> Ciągłe doskonalenie procesów > Zarządzanie umowami > SAP Ariba Contracts

Usprawnij zarządzanie umowami

6 kroków do sprawniejszej obsługi umów.

Pobierz szablon danych

Zarządzanie umowami

SAP Ariba Contracts

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(11)Cele(11)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij zarządzanie umowami w SAP Ariba Contracts

Nasza platforma pomaga wykrywać ukryte nieefektywności i wąskie gardła w procesach zarządzania umowami. Można wskazać przyczyny opóźnień w zatwierdzaniu i problemy ze zgodnością. Uzyskane informacje pomagają usprawnić cykl życia umowy, poprawić przebieg negocjacji i ograniczyć ryzyko. Dzięki temu umowy można szybciej finalizować, a operacje przebiegają sprawniej.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić zarządzanie umowami w SAP Ariba Contracts?

Sprawne zarządzanie umowami ma duże znaczenie dla relacji biznesowych i stabilności finansowej organizacji. SAP Ariba Contracts udostępnia narzędzia do obsługi umów, ale sam proces może być złożony i nieefektywny. Długi czas obsługi umów, niewypełnione zobowiązania dotyczące zgodności i nieprzejrzyste negocjacje mogą opóźniać rozpoznanie przychodów, zwiększać koszty operacyjne i narażać organizację na niepotrzebne ryzyko. Usprawnienie procesu to nie tylko kwestia korzystania z systemu. Chodzi o to, by każda umowa sprawnie przechodziła od zgłoszenia do podpisania i dalszej obsługi, chroniąc interesy organizacji i pozwalając lepiej wykorzystać możliwości, jakie daje umowa.

Problemy mogą objawiać się umowami zalegającymi w weryfikacji, długimi negocjacjami lub niespójnym workflow akceptacji. Jeśli nie zostaną rozwiązane, mogą prowadzić do strat finansowych, pogorszenia relacji z dostawcami lub klientami oraz reaktywnego zamiast zaplanowanego podejścia do zobowiązań umownych. Usprawnienie procesu pozwala szybciej finalizować umowy, poprawić zgodność i konsekwentnie realizować warunki umowne.

Jak process mining pomaga usprawnić SAP Ariba Contracts

Process mining pozwala na podstawie danych sprawdzić, jak faktycznie przebiega zarządzanie umowami w SAP Ariba Contracts. W odróżnieniu od metod opartych na założeniach lub ręcznych kontrolach, wykorzystuje dane z dziennika zdarzeń systemu SAP Ariba Contracts. Analiza cyfrowego śladu każdego Contract ID pozwala odtworzyć pełny przebieg umowy, od „Contract Request Initiated” przez „Contract Executed/Signed” po kolejne etapy. Dzięki temu widać, jak praca przebiega w praktyce, a nie tylko jak powinna przebiegać.

Ta perspektywa pokazuje cały proces zarządzania umowami: od pierwszego wniosku, przez negocjacje i podpisanie, po działania po zawarciu umowy. Ułatwia analizę czasu obsługi umów, wskazuje wąskie gardła w workflow weryfikacji i akceptacji oraz pozwala monitorować zgodność z zobowiązaniami umownymi. Śledząc cały cykl życia każdej umowy, można usprawnić negocjacje, ograniczyć ryzyko prawne i zadbać o terminowe odnowienia lub rozwiązania umów, a tym samym poprawić sprawność operacyjną i nadzór. Analiza pokazuje, gdzie występują opóźnienia, kto uczestniczy w etapach powodujących zatory i jak różnice w przebiegu procesu wpływają na łączny czas obsługi. Dzięki temu można skuteczniej skrócić czas zarządzania umowami.

