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Améliorez la gestion de vos contrats

Un guide en 6 étapes pour améliorer l’efficacité de la gestion des contrats.
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts

Notre plateforme met en évidence les inefficacités et les goulots d’étranglement de vos processus de gestion des contrats. Repérez les causes des retards d’approbation et les obstacles à la conformité. Les analyses obtenues vous aident à optimiser le cycle de vie des contrats, à améliorer les négociations et à réduire les risques. Vous pouvez ainsi accélérer la signature des contrats et améliorer la performance opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts ?

Une gestion efficace des contrats est essentielle à toute organisation : elle soutient les relations commerciales et contribue à la stabilité financière. SAP Ariba Contracts propose des outils adaptés, mais la gestion quotidienne des contrats reste souvent complexe et peut entraîner d’importantes pertes d’efficacité. Les délais de traitement, les obligations de conformité non respectées et le manque de visibilité sur les négociations peuvent retarder la comptabilisation des revenus, augmenter les coûts opérationnels et exposer votre organisation à des risques évitables. Comprendre et améliorer votre processus de gestion des contrats ne consiste pas seulement à adopter un système. Il s’agit de veiller à ce que chaque contrat progresse efficacement, de son lancement à sa signature et au-delà, afin de protéger vos intérêts et d’en tirer le meilleur parti.

Les difficultés peuvent se traduire par des contrats bloqués en cours d’examen, des négociations qui s’éternisent ou des flux de validation incohérents. Si elles ne sont pas résolues, elles risquent d’entraîner des pertes financières importantes, de détériorer les relations avec les fournisseurs ou les clients et de vous obliger à réagir plutôt qu’à anticiper vos obligations contractuelles. L’optimisation du processus vous aide à prendre une longueur d’avance : vous pouvez conclure les accords plus rapidement, renforcer la conformité et veiller au respect systématique des conditions contractuelles.

Comment le Process Mining améliore les performances de SAP Ariba Contracts

Le Process Mining s’appuie sur les données pour révéler les performances réelles de votre processus de gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. Contrairement aux méthodes traditionnelles fondées sur des suppositions ou des audits manuels, il utilise directement les journaux d’événements de votre système SAP Ariba Contracts. En analysant les traces numériques de chaque ID de contrat, il reconstitue le parcours complet de chaque contrat, depuis « Contract Request Initiated » jusqu’à « Contract Executed/Signed », en passant par les étapes suivantes. Vous obtenez ainsi une vue complète et objective du déroulement réel du travail, et pas seulement du processus théorique.

Cette perspective présente une vue complète du processus de gestion des contrats, depuis la demande initiale jusqu’à la négociation, à la signature et aux étapes qui suivent. Elle permet d’analyser les temps de cycle des contrats, de repérer les goulots d’étranglement dans les flux de travail d’examen et de validation, et de suivre le respect des obligations contractuelles. En suivant le cycle de vie complet de chaque contrat, les organisations peuvent améliorer leurs stratégies de négociation, réduire les risques juridiques et veiller au renouvellement ou à la résiliation des contrats dans les délais, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle et la gouvernance. Vous pouvez ainsi repérer précisément les causes des retards, les personnes impliquées dans les goulots d’étranglement et l’incidence des variantes du processus sur le temps de cycle global. Ces informations vous aident à réduire le temps de cycle de la gestion des contrats.

Principaux axes d’amélioration de votre processus de gestion des contrats

Le Process Mining appliqué à la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts met généralement en évidence plusieurs possibilités d’optimisation :

  • Simplifier les validations : Repérez les étapes ou les personnes qui entraînent régulièrement des retards et allongent les temps de cycle des contrats. Vous pourrez ensuite optimiser les règles d’acheminement ou les procédures d’escalade.
  • Accélérer les négociations : Identifiez les étapes où les contrats font l’objet de nombreuses annotations ou de renvois répétés. Cela peut révéler des problèmes de rédaction initiale, de clarté des conditions ou de stratégie de négociation.
  • Renforcer la conformité et la gestion des risques : Visualisez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard pour vérifier que tous les examens internes et juridiques requis sont réalisés et consignés.
  • Optimiser la rédaction et l’examen des contrats : Analysez le temps consacré aux activités « Contract Drafted », « Internal Review Performed » et « Legal Review Conducted » pour repérer comment améliorer les modèles, la formation ou la répartition des ressources.
  • Améliorer le suivi après signature : Suivez l’efficacité des activités « Obligations Monitored », « Compliance Review Performed » et « Contract Renewed » afin d’assurer une gestion proactive du cycle de vie des contrats.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

