> Cải tiến quy trình liên tục > Yêu cầu mua hàng trong quy trình từ mua đến thanh toán > SAP Ariba

Cải tiến quy trình mua hàng đến thanh toán: yêu cầu mua hàng

Tối ưu yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba với hướng dẫn 6 bước

Tải mẫu dữ liệu

Cải tiến quy trình mua hàng đến thanh toán: yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng trong quy trình từ mua đến thanh toán

SAP Ariba

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(11)Mục tiêu(11)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(5)

Tối ưu hóa quy trình yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba

Phê duyệt yêu cầu mua hàng chậm có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình mua sắm và khiến bạn bỏ lỡ cơ hội. Nền tảng giúp bạn xác định chính xác điểm kém hiệu quả, từ lúc tạo yêu cầu đến khi phê duyệt. Tìm hiểu cách tăng cường tuân thủ và rút ngắn toàn bộ chu trình mua hàng đến thanh toán bằng cách cải tiến quy trình xử lý yêu cầu mua hàng.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Vì sao nên tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng?

Quy trình Purchase to Pay bắt đầu từ yêu cầu mua hàng. Nếu khâu này kém hiệu quả, các vấn đề có thể lan sang toàn bộ chu kỳ mua sắm, gây chậm trễ và tăng chi phí. Trong môi trường SAP Ariba phức tạp, hệ thống có nhiều khả năng hỗ trợ, nhưng cách người dùng thao tác và quy trình làm việc thực tế vẫn có thể tạo ra điểm nghẽn. Quy trình yêu cầu mua hàng chậm hoặc không tuân thủ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết đúng lúc. Điều này tác động đến tiến độ dự án, hiệu quả vận hành và cả quan hệ với nhà cung cấp. Chi phí ẩn có thể gồm thời gian phê duyệt kéo dài, nhiều công việc phải làm lại, bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm và nguy cơ vi phạm tuân thủ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro.

Tối ưu quy trình Purchase to Pay - Requisition trong SAP Ariba không chỉ là xử lý nhanh hơn. Mục tiêu là đảm bảo mọi yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ được xử lý hiệu quả, minh bạch và đúng chính sách công ty, từ lúc tạo yêu cầu đến khi có đơn đặt hàng được phê duyệt. Muốn cải tiến quy trình này, trước tiên bạn cần hiểu quy trình thực tế, thay vì chỉ dựa vào quy trình trên lý thuyết.

process mining giúp nâng cao hiệu quả xử lý yêu cầu mua hàng

process mining giúp phân tích quy trình Purchase to Pay - Requisition trong SAP Ariba dựa trên dữ liệu. Thay vì dựa vào giả định hoặc lời kể, process mining dùng nhật ký sự kiện từ SAP Ariba để dựng lại trình tự hoạt động thực tế của từng yêu cầu mua hàng. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, phát hiện các biến thể, sai lệch và vòng lặp ẩn mà những phương pháp phân tích thông thường thường bỏ sót.

Với process mining, bạn có thể:

Xác định chính xác điểm nghẽn: Tìm ra yêu cầu bị mắc ở đâu, chẳng hạn tại một bước phê duyệt, phòng ban hoặc loại yêu cầu cụ thể. Bạn không chỉ biết có chậm trễ, mà còn biết vì sao và ở đâu trong workflow SAP Ariba.
Phát hiện các biến thể quy trình ẩn: Tìm hiểu cách yêu cầu được xử lý trên thực tế so với cách quy trình được thiết kế. Bạn có thể phát hiện lối tắt không được phép, bước thừa hoặc các lần sửa đổi thường xuyên không tạo thêm giá trị nhưng lại tốn thời gian.
Phân tích quy trình phê duyệt: Hiểu rõ quy trình phê duyệt nhiều cấp. Xem người phê duyệt nào gây chậm trễ, luồng phê duyệt nào hiệu quả nhất và có thể thiết kế lại ở đâu để quy trình thông suốt hơn mà vẫn đảm bảo kiểm soát.
Đánh giá tuân thủ: Kiểm tra xem mọi yêu cầu có tuân thủ chính sách mua sắm của tổ chức hay không, đồng thời xác định các trường hợp không tuân thủ, chẳng hạn như

Yêu cầu mua hàng trong quy trình từ mua đến thanh toán Quản lý yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng P2P Luồng phê duyệt Hiệu quả mua sắm Quản lý tuân thủ Phòng mua hàng Rút ngắn thời gian xử lý Quy trình từ mua đến thanh toán Quản lý chi tiêu Kiểm soát ngân sách

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Chu kỳ phê duyệt yêu cầu mua hàng kéo dài có thể làm chậm đáng kể các hoạt động mua sắm quan trọng, ảnh hưởng đến tiến độ dự án và làm tăng chi phí vận hành. Điều này khiến doanh nghiệp lỡ hạn, phân bổ tài nguyên kém hiệu quả và phản hồi chậm hơn trước nhu cầu kinh doanh trong quy trình Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind phân tích nhật ký sự kiện SAP Ariba để xác định chính xác yêu cầu mất quá nhiều thời gian ở đâu, chẳng hạn tại bước phê duyệt, phòng ban hoặc người phê duyệt cụ thể. Bằng cách trực quan hóa luồng thực tế, ProcessMind cho thấy những điểm khác với thời gian phê duyệt dự kiến, giúp bạn tinh gọn quy trình làm việc.

