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Améliorez votre gestion des contrats

Votre guide en 6 étapes pour améliorer l’efficacité de la gestion des contrats.
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Optimisez la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts

Notre plateforme vous aide à révéler les inefficacités et les goulots d’étranglement cachés dans vos processus de gestion des contrats. Identifiez les domaines qui retardent les approbations et nuisent à la conformité. Obtenez des analyses pour optimiser votre cycle de vie contractuel, améliorer vos stratégies de négociation et réduire les risques globaux. Vous pourrez ainsi accélérer l’exécution et améliorer les performances opérationnelles.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts ?

Une gestion efficace des contrats est essentielle pour toute organisation. Elle constitue le socle des relations commerciales et de la stabilité financière. Dans SAP Ariba Contracts, le système fournit des outils performants, mais le processus réel reste souvent complexe et peut entraîner d’importantes inefficacités. Les retards dans les cycles contractuels, les obligations de conformité manquées et le manque de visibilité sur les phases de négociation peuvent affecter directement la reconnaissance du chiffre d’affaires, augmenter les coûts opérationnels et exposer votre organisation à des risques inutiles. Comprendre et améliorer votre processus de gestion des contrats ne consiste pas seulement à adopter un système. Il s’agit de garantir que chaque contrat progresse efficacement de son lancement à son exécution, puis au-delà, afin de protéger vos intérêts et d’en maximiser la valeur.

Dans ce domaine essentiel, les inefficacités peuvent se traduire par des contrats bloqués en revue, de longues périodes de négociation ou des flux de travail d’approbation incohérents. Si elles ne sont pas traitées, ces difficultés peuvent entraîner des pertes financières importantes, détériorer les relations avec les fournisseurs ou les clients et vous contraindre à gérer les obligations contractuelles de manière réactive plutôt que préventive. L’optimisation de ce processus vous permet de renforcer votre avantage concurrentiel en accélérant la conclusion des accords, en améliorant la conformité et en veillant au respect constant des conditions contractuelles.

Comment le Process Mining améliore les performances de SAP Ariba Contracts

Le Process Mining fournit une approche puissante, fondée sur les données, pour révéler les performances réelles de votre processus de gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. Contrairement aux méthodes traditionnelles fondées sur des hypothèses ou des audits manuels, il utilise directement les données du journal d’événements de votre système SAP Ariba Contracts. En analysant la trace numérique de chaque Contract ID, il reconstitue l’intégralité du parcours de chaque contrat, de « Contract Request Initiated » à « Contract Executed/Signed », ainsi que toutes les phases suivantes. Vous obtenez ainsi une vue exhaustive et objective du déroulement réel du travail, et non de son déroulement théorique.

Cette perspective offre une vue exhaustive du processus de gestion des contrats, depuis la demande initiale jusqu’à la négociation, à l’exécution et aux phases postérieures à l’exécution. Elle facilite l’analyse des temps de cycle des contrats, identifie les goulots d’étranglement dans les flux de travail de revue et d’approbation, et surveille la conformité aux obligations contractuelles. En suivant l’intégralité du cycle de vie de chaque contrat, les organisations peuvent améliorer leurs stratégies de négociation, réduire les risques juridiques et garantir le renouvellement ou la résiliation des contrats dans les délais, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle et la gouvernance. Vous pouvez ainsi localiser précisément les retards, déterminer les personnes impliquées dans les goulots d’étranglement et comprendre l’incidence des variations du processus sur le temps de cycle global, afin de réduire efficacement le temps de cycle de la gestion des contrats.

Principaux leviers d’amélioration de votre processus de gestion des contrats

L’application du Process Mining à la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts révèle généralement plusieurs domaines présentant un fort potentiel d’optimisation :

  • Optimiser les flux de travail d’approbation : identifiez les étapes d’approbation ou les personnes qui provoquent régulièrement des retards et allongent les temps de cycle des contrats. Vous pourrez ensuite optimiser les règles de routage ou les chemins d’escalade.
  • Accélérer les cycles de négociation : repérez les phases au cours desquelles les contrats font l’objet de trop nombreuses modifications ou soumissions, ce qui peut révéler des problèmes de rédaction initiale, de clarté des conditions ou de stratégie de négociation.
  • Renforcer la conformité et la gestion des risques : visualisez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard afin de vérifier que toutes les revues internes et juridiques requises sont réalisées et consignées.
  • Optimiser la rédaction et la revue des contrats : analysez le temps consacré aux activités « Contract Drafted », « Internal Review Performed » et « Legal Review Conducted » pour repérer les possibilités d’amélioration des modèles, de la formation ou de l’affectation des ressources.
  • Améliorer la gestion postérieure à l’exécution : surveillez l’efficacité des activités « Obligations Monitored », « Compliance Review Performed » et « Contract Renewed » afin d’assurer une gestion proactive du cycle de vie des contrats.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