En utilisant le Process Mining pour SAP Ariba Contracts, vous pouvez obtenir des améliorations mesurables et significatives dans la gestion de vos contrats, notamment :

  • Réduction des temps de cycle des contrats : Réduisez sensiblement le délai entre la demande et la signature, afin d’accélérer la génération de revenus ou les économies.
  • Baisse des coûts opérationnels : Réduisez les ressources humaines et financières consacrées à la gestion des contrats en améliorant l’efficacité et en repérant les possibilités d’automatisation.
  • Meilleure conformité et réduction des risques : Veillez au respect des politiques internes et des réglementations externes afin de limiter les risques juridiques et financiers liés à la non-conformité.
  • Négociations plus avantageuses : Analysez les pratiques de négociation et donnez à vos équipes les données nécessaires pour obtenir des conditions plus favorables.
  • Plus de visibilité et de contrôle : Comprenez mieux l’ensemble de votre portefeuille de contrats et les performances du processus pour prendre des décisions stratégiques et intervenir en amont.

Commencez à améliorer la gestion de vos contrats

L’amélioration de votre processus de gestion des contrats grâce au Process Mining dans SAP Ariba Contracts est plus accessible que vous ne le pensez. L’analyse des données déjà présentes dans votre système vous permet d’obtenir rapidement des résultats utiles, sans travail manuel important. Notre accompagnement vous aide à avancer simplement et à comprendre comment améliorer la gestion des contrats et en réduire le temps de cycle. Appuyez-vous sur les données pour mieux gérer vos contrats et améliorer l’efficacité opérationnelle. Découvrez comment commencer dès aujourd’hui à optimiser leur cycle de vie.

Gestion des contrats Cycle de vie des contrats Conformité juridique Contrats d’approvisionnement Stratégie de négociation Validations des contrats Réduction des risques Service juridique Achats Renouvellements de contrats CLM Gestion du cycle de vie des contrats Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Dans SAP Ariba Contracts, les flux de travail de validation des contrats prennent souvent trop de temps, ce qui entraîne des échéances manquées et retarde les activités de l’entreprise. Cela nuit à la comptabilisation des revenus et aux relations avec les fournisseurs, et suscite la frustration des personnes impliquées dans la gestion des contrats. ProcessMind analyse les journaux d’événements pour repérer précisément les goulots d’étranglement et comprendre les causes des retards, en identifiant les étapes ou les personnes concernées. Ces analyses vous aident à simplifier les flux de travail, à réduire les temps de cycle et à améliorer l’efficacité de la gestion des contrats.

Les écarts par rapport aux processus de signature standard peuvent entraîner d’importants risques de conformité et engager la responsabilité juridique de votre organisation. Sans visibilité claire, il est difficile de vérifier que chaque contrat respecte les procédures établies dans SAP Ariba Contracts, au risque de sanctions financières et d’atteinte à la réputation. ProcessMind compare les parcours réels des contrats aux flux de travail conformes définis au préalable et met en évidence les écarts, les étapes omises et les étapes non autorisées. Vous pouvez ainsi veiller au respect des règles, corriger les lacunes du processus et réduire les risques juridiques liés à la gestion des contrats.

Le fait de ne pas suivre les obligations contractuelles importantes ni d’agir en conséquence, notamment concernant les dates de renouvellement ou de résiliation, peut entraîner le renouvellement automatique de conditions défavorables ou la perte d’occasions. Ce manque de suivi dans la gestion des contrats nuit à la rentabilité et expose l’organisation à des risques financiers ou opérationnels évitables. ProcessMind donne une vue d’ensemble des activités de suivi des obligations et de leurs échéances, en les reliant aux dates d’expiration des contrats. Nos analyses vous aident à gérer les cycles de vie des contrats de manière proactive, à agir au bon moment et à éviter des oublis coûteux dans SAP Ariba Contracts.

