macht jeden Schritt sichtbar, den eine Position durchläuft. Sie erkennen genau, an welchen Stellen der Ablauf vom vorgesehenen Prozess abweicht, und messen die tatsächliche Durchlaufzeit jeder Aktivität. So können Sie beispielsweise feststellen, wie viel Zeit zwischen „Position Request Approved by Manager“ und „Position Request Approved by HR“ vergeht oder wie effizient „Position Created in HR System“ ausgeführt wird. Process Mining legt verborgene Engpässe und Ineffizienzen offen und liefert die erforderlichen Erkenntnisse zu den tatsächlichen Ursachen von Verzögerungen, Compliance-Lücken und unnötigem Ressourcenaufwand im Lebenszyklus des Positionsmanagements. Damit erhalten Sie eine fundierte Grundlage, um Hire to Retire: Positionsmanagement gezielt zu verbessern.

Zentrale Verbesserungsbereiche im Positionsmanagement

Der Einsatz von Process Mining für Ihren Hire-to-Retire-Prozess im Positionsmanagement von Microsoft Dynamics 365 Human Resources macht mehrere wichtige Verbesserungsbereiche sichtbar:

  • Genehmigungs-Workflows verkürzen: Sie erkennen unnötig lange Genehmigungsketten, identifizieren bestimmte Genehmigende oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen, und finden Fälle, in denen parallele Genehmigungen sequenzielle Abläufe ersetzen könnten. Das wirkt sich unmittelbar auf die Durchlaufzeit bei der Anlage neuer Positionen aus.
  • Datenqualität und Aktualität verbessern: Ermitteln Sie, an welchen Stellen Abweichungen entstehen, wenn Positionsattribute geändert werden oder Positionen ohne ausreichende Kontrolle aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Eine korrekte und zeitnahe Datenerfassung für Aktivitäten wie „Position Created in HR System“ ist entscheidend für ein aktuelles Organigramm.
  • Compliance und Governance stärken: Process Mining hilft Ihnen, Fälle zu erkennen, in denen wichtige Compliance-Schritte wie „Position Reviewed for Compliance“ übersprungen oder verspätet durchgeführt werden. So stellen Sie sicher, dass regulatorische Vorgaben und interne Richtlinien konsequent eingehalten werden.
  • Ressourcenverteilung optimieren: Wenn Sie verstehen, wie lange Positionen tatsächlich in Zuständen wie „Position Frozen/Suspended“ oder „Position Deactivated“ verbleiben, gewinnen Sie Erkenntnisse zur Ressourcennutzung und können Personalentscheidungen fundierter treffen.
  • Nacharbeit reduzieren: Identifizieren Sie typische Nacharbeitsmuster, etwa häufige „Position Attributes Modified“-Ereignisse kurz nach der Erstanlage. Dies kann auf unklare Anforderungen oder fehlerhafte Dateneingaben hindeuten.

Diese detaillierten Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen. So wird Ihr Hire-to-Retire-Prozess im Positionsmanagement vom möglichen Engpass zu einem strategischen Erfolgsfaktor.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Die Optimierung Ihres Hire-to-Retire-Prozesses im Positionsmanagement durch Process Mining bringt in Ihrem Unternehmen messbare Vorteile:

  • Höhere Effizienz: Die gesamte Durchlaufzeit für die Anlage, Änderung und Schließung von Positionen sinkt deutlich. Das ermöglicht eine schnellere Personalbesetzung, beschleunigt die Reaktion auf organisatorische Veränderungen und reduziert den administrativen Aufwand.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Straffung von Workflows und die Automatisierung manueller Schritte senken Sie die Betriebskosten des Positionsmanagements. Eine optimierte Ressourcenverteilung verbessert zusätzlich die Budgeteffizienz.
  • Verbesserte Compliance: Interne Richtlinien und externe Vorschriften werden konsequenter eingehalten. Dadurch sinkt das Risiko von Sanktionen und Ihre Audit-Bereitschaft steigt. Jeder Schritt „Position Reviewed for Compliance“ bleibt transparent und nachvollziehbar.
  • Bessere Datenqualität: Sie erhalten in Microsoft Dynamics 365 Human Resources eine präzise und verlässliche Abbildung Ihrer Organisationsstruktur. Sie bildet die Grundlage für weitere HR-Funktionen und strategische Entscheidungen.
  • Höhere organisatorische Agilität: Mit einem effizienteren und reaktionsfähigeren Positionsmanagement kann sich Ihr Unternehmen schneller an Marktanforderungen und strategische Veränderungen anpassen. Ihre Personalstruktur unterstützt dadurch dauerhaft Ihre Geschäftsziele. Diese Ergebnisse zeigen, wie Sie die Durchlaufzeit im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement wirksam verkürzen.