En utilisant le Process Mining pour SAP Ariba Contracts, vous pouvez obtenir des améliorations mesurables et significatives dans l’ensemble de vos opérations de gestion des contrats. Vous pourrez notamment :

  • Réduire les temps de cycle des contrats : raccourcissez sensiblement le délai entre la demande de contrat et son exécution afin d’accélérer la génération de revenus ou les économies.
  • Diminuer les coûts opérationnels : réduisez les ressources humaines et financières consacrées à la gestion des contrats grâce à une efficacité accrue et à l’automatisation de certaines activités.
  • Renforcer la conformité et réduire les risques : veillez au respect des politiques internes et des réglementations externes afin d’atténuer les risques juridiques et financiers liés au non-respect des exigences.
  • Améliorer les résultats des négociations : analysez les schémas de négociation afin de donner à vos équipes les données nécessaires pour obtenir des conditions plus favorables.
  • Accroître la transparence et le contrôle : obtenez une compréhension plus claire de l’ensemble de votre portefeuille de contrats et des performances du processus, pour assurer une gestion proactive et prendre des décisions stratégiques.

Commencer à améliorer votre gestion des contrats

Transformer votre processus de gestion des contrats grâce au Process Mining dans SAP Ariba Contracts est plus accessible que vous ne le pensez. En analysant les données de votre système existant, vous pouvez rapidement obtenir des analyses concrètes sans mobiliser d’importants efforts manuels. Notre accompagnement vise à simplifier cette démarche et à vous aider à comprendre comment améliorer la gestion des contrats et réduire son temps de cycle. Adoptez une approche fondée sur les données pour tirer le meilleur parti de vos contrats et renforcer l’excellence opérationnelle. Découvrez dès aujourd’hui comment commencer à optimiser votre cycle de vie contractuel.

Gestion des contrats Cycle de vie des contrats Conformité juridique Contrats d’achat Stratégie de négociation Approbations de contrats Réduction des risques Direction juridique Achats Renouvellements de contrats CLM Gestion du cycle de vie des contrats Opérations juridiques Automatisation des contrats

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les flux de travail d’approbation des contrats dans SAP Ariba Contracts sont souvent trop longs, ce qui entraîne des échéances manquées et retarde les opérations. Cette situation affecte la reconnaissance du chiffre d’affaires et les relations avec les fournisseurs, tout en créant de la frustration pour les parties prenantes du processus de gestion des contrats. ProcessMind analyse les journaux d’événements pour localiser précisément les goulots d’étranglement et expliquer la durée des approbations, en identifiant les étapes ou les personnes responsables des retards. Ces analyses vous aident à optimiser les flux de travail, à réduire les temps de cycle et à améliorer l’efficacité de votre gestion des contrats.

Les écarts par rapport aux processus standard d’exécution des contrats peuvent entraîner d’importants risques de conformité et une exposition juridique potentielle. Sans visibilité claire, les organisations peinent à vérifier que chaque contrat respecte les protocoles établis dans SAP Ariba Contracts, ce qui les expose à des sanctions financières et à une atteinte à leur réputation. ProcessMind compare les parcours contractuels réels à des flux de travail conformes prédéfinis et met en évidence les écarts, les étapes ignorées et les étapes non autorisées. Vous pouvez ainsi faire respecter la conformité, corriger les lacunes du processus et réduire les risques juridiques liés à la gestion des contrats.

Le fait de ne pas suivre ni traiter les obligations contractuelles importantes, notamment les dates de renouvellement ou de résiliation, peut entraîner le renouvellement automatique de conditions défavorables ou la perte d'occasions. Cette lacune dans la gestion des contrats affecte la rentabilité et expose l'organisation à des risques financiers ou opérationnels évitables. ProcessMind offre une vue complète des activités de suivi des obligations et de leur calendrier, en les reliant aux dates d'expiration des contrats. Nos analyses vous aident à gérer préventivement les cycles de vie contractuels, à agir dans les délais et à éviter les oublis coûteux dans SAP Ariba Contracts.