Les stratégies et les étapes de négociation varient d’un contrat à l’autre, ce qui entraîne des résultats imprévisibles, des négociations plus longues et des conditions contractuelles sous-optimales. Dans SAP Ariba Contracts, l’absence de pratiques uniformes en gestion des contrats peut se traduire par une perte de revenus et une hausse des coûts opérationnels. ProcessMind visualise les différents parcours de négociation et met en évidence les écarts récurrents, les cycles de révision excessifs et les boucles inattendues. En comprenant ces variations, vous pouvez définir des pratiques communes, optimiser vos stratégies de négociation et conclure les contrats plus rapidement.

L’examen juridique est une étape essentielle de la gestion des contrats, mais il prend souvent beaucoup de temps et devient un goulot d’étranglement qui retarde la conclusion des contrats. Dans SAP Ariba Contracts, ces retards récurrents nuisent à la réactivité de l’entreprise et peuvent mettre à mal les relations avec les contreparties en raison de délais d’attente prolongés. ProcessMind analyse la durée et la fréquence des activités d’examen juridique afin de repérer les étapes ou les types de contrats à l’origine des blocages. Ces analyses vous aident à optimiser les examens juridiques, à réduire les temps d’attente et à conclure les contrats plus rapidement.

Les révisions fréquentes, les nouvelles rédactions et les multiples cycles d’examen interne augmentent considérablement le travail et les coûts nécessaires à la finalisation des contrats. Dans SAP Ariba Contracts, cette inefficacité de la gestion des contrats allonge les temps de cycle et mobilise des ressources qui pourraient être affectées à d’autres tâches. En suivant les activités de révision, ProcessMind repère les causes des reprises, comme des premières versions imprécises, des avis juridiques incohérents ou des lacunes dans la communication. Vous pouvez ainsi apporter des améliorations pour limiter les retouches et accélérer le traitement des contrats.

Sans vision claire et à jour de l’étape à laquelle se trouve chaque contrat, les parties prenantes ont du mal à prévoir les délais, à hiérarchiser les tâches et à anticiper les retards. Dans SAP Ariba Contracts, ce manque de transparence complique la gestion des contrats et la planification stratégique. ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le parcours de chaque contrat, de la demande à la conclusion, et au-delà, en affichant son statut et son avancement. Les parties prenantes disposent ainsi d’analyses concrètes pour gérer efficacement leur portefeuille de contrats.

Des équipes juridiques ou des services surchargés, ou une répartition inégale des tâches d’examen, peuvent entraîner des retards et prolonger le traitement des contrats. Dans SAP Ariba Contracts, une utilisation sous-optimale des ressources nuit directement à l’efficacité opérationnelle et augmente les coûts de gestion des contrats. ProcessMind analyse la répartition de la charge de travail et repère les goulots d’étranglement liés à certaines personnes ou à certains services participant à l’examen des contrats. Vous pouvez ainsi rééquilibrer les ressources en vous appuyant sur les données, améliorer le débit de traitement et réduire les retards.

Le non-respect des accords de niveau de service internes pour l’examen et l’approbation des contrats entraîne l’insatisfaction des équipes et des retards dans le traitement des contrats importants. Il peut aussi éroder la confiance des parties prenantes et entraîner des pénalités ou des occasions manquées. ProcessMind compare les durées réelles d’examen aux SLA définis pour chaque activité du processus de gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. Nos analyses mettent en évidence les manquements récurrents aux SLA, afin que vous puissiez en déterminer les causes et prendre des mesures correctives.

Les retards persistants dans la conclusion des contrats ont souvent des causes complexes et interdépendantes, difficiles à cerner sans analyser le processus en détail. Cette incertitude complique la planification et empêche de trouver des solutions efficaces pour améliorer la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. ProcessMind va au-delà des symptômes apparents : la plateforme reconstitue la séquence réelle des événements et les dépendances à l’origine des retards, et repère les activités ou les transferts de responsabilité concernés. Ces analyses vous donnent les éléments nécessaires pour corriger efficacement les inefficacités du processus.