Obszary, w których można usprawnić zarządzanie umowami

Process mining w SAP Ariba Contracts zwykle pozwala wskazać kilka obszarów, w których warto wprowadzić zmiany:

Usprawnienie workflow akceptacji: Wskaż konkretne etapy akceptacji lub osoby, które regularnie powodują opóźnienia i wydłużają czas obsługi umów. Następnie można zmienić reguły kierowania spraw lub ścieżki eskalacji.
Skrócenie negocjacji: Znajdź etapy, na których umowy są wielokrotnie poprawiane lub ponownie przesyłane. Może to wskazywać na problemy z pierwszą wersją projektu, jasnością warunków lub strategią negocjacji.
Poprawa zgodności i zarządzania ryzykiem: Zobacz odstępstwa od standardowych procedur i sprawdź, czy wszystkie wymagane weryfikacje wewnętrzne i prawne zostały przeprowadzone oraz zarejestrowane.
Usprawnienie przygotowania i weryfikacji umów: Sprawdź czas realizacji działań „Contract Drafted”, „Internal Review Performed” i „Legal Review Conducted”. Pozwoli to znaleźć możliwości poprawy szablonów, szkoleń lub przydziału zasobów.
Lepsza obsługa umów po podpisaniu: Monitoruj sprawność działań „Obligations Monitored”, „Compliance Review Performed” i „Contract Renewed”, aby aktywnie zarządzać cyklem życia umów.

Efekty usprawnienia procesu

Wykorzystanie process mining w SAP Ariba Contracts może przynieść mierzalne usprawnienia w zarządzaniu umowami, między innymi:

Krótszy czas obsługi umów: Skrócenie czasu od złożenia wniosku do podpisania umowy może przyspieszyć uzyskanie przychodów lub obniżyć koszty.
Niższe koszty operacyjne: Większa sprawność i możliwości automatyzacji mogą ograniczyć nakład pracy oraz wydatki związane z obsługą umów.
Lepsza zgodność i mniejsze ryzyko: Przestrzeganie wewnętrznych zasad i zewnętrznych przepisów pomaga ograniczyć ryzyko prawne i finansowe związane z niezgodnością.
Lepsze wyniki negocjacji: Analiza przebiegu negocjacji dostarcza zespołom danych, które mogą pomóc uzyskać korzystniejsze warunki.
Większa przejrzystość i kontrola: Lepszy wgląd w portfel umów i przebieg procesu ułatwia bieżące zarządzanie i podejmowanie decyzji.

Jak zacząć usprawniać zarządzanie umowami

Usprawnienie procesu zarządzania umowami za pomocą process mining w SAP Ariba Contracts jest prostsze, niż może się wydawać. Analiza danych z używanego systemu pozwala szybko uzyskać praktyczne wnioski bez czasochłonnej pracy ręcznej. Nasze wskazówki pomagają przejść przez ten proces i sprawdzić, jak usprawnić zarządzanie umowami oraz skrócić czas ich obsługi. Podejście oparte na danych pozwala lepiej wykorzystać informacje o umowach i poprawić sprawność operacyjną. Sprawdźcie, jak zacząć usprawniać cykl życia umów.

Zarządzanie umowami Cykl życia umowy Zgodność z prawem Umowy zakupowe Strategia negocjacji Akceptacja umów Ograniczanie ryzyka Dział prawny Zakupy Odnawianie umów CLM Zarządzanie cyklem życia umów Operacje prawne Automatyzacja umów

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Akceptacja umów w SAP Ariba Contracts często trwa zbyt długo, co prowadzi do niedotrzymania terminów i opóźnień w działalności firmy. Wpływa to na rozpoznanie przychodów i relacje z dostawcami, a także frustruje osoby zaangażowane w zarządzanie umowami. ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń, aby wskazać konkretne wąskie gardła i ustalić, dlaczego akceptacja trwa tak długo. Pokazuje etapy lub osoby powodujące opóźnienia. Na tej podstawie można usprawnić workflow, skrócić czas obsługi i zwiększyć sprawność zarządzania umowami.

Odstępstwa od standardowego procesu realizacji umów mogą prowadzić do poważnego ryzyka naruszenia zgodności i konsekwencji prawnych. Bez jasnego obrazu przebiegu procesu trudno dopilnować, by każda umowa w SAP Ariba Contracts była obsługiwana zgodnie z przyjętymi zasadami. Grozi to karami finansowymi i utratą reputacji. ProcessMind porównuje rzeczywisty przebieg umów z określonymi workflow zgodnymi z wymaganiami, wskazując odstępstwa, pominięte kroki i nieautoryzowane działania. Dzięki temu można zadbać o zgodność, uzupełnić luki w procesie i ograniczyć ryzyko prawne związane z zarządzaniem umowami.