Nhiều yêu cầu mua hàng bị sửa đổi hoặc từ chối rồi gửi lại cho thấy các khâu tạo yêu cầu hoặc rà soát ban đầu có thể chưa hiệu quả và dễ phát sinh lỗi. Việc liên tục làm lại tốn thời gian của cả người yêu cầu lẫn người phê duyệt, gây bức xúc và kéo dài thời gian xử lý trong quy trình Purchase to Pay - Requisition trên SAP Ariba.
ProcessMind theo dõi toàn bộ vòng đời của từng yêu cầu, làm nổi bật những yêu cầu bị sửa đổi hoặc từ chối nhiều lần trước khi được phê duyệt. Công cụ xác định các nguyên nhân phổ biến như nhập sai dữ liệu, yêu cầu chưa rõ hoặc hiểu sai chính sách, giúp bạn tập trung đào tạo và điều chỉnh quy trình.

Không tuân theo chính sách mua sắm và quy tắc trong ma trận phê duyệt có thể khiến tổ chức gặp rủi ro về tuân thủ, sai lệch tài chính và không đạt yêu cầu kiểm toán. Khi yêu cầu bỏ qua bước phê duyệt bắt buộc hoặc đi theo luồng không được phép, hoạt động quản trị trong quy trình Purchase to Pay - Requisition trên SAP Ariba sẽ bị suy yếu.
ProcessMind tự động đối chiếu luồng phê duyệt thực tế với các quy tắc và quy trình lý tưởng đã xác định. Công cụ trực quan hóa mọi sai lệch, cho thấy chính xác hoạt động không tuân thủ xảy ra ở đâu và khi nào. Nhờ đó, bạn có thể thực thi chính sách, tăng cường kiểm soát nội bộ và đảm bảo tuân thủ hướng dẫn mua sắm.

Một số giai đoạn, phòng ban hoặc cá nhân thường trở thành điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt yêu cầu, gây tồn đọng và cản trở hoạt động mua sắm. Nếu không thấy rõ toàn bộ hành trình của từng yêu cầu trên SAP Ariba, bạn sẽ khó xác định những điểm nghẽn này.
ProcessMind dùng dữ liệu Purchase to Pay - Requisition để lập bản đồ luồng quy trình thực tế, cho thấy nơi yêu cầu bị dồn ứ và xác định chính xác bước hoặc tài nguyên gây chậm trễ. Những thông tin này giúp bạn phân bổ lại tài nguyên, thiết kế lại quy trình làm việc hoặc áp dụng tự động hóa để xử lý điểm nghẽn.

Can thiệp thủ công quá nhiều khi tạo và quản lý yêu cầu mua hàng có thể làm tăng lỗi do con người, giảm hiệu quả và tăng chi phí vận hành. Nguyên nhân thường là biểu mẫu phức tạp, hệ thống tích hợp chưa đầy đủ hoặc giao diện SAP Ariba khó sử dụng trong quy trình Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind đo lường các điểm cần thao tác thủ công trong quy trình yêu cầu mua hàng bằng cách phân tích trình tự hoạt động và tương tác của người dùng. Công cụ chỉ ra những nơi thường phải nhập lại dữ liệu, truy cập nhiều hệ thống hoặc kiểm tra thủ công không cần thiết, giúp bạn tinh gọn biểu mẫu và tự động hóa các tác vụ lặp lại.

Thiếu thông tin cập nhật về trạng thái và tiến độ yêu cầu mua hàng khiến các bên liên quan không nắm được tình hình. Hệ quả là có nhiều câu hỏi theo dõi, người dùng bức xúc và khó dự báo chính xác thời gian mua sắm. Điều này che khuất hiệu quả của luồng Purchase to Pay - Requisition trên SAP Ariba.
ProcessMind cung cấp cái nhìn trực quan về hành trình của từng yêu cầu, từ lúc tạo đến khi phê duyệt, đồng thời hiển thị trạng thái hiện tại và vị trí của yêu cầu trong quy trình làm việc. Thông tin minh bạch hơn giúp người yêu cầu và quản lý chủ động hơn, giảm việc theo dõi thủ công và cải thiện trao đổi thông tin.