Les lacunes dans le processus de gestion des contrats, comme les dérogations non approuvées ou les pistes d’audit incomplètes, augmentent considérablement les risques juridiques et de conformité. Sans mécanisme fiable pour détecter et prévenir ces problèmes, les organisations s’exposent à des amendes, des litiges et une atteinte à leur réputation. ProcessMind reconstitue la piste d’audit complète de chaque contrat et révèle toutes les activités ainsi que leur ordre, pour garantir transparence et responsabilité. Vous pouvez ainsi repérer et atténuer les risques de non-conformité en amont et renforcer la gouvernance dans SAP Ariba Contracts.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Dans la gestion des contrats, les cycles d’approbation longs retardent souvent le lancement des projets et font perdre des occasions de revenus. En réduisant ces délais, les contrats passent plus vite par les étapes d’examen et d’approbation, ce qui améliore la réactivité de l’entreprise et accélère l’obtention de résultats. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les flux d’approbation de SAP Ariba Contracts et identifie les étapes ou les utilisateurs à l’origine des retards. La plateforme fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser le routage, automatiser certaines approbations et mesurer l’effet des changements sur le temps de cycle. Les réductions peuvent atteindre 20 à 40 %.

Les parcours de conclusion non conformes exposent les organisations à des risques juridiques et financiers importants. Cet objectif consiste à veiller à ce que chaque contrat dans SAP Ariba Contracts respecte les politiques juridiques et internes définies, afin de protéger l’entreprise contre d’éventuelles pénalités et atteintes à sa réputation. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux parcours conformes établis et signale chaque fois que le processus de gestion des contrats omet une étape importante. La plateforme permet de surveiller en continu le respect des politiques et d’envoyer des alertes concrètes, pour vous aider à atteindre une conformité totale avec les règles définies.

L’oubli d’obligations contractuelles ou de dates de renouvellement peut entraîner des pénalités, une perte de revenus ou des renouvellements automatiques indésirables. Cet objectif vise à assurer le suivi proactif de toutes les obligations, échéances et dates importantes dans SAP Ariba Contracts, afin de renforcer la conformité et de tirer le meilleur parti des contrats. ProcessMind offre une visibilité complète sur la chronologie des événements de chaque contrat et permet de suivre toutes les activités liées aux obligations. La plateforme repère les schémas qui conduisent au non-respect des échéances et permet de mettre en place des rappels proactifs et des alertes automatiques, pour améliorer le respect des obligations de 15 à 25 %.

Des processus de négociation incohérents peuvent aboutir à des conditions sous-optimales, à des risques juridiques accrus et à une qualité variable des contrats. En uniformisant le processus, vous veillez à ce que toutes les négociations suivent les bonnes pratiques de gestion des contrats, pour obtenir des conditions plus favorables et des résultats prévisibles. ProcessMind cartographie les parcours de négociation réels dans SAP Ariba Contracts et les compare aux modèles souhaités afin de repérer les variations et les inefficacités. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux bonnes pratiques et vous aide à mettre en place des flux de travail et des modèles uniformes, pour réduire les cycles de négociation de 10 à 20 %.

Les contrats souvent bloqués lors de l’examen juridique créent d’importants goulots d’étranglement et allongent les temps de cycle. Accélérer le traitement permet aux équipes juridiques d’examiner et d’approuver les contrats plus efficacement, sans compromettre la qualité, et de faire avancer les activités de l’entreprise. ProcessMind mesure précisément les durées et les files d’attente pendant l’examen juridique dans SAP Ariba Contracts, et repère les points de blocage ainsi que les contraintes de ressources. La plateforme vous aide à mieux répartir la charge de travail et à simplifier les étapes d’examen, avec une réduction possible de 10 à 30 % des délais d’examen juridique.

Les reprises et les nouvelles rédactions fréquentes mobilisent du temps et des ressources, retardent la finalisation des contrats et augmentent les coûts opérationnels. Cet objectif vise à réduire le nombre de contrats nécessitant des révisions importantes, afin d’obtenir davantage de premières versions correctes. ProcessMind visualise l’ensemble du parcours d’un contrat dans SAP Ariba Contracts et révèle les boucles et les activités répétées liées aux reprises. La plateforme repère les causes des nouvelles rédactions, comme des exigences imprécises ou des modèles incohérents, pour vous permettre d’apporter des améliorations ciblées et de réduire les reprises de 15 à 25 %.