Einstieg in die Prozessanalyse des Positionsmanagements

Mit den richtigen Werkzeugen ist der Einstieg in die Optimierung Ihres Hire-to-Retire-Prozesses im Positionsmanagement von Microsoft Dynamics 365 Human Resources unkompliziert. Durch Process Mining gelangen Sie schnell von Annahmen zu datengetriebenen Erkenntnissen. Analysieren Sie zunächst Ihre aktuellen Prozessabläufe, um Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Die umfangreichen Daten Ihres HR-Systems bieten eine wertvolle Grundlage für die Analyse. Sie schaffen die nötige Klarheit, um wirkungsvolle Änderungen umzusetzen und bessere operative Ergebnisse zu erzielen.

Hire to Retire, Positionsmanagement Positionsmanagement im Personalwesen Personalplanung Organisationsmanagement Compliance im Personalwesen Effizienz der Personalbesetzung Optimierung von HR-Prozessen Ressourcenverteilung Personalwesen Verkürzung der Durchlaufzeit H2R Personalmanagement HCM Organisationsdesign

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Genehmigung neuer oder geänderter Positionen durch Führungskräfte, HR und Budgetverantwortliche verlängern den Personalbesetzungsprozess erheblich. Dadurch steigt die Zeit bis zur Einstellung, wichtige Projektstarts können sich verschieben und Produktivität sowie potenzielle Umsätze können sinken. ProcessMind identifiziert, an welchen Stellen Genehmigungs-Workflows im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Human Resources ins Stocken geraten. Durch die Visualisierung tatsächlicher Abläufe und Engpässe erkennen Unternehmen die konkreten Prozessphasen und Benutzer, die Verzögerungen verursachen. So können sie gezielte Verbesserungen umsetzen.

Positionen werden nach ihrer Erstanlage häufig mehrfach geändert. Das deutet auf unklare ursprüngliche Anforderungen oder nachträgliche organisatorische Anpassungen hin. Diese ständigen Änderungen verursachen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, inkonsistente Daten und Unsicherheit in der Personalplanung. ProcessMind analysiert die Abfolge und Häufigkeit der Aktivitäten „Position Attributes Modified“ im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement. Dadurch werden Nacharbeitsmuster und Ursachen sichtbar, etwa eine unzureichende Erstdefinition oder fehlende klare Richtlinien in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Positionen werden möglicherweise ohne ausreichende Compliance-Prüfungen oder ohne alle erforderlichen Genehmigungen angelegt, geändert oder neu eingestuft. Dadurch drohen Verstöße gegen regulatorische Vorgaben oder interne Richtlinien. Solche Versäumnisse können Prüfungen, Sanktionen oder Reputationsschäden nach sich ziehen. ProcessMind deckt Abweichungen von standardisierten Compliance-Workflows im Positionsmanagement von Microsoft Dynamics 365 Human Resources auf. Die Lösung zeigt Fälle, in denen Aktivitäten wie „Position Reviewed for Compliance“ übersprungen oder unvollständig ausgeführt werden, und unterstützt so die Einhaltung der festgelegten Hire-to-Retire-Prozesse.

Zwischen der Budgetgenehmigung für eine Position und ihrer tatsächlichen Anlage im HR-System entstehen häufig erhebliche Verzögerungen. Das erschwert die Personalgewinnung und beeinträchtigt die Fähigkeit des Unternehmens, schnell auf den Personalbedarf zu reagieren und wichtige Stellen zu besetzen. ProcessMind visualisiert den Ablauf von „Position Budget Approved“ bis „Position Created in HR System“ im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement. Die Lösung identifiziert konkrete Übergabepunkte und Aufgaben in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, an denen es zu Verzögerungen kommt, und schafft damit die Grundlage für einen effizienteren Prozess.

Positionen bleiben über längere Zeit eingefroren, ausgesetzt oder inaktiv, ohne dass klare Gründe oder weitere Maßnahmen erkennbar sind. Dadurch werden Budgets gebunden, Daten der Personalplanung verzerrt und Ressourcen ineffizient eingesetzt. ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus von Positionen und hebt Positionen mit lang anhaltenden Statuswerten wie „Position Frozen/Suspended“ oder „Position Deactivated“ im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement hervor. So wird sichtbar, wo inaktive Positionen unnötig bestehen bleiben, und die Ressourcennutzung in Microsoft Dynamics 365 Human Resources lässt sich verbessern.

Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Weg einer Position ist es schwierig, tatsächliche Prozessabläufe zu verstehen, verborgene Verzögerungen zu erkennen oder die Gesamteffizienz zu bewerten. Diese fehlende Transparenz führt zu reaktivem Management und ungenutzten Optimierungsmöglichkeiten. ProcessMind bietet eine durchgängige Visualisierung jedes Ereignisses, das mit einer Position ID im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement verbunden ist. Die Lösung bildet tatsächliche Prozesspfade ab, macht reale Durchlaufzeiten und Varianten sichtbar und liefert dadurch detaillierte Erkenntnisse zu den Abläufen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Abweichungen oder Ungenauigkeiten bei Positionsattributen wie Abteilung, Kostenstelle oder Standort führen häufig zu Fehlern in Berichten, Budgets und der Personalplanung. Diese Probleme der Datenqualität können sich auf verbundene HR-Systeme und nachgelagerte Prozesse ausweiten. ProcessMind analysiert Änderungen und Inkonsistenzen von Attributen im gesamten Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Die Lösung zeigt präzise, wo und warum Probleme der Datenqualität entstehen, und ermöglicht frühzeitige Maßnahmen für eine verlässliche Datenbasis.

Häufige Neueinstufungen von Positionen weisen auf mögliche Probleme bei der ursprünglichen Gestaltung der Stelle, auf eine instabile Organisationsstruktur oder auf nachträgliche Anpassungen hin. Jede Neueinstufung verursacht Verwaltungsaufwand und kann Unklarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten schaffen. ProcessMind bildet die Häufigkeit und Auslöser der Aktivitäten „Position Reclassified“ im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement ab. So lassen sich Muster erkennen, die auf einen Bedarf an klareren Job-Family-Definitionen oder einer stabileren Organisationsplanung in Microsoft Dynamics 365 Human Resources hindeuten.

Auch nach Abschluss aller Genehmigungen vergeht häufig Zeit, bevor Positionen offiziell aktiviert und für die Personalgewinnung verfügbar sind. Diese Verzögerung wirkt sich unmittelbar auf die Time-to-Fill-Kennzahlen aus und kann dazu führen, dass Talent-Acquisition-Teams geeignete Kandidatinnen und Kandidaten nicht rechtzeitig erreichen. ProcessMind misst die Zeit zwischen „Position Budget Approved“ oder „Position Created in HR System“ und den Aktivitäten „Position Activated“ im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement. Die Analyse macht konkrete Engpässe in den abschließenden Aktivierungsschritten von Microsoft Dynamics 365 Human Resources sichtbar.

Fehler bei der ursprünglichen Positionsanfrage oder in nachfolgenden Genehmigungsschritten erfordern häufig manuelle Korrekturen, erneute Einreichungen oder wiederholte Änderungen von Attributen. Diese Nacharbeit bindet wertvolle Zeit und Ressourcen im HR-Bereich und erhöht die Betriebskosten. ProcessMind identifiziert „Nacharbeitsschleifen“ und Abweichungen im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Die Lösung visualisiert Fälle, in denen Aktivitäten wie „Position Attributes Modified“ unerwartet früh oder wiederholt auftreten, und weist damit auf vorgelagerte Fehler und Ineffizienzen hin.

Ohne aktuelle und verlässliche Informationen zum tatsächlichen Status und zur Nutzung von Positionen fällt es Unternehmen schwer, fundierte Entscheidungen zur Personalplanung und Ressourcenverteilung zu treffen. Dies kann zu einer suboptimalen Personalbesetzung und unnötigen Ausgaben führen. ProcessMind liefert aktuelle Erkenntnisse zum tatsächlichen Zustand und zu den Veränderungen von Positionen im gesamten Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement. Die Lösung macht reale Nutzungsmuster sichtbar und unterstützt dadurch datengetriebene Entscheidungen zur Ressourcenverteilung in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel soll die Zeit, die neue oder geänderte Positionen für die Genehmigung durch alle Beteiligten benötigen, deutlich verkürzen. Das ermöglicht eine schnellere Personalbesetzung, reduziert die Time-to-Fill und verbessert die Reaktionsfähigkeit auf organisatorische Anforderungen im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement. In Microsoft Dynamics 365 Human Resources wirkt sich dies unmittelbar auf Produktivität und operative Effizienz aus. Kürzere Vakanzen und ein schnellerer Projektstart führen zudem zu erheblichen Kosteneinsparungen.
ProcessMind analysiert die tatsächlichen Workflows für Positionsgenehmigungen und identifiziert konkrete Engpässe, überflüssige Schritte sowie Verzögerungen bei Übergaben. Durch die Visualisierung jeder Prozessphase und den Vergleich mit den angestrebten Durchlaufzeiten unterstützt ProcessMind datengetriebene Entscheidungen, mit denen Sie den Prozess verkürzen, die Ressourcenverteilung optimieren und die Auswirkungen von Änderungen messen können.

