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Améliorez le traitement des paiements fournisseurs

Un guide simple en 6 étapes pour optimiser votre flux de travail NetSuite
Améliorez le traitement des paiements fournisseurs
Traitement des paiements fournisseurs
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(12)Objectifs(12)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(4)

Optimisez le traitement des paiements fournisseurs dans NetSuite

Notre plateforme vous aide à repérer les retards cachés et les tâches manuelles qui allongent vos cycles de paiement. En analysant le déroulement réel de vos opérations, vous pouvez identifier les goulots d’étranglement et les risques de conformité qui nuisent à vos résultats financiers. Appuyez-vous sur ces analyses pour mettre en place un flux de travail plus fiable et efficace, tout en renforçant la confiance de vos fournisseurs.

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Les bénéfices stratégiques de l’optimisation de la comptabilité fournisseurs

Le traitement des paiements fournisseurs ne se limite pas à une fonction administrative : il joue un rôle important dans la santé financière de votre organisation et dans la gestion stratégique des fournisseurs. Lorsque ces processus sont inefficaces dans NetSuite, les conséquences dépassent largement les retards administratifs. Un traitement lent peut vous faire perdre des escomptes pour paiement anticipé, fragiliser les relations avec les fournisseurs et créer des risques de conformité. En optimisant le processus, vous passez d’une gestion au coup par coup des problèmes à une approche préventive, où la trésorerie est plus prévisible et les interventions manuelles moins nombreuses.

L’optimisation de ce flux de travail permet de conserver plus longtemps les liquidités dans votre entreprise, tout en respectant chaque échéance. Dans un environnement à fort volume, même une légère réduction du temps de cycle d’une facture peut représenter des milliers d’heures économisées sur l’exercice. Votre équipe financière peut alors consacrer moins de temps à la saisie manuelle et au traitement des écarts, et davantage à des activités à forte valeur ajoutée, comme les achats stratégiques et la planification financière.

Comment le Process Mining améliore la visibilité dans NetSuite

NetSuite enregistre efficacement les factures et les paiements, mais il est parfois difficile de voir ce qui se passe entre les différentes activités. Le Process Mining comble cette lacune en extrayant les traces numériques laissées par chaque transaction. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de cas, vous pouvez visualiser tout le parcours d’un paiement, de la réception de la facture au règlement des fonds. Cette visibilité est essentielle pour comprendre comment améliorer le traitement des paiements fournisseurs : elle révèle le chemin réellement suivi par les employés et les systèmes, plutôt que le parcours idéal décrit dans une procédure.

Le Process Mining met en évidence chaque écart, par exemple une facture approuvée puis bloquée pendant deux semaines, ou un écart qui a nécessité cinq interventions pour être résolu. Ces informations détaillées vous aident à repérer précisément les étapes où le processus ralentit. Au lieu de chercher à deviner pourquoi les paiements sont en retard, vous pouvez déterminer à partir des données quelles étapes de l’approbation ou du rapprochement créent le plus de difficultés.

Repérer les goulots d’étranglement courants

Dans NetSuite, le rapprochement à trois voies est souvent une source d’amélioration. Lorsqu’une facture ne correspond pas au bon de commande ou au reçu de marchandises, sa résolution peut prendre du temps et mobiliser plusieurs services. Le Process Mining vous aide à mesurer l’incidence de ces écarts sur le temps de cycle global. L’analyse des causes peut révéler que certains fournisseurs transmettent régulièrement des informations incomplètes ou que des équipes internes contournent souvent le processus d’approvisionnement standard.

Le flux de travail d’approbation constitue un autre axe d’optimisation. De nombreuses organisations disposent de matrices d’approbation complexes qui, bien que conçues pour assurer le contrôle, entraînent souvent des retards inutiles. Le Process Mining vous permet de repérer les étapes d’approbation qui n’apportent aucune valeur ou les personnes qui sont devenues des goulots d’étranglement sans que cela soit prévu. En simplifiant ces flux de travail, les factures circulent plus rapidement dans le système. C’est le moyen le plus efficace de réduire le temps de cycle du traitement des paiements fournisseurs et de profiter de tous les escomptes disponibles.

