> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Vertragsverwaltung > SAP Ariba Contracts

Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Ihr Leitfaden in 6 Schritten für mehr Effizienz im Vertragsmanagement.
Daten-Template herunterladen
Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement
Vertragsverwaltung
SAP Ariba Contracts
Prozesse
Systeme
Bitte wählen Sie einen Prozess aus.
259 Prozesse
Abbrechen
Auswählen
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)

Vertragsverwaltung in SAP Ariba Contracts optimieren

Unsere Plattform macht verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihren Vertragsmanagementprozessen sichtbar. Ermitteln Sie Bereiche, die Genehmigungen verzögern und die Compliance beeinträchtigen. Gewinnen Sie Erkenntnisse, um Ihren Vertragslebenszyklus zu optimieren, Verhandlungsstrategien zu verbessern und Risiken insgesamt zu reduzieren. So beschleunigen Sie die Vertragsabwicklung und steigern die operative Leistung.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts optimieren?

Ein wirksames Vertragsmanagement ist für jedes Unternehmen entscheidend. Es bildet die Grundlage für Geschäftsbeziehungen und finanzielle Stabilität. SAP Ariba Contracts stellt leistungsstarke Werkzeuge bereit, doch der tatsächliche Prozess bleibt häufig komplex und ineffizient. Lange Vertragszyklen, nicht eingehaltene Compliance-Verpflichtungen und wenig transparente Verhandlungsphasen können die Umsatzrealisierung beeinträchtigen, Betriebskosten erhöhen und Ihr Unternehmen unnötigen Risiken aussetzen. Ihr Vertragsmanagement zu verstehen und zu verbessern bedeutet daher mehr, als ein System einzuführen. Es geht darum, jeden Vertrag effizient von der Initiierung bis zur Ausführung und darüber hinaus zu steuern, Ihre Interessen zu schützen und den Wert Ihrer Verträge zu maximieren.

Ineffizienzen zeigen sich beispielsweise darin, dass Verträge in der Prüfung stecken bleiben, Verhandlungen unverhältnismäßig lange dauern oder Genehmigungs-Workflows uneinheitlich ablaufen. Bleiben diese Probleme ungelöst, können erhebliche finanzielle Verluste, belastete Beziehungen zu Lieferanten oder Kunden und ein reaktiver Umgang mit vertraglichen Verpflichtungen die Folge sein. Mit einem optimierten Prozess verschaffen Sie sich Vorteile: Sie schließen Vereinbarungen schneller ab, stärken die Compliance und stellen sicher, dass Vertragsbedingungen konsequent eingehalten werden.

Wie Process Mining die Leistung von SAP Ariba Contracts verbessert

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um die tatsächliche Leistung Ihres Vertragsmanagementprozesses in SAP Ariba Contracts sichtbar zu machen. Anders als herkömmliche Methoden, die auf Annahmen oder manuellen Prüfungen beruhen, verwendet Process Mining Event-Log-Daten direkt aus Ihrem SAP-Ariba-Contracts-System. Durch die Analyse der digitalen Spuren jeder Contract ID rekonstruiert die Plattform den vollständigen Verlauf jedes Vertrags, von „Contract Request Initiated“ über „Contract Executed/Signed“ bis zu allen nachfolgenden Phasen. So erhalten Sie eine objektive, umfassende Sicht darauf, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, nicht nur darauf, wie sie ablaufen sollte.

Diese Perspektive bietet einen umfassenden Überblick über den Vertragsmanagementprozess, von der ersten Anfrage über Verhandlung und Ausführung bis zu den Phasen nach der Ausführung. Sie ermöglicht die Analyse von Vertragsdurchlaufzeiten, macht Engpässe in Prüf- und Genehmigungs-Workflows sichtbar und überwacht die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen. Durch die Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus jedes Vertrags können Unternehmen ihre Verhandlungsstrategien verbessern, rechtliche Risiken reduzieren und rechtzeitige Verlängerungen oder Beendigungen sicherstellen. So erkennen Sie präzise, wo Verzögerungen entstehen, wer an Engpässen beteiligt ist und wie Prozessvarianten die Gesamtdurchlaufzeit beeinflussen. Dadurch lässt sich die Durchlaufzeit im Vertragsmanagement gezielt verkürzen.