Brak monitorowania i podejmowania działań w związku z ważnymi zobowiązaniami umownymi, w tym terminami odnowienia lub rozwiązania umowy, może prowadzić do automatycznego przedłużenia niekorzystnych warunków albo utraty szans biznesowych. Takie niedopatrzenia w zarządzaniu umowami obniżają rentowność i narażają organizację na niepotrzebne ryzyko finansowe lub operacyjne. ProcessMind pokazuje działania związane z monitorowaniem zobowiązań i ich terminy, a także powiązanie z datami wygaśnięcia umów. Analiza pomaga z wyprzedzeniem zarządzać cyklem życia umów, podejmować działania na czas i unikać kosztownych przeoczeń w SAP Ariba Contracts.

Różnice w strategiach i etapach negocjacji poszczególnych umów prowadzą do nieprzewidywalnych wyników, wydłużenia negocjacji i niekorzystnych warunków. Brak ujednolicenia zarządzania umowami może oznaczać utracone przychody i wyższe koszty operacyjne w SAP Ariba Contracts. ProcessMind przedstawia wszystkie ścieżki negocjacji i wskazuje częste odstępstwa, nadmierną liczbę rund nanoszenia zmian oraz nieoczekiwane pętle. Analiza tych różnic pomaga ujednolicić dobre praktyki, usprawnić negocjacje i szybciej finalizować umowy.

Weryfikacja prawna jest ważnym, ale często czasochłonnym etapem zarządzania umowami. Nierzadko staje się wąskim gardłem i opóźnia zawarcie umowy. Powtarzające się opóźnienia w SAP Ariba Contracts ograniczają elastyczność działania firmy, a długie oczekiwanie może pogarszać relacje z kontrahentami. ProcessMind analizuje czas trwania i częstotliwość weryfikacji prawnej, wskazując etapy lub rodzaje umów, które powodują przestoje. Uzyskane informacje pomagają usprawnić weryfikację, skrócić czas oczekiwania i szybciej finalizować umowy.

Częste poprawki, ponowne redagowanie i wielokrotne rundy wewnętrznej weryfikacji zwiększają nakład pracy i koszt finalizacji umów. Ta nieefektywność wydłuża czas realizacji procesu zarządzania umowami i pochłania zasoby w SAP Ariba Contracts, które można byłoby przeznaczyć na inne zadania. ProcessMind wskazuje przyczyny poprawek, takie jak niejasne pierwsze wersje dokumentów, niespójne uwagi prawne czy braki w komunikacji, analizując historię zmian. Dzięki temu można wprowadzić usprawnienia, ograniczyć powtarzanie pracy i przyspieszyć obsługę umów.

Bez aktualnej wiedzy o tym, na jakim etapie znajduje się każda umowa, trudno prognozować terminy, ustalać priorytety i z wyprzedzeniem reagować na opóźnienia. Brak przejrzystości w SAP Ariba Contracts utrudnia skuteczne zarządzanie umowami i planowanie strategiczne. ProcessMind pokazuje przebieg każdej umowy od zgłoszenia, przez realizację, aż po kolejne etapy, wraz z jej statusem i postępami. Dzięki temu osoby zaangażowane w zarządzanie portfelem umów mogą podejmować działania na podstawie konkretnych danych.

Nadmierne obciążenie prawników lub osób weryfikujących umowy w poszczególnych działach, a także nierówny podział zadań, mogą powodować zaległości i wydłużać obsługę umów. Nieoptymalne wykorzystanie zasobów obniża efektywność operacyjną i zwiększa koszty zarządzania umowami w SAP Ariba Contracts. ProcessMind analizuje rozkład obciążenia i wskazuje wąskie gardła związane z konkretnymi osobami lub działami uczestniczącymi w weryfikacji. Ułatwia to podejmowanie decyzji o zmianie podziału zadań na podstawie danych, zwiększenie przepustowości i ograniczenie opóźnień.

Niedotrzymywanie wewnętrznych umów o poziomie usług dotyczących weryfikacji i zatwierdzania umów powoduje niezadowolenie w organizacji i opóźnienia w obsłudze ważnych umów. Może to osłabić zaufanie interesariuszy, prowadzić do kar lub utraty szans biznesowych. ProcessMind porównuje rzeczywisty czas weryfikacji z ustalonymi SLA dla poszczególnych działań w procesie zarządzania umowami w SAP Ariba Contracts. Analiza wskazuje powtarzające się naruszenia SLA, co pomaga ustalić ich przyczyny i wdrożyć działania naprawcze.