Mesurer les résultats concrets

L’application du Process Mining à votre environnement NetSuite produit des résultats mesurables rapidement. L’objectif principal consiste souvent à réduire le temps de cycle de bout en bout, ce qui a une incidence directe sur le délai moyen de paiement des fournisseurs et sur votre capacité à gérer le fonds de roulement. Vous gagnez aussi en conformité. Grâce à une piste d’audit complète de chaque activité, de l’extraction des données à l’exécution du paiement, vous pouvez facilement démontrer que les contrôles sont respectés et que chaque paiement est légitime et autorisé.

Vous constaterez également probablement une baisse du coût de traitement par facture. En éliminant les reprises manuelles et en réduisant le nombre d’interventions nécessaires pour chaque transaction, votre équipe gagne en productivité. Ces gains d’efficacité permettent de réduire les coûts et d’améliorer le moral des employés, en les déchargeant de tâches répétitives et frustrantes qui caractérisent souvent le traitement manuel des factures fournisseurs. Une optimisation réussie permet au service financier de mieux s’adapter aux évolutions du marché et aux besoins des fournisseurs.

Progresser en continu

L’amélioration du traitement des paiements n’est pas un projet ponctuel, mais un travail d’amélioration continue. À mesure que vous utilisez ces analyses, vous pourrez repérer de nouvelles possibilités d’automatiser certaines étapes, comme l’extraction automatique des données ou le traitement sans intervention pour les fournisseurs à fort volume et à faible risque. En suivant régulièrement votre processus à partir des données, vous éviterez que les inefficacités ne réapparaissent à mesure que votre entreprise se développe.

Nous vous invitons à vous appuyer sur ce guide pour lancer vos efforts d’optimisation. En examinant attentivement vos données NetSuite et en appliquant les principes du Process Mining, vous pourrez faire de votre service de comptabilité fournisseurs un moteur plus efficace, créateur de valeur pour toute votre organisation.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les chaînes d’approbation complexes à plusieurs niveaux peuvent laisser des factures en attente pendant des jours, voire des semaines, et retarder considérablement l’exécution des paiements. Lorsque les parties prenantes tardent à répondre ou que le routage du flux de travail est inefficace, l’équipe financière perd de vue l’état d’avancement. Elle doit alors relancer les interlocuteurs au cas par cas, tandis que les fournisseurs s’impatientent.

ProcessMind analyse le déroulement du traitement des paiements fournisseurs dans NetSuite et repère précisément les goulots d’étranglement. En cartographiant chaque étape d’approbation, la plateforme identifie les utilisateurs ou les services qui ralentissent le processus. Les responsables peuvent ainsi revoir les flux de travail ou automatiser les approbations pour les transactions à faible risque.

De nombreuses organisations ne profitent pas des escomptes négociés pour paiement anticipé, car leur temps de traitement interne dépasse le délai accordé. Les économies perdues peuvent atteindre plusieurs milliers d’euros par an, ce qui pèse directement sur les résultats et augmente le coût total des biens et des services.

Notre solution suit le cycle de vie complet de chaque facture, de sa réception à son paiement final. En signalant les factures dont la date limite d’escompte approche, ProcessMind aide les équipes de comptabilité fournisseurs à organiser leurs priorités et à optimiser le flux de paiement dans NetSuite pour profiter au mieux des économies possibles.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les reçus de marchandises déclenchent souvent de longues boucles de résolution qui bloquent le processus de paiement. Leur traitement exige parfois l’intervention manuelle de plusieurs services, ce qui entraîne des reprises, des échanges de courriels redondants et une charge administrative importante.

ProcessMind met au jour les causes de ces écarts en analysant les interactions entre les activités d’approvisionnement et de finance. Les données montrent quels fournisseurs ou catégories de produits génèrent le plus de difficultés. Vous pouvez ainsi mieux coordonner les processus dans NetSuite et éviter que ces boucles ne se reproduisent.

Les factures reçues sans bon de commande correspondant nécessitent généralement beaucoup de travail manuel pour leur codification et leur validation. Elles échappent souvent aux contrôles automatisés habituels, ce qui peut entraîner des pratiques comptables incohérentes et allonger les délais avant même la programmation du paiement.

