Verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Warum sollten Sie das Vertragsmanagement in SAP Ariba Contracts optimieren?

Ein effizientes Vertragsmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig. Es bildet die Grundlage für Geschäftsbeziehungen und finanzielle Stabilität. SAP Ariba Contracts bietet zwar umfangreiche Werkzeuge, doch in der Praxis ist der Prozess oft komplex und mit erheblichen Ineffizienzen verbunden. Lange Vertragsdurchlaufzeiten, nicht erfüllte Compliance-Verpflichtungen und wenig transparente Verhandlungsphasen können die Umsatzrealisierung beeinträchtigen, Betriebskosten erhöhen und unnötige Risiken verursachen. Wenn Sie Ihren Vertragsmanagementprozess verstehen und verbessern, geht es nicht nur um die Einführung eines Systems. Entscheidend ist, dass jeder Vertrag effizient von der Einleitung bis zum Abschluss und darüber hinaus bearbeitet wird, damit Sie Ihre Interessen schützen und den Vertragswert ausschöpfen.

Ineffizienzen zeigen sich etwa, wenn Verträge in der Prüfung stecken bleiben, Verhandlungen lange dauern oder Freigabe-Workflows uneinheitlich ablaufen. Werden diese Probleme nicht behoben, können erhebliche finanzielle Verluste, belastete Beziehungen zu Lieferanten oder Kunden und ein reaktiver Umgang mit vertraglichen Verpflichtungen die Folge sein. Durch die Optimierung des Prozesses beschleunigen Sie Vertragsabschlüsse, stärken die Compliance und stellen sicher, dass Vertragsbedingungen konsequent eingehalten werden.

Wie Process Mining die Leistung von SAP Ariba Contracts verbessert

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um die tatsächliche Leistung Ihres Vertragsmanagementprozesses in SAP Ariba Contracts sichtbar zu machen. Anders als herkömmliche Methoden, die auf Annahmen oder manuellen Prüfungen beruhen, verwendet Process Mining Event-Log-Daten direkt aus Ihrem SAP-Ariba-Contracts-System. Anhand des digitalen Verlaufs jeder Vertrags-ID wird der gesamte Weg eines Vertrags rekonstruiert, von „Vertragsanfrage eingeleitet“ über „Vertrag abgeschlossen/unterzeichnet“ bis zu allen nachfolgenden Phasen. So erhalten Sie einen umfassenden, objektiven Einblick in den tatsächlichen Ablauf und können ihn mit dem vorgesehenen Sollprozess vergleichen.

Diese Perspektive bietet einen umfassenden Überblick über den Vertragsmanagementprozess, von der ersten Anfrage über Verhandlungen und Vertragsabschluss bis hin zu den anschließenden Phasen. Sie ermöglicht die Analyse von Vertragsdurchlaufzeiten, zeigt Engpässe bei Prüfungs- und Freigabe-Workflows auf und unterstützt die Überwachung vertraglicher Verpflichtungen. Wenn Unternehmen den gesamten Lebenszyklus jedes Vertrags nachverfolgen, können sie ihre Verhandlungsstrategien verbessern, rechtliche Risiken verringern und Verlängerungen oder Beendigungen fristgerecht umsetzen. Das trägt zu effizienteren Abläufen und einer besseren Governance bei. Sie erkennen genau, wo Verzögerungen entstehen, wer an den Engpässen beteiligt ist und wie sich Prozessvarianten auf die gesamte Durchlaufzeit auswirken. So können Sie die Durchlaufzeit im Vertragsmanagement gezielt verkürzen.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung Ihres Vertragsmanagementprozesses

Process Mining im Vertragsmanagement von SAP Ariba Contracts zeigt häufig mehrere Bereiche mit Optimierungspotenzial:

• Freigabe-Workflows effizienter gestalten: Ermitteln Sie, welche Freigabeschritte oder Personen regelmäßig Verzögerungen verursachen und dadurch die Vertragsdurchlaufzeit verlängern. Anschließend können Sie Weiterleitungsregeln oder Eskalationswege anpassen.
• Verhandlungszyklen beschleunigen: Finden Sie heraus, in welchen Phasen Verträge besonders häufig überarbeitet oder erneut eingereicht werden. Das kann auf Probleme beim ersten Entwurf, unklare Vertragsbedingungen oder eine verbesserungswürdige Verhandlungsstrategie hindeuten.
• Compliance und Risikomanagement stärken: Machen Sie Abweichungen von Standardvorgehensweisen sichtbar und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen internen und rechtlichen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden.
• Vertragserstellung und -prüfung optimieren: Analysieren Sie die Dauer der Aktivitäten „Vertrag entworfen“, „Interne Prüfung durchgeführt“ und „Rechtliche Prüfung durchgeführt“. So finden Sie Ansatzpunkte für bessere Templates, Schulungen oder eine gezieltere Ressourcenverteilung.
• Vertragsmanagement nach dem Abschluss verbessern: Überwachen Sie die Effizienz der Aktivitäten „Vertragliche Verpflichtungen überwacht“, „Compliance-Prüfung durchgeführt“ und „Vertrag verlängert“, um den Vertragslebenszyklus vorausschauend zu steuern.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Mit Process Mining für SAP Ariba Contracts können Sie messbare Verbesserungen in Ihrem Vertragsmanagement erzielen. Dazu gehören:

• Kürzere Vertragsdurchlaufzeiten: Verkürzen Sie die Zeit von der Vertragsanfrage bis zum Abschluss deutlich. So können Sie schneller Umsätze erzielen oder Kosten einsparen.
• Niedrigere Betriebskosten: Verringern Sie den personellen und finanziellen Aufwand für die Vertragsverwaltung, indem Sie die Effizienz steigern und Möglichkeiten zur Automatisierung identifizieren.
• Bessere Compliance und geringere Risiken: Stellen Sie sicher, dass interne Richtlinien und externe Vorschriften eingehalten werden, und mindern Sie rechtliche und finanzielle Risiken bei Verstößen.
• Bessere Verhandlungsergebnisse: Gewinnen Sie Erkenntnisse über Verhandlungsmuster und geben Sie Ihren Teams eine datenbasierte Grundlage, um günstigere Bedingungen auszuhandeln.
• Mehr Transparenz und Kontrolle: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihr gesamtes Vertragsportfolio und die Prozessleistung. So können Sie vorausschauend steuern und fundierte strategische Entscheidungen treffen.

So verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement

Mit Process Mining in SAP Ariba Contracts lässt sich Ihr Vertragsmanagementprozess einfacher optimieren, als Sie vielleicht denken. Durch die Analyse Ihrer vorhandenen Systemdaten gewinnen Sie schnell konkrete Erkenntnisse, ohne umfangreiche manuelle Arbeit. Unsere Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Vertragsmanagement verbessern und die Durchlaufzeit verkürzen können. Nutzen Sie einen datenbasierten Ansatz, um das Potenzial Ihrer Verträge auszuschöpfen und Ihre betrieblichen Abläufe weiterzuentwickeln. Erfahren Sie, wie Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Vertragslebenszyklus beginnen können.