Powtarzające się opóźnienia w zawieraniu umów często wynikają ze złożonych, powiązanych ze sobą przyczyn, które trudno ustalić bez szczegółowej analizy procesu. Brak tej wiedzy utrudnia planowanie i wdrażanie skutecznych usprawnień zarządzania umowami w SAP Ariba Contracts. ProcessMind analizuje nie tylko widoczne objawy, ale też rzeczywistą kolejność zdarzeń i zależności prowadzące do opóźnień. Wskazuje konkretne działania i przekazania zadań, które wymagają uwagi, pomagając skutecznie usunąć nieefektywności procesu.

Luki w procesie zarządzania umowami, takie jak niezatwierdzone odstępstwa lub niekompletna ścieżka audytu, znacznie zwiększają ryzyko prawne i ryzyko niezgodności. Bez skutecznego sposobu wykrywania i zapobiegania takim problemom organizacja naraża się na kary, spory sądowe i utratę reputacji. ProcessMind odtwarza pełną ścieżkę audytu każdej umowy, pokazując wszystkie działania i ich kolejność, co zapewnia przejrzystość i rozliczalność. Pomaga z wyprzedzeniem wykrywać i ograniczać ryzyko niezgodności oraz wzmacnia nadzór nad procesem w SAP Ariba Contracts.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Długie cykle zatwierdzania umów opóźniają rozpoczęcie projektów i mogą prowadzić do utraty przychodów. Skrócenie tego czasu pozwala szybciej przeprowadzać umowy przez weryfikację i zatwierdzanie, zwiększając elastyczność działania firmy i przyspieszając osiąganie korzyści. ProcessMind wskazuje wąskie gardła w workflow zatwierdzania w SAP Ariba Contracts oraz etapy i użytkowników powodujących opóźnienia. Dostarcza danych, które pomagają usprawnić kierowanie zadań, zautomatyzować wybrane zatwierdzenia i mierzyć wpływ zmian na czas realizacji. Można dzięki temu skrócić go o 20–40%.

Realizacja umów z pominięciem wymaganych zasad naraża organizację na poważne ryzyko prawne i finansowe. Celem jest zapewnienie, że każda umowa w SAP Ariba Contracts jest obsługiwana zgodnie z ustalonymi wymogami prawnymi i wewnętrznymi, co chroni firmę przed karami i utratą reputacji. ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od zgodnych z zasadami ścieżek i wskazuje przypadki pominięcia ważnych etapów zarządzania umowami. Umożliwia ciągłe monitorowanie przestrzegania zasad i wysyłanie alertów, co pomaga osiągnąć pełną zgodność z ustalonymi regułami.

Pominięcie zobowiązań umownych lub terminów odnowienia może prowadzić do kar, utraty przychodów albo niepożądanego automatycznego przedłużenia umowy. Celem jest aktywne zarządzanie wszystkimi zobowiązaniami, kamieniami milowymi i ważnymi terminami w SAP Ariba Contracts, aby zwiększyć zgodność i wartość umów. ProcessMind pokazuje pełną chronologię zdarzeń dla każdej umowy i umożliwia śledzenie działań związanych ze zobowiązaniami. Wskazuje powtarzające się przyczyny niedotrzymywania terminów oraz pozwala ustawić przypomnienia i automatyczne alerty, co może poprawić terminowość realizacji zobowiązań o 15–25%.

Niespójny przebieg negocjacji może prowadzić do niekorzystnych warunków, większego ryzyka prawnego i różnej jakości umów. Ujednolicenie procesu pozwala prowadzić negocjacje w ramach zarządzania umowami zgodnie z dobrymi praktykami, uzyskiwać korzystniejsze warunki i osiągać bardziej przewidywalne wyniki. ProcessMind mapuje rzeczywiste ścieżki negocjacji w SAP Ariba Contracts i porównuje je z modelami docelowymi, aby wskazać różnice i nieefektywności. Pokazuje odstępstwa od dobrych praktyk, co ułatwia wdrożenie ujednoliconych workflow i szablonów. Może to skrócić negocjacje o 10–20%.