Le Process Mining permet de mesurer l’incidence des dépenses non conformes et des transactions sans bon de commande sur l’efficacité globale. ProcessMind visualise les écarts dans le traitement des paiements fournisseurs et aide les équipes à mieux faire respecter les politiques d’approvisionnement et à accélérer la codification manuelle dans NetSuite.

Des problèmes mineurs ou des validations en attente bloquent souvent les factures, mais ces blocages sont parfois oubliés et ne sont jamais levés. Il en résulte des dettes qui vieillissent et un arriéré de transactions bloquées, susceptible de perturber les prévisions de trésorerie et d’entamer la confiance des fournisseurs.

ProcessMind repère les activités qui entraînent des blocages de paiement et mesure la durée pendant laquelle les factures restent bloquées. En révélant ces retards cachés dans NetSuite, la plateforme permet de traiter les blocages rapidement, de faciliter l’exécution des paiements et d’améliorer la précision des rapports financiers.

Un processus de saisie des factures mal contrôlé peut créer des doublons et entraîner le risque de payer deux fois un fournisseur pour une même prestation. Détecter ces erreurs après l’exécution du paiement prend du temps et oblige souvent à engager des démarches complexes auprès des fournisseurs pour récupérer les sommes versées.

En analysant l’historique des dépôts de factures et de l’exécution des paiements, ProcessMind signale les activités inhabituelles susceptibles de révéler des doublons. Ce suivi préventif du cycle de traitement des paiements fournisseurs aide les équipes financières à préserver l’intégrité des données et à éviter des pertes financières inutiles dans NetSuite.

Les différences importantes entre les délais de paiement des fournisseurs révèlent souvent un manque de procédures standardisées. Si certains fournisseurs sont payés immédiatement tandis que d’autres attendent plusieurs semaines, les processus internes sont peut-être mal définis ou les flux de travail associés à certains fournisseurs sont inefficaces.

ProcessMind détaille les temps de cycle par segment de fournisseurs et par unité opérationnelle. En comparant ces parcours dans le processus de paiement NetSuite, les responsables peuvent repérer les bonnes pratiques et éliminer les variations qui rendent les délais de paiement imprévisibles.

Le non-respect régulier des échéances de paiement entraîne des pénalités de retard et détériore les relations avec les fournisseurs. Ces retards sont souvent dus à des points de friction invisibles au cœur du processus, difficiles à repérer avec les méthodes de reporting habituelles.

Notre plateforme cartographie le parcours de bout en bout des factures payées en retard et révèle où le temps est perdu. En comprenant quelles étapes du traitement des paiements fournisseurs contribuent aux retards, les utilisateurs de NetSuite peuvent apporter des améliorations ciblées et respecter les conditions de paiement contractuelles.

Si l’extraction et la validation initiales des données de facture sont lentes ou sujettes aux erreurs, toutes les étapes suivantes du processus de paiement en pâtissent. La saisie manuelle mobilise un temps précieux et augmente le risque d’erreurs ultérieures à corriger.

ProcessMind mesure l’efficacité des étapes d’extraction et de validation en suivant le délai entre la réception de la facture et la première activité validée. Ces informations aident les organisations à évaluer les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou les équipes qui effectuent ces tâches manuellement, puis à améliorer le début du flux de travail de comptabilité fournisseurs dans NetSuite.

Lorsque les procédures d’approbation standard leur semblent trop lourdes, les employés peuvent chercher à les contourner pour que les paiements soient effectués à temps. Ces pratiques créent des risques importants pour la conformité et affaiblissent les contrôles internes destinés à protéger les actifs de l’entreprise.

Process Mining détecte automatiquement les parcours non conformes en comparant les journaux d’événements réels au modèle prévu. ProcessMind indique où ces écarts se produisent dans le cycle de traitement des comptes fournisseurs et des paiements, afin que la direction puisse renforcer les contrôles et veiller au respect des procédures NetSuite.

Une planification inefficace des campagnes de paiement peut entraîner des pics de charge et faire manquer des occasions d’optimiser la trésorerie. Lorsque les lots de paiements sont exécutés de façon irrégulière, l’équipe financière peine à gérer les liquidités et à maintenir un rythme opérationnel prévisible.