Les différences de stratégie et d'étapes de négociation d'un contrat à l'autre entraînent des résultats imprévisibles, prolongent les phases de négociation et produisent des conditions contractuelles sous-optimales. Ce manque de standardisation dans la gestion des contrats peut provoquer une perte de revenus et une hausse des coûts opérationnels dans SAP Ariba Contracts. ProcessMind visualise tous les parcours de négociation et identifie les écarts récurrents, les cycles d'annotation excessifs et les boucles inattendues. En comprenant ces variations, vous pouvez standardiser les bonnes pratiques, optimiser vos stratégies de négociation et accélérer la finalisation des contrats.

La revue juridique est une phase essentielle, mais souvent chronophage, de la gestion des contrats. Elle devient fréquemment un goulot d’étranglement qui retarde l’exécution globale des contrats. Dans SAP Ariba Contracts, ces retards persistants nuisent à l’agilité de l’entreprise et peuvent fragiliser les relations avec les contreparties en raison de délais d’attente prolongés. ProcessMind analyse la durée et la fréquence des activités de revue juridique afin d’identifier les étapes ou les types de contrats à l’origine des blocages. Ces analyses vous aident à optimiser les processus de revue juridique, à réduire les délais d’attente et à accélérer l’exécution des contrats.

Les révisions fréquentes, les réécritures et les multiples cycles de revue interne augmentent considérablement l’effort et le coût liés à la finalisation des contrats. Cette inefficacité dans la gestion des contrats allonge les délais de traitement et mobilise des ressources précieuses au sein de SAP Ariba Contracts, qui pourraient être affectées à d’autres activités. ProcessMind identifie les causes profondes des reprises, telles que des premières versions peu claires, des contributions juridiques incohérentes ou des lacunes de communication, en suivant les activités de révision. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre des améliorations qui réduisent le travail itératif et accélèrent le traitement des contrats.

Sans vision claire et en temps réel de la position de chaque contrat dans son cycle de vie, les parties prenantes peinent à prévoir les délais, à hiérarchiser les tâches et à traiter les retards potentiels de manière proactive. Ce manque de transparence dans SAP Ariba Contracts entrave l’efficacité de la gestion des contrats et de la planification stratégique. ProcessMind offre une visibilité de bout en bout sur le parcours de chaque contrat, de la demande à l’exécution et au-delà, en affichant son statut et son avancement actuels. Notre solution fournit aux parties prenantes les analyses nécessaires pour gérer efficacement leur portefeuille de contrats.

Des équipes juridiques ou opérationnelles surchargées, ou une répartition inégale des tâches de revue, peuvent entraîner des retards accumulés et prolonger le traitement des contrats. Une utilisation inadéquate des ressources dans la gestion des contrats nuit directement à l’efficacité opérationnelle et augmente les coûts dans SAP Ariba Contracts. ProcessMind analyse la répartition de la charge de travail et identifie les goulots d’étranglement liés à certaines personnes ou certains services participant aux revues contractuelles. Vous pouvez ainsi prendre des décisions fondées sur les données pour rééquilibrer les ressources, améliorer le débit de traitement et réduire les retards.

Le non-respect des accords de niveau de service internes pour les processus de revue et d’approbation des contrats entraîne une insatisfaction en interne et des retards externes pour les contrats importants. Il peut également fragiliser la confiance des parties prenantes et entraîner des pénalités ou des occasions manquées dans la gestion des contrats. ProcessMind compare les durées réelles de revue aux SLA définis pour chaque activité du processus de gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. Nos analyses mettent en évidence les dépassements récurrents des SLA, afin de vous permettre d’en identifier les causes et de mettre en œuvre des mesures correctives.

Les retards persistants dans l’exécution des contrats ont souvent des causes profondes complexes et interdépendantes, difficiles à déterminer sans une analyse approfondie du processus. Cette incertitude nuit à la planification de l’activité et empêche de mettre en place des solutions efficaces pour améliorer la gestion des contrats dans SAP Ariba Contracts. ProcessMind va au-delà des symptômes visibles pour révéler la séquence réelle des événements et les dépendances à l’origine des retards, en identifiant les activités ou les transferts concernés. Ces analyses vous apportent la clarté nécessaire pour traiter efficacement les inefficacités sous-jacentes du processus.