Umowy, które często utknęły na etapie weryfikacji prawnej, tworzą poważne wąskie gardła i wydłużają cały cykl ich obsługi. Zwiększenie przepustowości pozwala zespołom prawnym sprawniej weryfikować i zatwierdzać umowy bez obniżania jakości, a firmie szybciej prowadzić operacje. ProcessMind wskazuje dokładny czas trwania weryfikacji prawnej i kolejki na tym etapie w SAP Ariba Contracts, pomagając znaleźć miejsca przestojów i ograniczenia zasobów. Ułatwia lepszy podział obciążenia i uproszczenie etapów weryfikacji, co może skrócić jej czas o 10–30%.

Częste poprawki i ponowne redagowanie pochłaniają czas i zasoby, opóźniają finalizację umów i zwiększają koszty operacyjne. Celem jest ograniczenie liczby umów wymagających istotnych zmian, tak aby więcej dokumentów było poprawnych już za pierwszym razem. ProcessMind przedstawia pełny przebieg każdej umowy w SAP Ariba Contracts i ujawnia pętle oraz powtarzające się działania związane z poprawkami. Wskazuje przyczyny ponownego redagowania, takie jak niejasne wymagania lub niespójne szablony, co pozwala wprowadzić ukierunkowane usprawnienia i ograniczyć poprawki o 15–25%.

Ograniczona widoczność cyklu życia umowy utrudnia śledzenie postępów, przewidywanie opóźnień i ocenę ogólnej efektywności. Osiągnięcie tego celu oznacza zapewnienie interesariuszom aktualnego wglądu w każdy etap zarządzania umową, od zgłoszenia po jej realizację. ProcessMind przedstawia graficznie cały przebieg każdej umowy w SAP Ariba Contracts, dzięki czemu łatwiej zrozumieć nawet złożone przepływy procesu. Umożliwia bieżące monitorowanie statusu umów i wskazuje te, które utknęły, usprawniając komunikację i podejmowanie decyzji.

Nieefektywny podział zasobów do weryfikacji może przeciążać zespoły, prowadzić do wypalenia i powodować niepotrzebne opóźnienia. Celem jest skuteczny podział zadań związanych z weryfikacją umów, który zwiększa produktywność i ogranicza przestoje. ProcessMind analizuje wykorzystanie zasobów przy wszystkich działaniach weryfikacyjnych w SAP Ariba Contracts i wskazuje nierównomierne obciążenie oraz wąskie gardła wynikające z ograniczeń zasobów. Dostarcza informacji pomocnych przy zmianie podziału zadań i organizacji zespołów, co może zwiększyć efektywność wykorzystania zasobów o 10–20%.

Niedotrzymywanie wewnętrznych celów określonych w umowie o poziomie usług (SLA) dotyczących weryfikacji może powodować niezadowolenie klientów wewnętrznych i opóźniać projekty. Celem jest zakończenie wszystkich weryfikacji umów w ramach zarządzania umowami w ustalonych terminach. ProcessMind stale porównuje czas trwania poszczególnych działań weryfikacyjnych z ustalonymi progami SLA w SAP Ariba Contracts. Z wyprzedzeniem sygnalizuje ryzyko naruszenia SLA lub już zaistniałe naruszenia oraz wskazuje konkretne etapy procesu i osoby odpowiedzialne. Pomaga to osiągnąć poziom realizacji SLA powyżej 95%.

Nieznajomość przyczyn opóźnień w obsłudze umów utrudnia rozwiązywanie problemów i ciągłe doskonalenie. Celem jest dokładne ustalenie czynników spowalniających proces zarządzania umowami, aby można było wdrożyć ukierunkowane działania naprawcze. ProcessMind wykorzystuje zaawansowaną analizę do badania różnic w przebiegu procesu i wskazywania konkretnych zdarzeń, zasobów lub warunków powodujących opóźnienia w SAP Ariba Contracts. Określa wpływ każdej przyczyny, ułatwiając podejmowanie decyzji na podstawie danych i ograniczenie opóźnień o 20–30%.

Nieprzestrzeganie wymogów prawnych lub wewnętrznych zasad może narażać organizację na wysokie ryzyko prawne i ryzyko niezgodności. Osiągnięcie tego celu wymaga aktywnego wykrywania i ograniczania potencjalnych zagrożeń w całym procesie zarządzania umowami oraz wzmocnienia nadzoru. ProcessMind przedstawia rzeczywisty przebieg procesu w SAP Ariba Contracts i porównuje go z ustalonymi modelami zgodności, wskazując niezgodne z nimi wzorce. Umożliwia ciągłe monitorowanie i prowadzenie ścieżek audytu, co znacznie ogranicza ryzyko i wzmacnia nadzór korporacyjny.