Ziel ist es, alle Hindernisse zu beseitigen, die die erstmalige Anlage neuer Positionen verzögern, damit der Lebenszyklus des Hire-to-Retire-Prozesses für das Positionsmanagement effizient beginnt. Dies unterstützt den schnelleren Ausbau der Belegschaft und stellt sicher, dass wichtige Rollen ohne unnötige Wartezeiten eingerichtet werden. Dadurch steigt die Reaktionsfähigkeit des HR-Bereichs in Microsoft Dynamics 365 Human Resources und die organisatorische Agilität nimmt zu.
ProcessMind bietet einen vollständigen Überblick über den Prozess der Positionsanlage, von der Initiierung bis zum Abschluss, und zeigt genau, an welchen Stellen Verzögerungen auftreten. Die Lösung deckt Prozessvarianten auf, die zu Engpässen führen, identifiziert nicht standardisierte Abläufe und quantifiziert die Auswirkungen jedes Engpasses. So können Sie gezielt eingreifen und den Workflow für die Positionsanlage optimieren.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass alle positionsbezogenen Daten wie Titel, Abteilung, Kostenstelle und Status in Microsoft Dynamics 365 Human Resources korrekt, einheitlich und aktuell sind. Eine hohe Datenkonsistenz ist entscheidend für verlässliche Berichte, eine präzise Personalplanung sowie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Sie verhindert Fehler und Nacharbeit im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement.
ProcessMind identifiziert inkonsistente Daten, indem die Lösung Event Logs zu Aktivitäten wie „Position Attributes Modified“ analysiert und Muster von Datenänderungen sowie deren Ursachen sichtbar macht. Durch die Abbildung der Dateneingabe und -aktualisierung zeigt ProcessMind, an welchen Stellen manuelle Fehler oder Systemintegrationen zu Abweichungen führen. So erhalten Sie Erkenntnisse für eine einheitliche Data Governance und bessere Datenqualität.

Dieses Ziel schafft einen vollständigen und transparenten Überblick über jede Phase, die eine Position im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement durchläuft, von Anfrage und Anlage über Aktivierung und Änderung bis zur späteren Schließung. Die höhere Transparenz ermöglicht es HR und Management, Positionsstatus proaktiv zu überwachen, den Personalbedarf vorherzusagen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch verbessert sich die strategische Personalplanung in Microsoft Dynamics 365 Human Resources deutlich.
ProcessMind rekonstruiert anhand von Ereignisdaten automatisch den durchgängigen Weg jeder Position und stellt ihn als interaktive Prozesskarte dar. Sie können aktuelle Status verfolgen, stagnierende Positionen erkennen und typische Prozesspfade nachvollziehen. Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf werden sichtbar, sodass Sie den gesamten Lebenszyklus datengetrieben beurteilen können.

Dieses Ziel soll die Zeit zwischen der Genehmigung einer Position und ihrer offiziellen Aktivierung für die Personalgewinnung deutlich verkürzen. Eine schnellere Aktivierung beschleunigt die Einstellungsprozesse, verringert die Auswirkungen unbesetzter Stellen und stellt sicher, dass das Unternehmen seine Belegschaft effizient einsetzen kann. Dadurch sinken die Betriebskosten und die Wirksamkeit des Hire-to-Retire-Prozesses für das Positionsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Human Resources steigt.
ProcessMind analysiert die aufeinanderfolgenden Aktivitäten bis zur Aktivierung einer Position und identifiziert Verzögerungen sowie Abhängigkeiten, die den Ablauf verlängern. Die Lösung zeigt, warum bestimmte Positionen später aktiviert werden, etwa aufgrund ausstehender Genehmigungen, Problemen bei der Dateneingabe oder anderer administrativer Hürden. So können Unternehmen diese Schritte verkürzen und Positionen schneller aktivieren.

