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Optimieren Sie Ihre Kreditorenprozesse

Ein einfacher 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung Ihres NetSuite-Workflows
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Optimieren Sie Ihre Kreditorenprozesse
Herausforderungen (12) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

NetSuite Kreditorenbuchhaltungsprozesse für Effizienz optimieren

Unsere Plattform hilft Ihnen, verborgene Verzögerungen und manuelle Arbeiten aufzudecken, die Ihre Zahlungszyklen verlangsamen. Durch die Analyse Ihres operativen Ablaufs können Sie spezifische Engpässe und Compliance-Risiken identifizieren, die Ihre finanzielle Leistung beeinträchtigen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um einen zuverlässigeren und effizienteren Workflow zu schaffen und gleichzeitig das Vertrauen der Lieferanten zu stärken.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Der strategische Wert der Optimierung von Kreditorenprozessen

Kreditorenprozesse sind mehr als nur eine Backoffice-Funktion; sie sind ein kritischer Bestandteil der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens und des strategischen Lieferantenmanagements. Wenn diese Prozesse in NetSuite ineffizient ablaufen, reichen die Konsequenzen weit über einfache administrative Verzögerungen hinaus. Eine ineffiziente Bearbeitung kann zu verpassten Skonti, angespannten Lieferantenbeziehungen und sogar zu potenziellen Compliance-Risiken führen. Durch die Konzentration auf Prozessoptimierung wechseln Sie von einem reaktiven „Feuerlöschen“ zu einem proaktiven Zustand, in dem der Cashflow vorhersehbar ist und manuelle Eingriffe minimiert werden.

Die Optimierung dieses Workflows stellt sicher, dass Kapital länger in Ihrem Unternehmen verbleibt, während alle Verpflichtungen pünktlich erfüllt werden. In einer Umgebung mit hohem Volumen kann sich selbst eine geringe Reduzierung der Durchlaufzeit einer einzelnen Rechnung über das Geschäftsjahr hinweg zu Tausenden von Stunden summieren. Dies ermöglicht Ihrem Finanzteam, den Fokus von manueller Dateneingabe und Diskrepanzklärung auf hochwertige Aktivitäten wie strategische Beschaffung und Finanzplanung zu verlagern.

Wie Process Mining die NetSuite-Transparenz erhöht

Während NetSuite eine hervorragende Aufzeichnung von Rechnungen und Zahlungen bietet, kann es schwierig sein, die Lücken zwischen den Aktivitäten zu erkennen. Process Mining schließt diese Lücke, indem es die digitalen Spuren jeder Transaktion extrahiert. Indem Sie die Rechnungsnummer als Case-ID verwenden, können Sie den gesamten Weg einer Zahlung visualisieren – vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Freigabe der Gelder. Diese Transparenz ist unerlässlich, um zu verstehen, wie Kreditorenprozesse verbessert werden können, da sie den tatsächlichen Weg von Mitarbeitern und Systemen aufzeigt, anstatt den idealisierten, in einem Handbuch definierten Pfad.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, jede Abweichung zu erkennen, wie z.B. eine Rechnung, die genehmigt wurde, aber dann zwei Wochen in einer Zahlungssperre feststeckte, oder eine Diskrepanz, deren Lösung fünf verschiedene Kontaktpunkte erforderte. Dieser Detailgrad hilft Ihnen, genau zu identifizieren, wo sich der Prozess verlangsamt. Anstatt zu raten, warum Zahlungen verspätet sind, können Sie Daten nutzen, um zu beweisen, welche Schritte in der Genehmigungs- oder Abgleichssequenz die größte Reibung erzeugen.

Häufige Prozess-Engpässe gezielt angehen

Einer der häufigsten Bereiche für Verbesserungen in NetSuite ist der Dreipunktabgleichsprozess. Wenn eine Rechnung nicht mit der Bestellung oder dem Wareneingang übereinstimmt, löst dies oft einen langwierigen Lösungszyklus aus, der mehrere Abteilungen involviert. Process Mining hilft Ihnen zu quantifizieren, wie stark diese Diskrepanzen zu Ihrer Gesamtzykluszeit beitragen. Durch die Analyse der Grundursachen könnten Sie entdecken, dass bestimmte Lieferanten konsequent unvollständige Daten liefern oder dass interne Teams häufig den Standard-Beschaffungsprozess umgehen.

Ein weiterer signifikanter Optimierungsbereich ist der Genehmigungs-Workflow. Viele Organisationen verfügen über komplexe Genehmigungsmatrizen, die, obwohl zur Kontrolle konzipiert, oft zu unnötigen Verzögerungen führen. Mit Process Mining können Sie Genehmigungsschritte identifizieren, die keinen Mehrwert bieten, oder Personen, die zu unbeabsichtigten Engpässen geworden sind. Die Straffung dieser Workflows stellt sicher, dass Rechnungen schnell durch das System laufen, was der effektivste Weg ist, die Durchlaufzeit der Kreditorenprozesse zu reduzieren und sicherzustellen, dass Sie alle verfügbaren Skonti nutzen können.