6 etapów usprawniania zarządzania umowami

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane

Prześlij zbiór danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz przygotowany szablon Excel dostosowany do danych dotyczących zarządzania umowami. Zawiera on strukturę odpowiednią dla informacji z SAP Ariba Contracts.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Prawidłowa struktura danych od początku ułatwia dokładną i sprawną analizę. Znacznie skraca też przygotowanie danych.

Oczekiwany rezultat

Ujednolicony szablon Excel gotowy do uzupełnienia danymi dotyczącymi zarządzania umowami z SAP Ariba.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Odkryj nieznane dotąd informacje o zarządzaniu umowami w SAP Ariba

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg procesu zarządzania umowami i wizualizuje każdy jego etap. Pozwala wskazać nieefektywności oraz możliwości szybszego finalizowania umów z zachowaniem zgodności.

Wizualizacja cyklu życia umowy w SAP Ariba
Szybkie wykrywanie wąskich gardeł w zatwierdzaniu
Usprawnienie negocjacji i zapewnienie zgodności
Skrócenie czasu obsługi umów i ograniczenie ryzyka

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Efekty zarządzania umowami w organizacjach

Poniższe przykłady pokazują wymierne korzyści, jakie organizacje osiągają dzięki usprawnieniu zarządzania umowami. Wnioski z process mining oparte na danych z SAP Ariba Contracts pomagają firmom wskazywać nieefektywności i wprowadzać ukierunkowane usprawnienia.

0 % faster

Szybsze zatwierdzanie umów

Średnie skrócenie czasu zatwierdzania

Process mining wskazuje wąskie gardła w workflow zatwierdzania, co znacznie skraca czas potrzebny na zatwierdzenie umów. Przyspiesza to operacje biznesowe i rozpoznawanie przychodów.

0 % increase

Wyższy poziom zgodności

Większy udział umów obsługiwanych zgodnie z zasadami

Wizualizacja rzeczywistego przebiegu procesów pomaga zapewnić, że umowy są zgodne z wewnętrznymi zasadami i zewnętrznymi przepisami, ograniczając ryzyko prawne i finansowe. Buduje to zaufanie i pozwala uniknąć kar.

0 % reduction

Mniej poprawek umów

Mniej przypadków ponownego redagowania

Process mining wskazuje przyczyny poprawek umów i kolejnych rund negocjacji, co ułatwia ujednolicenie procesu i przygotowywanie jaśniejszych pierwszych wersji dokumentów. Pozwala to zaoszczędzić czas i zasoby zespołów prawnych oraz biznesowych.

0 days less

Szybsza weryfikacja prawna

Skrócenie czasu weryfikacji prawnej

Wykrycie i usunięcie wąskich gardeł na etapie weryfikacji prawnej pozwala szybciej przeprowadzać umowy przez proces. Zwiększa to przepustowość i pozwala zespołom prawnym skupić się na zadaniach przynoszących większe korzyści.

0 % improvement

Lepsza realizacja zobowiązań

Lepsza realizacja ważnych zobowiązań

Process mining pomaga dopilnować terminowej realizacji wszystkich zobowiązań umownych, takich jak odnowienia czy kontrole zgodności. Aktywne zarządzanie zapobiega niedotrzymaniu zobowiązań i wzmacnia nadzór nad umowami.

Wyniki zależą od specyfiki organizacji, złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości ilustrują typowe usprawnienia obserwowane przy wdrożeniach dotyczących zarządzania umowami.

Zalecane dane

Na początek warto uwzględnić najważniejsze atrybuty i działania, a potem w razie potrzeby rozszerzyć zakres.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator każdego obszaru roboczego umowy, używany jako główny identyfikator sprawy.

Dlaczego to ważne

To niezbędny identyfikator do śledzenia całego przebiegu umowy. Umożliwia analizę na poziomie sprawy i wizualizację przepływu procesu.

Nazwa konkretnego kroku lub zdarzenia biznesowego, które miało miejsce.

