> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig: igénylés > SAP Ariba

Fejlessze a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat igénylési szakaszát

Egyszerűsítse az SAP Ariba igényléseit ezzel a 6 lépéses útmutatóval
Fejlessze a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat igénylési szakaszát
Beszerzéstől a fizetésig: igénylés
SAP Ariba

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(11)Célok(11)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(5)

Optimalizálja az SAP Ariba beszerzési igénylési folyamatát

A lassú igényjóváhagyás jelentősen hátráltathatja a beszerzést, és elszalasztott lehetőségekhez vezethet. Platformunkkal pontosan feltárhatja a hatékonyságvesztés okait az igény létrehozásától a végső jóváhagyásig. Ismerje meg, hogyan javíthatja a megfelelést, és gyorsíthatja fel a teljes beszerzéstől a kifizetésig tartó ciklust az igénylési folyamat fejlesztésével.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a beszerzési igénylési folyamatot?

A Purchase to Pay folyamat a beszerzési igényléssel kezdődik. Az itt jelentkező hatékonysági problémák végiggyűrűzhetnek a teljes beszerzési cikluson, jelentős késéseket és többletköltségeket okozva. Az SAP Ariba összetett környezetében a rendszer sokféle lehetőséget kínál, de a felhasználók tényleges viselkedése és a munkafolyamatok végrehajtása szűk keresztmetszeteket teremthet. A lassú vagy a szabályoknak nem megfelelő igénylési folyamat megnehezíti, hogy szervezete időben beszerezze a szükséges termékeket és szolgáltatásokat. Ez hatással lehet a projektek ütemezésére, a működés hatékonyságára, sőt a beszállítói kapcsolatokra is. A nem hatékony igénylési folyamat rejtett költségei közé tartozik az elhúzódó jóváhagyás, a többletmunka, az elmaradó megtakarítási lehetőségek és a megfelelési hiányosságok, amelyek kockázatot jelenthetnek a vállalkozás számára.

Az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamatának fejlesztése nem csupán a gyorsításról szól. A cél az, hogy minden termék- és szolgáltatásigénylést hatékonyan, átláthatóan és a vállalati szabályoknak megfelelően kezeljenek a létrehozástól a jóváhagyott megrendelésig. Ehhez először a tényleges folyamatot kell megismerni, nem azt, ahogyan elvileg működnie kellene.

Hogyan segít a process mining hatékonyabbá tenni az igénylést?

A process mining adatok alapján tárja fel és elemzi az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamatának tényleges menetét. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett az SAP Ariba eseménynaplóiból rekonstruálja az egyes beszerzési igénylések valós tevékenységsorát. Így végigkövetheti a teljes folyamatot, és feltárhatja az eltéréseket, a különböző folyamatváltozatokat és az ismétlődő lépéseket, amelyeket a hagyományos elemzési módszerek gyakran nem mutatnak meg.

A process mining segítségével többek között:

  • Pontosan meghatározhatja a szűk keresztmetszeteket: Megállapíthatja, hol akadnak el az igénylések, például egy adott jóváhagyási lépésnél, részlegen vagy igénytípusnál. Nemcsak azt láthatja, hogy késés van, hanem azt is, hogy az SAP Ariba munkafolyamatában hol és miért alakul ki.
  • Feltárhatja a folyamat rejtett változatait: Megnézheti, hogyan dolgozzák fel ténylegesen az igényléseket, és ez miben tér el a tervezett folyamattól. Azonosíthatja a nem engedélyezett kerülőutakat, a szükségtelen lépéseket és az értéket nem teremtő, mégis időigényes módosításokat.
  • Elemezheti a jóváhagyási munkafolyamatokat: Részletes képet kaphat a többszintű jóváhagyásról. Láthatja, mely jóváhagyók okoznak késést, mely jóváhagyási útvonalak a leghatékonyabbak, és hol lehet egyszerűsíteni a folyamatot az ellenőrzés gyengítése nélkül.
  • Ellenőrizheti a megfelelést: Megvizsgálhatja, hogy minden igénylés megfelel-e a beszerzési szabályzatnak, és azonosíthatja a szabályszegéseket, például
Beszerzéstől a fizetésig: igénylés Igényléskezelés P2P-igénylés Jóváhagyási munkafolyamat Beszerzési hatékonyság Megfelelés kezelése Beszerzési részleg Átfutási idő csökkentése Beszerzéstől a fizetésig Kiadáskezelés Költségkeret ellenőrzése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A beszerzési igénylések elhúzódó jóváhagyása jelentősen késleltetheti a beszerzési tevékenységek megkezdését. Ez felboríthatja a projektek ütemezését, és növelheti a működési költségeket. A Purchase to Pay - Requisition folyamatban emiatt határidők csúszhatnak, az erőforrások felhasználása kevésbé hatékony lehet, és a szervezet lassabban reagálhat az üzleti igényekre.
A ProcessMind elemzi az SAP Ariba eseménynaplóit, és megmutatja, hol töltenek túl sok időt az igénylések. Azonosítja az érintett jóváhagyási lépéseket, részlegeket vagy jóváhagyókat. A tényleges folyamat vizualizálásával feltárja, hol térnek el a jóváhagyási idők az elvárttól, így egyszerűsítheti a munkafolyamatokat.

