> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > SAP Ariba Contracts

Verbeter het contractbeheer

6 stappen om contracten efficiënter te beheren.
Verbeter het contractbeheer
Contractbeheer
SAP Ariba Contracts

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter contractbeheer in SAP Ariba Contracts

Met ons platform zie je waar tijd verloren gaat en waar bottlenecks zitten in het contractbeheer. Breng vertragingen in goedkeuringen en problemen met compliance in kaart. Gebruik de inzichten om de contractlevenscyclus te verbeteren, onderhandelingen beter aan te pakken en risico’s te beperken. Zo kunnen contracten sneller worden afgerond en verbetert de bedrijfsvoering.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom contractbeheer in SAP Ariba Contracts verbeteren?

Goed contractbeheer is belangrijk voor elke organisatie. Het vormt de basis voor zakelijke relaties en financiële stabiliteit. SAP Ariba Contracts biedt hulpmiddelen voor contractbeheer, maar in de praktijk kan het proces ingewikkeld zijn en tot flinke inefficiëntie leiden. Lange contractdoorlooptijden, gemiste complianceverplichtingen en ondoorzichtige onderhandelingen kunnen de omzetverantwoording beïnvloeden, de bedrijfskosten verhogen en onnodige risico’s opleveren. Het contractbeheerproces verbeteren gaat niet alleen om het invoeren van een systeem. Het gaat erom dat elk contract efficiënt wordt afgehandeld, vanaf de aanvraag tot en met de ondertekening en daarna, zodat je belangen beschermd blijven en contracten waarde opleveren.

Inefficiëntie blijkt bijvoorbeeld uit contracten die blijven hangen bij een beoordeling, langdurige onderhandelingen of wisselende goedkeuringsworkflows. Als je deze problemen niet aanpakt, kunnen ze leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, moeizame relaties met leveranciers of klanten en een reactieve in plaats van proactieve aanpak van contractuele verplichtingen. Door het proces te verbeteren, kun je deals sneller sluiten, compliance versterken en ervoor zorgen dat contractvoorwaarden consequent worden nageleefd.

Hoe process mining de prestaties van SAP Ariba Contracts verbetert

Process mining laat op basis van data zien hoe het contractbeheerproces in SAP Ariba Contracts werkelijk verloopt. In tegenstelling tot traditionele methoden, die uitgaan van aannames of handmatige audits, gebruikt process mining eventdata rechtstreeks uit je SAP Ariba Contracts-systeem. De analyse van de digitale sporen van elke Contract-ID brengt het volledige verloop van elk contract in kaart, van 'Contract Request Initiated' tot 'Contract Executed/Signed' en de daaropvolgende fasen. Zo zie je objectief hoe het werk daadwerkelijk verloopt, niet alleen hoe het volgens de afspraken zou moeten gaan.

Deze weergave omvat het hele contractbeheerproces, van de eerste aanvraag tot en met de onderhandeling, ondertekening en activiteiten daarna. Je kunt contractdoorlooptijden analyseren, bottlenecks in beoordelings- en goedkeuringsworkflows opsporen en de naleving van contractuele verplichtingen volgen. Door de hele levenscyclus van elk contract te volgen, kunnen organisaties hun onderhandelingsstrategie verbeteren, juridische risico’s beperken en contracten op tijd verlengen of beëindigen. Dat draagt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en betere governance. Je ziet precies waar vertragingen ontstaan, wie betrokken is bij bottlenecks en hoe verschillen in het proces de totale doorlooptijd beïnvloeden. Zo kun je de doorlooptijd van contractbeheer verkorten.