Erfolg durch messbare Ergebnisse

Wenn Sie Process Mining in Ihrer NetSuite-Umgebung anwenden, sind die Vorteile messbar und sofort spürbar. Das primäre Ziel ist oft die Reduzierung der End-to-End-Durchlaufzeit, die sich direkt auf Ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Days Payable Outstanding) und Ihre Fähigkeit zur Verwaltung des Betriebskapitals auswirkt. Über die Geschwindigkeit hinaus erzielen Sie einen massiven Vorteil bei der Compliance. Mit einem vollständigen Audit-Trail jeder Aktivität, von der Datenextraktion bis zur Zahlungsausführung, können Sie leicht nachweisen, dass Kontrollen eingehalten werden und jede Zahlung legitim und autorisiert ist.

Zusätzlich werden Sie wahrscheinlich einen signifikanten Rückgang der Kosten pro bearbeiteter Rechnung feststellen. Durch die Eliminierung manueller Nacharbeit und die Reduzierung der benötigten Berührungspunkte pro Transaktion wird Ihr Team produktiver. Dieser Effizienzgewinn spart nicht nur Geld, sondern verbessert auch die Mitarbeitermoral, indem repetitive, frustrierende Aufgaben entfernt werden, die oft manuelle Kreditorenbuchhaltungs-Umgebungen plagen. Eine erfolgreiche Optimierung führt zu einer agileren Finanzabteilung, die schnell auf Marktveränderungen und Lieferantenbedürfnisse reagieren kann.

Auf dem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung

Die Verbesserung Ihrer Zahlungsabwicklung ist kein einmaliges Projekt, sondern eine fortlaufende Reise der Verfeinerung. Wenn Sie diese Erkenntnisse nutzen, werden Sie wahrscheinlich neue Möglichkeiten zur Automatisierung spezifischer Schritte finden, wie z.B. die automatisierte Datenextraktion oder Straight Through Processing für Lieferanten mit hohem Volumen und geringem Risiko. Indem Sie Ihren Prozess konsequent durch die Datenbrille überwachen, können Sie sicherstellen, dass sich Ineffizienzen nicht wieder einschleichen, wenn Ihr Geschäft wächst.

Wir ermutigen Sie, diesen Leitfaden als Ausgangspunkt für Ihre Optimierungsbemühungen zu nutzen. Indem Sie Ihre NetSuite-Daten genau betrachten und die Prinzipien des Process Mining anwenden, können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in einen schlanken, wertschöpfenden Motor für Ihr gesamtes Unternehmen verwandeln.

Kreditorenprozesse Rechnungsverarbeitung Zahlungs-Workflow Lieferantenzahlungen AP-Team Cashflow-Optimierung Compliance Zahlungsfreigabe

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Komplexe mehrstufige Genehmigungsketten führen oft dazu, dass Rechnungen tagelang oder wochenlang in Warteschlangen liegen, was zu erheblichen Verzögerungen im Zahlungszyklus führt. Wenn Stakeholder nicht reagieren oder die Workflow-Steuerung ineffizient ist, verliert das Finanzteam den Überblick über den aktuellen Status, was zu reaktiver Kommunikation und frustrierten Lieferanten führt.

ProcessMind analysiert den Ablauf der Kreditorenprozesse in NetSuite, um genau festzustellen, wo diese Engpässe auftreten. Durch die Abbildung jedes Genehmigungsschritts identifiziert die Plattform spezifische Benutzer oder Abteilungen, die den Prozess verlangsamen, und ermöglicht es der Führungsebene, Workflows neu zu gestalten oder Genehmigungen für risikoarme Transaktionen zu automatisieren.

Viele Unternehmen versäumen es, ausgehandelte Skontofristen zu nutzen, weil ihre interne Bearbeitungszeit das Skontofenster überschreitet. Diese entgangenen Einsparungen können sich jährlich auf Tausende von Dollar belaufen, was sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt und die Gesamtkosten für Waren und Dienstleistungen erhöht.

Unsere Lösung verfolgt den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung vom Eingang bis zur endgültigen Ausführung. Indem ProcessMind Rechnungen hervorhebt, die kurz vor dem Ablauf ihrer Skontofrist stehen, hilft es den Kreditorenbuchhaltungsteams, ihre Arbeitslast zu priorisieren und den NetSuite-Zahlungs-Workflow zu optimieren, um maximale finanzielle Vorteile zu erzielen.

Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen häufig zu langwierigen Klärungsschleifen, die den Zahlungsprozess stoppen. Diese Abweichungen erfordern oft manuelle Eingriffe mehrerer Abteilungen, was zu Nacharbeit, redundanten E-Mails und erheblichem Verwaltungsaufwand führt.

ProcessMind deckt die Ursachen dieser Diskrepanzen auf, indem es die Interaktion zwischen Beschaffungs- und Finanzaktivitäten analysiert. Es liefert datengestützte Erkenntnisse darüber, welche Lieferanten oder Produktkategorien die meiste Reibung erzeugen, und ermöglicht so eine bessere Abstimmung innerhalb von NetSuite, um diese Schleifen von vornherein zu verhindern.

Rechnungen, die ohne entsprechende Bestellung eingehen, erfordern in der Regel einen erheblichen manuellen Aufwand für Kontierung und Validierung. Diese Nicht-Bestellungsrechnungen umgehen oft standardisierte automatisierte Prüfungen, was zu inkonsistenten Buchhaltungspraktiken und verlängerten Durchlaufzeiten führt, bevor die Zahlung überhaupt geplant wird.

Durch Process Mining können Unternehmen die Auswirkungen von Maverick Buying und Nicht-Bestellungstransaktionen auf ihre Gesamteffizienz quantifizieren. ProcessMind visualisiert die Abweichungen in den Kreditorenprozessen und hilft Teams, bessere Beschaffungsrichtlinien durchzusetzen und die Geschwindigkeit der manuellen Kontierung innerhalb ihrer NetSuite-Umgebung zu verbessern.

Rechnungen werden häufig wegen kleinerer Probleme oder ausstehender Validierungen für die Zahlung gesperrt, doch diese Sperren werden oft vergessen und bleiben ungelöst. Dieses mangelnde Nachverfolgen führt zu alternden Verbindlichkeiten und schafft einen Rückstand an blockierten Transaktionen, der die Cashflow-Prognose stören und das Lieferantenvertrauen schädigen kann.

ProcessMind identifiziert die spezifischen Aktivitäten, die zu Zahlungssperren führen, und überwacht, wie lange Rechnungen in einem gesperrten Status verbleiben. Indem diese verborgenen Verzögerungen in NetSuite aufgedeckt werden, stellt die Plattform sicher, dass Sperren umgehend bearbeitet werden, was eine reibungslosere Zahlungsausführung und präzisere Finanzberichterstattung ermöglicht.

Schlecht kontrollierte Rechnungserfassungsprozesse können zu doppelten Datensätzen führen, was das Risiko birgt, denselben Lieferanten zweimal für eine einzige Leistung zu bezahlen. Die Erkennung dieser Fehler nach Ausführung einer Zahlung ist zeitaufwendig und erfordert oft schwierige Rückforderungsbemühungen bei Lieferanten.

Durch die Analyse historischer Muster von Rechnungsübermittlungen und Zahlungsausführungen kennzeichnet ProcessMind ungewöhnliche Aktivitäten, die auf potenzielle Duplikate hindeuten. Diese proaktive Überwachung des Kreditorenbuchhaltungs-Zahlungszyklus hilft Finanzteams, eine hohe Datenintegrität aufrechtzuerhalten und die Organisation vor vermeidbaren finanziellen Verlusten in NetSuite zu schützen.

Erhebliche Inkonsistenzen bei der Dauer der Bezahlung unterschiedlicher Lieferanten deuten oft auf fehlende standardisierte Verfahren hin. Wenn einige Lieferanten sofort bezahlt werden, während andere wochenlang warten, deutet dies darauf hin, dass bestimmte interne Prozesse schlecht definiert sind oder spezifische lieferantenbezogene Workflows ineffizient sind.

ProcessMind bietet eine detaillierte Ansicht der Zykluszeiten über verschiedene Lieferantensegmente und Geschäftseinheiten hinweg. Durch den Vergleich dieser Pfade innerhalb des NetSuite-Zahlungsprozesses kann die Führungsebene Best Practices identifizieren und die Prozessvariationen eliminieren, die zu unvorhersehbaren Zahlungsfristen führen.

Regelmäßig versäumte Zahlungsfristen führen zu Mahngebühren und zur Erosion von Lieferantenbeziehungen. Diese Verzögerungen werden oft durch unsichtbare Reibungspunkte tief in der Verarbeitungskette verursacht, die mit traditionellen Berichtsmethoden schwer zu diagnostizieren sind.

Unsere Plattform bildet den End-to-End-Weg verspäteter Rechnungen ab, um aufzuzeigen, wo die meiste Zeit verloren geht. Durch das Verständnis der spezifischen Phasen der Kreditorenprozesse, die zur Verspätung beitragen, können NetSuite-Benutzer gezielte Verbesserungen implementieren, um die Einhaltung vertraglicher Zahlungsbedingungen sicherzustellen.