Ha a beszerzési igényléseket gyakran módosítják vagy elutasítják, majd újra benyújtják, az a létrehozás vagy az első ellenőrzés során felmerülő problémákra és hibákra utalhat. Az ismételt munka értékes időt vesz el az igénylőktől és a jóváhagyóktól, frusztrációt okoz, és meghosszabbítja az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamat átfutási idejét.
A ProcessMind végigköveti az egyes igénylések teljes életciklusát, és kiemeli azokat, amelyeket többször módosítanak vagy elutasítanak a végső jóváhagyás előtt. Feltárja a módosítások gyakori okait, például az adatrögzítési hibákat, a nem egyértelmű követelményeket vagy a szabályzat félreértését. Ezek alapján célzott képzést és folyamatmódosításokat vezethet be.

A beszerzési szabályzattól és a jóváhagyási mátrixtól való eltérés megfelelési kockázatot, pénzügyi szabálytalanságokat és sikertelen auditot eredményezhet. Ha az igénylések kihagynak kötelező jóváhagyási lépéseket vagy nem engedélyezett útvonalon haladnak, az gyengíti az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamat irányítását.
A ProcessMind automatikusan összeveti az igénylések tényleges jóváhagyási útvonalait az előre meghatározott szabályokkal és az elvárt munkafolyamatokkal. Megjeleníti az eltéréseket, és pontosan megmutatja, hol és mikor történnek szabályszegések. Így érvényesítheti a szabályzatot, erősítheti a belső kontrollokat, és biztosíthatja a beszerzési előírások betartását.

Az igénylések jóváhagyásának egyes szakaszai, részlegei vagy résztvevői gyakran torlódást okoznak. Emiatt felhalmozódnak a feladatok, és lelassul a beszerzés. Az SAP Ariba rendszerben nehéz megtalálni ezeket a szűk keresztmetszeteket, ha nem látható az egyes igénylések teljes útja.
A ProcessMind a Purchase to Pay - Requisition adataiból feltérképezi a tényleges folyamatot, megmutatja, hol torlódnak fel az igénylések, és azonosítja a késést okozó lépéseket vagy erőforrásokat. Az eredmények alapján átcsoportosíthatja az erőforrásokat, átalakíthatja a munkafolyamatokat, vagy automatizálással szüntetheti meg a szűk keresztmetszeteket.

A beszerzési igénylések létrehozásához és kezeléséhez szükséges túl sok kézi beavatkozás növeli az emberi hibák és a működési költségek kockázatát, miközben csökkenti a hatékonyságot. Ennek oka lehet a bonyolult űrlap, a hiányos rendszerintegráció vagy a nehezen használható felület az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamatban.
A ProcessMind a tevékenységek sorrendjét és a felhasználói műveleteket elemezve számszerűsíti a kézi beavatkozásokat. Megmutatja, hol kell adatokat újra rögzíteni, több rendszerhez hozzáférni vagy szükségtelen ellenőrzéseket végezni. Ez segít egyszerűsíteni az űrlapokat és automatizálni az ismétlődő feladatokat.

Ha nincs naprakész információ a beszerzési igénylések állapotáról és előrehaladásáról, az érintettek nem tudják, mire számítsanak. Emiatt gyakoriak az érdeklődések, elégedetlenek a felhasználók, és nehéz pontosan előre jelezni a beszerzés várható idejét. Így az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamat hatékonysága sem ítélhető meg pontosan.
A ProcessMind vizuálisan áttekinthetővé teszi az igénylések útját a létrehozástól a jóváhagyásig. Megmutatja az aktuális állapotot és azt, hogy az igénylés éppen melyik munkafolyamat-lépésnél tart. Az átláthatóság segíti az igénylőket és a vezetőket, csökkenti a kézi utánkövetést, és javítja a kommunikációt.