Belangrijke verbeterpunten voor contractbeheer

Process mining voor contractbeheer in SAP Ariba Contracts brengt vaak een aantal mogelijkheden voor verbetering aan het licht:

  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Spoor specifieke goedkeuringsstappen of medewerkers op die herhaaldelijk voor vertraging zorgen en de contractdoorlooptijd verlengen. Pas daarna de routeringsregels of escalatieroutes aan.
  • Onderhandelingsrondes verkorten: Breng fasen in kaart waarin contracten vaak opnieuw worden aangepast of ingediend. Dat kan wijzen op problemen met de eerste versie, onduidelijke voorwaarden of de onderhandelingsstrategie.
  • Compliance en risicobeheer verbeteren: Breng afwijkingen van standaardprocedures in beeld en controleer of alle vereiste interne en juridische beoordelingen zijn uitgevoerd en vastgelegd.
  • Contracten opstellen en beoordelen verbeteren: Bekijk hoeveel tijd de activiteiten 'Contract Drafted', 'Internal Review Performed' en 'Legal Review Conducted' kosten. Zo ontdek je waar templates, training of de inzet van medewerkers verbetering vragen.
  • Beheer na ondertekening verbeteren: Volg hoe efficiënt de activiteiten 'Obligations Monitored', 'Compliance Review Performed' en 'Contract Renewed' verlopen. Zo kun je de levenscyclus van contracten proactief beheren.

Verwachte resultaten van procesverbetering

Met process mining voor SAP Ariba Contracts kun je meetbare verbeteringen in het contractbeheer verwachten. Denk aan:

  • Kortere contractdoorlooptijden: Verkort de tijd tussen de contractaanvraag en ondertekening aanzienlijk. Zo komt omzet sneller beschikbaar of bespaar je kosten.
  • Lagere bedrijfskosten: Besteed minder personele en financiële middelen aan contractbeheer door efficiënter te werken en mogelijkheden voor automatisering te vinden.
  • Betere compliance en minder risico: Zorg dat interne beleidsregels en externe voorschriften worden nageleefd. Zo beperk je juridische en financiële risico’s van niet-naleving.
  • Betere onderhandelingsresultaten: Krijg inzicht in onderhandelingspatronen, zodat teams met data betere voorwaarden kunnen bereiken.
  • Meer inzicht en controle: Krijg een duidelijker beeld van de contractportefeuille en de procesprestaties. Zo kun je proactief beheren en beter onderbouwde strategische beslissingen nemen.

Aan de slag met beter contractbeheer

Je contractbeheerproces met process mining in SAP Ariba Contracts verbeteren is eenvoudiger dan je misschien denkt. Door bestaande systeemdata te analyseren, krijg je snel bruikbare inzichten zonder veel handmatig werk. Met onze begeleiding zie je hoe je contractbeheer kunt verbeteren en de doorlooptijd kunt verkorten. Gebruik data om meer uit contracten te halen en de bedrijfsvoering te verbeteren. Bekijk hoe je vandaag kunt beginnen met het verbeteren van de levenscyclus van contracten.

Contractbeheer Levenscyclus van contracten Juridische compliance Inkoopcontracten Onderhandelingsstrategie Contractgoedkeuringen Risicobeperking Juridische afdeling Inkoop Contractverlengingen CLM Contractlevenscyclusbeheer Juridische bedrijfsvoering Contractautomatisering

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Goedkeuringsworkflows voor contracten in SAP Ariba Contracts duren vaak lang. Daardoor worden deadlines gemist en loopt de bedrijfsvoering vertraging op. Dit heeft gevolgen voor de omzetverantwoording en de relaties met leveranciers, en zorgt voor frustratie bij iedereen die bij contractbeheer betrokken is. ProcessMind analyseert event logs om bottlenecks precies op te sporen en te laten zien waarom goedkeuringen lang duren. Zo wordt duidelijk welke stappen of medewerkers voor vertraging zorgen. Met deze inzichten kun je workflows verbeteren, doorlooptijden verkorten en contractbeheer efficiënter maken.