Zentrale Verbesserungsbereiche für Ihren Vertragsmanagementprozess

Der Einsatz von Process Mining im Vertragsmanagement von SAP Ariba Contracts macht typischerweise mehrere Optimierungsbereiche sichtbar:

  • Genehmigungs-Workflows optimieren: Ermitteln Sie konkrete Genehmigungsschritte oder Personen, die wiederholt Verzögerungen verursachen und dadurch Vertragsdurchlaufzeiten verlängern. Anschließend können Sie Routing-Regeln oder Eskalationspfade anpassen.
  • Verhandlungszyklen verkürzen: Erkennen Sie Phasen, in denen Verträge übermäßig häufig mit Änderungsmarkierungen versehen oder erneut eingereicht werden. Dies kann auf Probleme bei der ersten Erstellung, unklare Bedingungen oder eine ungeeignete Verhandlungsstrategie hinweisen.
  • Compliance und Risikomanagement verbessern: Visualisieren Sie Abweichungen von Standardprozessen und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen internen und rechtlichen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden.
  • Vertragserstellung und -prüfung optimieren: Analysieren Sie die Dauer der Aktivitäten „Contract Drafted“, „Internal Review Performed“ und „Legal Review Conducted“. So erkennen Sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Templates, Schulungen oder Ressourcenzuweisung.
  • Vertragsmanagement nach der Ausführung verbessern: Überwachen Sie die Effizienz der Aktivitäten „Obligations Monitored“, „Compliance Review Performed“ und „Contract Renewed“, um den Vertragslebenszyklus vorausschauend zu steuern.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Mit Process Mining für SAP Ariba Contracts können Sie messbare Verbesserungen in Ihrem Vertragsmanagement erreichen. Dazu gehören:

  • Kürzere Vertragsdurchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Zeit von der Vertragsanfrage bis zur Ausführung deutlich. So erzielen Sie schneller Umsätze oder realisieren Kosteneinsparungen.
  • Niedrigere Betriebskosten: Reduzieren Sie den personellen und finanziellen Aufwand für die Vertragsverwaltung durch effizientere Abläufe und Möglichkeiten zur Automatisierung.
  • Mehr Compliance und geringeres Risiko: Stellen Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher und mindern Sie rechtliche sowie finanzielle Risiken durch Verstöße.
  • Bessere Verhandlungsergebnisse: Gewinnen Sie Erkenntnisse über Verhandlungsmuster und schaffen Sie damit eine datenbasierte Grundlage für vorteilhaftere Bedingungen.
  • Mehr Transparenz und Kontrolle: Verschaffen Sie sich einen klareren Überblick über Ihr gesamtes Vertragsportfolio und die Prozessleistung. Das unterstützt eine vorausschauende Steuerung und strategische Entscheidungen.

So verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Mit Process Mining lässt sich Ihr Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts leichter optimieren, als Sie vielleicht erwarten. Durch die Analyse Ihrer vorhandenen Systemdaten gewinnen Sie schnell verwertbare Erkenntnisse, ohne umfangreiche manuelle Arbeit. Unsere Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie den Prozess strukturiert angehen, Ihr Vertragsmanagement verbessern und die Durchlaufzeit verkürzen. Nutzen Sie einen datengetriebenen Ansatz, um den Wert Ihrer Verträge auszuschöpfen und operative Exzellenz zu fördern. Erfahren Sie, wie Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Vertragslebenszyklus beginnen.

Vertragsverwaltung Vertragslebenszyklus Rechtliche Compliance Beschaffungsverträge Verhandlungsstrategie Vertragsfreigaben Risikoreduzierung Rechtsabteilung Einkauf Vertragsverlängerungen CLM Vertragslebenszyklus-Management Rechtsabteilung und -betrieb Vertragsautomatisierung

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Genehmigungs-Workflows für Verträge in SAP Ariba Contracts dauern häufig zu lange. Das führt zu verpassten Fristen und verzögerten Geschäftsabläufen. Die Umsatzrealisierung und Beziehungen zu Lieferanten können darunter leiden, während die Beteiligten im Vertragsmanagement zusätzlich belastet werden. ProcessMind analysiert Event Logs, macht konkrete Engpässe sichtbar und zeigt, warum Genehmigungen so viel Zeit beanspruchen. Dabei werden einzelne Schritte oder Personen identifiziert, die Verzögerungen verursachen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Workflows vereinfachen, Durchlaufzeiten verkürzen und die Effizienz Ihres Vertragsmanagements steigern.

Abweichungen von standardisierten Abläufen bei der Vertragsausführung können erhebliche Compliance-Risiken und rechtliche Folgen verursachen. Ohne klare Transparenz fällt es Unternehmen schwer sicherzustellen, dass jeder Vertrag in SAP Ariba Contracts den festgelegten Vorgaben folgt. Dadurch drohen finanzielle Sanktionen und Reputationsschäden. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Vertragsabläufe mit vordefinierten konformen Workflows und hebt alle Abweichungen, übersprungenen Schritte und nicht autorisierten Aktivitäten hervor. So können Sie Compliance durchsetzen, Prozesslücken beheben und rechtliche Risiken im Vertragsmanagement reduzieren.