Ziel ist es, den Aufwand und die Ressourcen zu verringern, die für die Korrektur von Fehlern oder die Wiederholung von Aufgaben im Hire-to-Retire-Prozess für das Positionsmanagement erforderlich sind. Weniger Nacharbeit senkt die Kosten, verbessert die operative Effizienz und erhöht die Qualität sowie Genauigkeit der Positionsdaten und Managementaktivitäten in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Dadurch gewinnt der HR-Bereich Zeit für strategischere Aufgaben.
ProcessMind bildet alle Prozessabläufe einschließlich Abweichungen und Schleifen ab, die auf Nacharbeit hindeuten. Die Lösung identifiziert konkrete Aktivitäten oder Entscheidungspunkte, an denen Fehler häufig auftreten, quantifiziert deren Auswirkungen und ermittelt Ursachen wie fehlerhafte Dateneingaben oder fehlende Genehmigungen. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und Nacharbeit vermeiden.

Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Aktivitäten im Positionsmanagement, von der Anlage bis zur Deaktivierung, den geltenden Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Die Einhaltung dieser Vorgaben reduziert rechtliche und finanzielle Risiken, stärkt die Integrität des Unternehmens und schafft Vertrauen. Das ist für ein wirksames Hire to Retire: Positionsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Human Resources entscheidend. Zudem lassen sich Sanktionen und Reputationsschäden vermeiden.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Prozesspfade von Positionen mit vordefinierten Compliance-Modellen oder Sollprozessen. Die Lösung hebt Abweichungen, nicht autorisierte Schritte und fehlende Genehmigungen hervor, die auf einen Compliance-Verstoß hindeuten können. So kann HR nicht konformes Verhalten oder Prozesslücken frühzeitig erkennen und beheben, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

Ziel ist es, veraltete, inaktive oder unzureichend genutzte Stellen zu identifizieren und zu bearbeiten, damit die Organisationsstruktur effizient, aktuell und an den strategischen Zielen ausgerichtet bleibt. Eine bessere Auslastung der Stellen schafft Budgetspielräume, sorgt für klare Berichtsstrukturen und ermöglicht eine gezieltere Ressourcenverteilung im Prozess Hire to Retire - Position Management. So entsteht eine schlankere und reaktionsfähigere Organisation in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind macht Stellen sichtbar, die über längere Zeit den Status „Frozen/Suspended“ oder „Deactivated“ haben oder nur sehr selten genutzt werden. Durch die Analyse des gesamten Lebenszyklus erkennt die Plattform Muster von Inaktivität oder unzureichender Nutzung. Damit erhalten Sie die Datengrundlage für fundierte Entscheidungen zur Zusammenlegung, Aktualisierung oder Abschaffung dieser Stellen.

Dieses Ziel soll die Häufigkeit und Anzahl der Änderungen an den zentralen Attributen einer Stelle nach ihrer Erstellung reduzieren. Häufige Änderungen können auf eine instabile Organisationsgestaltung hinweisen, zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen und zu Datenabweichungen führen. Weniger Änderungen fördern stabile Strukturen, verringern den Verwaltungsaufwand und verbessern die Datenzuverlässigkeit für Hire to Retire - Position Management in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind erfasst alle Ereignisse im Zusammenhang mit „Position Attributes Modified“ und zeigt, welche Attribute am häufigsten geändert werden, von wem und in welcher Phase des Lebenszyklus. Die Analyse hilft, die Ursachen häufiger Änderungen aufzudecken, etwa unklare ursprüngliche Definitionen oder ineffiziente Änderungsprozesse. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Positionsdaten zu stabilisieren.