Afwijkingen van de standaardwerkwijze voor contractuitvoering kunnen leiden tot complianceproblemen en juridische risico’s. Zonder goed zicht op het proces is het lastig om te controleren of elk contract de afgesproken stappen in SAP Ariba Contracts volgt. Dat kan leiden tot boetes en reputatieschade. ProcessMind brengt de werkelijke contractroutes in kaart en vergelijkt ze met vooraf vastgelegde workflows die aan de compliancevereisten voldoen. Zo zie je alle afwijkingen, overgeslagen stappen en onbevoegde handelingen. Daarmee kun je compliance bewaken, proceshiaten aanpakken en juridische risico’s in het contractbeheer beperken.

Als je belangrijke contractuele verplichtingen, zoals verlengings- of beëindigingsdatums, niet bijhoudt en er niet op tijd naar handelt, kunnen contracten automatisch onder ongunstige voorwaarden worden verlengd of loop je kansen mis. Dit gebrek aan overzicht in contractbeheer tast de winstgevendheid aan en stelt de organisatie bloot aan onnodige financiële of operationele risico’s. ProcessMind geeft een compleet overzicht van de activiteiten voor het bewaken van verplichtingen en de bijbehorende termijnen, gekoppeld aan de vervaldatums van contracten. Zo kun je contractlevenscycli proactief beheren, op tijd handelen en kostbare vergissingen voorkomen in SAP Ariba Contracts.

Verschillen in onderhandelingsstrategieën en -stappen tussen contracten leiden tot onvoorspelbare uitkomsten, langere onderhandelingsfasen en minder gunstige contractvoorwaarden. Door dit gebrek aan standaardisatie in contractbeheer kunnen inkomsten verloren gaan en de operationele kosten binnen SAP Ariba Contracts oplopen. ProcessMind brengt alle onderhandelingsroutes in beeld en laat veelvoorkomende afwijkingen, overmatige rondes met tekstwijzigingen en onverwachte lussen zien. Met dit inzicht kun je best practices standaardiseren, onderhandelingsstrategieën verbeteren en contracten sneller afronden.

De juridische beoordeling is een belangrijk, maar vaak tijdrovend onderdeel van contractbeheer. Deze fase wordt regelmatig een bottleneck die de afronding van contracten vertraagt. Aanhoudende vertragingen in SAP Ariba Contracts beperken de wendbaarheid van de organisatie en kunnen de relatie met contractpartijen onder druk zetten. ProcessMind analyseert hoe lang juridische beoordelingen duren en hoe vaak ze voorkomen. Zo zie je welke fasen of contracttypen voor vertraging zorgen. Met deze inzichten kun je het beoordelingsproces verbeteren, wachttijden verkorten en contracten sneller afronden.

Regelmatige herzieningen, nieuwe concepten en meerdere interne beoordelingsrondes kosten veel tijd en geld bij het afronden van contracten. Deze inefficiëntie in contractbeheer verlengt de doorlooptijden en vraagt binnen SAP Ariba Contracts om bronnen die je elders beter kunt inzetten. ProcessMind brengt de oorzaken van herstelwerk in beeld door revisies bij te houden. Denk aan onduidelijke eerste concepten, uiteenlopende juridische feedback of gebrekkige communicatie. Zo kun je verbeteringen doorvoeren die herhaald werk beperken en de contractafhandeling versnellen.

Zonder realtime inzicht in de fase waarin elk contract zich bevindt, is het voor betrokkenen lastig om termijnen te voorspellen, werk te prioriteren en mogelijke vertragingen op tijd aan te pakken. Dit gebrek aan transparantie in SAP Ariba Contracts belemmert goed contractbeheer en een doordachte planning. ProcessMind laat het volledige verloop van elk contract zien, van aanvraag tot afronding en daarna, inclusief de actuele status en voortgang. Zo beschikken betrokkenen over concrete inzichten om de contractportefeuille goed te beheren.