Chậm xử lý yêu cầu mua hàng có thể phát sinh các chi phí ẩn như phí giao hàng nhanh cho mặt hàng cần gấp, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, tăng chi phí lưu kho do đơn hàng đến muộn và mất cơ hội kinh doanh. Những tác động tài chính này thường khó định lượng trong chu kỳ Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind đối chiếu thời gian xử lý quy trình với dữ liệu tài chính để cho thấy chi phí do quy trình yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba chưa hiệu quả. Khi xác định được nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, bạn sẽ biết có thể tiết kiệm ở đâu nhờ xử lý nhanh hơn, lập kế hoạch tốt hơn và tăng lợi thế đàm phán.

Phân bổ nhiệm vụ phê duyệt không đồng đều có thể khiến một số cá nhân hoặc nhóm quá tải, làm yêu cầu chờ xử lý và gây chậm trễ đáng kể. Khối lượng công việc mất cân đối làm giảm hiệu quả chung của quy trình Purchase to Pay - Requisition trên SAP Ariba.
ProcessMind phân tích nhật ký hoạt động của người phê duyệt để phát hiện tình trạng phân bổ công việc mất cân đối và ảnh hưởng của nó đến thời gian xử lý yêu cầu. Công cụ chỉ ra người phê duyệt có khối lượng công việc cao bất thường hoặc thường xuyên gây chậm trễ, giúp bạn cân bằng lại công việc hoặc tự động hóa quy trình làm việc.

Tỷ lệ yêu cầu mua hàng bị từ chối luôn cao thường cho thấy các vấn đề như chính sách mua sắm chưa rõ, người yêu cầu chưa được đào tạo đầy đủ, sử dụng sai danh mục mặt hàng hoặc nhu cầu của phòng ban chưa phù hợp. Điều này gây lãng phí công sức, kéo dài chu kỳ mua sắm và khiến khách hàng nội bộ không hài lòng.
ProcessMind tìm ra các mẫu hình trong những yêu cầu bị từ chối và đối chiếu với người yêu cầu, phòng ban, loại yêu cầu hoặc bước phê duyệt cụ thể. Khi hiểu được lý do phổ biến và nguồn gốc của việc từ chối, bạn có thể cải tiến đúng trọng tâm, nâng cao chất lượng yêu cầu và giảm việc làm lại trên SAP Ariba.

Nếu yêu cầu được đánh dấu là “khẩn cấp” nhưng không được xử lý nhanh hơn, các dự án cần hoàn thành đúng hạn có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, hoạt động sản xuất có thể gián đoạn hoặc doanh nghiệp phải tìm cách xử lý gấp với chi phí cao. Điều này cho thấy mức độ ưu tiên được ghi nhận chưa khớp với cách quy trình P2P Requisition trên SAP Ariba thực sự vận hành.
ProcessMind theo dõi vòng đời của các yêu cầu khẩn cấp và so sánh thời gian xử lý thực tế với mốc tiêu chuẩn hoặc mốc xử lý nhanh. Công cụ xác định nơi yêu cầu khẩn cấp bị mắc lại, cho thấy nguyên nhân có thể là thiết kế quy trình làm việc, thiếu tài nguyên hay chưa tuân thủ quy tắc ưu tiên, từ đó giúp bạn can thiệp đúng chỗ.

Quy trình làm việc có bước phê duyệt trùng lặp hoặc không tạo thêm giá trị sẽ làm quy trình yêu cầu phức tạp và tốn thời gian hơn, đồng thời tăng chi phí vận hành mà không cải thiện kết quả. Những bước thừa này kéo dài chu kỳ Purchase to Pay - Requisition trên SAP Ariba.
ProcessMind lập bản đồ mọi luồng đã diễn ra, cho thấy các trường hợp yêu cầu phải qua nhiều bước phê duyệt hơn mức cần thiết hoặc quay lại giai đoạn trước. Công cụ giúp bạn tìm cơ hội đơn giản hóa quy trình làm việc, bỏ các bước kiểm tra trùng lặp và tối ưu số lần phê duyệt.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Mục tiêu này nhằm rút ngắn đáng kể thời gian từ khi gửi yêu cầu mua hàng đến khi được phê duyệt cuối cùng. Phê duyệt nhanh hơn trên SAP Ariba giúp đẩy nhanh chu kỳ mua sắm, đảm bảo hàng hóa và dịch vụ thiết yếu được cung cấp kịp thời, giảm chậm trễ dự án và giúp toàn tổ chức phản hồi nhanh hơn. ProcessMind phát hiện các luồng phê duyệt và xác định yêu cầu bị mắc ở đâu, trong bao lâu và vì sao. Bằng cách phân tích thời lượng hoạt động và phân bổ tài nguyên trong quy trình Purchase to Pay - Requisition, công cụ chỉ ra điểm nghẽn và bước chưa hiệu quả, cung cấp dữ liệu để tinh gọn các giai đoạn phê duyệt và đạt mục tiêu rút ngắn thời gian.