En visualisant les dates de lancement et d’exécution des paiements, ProcessMind aide les équipes à déterminer la cadence la plus adaptée à leurs traitements par lots. Cette approche fondée sur les données permet de mieux répartir les ressources et d’aligner le traitement des comptes fournisseurs et des paiements dans NetSuite sur les objectifs généraux de trésorerie.

Les factures dont l’imputation est incorrecte à la réception nécessitent souvent plusieurs séries de corrections avant leur comptabilisation définitive. Ces reprises ajoutent des étapes inutiles au processus et augmentent le risque d’erreurs dans les états financiers si elles ne sont pas traitées correctement.

ProcessMind suit la fréquence et les conséquences des corrections d’imputation tout au long du processus de paiement. En repérant les causes récurrentes de ces corrections, les administrateurs NetSuite peuvent améliorer les règles d’imputation automatisée et mieux former les équipes chargées du traitement des factures, afin de réduire le travail nécessaire pour chacune d’elles.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’approbation rapide des factures contribue à préserver de bonnes relations avec les fournisseurs et à préparer les paiements bien avant leur échéance. En réduisant le temps pendant lequel une facture reste en attente, les organisations évitent les urgences de dernière minute et permettent aux équipes financières de mieux répartir leur charge de travail au fil du mois. ProcessMind analyse votre environnement NetSuite pour repérer les étapes où les approbations prennent du retard, en raison, par exemple, d’un circuit complexe ou d’un goulot d’étranglement individuel. La plateforme mesure les effets de ces retards sur l’ensemble du cycle de paiement. Vous pouvez ainsi apporter des améliorations ciblées aux flux de travail et en suivre les résultats en temps réel.

De nombreuses organisations passent à côté d’économies importantes parce que leur rythme de traitement ne leur permet pas de respecter les conditions de paiement anticipé. Ces remises améliorent directement le résultat net et réduisent le coût des marchandises vendues. La fonction comptes fournisseurs devient ainsi un levier de création de valeur, plutôt qu’un simple centre de coûts. Avec ProcessMind, vous pouvez visualiser le calendrier de chaque facture par rapport à la période pendant laquelle une remise est possible. En repérant les causes des retards qui font manquer ces occasions, vous pouvez traiter en priorité les factures à forte valeur et veiller à ce qu’elles suivent assez rapidement le flux de travail NetSuite pour obtenir les remises maximales.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises entraînent souvent des échanges de courriels interminables et des vérifications manuelles. Résoudre ces écarts plus rapidement réduit la charge administrative et évite que les paiements restent bloqués indéfiniment, ce qui contribue à préserver la confiance des fournisseurs et la continuité des services. ProcessMind suit dans NetSuite le parcours des factures prises dans des boucles de résolution d’écarts. En cartographiant ces écarts, le logiciel met en évidence les problèmes récurrents liés à certains fournisseurs ou services. Vous pouvez alors traiter la source des difficultés et définir des règles de communication plus claires pour accélérer leur résolution.

Un taux élevé de traitement sans intervention manuelle signifie que les factures passent de leur réception au paiement avec un minimum d’interventions. Ce niveau d’automatisation réduit considérablement le coût de traitement par facture et permet à l’équipe des comptes fournisseurs de se consacrer à des tâches stratégiques, comme l’analyse des dépenses et la gestion des fournisseurs. Notre solution détaille les interventions manuelles dans le processus de traitement des comptes fournisseurs et des paiements. En repérant les étapes où le personnel doit extraire des données ou corriger des écritures manuellement, ProcessMind vous aide à affiner la configuration NetSuite et les règles d’automatisation, afin qu’un plus grand nombre de factures suivent leur parcours dans le système sans intervention.

Les retards de paiement ne se limitent pas aux intérêts et aux frais qu’ils entraînent. Ils nuisent aussi à votre réputation financière et à vos relations avec les fournisseurs. En payant systématiquement à temps, votre organisation reste un client privilégié et peut obtenir de meilleurs niveaux de service et des conditions contractuelles plus avantageuses à l’avenir. En surveillant l’ensemble du cycle de vie des factures dans NetSuite, ProcessMind signale celles qui risquent de dépasser leur échéance. La plateforme indique précisément quelles étapes du processus de paiement sont à l’origine des retards. Vous pouvez ainsi revoir les flux de travail pour que chaque paiement soit lancé suffisamment tôt.