Als juridische of andere beoordelaars overbelast zijn, of beoordelingstaken ongelijk verdeeld worden, ontstaan achterstanden en loopt de contractafhandeling vertraging op. Inefficiënt gebruik van capaciteit in contractbeheer heeft direct gevolgen voor de operationele efficiëntie en verhoogt de kosten binnen SAP Ariba Contracts. ProcessMind analyseert de verdeling van het werk en brengt bottlenecks in beeld die samenhangen met specifieke personen of afdelingen die contracten beoordelen. Zo kun je op basis van data de capaciteit anders verdelen, de doorvoer verbeteren en vertragingen beperken.

Als interne afspraken over de doorlooptijd van contractbeoordelingen en goedkeuringen niet worden nagekomen, leidt dat tot ontevredenheid binnen de organisatie en vertraging bij belangrijke contracten. Dit kan het vertrouwen van betrokkenen schaden en leiden tot boetes of gemiste kansen. ProcessMind vergelijkt de werkelijke beoordelingstijden met de afgesproken SLA’s voor elke activiteit in het contractbeheerproces van SAP Ariba Contracts. Zo zie je waar SLA’s structureel niet worden gehaald, kun je de oorzaken achterhalen en maatregelen nemen.

Aanhoudende vertragingen bij het afronden van contracten hebben vaak complexe, onderling samenhangende oorzaken. Zonder grondige procesanalyse zijn die lastig te achterhalen. Deze onzekerheid bemoeilijkt de planning en maakt het moeilijk om contractbeheer in SAP Ariba Contracts gericht te verbeteren. ProcessMind kijkt verder dan de zichtbare symptomen en laat zien welke gebeurtenissen en afhankelijkheden vertraging veroorzaken, zoals specifieke activiteiten of overdrachten. Zo krijg je helder inzicht in de onderliggende inefficiënties en kun je die gericht aanpakken.

Hiaten in het contractbeheerproces, zoals niet-goedgekeurde afwijkingen of een onvolledig auditspoor, vergroten juridische risico’s en compliance-risico’s aanzienlijk. Zonder een betrouwbare manier om deze problemen op te sporen en te voorkomen, lopen organisaties risico op boetes, rechtszaken en reputatieschade. ProcessMind reconstrueert het volledige auditspoor van elk contract en toont alle activiteiten en de volgorde ervan. Dat zorgt voor transparantie en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo kun je compliance-risico’s vroegtijdig opsporen en beperken en de governance binnen SAP Ariba Contracts versterken.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringsrondes bij contractbeheer vertragen vaak de start van projecten en leiden tot gemiste inkomsten. Met dit doel gaan contracten sneller door de beoordelings- en goedkeuringsfasen. Dat maakt de organisatie wendbaarder en versnelt het moment waarop investeringen waarde opleveren. ProcessMind brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflows van SAP Ariba Contracts in beeld en laat zien welke fasen of gebruikers vertraging veroorzaken. Met inzichten op basis van data kun je routering verbeteren, bepaalde goedkeuringen automatiseren en het effect van wijzigingen op de doorlooptijd meten. Zo kun je de doorlooptijd met 20 tot 40% verkorten.

Als contracten niet volgens de regels worden uitgevoerd, lopen organisaties aanzienlijke juridische en financiële risico’s. Dit doel is erop gericht dat elk contract in SAP Ariba Contracts voldoet aan vooraf vastgelegde juridische en interne beleidsregels. Zo bescherm je de organisatie tegen mogelijke boetes en reputatieschade. ProcessMind spoort automatisch afwijkingen van goedgekeurde routes op en laat zien wanneer stappen in het contractbeheerproces worden overgeslagen. Je kunt de naleving van beleidsregels continu bewaken en meldingen ontvangen waarop je actie kunt ondernemen. Zo werk je toe naar 100% naleving van de vastgelegde regels.