Le manque de visibilité sur le cycle de vie des contrats complique le suivi de l’avancement, l’anticipation des retards et l’évaluation de l’efficacité globale. Cet objectif consiste à donner aux parties prenantes une vision claire et à jour de chaque étape de la gestion des contrats, de la demande à la conclusion. ProcessMind fournit une représentation graphique de bout en bout du parcours de chaque contrat dans SAP Ariba Contracts, pour rendre les flux de processus complexes plus faciles à comprendre. La plateforme permet de suivre les statuts en temps réel et de repérer les contrats bloqués, ce qui améliore la communication et la prise de décision.

Une répartition inefficace des ressources chargées des examens peut surcharger les équipes, entraîner leur épuisement et provoquer des retards évitables. Cet objectif vise à répartir efficacement les tâches d’examen dans le cadre de la gestion des contrats, afin d’améliorer la productivité et de réduire les temps d’inactivité. ProcessMind analyse l’utilisation des ressources pour toutes les activités d’examen dans SAP Ariba Contracts et repère les déséquilibres et les goulots d’étranglement dus aux contraintes de ressources. La plateforme vous aide à rééquilibrer la charge de travail et à optimiser la structure des équipes, avec une amélioration possible de l’efficacité des ressources de 10 à 20 %.

Le non-respect des objectifs internes des accords de niveau de service (SLA) pour les examens peut mécontenter les clients internes et perturber le calendrier des projets. Cet objectif consiste à terminer tous les examens de contrats dans les délais définis. ProcessMind surveille en continu la durée de chaque activité d’examen et la compare aux seuils de SLA définis dans SAP Ariba Contracts. La plateforme signale de manière proactive les manquements imminents ou avérés aux SLA et identifie les étapes du processus ou les responsables concernés, afin de vous aider à atteindre un taux de respect des SLA supérieur à 95 %.

Tant que les causes des retards contractuels ne sont pas identifiées, il est difficile de résoudre les problèmes et d’améliorer le processus en continu. Cet objectif vise à déterminer précisément les facteurs à l’origine des ralentissements dans le processus de gestion des contrats, afin de prendre des mesures correctives ciblées. Les capacités d’analyse avancées de ProcessMind permettent d’examiner les variations du processus et de repérer les événements, les ressources ou les conditions qui contribuent aux retards dans SAP Ariba Contracts. La plateforme mesure l’incidence de chaque cause, pour vous aider à prendre des décisions fondées sur les données, à résoudre les problèmes et à réduire les retards de 20 à 30 %.

Le non-respect des exigences réglementaires ou des politiques internes peut entraîner une forte exposition aux risques juridiques et de conformité. Cet objectif consiste à repérer et à atténuer de manière proactive les risques potentiels dans l’ensemble du processus de gestion des contrats, afin de renforcer la gouvernance. ProcessMind donne une vue d’ensemble de l’exécution réelle des processus dans SAP Ariba Contracts et la compare aux modèles de conformité établis pour mettre en évidence les schémas non conformes. La plateforme assure une surveillance continue et conserve les pistes d’audit, ce qui réduit considérablement l’exposition aux risques et renforce la gouvernance d’entreprise.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des contrats

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
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Que faire

Récupérez le modèle Excel prédéfini pour les données de gestion des contrats. Sa structure est adaptée aux informations de SAP Ariba Contracts.

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Pourquoi est-ce important ?

Partir d’une structure de données adaptée garantit une analyse précise et efficace. Cela réduit considérablement le temps consacré à la préparation des données.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à être rempli avec vos données de gestion des contrats provenant de SAP Ariba.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les problèmes cachés de la gestion des contrats dans SAP Ariba

ProcessMind révèle le déroulement réel de votre processus de gestion des contrats et présente visuellement chacune de ses étapes. Repérez les inefficacités et les possibilités d’accélérer la signature des contrats dans le respect des règles.
  • Visualisez le cycle de vie des contrats dans SAP Ariba
  • Repérez immédiatement les goulots d’étranglement dans les approbations
  • Optimisez les négociations et la conformité
  • Réduisez le temps de cycle des contrats et les risques
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Les résultats obtenus par les organisations en gestion des contrats

Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations obtiennent en optimisant leurs processus de gestion des contrats. En s’appuyant sur les analyses de process mining issues des données de SAP Ariba Contracts, les entreprises peuvent repérer les inefficacités et apporter des améliorations ciblées.