A beszerzési igénylések feldolgozásának késése rejtett költségekkel járhat. Ilyen például a sürgős termékek gyorsított szállítási díja, a korai fizetési kedvezmény elvesztése, a későn érkező rendelések miatt felmerülő magasabb készlettartási költség és az elmaradó üzleti lehetőség. Ezeket a pénzügyi hatásokat gyakran nehéz számszerűsíteni a Purchase to Pay - Requisition folyamatban.
A ProcessMind összekapcsolja a folyamat átfutási idejét a pénzügyi adatokkal, így megmutatja, milyen költséget okoznak a hatékonysági problémák az SAP Ariba igénylési folyamatában. A késések kiváltó okainak feltárásával segít megtalálni a gyorsabb feldolgozásból, a jobb tervezésből és az erősebb tárgyalási pozícióból adódó megtakarítási lehetőségeket.

Ha a jóváhagyási feladatok egyenlőtlenül oszlanak meg, egyes munkatársak vagy csapatok túlterheltté válhatnak. Emiatt torlódás alakul ki, és jelentősen késnek az elbírálásra váró igénylések. Az egyenlőtlen terhelés rontja az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamat egészének hatékonyságát.
A ProcessMind elemzi a jóváhagyók tevékenységi naplóit, és feltárja a terhelés egyenlőtlenségeit, valamint azok hatását az igénylések feldolgozási idejére. Kiemeli a kiugróan sok feladatot kapó jóváhagyókat, illetve azokat, akik rendszeresen késést okoznak. Az eredmények segítenek kiegyensúlyozni a terhelést vagy automatizálni a munkafolyamatot.

A beszerzési igénylések tartósan magas elutasítási aránya mögött olyan problémák állhatnak, mint a nem egyértelmű beszerzési szabályok, az igénylők hiányos képzése, a termékkatalógus helytelen használata vagy a részlegek igényeinek eltérése. Ez felesleges munkát, hosszabb beszerzési ciklust és elégedetlen belső ügyfeleket eredményez.
A ProcessMind feltárja az elutasított igénylések mintázatait, és összeveti az elutasításokat az igénylőkkel, részlegekkel, igénytípusokkal és jóváhagyási lépésekkel. A gyakori okok és azok eredetének megértésével célzott fejlesztéseket vezethet be, javíthatja az igénylések minőségét, és csökkentheti az ismételt munkát az SAP Ariba rendszerben.

Ha a sürgősként megjelölt igénylések nem kapnak gyorsított elbírálást, az veszélyeztetheti az időérzékeny projekteket, leállíthatja a termelést, vagy költséges, utolsó pillanatban bevezetett megoldásokat tehet szükségessé. Ez azt jelzi, hogy az SAP Ariba P2P Requisition folyamatában a sürgősségi jelzés és a tényleges végrehajtás nincs összhangban.
A ProcessMind végigköveti a sürgős igénylések életciklusát, és összeveti a tényleges átfutási időt az általános vagy gyorsított célértékekkel. Megmutatja, hol akadnak el a sürgős kérések, és feltárja, hogy a késést a munkafolyamat kialakítása, az erőforrások elérhetősége vagy a prioritási szabályok betartása okozza-e. Így célzottan beavatkozhat.

A felesleges vagy értéket nem teremtő jóváhagyási lépések bonyolultabbá és hosszabbá teszik az igénylési folyamatot, miközben nem javítják az eredményt. Ez növeli a működési költségeket, és meghosszabbítja az SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition folyamat átfutási idejét.
A ProcessMind feltérképezi a tényleges folyamatútvonalakat, és megmutatja, ha az igénylések a szükségesnél több jóváhagyási lépésen mennek keresztül, vagy visszatérnek egy korábbi szakaszba. Segít megtalálni a munkafolyamat egyszerűsítésének, a felesleges ellenőrzések megszüntetésének és a jóváhagyási pontok optimalizálásának lehetőségeit.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél, hogy jelentősen lerövidüljön a beszerzési igénylések benyújtástól a végső jóváhagyásig tartó ideje. Az SAP Ariba rendszerben a gyorsabb jóváhagyás felgyorsítja a beszerzést, így a szükséges termékek és szolgáltatások időben rendelkezésre állnak. Ez csökkenti a projektkéséseket, és javítja a szervezet reakcióképességét. A ProcessMind feltárja az összes jóváhagyási munkafolyamatot, és megmutatja, hol, mennyi ideig és miért akadnak el az igénylések. A Purchase to Pay - Requisition folyamat tevékenységeinek időtartamát és az erőforrások elosztását elemezve azonosítja a szűk keresztmetszeteket és a nem hatékony lépéseket. Az adatok alapján egyszerűsítheti a jóváhagyást, és elérheti a kitűzött időcsökkentést.