Wenn die anfängliche Extraktion und Validierung von Rechnungsdaten langsam oder fehleranfällig ist, wird jeder nachfolgende Schritt im Zahlungsprozess beeinträchtigt. Manuelle Dateneingabe verbraucht wertvolle Mitarbeiterzeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Folgefehlern, die korrigiert werden müssen.

ProcessMind misst die Effizienz der Datenextraktions- und Validierungsphasen, indem es die Zeit zwischen Rechnungseingang und der ersten validierten Aktivität verfolgt. Diese Erkenntnis ermöglicht es Organisationen, die Leistung ihrer OCR-Tools oder manuellen Teams zu bewerten und Verbesserungen im Frontend des NetSuite AP-Workflows voranzutreiben.

Wenn Mitarbeiter Standard-Genehmigungsprozesse als zu umständlich empfinden, suchen sie möglicherweise Wege, diese zu umgehen, um sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen. Diese Umgehungslösungen schaffen erhebliche Compliance-Risiken und schwächen die internen Kontrollen, die zum Schutz von Unternehmensvermögen gedacht sind.

ProcessMining erkennt automatisch nicht-konforme Prozesspfade, indem es tatsächliche Event Logs mit dem beabsichtigten Modell vergleicht. ProcessMind hebt hervor, wo diese Abweichungen im Kreditorenbuchhaltungs-Zahlungszyklus auftreten, und ermöglicht es dem Management, Kontrollen zu stärken und die Benutzeradhärenz zu NetSuite-Protokollen zu verbessern.

Eine ineffiziente Planung von Zahlungsläufen kann zu Arbeitsspitzen und verpassten Möglichkeiten zur Cashflow-Optimierung führen. Wenn Zahlungsstapel sporadisch ausgeführt werden, wird es für das Finanzteam schwierig, die Liquidität zu steuern und einen vorhersehbaren Betriebsablauf aufrechtzuerhalten.

Durch die Visualisierung des Zeitpunkts von Zahlungsinitiativen und -ausführungsaktivitäten hilft ProcessMind Teams, den effektivsten Rhythmus für ihre Stapelprozesse zu identifizieren. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung und stellt sicher, dass die Kreditorenprozesse in NetSuite mit umfassenderen Treasury-Zielen übereinstimmen.

Rechnungen, die bei Erhalt falsch kontiert werden, erfordern oft mehrere Korrekturrunden vor der endgültigen Buchung. Diese Nacharbeit fügt unnötige Schritte zum Prozess hinzu und erhöht das Risiko von Finanzfehlern, wenn Korrekturen nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden.

ProcessMind verfolgt die Häufigkeit und Auswirkungen von Umkodierungsaktivitäten im gesamten Zahlungsprozess. Durch die Identifizierung der häufigsten Auslöser für diese Korrekturen können NetSuite-Administratoren die automatisierte Kontierungslogik verbessern und den Bearbeitern bessere Schulungen anbieten, wodurch letztendlich der Aufwand für die Verwaltung jeder Rechnung reduziert wird.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Schnelle Rechnungsfreigaben sind entscheidend für die Aufrechterhaltung positiver Lieferantenbeziehungen und um sicherzustellen, dass Zahlungen lange vor ihren Fälligkeitsterminen bereitstehen. Durch die Reduzierung der Zeit, die eine Rechnung im Schwebezustand verbleibt, können Organisationen den Last-Minute-Stress vermeiden und sicherstellen, dass Finanzteams über eine planbare Arbeitslast verfügen. ProcessMind analysiert Ihre NetSuite-Umgebung, um spezifische Schritte zu identifizieren, bei denen Genehmigungen stocken, sei es aufgrund komplexer Weiterleitung oder individueller Engpässe. Unsere Plattform quantifiziert die Auswirkungen dieser Verzögerungen auf den gesamten Zahlungszyklus, sodass Sie gezielte Workflow-Verbesserungen implementieren und deren Wirksamkeit in Echtzeit überwachen können.

Viele Organisationen verpassen erhebliche Einsparungen, weil ihre Bearbeitungsgeschwindigkeit es ihnen nicht ermöglicht, Skontofristen einzuhalten. Die Nutzung dieser Skonti verbessert direkt das Geschäftsergebnis und reduziert effektiv die Kosten der verkauften Waren, wodurch die Kreditorenbuchhaltung zu einem Werttreiber statt nur zu einem Kostenfaktor wird. Mit der ProcessMind-Plattform können Sie den Zeitverlauf jeder Rechnung im Vergleich zu ihrer Skontoberechtigung visualisieren. Indem Sie die Ursachen von Verzögerungen identifizieren, die zu verpassten Chancen führen, können Sie hochwertige Rechnungen priorisieren und sicherstellen, dass sie schnell genug durch den NetSuite-Workflow laufen, um maximale finanzielle Vorteile zu sichern.