0 % faster
Approbations des contrats plus rapides

Réduction moyenne du temps d’approbation

Le process mining repère les goulots d’étranglement dans le flux d’approbation et réduit ainsi considérablement le temps nécessaire à l’approbation des contrats. Les activités de l’entreprise s’accélèrent et les revenus sont comptabilisés plus tôt.
0 % increase
Amélioration du taux de conformité

Augmentation de la part des parcours contractuels conformes

En visualisant les flux réels des processus, les organisations peuvent vérifier que les contrats respectent les politiques internes et les réglementations externes, et ainsi limiter les risques juridiques et financiers. Elles renforcent la confiance et évitent les pénalités.
0 % reduction
Réduction des reprises de contrats

Diminution du nombre de nouvelles rédactions

Le process mining repère les causes des reprises de contrats et des itérations de négociation. Vous pouvez ainsi uniformiser les pratiques et rédiger des premières versions plus claires. Les équipes juridiques et opérationnelles gagnent un temps précieux et mobilisent moins de ressources.
0 days less
Examen juridique accéléré

Réduction du temps de cycle des examens juridiques

En repérant et en résolvant les goulots d’étranglement lors de l’examen juridique, vous permettez aux contrats d’avancer plus rapidement. Le débit de traitement s’améliore et les équipes juridiques peuvent se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.
0 % improvement
Meilleur respect des obligations

Amélioration du respect des obligations importantes

Le process mining aide à respecter dans les délais toutes les obligations contractuelles, comme les renouvellements ou les contrôles de conformité. Ce suivi proactif évite les engagements oubliés et renforce la gouvernance des contrats.

Les résultats varient selon le contexte de chaque organisation, la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres illustrent les améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de solutions de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités essentiels, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque espace de travail de contrat, utilisé comme identifiant principal du cas.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la clé indispensable pour suivre le parcours complet d’un contrat et réaliser des analyses au niveau du cas ou visualiser le flux du processus.

Nom de l’étape ou de l’événement précis du processus métier qui s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser son déroulement et de repérer les goulots d’étranglement et les reprises.

Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable au calcul de toutes les métriques temporelles, comme les temps de cycle et les temps d’attente, ainsi qu’à l’ordonnancement correct des événements du processus.

Horodatage indiquant le moment où une activité s’est terminée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer précisément les durées de traitement des activités, afin de repérer les goulots d’étranglement et de mesurer l’efficacité des ressources.

Nom ou identifiant de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il donne une visibilité sur la répartition de la charge de travail et les performances des utilisateurs, ce qui facilite la gestion des ressources et l’analyse de l’efficacité.

Service de l’entreprise à l’origine du contrat ou qui en est responsable.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter le processus par domaine d’activité afin de repérer les goulots d’étranglement et les écarts de performance propres à chaque service.

Valeur financière totale du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Il quantifie les retombées financières des contrats et permet d’analyser leur valeur, de définir les priorités et de suivre les performances de l’entreprise.

Catégorie du contrat, par exemple MSA, NDA ou SOW.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter l’analyse et de voir comment les différents types de contrats influent sur le déroulement, la complexité et la durée du processus.

Membre de l’équipe juridique chargé de l’examen du contrat.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser en détail la phase d’examen juridique, de gérer la charge de travail de l’équipe juridique, de repérer les goulots d’étranglement et d’améliorer l’efficacité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus de gestion des contrats. Un espace de travail est créé dans SAP Ariba pour servir de référentiel central aux documents, tâches et échanges liés à un contrat donné.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus de bout en bout. L’analyse du temps écoulé entre cette activité et la conclusion du contrat est essentielle pour mesurer la durée totale de son cycle de vie.

Indique que le contrat a été officiellement transmis au service juridique pour examen. Il s’agit souvent d’une tâche distincte et obligatoire dans le flux d’approbation global.

Pourquoi est-ce important ?

L’examen juridique constitue souvent un goulot d’étranglement important. Mesurer sa durée est essentiel pour suivre le KPI « Temps de cycle moyen des examens juridiques » et optimiser la répartition des ressources juridiques.