A hatékonyság érdekében érdemes csökkenteni a benyújtás után módosított beszerzési igénylések számát. Minden módosítás, akár az SAP Ariba rendszerben, akár más csatornán történik, többletmunkát okoz, meghosszabbítja a teljes átfutási időt, és erőforrásokat von el az igénylőktől és a jóváhagyóktól. A cél elérése javítja az adatok pontosságát, és felgyorsítja a teljes Purchase to Pay - Requisition folyamatot. A ProcessMind vizuálisan feltérképezi az igénylések útját, beleértve az ismétlődő módosítási köröket is. Számszerűsíti a módosításokat, feltárja azok gyakori kiváltó okait, és megmutatja, mely szakaszokban hiányosak vagy hibásak rendszeresen az információk. Ezek alapján célzott képzést tarthat, átalakíthatja az űrlapokat vagy módosíthatja a munkafolyamatokat, hogy megelőzze a szükségtelen javításokat.

A cél annak biztosítása, hogy a Purchase to Pay - Requisition folyamat szigorúan megfeleljen a belső beszerzési szabályoknak és a külső előírásoknak. Az SAP Ariba rendszerben a szabályzatnak nem megfelelő igénylések pénzügyi kockázatot, auditproblémákat, szabályozatlan beszerzést és hírnévromlást okozhatnak. A magas megfelelési arány erősíti az elszámoltathatóságot és a pénzügyi kontrollt. A ProcessMind áttekintést ad az igénylések tényleges útvonalairól, és összeveti azokat az előre meghatározott megfelelési szabályokkal. Automatikusan jelzi az eltéréseket, a nem engedélyezett jóváhagyásokat és a kihagyott lépéseket a Purchase to Pay - Requisition folyamatban, valamint számszerűsíti a szabályszegéseket. Így feltárhatja a kiváltó okokat, és hatékonyabban érvényesítheti a szabályokat.

A hatékony működéshez egyszerűsíteni kell a beszerzési igénylések jóváhagyási útvonalait. Az SAP Ariba rendszerben a bonyolult vagy ismétlődő jóváhagyási lépések szükségtelen késést okoznak, és növelik a hibák kockázatát. Az optimalizált útvonalakon a megfelelő személyek a megfelelő időben vizsgálják meg az igényléseket, így gördülékenyebbé válik a folyamat. A ProcessMind automatikusan feltárja és megjeleníti az igénylések tényleges jóváhagyási útvonalait, majd összeveti azokat a tervezett munkafolyamatokkal. Megmutatja a nem megfelelő útvonalakat, az egyes jóváhagyók vagy részlegek okozta szűk keresztmetszeteket, valamint a felesleges lépéseket és ismétlődéseket. Az elemzés alapján adatokra támaszkodva alakíthatja át a Purchase to Pay - Requisition folyamat jóváhagyási mátrixait.

A beszerzési igénylések indításakor az ismétlődő vagy sok adatbevitelt igénylő feladatok automatizálásával csökkentheti a kézi munkát. Az SAP Ariba rendszerben a kézi létrehozás időigényes, és hibákhoz vezethet, miközben elvonja az időt a stratégiai feladatoktól. Az automatizálás erőforrásokat szabadít fel, javítja az adatok minőségét, és felgyorsítja a beszerzés kezdeti szakaszát. A ProcessMind számszerűsíti az igénylések létrehozásához kapcsolódó kézi munkát és időráfordítást. Azonosítja a gyakori adatbevitelt, az ismétlődő mintákat és a rendszeresen hiányzó információkat, amelyek rendszerintegrációval vagy az űrlapok automatikus előzetes kitöltésével kezelhetők. Az eredmények egyértelmű kiindulópontot adnak a Purchase to Pay - Requisition folyamat automatizálásához.

A hatékony irányításhoz a teljes életciklus során naprakészen kell követni a beszerzési igénylések állapotát és helyét. Az SAP Ariba rendszerben a korlátozott átláthatóság gyakori érdeklődéshez, elmulasztott határidőkhöz és a beszerzés eredményének nehéz előrejelzéséhez vezet. A jobb átláthatóság segíti az érintetteket és a megalapozott döntéseket. A ProcessMind végigköveti az egyes beszerzési igényléseket, és megmutatja az aktuális állapotot, az egyes lépéseknél eltelt időt, valamint a felelőst. Valós idejű képet ad a Purchase to Pay - Requisition folyamatról, így a felhasználók utánkövetés nélkül is azonnal láthatják, hol tart az igénylés, és milyen intézkedésre vár.