Als je contractuele verplichtingen of verlengingsdatums mist, kan dat leiden tot boetes, gemiste inkomsten of ongewenste automatische verlengingen. Met dit doel beheer je verplichtingen, mijlpalen en belangrijke datums in SAP Ariba Contracts proactief. Zo verbeter je de naleving en haal je meer waarde uit contracten. ProcessMind geeft inzicht in de tijdlijn van gebeurtenissen voor elk contract, zodat je alle activiteiten rond verplichtingen kunt volgen. Het systeem brengt patronen in beeld die tot gemiste deadlines leiden en ondersteunt proactieve herinneringen en automatische meldingen. Zo kun je de naleving met 15 tot 25% verbeteren.

Inconsistente onderhandelingsprocessen kunnen leiden tot minder gunstige voorwaarden, grotere juridische risico’s en wisselende contractkwaliteit. Met een gestandaardiseerd proces volgen alle onderhandelingen binnen contractbeheer dezelfde best practices. Dat leidt tot gunstigere voorwaarden en voorspelbaardere uitkomsten. ProcessMind brengt de werkelijke onderhandelingsroutes in SAP Ariba Contracts in kaart en vergelijkt ze met ideale modellen. Zo zie je verschillen en inefficiënties. Je kunt afwijkingen van best practices aanpakken en gestandaardiseerde workflows en templates invoeren. Daarmee kun je onderhandelingsrondes met 10 tot 20% verkorten.

Contracten die bij de juridische beoordeling blijven liggen, zorgen voor bottlenecks en verlengen de totale doorlooptijd. Door de doorvoer te verhogen, kunnen juridische teams contracten efficiënter beoordelen en goedkeuren zonder in te leveren op kwaliteit. Zo kan de bedrijfsvoering sneller verder. ProcessMind laat precies zien hoe lang de juridische beoordeling duurt en waar wachtrijen ontstaan in SAP Ariba Contracts. Zo worden specifieke knelpunten en capaciteitsproblemen zichtbaar. Je kunt de werkverdeling verbeteren en beoordelingsstappen vereenvoudigen. Daarmee kun je de beoordelingstijd mogelijk met 10 tot 30% verkorten.

Veel herstelwerk en herzieningen kosten tijd en bronnen, vertragen de afronding van contracten en verhogen de operationele kosten. Met dit doel beperk je het aantal contracten dat ingrijpend moet worden aangepast, zodat concepten vaker meteen goed zijn. ProcessMind brengt het volledige verloop van contracten in SAP Ariba Contracts in beeld en laat lussen en herhaalde activiteiten zien die met herstelwerk samenhangen. Het systeem achterhaalt de oorzaken van herzieningen, zoals onduidelijke eisen of inconsistente templates. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en herstelwerk met 15 tot 25% verminderen.

Als je weinig zicht hebt op de contractlevenscyclus, is het lastig om de voortgang te volgen, vertragingen te voorzien en de efficiëntie te beoordelen. Met dit doel krijgen betrokkenen realtime inzicht in elke fase van het contractbeheer, van aanvraag tot afronding. ProcessMind geeft de volledige route van elk contract in SAP Ariba Contracts grafisch weer, zodat complexe processtromen begrijpelijk worden. Je kunt de contractstatus realtime volgen en zien waar contracten vastlopen. Dat verbetert de communicatie en helpt betrokkenen betere beslissingen te nemen.

Als beoordelingscapaciteit niet efficiënt wordt verdeeld, kunnen teams overbelast raken, uitgeput raken en onnodige vertraging oplopen. Dit doel richt zich op een goede verdeling van beoordelingstaken binnen contractbeheer, zodat teams productief werken en minder tijd ongebruikt blijft. ProcessMind analyseert het gebruik van capaciteit bij alle beoordelingsactiviteiten in SAP Ariba Contracts en brengt onevenwichtigheden en bottlenecks door capaciteitsgebrek in beeld. Je krijgt inzicht in hoe je werk anders kunt verdelen en teams beter kunt indelen. Zo kun je de efficiëntie van de beschikbare capaciteit mogelijk met 10 tot 20% verhogen.