Les factures et les paiements en double entraînent une perte directe de trésorerie et demandent beaucoup de travail pour récupérer les sommes versées. Renforcer les contrôles afin d’éviter ces erreurs est essentiel pour préserver l’intégrité financière et veiller à ce que la trésorerie de l’entreprise soit utilisée correctement et efficacement. ProcessMind analyse l’historique des transactions NetSuite pour repérer les schémas révélateurs de doublons ou de cycles de paiement qui se chevauchent. La plateforme met en évidence les lacunes du processus qui permettent aux doublons d’apparaître. Vous pouvez alors renforcer les contrôles de validation lors de la saisie des factures et de la constitution des lots de paiements.

Pour les entreprises d’aujourd’hui, le respect des contrôles financiers internes est impératif. Veiller à ce que chaque paiement suive la hiérarchie d’approbation établie permet d’éviter les dépenses non autorisées et de protéger l’organisation contre la fraude ou les erreurs de gestion internes. Les auditeurs et les parties prenantes peuvent ainsi s’appuyer sur des contrôles fiables. La plateforme compare automatiquement l’activité réelle dans NetSuite aux politiques d’approbation documentées. ProcessMind signale les factures qui ont contourné les niveaux d’approbation requis ou ont été autorisées par des personnes non habilitées. Vous disposez ainsi de la visibilité nécessaire pour faire respecter les règles et combler les failles de sécurité.

Des blocages de paiement fréquents ou inexpliqués peuvent retarder des factures importantes, interrompre les services ou détériorer les relations avec les fournisseurs. Réduire leur fréquence et accélérer leur levée contribue à maintenir une trésorerie plus régulière et des échéanciers de paiement prévisibles pour toutes les parties. ProcessMind présente clairement chaque blocage de paiement appliqué dans NetSuite, avec son motif et sa durée. Ces informations vous aident à déterminer si certains blocages sont inutiles ou si leur levée prend trop de temps. Vous pouvez alors simplifier la procédure de déblocage et éviter que les paiements ne prennent du retard.

La diversité des conditions et des cycles de paiement peut rendre la gestion de la trésorerie imprévisible. Harmoniser ces cycles aide le service financier à mieux prévoir ses besoins de liquidités et à négocier des conditions plus cohérentes avec l’ensemble des fournisseurs, ce qui renforce la stabilité financière. ProcessMind analyse la répartition des dates et des conditions de paiement dans toute votre liste de fournisseurs NetSuite. En repérant les valeurs atypiques et les cycles très variables, la plateforme vous aide à cibler certains groupes de fournisseurs pour renégocier les conditions ou ajuster les échéanciers. Vous obtenez ainsi un calendrier de paiement plus cohérent et plus facile à gérer.

Lorsque les factures sont mal imputées ou comptabilisées dès le départ, les équipes doivent souvent effectuer de nombreuses corrections manuelles en fin de période. Réduire ces ajustements améliore la fiabilité des données des rapports financiers et allège considérablement la charge de travail de l’équipe comptable lors de la clôture mensuelle. Notre analyse révèle la fréquence et l’origine des ajustements manuels apportés aux factures dans NetSuite. ProcessMind vous aide à repérer les fournisseurs ou les types de factures qui nécessitent souvent des corrections. Vous pouvez alors mettre à jour les imputations par défaut au grand livre et la formation des équipes, afin que les données soient correctement saisies dès le départ.

Des lots de paiements trop fréquents peuvent entraîner des frais bancaires excessifs et alourdir les tâches administratives. À l’inverse, des lots trop espacés risquent de faire manquer des échéances. Trouver la bonne fréquence permet d’utiliser les ressources efficacement tout en respectant les obligations financières. ProcessMind compare les habitudes historiques de constitution des lots dans NetSuite aux échéances et aux contraintes de trésorerie. La plateforme propose un calendrier de traitement indicatif qui concilie efficacité administrative et ponctualité des paiements, afin de vous aider à mettre en place une stratégie d’exécution plus rigoureuse et moins coûteuse.