Les lacunes du processus de gestion des contrats, telles que les dérogations non approuvées ou les pistes d’audit incomplètes, augmentent considérablement les risques juridiques et de conformité. Sans mécanisme fiable pour détecter et prévenir ces problèmes, les organisations s’exposent à des amendes, des litiges et une atteinte à leur réputation. ProcessMind reconstitue la piste d’audit complète de chaque contrat, en révélant toutes les activités et leur séquence, pour garantir une transparence et une responsabilité totales. Vous pouvez ainsi identifier et atténuer les risques de conformité en amont, tout en renforçant la gouvernance dans SAP Ariba Contracts.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les cycles d’approbation longs dans la gestion des contrats retardent souvent le lancement des projets et font perdre des occasions de générer des revenus. Atteindre cet objectif signifie faire progresser plus rapidement les contrats dans les étapes de revue et d’approbation, afin d’améliorer l’agilité globale de l’entreprise et de réduire le délai d’accès à la valeur. ProcessMind révèle les goulots d’étranglement des flux de travail d’approbation de SAP Ariba Contracts et identifie les étapes ou les utilisateurs responsables des retards. La plateforme fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser le routage, automatiser certaines approbations et mesurer l’incidence des changements sur le temps de cycle, avec un objectif de réduction de 20 à 40 %.

Les parcours d’exécution non conformes exposent les organisations à des risques juridiques et financiers importants. Cet objectif vise à garantir que chaque contrat dans SAP Ariba Contracts respecte les politiques juridiques et internes définies, afin de protéger l’entreprise contre d’éventuelles pénalités et atteintes à sa réputation. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux parcours conformes standard et met en évidence chaque cas où les processus de gestion des contrats contournent des étapes essentielles. La plateforme permet une surveillance continue du respect des politiques et fournit des alertes concrètes, afin d’atteindre une conformité de 100 % avec les règles définies.

L’oubli d’obligations contractuelles ou de dates de renouvellement peut entraîner des pénalités, une perte de revenus ou des renouvellements automatiques indésirables. Cet objectif garantit la gestion proactive de toutes les obligations, échéances et dates importantes dans SAP Ariba Contracts, afin de renforcer la conformité et de maximiser la valeur des contrats. ProcessMind offre une visibilité complète sur la chronologie des événements de chaque contrat et permet de suivre toutes les activités liées aux obligations. La plateforme identifie les schémas conduisant aux échéances manquées et permet de mettre en place des rappels proactifs et des alertes automatisées, afin d’améliorer le taux de respect des obligations de 15 à 25 %.

Des processus de négociation incohérents peuvent conduire à des conditions moins favorables, à une augmentation des risques juridiques et à une qualité variable des contrats. La standardisation de ce processus garantit que toutes les négociations de la gestion des contrats suivent les bonnes pratiques, pour obtenir des conditions plus avantageuses et des résultats prévisibles. ProcessMind cartographie les parcours de négociation réels dans SAP Ariba Contracts et les compare à des modèles cibles afin d’identifier les variations et les inefficacités. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux bonnes pratiques et permet de mettre en place des flux de travail et des modèles standardisés, avec une réduction des cycles de négociation de 10 à 20 %.

Les contrats qui restent fréquemment bloqués lors de la revue juridique créent d’importants goulots d’étranglement et allongent les délais globaux de traitement. Accélérer le débit de traitement permet aux équipes juridiques de revoir et d’approuver les contrats plus efficacement, sans compromettre la qualité, et de soutenir ainsi la rapidité des opérations. ProcessMind identifie précisément les durées et les files d’attente au sein de l’étape de revue juridique dans SAP Ariba Contracts, en mettant en évidence les points de blocage et les contraintes de ressources. La plateforme aide à optimiser la répartition de la charge et à simplifier les étapes de revue, avec une réduction potentielle des délais de 10 à 30 %.

Les reprises et les réécritures fréquentes consomment un temps et des ressources précieux, retardent la finalisation des contrats et augmentent les coûts opérationnels. Cet objectif vise à réduire les cas où les contrats nécessitent des révisions importantes, afin de produire davantage de documents corrects dès la première version. ProcessMind visualise l’intégralité du parcours d’un contrat dans SAP Ariba Contracts et révèle les boucles ainsi que les activités répétées associées aux reprises. La plateforme identifie les causes profondes des réécritures, telles que des exigences peu claires ou des modèles incohérents, afin de permettre des améliorations ciblées et de réduire les reprises de 15 à 25 %.