Diskrepanzen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen oft zu endlosen E-Mail-Schleifen und manuellen Untersuchungen. Die Verkürzung der Konfliktlösungszeit reduziert den Verwaltungsaufwand und verhindert, dass Zahlungen auf unbestimmte Zeit blockiert werden, was das Lieferantenvertrauen und die Servicekontinuität schützt. ProcessMind verfolgt den Weg von Rechnungen, die in NetSuite in Diskrepanzschleifen geraten. Durch die Abbildung dieser Abweichungen hebt die Software wiederkehrende Probleme mit bestimmten Lieferanten oder Abteilungen hervor, sodass Sie die Ursache der Reibung angehen und klarere Kommunikationsprotokolle für eine schnellere Lösung etablieren können.

Eine hohe Straight-Through-Processing-Quote bedeutet, dass Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung mit minimalem manuellem Eingriff durchlaufen. Dieser Automatisierungsgrad senkt die Kosten pro bearbeiteter Rechnung erheblich und entlastet das Kreditorenteam, sodass es sich auf strategische Aufgaben wie Ausgabenanalyse und Lieferantenmanagement konzentrieren kann. Unsere Lösung bietet eine detaillierte Ansicht der manuellen Berührungspunkte innerhalb Ihrer Kreditorenprozesse. Indem ProcessMind identifiziert, wo Mitarbeiter manuell eingreifen müssen, um Daten zu extrahieren oder Einträge zu korrigieren, hilft es Ihnen, Ihre NetSuite-Konfiguration und Automatisierungsregeln zu verfeinern, um das Volumen der Rechnungen zu erhöhen, die autonom durch das System fließen.

Verspätete Zahlungen sind mehr als nur eine finanzielle Belastung durch Zinsen und Gebühren. Sie schädigen auch Ihre Kreditwürdigkeit und die Beziehungen zu Lieferanten. Eine konsequente pünktliche Zahlung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen ein bevorzugter Kunde bleibt, was zu besseren Serviceleistungen und günstigeren Vertragsbedingungen in der Zukunft führen kann. Durch die Überwachung des gesamten Rechnungslebenszyklus in NetSuite kennzeichnet ProcessMind Rechnungen, die Gefahr laufen, ihre Fälligkeitstermine zu überschreiten. Es liefert umsetzbare Erkenntnisse über die spezifischen Phasen des Zahlungsprozesses, die Verzögerungen verursachen, und hilft Ihnen, Workflows neu zu gestalten, um sicherzustellen, dass jede Zahlung mit ausreichend Zeit zur Freigabe initiiert wird.

Doppelte Rechnungen und Zahlungen stellen einen direkten Kapitalverlust dar und erfordern erheblichen Aufwand zur Rückforderung. Die Stärkung der Kontrollen zur Verhinderung dieser Fehler ist unerlässlich, um die finanzielle Integrität zu wahren und sicherzustellen, dass das Unternehmenskapital effektiv und präzise eingesetzt wird. ProcessMind scannt Ihre NetSuite-Transaktionshistorie, um Muster zu erkennen, die auf doppelte Einträge oder überlappende Zahlungszyklen hinweisen. Die Plattform identifiziert systemische Lücken, die Duplikate in den Workflow gelangen lassen, und ermöglicht es Ihnen, stärkere Validierungsprüfungen am Punkt der Rechnungseingabe und während der Zahlungsstapelphase zu implementieren.

Die Einhaltung interner Finanzkontrollen ist für moderne Unternehmen nicht verhandelbar. Sicherzustellen, dass jede Zahlung der etablierten Genehmigungshierarchie folgt, verhindert nicht autorisierte Ausgaben und schützt die Organisation vor Betrug oder internem Missmanagement, was Prüfern und Stakeholdern Vertrauen gibt. Die Plattform vergleicht automatisch Ihre tatsächlichen NetSuite-Aktivitäten mit Ihren dokumentierten Genehmigungsrichtlinien. ProcessMind hebt Fälle hervor, in denen Rechnungen die erforderlichen Genehmigungsstufen umgangen oder von unautorisierten Benutzern genehmigt wurden, und gibt Ihnen die notwendige Transparenz, um strenge Compliance durchzusetzen und Sicherheitslücken zu schließen.