Dieses Ziel soll die Neuzuordnung von Stellen effizienter und transparenter machen und Verzögerungen oder Fehler reduzieren. Ein optimierter Neuzuordnungsprozess stellt sicher, dass Stellen ihre aktuellen Verantwortlichkeiten und organisatorischen Anforderungen zeitnah abbilden. Dadurch sinkt der Verwaltungsaufwand und die Genauigkeit der Personaldaten in Hire to Retire - Position Management innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Human Resources steigt.
ProcessMind bildet den vollständigen Ablauf einer Neuzuordnung ab, von der ersten Anfrage bis zur abschließenden Genehmigung und Aktualisierung. Die Plattform hilft, lange Genehmigungswarteschlangen, Engpässe und nicht standardisierte Schritte zu erkennen, die den Prozess erschweren. Durch die Visualisierung dieser Abläufe erhalten Sie Erkenntnisse zur Vereinfachung des Neuzuordnungs-Workflows und zur Verkürzung der gesamten Durchlaufzeit.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Prozessdaten zu verwenden, um besser zu verstehen, wie Stellen verwaltet und Ressourcen verteilt werden. So wird eine strategischere und wirksamere Personalplanung möglich. Bessere Erkenntnisse unterstützen den gezielten Einsatz von Personal, machen Unter- oder Überbesetzungen sichtbar und verbessern die Entscheidungsgrundlage über den gesamten Lebenszyklus von Hire to Retire - Position Management in Microsoft Dynamics 365 Human Resources.
ProcessMind analysiert den gesamten Prozess der Stellenverwaltung und liefert eine datengetriebene Sicht auf Muster bei der Erstellung, Aktivierung und Deaktivierung von Stellen. Die Plattform zeigt Trends bei der Besetzung von Abteilungen, der Zuordnung von Kostenstellen und den Stellenarten. So werden Ressourcenbewegungen und mögliche Bereiche für eine Neuverteilung oder Optimierung auf Basis der tatsächlichen Prozessausführung sichtbar.

Der Verbesserungsweg für die Stellenverwaltung in 6 Schritten

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Laden Sie das Template herunter

Was zu tun ist

Rufen Sie das vorgefertigte Excel-Template auf und laden Sie es herunter. Es wurde speziell für Daten zur Stellenverwaltung im Prozess Hire to Retire aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources entwickelt.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Ein standardisiertes Template stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen stellenspezifischen Daten im richtigen Format erfassen. Dadurch wird die Analyse vereinfacht.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Excel-Template mit der optimalen Struktur für Ihre Daten zur Stellenverwaltung.

DAS ERHALTEN SIE

Verborgene Verzögerungen im Positionsmanagement von D365 HR erkennen

ProcessMind visualisiert Ihre tatsächlichen Workflows im Positionsmanagement von D365 HR. Sie erhalten klare Erkenntnisse zu Ineffizienzen und Compliance-Risiken und können Verbesserungen datengetrieben umsetzen.
  • Ablauf des Positionsmanagements in D365 HR visualisieren
  • Engpässe und Verzögerungen in Workflows präzise erkennen
  • Compliance bei der Erstellung von Positionen sicherstellen
  • Entscheidungen zur Ressourcenverteilung optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz in der Stellenverwaltung realisieren

Diese Ergebnisse zeigen die messbaren Verbesserungen, die Organisationen typischerweise durch die Optimierung ihres Hire to Retire - Position-Management-Prozesses in Microsoft Dynamics 365 Human Resources erreichen. Process Mining macht Ineffizienzen und Engpässe sichtbar. Dadurch lassen sich gezielte Verbesserungen umsetzen, Abläufe vereinfachen und die strategische Personalplanung verbessern.

0 %
Schnellere Genehmigung von Stellen

Kürzere durchschnittliche Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert Engpässe in den Genehmigungs-Workflows für Stellen und verkürzt dadurch die Durchlaufzeit deutlich. Das ermöglicht schnellere Personalentscheidungen und eine flexiblere Personalplanung.
0 %
Konsistentere Daten

Höhere Datenqualität beim ersten Durchlauf

Wenn Unternehmen häufige Eingabefehler und fehlende Angaben erkennen, können sie bei neuen Stellen eine höhere Datenqualität bereits im ersten Durchlauf erreichen. Das reduziert Folgeprobleme und verbessert die Genauigkeit von Berichten.
0 %
Weniger Kosten durch Nacharbeiten

Weniger Fehler bei der Erstellung von Stellen

Ermitteln Sie die Ursachen für Nacharbeiten bei der Erstellung und Änderung von Stellen. So reduzieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Fehlerkorrektur deutlich. Das steigert die betriebliche Effizienz und senkt die Kosten.
0 %
Bessere Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Höhere Richtlinienkonformität

Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse der Stellenverwaltung interne Richtlinien und externe Vorschriften einhalten, indem Sie die Compliance in Echtzeit überwachen. Das senkt Risiken und schafft Audit-Bereitschaft.
0 %
Schnellere Aktivierung von Stellen

Schneller zur Besetzungsbereitschaft

Verkürzen Sie die Zeit von der Erstellung bis zur Aktivierung einer Stelle, damit Positionen schneller für die Rekrutierung verfügbar sind. Das unterstützt die Personalgewinnung und reduziert die Besetzungszeit bei kritischen Rollen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Organisationsstruktur und der Datenqualität ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die bei verschiedenen Process-Mining-Implementierungen für Position Management beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Auswahl bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung einer bestimmten Stelle innerhalb der Organisation.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Kennung, die alle zugehörigen Ereignisse zu einem einzigen Prozessfall verbindet. Dadurch lässt sich der Lebenszyklus einer Stelle durchgängig analysieren.