Dlaczego to ważne

Określa kroki procesu, dzięki czemu można zwizualizować jego przebieg oraz wykryć wąskie gardła i powtórne prace.

Dokładna data i godzina wystąpienia działania lub zdarzenia.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut jest niezbędny do obliczania wskaźników opartych na czasie, takich jak czas realizacji i czas oczekiwania, oraz do prawidłowego porządkowania zdarzeń procesu.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończono działanie.

Dlaczego to ważne

Umożliwia dokładne obliczenie czasu realizacji działań, co pomaga wykrywać wąskie gardła i oceniać efektywność wykorzystania zasobów.

Nazwa lub identyfikator użytkownika, który wykonał działanie.

Dlaczego to ważne

Pokazuje rozkład obciążenia pracą i wyniki użytkowników, co ułatwia zarządzanie zasobami i analizę efektywności.

Dział biznesowy, który zainicjował umowę lub jest za nią odpowiedzialny.

Dlaczego to ważne

Umożliwia podział procesu według obszaru biznesowego, co pomaga wykrywać wąskie gardła i różnice w wynikach poszczególnych działów.

Łączna wartość pieniężna umowy.

Dlaczego to ważne

Określa finansową wartość umów, umożliwiając analizę i ustalanie priorytetów według wartości oraz monitorowanie wyników biznesowych.

Klasyfikacja umowy, na przykład MSA, NDA lub SOW.

Dlaczego to ważne

Pozwala podzielić analizę i sprawdzić, jak różne typy umów wpływają na przebieg, złożoność i czas trwania procesu.

Przypisana osoba z działu prawnego odpowiedzialna za przegląd umowy.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę etapu przeglądu prawnego, ułatwiając zarządzanie obciążeniem zespołu, wykrywanie wąskich gardeł i poprawę efektywności.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To działanie rozpoczyna proces zarządzania umową. W SAP Ariba tworzony jest obszar roboczy umowy, który służy jako centralne miejsce przechowywania dokumentów, zadań i komunikacji związanych z daną umową.

Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces od początku do końca. Analiza czasu od tego działania do zawarcia umowy ma zasadnicze znaczenie dla pomiaru całkowitego czasu jej obsługi.

Oznacza formalne przekazanie umowy do działu prawnego w celu weryfikacji. Często jest to osobne, obowiązkowe zadanie w ramach całego workflow zatwierdzania.

Dlaczego to ważne

Weryfikacja prawna często staje się poważnym wąskim gardłem. Pomiar jej czasu trwania ma zasadnicze znaczenie dla KPI „Średni czas weryfikacji prawnej” oraz lepszego przydzielania zasobów prawnych.

Oznacza pomyślne zakończenie wszystkich wymaganych wewnętrznych zadań zatwierdzania umowy. Umowa jest gotowa do podpisu, pod warunkiem uzyskania zgody kontrahenta.

Dlaczego to ważne

To ważny kamień milowy przed zawarciem umowy. Czas między tym zdarzeniem a jej ostatecznym zawarciem pokazuje ewentualne opóźnienia w uzyskaniu podpisów zewnętrznych lub sfinalizowaniu dokumentu.

Formalne zawarcie umowy po uzyskaniu wszystkich wymaganych podpisów. Umowa przestaje być dokumentem w trakcie obsługi i staje się prawnie wiążącym porozumieniem.

Dlaczego to ważne

To główny punkt końcowy procesu przed podpisaniem umowy. Jest niezbędny do obliczenia wskaźników „Czas realizacji umowy od początku do końca” i „Średni czas zatwierdzania umowy”.

Oznacza moment, w którym zawarta umowa staje się aktywna, a wynikające z niej zobowiązania zaczynają obowiązywać. Zwykle następuje to po zmianie statusu umowy, czasem w określonym dniu wejścia w życie.

Dlaczego to ważne

Oznacza początek etapu zarządzania umową po jej zawarciu. Uruchamia monitorowanie zobowiązań i ma zasadnicze znaczenie dla KPI „Wskaźnik realizacji zobowiązań”.

To końcowe działanie, które formalnie zamyka umowę w systemie. Może nastąpić po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy albo po wykonaniu wszystkich zobowiązań.