Wenn kritische vertragliche Verpflichtungen, darunter Verlängerungs- oder Beendigungsdaten, nicht nachverfolgt und bearbeitet werden, kann dies zu automatischen Verlängerungen zu ungünstigen Bedingungen oder zu verpassten Chancen führen. Diese Lücke im Vertragsmanagement beeinträchtigt die Rentabilität und setzt das Unternehmen unnötigen finanziellen oder operativen Risiken aus. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über Aktivitäten zur Überwachung von Verpflichtungen und deren Zeitpunkte und verknüpft sie mit den Ablaufdaten der Verträge. So können Sie Vertragslebenszyklen vorausschauend steuern, rechtzeitig handeln und kostspielige Versäumnisse in SAP Ariba Contracts vermeiden.

Unterschiedliche Verhandlungsstrategien und Prozessschritte bei verschiedenen Verträgen führen zu unvorhersehbaren Ergebnissen, längeren Verhandlungsphasen und ungünstigeren Vertragsbedingungen. Diese fehlende Standardisierung im Vertragsmanagement kann in SAP Ariba Contracts Umsatzverluste und höhere Betriebskosten verursachen. ProcessMind visualisiert sämtliche Verhandlungsabläufe und identifiziert typische Abweichungen, übermäßige Überarbeitungszyklen mit Änderungsmarkierungen sowie unerwartete Schleifen. Wenn Sie diese Varianten verstehen, können Sie bewährte Vorgehensweisen standardisieren, Verhandlungsstrategien verbessern und Verträge schneller abschließen.

Die rechtliche Prüfung ist eine kritische, jedoch häufig zeitaufwendige Phase im Vertragsmanagement. Sie entwickelt sich oft zu einem Engpass, der den gesamten Vertragsabschluss verzögert. Diese anhaltenden Verzögerungen in SAP Ariba Contracts beeinträchtigen die geschäftliche Agilität und können aufgrund langer Wartezeiten die Beziehungen zu Vertragspartnern belasten. ProcessMind analysiert Dauer und Häufigkeit der Aktivitäten in der rechtlichen Prüfung und identifiziert bestimmte Phasen oder Vertragstypen, die Verzögerungen verursachen. Unsere Erkenntnisse helfen Ihnen, Prüfungsprozesse zu optimieren, Wartezeiten zu verkürzen und den Vertragsabschluss zu beschleunigen.

Häufige Überarbeitungen, Neufassungen und mehrere interne Prüfzyklen erhöhen den Aufwand und die Kosten für den Vertragsabschluss erheblich. Diese Ineffizienz im Vertragsmanagement verlängert die Durchlaufzeiten und bindet in SAP Ariba Contracts wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. ProcessMind identifiziert die Ursachen für Überarbeitungen, etwa unklare Erstentwürfe, uneinheitliche rechtliche Vorgaben oder Kommunikationslücken, indem die Überarbeitungsaktivitäten erfasst werden. So können Sie Verbesserungen umsetzen, die wiederholte Arbeit reduzieren und die Vertragsbearbeitung beschleunigen.

Ohne ein klares Verständnis in Echtzeit darüber, wo sich jeder Vertrag in seinem Lebenszyklus befindet, fällt es Beteiligten schwer, Zeitpläne zu prognostizieren, Aufgaben zu priorisieren und mögliche Verzögerungen frühzeitig zu beheben. Diese fehlende Transparenz in SAP Ariba Contracts erschwert ein wirksames Vertragsmanagement und die strategische Planung. ProcessMind schafft durchgängige Transparenz über den Weg jedes Vertrags, von der Anfrage über den Abschluss hinaus, und zeigt Status sowie Fortschritt an. So erhalten Beteiligte verwertbare Erkenntnisse, um ihr Vertragsportfolio wirksam zu steuern.

Überlastete Prüferinnen und Prüfer in der Rechtsabteilung oder in Fachbereichen sowie eine unausgewogene Verteilung der Prüfungsaufgaben können zu Rückständen und längeren Bearbeitungszeiten führen. Eine nicht optimale Ressourcennutzung im Vertragsmanagement beeinträchtigt die operative Effizienz unmittelbar und erhöht die Kosten in SAP Ariba Contracts. ProcessMind analysiert die Verteilung der Arbeitslast und identifiziert Engpässe, die mit bestimmten Personen oder Abteilungen in Vertragsprüfungen verbunden sind. Dadurch können Sie datengetriebene Entscheidungen zur Neugewichtung von Ressourcen treffen, den Durchsatz erhöhen und Bearbeitungsverzögerungen reduzieren.