Der Name des konkreten Ereignisses oder der Aufgabe, die im Prozess der Stellenverwaltung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung von Prozesslandkarten sowie die Analyse von Prozessabläufen und Varianten.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Sortierung von Ereignissen, die Berechnung aller zeitbasierten Kennzahlen und die Erkennung von Prozessengpässen.

Der Timestamp, der angibt, wann die Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Bearbeitungszeiten von Aktivitäten berechnen. Das ist eine wichtige Grundlage für detaillierte Leistungs- und Engpassanalysen.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Es schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht die Leistungsanalyse auf Ebene einzelner Personen oder Teams. Das ist für Ressourcenplanung und Schulungen besonders wichtig.

Die Abteilung, der die Position zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Prozessanalyse nach Geschäftsbereichen aufteilen. So können Sie abteilungsspezifische Probleme erkennen und die Leistung vergleichen.

Der aktuelle oder historische Status der Position.

Warum das wichtig ist

Damit ist für jede Position ein eindeutiger Status verfügbar. Das ist wichtig, um Cases zu filtern und Ergebnisse zu verstehen.

Die mit der Position verbundene Stellenbezeichnung, beispielsweise „Senior Accountant“.

Warum das wichtig ist

Damit steht wichtiger Geschäftskontext zur Verfügung. So können Sie nach Rolle, Ebene oder Funktion analysieren.

Die finanzielle Kostenstelle, der die Ausgaben der Position zugeordnet werden.

Warum das wichtig ist

Damit wird die Position mit Finanzdaten verknüpft. So können Sie kostenbezogene Prozesse analysieren und die Datenkonsistenz überwachen.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Kennzeichnet den formellen Beginn des Lebenszyklus der Stellenverwaltung. Dieses Ereignis wird typischerweise erfasst, wenn ein Benutzer über ein spezielles Formular oder einen Workflow in Dynamics 365 HR eine neue Stellenanfrage einreicht.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt für die Messung des gesamten Lebenszyklus einer Stelle, einschließlich wichtiger KPIs wie der Genehmigungsdurchlaufzeit und der Durchlaufzeit bis zur Erstellung einer Stelle.

Bezeichnet die abschließende Genehmigung durch die Personalabteilung, bevor die Stelle offiziell erstellt werden kann. Dieses Ereignis wird im Workflow-System protokolliert, sobald die HR-Genehmigungsaufgabe abgeschlossen ist.

Warum das wichtig ist

Dies markiert das Ende der Genehmigungsphase und ist ein wichtiger Meilenstein für die Messung der durchschnittlichen Genehmigungsdurchlaufzeit von Stellen.

Dieses Ereignis markiert die offizielle Erstellung des Stellendatensatzes in Dynamics 365 HR. Es wird aus dem Erstellungstimestamp des eigentlichen primären Stellendatensatzes erfasst.

Warum das wichtig ist

Ein grundlegender Meilenstein, der den Übergang von der Anfrage zu einer tatsächlichen organisatorischen Einheit kennzeichnet. Er bildet den Endpunkt der KPI zur Durchlaufzeit bis zur Erstellung einer Stelle.

Markiert den Zeitpunkt, an dem eine Stelle offiziell offen ist und die Rekrutierung beginnen kann. Dieses Ereignis wird aus der Änderung eines Statusfeldes im Stellendatensatz auf „Active“ oder einen vergleichbaren Status abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein für die Messung der Besetzungsbereitschaft und der Effizienz der abschließenden Einrichtungsschritte. Das Ereignis ist für die KPI zur durchschnittlichen Zeit bis zur Aktivierung einer Stelle erforderlich.

