Zlepšete zpracování plateb dodavatelům

Proč se vyplatí optimalizovat závazky vůči dodavatelům

Zpracování plateb dodavatelům není jen administrativní činnost v zázemí firmy. Ovlivňuje její finanční zdraví i strategické řízení vztahů s dodavateli. Pokud proces v NetSuite nefunguje efektivně, dopady sahají dál než k administrativním prodlevám. Můžete přijít o slevy za včasnou platbu, zhoršit vztahy s dodavateli a vystavit se rizikům v oblasti shody. Zlepšování procesů vám umožní přejít od řešení problémů na poslední chvíli k předvídatelnému cash flow a menšímu počtu ručních zásahů.

Optimalizované workflow pomáhá udržet peníze ve firmě déle a zároveň včas plnit všechny závazky. Při velkém objemu zpracování se i malé zkrácení doby zpracování jedné faktury může za fiskální rok nasčítat na tisíce ušetřených hodin. Finanční tým se pak může místo ručního zadávání dat a řešení nesrovnalostí věnovat činnostem s vyšší přidanou hodnotou, například strategickému nákupu a finančnímu plánování.

Jak process mining zpřehlední data v NetSuite

NetSuite dobře eviduje faktury a platby, ale hůře se v něm hledají prodlevy mezi jednotlivými činnostmi. Process mining tuto mezeru překlene extrakcí digitálních stop, které po sobě zanechává každá transakce. Když jako identifikátor případu použijete číslo faktury, můžete zobrazit celý průběh platby od přijetí faktury až po konečné odepsání peněz. Tento přehled pomáhá pochopit, jak zlepšit zpracování plateb dodavatelům. Ukáže totiž skutečný postup zaměstnanců a systémů, nikoli jen ideální proces popsaný v příručce.

Process mining odhalí každou odchylku. Může jít například o fakturu, která byla schválena, ale pak dva týdny zůstala zablokovaná k platbě, nebo o nesrovnalost, jejíž vyřešení vyžadovalo pět různých kontaktů. Díky těmto podrobnostem zjistíte, kde se proces zpomaluje. Místo odhadů, proč se platby opožďují, můžete pomocí dat určit, které kroky schvalování nebo párování způsobují největší problémy.

Kde hledat častá úzká místa

V NetSuite bývá častým problémem třístranné párování. Pokud faktura nesouhlasí s objednávkou nebo příjemkou, často následuje zdlouhavé řešení, do kterého se zapojí několik oddělení. Process mining vám pomůže změřit, jak tyto nesrovnalosti prodlužují celkovou dobu zpracování. Analýza příčin může ukázat, že někteří dodavatelé pravidelně posílají neúplná data nebo že interní týmy často obcházejí standardní nákupní proces.

Další oblastí vhodnou ke zlepšení je schvalovací workflow. Mnoho organizací používá složité schvalovací matice, které mají zajistit kontrolu, ale často způsobují zbytečné prodlevy. Pomocí process mining zjistíte, které schvalovací kroky nepřinášejí hodnotu nebo kteří lidé se nechtěně stali úzkým místem. Zjednodušením workflow se faktury rychleji posouvají systémem. To je nejúčinnější způsob, jak zkrátit dobu zpracování plateb dodavatelům a využít dostupné slevy.

Jak měřit výsledky

Při použití process mining v prostředí NetSuite můžete přínosy měřit. Častým cílem je zkrátit dobu zpracování od začátku do konce, což přímo ovlivňuje dobu splatnosti závazků a možnost řídit pracovní kapitál. Kromě rychlosti získáte lepší přehled o shodě. Díky úplné auditní stopě všech činností, od extrakce dat až po provedení platby, snadno doložíte, že se dodržují kontrolní postupy a že každá platba je oprávněná a schválená.

Pravděpodobně také snížíte náklady na zpracování jedné faktury. Když omezíte opakovanou ruční práci a počet úkonů potřebných pro každou transakci, zvýšíte produktivitu týmu. Ušetříte nejen peníze, ale zlepšíte také spokojenost zaměstnanců, protože odstraníte opakující se a frustrující úkoly, které jsou při ručním zpracování závazků běžné. Úspěšné zlepšení procesů pomáhá finančnímu oddělení pružněji reagovat na změny trhu a potřeby dodavatelů.

Průběžné zlepšování

Zlepšování zpracování plateb není jednorázový projekt, ale průběžná práce. Při využívání těchto poznatků můžete postupně najít další možnosti automatizace jednotlivých kroků, například automatické extrakce dat nebo zpracování bez ručních zásahů u velkého objemu faktur od dodavatelů s nízkým rizikem. Pravidelným sledováním procesu na základě dat zajistíte, že se neefektivní postupy nevrátí s růstem firmy.

Tento průvodce vám může posloužit jako výchozí bod. Podrobně analyzujte data v NetSuite a využijte principy process mining. Pomůžete tak oddělení závazků vůči dodavatelům fungovat efektivněji a přinášet hodnotu celé organizaci.