Cette activité marque la fin réussie de toutes les tâches d’approbation interne requises pour le contrat. Le contrat est alors prêt à être signé, sous réserve de l’accord de la contrepartie.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une étape importante avant la conclusion du contrat. Le temps écoulé entre cet événement et la conclusion définitive met en évidence les retards éventuels dans l’obtention des signatures externes ou la finalisation du document.

La signature officielle du contrat intervient lorsque toutes les signatures requises ont été recueillies. Le document en cours de traitement devient alors un accord juridiquement contraignant.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal résultat attendu du processus précédant la signature. Cet événement est indispensable au calcul du « temps de cycle de bout en bout des contrats » et du « temps moyen de cycle d’approbation des contrats ».

Indique le moment où un contrat signé entre en vigueur et où ses obligations deviennent applicables. Ce moment est souvent déclenché par un changement de statut après la signature, parfois à une date d’entrée en vigueur définie.

Pourquoi est-ce important ?

Marque le début de la phase de gestion après la signature. Cet événement déclenche le suivi des obligations et joue un rôle essentiel dans le KPI « Taux de respect des obligations ».

Cette activité marque la clôture officielle du contrat dans le système. Elle peut intervenir après son expiration, sa résiliation ou l’exécution de toutes les obligations.

Pourquoi est-ce important ?

Elle marque la fin du cycle de vie du contrat. Cet événement de fin est essentiel pour mesurer la durée totale du cycle et vérifier que les procédures de clôture sont correctement suivies.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining reconstitue automatiquement les flux de travail réels de vos contrats à partir des journaux d’événements de SAP Ariba. Il repère les goulots d’étranglement, révèle les écarts par rapport aux procédures standard et met en évidence les facteurs qui allongent les cycles d’approbation ou entraînent des manquements à la conformité. Vous pouvez ainsi cerner les inefficacités et apporter des améliorations ciblées.

Pour réaliser un process mining de la gestion des contrats, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements. Il comprend généralement l’identifiant du contrat, qui sert d’identifiant de cas, le nom des activités, leur horodatage ainsi que l’utilisateur ou le rôle qui les a effectuées. Des attributs supplémentaires, comme le type, la valeur ou le statut du contrat, peuvent enrichir les analyses.

L’extraction des données de SAP Ariba Contracts fait souvent appel aux fonctions de création de rapports, aux API ou aux solutions d’entreposage de données. Vous pouvez généralement exporter les journaux de transactions, les pistes d’audit ou les données relatives à des événements contractuels précis. Avec l’aide de votre administrateur SAP Ariba ou d’un spécialiste de l’intégration, vous pourrez récupérer les données efficacement et avec précision.

Vous pouvez réduire considérablement les temps de cycle d’approbation des contrats, mieux respecter les normes de conformité et gagner en visibilité sur le cycle de vie des contrats. Le process mining aide à limiter les reprises, à accélérer les examens juridiques et à mieux répartir les ressources affectées aux examens. Au final, vous réduisez les risques juridiques et de conformité et améliorez l’efficacité des opérations contractuelles.

Non. Le process mining va au-delà du reporting traditionnel : il révèle le parcours réel des contrats de bout en bout, y compris les écarts et les variations. Les rapports indiquent ce qui s’est passé, tandis que le process mining montre pourquoi et où le processus s’écarte des attentes. Il offre ainsi une analyse plus détaillée de l’exécution du processus.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et le paramétrage du modèle, peut prendre quelques semaines selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle en place, les premières analyses peuvent être produites rapidement, souvent en quelques jours. L’analyse continue fournit ensuite des recommandations régulières et concrètes pour améliorer le processus.

Oui. Le process mining permet de repérer les causes profondes des retards. La visualisation des parcours réels du processus révèle les activités, les étapes d’approbation ou les transferts de responsabilité où les contrats sont souvent bloqués. Vous pouvez alors prendre des mesures fondées sur les données pour optimiser vos processus contractuels.

Un logiciel spécialisé de process mining est nécessaire. Les principales compétences techniques concernent l’ingénierie des données pour leur extraction, leur transformation et leur chargement (ETL). Des compétences analytiques sont également utiles pour interpréter les cartes de processus et repérer les tendances. De nombreuses plateformes de process mining proposent une interface facile à utiliser pour simplifier l’analyse.

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