Werden interne Service Level Agreements für Vertragsprüfungen und Genehmigungen nicht eingehalten, führt dies zu Unzufriedenheit innerhalb des Unternehmens und zu Verzögerungen bei wichtigen Verträgen. Das kann das Vertrauen der Beteiligten beeinträchtigen und im Vertragsmanagement zu Vertragsstrafen oder verpassten Chancen führen. ProcessMind überwacht die tatsächlichen Prüfungszeiten für jede Aktivität im Vertragsmanagementprozess von SAP Ariba Contracts und vergleicht sie mit den festgelegten SLAs. Die Analyse zeigt wiederkehrende SLA-Verstöße auf, sodass Sie deren Ursachen erkennen und Korrekturmaßnahmen umsetzen können.

Anhaltende Verzögerungen beim Vertragsabschluss haben oft komplexe, miteinander verbundene Ursachen, die sich ohne eine tiefgehende Prozessanalyse nur schwer bestimmen lassen. Diese Unsicherheit beeinträchtigt die Geschäftsplanung und verhindert wirksame Lösungen zur Verbesserung der Effizienz im Vertragsmanagement von SAP Ariba Contracts. ProcessMind geht über oberflächliche Symptome hinaus und macht die tatsächliche Abfolge von Ereignissen sowie die Abhängigkeiten sichtbar, die Verzögerungen verursachen. Dabei werden bestimmte Aktivitäten oder Übergaben identifiziert. Unsere Erkenntnisse schaffen die nötige Klarheit, um grundlegende Ineffizienzen im Prozess wirksam zu beheben.

Lücken im Vertragsmanagementprozess, etwa nicht genehmigte Abweichungen oder unvollständige Prüfpfade, erhöhen rechtliche und Compliance-Risiken erheblich. Ohne ein zuverlässiges Verfahren zur Erkennung und Vermeidung dieser Probleme drohen Unternehmen mögliche Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden. ProcessMind rekonstruiert den vollständigen Prüfpfad jedes Vertrags und zeigt alle Aktivitäten sowie deren Reihenfolge. Dadurch entstehen vollständige Transparenz und klare Verantwortlichkeit. So können Sie Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und mindern und die Governance in SAP Ariba Contracts stärken.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Lange Genehmigungszyklen im Vertragsmanagement führen häufig zu verspäteten Projektstarts und entgangenen Umsatzchancen. Dieses Ziel bedeutet, dass Verträge Prüfungs- und Genehmigungsphasen schneller durchlaufen, die geschäftliche Agilität steigt und sich die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzt. ProcessMind deckt Engpässe in den Genehmigungs-Workflows von SAP Ariba Contracts auf und identifiziert bestimmte Phasen oder Benutzer, die Verzögerungen verursachen. Die Plattform liefert datengetriebene Erkenntnisse zur Optimierung der Weiterleitung, zur Automatisierung bestimmter Genehmigungen und zur Messung der Auswirkungen von Änderungen auf die Durchlaufzeit. So lassen sich Reduzierungen von 20 bis 40 % erreichen.

Nicht konforme Ausführungspfade setzen Unternehmen erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Dieses Ziel stellt sicher, dass jeder Vertrag in SAP Ariba Contracts den festgelegten rechtlichen und internen Richtlinien folgt und das Unternehmen vor möglichen Sanktionen und Reputationsschäden schützt. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von standardisierten, konformen Pfaden und zeigt jeden Fall auf, in dem Prozesse im Vertragsmanagement kritische Schritte umgehen. Die Plattform ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Richtlinieneinhaltung und liefert verwertbare Warnungen. So können Sie eine Compliance-Quote von 100 % gemäß den definierten Regeln erreichen.

Nicht erfüllte vertragliche Verpflichtungen oder verpasste Verlängerungstermine können zu Vertragsstrafen, entgangenen Umsätzen oder unerwünschten automatischen Verlängerungen führen. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Verpflichtungen, Meilensteine und kritischen Termine in SAP Ariba Contracts proaktiv gesteuert werden. Dadurch verbessern Sie die Compliance und maximieren den Vertragswert. ProcessMind schafft vollständige Transparenz über die zeitliche Abfolge der Ereignisse für jeden Vertrag und ermöglicht die Nachverfolgung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit Verpflichtungen. Die Plattform erkennt Muster, die zu verpassten Fristen führen, und ermöglicht proaktive Erinnerungen sowie automatische Warnungen. So lässt sich die Einhaltungsquote um 15 bis 25 % verbessern.