Giảm số lần yêu cầu mua hàng bị sửa đổi sau khi gửi là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả. Mỗi lần sửa đổi, dù trên SAP Ariba hay qua kênh khác, đều làm phát sinh việc phải làm lại, kéo dài chu kỳ xử lý và tiêu tốn tài nguyên của cả người yêu cầu lẫn người phê duyệt. Đạt được mục tiêu này giúp dữ liệu chính xác hơn và đẩy nhanh toàn bộ luồng Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind trực quan hóa mọi luồng xử lý yêu cầu, bao gồm cả các vòng lặp sửa đổi. Công cụ đo lường số lần sửa đổi, xác định nguyên nhân phổ biến và cho thấy giai đoạn nào thường thiếu hoặc sai thông tin. Những thông tin này giúp bạn tập trung đào tạo, thiết kế lại biểu mẫu hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để tránh sửa đổi không cần thiết.

Mục tiêu này tập trung vào việc đảm bảo quy trình Purchase to Pay - Requisition tuân thủ nghiêm ngặt chính sách mua sắm nội bộ và quy định bên ngoài. Yêu cầu không tuân thủ trên SAP Ariba có thể dẫn đến rủi ro tài chính, vấn đề khi kiểm toán, chi tiêu ngoài quy định và tổn hại danh tiếng. Mức độ tuân thủ cao giúp tăng trách nhiệm giải trình và củng cố kiểm soát tài chính. ProcessMind cung cấp cái nhìn tổng quan về luồng yêu cầu thực tế so với các quy tắc tuân thủ đã xác định. Công cụ tự động đánh dấu sai lệch, phê duyệt không được phép hoặc bước bị bỏ qua trong quy trình Purchase to Pay - Requisition, đồng thời đo lường số trường hợp không tuân thủ. Nhờ đó, tổ chức có thể xác định nguyên nhân gốc rễ và thực thi chính sách hiệu quả.

Tinh gọn và đơn giản hóa các luồng phê duyệt yêu cầu mua hàng là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả. Luồng phê duyệt phức tạp hoặc trùng lặp trên SAP Ariba gây chậm trễ không cần thiết và tăng nguy cơ sai sót. Tối ưu các luồng này giúp yêu cầu được đúng người xem xét vào đúng thời điểm, cải thiện hoạt động chung của quy trình. ProcessMind tự động phát hiện và trực quan hóa mọi luồng phê duyệt thực tế, rồi đối chiếu với quy trình được thiết kế. Công cụ xác định các luồng chưa tối ưu, điểm nghẽn do người phê duyệt hoặc phòng ban cụ thể gây ra, cùng những bước hoặc vòng lặp không cần thiết. Phân tích này giúp bạn dựa trên dữ liệu để thiết kế lại ma trận phê duyệt cho quy trình Purchase to Pay - Requisition.

Giảm công sức thủ công khi bắt đầu yêu cầu mua hàng đồng nghĩa với việc tự động hóa các hoạt động lặp lại hoặc cần xử lý nhiều dữ liệu. Tạo yêu cầu thủ công trên SAP Ariba dễ phát sinh lỗi và chiếm nhiều thời gian lẽ ra có thể dành cho công việc chiến lược hơn. Tăng mức độ tự động hóa giúp giải phóng tài nguyên, cải thiện chất lượng dữ liệu và đẩy nhanh giai đoạn đầu của hoạt động mua sắm. ProcessMind đo lường công sức thủ công và thời gian dành cho các hoạt động tạo yêu cầu. Công cụ xác định các trường dữ liệu thường xuyên phải nhập, mẫu hình lặp lại và thông tin hay bị thiếu, từ đó cho thấy những việc có thể xử lý bằng cách tích hợp hệ thống hoặc tự động điền trước biểu mẫu. Những thông tin này giúp bạn xác định rõ các mục tiêu tự động hóa trong quy trình Purchase to Pay - Requisition.

Khả năng theo dõi trạng thái và vị trí của từng yêu cầu mua hàng theo thời gian thực trong suốt vòng đời là yếu tố thiết yếu để quản lý chủ động. Khó theo dõi trên SAP Ariba dẫn đến nhiều câu hỏi, lỡ hạn và khó dự đoán kết quả mua sắm. Minh bạch hơn giúp các bên liên quan chủ động và đưa ra quyết định tốt hơn. ProcessMind cung cấp cái nhìn từ đầu đến cuối về hành trình của từng yêu cầu mua hàng, cho biết trạng thái hiện tại, thời gian đã trải qua ở mỗi bước và người chịu trách nhiệm. Công cụ hiển thị thông tin rõ ràng, cập nhật về quy trình Purchase to Pay - Requisition, giúp người dùng biết ngay yêu cầu đang ở đâu và còn chờ việc gì mà không cần theo dõi thủ công.