A cél a beszerzési igénylések létrehozásával, feldolgozásával és jóváhagyásával járó működési költségek csökkentése. Az SAP Ariba rendszerben a magas feldolgozási költségeket a nem hatékony működés, az ismételt munka, a hosszú átfutási idő és a túl sok kézi beavatkozás okozhatja. A költségcsökkentés javítja a pénzügyi eredményeket. A ProcessMind számszerűsíti a folyamatváltozatok és a szűk keresztmetszetek költséghatását a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. Kiemeli azokat a területeket, ahol sok erőforrás fogy, gyakori az ismételt munka vagy jelentős a késés. Így meghatározhatja, hol hoz a legtöbbet az automatizálás vagy a folyamat egyszerűsítése.

A jóváhagyási feladatok egyenletes elosztása megelőzi a szűk keresztmetszeteket és a túlterhelést. Ha az SAP Ariba rendszerben egyes jóváhagyók túl sok feladatot kapnak, az hozzájuk rendelt igénylések késnek, miközben mások kapacitása kihasználatlan marad. A terhelés kiegyensúlyozása egyenletes feldolgozási időt és gördülékeny működést biztosít. A ProcessMind elemzi a Purchase to Pay - Requisition folyamatban részt vevő jóváhagyók terhelését. Azonosítja azokat a személyeket és csoportokat, akikhez rendszeresen kiugróan sok vagy kevés igénylés kerül, és összeveti ezt az átlagos feldolgozási idővel. Az adatok alapján átcsoportosíthatja a feladatokat, módosíthatja a jóváhagyási mátrixokat, vagy kiegyensúlyozhatja a terhelést az erőforrások hatékonyabb kihasználása érdekében.

Ha kevesebb beszerzési igénylést utasítanak el a benyújtás után, az a kezdeti adatok jobb minőségét, a szabályok következetesebb betartását és az igények egyértelműbb megfogalmazását jelzi. Az SAP Ariba rendszerben a magas elutasítási arány felesleges munkát, frusztrációt és jelentős késést okoz a szükséges termékek és szolgáltatások beszerzésében. Az arány csökkentése javítja a hatékonyságot és az igénylők elégedettségét. A ProcessMind feltárja az elutasítások gyakori okait és az érintett folyamatlépéseket. Megvizsgálja, hogy az elutasítás oka hibás adat, szabályszegés vagy költségkeret-probléma volt-e. Az elutasított Purchase to Pay - Requisition esetek jellemzőinek elemzésével segít feltárni a rendszerszintű problémákat és az igénylők, illetve jóváhagyók képzési igényeit, így célzott megelőző intézkedéseket hozhat.

Az üzletmenet folytonossága és a sürgős igények kielégítése érdekében fontos, hogy a sürgős beszerzési igényléseket felismerjék, és gyorsított útvonalon dolgozzák fel. Az SAP Ariba szokásos munkafolyamataiban is jelentős következménye lehet a sürgős kérések késésének, a termelés leállásától az elmaradó üzleti lehetőségekig. Ez a cél a kritikus beszerzések elsőbbségét biztosítja. A ProcessMind megjeleníti és számszerűsíti a sürgősként megjelölt igénylések tényleges átfutási idejét, majd összeveti azt az általános vagy célidőkkel. Kiemeli azokat a Purchase to Pay - Requisition eseteket, amelyek eltérnek az elvárt gyorsított folyamattól, és megmutatja a késések helyét. Az eredmények alapján módosíthatja a munkafolyamatot vagy külön erőforrásokat rendelhet a sürgős igénylésekhez.

A cél a beszerzési igénylési folyamat felesleges vagy értéket nem teremtő tevékenységeinek azonosítása és megszüntetése. Az SAP Ariba rendszerben a többletlépések meghosszabbítják az átfutási időt, növelik a működési költségeket, és bonyolultabbá teszik a folyamatot anélkül, hogy javítanák a végeredményt. Az egyszerűbb folyamat hatékonyabb és könnyebben használható. A ProcessMind feltárja a folyamat összes tényleges változatát, és megmutatja azokat a tevékenységeket, amelyek nem segítik elő a szabályoknak megfelelő és hatékony igénylés-jóváhagyást. A Purchase to Pay - Requisition folyamat gyakori eltéréseinek és nem szabványos útvonalainak vizualizálásával adatokra alapozott döntéseket hozhat a munkafolyamatok egyszerűsítéséről és egységesítéséről.

