Zlepšete správu smluv

Proč optimalizovat správu smluv v SAP Ariba Contracts?

Účinná správa smluv je pro každou organizaci důležitá. Podporuje obchodní vztahy i finanční stabilitu. SAP Ariba Contracts nabízí nástroje pro správu smluv, ale samotný proces může být složitý a neefektivní. Zpoždění při vyřizování smluv, nesplněné povinnosti související se shodou a nepřehledné fáze vyjednávání mohou ovlivnit vykazování výnosů, zvýšit provozní náklady a vystavit organizaci zbytečným rizikům. Zlepšování procesu správy smluv neznamená jen zavést systém. Jde o to, aby se každá smlouva hladce posouvala od zahájení přes podpis až po další fáze, chránila vaše zájmy a přinášela očekávanou hodnotu.

Neefektivita se může projevit například tím, že smlouvy uvíznou při kontrole, vyjednávání se protahuje nebo schvalovací workflow není jednotné. Pokud tyto problémy neřešíte, mohou vést k finančním ztrátám, zhoršení vztahů s dodavateli či zákazníky a k řešení smluvních povinností až ve chvíli, kdy nastane problém. Optimalizací procesu můžete urychlit uzavírání obchodů, posílit shodu a zajistit důsledné plnění smluvních podmínek.

Jak process mining zlepšuje fungování SAP Ariba Contracts

Process mining umožňuje na základě dat zjistit, jak si proces správy smluv v SAP Ariba Contracts skutečně vede. Na rozdíl od tradičních metod založených na předpokladech nebo ručních kontrolách využívá data ze záznamu událostí přímo ze systému SAP Ariba Contracts. Analýzou digitální stopy každého Contract ID rekonstruuje celý průběh smlouvy, od aktivity „Zahájena žádost o smlouvu“ přes „Smlouva uzavřena nebo podepsána“ až po následující fáze. Získáte tak úplný a objektivní přehled o skutečném průběhu práce, nejen o tom, jak by podle předpisů měla probíhat.

Tento pohled zachycuje proces správy smluv od první žádosti přes vyjednávání a podpis až po fáze po uzavření smlouvy. Umožňuje analyzovat dobu vyřízení smluv, hledat úzká místa v kontrolním a schvalovacím workflow a sledovat plnění smluvních závazků. Sledováním celého životního cyklu každé smlouvy mohou organizace zlepšit vyjednávací strategii, omezit právní rizika a zajistit včasné prodloužení nebo ukončení smluv. Zjistíte, kde vznikají prodlevy, kdo se podílí na úzkých místech a jak odchylky v procesu ovlivňují celkovou dobu vyřízení. Díky tomu můžete dobu vyřízení smluv účinně zkrátit.

Kde lze proces správy smluv zlepšit

Process mining obvykle odhalí několik oblastí, ve kterých lze správu smluv v SAP Ariba Contracts optimalizovat:

• Zjednodušení schvalovacího workflow: Najděte konkrétní kroky schvalování nebo osoby, které opakovaně způsobují prodlevy a prodlužují dobu vyřízení smluv. Poté můžete upravit pravidla směrování nebo postupy eskalace.
• Zkrácení vyjednávání: Určete fáze, ve kterých se smlouvy opakovaně upravují nebo vracejí k přepracování. Může to ukazovat na problémy s prvním návrhem, srozumitelností podmínek nebo strategií vyjednávání.
• Zlepšení shody a řízení rizik: Zobrazte odchylky od standardních pracovních postupů a ověřte, že proběhly a byly zaznamenány všechny požadované interní i právní kontroly.
• Zlepšení přípravy a kontroly smluv: Zjistěte, kolik času zabírají aktivity „Vytvořen návrh smlouvy“, „Provedena interní kontrola“ a „Provedena právní kontrola“. Odhalte možnosti, jak zlepšit šablony, školení nebo rozdělení zdrojů.
• Zlepšení správy po uzavření smlouvy: Sledujte efektivitu aktivit „Sledovány smluvní závazky“, „Provedena kontrola shody“ a „Smlouva prodloužena“, abyste mohli životní cyklus smluv řídit s předstihem.

Očekávané výsledky optimalizace procesu

Díky process mining v SAP Ariba Contracts můžete dosáhnout měřitelných zlepšení ve správě smluv. Patří mezi ně:

• Kratší doba vyřízení smluv: Výrazně zkraťte dobu od žádosti o smlouvu po její podpis. Urychlíte tak získání výnosů nebo dosažení úspor.
• Nižší provozní náklady: Zvyšte efektivitu správy smluv a omezte lidské i finanční zdroje, které na ni vynakládáte. Zároveň odhalte příležitosti k automatizaci.
• Lepší shoda a nižší rizika: Zajistěte dodržování interních pravidel a externích předpisů a omezte právní a finanční rizika spojená s jejich porušováním.
• Lepší výsledky vyjednávání: Získejte přehled o průběhu vyjednávání a poskytněte týmům data, která jim pomohou dosáhnout výhodnějších podmínek.
• Větší přehled a kontrola: Získejte jasnější přehled o celém portfoliu smluv i výkonnosti procesu. Budete tak moci řídit práci s předstihem a rozhodovat se na základě dat.

Jak začít zlepšovat správu smluv

Zlepšování správy smluv pomocí process mining v SAP Ariba Contracts je dostupnější, než se může zdát. Analýzou dat z vašeho stávajícího systému rychle získáte poznatky, podle kterých můžete jednat, aniž byste museli provádět rozsáhlou ruční práci. Ukážeme vám, jak postupovat a jak zlepšit správu smluv i zkrátit dobu jejich vyřízení. Využijte data k tomu, abyste ze svých smluv získali více a zefektivnili provoz. Zjistěte, jak můžete začít optimalizovat životní cyklus smluv.