Mục tiêu này nhằm giảm tổng chi phí vận hành liên quan đến việc tạo, xử lý và phê duyệt yêu cầu mua hàng. Chi phí xử lý cao trên SAP Ariba thường bắt nguồn từ quy trình chưa hiệu quả, việc làm lại, chu kỳ kéo dài và can thiệp thủ công quá nhiều. Giảm chi phí sẽ tác động trực tiếp đến lợi nhuận và cải thiện kết quả tài chính. ProcessMind đo lường tác động chi phí của các biến thể quy trình và điểm nghẽn trong quy trình Purchase to Pay - Requisition. Bằng cách xác định hoạt động tiêu tốn nhiều tài nguyên, thường phải làm lại hoặc bị chậm kéo dài, công cụ chỉ ra nơi các biện pháp tiết kiệm như tự động hóa hoặc đơn giản hóa quy trình có thể phát huy hiệu quả nhất.

Phân bổ đều nhiệm vụ phê duyệt giữa những người phụ trách giúp ngăn điểm nghẽn và tình trạng quá tải. Khối lượng công việc không đều có thể khiến yêu cầu giao cho người phê duyệt quá tải trên SAP Ariba bị chậm, trong khi những người khác chưa được sử dụng hết năng lực. Cân bằng công việc giúp thời gian xử lý ổn định và duy trì hoạt động thông suốt. ProcessMind phân tích khối lượng công việc của tất cả người phê duyệt trong quy trình Purchase to Pay - Requisition. Công cụ xác định cá nhân hoặc nhóm thường xuyên có số lượng yêu cầu cần phê duyệt cao hoặc thấp, cùng thời gian xử lý trung bình. Dữ liệu này giúp tổ chức phân bổ lại trách nhiệm, điều chỉnh ma trận phê duyệt hoặc áp dụng cách cân bằng tải để sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Giảm tỷ lệ yêu cầu mua hàng bị từ chối sau khi gửi cho thấy chất lượng dữ liệu ban đầu, mức độ tuân thủ chính sách và độ rõ ràng của yêu cầu đã được cải thiện. Tỷ lệ từ chối cao trên SAP Ariba gây lãng phí công sức, bức xúc và chậm trễ đáng kể trong việc mua hàng hóa, dịch vụ cần thiết. Giảm tỷ lệ này giúp tăng hiệu quả và mức độ hài lòng của người yêu cầu. ProcessMind xác định lý do phổ biến và giai đoạn thường xảy ra việc từ chối, chẳng hạn do thông tin sai, vi phạm chính sách hoặc vấn đề ngân sách. Bằng cách phân tích các thuộc tính của những trường hợp Purchase to Pay - Requisition bị từ chối, công cụ giúp bạn phát hiện vấn đề mang tính hệ thống hoặc nhu cầu đào tạo cho người yêu cầu và người phê duyệt, từ đó có biện pháp phòng ngừa phù hợp.

Đảm bảo yêu cầu mua hàng khẩn cấp được nhận diện và xử lý theo luồng ưu tiên là điều thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu cấp bách. Chậm trễ trong xử lý yêu cầu khẩn cấp, kể cả khi dùng quy trình làm việc tiêu chuẩn của SAP Ariba, có thể gây hậu quả nghiêm trọng, từ ngừng sản xuất đến bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Mục tiêu này ưu tiên các hoạt động mua sắm cấp thiết. ProcessMind trực quan hóa và đo lường thời gian xử lý thực tế của các yêu cầu được đánh dấu khẩn cấp, rồi so sánh với thời gian tiêu chuẩn hoặc mục tiêu. Công cụ cho thấy các trường hợp Purchase to Pay - Requisition khẩn cấp đi chệch khỏi luồng xử lý nhanh dự kiến ở đâu, xác định nguyên nhân chậm trễ cụ thể và gợi ý điều chỉnh quy trình làm việc hoặc bố trí tài nguyên riêng để đảm bảo yêu cầu được ưu tiên.

Mục tiêu này tập trung vào việc xác định và loại bỏ các hoạt động trùng lặp hoặc không tạo thêm giá trị trong quy trình yêu cầu mua hàng. Các bước thừa trên SAP Ariba kéo dài chu kỳ xử lý, tăng chi phí vận hành và làm quy trình phức tạp hơn mà không cải thiện kết quả cuối cùng. Tinh gọn quy trình giúp nâng cao hiệu quả và trải nghiệm người dùng. ProcessMind phát hiện đầy đủ các biến thể quy trình thực tế, cho thấy rõ những hoạt động đã diễn ra nhưng không giúp yêu cầu được phê duyệt hiệu quả và đúng quy định. Bằng cách trực quan hóa các sai lệch phổ biến và luồng không theo tiêu chuẩn trong quy trình Purchase to Pay - Requisition, công cụ giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc.

6 bước cải tiến quy trình yêu cầu mua hàng

Tải mẫu xuống

Việc cần làm

Tải mẫu Excel dành cho dữ liệu yêu cầu mua hàng. Mẫu này giúp dữ liệu có đúng cấu trúc để phân tích.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Dùng đúng mẫu giúp tránh vấn đề về chất lượng dữ liệu và đơn giản hóa các bước phân tích tiếp theo, tạo nền tảng vững chắc cho việc cải tiến.