Les factures sans bon de commande sont souvent moins structurées que celles associées à un bon de commande, ce qui ralentit leur traitement et réduit leur visibilité. Standardiser leur prise en charge permet de les traiter avec la même rigueur et la même rapidité que les factures classiques, tout en réduisant le risque de passifs non détectés. Le logiciel cartographie le parcours particulier de ces factures dans NetSuite et repère les écarts par rapport aux procédures standard. ProcessMind met en évidence les étapes qui posent le plus de difficultés. Vous pouvez ainsi appliquer des règles standardisées d’acheminement et de validation pour harmoniser l’ensemble de la fonction comptes fournisseurs.

Les 6 étapes pour améliorer le traitement des paiements fournisseurs dans NetSuite

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Un format structuré dès le départ permet d’associer correctement les données sur les fournisseurs, les factures et les paiements pour obtenir une analyse précise.

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Transformez vos données NetSuite sur les comptes fournisseurs en analyses claires

ProcessMind représente visuellement vos flux de paiement réels et met en évidence les écarts et les inefficacités dans votre environnement NetSuite. Vous pouvez voir précisément comment réduire les temps de cycle et renforcer vos relations avec les fournisseurs.
  • Visualisez le parcours complet de vos paiements
  • Repérez les blocages dans le circuit d’approbation des factures
  • Trouvez comment tirer le meilleur parti des escomptes pour paiement anticipé
  • Mesurez les performances du processus par rapport à vos objectifs
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS OBSERVÉS

Améliorer les cycles de paiement dans NetSuite

En analysant chaque numéro de facture dans NetSuite, les entreprises repèrent les difficultés cachées dans leurs flux de travail de paiement et réduisent le travail manuel nécessaire aux rapprochements.

0 %
Des cycles d’approbation plus courts

Réduction du temps d’approbation

L’optimisation des circuits d’approbation dans NetSuite permet aux équipes d’autoriser les paiements plus rapidement, en supprimant les transferts manuels et les goulots d’étranglement inutiles.
+ 0 %
Profiter des remises pour paiement anticipé

Augmentation des remises obtenues

La réduction des temps de cycle de bout en bout aide les organisations à respecter plus régulièrement les échéances des fournisseurs et à obtenir plus souvent les remises négociées pour paiement anticipé.
+ 0 %
Un traitement sans intervention manuelle plus fréquent

Augmentation du nombre de factures traitées automatiquement

La standardisation du traitement des factures sans bon de commande et l’amélioration de la précision du rapprochement permettent à davantage de factures de passer de la réception au paiement sans intervention manuelle.
0 %
Respect intégral des règles du processus

Respect des politiques d’approbation

Le suivi automatisé vérifie que toutes les factures respectent l’ordre imposé pour l’imputation et l’approbation, ce qui réduit les risques d’audit et les dépenses non autorisées.
~ 0 %
Réduction des pénalités de paiement

Diminution des frais de retard de paiement

Un taux élevé de paiements effectués à temps aide l’entreprise à éviter des intérêts coûteux et à préserver ses relations avec les fournisseurs essentiels.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans plusieurs déploiements.

Données recommandées

Commencez votre analyse avec ces attributs et activités clés pour obtenir rapidement une vue d’ensemble.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Nom du fournisseur qui a émis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel pour regrouper les analyses par fournisseur et repérer les goulots d’étranglement qui lui sont propres.

Filiale ou entité juridique de l’entreprise qui reçoit la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel aux organisations comptant plusieurs entités qui souhaitent comparer les performances de leurs unités opérationnelles.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Nécessaire pour quantifier l’impact financier des inefficacités du processus.

Date limite à laquelle le fournisseur doit être payé.

Pourquoi est-ce important ?

Fondamental pour calculer le taux de paiement dans les délais et repérer les dettes réglées en retard.

Numéro de référence de la commande d’achat associée.

Pourquoi est-ce important ?

Nécessaire pour distinguer le traitement des factures avec commande d’achat de celui des factures sans commande d’achat.

Employé ayant réalisé l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Nécessaire pour analyser les ressources et repérer les goulots d’étranglement au niveau des utilisateurs.

Département interne associé à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser l’efficacité du processus par unité de l’organisation.

État actuel de l’approbation de la facture dans le flux de travail.

Pourquoi est-ce important ?

Suit l’avancement de la facture dans le circuit d’approbation.