Häufige oder unerklärliche Zahlungssperren können dazu führen, dass kritische Rechnungen blockiert werden, was zu Serviceunterbrechungen oder angespannten Lieferantenbeziehungen führt. Die Reduzierung der Häufigkeit dieser Sperren und die Beschleunigung ihrer Aufhebung gewährleisten einen reibungsloseren Cashflow und vorhersehbarere Zahlungspläne für alle Beteiligten. ProcessMind bietet eine transparente Ansicht jeder in NetSuite angewendeten Zahlungssperre, kategorisiert nach Grund und Dauer. Diese Erkenntnis ermöglicht es Ihnen zu identifizieren, ob bestimmte Sperren unnötigerweise angewendet werden oder ob der Prozess zu deren Aufhebung ineffizient ist, wodurch Sie den Freigabemechanismus optimieren und Zahlungen in Bewegung halten können.

Die Arbeit mit einer Vielzahl von Zahlungsbedingungen und -zyklen kann das Cashflow-Management unvorhersehbar machen. Die Harmonisierung dieser Zyklen ermöglicht es der Finanzabteilung, Liquiditätsanforderungen besser zu prognostizieren und konsistentere Bedingungen über die gesamte Lieferantenbasis hinweg zu verhandeln, wodurch die finanzielle Stabilität insgesamt verbessert wird. ProcessMind analysiert die Verteilung von Zahlungsdaten und -bedingungen über Ihre gesamte NetSuite-Lieferantenliste. Durch die Identifizierung von Ausreißern und Zyklen mit hoher Varianz hilft die Plattform Ihnen, spezifische Lieferantengruppen für Neuverhandlungen von Bedingungen oder Zeitplananpassungen zu zielgruppieren, was zu einem konsolidierteren und besser verwaltbaren Zahlungskalender führt.

Wenn Rechnungen anfangs falsch kodiert oder verbucht werden, führt dies zu einem hohen Volumen manueller Umbuchungsarbeiten am Ende der Periode. Die Reduzierung dieser Anpassungen verbessert die Datengenauigkeit in Ihren Finanzberichten und entlastet das Buchhaltungsteam beim Monatsabschluss erheblich. Unsere Analyse zeigt die Häufigkeit und den Ursprung manueller Anpassungen von Rechnungen innerhalb von NetSuite auf. ProcessMind hilft Ihnen, spezifische Lieferanten oder Rechnungsarten zu identifizieren, die häufig Korrekturen erfordern, wodurch Sie die Standard-Sachkontenkodierung und Schulungen für Bearbeiter aktualisieren können, um sicherzustellen, dass Daten beim ersten Mal korrekt erfasst werden.

Das zu häufige Ausführen von Zahlungsbatches kann zu übermäßigen Bankgebühren und administrativem Aufwand führen, während ein zu seltenes Ausführen zu verpassten Fristen führen kann. Die Ermittlung der optimalen Frequenz stellt sicher, dass Ressourcen effizient genutzt werden und gleichzeitig alle finanziellen Verpflichtungen pünktlich erfüllt werden. ProcessMind bewertet Ihre historischen Batch-Muster in NetSuite im Vergleich zu Fälligkeitsterminen und Liquiditätsengpässen. Die Plattform schlägt einen idealisierten Batching-Zeitplan vor, der administrative Effizienz mit Zahlungs pünktlichkeit in Einklang bringt, und hilft Ihnen, eine diszipliniertere und kosteneffektivere Strategie zur Zahlungsabwicklung aufzubauen.

Rechnungen ohne Bestellbezug (Non-PO-Rechnungen) fehlt oft die Struktur von bestellbasierten Transaktionen, was zu langsamerer Verarbeitung und geringerer Transparenz führt. Die Standardisierung der Bearbeitung dieser Rechnungen stellt sicher, dass sie das System mit derselben Stringenz und Geschwindigkeit durchlaufen wie Standardrechnungen, wodurch das Risiko versteckter Verbindlichkeiten reduziert wird. Die Software bildet den einzigartigen Pfad von Non-PO-Rechnungen durch NetSuite ab und identifiziert, wo sie von Standardverfahren abweichen. ProcessMind hebt die Phasen hervor, in denen diese Rechnungen die größte Reibung erfahren, und ermöglicht es Ihnen, standardisierte Routing- und Validierungsregeln anzuwenden, die der gesamten Kreditorenbuchhaltung Konsistenz verleihen.

Der 6-Schritte-AP-Zahlungsverbesserungspfad in NetSuite

1

Vorlage herunterladen
2

NetSuite-Daten exportieren
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was ist zu tun

Laden Sie die auf NetSuite AP-Daten zugeschnittene Excel-Vorlage herunter und stellen Sie sicher, dass Ihre Felder den Process Mining Anforderungen entsprechen.

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Bedeutung

Ein strukturiertes Format stellt sicher, dass Ihre Lieferanten-, Rechnungs- und Zahlungsdaten korrekt für eine präzise Analyse abgebildet werden.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Datenvorlage, bereit für Ihre NetSuite-Kreditorenbuchhaltungsdatensätze.