Als interne Service Level Agreement (SLA)-doelen voor beoordelingen niet worden gehaald, kunnen interne opdrachtgevers ontevreden raken en projecten vertraging oplopen. Met dit doel rond je alle contractbeoordelingen binnen de afgesproken termijnen af. ProcessMind bewaakt continu hoelang elke beoordelingsactiviteit duurt en vergelijkt dat met de vastgelegde SLA-grenzen in SAP Ariba Contracts. Het systeem waarschuwt proactief voor dreigende of daadwerkelijke SLA-overschrijdingen en laat zien welke processtappen of verantwoordelijken daarbij betrokken zijn. Zo kun je de SLA’s in meer dan 95% van de gevallen naleven.

Als de oorzaken van contractvertragingen onbekend blijven, is het lastig om problemen op te lossen en processen continu te verbeteren. Met dit doel achterhaal je precies welke factoren het contractbeheerproces vertragen, zodat je gericht maatregelen kunt nemen. ProcessMind gebruikt geavanceerde analysemogelijkheden om procesvariaties te onderzoeken en de gebeurtenissen, bronnen of omstandigheden te vinden die vertraging veroorzaken in SAP Ariba Contracts. Het systeem berekent het effect van elke oorzaak. Zo kun je op basis van data problemen oplossen en vertragingen met 20 tot 30% verminderen.

Als je niet voldoet aan wettelijke eisen of intern beleid, loop je juridische risico’s en compliance-risico’s. Met dit doel spoor je mogelijke risico’s in het hele contractbeheerproces proactief op en beperk je ze. Zo versterk je de governance. ProcessMind geeft een compleet overzicht van de werkelijke procesuitvoering in SAP Ariba Contracts en vergelijkt die met vastgelegde compliancemodellen. Zo worden patronen zichtbaar die niet aan de regels voldoen. Het systeem biedt doorlopende bewaking en auditsporen, waardoor je risico’s aanzienlijk kunt beperken en de corporate governance kunt verbeteren.

Het verbetertraject in 6 stappen voor contractbeheer

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Bewaak het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf gedefinieerde Excel-template voor contractbeheergegevens. De template heeft de juiste structuur voor je SAP Ariba Contracts-informatie.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin verloopt de analyse nauwkeurig en efficiënt. Ook kost de voorbereiding van de data aanzienlijk minder tijd.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaar is voor de contractbeheergegevens uit SAP Ariba.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek wat er in SAP Ariba gebeurt met contractbeheer

ProcessMind laat zien hoe contractbeheer in de praktijk verloopt, met een visueel overzicht van elke stap. Vind inefficiënties en mogelijkheden om contracten sneller af te handelen en aan compliance-eisen te voldoen.
  • Breng de contractlevenscyclus in SAP Ariba in kaart
  • Vind bottlenecks in goedkeuringen
  • Verbeter onderhandelingen en compliance
  • Verkort de contractdoorlooptijd en beperk risico’s
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met contractbeheer

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties behalen door hun contractbeheerprocessen te verbeteren. Met inzichten uit process mining op basis van SAP Ariba Contracts-data kunnen bedrijven inefficiënties opsporen en gerichte verbeteringen doorvoeren.

0 % faster
Snellere contractgoedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Process mining brengt bottlenecks in de goedkeuringsworkflow in beeld, waardoor contracten aanzienlijk sneller kunnen worden goedgekeurd. Zo kan de bedrijfsvoering sneller verder en worden inkomsten eerder verwerkt.
0 % increase
Betere naleving

Meer contracten volgen de regels

Door werkelijke processtromen in beeld te brengen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat contracten voldoen aan intern beleid en externe regelgeving. Zo beperk je juridische en financiële risico’s, bouw je vertrouwen op en voorkom je boetes.
0 % reduction
Minder herstelwerk aan contracten