Die Stelle ist nicht mehr aktiv und wird aus der aktiven Organisationsstruktur entfernt, häufig nachdem sie besetzt wurde. Das Ereignis wird aus einer Statusänderung auf „Inactive“ oder einen vergleichbaren Status abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Markiert einen wichtigen Schritt am Ende der aktiven Lebensdauer einer Stelle. Das Ereignis ist entscheidend für die Analyse der durchschnittlichen Zeit bis zur Deaktivierung einer Stelle und für eine genaue Verwaltung des Personalbestands.

Bezeichnet die abschließende Archivierung des Stellendatensatzes und damit das endgültige Ende seines Lebenszyklus. Dieses Ereignis wird aus einer Statusänderung auf „Closed“ oder einen vergleichbaren Endstatus abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dies ist das abschließende Ereignis des Prozesses. Es ermöglicht eine vollständige End-to-End-Analyse des Lebenszyklus und hilft, veraltete Stellen zu erkennen, die geschlossen werden sollten.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Prozesse für die Stellenverwaltung. Dadurch lassen sich Engpässe bei Genehmigungen, Inkonsistenzen in den Daten und Nacharbeiten erkennen. Wenn diese verborgenen Ineffizienzen sichtbar werden, können Sie Abläufe vereinfachen, Durchlaufzeiten verkürzen und die Compliance verbessern.

Sie benötigen Event-Log-Daten zur Erstellung, Änderung, Genehmigung und Aktivierung von Stellen. Zu den wichtigsten Datenpunkten gehören die Stellen-ID, Aktivitäts-Timestamps, Aktivitätsnamen sowie der für jede Aktion verantwortliche Benutzer. Die eindeutige Case-Kennung, die Stellen-ID, ist entscheidend für eine präzise Rekonstruktion des Prozesses.

Sie können die Ursachen langsamer Genehmigungen aufdecken, nicht konforme Prozessvarianten erkennen und den gesamten Lebenszyklus einer Stelle nachvollziehen. Daraus ergeben sich messbare Verbesserungen, etwa kürzere Genehmigungszeiten, weniger Engpässe bei der Erstellung von Stellen und eine höhere Datenkonsistenz. Letztlich unterstützt Process Mining eine bessere Ressourcenverteilung und beschleunigt die Aktivierung von Stellen.

Zu den grundlegenden technischen Voraussetzungen gehören der Zugriff auf Ihre Datenbank von Microsoft Dynamics 365 Human Resources oder den analytischen Datenspeicher, in der Regel über eine sichere Verbindung. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Plattform, die cloudbasiert oder On-Premises betrieben werden kann. In Ihrem HR-Team ist normalerweise kein tiefgehendes technisches Fachwissen erforderlich, da die Plattform die komplexe Datenverarbeitung übernimmt.

Die Daten werden in der Regel über Standard-Integrationsmethoden oder Datenbankreplikation extrahiert, sodass die Leistung des laufenden Systems möglichst wenig beeinflusst wird. Häufig wird dazu eine Verbindung zum zugrunde liegenden Data Lake hergestellt oder es werden APIs verwendet, um historische Event Logs abzurufen. Der Prozess ist schreibgeschützt und beeinträchtigt Ihre täglichen HR-Abläufe nicht.

Der Zeitrahmen hängt von Datenvolumen und Komplexität ab. Die Ersteinrichtung und Datenübernahme dauern in der Regel einige Tage bis wenige Wochen. Innerhalb von 4 bis 6 Wochen können die meisten Organisationen ihre ersten Prozessmodelle erstellen und zentrale Engpässe aufdecken. Mit dem Projektfortschritt folgen vertiefte Analysen und schrittweise Verbesserungen.

Ja. Process Mining kann sämtliche Änderungen an Stellenattributen und Reklassifizierungspfaden präzise abbilden. Es zeigt, wo, wann und durch wen diese Änderungen vorgenommen werden, und macht Ursachen wie unklare ursprüngliche Anforderungen oder ineffiziente Prüfphasen sichtbar. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Maßnahmen umsetzen, Nacharbeiten reduzieren und die Stellendaten stabilisieren.

Ja. Process Mining vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Compliance-Regeln und idealen Prozessmodellen. Abweichungen, nicht autorisierte Schritte oder fehlende Genehmigungen, die zu Compliance-Verstößen führen können, werden automatisch erkannt. So können Sie Risiken frühzeitig mindern, bevor daraus wesentliche Probleme entstehen.

Optimieren Sie Ihr Hire to Retire im Positionsmanagement sofort

Verkürzen Sie Ihre Prozessdurchlaufzeit um 30 % und beseitigen Sie Engpässe.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich. In wenigen Minuten eingerichtet.