Le manque de visibilité sur le cycle de vie des contrats complique le suivi de l’avancement, l’anticipation des retards et l’évaluation de l’efficacité globale. Atteindre cet objectif signifie que les parties prenantes disposent d’une vision claire et en temps réel de chaque étape de la gestion des contrats, de la demande à l’exécution. ProcessMind fournit une représentation graphique de bout en bout du parcours de chaque contrat dans SAP Ariba Contracts, ce qui facilite la compréhension des flux de processus complexes. La plateforme permet de suivre en temps réel le statut des contrats et d’identifier ceux qui sont bloqués, afin d’améliorer la communication et la prise de décision.

Une répartition inefficace des ressources de revue peut entraîner une surcharge des équipes, de l’épuisement et des retards évitables. Cet objectif consiste à répartir efficacement les tâches de revue dans la gestion des contrats, afin de maximiser la productivité et de réduire les temps d’inactivité. ProcessMind analyse l’utilisation des ressources pour l’ensemble des activités de revue dans SAP Ariba Contracts et identifie les déséquilibres ainsi que les goulots d’étranglement liés aux contraintes de ressources. La plateforme fournit des analyses pour réaffecter les charges et optimiser la structure des équipes, avec une amélioration potentielle de l’efficacité des ressources de 10 à 20 %.

Le non-respect des objectifs internes de Service Level Agreement (SLA) pour les revues peut entraîner l’insatisfaction des clients internes et affecter les délais des projets. Cet objectif garantit que toutes les revues de contrats dans la gestion des contrats sont terminées dans les délais prédéfinis. ProcessMind surveille en continu la durée de chaque activité de revue par rapport aux seuils de SLA définis dans SAP Ariba Contracts. La plateforme signale de manière proactive les dépassements imminents ou avérés des SLA et identifie les étapes du processus ou les responsables concernés, afin d’atteindre un taux de respect des SLA supérieur à 95 %.

Les causes profondes non identifiées des retards contractuels empêchent de résoudre efficacement les problèmes et d’améliorer continuellement les processus. Cet objectif vise à déterminer avec précision les facteurs sous-jacents qui ralentissent le processus de gestion des contrats, afin de permettre des mesures correctives ciblées. ProcessMind utilise des capacités d’analyse avancées pour examiner les variations du processus et identifier les événements, ressources ou conditions précis à l’origine des retards dans SAP Ariba Contracts. La plateforme quantifie l’impact de chaque cause profonde et permet de prendre des décisions fondées sur les données pour résoudre les problèmes et réduire les retards de 20 à 30 %.

Une exposition élevée aux risques juridiques et de conformité peut résulter du non-respect des exigences réglementaires ou des politiques internes. Atteindre cet objectif signifie identifier et atténuer de manière proactive les risques potentiels dans l’ensemble du processus de gestion des contrats, tout en renforçant la gouvernance. ProcessMind fournit une vue d’ensemble de l’exécution réelle des processus dans SAP Ariba Contracts et la compare aux modèles de conformité établis afin de mettre en évidence les schémas non conformes. La plateforme assure une surveillance continue et conserve des pistes d’audit, ce qui réduit considérablement l’exposition aux risques et renforce la gouvernance globale de l’entreprise.

Le parcours d’amélioration de la gestion des contrats en 6 étapes

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel prédéfini adapté aux données de gestion des contrats. Il fournit la structure appropriée pour vos informations SAP Ariba Contracts.

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Pourquoi c’est important

Une structure de données correcte dès le départ garantit une analyse précise et efficace. Elle simplifie considérablement la phase de préparation des données.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à recevoir vos données de gestion des contrats provenant de SAP Ariba.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez les analyses cachées de la gestion des contrats dans SAP Ariba

ProcessMind révèle le fonctionnement réel de votre gestion des contrats et fournit une vue visuelle de chaque étape. Repérez les inefficacités et les possibilités d’accélérer l’exécution des contrats tout en respectant les exigences de conformité.
  • Visualisez le cycle de vie des contrats dans SAP Ariba
  • Identifiez instantanément les goulots d’étranglement des approbations
  • Optimisez la négociation et la conformité
  • Réduisez la durée du cycle des contrats et les risques
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Ce que les organisations obtiennent dans la gestion des contrats

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets obtenus par les organisations qui optimisent leurs processus de gestion des contrats. En tirant parti des analyses de Process Mining issues des données de SAP Ariba Contracts, les entreprises peuvent repérer les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations ciblées.