A beszerzési igénylések fejlesztésének 6 lépése

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja az adatokat
3
Töltse fel az adatkészletet
4
Elemezze a folyamatot
5
Vezesse be a fejlesztéseket
6
Kövesse nyomon a folyamatot
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a beszerzési igénylések adataihoz készült Excel-sablont. Így biztosíthatja, hogy az adatok az elemzéshez szükséges formátumban legyenek.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon használatával megelőzheti az adatminőségi problémákat, és egyszerűsítheti az elemzést. Ez jó alapot teremt a folyamat fejlesztéséhez.

Várható eredmény

SAP Ariba beszerzési igénylési adatokhoz készült, kitölthető Excel-sablon.

MIT KAP

Tárja fel az SAP Ariba igénylési folyamatának rejtett összefüggéseit

A ProcessMind megmutatja, hogyan halad végig minden igény a létrehozástól a jóváhagyásig. A késések és eltérések jól áttekinthető megjelenítésével fejlesztheti a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamatot.
  • Azonosítsa pontosan az igénylési folyamat szűk keresztmetszeteit
  • Biztosítsa az SAP Ariba igénylési folyamatának megfelelését
  • Rövidítse le a beszerzéstől a kifizetésig tartó ciklusidőt
  • Tekintse át az összes igényjóváhagyási lépést
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Milyen eredményeket érhetnek el a szervezetek az igénylési folyamat process mining elemzésével?

Az alábbi eredmények azok a mérhető előnyök, amelyeket a szervezetek jellemzően elérhetnek a beszerzési igénylések folyamatadatainak, különösen az SAP Ariba adatainak process mining elemzésével. A Purchase Requisition ID esetazonosítóként való használatával feltárhatók a hatékonysági problémák és a szűk keresztmetszetek, majd fejleszthetők a munkafolyamatok.

0 %
Gyorsabb jóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

A jóváhagyási munkafolyamat szűk keresztmetszeteinek feltárásával és megszüntetésével a szervezetek gyorsabban dolgozhatják fel és hagyhatják jóvá az igényléseket, így a beszerzés is hamarabb elindulhat.
0 %
Jobb megfelelés a beszerzési szabályoknak

A szabályoknak megfelelő igénylések arányának növekedése

A process mining segít ellenőrizni, hogy az igénylések a meghatározott jóváhagyási útvonalakat és szabályokat követik-e. Ezzel csökkenti a megfelelési kockázatokat, és támogatja a belső beszerzési irányelvek betartását.
0 %
Kevesebb utólagos javítás

A módosítások gyakoriságának csökkenése

A javítások kiváltó okainak feltárásával csökkenthető a módosításra vagy elutasításra visszaküldött igénylések száma. Így gördülékenyebbé válik a feldolgozás, kevesebb kézi munkára van szükség, és ritkábban fordul elő késedelem.
0 %
Alacsonyabb feldolgozási költségek

Az igénylések teljes költségének csökkenése

A felesleges lépések és az utólagos javítások megszüntetésével, valamint a teljes jóváhagyási folyamat egyszerűsítésével jelentősen csökkenthetők az igénylések kezelésének működési költségei.
0 %
Egyszerűbb jóváhagyási útvonalak

Kevesebb értéket nem teremtő lépés

Tárja fel és szüntesse meg azokat a felesleges vagy nem szabványos jóváhagyási lépéseket, amelyek meghosszabbítják az igénylés feldolgozását. Így a folyamat hatékonyabbá és átláthatóbbá válik, a felhasználók pedig könnyebben eligazodnak benne.

Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függnek. Az itt szereplő értékek a bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A beszerzési igénylési dokumentum egyedi azonosítója, amely a folyamat elsődleges esetazonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó tevékenységet, így minden egyes igénylés teljes folyamata elemezhető.

Az igénylés életciklusának egy adott időpontjában bekövetkezett konkrét üzleti esemény neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető az igénylési munkafolyamat, beleértve a szűk keresztmetszeteket és az eltéréseket.

A tevékenység pontos dátuma és időpontja, amely az események sorrendjének meghatározására szolgál.

Miért fontos?

Ez az attribútum megadja az események időrendi sorrendjét, és minden teljesítmény- és időtartam-számítás alapja, például az átfutási idők és a szűk keresztmetszetek elemzésénél.

A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója vagy neve, például a kérelmezőé vagy a jóváhagyóé.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a terhelés eloszlásának, a felhasználói teljesítménynek és az erőforrások elosztásának elemzését, így feltárhatók az egyes felhasználók vagy csapatok által okozott szűk keresztmetszetek.

A beszerzési igénylést létrehozó munkatárs szervezeti egysége vagy költséghelye.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szervezeti egységek szerinti bontását és összehasonlítását, így feltárhatók az egyes területekre jellemző problémák és bevált gyakorlatok.