Indique si la facture n’est pas associée à une commande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Segment général permettant d’analyser les variantes du processus.

Date à laquelle le paiement a été exécuté.

Pourquoi est-ce important ?

Horodatage de fin du cycle principal du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Création initiale de l’enregistrement Vendor Bill dans NetSuite. Cet événement marque le début du processus et indique que la facture a été saisie dans l’ERP.

Pourquoi est-ce important ?

Définit l’horodatage de référence pour l’ensemble du cycle des comptes fournisseurs et le calcul de l’ancienneté des factures.

Indique que l’enregistrement Vendor Bill a été créé à partir d’un bon de commande existant ou qu’il y est associé. Cela permet de distinguer les factures liées à un bon de commande des autres.

Pourquoi est-ce important ?

Indispensable pour analyser le respect des politiques d’approvisionnement et comparer les temps de cycle des factures avec et sans bon de commande.

Le statut de l’enregistrement Vendor Bill passe à Open, ce qui indique que la facture est autorisée au paiement et a été inscrite au grand livre. Il s’agit d’une étape clé avant le paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Met fin au cycle d’approbation et rend la facture disponible pour la planification du paiement. Cette étape est essentielle pour mesurer l’efficacité des approbations.

Un enregistrement Bill Payment est comptabilisé avec succès. La facture est alors marquée comme entièrement ou partiellement payée et le passif est soldé dans le grand livre.

Pourquoi est-ce important ?

Principale étape marquant la fin du processus de paiement. Sert à calculer le temps de cycle de traitement de bout en bout.

L’enregistrement Bill Payment est marqué comme compensé lors du rapprochement bancaire. Cela confirme que les fonds ont quitté le compte bancaire.

Pourquoi est-ce important ?

Fournit la date réelle de sortie des fonds pour l’analyse de trésorerie, distincte de la date comptable du paiement.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining reconstitue le déroulement réel du cycle des comptes fournisseurs en extrayant directement de NetSuite les journaux d’événements. Il repère précisément les goulots d’étranglement, comme les retards d’approbation manuelle ou les boucles liées aux écarts de factures, afin que vous puissiez concentrer vos efforts sur les améliorations les plus importantes.

Pour créer un journal d’événements, nous avons besoin de trois éléments principaux : le numéro de facture, qui sert d’identifiant de cas ; le nom de l’activité, par exemple « Facture créée » ou « Paiement approuvé » ; et un horodatage pour chaque action. Ces informations proviennent généralement de l’historique des transactions et des tables de suivi des modifications de NetSuite.

Oui. L’analyse met en évidence les fournisseurs ou les types de factures dont les temps de cycle sont trop longs pour respecter les délais donnant droit à une remise. En simplifiant ces circuits d’approbation, votre équipe peut traiter les factures assez rapidement pour profiter de conditions avantageuses.

La plupart des organisations obtiennent leurs premières cartes de processus dans les deux à quatre semaines suivant l’extraction initiale des données NetSuite. Le délai dépend principalement de la qualité des données et de la complexité des flux de travail personnalisés dans le système.

Le système peut suivre simultanément les factures avec et sans bon de commande pour comparer leur efficacité de traitement. Vous pouvez ainsi déterminer si les factures sans bon de commande entraînent davantage de corrections manuelles d’imputation ou de retards d’approbation que les factures standard associées à un bon de commande.

Les données sont traitées au moyen de connexions chiffrées. Les informations sensibles, comme les noms de fournisseurs ou les identifiants des employés, peuvent être pseudonymisées avant l’analyse. Seules les métadonnées nécessaires à la reconstitution du processus sont traitées, ce qui contribue à protéger vos documents financiers et à respecter les exigences de conformité.

En analysant les événements associés aux factures reçues, le Process Mining peut signaler les cas où un même numéro ou montant de facture a été saisi plusieurs fois. Cette visibilité en amont aide à prévenir les paiements en double et réduit le travail manuel nécessaire au rapprochement.

Aucune installation dans NetSuite n’est nécessaire : l’analyse s’appuie généralement sur une connexion API standard ou sur l’export périodique des données. Cette méthode n’a pas d’incidence sur les performances du système ni sur sa configuration actuelle.

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