Kết quả dự kiến

Mẫu Excel có sẵn để điền, dành riêng cho dữ liệu yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Khám phá những thông tin còn ẩn trong quy trình yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba

ProcessMind cho thấy hành trình thực tế của từng yêu cầu, từ lúc tạo đến khi phê duyệt. Các hình ảnh trực quan giúp bạn nhận ra chậm trễ và sai lệch để tối ưu quy trình mua hàng đến thanh toán.

Xác định chính xác điểm nghẽn trong quy trình yêu cầu mua hàng
Đảm bảo yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba tuân thủ quy định
Rút ngắn thời gian xử lý chu trình mua hàng đến thanh toán
Trực quan hóa mọi bước phê duyệt yêu cầu mua hàng

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Tổ chức đạt được gì khi dùng process mining cho quy trình yêu cầu mua hàng

Đây là những lợi ích có thể đo lường mà các tổ chức thường đạt được khi dùng process mining để phân tích dữ liệu quy trình yêu cầu mua hàng trong quy trình Purchase to Pay, đặc biệt là dữ liệu từ SAP Ariba. Bằng cách dùng Purchase Requisition ID làm mã định danh hồ sơ để tìm điểm kém hiệu quả và điểm nghẽn, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình làm việc.

0 %

Rút ngắn thời gian phê duyệt

Mức giảm trung bình về thời gian phê duyệt

Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn trong quy trình làm việc phê duyệt, tổ chức có thể xử lý và phê duyệt yêu cầu nhanh hơn, từ đó đẩy nhanh hoạt động mua sắm.

0 %

Tăng cường tuân thủ chính sách

Mức tăng số yêu cầu tuân thủ

Process mining giúp đảm bảo yêu cầu đi theo luồng phê duyệt và quy định chính sách đã đặt ra, giảm rủi ro không tuân thủ và giúp thực hiện đúng hướng dẫn mua sắm nội bộ.

0 %

Giảm việc làm lại yêu cầu mua hàng

Mức giảm tần suất chỉnh sửa

Tìm nguyên nhân gốc rễ khiến yêu cầu phải chỉnh sửa hoặc bị từ chối để giảm số trường hợp này. Nhờ đó, quy trình diễn ra suôn sẻ hơn, giảm thao tác thủ công và hạn chế chậm trễ.

0 %

Giảm chi phí xử lý

Mức giảm tổng chi phí xử lý yêu cầu

Loại bỏ các bước không cần thiết, giảm việc làm lại và tinh gọn toàn bộ quy trình phê duyệt để cắt giảm đáng kể chi phí vận hành liên quan đến việc xử lý yêu cầu mua hàng.

0 %

Tinh gọn luồng phê duyệt

Giảm các bước không tạo thêm giá trị

Xác định và loại bỏ các bước phê duyệt trùng lặp hoặc không theo chuẩn khiến chu kỳ xử lý yêu cầu kéo dài. Quy trình nhờ đó hiệu quả, minh bạch và dễ sử dụng hơn.

Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy qua các lần triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các thuộc tính và hoạt động quan trọng nhất, sau đó bổ sung khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Mã định danh duy nhất của chứng từ yêu cầu mua hàng, dùng làm mã định danh hồ sơ chính của quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan và cho phép phân tích toàn bộ quy trình của từng yêu cầu mua hàng.

Tên của sự kiện kinh doanh cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời yêu cầu mua hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc của yêu cầu mua hàng, bao gồm điểm nghẽn và sai lệch.

Ngày và giờ chính xác khi hoạt động diễn ra, dùng làm dấu thời gian chính để sắp xếp sự kiện.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết thứ tự thời gian của các sự kiện và là cơ sở để tính hiệu suất cũng như thời lượng, chẳng hạn thời gian chu kỳ và điểm nghẽn.

ID hoặc tên người thực hiện hoạt động, chẳng hạn người yêu cầu hoặc người phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất người dùng và phân bổ tài nguyên, giúp xác định điểm nghẽn do cá nhân hoặc nhóm cụ thể gây ra.

Phòng ban kinh doanh hoặc trung tâm chi phí của nhân viên tạo yêu cầu mua hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm và so sánh hiệu suất quy trình giữa các bộ phận trong tổ chức, qua đó làm rõ vấn đề riêng của từng phòng ban hoặc cách làm hiệu quả.

Tổng giá trị bằng tiền của yêu cầu mua hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính quan trọng, giúp phân tích giá trị yêu cầu ảnh hưởng thế nào đến quy trình, chẳng hạn thời gian phê duyệt và độ phức tạp của quy trình làm việc.

Phân loại hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu, chẳng hạn 'Phần cứng CNTT', 'Văn phòng phẩm' hoặc 'Dịch vụ chuyên môn'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích theo loại hàng hóa hoặc dịch vụ được mua, giúp xác định điểm nghẽn hoặc vấn đề tuân thủ riêng của từng danh mục.