Dlaczego to ważne

Oznacza koniec cyklu życia umowy. To istotne zdarzenie końcowe przy pomiarze pełnego czasu trwania umowy i sprawdzaniu, czy prawidłowo przeprowadzono procedury zamknięcia.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining może usprawnić zarządzanie umowami w SAP Ariba?

Process mining automatycznie odtwarza rzeczywisty przebieg workflow umów na podstawie dzienników zdarzeń z SAP Ariba. Wskazuje wąskie gardła, ujawnia odstępstwa od standardowych procedur i pokazuje, co wydłuża cykle zatwierdzania lub prowadzi do niezgodności. Dzięki temu można precyzyjnie wskazać nieefektywności i wprowadzić ukierunkowane usprawnienia.

Jakie dane z SAP Ariba Contracts są potrzebne do process mining?

Do process mining w obszarze zarządzania umowami potrzebne są przede wszystkim dane z dziennika zdarzeń. Zwykle obejmują identyfikator umowy jako identyfikator case, nazwy działań, timestampy poszczególnych działań oraz użytkownika lub rolę, która je wykonała. Dodatkowe atrybuty, takie jak rodzaj umowy, jej wartość lub status, mogą dostarczyć więcej informacji.

Jak wyodrębnić potrzebne dane o zdarzeniach z SAP Ariba Contracts?

Dane z SAP Ariba Contracts można często wyodrębnić za pomocą funkcji raportowania, API lub rozwiązań hurtowni danych. Zwykle eksportuje się dzienniki transakcji, ścieżki audytu lub dane o konkretnych zdarzeniach związanych z umowami. Współpraca z administratorem SAP Ariba lub specjalistą ds. integracji może usprawnić i zwiększyć dokładność pobierania danych.

Jakie korzyści przynosi optymalizacja zarządzania umowami za pomocą process mining?

Można oczekiwać znacznego skrócenia cykli zatwierdzania umów, lepszego przestrzegania zasad zgodności i większej widoczności cyklu życia umów. Process mining pomaga ograniczyć poprawki, przyspieszyć weryfikację prawną i lepiej rozdzielać zasoby przy weryfikacji. W efekcie zmniejsza ryzyko prawne i ryzyko niezgodności oraz usprawnia obsługę umów.

Czy process mining to tylko kolejne narzędzie do raportowania lub dashboard dla zarządzania umowami?

Nie. Process mining wykracza poza tradycyjne raportowanie, ponieważ pokazuje rzeczywisty przebieg umów od początku do końca, wraz ze wszystkimi odstępstwami i różnicami. Raportowanie informuje, co się wydarzyło, a process mining wyjaśnia, dlaczego do tego doszło i w których miejscach proces odbiega od oczekiwań. Zapewnia głębszą analizę rzeczywistego przebiegu procesu.

Ile zwykle trwa uzyskanie konkretnych wniosków z process mining w obszarze zarządzania umowami?

Wstępna konfiguracja, obejmująca wyodrębnienie danych i przygotowanie modelu, może potrwać kilka tygodni. Zależy to od dostępności i złożoności danych. Po przygotowaniu modelu pierwsze wnioski można uzyskać szybko, często w ciągu kilku dni. Dalsza analiza pozwala na bieżąco otrzymywać konkretne rekomendacje dotyczące usprawnień.

Czy process mining pomaga ustalić przyczyny opóźnień w obsłudze umów w SAP Ariba?

Tak. Process mining pozwala ustalić przyczyny opóźnień. Wizualizacja rzeczywistych ścieżek procesu ujawnia konkretne działania, etapy zatwierdzania lub przekazania zadań między zasobami, na których umowy często utknęły. Dzięki temu można podejmować decyzje na podstawie danych i usprawniać obsługę umów.

Jakie umiejętności techniczne lub narzędzia są potrzebne do przeprowadzenia process mining na danych z SAP Ariba Contracts?

Potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie do process mining. Podstawowe umiejętności techniczne dotyczą inżynierii danych, w tym ich wyodrębniania, przekształcania i ładowania (ETL). Przydatne są również umiejętności analityczne, które pomagają interpretować mapy procesów i rozpoznawać wzorce. Wiele platform do process mining ma intuicyjny interfejs, który ułatwia analizę.

Sprawniejsze zarządzanie umowami. Rozpocznij okres próbny

Skróć czas obsługi umów o 30% i usprawnij procesy w SAP Ariba.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Szybka konfiguracja.