Minder herzieningen van contracten

Process mining brengt de oorzaken van herstelwerk aan contracten en herhaalde onderhandelingsrondes in beeld. Zo kun je processen standaardiseren en eerste concepten duidelijker maken. Dat bespaart juridische en zakelijke teams veel tijd en bronnen.
0 days less
Snellere juridische beoordeling

Kortere doorlooptijd van juridische beoordelingen

Als je bottlenecks bij de juridische beoordeling opspoort en aanpakt, kunnen contracten sneller door het proces. Dat verhoogt de doorvoer en geeft juridische teams meer ruimte voor werk dat meer waarde oplevert.
0 % improvement
Verplichtingen beter nakomen

Belangrijke verplichtingen vaker nakomen

Process mining helpt ervoor te zorgen dat alle contractuele verplichtingen, zoals verlengingen en compliancecontroles, op tijd worden nagekomen. Met proactief beheer voorkom je gemiste afspraken en versterk je de governance rond contracten.

De resultaten verschillen per organisatie, afhankelijk van de context, de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die vaak worden gezien bij verschillende implementaties voor contractbeheer.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en voeg meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke contractworkspace. Deze dient als primaire case-ID.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om het volledige verloop van een contract te volgen. Hiermee kun je analyses per case uitvoeren en de processtroom visualiseren.

De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de processtroom visualiseren en bottlenecks en herstelwerk opsporen.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden en wachttijden, te berekenen en procesgebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks op te sporen en de efficiëntie van de inzet van mensen en middelen te meten.

De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft inzicht in de verdeling van het werk en de prestaties van gebruikers. Zo kun je de inzet van mensen en middelen beheren en de efficiëntie analyseren.

De bedrijfsafdeling die het contract heeft aangevraagd of beheert.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces per bedrijfsgebied uitsplitsen en bottlenecks en prestatieverschillen per afdeling opsporen.

De totale geldwaarde van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut maakt de financiële impact van contracten meetbaar. Zo kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteiten bepalen en bedrijfsprestaties volgen.

De indeling van het contract, bijvoorbeeld MSA, NDA of SOW.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de analyse uitsplitsen en zien hoe verschillende contracttypen de processtroom, complexiteit en doorlooptijd beïnvloeden.

Het toegewezen lid van het juridische team dat verantwoordelijk is voor de beoordeling van het contract.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de fase van de juridische beoordeling gedetailleerd analyseren, de werkdruk van het juridische team beheren, bottlenecks opsporen en de efficiëntie verbeteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van het contractbeheerproces. In SAP Ariba wordt een contractworkspace aangemaakt als centrale plek voor alle documenten, taken en communicatie rond een specifiek contract.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het end-to-endproces. De tijd tussen deze activiteit en de uitvoering is belangrijk om de totale duur van de contractlevenscyclus te meten.

Dit geeft aan dat het contract formeel ter beoordeling is voorgelegd aan de juridische afdeling. Vaak is dit een aparte, verplichte taak in de totale goedkeuringsworkflow.

Waarom dit belangrijk is

De juridische beoordeling is vaak een belangrijke bottleneck. De duur ervan meten is belangrijk voor de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd van juridische beoordelingen’ en voor een betere verdeling van de juridische capaciteit.

Dit markeert dat alle vereiste interne goedkeuringstaken voor het contract zijn afgerond. Het contract is dan klaar voor de definitieve ondertekening, zodra de contractpartij akkoord is.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal vóór de uitvoering. De tijd tussen deze gebeurtenis en de definitieve uitvoering laat zien of er vertraging ontstaat bij het verkrijgen van externe handtekeningen of het afronden van het document.

De formele ondertekening van het contract, nadat alle vereiste handtekeningen zijn gezet. Het contract verandert hiermee van een document dat nog in behandeling is in een juridisch bindende overeenkomst.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt voor succes in het proces tot aan de ondertekening. Het is essentieel voor de berekening van de ‘End-to-End Contract Cycle Time’ en de ‘Average Contract Approval Cycle Time’.