IHRE PROZESS-EINBLICKE

Verwandeln Sie Ihre NetSuite AP-Daten in klare Erkenntnisse.

ProcessMind visualisiert Ihre tatsächlichen Zahlungsflüsse, um Abweichungen und Ineffizienzen in Ihrer NetSuite-Umgebung hervorzuheben. Sie werden genau sehen, wie Sie Zykluszeiten reduzieren und Lieferantenbeziehungen stärken können.
  • Visualisieren Sie Ihre durchgängige Zahlungsreise.
  • Reibung in der Rechnungsfreigabekette erkennen
  • Wege entdecken, um Skontofristen maximal zu nutzen
  • Messen Sie die Prozessleistung anhand Ihrer Ziele.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWÄHRTE ERGEBNISSE

NetSuite Zahlungszyklen transformieren

Durch die Analyse jeder Rechnungsnummer in NetSuite entdecken Unternehmen verborgene Reibungspunkte in ihren Zahlungs-Workflows und reduzieren den manuellen Aufwand für Abstimmungen.

0 %
Schnellere Freigabezyklen

Reduzierung der Genehmigungszeit

Die Optimierung von Genehmigungswegen in NetSuite ermöglicht es Teams, Zahlungen schneller zu autorisieren, indem unnötige manuelle Übergaben und Engpässe eliminiert werden.
+ 0 %
Skontoausnutzung

Anstieg der realisierten Skonti

Die Verbesserung der End-to-End-Durchlaufzeiten hilft Unternehmen, Lieferantenfristen konsequent einzuhalten und ausgehandelte Skonti häufiger zu sichern.
+ 0 %
Höhere Touchless-Raten

Zunahme automatisierter Rechnungen

Die Standardisierung der Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellung und die Verbesserung der Abgleichgenauigkeit führen dazu, dass mehr Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung ohne manuelle Eingriffe durchlaufen werden.
0 %
Volle Prozesseinhaltung

Einhaltung der Genehmigungsrichtlinien

Die automatisierte Überwachung stellt sicher, dass alle Rechnungen der vorgeschriebenen Abfolge von Kontierung und Genehmigung folgen, was das Audit-Risiko und nicht autorisierte Ausgaben minimiert.
~ 0 %
Reduzierte Zahlungsstrafen

Reduzierung der Mahngebühren

Eine hohe pünktliche Zahlungsquote hilft Unternehmen, kostspielige Verzugszinsen zu vermeiden und schützt gleichzeitig wichtige Lieferantenbeziehungen.

Individuelle Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität und Datenqualität. Diese Zahlen repräsentieren typische Verbesserungen, die in mehreren Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie Ihre Analyse mit diesen Schlüsselattributen und -aktivitäten, um sofortige Transparenz zu gewinnen.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der Name des Lieferanten, der die Rechnung ausstellt.

Bedeutung

Unerlässlich für die Gruppierung der Analyse nach Lieferant, um Lieferanten-spezifische Engpässe zu finden.

Die Unternehmens-Tochtergesellschaft oder Rechtseinheit, die die Rechnung erhält.

Bedeutung

Entscheidend für Mehrentitätsorganisationen, um die Leistung über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg zu vergleichen.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Bedeutung

Notwendig zur Quantifizierung der finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen.

Das Datum, bis zu dem die Zahlung an den Lieferanten erfolgen muss.

Bedeutung

Grundlegend für die Berechnung pünktlicher Zahlungsquoten und die Identifizierung verspäteter Verbindlichkeiten.

Die Referenznummer der zugehörigen Bestellung.

Bedeutung

Erforderlich zur Unterscheidung zwischen bestellbezogener und nicht-bestellbezogener Rechnungsbearbeitung.

Der Mitarbeiter, der die Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Erforderlich für die Ressourcenanalyse und die Identifizierung von Engpässen auf Benutzerebene.

Die interne Abteilung, die mit der Rechnung verbunden ist.

Bedeutung

Ermöglicht die organisatorische Analyse der Prozesseffizienz.

Der aktuelle Workflow-Genehmigungsstatus der Rechnung.

Bedeutung

Verfolgt den Fortschritt der Rechnung durch das Genehmigungs-Gate.

Kennzeichen, das angibt, ob die Rechnung keiner Bestellung zugeordnet ist.

Bedeutung

Hochrangiges Segment zur Analyse von Prozessvarianten.

Das Datum, an dem die Zahlung ausgeführt wurde.

Bedeutung

End-Timestamp für den primären Prozesszyklus.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Die erstmalige Erstellung des Lieferantenrechnungsdatensatzes in NetSuite. Dies dient als Prozessstart und zeigt an, dass die Rechnung in das ERP-System eingegeben wurde.