Uneinheitliche Verhandlungsprozesse können zu ungünstigen Konditionen, höheren rechtlichen Risiken und unterschiedlicher Vertragsqualität führen. Durch die Standardisierung folgen alle Verhandlungen im Vertragsmanagement bewährten Vorgehensweisen. Das führt zu besseren Konditionen und vorhersehbareren Ergebnissen. ProcessMind bildet die tatsächlichen Verhandlungspfade in SAP Ariba Contracts ab und vergleicht sie mit idealen Modellen, um Abweichungen und Ineffizienzen zu erkennen. Die Plattform zeigt Abweichungen von bewährten Vorgehensweisen auf. Dadurch können Sie standardisierte Workflows und Templates einführen und Verhandlungszyklen um 10 bis 20 % verkürzen.

Verträge, die in der rechtlichen Prüfung häufig ins Stocken geraten, verursachen erhebliche Engpässe und verlängern die gesamte Vertragsdurchlaufzeit. Ein höherer Durchsatz bedeutet, dass Rechtsteams Verträge effizienter prüfen und genehmigen können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Das beschleunigt die Geschäftsabläufe. ProcessMind ermittelt in SAP Ariba Contracts die genauen Bearbeitungszeiten und Warteschlangen innerhalb der rechtlichen Prüfung und identifiziert konkrete Engpässe sowie Ressourcenbeschränkungen. Die Plattform hilft, die Arbeitslast besser zu verteilen und Prüfungsschritte zu vereinfachen. Dadurch können sich die Zeiten für die rechtliche Prüfung möglicherweise um 10 bis 30 % verkürzen.

Hohe Raten bei Überarbeitungen und Neufassungen binden wertvolle Zeit und Ressourcen, verzögern den Vertragsabschluss und erhöhen die Betriebskosten. Dieses Ziel soll die Fälle reduzieren, in denen Verträge umfangreiche Änderungen benötigen, damit mehr Entwürfe bereits im ersten Anlauf passen. ProcessMind visualisiert den gesamten Weg eines Vertrags in SAP Ariba Contracts und macht Schleifen sowie wiederholte Aktivitäten im Zusammenhang mit Überarbeitungen sichtbar. Die Plattform identifiziert Ursachen für Neufassungen, etwa unklare Anforderungen oder uneinheitliche Templates. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und Überarbeitungen um 15 bis 25 % reduzieren.

Eine geringe Transparenz über den Vertragslebenszyklus erschwert es, den Fortschritt zu verfolgen, Verzögerungen vorherzusehen und die Gesamteffizienz zu verstehen. Dieses Ziel stellt sicher, dass Beteiligte in Echtzeit einen klaren Überblick über jede Phase des Vertragsmanagements erhalten, von der Anfrage bis zum Abschluss. ProcessMind stellt den Weg jedes Vertrags in SAP Ariba Contracts grafisch und durchgängig dar und macht komplexe Prozessabläufe verständlich. Die Plattform ermöglicht die Überwachung des Vertragsstatus in Echtzeit und zeigt, an welchen Stellen Verträge ins Stocken geraten. Das verbessert die Kommunikation und Entscheidungsfindung.

Eine ineffiziente Verteilung von Prüfungsressourcen kann zu überlasteten Teams, Überlastung und vermeidbaren Verzögerungen führen. Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Prüfungsaufgaben im Vertragsmanagement wirksam zu verteilen, die Produktivität zu steigern und Leerlauf zu verringern. ProcessMind analysiert die Ressourcennutzung über alle Prüfungsaktivitäten in SAP Ariba Contracts hinweg und identifiziert Ungleichgewichte sowie durch Ressourcenengpässe verursachte Bottlenecks. Die Plattform liefert Erkenntnisse zur Neuverteilung der Arbeitslast und zur Optimierung von Teamstrukturen. Dadurch kann die Ressourceneffizienz möglicherweise um 10 bis 20 % steigen.

Werden interne Service-Level-Agreement-Ziele für Prüfungen verfehlt, kann dies zu Unzufriedenheit bei internen Auftraggebern führen und Projektzeitpläne beeinträchtigen. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle Vertragsprüfungen im Vertragsmanagement innerhalb festgelegter Zeiträume abgeschlossen werden. ProcessMind überwacht kontinuierlich die Dauer jeder Prüfungsaktivität in SAP Ariba Contracts und vergleicht sie mit den definierten SLA-Schwellenwerten. Die Plattform weist frühzeitig auf drohende oder bereits eingetretene SLA-Verstöße hin und identifiziert die betreffenden Prozessschritte oder Verantwortlichen. So können Sie eine SLA-Einhaltungsquote von über 95 % erreichen.