Dit is het moment waarop een ondertekend contract actief wordt en de verplichtingen van kracht worden. Dit gebeurt vaak na een statuswijziging na de ondertekening, soms op een vastgestelde ingangsdatum.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de beheerfase na ondertekening. Het is het startpunt voor het bewaken van verplichtingen en belangrijk voor de KPI ‘Obligation Adherence Rate’.

Dit is de laatste activiteit, waarbij het contract formeel in het systeem wordt gesloten. Dit kan gebeuren na afloop, beëindiging of nadat alle verplichtingen zijn nagekomen.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het definitieve einde van de levenscyclus van het contract. Het is een belangrijk eindpunt voor het meten van de volledige looptijd en om te controleren of het contract correct wordt afgesloten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining reconstrueert automatisch de werkelijke contractworkflows op basis van event logs in SAP Ariba. Het brengt bottlenecks in beeld, spoort afwijkingen van standaardprocedures op en laat zien waardoor goedkeuringsrondes lang duren of regels niet worden nageleefd. Zo kun je inefficiënties achterhalen en gerichte verbeteringen doorvoeren.

Voor process mining van contractbeheer heb je vooral data uit event logs nodig. Meestal gaat het om het contract-ID als case-ID, activiteitsnamen, timestamps van elke activiteit en de gebruiker of rol die de activiteit uitvoert. Extra attributen, zoals contracttype, waarde of status, kunnen meer inzicht geven.

Data-extractie uit SAP Ariba Contracts verloopt vaak via de rapportagemogelijkheden, API’s of datawarehousingoplossingen van het systeem. Meestal exporteer je transactielogs, auditsporen of specifieke contractgebeurtenissen. Je SAP Ariba-beheerder of een integratiespecialist kan helpen de data efficiënt en nauwkeurig op te halen.

Je kunt de doorlooptijd van contractgoedkeuringen aanzienlijk verkorten, compliance-afspraken beter naleven en meer zicht krijgen op de contractlevenscyclus. Process mining helpt herstelwerk aan contracten te beperken, juridische beoordelingen te versnellen en de capaciteit voor beoordelingen beter te verdelen. Uiteindelijk leidt dit tot minder juridische risico’s en compliance-risico’s en een efficiënter contractbeheer.

Nee. Process mining gaat verder dan traditionele rapportages en brengt de werkelijke end-to-endroute van contracten in beeld, inclusief afwijkingen en variaties. Rapportages laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt ook duidelijk waarom het gebeurde en waar processen anders lopen dan verwacht. Zo krijg je een beter analytisch beeld van de procesuitvoering.

De eerste inrichting, waaronder data-extractie en het configureren van het model, kan enkele weken duren. Dat hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra het model klaar is, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten genereren. Doorlopende analyse levert daarna steeds nieuwe aanbevelingen voor verbetering op.

Ja. Process mining is geschikt om onderliggende oorzaken van vertragingen op te sporen. Door werkelijke procesroutes in beeld te brengen, zie je bij welke activiteiten, goedkeuringsstappen of overdrachten contracten vaak vastlopen. Zo kun je op basis van data gerichte maatregelen nemen om contractprocessen efficiënter te maken.

Je hebt gespecialiseerde process mining-software nodig. De belangrijkste technische kennis betreft data-engineering voor het extraheren, transformeren en laden van data (ETL). Ook analytische vaardigheden zijn handig om proceskaarten te interpreteren en patronen te herkennen. Veel process mining-platforms hebben een gebruiksvriendelijke interface die de analyse eenvoudiger maakt.

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer. Start je proefperiode

Verkort de contractdoorlooptijd met 30% en maak SAP Ariba-processen efficiënter.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Snel ingesteld.