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Approbations contractuelles plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Le Process Mining identifie les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à l’approbation des contrats. Les opérations et la reconnaissance du chiffre d’affaires s’en trouvent accélérées.
0 % increase
Meilleurs taux de conformité

Augmentation du nombre de parcours contractuels conformes

En visualisant les flux réels des processus, les organisations peuvent s’assurer que les contrats respectent les politiques internes et les réglementations externes, tout en réduisant les risques juridiques et financiers. Cette démarche renforce la confiance et évite les pénalités.
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Réduction des reprises contractuelles

Diminution du nombre de réécritures

Le Process Mining identifie les causes profondes des reprises contractuelles et des itérations de négociation, ce qui permet de standardiser les pratiques et d’améliorer la clarté des premières versions. Les équipes juridiques et opérationnelles économisent ainsi du temps et des ressources.
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Revue juridique accélérée

Réduction du délai du cycle de revue juridique

L’identification et la résolution des goulots d’étranglement lors de la revue juridique permettent aux contrats de progresser plus rapidement dans le processus. Le débit de traitement s’améliore et les équipes juridiques peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
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Meilleur respect des obligations

Amélioration du respect des obligations essentielles

Le Process Mining contribue à garantir que toutes les obligations contractuelles, telles que les renouvellements ou les contrôles de conformité, sont respectées dans les délais. Cette gestion proactive évite les engagements oubliés et renforce la gouvernance des contrats.

Les résultats varient selon le contexte propre à chaque organisation, la complexité des processus et la qualité des données. Ces chiffres illustrent les améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de solutions de gestion des contrats.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités essentiels, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque espace de travail de contrat, utilisé comme identifiant principal du dossier.

Pourquoi c’est important

Il constitue la clé essentielle pour suivre le parcours complet d’un contrat, réaliser toutes les analyses au niveau du dossier et visualiser le flux du processus.

Nom de l’étape ou de l’événement précis du processus métier qui s’est produit.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, ce qui permet de visualiser le flux du processus et d’identifier les goulots d’étranglement ainsi que les reprises.

Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est fondamental pour calculer toutes les métriques temporelles, notamment les temps de cycle et les temps d’attente, ainsi que pour ordonner correctement les événements du processus.

Horodatage indiquant le moment où une activité a été terminée.

Pourquoi c’est important

Il permet de calculer précisément les temps de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité des ressources.

Nom ou identifiant de l’utilisateur ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Il donne de la visibilité sur la répartition de la charge de travail et la performance des utilisateurs, ce qui facilite la gestion des ressources et l’analyse de l’efficacité.

Service métier à l’origine du contrat ou qui en est responsable.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter le processus par domaine métier et d’identifier les goulots d’étranglement ainsi que les écarts de performance propres à chaque service.

Valeur monétaire totale du contrat.

Pourquoi c’est important

Il quantifie l’impact financier des contrats et permet une analyse fondée sur la valeur, une priorisation ainsi qu’un suivi de la performance de l’entreprise.

Classification du contrat, par exemple MSA, NDA ou SOW.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter l’analyse et de montrer comment les différents types de contrats influencent le flux, la complexité et la durée du processus.

Membre de l’équipe juridique chargé de la revue du contrat.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser en détail l’étape de revue juridique, de gérer la charge de travail de l’équipe juridique, d’identifier les goulots d’étranglement et d’améliorer l’efficacité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus de gestion des contrats. Un espace de travail du contrat est créé dans SAP Ariba et sert de référentiel central pour tous les documents, tâches et échanges liés à un contrat donné.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus de bout en bout. L’analyse du délai entre cette activité et l’exécution est essentielle pour mesurer la durée globale du cycle de vie du contrat.

Indique que le contrat a été officiellement transmis au service juridique pour revue. Il s’agit souvent d’une tâche distincte et obligatoire dans le flux de travail global d’approbation.

Pourquoi c’est important

La revue juridique constitue fréquemment un goulot d’étranglement majeur. La mesure de sa durée est essentielle pour le KPI « Délai moyen du cycle de revue juridique » et pour optimiser l’affectation des ressources juridiques.