A beszerzési igénylés teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Pénzügyi kontextust ad, így elemezhető, hogyan befolyásolja az igénylés értéke a folyamatot, például a jóváhagyási időt és a munkafolyamat összetettségét.

Az igényelt termék vagy szolgáltatás besorolása, például „IT-hardver”, „Irodaszerek” vagy „Szakértői szolgáltatások”.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a beszerzett termékek és szolgáltatások típusa szerinti elemzést, így feltárhatók az egyes kategóriákra jellemző szűk keresztmetszetek és megfelelési problémák.

Az igénylés prioritását jelző érték, például „Normál”, „Sürgős” vagy „Kritikus”.

Miért fontos?

Segít az elemzés rangsorolásában és annak ellenőrzésében, hogy a magas prioritású igénylések gyorsabban haladnak-e, így a kritikus üzleti igények időben teljesülhetnek.

Az előre meghatározott jóváhagyási lépések sorrendje, amelyet az igénylésnek követnie kell.

Miért fontos?

Meghatározza a követendő szabványos folyamatot, így a megfelelőség ellenőrzése automatikusan feltárhatja az eltéréseket és a szabálysértéseket.

A jóváhagyó által megadott indok, amikor elutasít egy igénylést vagy egy jóváhagyási lépést.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja, miért hiúsulnak meg az igénylések. A kiváltó okok elemzésével csökkenthető az utólagos javítások száma, és növelhető az elsőre helyesen benyújtott igénylések aránya.

A beszerzési igény aktuális állapota az életciklusa során.

Miért fontos?

Valós időben követheti az igények feldolgozását, és még azelőtt felismerheti, illetve kezelheti az elakadt vagy régóta nyitott kérelmeket, hogy problémát okoznának.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A felhasználó létrehozza a beszerzési igénylést. Az esemény akkor rögzíthető, amikor az igénylést először mentik „Composing” vagy piszkozat állapotban.

Miért fontos?

Ez jelöli az igénylés életciklusának kezdetét. A létrehozás és a beküldés közötti idő elemzésével mérhető a felhasználók hatékonysága, és feltárhatók a képzési igények.

A kérelmező hivatalosan beküldi a beszerzési igénylést a jóváhagyási munkafolyamatba. Ezt a „Composing” állapot „Submitted” állapotra váltása jelzi.

Miért fontos?

Ez a jóváhagyási folyamatot elindító fontos mérföldkő. Szükséges az „Igénylés jóváhagyási ideje” és az „Igénylés létrehozásától a beküldésig eltelt idő” méréséhez.

A beszerzési igénylés végleges jóváhagyását jelzi, miután az sikeresen végigment a munkafolyamat összes lépésén. Ezt az állapot „Approved” értékre váltása rögzíti.

Miért fontos?

Ez a jóváhagyási szakasz végét jelző fontos mérföldkő. Az „Igénylés átlagos jóváhagyási ideje” mérésének végpontja, és azt jelzi, hogy megkezdődhet a PO létrehozása.

A beszerzési igénylés felülvizsgálat utáni végleges elutasítását jelzi. Ez a folyamat végállapota, amelyet az állapot „Denied” értékre váltása rögzít.

Miért fontos?

Ez a folyamat egyik sikertelen végállapota. Az elutasított igénylések elemzése szükséges az „Igényléselutasítási arány” KPI méréséhez, a visszatérő minták feltárásához és az igénylések minőségének javításához.

A jóváhagyott beszerzési igénylés sikeres beszerzési megrendeléssé alakítását jelzi. Ezt az igénylésre hivatkozó PO-dokumentum létrehozása rögzíti.

Miért fontos?

Ez az igénylési folyamat elsődleges sikeres kimenetele. Szükséges az „Igényléstől a PO létrehozásáig eltelt idő” KPI méréséhez.

A beszerzési igénylés végleges adminisztratív lezárása, miután minden kapcsolódó művelet, például a megrendelés és az áruátvétel is befejeződött. Ezt az állapot „Closed” értékre váltása rögzíti.

Miért fontos?

Ez jelzi az igénylés teljes életciklusának végét. A PO létrehozása és az igénylés lezárása közötti idő elemzésével feltárhatók a későbbi áruátvételi vagy számlázási folyamatok szűk keresztmetszetei.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining feltárja a tényleges folyamatútvonalakat, azonosítja a szűk keresztmetszeteket, és megmutatja a rejtett hatékonysági problémákat az SAP Ariba Purchase to Pay, azaz P2P igénylési folyamatában. Megjeleníti az egyes lépéseket, így láthatja, hol fordul elő késés, ismételt munka vagy szabályszegés. Az eredmények alapján adatokra támaszkodva egyszerűsítheti a működést.