Wenn die Ursachen für Vertragsverzögerungen unbekannt bleiben, erschwert dies die Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung. Dieses Ziel besteht darin, die grundlegenden Faktoren, die zu Verzögerungen im Vertragsmanagementprozess beitragen, präzise zu bestimmen und gezielte Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen. ProcessMind nutzt fortschrittliche Analysefunktionen, um Prozessvarianten detailliert zu untersuchen und die konkreten Ereignisse, Ressourcen oder Bedingungen zu identifizieren, die in SAP Ariba Contracts zu Verzögerungen führen. Die Plattform quantifiziert den Einfluss jeder Ursache. So können Sie datengetriebene Entscheidungen treffen, Probleme beheben und Verzögerungen um 20 bis 30 % reduzieren.

Hohe rechtliche und Compliance-Risiken können entstehen, wenn regulatorische Anforderungen oder interne Richtlinien nicht eingehalten werden. Dieses Ziel bedeutet, potenzielle Risiken im gesamten Vertragsmanagementprozess frühzeitig zu erkennen und zu mindern und dadurch die Governance zu stärken. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über die tatsächliche Prozessausführung in SAP Ariba Contracts und vergleicht sie mit etablierten Compliance-Modellen, um nicht konforme Muster sichtbar zu machen. Die Plattform ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und stellt Prüfpfade bereit. So lassen sich Risiken deutlich reduzieren und die Unternehmens-Governance verbessern.

Der Verbesserungsweg für das Vertragsmanagement in 6 Schritten

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vordefinierte Excel-Template für Vertragsmanagementdaten herunter. Es bietet die passende Struktur für Ihre Informationen aus SAP Ariba Contracts.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Die richtige Datenstruktur von Beginn an stellt eine präzise und effiziente Analyse sicher. Sie vereinfacht die Phase der Datenvorbereitung deutlich.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das zur Eingabe Ihrer Vertragsmanagementdaten aus SAP Ariba bereitsteht.

DAS ERHALTEN SIE

Verborgenes Potenzial im Vertragsmanagement von SAP Ariba sichtbar machen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihres Vertragsmanagements und visualisiert jeden einzelnen Schritt. Ermitteln Sie Ineffizienzen und Möglichkeiten für eine schnellere, regelkonforme Vertragsabwicklung.
  • Visualisieren Sie den Vertragslebenszyklus in SAP Ariba
  • Ermitteln Sie Genehmigungsengpässe sofort
  • Optimieren Sie Verhandlungen und Compliance
  • Verkürzen Sie Vertragsdurchlaufzeiten und reduzieren Sie Risiken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Vertragsmanagement erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die konkreten Vorteile, die Unternehmen durch die Optimierung ihrer Vertragsmanagementprozesse erzielen. Mithilfe von Process-Mining-Erkenntnissen aus Daten von SAP Ariba Contracts können Unternehmen Ineffizienzen präzise bestimmen und gezielte Verbesserungen umsetzen.

0 % faster
Schnellere Vertragsgenehmigungen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Process Mining identifiziert Engpässe im Genehmigungs-Workflow. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Genehmigung von Verträgen deutlich. Das beschleunigt die Geschäftsabläufe und die Umsatzrealisierung.
0 % increase
Bessere Compliance-Quoten

Zunahme konformer Vertragspfade

Durch die Visualisierung tatsächlicher Prozessabläufe können Unternehmen sicherstellen, dass Verträge internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Dadurch werden rechtliche und finanzielle Risiken reduziert, Vertrauen gestärkt und Sanktionen vermieden.
0 % reduction
Weniger Vertragsüberarbeitungen

Rückgang der Fälle von Neufassungen

Process Mining zeigt die Ursachen von Vertragsüberarbeitungen und wiederholten Verhandlungsrunden präzise auf. Dadurch können Sie Abläufe standardisieren und klarere Erstentwürfe erstellen. Das spart Rechts- und Fachteams erheblich Zeit und Ressourcen.
0 days less
Beschleunigte rechtliche Prüfung

Verkürzung der Durchlaufzeit der rechtlichen Prüfung

Wenn Sie Engpässe in der Phase der rechtlichen Prüfung erkennen und beheben, können Verträge den Prozess schneller durchlaufen. Das erhöht den Durchsatz und ermöglicht es Rechtsteams, sich auf Aufgaben mit höherem Wertbeitrag zu konzentrieren.
0 % improvement
Höhere Einhaltung von Verpflichtungen

Bessere Erfüllung kritischer Verpflichtungen

Process Mining hilft sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen, etwa Verlängerungen oder Compliance-Prüfungen, fristgerecht erfüllt werden. Dieses proaktive Management verhindert verpasste Zusagen und stärkt die Governance im Vertragsmanagement.