Bedeutung

Legt den Basis-Timestamp für den gesamten Kreditorenbuchhaltungszyklus und die Alterungsberechnungen fest.

Identifiziert, dass die Lieferantenrechnung aus einer bestehenden Bestellung erstellt oder mit dieser verknüpft wurde. Dies unterscheidet Bestellungs-gestützte Rechnungen von Nicht-Bestellungsrechnungen.

Bedeutung

Entscheidend für die Analyse der Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und den Vergleich der Durchlaufzeiten zwischen Bestellungs- und Nicht-Bestellungsrechnungen.

Der Status der Lieferantenrechnung ändert sich zu „Offen“, was bedeutet, dass sie zur Zahlung autorisiert ist und das Hauptbuch beeinflusst hat. Dies ist ein wichtiger Meilenstein vor der Zahlung.

Bedeutung

Beendet den Genehmigungszyklus und stellt die Rechnung für die Zahlungsplanung zur Verfügung. Wesentlich für die Messung der Genehmigungseffizienz.

Ein Zahlungsbeleg wird erfolgreich gebucht, wodurch die Rechnung als vollständig oder teilweise bezahlt markiert wird. Die Verbindlichkeit wird im Hauptbuch (GL) entlastet.

Bedeutung

Der primäre Abschlussmeilenstein für den Zahlungsprozess. Wird zur Berechnung der 'End to End Processing Cycle Time' verwendet.

Die Rechnungszahlung wird während des Bankabstimmungsprozesses als verbucht markiert. Dies bestätigt, dass die Gelder vom Bankkonto abgegangen sind.

Bedeutung

Liefert das tatsächliche finanzielle Enddatum für die Cashflow-Analyse, abweichend vom buchhalterischen Zahlungsdatum.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Fluss Ihres AP-Zyklus, indem es Event Logs direkt aus NetSuite extrahiert. Es identifiziert genau, wo Engpässe auftreten, wie z.B. manuelle Genehmigungsverzögerungen oder Rechnungskollisionsschleifen, sodass Sie sich auf Verbesserungen mit großer Wirkung konzentrieren können.

Um einen Event Log zu erstellen, benötigen wir drei Hauptdatenpunkte: die Rechnungsnummer als Case Identifier, den Aktivitätsnamen wie „Rechnung erstellt“ oder „Zahlung genehmigt“ und einen Timestamp für jede Aktion. Diese werden typischerweise aus den NetSuite-Transaktionshistorie- und Audit-Trail-Tabellen extrahiert.

Ja, die Analyse hebt spezifische Lieferanten oder Rechnungsarten hervor, bei denen die Zykluszeiten zu langsam sind, um Skontofristen einzuhalten. Durch die Optimierung dieser Genehmigungswege kann Ihr Team sicherstellen, dass Rechnungen schnell genug bearbeitet werden, um günstige Konditionen zu nutzen.

Die meisten Organisationen können ihre ersten Prozesskarten innerhalb von zwei bis vier Wochen nach der anfänglichen Datenextraktion aus NetSuite sehen. Der Zeitplan hängt maßgeblich von der Datenqualität und der Komplexität Ihrer benutzerdefinierten Workflows innerhalb des Systems ab.

Das System kann sowohl Bestellungs- als auch Nicht-Bestellungsrechnungen gleichzeitig verfolgen, um deren Verarbeitungseffizienz zu vergleichen. Dies hilft zu identifizieren, ob Nicht-Bestellungsrechnungen im Vergleich zu Standardbestellungen unverhältnismäßig viel manuelle Umbuchung oder Genehmigungsverzögerungen verursachen.

Daten werden über verschlüsselte Verbindungen verarbeitet, und sensible Informationen wie spezifische Lieferantennamen oder Mitarbeiter-IDs können vor der Analyse pseudonymisiert werden. Es werden nur die für die Prozessrekonstruktion erforderlichen Metadaten verarbeitet, wodurch die Sicherheit und Compliance Ihrer Finanzdaten gewährleistet wird.

Durch die Analyse der Ereignismuster eingehender Rechnungen kann Process Mining Fälle kennzeichnen, in denen dieselbe Rechnungsnummer oder derselbe Betrag mehrfach eingegeben wird. Diese proaktive Transparenz hilft, das Risiko doppelter Zahlungen zu vermeiden und reduziert den manuellen Aufwand für die Abstimmung.

Es ist keine interne NetSuite-Installation erforderlich, da die Analyse typischerweise eine Standard-API-Verbindung oder einen periodischen Datenexport nutzt. Dieser Ansatz stellt sicher, dass es keine Auswirkungen auf Ihre Systemleistung oder bestehende Konfiguration gibt.

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