Chỉ báo mức độ ưu tiên của yêu cầu, chẳng hạn 'Bình thường', 'Khẩn cấp' hoặc 'Rất khẩn cấp'.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép ưu tiên phân tích và theo dõi xem các yêu cầu có mức ưu tiên cao có được xử lý nhanh hơn hay không, giúp đáp ứng nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp.

Trình tự các bước phê duyệt đã xác định trước mà yêu cầu mua hàng cần thực hiện.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định quy trình chuẩn cần thực hiện, cho phép tự động kiểm tra mức độ tuân thủ để phát hiện sai lệch và vi phạm chính sách.

Lý do người phê duyệt đưa ra khi từ chối yêu cầu mua hàng hoặc một bước phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trực tiếp lý do yêu cầu mua hàng không thành công, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ để giảm việc làm lại và tăng tỷ lệ hoàn tất đúng ngay lần đầu.

Trạng thái hiện tại của yêu cầu mua hàng trong vòng đời xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp theo dõi quy trình xử lý yêu cầu mua hàng theo thời gian thực, phát hiện và xử lý các yêu cầu bị đình trệ hoặc kéo dài trước khi phát sinh vấn đề.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Ghi nhận thời điểm người dùng tạo chứng từ Purchase Requisition. Sự kiện này được ghi lại khi yêu cầu được lưu lần đầu ở trạng thái 'Composing' hoặc bản nháp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu trong vòng đời của yêu cầu mua hàng. Phân tích thời gian từ lúc tạo đến khi gửi giúp đo lường hiệu quả của người dùng và xác định nhu cầu đào tạo.

Ghi nhận thời điểm người yêu cầu chính thức gửi Purchase Requisition vào quy trình làm việc phê duyệt. Sự kiện này được xác định khi trạng thái chuyển từ 'Composing' sang 'Submitted'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, khởi động quy trình phê duyệt. Sự kiện này cần thiết để đo lường 'Requisition Approval Cycle Time' và 'Requisition Creation Lead Time'.

Ghi nhận lần phê duyệt cuối cùng của Purchase Requisition sau khi yêu cầu hoàn tất mọi bước trong quy trình làm việc. Sự kiện được xác định khi trạng thái chuyển sang 'Approved'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc giai đoạn phê duyệt. Sự kiện này là điểm kết thúc để đo 'Avg Requisition Approval Time' và cho biết yêu cầu đã sẵn sàng để tạo PO.

Ghi nhận việc Purchase Requisition bị từ chối sau khi được xem xét. Đây là trạng thái kết thúc của quy trình, được xác định khi trạng thái chuyển sang 'Denied'.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc khi yêu cầu không thành công. Phân tích các yêu cầu bị từ chối là việc cần thiết để tính KPI 'Requisition Rejection Rate', tìm ra xu hướng và cải thiện chất lượng yêu cầu.

Ghi nhận việc chuyển đổi thành công Purchase Requisition đã được phê duyệt thành Purchase Order. Sự kiện được ghi lại khi chứng từ PO tham chiếu đến yêu cầu mua hàng được tạo.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là kết quả thành công chính của quy trình yêu cầu mua hàng. Sự kiện này cần thiết để đo KPI 'Requisition to PO Lead Time' từ đầu đến cuối.

Đây là bước đóng hành chính cuối cùng của Purchase Requisition sau khi hoàn tất mọi hoạt động liên quan, chẳng hạn đặt hàng và nhận hàng. Sự kiện được ghi lại khi trạng thái cuối cùng chuyển sang 'Closed'.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu kết thúc chính thức vòng đời của yêu cầu mua hàng. Phân tích thời gian từ lúc tạo PO đến khi đóng yêu cầu có thể giúp phát hiện điểm nghẽn trong các quy trình nhận hàng hoặc lập hóa đơn tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

process mining giúp tối ưu quy trình P2P Requisition trên SAP Ariba như thế nào?

process mining xác định luồng quy trình thực tế, tìm điểm nghẽn và phát hiện những khâu chưa hiệu quả trong quy trình Purchase to Pay, P2P, Requisition trên SAP Ariba. Công cụ trực quan hóa từng bước, giúp bạn hiểu chậm trễ, việc làm lại hoặc hoạt động không tuân thủ xảy ra ở đâu. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tinh gọn hoạt động vận hành.

Cần dữ liệu nào từ SAP Ariba để phân tích quy trình Requisition bằng process mining?

Để phân tích yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba bằng process mining, trước hết bạn cần một tập dữ liệu nhật ký sự kiện. Nhật ký cần có mã định danh duy nhất cho từng trường hợp, thường là mã Purchase Requisition, tên hoạt động ở mỗi bước và dấu thời gian chính xác của từng hoạt động. Thông tin bổ sung như tài nguyên thực hiện hoặc chi phí có thể giúp phân tích sâu hơn.

Có thể kỳ vọng những cải tiến nào và mất bao lâu?