Die Ergebnisse hängen vom jeweiligen organisatorischen Kontext, der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die genannten Werte veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen im Vertragsmanagement beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Auswahl bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für jeden Contract Workspace, die als primäre Case-Kennung dient.

Warum das wichtig ist

Sie ist der zentrale Schlüssel für die Nachverfolgung des vollständigen Vertragsverlaufs und ermöglicht Analysen auf Case-Ebene sowie die Visualisierung des Prozessflusses.

Der Name des konkreten Geschäftsschritts oder Ereignisses, das stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Identifizierung von Engpässen und Nacharbeit.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist grundlegend für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen, etwa Durchlauf- und Wartezeiten, sowie für die korrekte Reihenfolge der Prozessereignisse.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die präzise Berechnung von Bearbeitungszeiten und ist damit entscheidend für die Identifizierung von Engpässen und die Messung der Ressourceneffizienz.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Es schafft Transparenz über Arbeitsverteilung und Benutzerleistung und ermöglicht so das Ressourcenmanagement sowie Effizienzanalysen.

Die Geschäftsabteilung, die den Vertrag initiiert hat oder für ihn verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Segmentierung des Prozesses nach Geschäftsbereich und hilft dabei, abteilungsspezifische Engpässe und Leistungsunterschiede zu erkennen.

Der gesamte monetäre Wert des Vertrags.

Warum das wichtig ist

Es quantifiziert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht wertbasierte Analysen, Priorisierung sowie die Nachverfolgung der Geschäftsentwicklung.

Die Klassifizierung des Vertrags, etwa MSA, NDA oder SOW.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Segmentierung der Analyse und zeigt, wie unterschiedliche Vertragstypen Prozessfluss, Komplexität und Dauer beeinflussen.

Das zuständige Mitglied des Rechtsteams, das den Vertrag prüft.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse der rechtlichen Prüfungsphase und unterstützt die Steuerung der Arbeitslast des Rechtsteams, die Identifizierung von Engpässen und die Verbesserung der Effizienz.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Diese Aktivität markiert den Beginn des Vertragsmanagementprozesses. In SAP Ariba wird ein Contract Workspace erstellt, der als zentrale Ablage für alle Dokumente, Aufgaben und Mitteilungen zu einem bestimmten Vertrag dient.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Ereignis für den durchgängigen Prozess. Die Analyse der Zeit von dieser Aktivität bis zum Vertragsabschluss ist entscheidend, um die Gesamtdauer des Vertragslebenszyklus zu messen.

Dies zeigt an, dass der Vertrag der Rechtsabteilung offiziell zur Prüfung vorgelegt wurde. Häufig handelt es sich dabei um eine eigenständige, verpflichtende Aufgabe innerhalb des gesamten Genehmigungs-Workflows.

Warum das wichtig ist

Die rechtliche Prüfung ist häufig ein wesentlicher Engpass. Die Messung ihrer Dauer ist für den KPI „Durchschnittliche Durchlaufzeit der rechtlichen Prüfung“ und für die Optimierung der Ressourcenverteilung in der Rechtsabteilung entscheidend.

Damit ist der erfolgreiche Abschluss aller erforderlichen internen Genehmigungsaufgaben für den Vertrag gekennzeichnet. Der Vertrag ist damit bereit für die abschließende Unterzeichnung, vorbehaltlich der Zustimmung des Vertragspartners.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein vor dem Vertragsabschluss. Die Zeit zwischen diesem Ereignis und dem endgültigen Abschluss zeigt mögliche Verzögerungen bei der Einholung externer Unterschriften oder der Finalisierung des Dokuments.

Der formale Abschluss des Vertrags, sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen. Damit wird der Vertrag von einem in Bearbeitung befindlichen Dokument zu einer rechtsverbindlichen Vereinbarung.

Warum das wichtig ist

Dies ist der primäre Erfolgsendpunkt für den Prozess vor der Unterzeichnung. Er ist grundlegend für die Berechnung der „End-to-End-Vertragsdurchlaufzeit“ und der „Durchschnittlichen Durchlaufzeit der Vertragsgenehmigung“.

Bezeichnet den Zeitpunkt, an dem ein unterzeichneter Vertrag aktiv wird und seine Verpflichtungen wirksam werden. Dies wird häufig durch eine Statusänderung nach der Unterzeichnung ausgelöst, manchmal zu einem festgelegten Wirksamkeitsdatum.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Beginn der Verwaltungsphase nach der Unterzeichnung. Dieses Ereignis löst die Überwachung der Verpflichtungen aus und ist für den KPI „Erfüllungsgrad der Verpflichtungen“ entscheidend.