Az SAP Ariba igényléseinek process mining elemzéséhez elsősorban eseménynaplóra van szükség. Ennek tartalmaznia kell az egyedi esetazonosítót, általában a beszerzési igénylés azonosítóját, az egyes lépések tevékenységnevét, valamint a tevékenységek pontos időbélyegét. Az erőforrásokra vagy a költségekre vonatkozó további adatok részletesebbé tehetik az elemzést.

Jelentős javulást érhet el például az igénylések jóváhagyási idejének csökkentésében, a módosítások miatti ismételt munka visszaszorításában és a szabályok betartásában. Az adatok betöltése után gyakran néhány héten belül feltárhatók a folyamat eltérései és szűk keresztmetszetei. A teljes fejlesztés és a mérhető eredmények, például a költségek 15%-os vagy az átfutási idő 30%-os csökkentése, néhány hónap alatt érhetők el a változtatások bevezetésével.

A process mining elemzi az igénylési folyamat tevékenységeinek időbélyegeit és sorrendjét, majd feltérképezi a tényleges útvonalakat. Pontosan méri a lépések közötti várakozási időt, kiemeli az ismételt munkára utaló gyakori folyamatköröket, és azonosítja a késést okozó eltéréseket a szokásos jóváhagyási útvonalaktól. Így pontosan meghatározhatja, mely szakaszok és résztvevők rontják a hatékonyságot.

Igen. A process mining hatékonyan azonosítja a szabályzatnak nem megfelelő igénylés-jóváhagyásokat és az előírásoktól való eltéréseket. A tényleges folyamatot az előre meghatározott szabályokkal és az elvárt folyamatmodellekkel összevetve automatikusan jelzi, ha egy igénylés kihagyott kötelező lépéseket, vagy nem jogosult személy hagyta jóvá. Így elérhetővé válik az igénylésekre vonatkozó szabályzat 95%-os betartása.

A process mining eszközök úgy készülnek, hogy a műszaki és az üzleti területek számára egyaránt használható eredményeket adjanak. Az adatok kinyeréséhez és a kezdeti beállításhoz szükség lehet műszaki szakértelemre, de a vizualizációk és az elemzési dashboardok könnyen áttekinthetők. Így a beszerzési vezetők, a folyamatgazdák és a megfelelésért felelős munkatársak mély műszaki ismeretek nélkül is megérthetik a szűk keresztmetszeteket, és fejlesztéseket kezdeményezhetnek.

Elsősorban biztonságos hozzáférésre van szükség az SAP Ariba adataihoz, hogy kinyerhesse a szükséges eseménynaplókat. Ehhez általában az SAP Ariba jelentéskészítési vagy integrációs lehetőségeit, például API-kat vagy adatexportot használják. Az adatok betöltéséhez és elemzéséhez process mining szoftverplatformra is szükség van.

Az eseménynapló strukturált adathalmaz, amely az SAP Aribában minden egyes beszerzési igénylésazonosítóhoz rögzíti az összes lépést, vagyis eseményt. A process mining ebből az alapadatból rekonstruálja és jeleníti meg az igénylés teljes folyamatát. Pontos eseménynapló nélkül a process mining nem működik.

A hagyományos SAP Ariba-jelentések jellemzően előre meghatározott mutatókat és összesített adatokat mutatnak, az ismert adatstruktúrákra építve. A process mining ezzel szemben az eseményadatokból tárja fel a folyamat tényleges menetét, minden eltéréssel és változattal együtt, nem csak az elvárt lépéseket. Így olyan rejtett hatékonysági problémák és megfelelési hiányosságok is láthatóvá válnak, amelyeket a hagyományos jelentések nem feltétlenül mutatnak ki.

Az eseménynaplók elemzésével a process mining megmutatja, mennyi időt töltenek az igénylések az egyes jóváhagyóknál, és mely jóváhagyási útvonalak okoznak rendszeresen késedelmet. Láthatóvá válik a terhelés eloszlása, azonosíthatók a túlterhelt jóváhagyók és a jóváhagyási hierarchia szűk keresztmetszetei. Ezek alapján célzottan módosítható a terhelés elosztása, és gyorsítható a sürgős igénylések feldolgozása.

Szüntesse meg a késéseket, fejlessze a beszerzéstől a kifizetésig tartó igénylési folyamatot

Tárja fel az SAP Ariba működésének hiányosságait, és csökkentse a ciklusidőt 30%-kal.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára, a beállítás gyors és egyszerű.