Marque l’achèvement réussi de toutes les tâches d’approbation interne requises pour le contrat. Le contrat est alors prêt à être signé, sous réserve de l’accord de la contrepartie.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle avant l’exécution. Le délai entre cet événement et l’exécution finale met en évidence les retards éventuels liés à l’obtention des signatures externes ou à la finalisation du document.

Exécution officielle du contrat, une fois toutes les signatures requises obtenues. Le contrat passe alors du statut de document en cours de traitement à celui d’accord juridiquement contraignant.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de réussite principal du processus précédant la signature. Cet événement est fondamental pour calculer le « Délai du cycle contractuel de bout en bout » et le « Délai moyen du cycle d’approbation des contrats ».

Représente le moment où un contrat signé entre en vigueur et où ses obligations deviennent effectives. Ce moment est souvent déclenché par un changement de statut après la signature, parfois à une date d’entrée en vigueur définie.

Pourquoi c’est important

Signale le début de la phase de gestion postérieure à la signature. Il déclenche le suivi des obligations et constitue un élément essentiel du KPI « Taux de respect des obligations ».

Il s’agit d’une activité terminale au cours de laquelle le contrat est officiellement clôturé dans le système. Cette clôture peut intervenir après l’expiration, la résiliation ou l’exécution complète de toutes les obligations.

Pourquoi c’est important

Marque la fin définitive du cycle de vie du contrat. Il s’agit d’un événement de fin important pour mesurer la durée totale du cycle de vie et vérifier que les procédures de clôture sont correctement suivies.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining reconstitue automatiquement vos flux de travail contractuels réels à partir des journaux d’événements de SAP Ariba. Il identifie les goulots d’étranglement, révèle les écarts par rapport aux procédures standard et met en évidence les domaines qui contribuent à la longueur des cycles d’approbation ou au non-respect des exigences. Vous pouvez ainsi localiser les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations ciblées.

Pour réaliser un Process Mining de la Gestion des contrats, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements. Celui-ci comprend généralement l’identifiant du contrat comme identifiant de cas, les noms des activités, l’horodatage de chaque activité ainsi que l’utilisateur ou le rôle qui l’exécute. Des attributs supplémentaires, comme le type de contrat, sa valeur ou son statut, peuvent fournir des analyses plus détaillées.

L’extraction des données depuis SAP Ariba Contracts s’appuie souvent sur ses fonctionnalités de reporting, ses API ou des solutions d’entreposage de données. Vous exportez généralement les journaux de transactions, les pistes d’audit ou les données d’événements contractuels ciblées. La collaboration avec votre administrateur SAP Ariba ou un spécialiste de l’intégration garantit une récupération efficace et précise des données.

Vous pouvez réduire sensiblement les temps de cycle d’approbation des contrats, améliorer le respect des normes de conformité et bénéficier d’une meilleure visibilité sur leur cycle de vie. Le Process Mining contribue à limiter les reprises contractuelles, à accélérer les revues juridiques et à optimiser l’affectation des ressources consacrées à ces revues. À terme, vos risques juridiques et de conformité diminuent, tandis que vos opérations contractuelles gagnent en efficacité.

Non. Le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel en révélant le déroulement réel de vos contrats de bout en bout, y compris tous les écarts et les variantes. Le reporting vous montre ce qui s’est passé, tandis que le Process Mining explique pourquoi cela s’est produit et où les processus s’écartent des attentes. Il offre ainsi une perspective analytique plus approfondie sur l’exécution des processus.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et le paramétrage du modèle, peut prendre quelques semaines selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle établi, les premières analyses peuvent être produites rapidement, souvent en quelques jours. L’analyse continue fournit ensuite des recommandations pratiques pour améliorer les processus.

Oui. Le Process Mining est particulièrement efficace pour identifier les causes sous-jacentes des retards. En visualisant les parcours réels des processus, il peut révéler les activités, les étapes d’approbation ou les transferts de responsabilité où les contrats restent fréquemment bloqués. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures fondées sur les données pour optimiser vos processus contractuels.

Un logiciel spécialisé de Process Mining est nécessaire. Les principales compétences techniques concernent l’ingénierie des données pour l’extraction, la transformation et le chargement, ou ETL. Des compétences analytiques permettant d’interpréter les cartes de processus et d’identifier les tendances sont également utiles. De nombreuses plateformes de Process Mining proposent des interfaces intuitives qui simplifient l’analyse.

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