Dies ist eine abschließende Aktivität, bei der der Vertrag im System formell geschlossen wird. Dies kann nach Ablauf, Beendigung oder der erfolgreichen Erfüllung aller Verpflichtungen erfolgen.

Warum das wichtig ist

Markiert das endgültige Ende des Vertragslebenszyklus. Dieses abschließende Ereignis ist entscheidend, um die vollständige Lebenszyklusdauer zu messen und ordnungsgemäße Abschlussverfahren sicherzustellen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining rekonstruiert automatisch Ihre tatsächlichen Vertrags-Workflows aus Event Logs in SAP Ariba. Dabei werden Engpässe identifiziert, Abweichungen von Standardverfahren aufgedeckt und Bereiche sichtbar gemacht, die zu langen Genehmigungszyklen oder mangelnder Compliance beitragen. So können Sie Ineffizienzen gezielt lokalisieren und Verbesserungen umsetzen.

Für Process Mining im Contract Management benötigen Sie in erster Linie Event-Log-Daten. Dazu gehören typischerweise die Vertrags-ID als Case-Kennung, Aktivitätsnamen, die Timestamps jeder Aktivität sowie der Benutzer oder die Rolle, der beziehungsweise die die Aktivität ausführt. Zusätzliche Attribute wie Vertragstyp, Vertragswert oder Status können weiterführende Erkenntnisse liefern.

Die Datenextraktion aus SAP Ariba Contracts erfolgt häufig über die Reporting-Funktionen, APIs oder Data-Warehouse-Lösungen des Systems. Typischerweise exportieren Sie Transaktionsprotokolle, Audit-Trails oder spezifische Vertragsereignisse. Die Zusammenarbeit mit Ihrem SAP-Ariba-Administrator oder einer Integrationsfachkraft unterstützt eine effiziente und präzise Datenabfrage.

Sie können mit deutlich kürzeren Genehmigungszyklen, einer besseren Einhaltung von Compliance-Standards und mehr Transparenz über den Vertragslebenszyklus rechnen. Process Mining hilft, Nacharbeiten an Verträgen zu reduzieren, rechtliche Prüfungen zu beschleunigen und Ressourcen für Prüfprozesse gezielter einzusetzen. Dadurch sinken rechtliche und Compliance-Risiken, während Vertragsprozesse effizienter ablaufen.

Nein. Process Mining geht über herkömmliches Reporting hinaus, indem es den tatsächlichen End-to-End-Ablauf Ihrer Verträge einschließlich aller Abweichungen und Varianten sichtbar macht. Reporting zeigt, was passiert ist. Process Mining zeigt, warum es passiert ist und an welchen Stellen Prozesse von den Erwartungen abweichen. Dadurch erhalten Sie eine tiefere analytische Perspektive auf die Prozessausführung.

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenextraktion und Modellkonfiguration kann je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten einige Wochen dauern. Sobald das Modell eingerichtet ist, lassen sich erste Erkenntnisse häufig innerhalb weniger Tage gewinnen. Die kontinuierliche Analyse liefert anschließend fortlaufend konkrete Empfehlungen für Verbesserungen.

Ja. Process Mining eignet sich besonders gut, um die zugrunde liegenden Ursachen von Verzögerungen zu identifizieren. Durch die Visualisierung tatsächlicher Prozesspfade werden konkrete Aktivitäten, Genehmigungsschritte oder Übergaben zwischen Mitarbeitenden sichtbar, an denen Verträge häufig ins Stocken geraten. So können Sie datengetriebene Maßnahmen zur Beschleunigung Ihrer Vertragsprozesse einleiten.

Sie benötigen zwar spezialisierte Process-Mining-Software, die wichtigsten technischen Kenntnisse betreffen jedoch die Datenverarbeitung für Extraktion, Transformation und Laden, also ETL. Grundlegende Analysekenntnisse zur Interpretation von Prozessmodellen und zur Erkennung von Mustern sind ebenfalls hilfreich. Viele Process-Mining-Plattformen bieten benutzerfreundliche Oberflächen, die die Analyse vereinfachen.

Mehr Effizienz im Vertragsmanagement, starten Sie jetzt Ihre Testphase

Verkürzen Sie die Vertragsdurchlaufzeit um 30 % und optimieren Sie Ihre SAP-Ariba-Prozesse.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich. Schnelle Einrichtung.