Bạn có thể kỳ vọng cải thiện đáng kể ở các khía cạnh như rút ngắn thời gian phê duyệt yêu cầu, giảm việc làm lại do sửa đổi và tăng mức độ tuân thủ chính sách. Thông tin ban đầu về sai lệch và điểm nghẽn thường có thể được phát hiện trong vài tuần sau khi nhập dữ liệu. Việc tối ưu đầy đủ và tạo ra tác động đo lường được, chẳng hạn giảm 15% chi phí hoặc 30% thời gian, thường cần vài tháng để triển khai các cải tiến.

process mining phát hiện các vấn đề như thời gian phê duyệt quá lâu hoặc phải làm lại yêu cầu bằng cách nào?

process mining phân tích dấu thời gian và trình tự hoạt động trong quy trình yêu cầu để lập bản đồ các luồng thực tế. Công cụ đo chính xác thời gian chờ giữa các bước, làm nổi bật các vòng lặp thường xuyên cho thấy có việc phải làm lại và xác định những điểm khác với luồng phê duyệt tiêu chuẩn gây chậm trễ. Nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác giai đoạn và người liên quan gây ra tình trạng kém hiệu quả.

process mining có giúp đảm bảo tuân thủ chính sách P2P Requisition không?

Có. process mining giúp xác định hiệu quả các trường hợp phê duyệt yêu cầu không tuân thủ và sai lệch chính sách. Bằng cách đối chiếu quy trình thực tế với các quy tắc và mô hình quy trình lý tưởng đã xác định, công cụ có thể tự động đánh dấu những trường hợp yêu cầu bỏ qua bước bắt buộc hoặc được người không có thẩm quyền phê duyệt. Nhờ đó, mục tiêu 95% yêu cầu tuân thủ chính sách có thể đạt được.

process mining chỉ dành cho người dùng có chuyên môn kỹ thuật hay người dùng nghiệp vụ cũng có thể sử dụng?

Công cụ process mining được thiết kế để cung cấp thông tin hữu ích cho cả người làm kỹ thuật lẫn các bên liên quan trong doanh nghiệp. Việc trích xuất dữ liệu và thiết lập ban đầu có thể cần chuyên môn kỹ thuật, nhưng phần trực quan hóa và dashboard phân tích rất dễ sử dụng. Nhờ đó, quản lý mua sắm, chủ sở hữu quy trình và cán bộ phụ trách tuân thủ có thể dễ dàng hiểu các điểm nghẽn và thúc đẩy cải tiến mà không cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.

Cần đáp ứng điều kiện kỹ thuật nào để triển khai process mining cho P2P Requisition trên SAP Ariba?

Điều kiện kỹ thuật chính là có quyền truy cập an toàn vào dữ liệu SAP Ariba để trích xuất nhật ký sự kiện cần thiết. Thông thường, bạn sẽ dùng tính năng báo cáo hoặc tích hợp của SAP Ariba, chẳng hạn API hoặc xuất dữ liệu. Bạn cũng cần một nền tảng phần mềm process mining để nhập và phân tích dữ liệu này.

“Nhật ký sự kiện” trong quy trình yêu cầu mua hàng trên SAP Ariba là gì và vì sao quan trọng?

Nhật ký sự kiện là tập hợp dữ liệu có cấu trúc, ghi lại từng bước, hay “sự kiện”, của mỗi Purchase Requisition ID trong SAP Ariba. Đây là dữ liệu đầu vào thiết yếu cho process mining, giúp phần mềm tái dựng và trực quan hóa toàn bộ hành trình của từng yêu cầu mua hàng. Nếu nhật ký sự kiện không chính xác, process mining không thể hoạt động.

Process mining khác gì so với báo cáo tiêu chuẩn của SAP Ariba?

Báo cáo tiêu chuẩn của SAP Ariba thường cung cấp các chỉ số và số liệu tổng hợp được xác định trước, dựa trên cấu trúc dữ liệu dự kiến. Ngược lại, process mining dùng dữ liệu sự kiện để tìm ra luồng quy trình thực tế đang diễn ra, bao gồm mọi biến thể và sai lệch chứ không chỉ những gì được dự kiến. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện những điểm kém hiệu quả và trường hợp không tuân thủ mà báo cáo thông thường có thể bỏ sót.

Process mining giúp xử lý tình trạng phân bổ công việc phê duyệt không đồng đều và các điểm nghẽn như thế nào?

Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện, process mining theo dõi thời gian từng yêu cầu nằm ở mỗi người phê duyệt và xác định những luồng phê duyệt thường gây chậm trễ. Bạn có thể xem cách phân bổ khối lượng công việc, tìm người phê duyệt đang quá tải và phát hiện điểm nghẽn trong cấp bậc phê duyệt. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh đúng chỗ để cân bằng công việc và xử lý yêu cầu khẩn cấp nhanh hơn.

Chấm dứt chậm trễ: tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán

Xác định điểm kém hiệu quả trên SAP Ariba và giảm 30% thời gian xử lý.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập nhanh chóng, dễ dàng.