> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Requisition > SAP Ariba

Verbeter je Purchase to Pay-aanvragen

Maak SAP Ariba-aanvragen efficiënter met onze 6-stappengids
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-aanvragen
Purchase to Pay - Requisition
SAP Ariba
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer je SAP Ariba-inkoopaanvraagproces

Trage goedkeuringen van aanvragen kunnen je inkoopproces flink vertragen en ervoor zorgen dat je kansen mist. Met ons platform zie je precies waar inefficiënties ontstaan, van het aanmaken van de eerste aanvraag tot de definitieve goedkeuring. Ontdek hoe je compliance verbetert en de volledige Purchase to Pay-cyclus versnelt, zodat je aanvraagproces beter werkt.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je proces voor purchase requisitions optimaliseren?

Het Purchase to Pay-proces begint met een requisition. Inefficiënties aan het begin werken door in de hele inkoopcyclus, met flinke vertragingen en hogere kosten als gevolg. In de complexe omgeving van SAP Ariba biedt het systeem veel mogelijkheden, maar gebruikersgedrag en de uitvoering van workflows kunnen alsnog knelpunten veroorzaken. Een traag proces voor requisitions dat niet aan het beleid voldoet, beperkt het vermogen van je organisatie om goederen en diensten op tijd in te kopen. Dat raakt projectplanningen, de efficiëntie van de bedrijfsvoering en zelfs relaties met leveranciers. Verborgen kosten van een inefficiënt requisitionproces zijn onder meer langere goedkeuringscycli, extra handmatig herstelwerk, gemiste besparingskansen en mogelijke compliance-overtredingen die risico's voor je bedrijf opleveren.

Je Purchase to Pay - Requisition-proces in SAP Ariba optimaliseren gaat niet alleen over sneller werken. Het gaat erom dat elke aanvraag voor goederen of diensten efficiënt, transparant en volgens het bedrijfsbeleid wordt afgehandeld, vanaf het moment van aanmaken tot en met de goedgekeurde inkooporder. De werkelijke flow begrijpen, in plaats van uit te gaan van de theoretische flow, is de eerste stap naar gerichte procesoptimalisatie.

Hoe process mining de efficiëntie van requisitions verbetert

Process mining biedt een datagedreven manier om je Purchase to Pay - Requisition-proces in SAP Ariba uiteen te zetten en te analyseren. In plaats van aannames of losse voorbeelden te gebruiken, reconstrueert process mining met event logs uit SAP Ariba de werkelijke volgorde van activiteiten voor elke purchase requisition. Zo krijg je de volledige end-to-end-flow in beeld, inclusief procesvarianten, afwijkingen en verborgen lussen die bij traditionele analyses vaak buiten beeld blijven.

Met process mining kun je onder meer:

  • Precies zien waar knelpunten zitten: ontdek waar requisitions vastlopen, bijvoorbeeld bij een specifieke goedkeuringsstap, afdeling of een bepaald type aanvraag. Je ziet niet alleen dát er vertraging is, maar ook waarom en waar die binnen je SAP Ariba-workflow ontstaat.
  • Verborgen procesvarianten vinden: vergelijk hoe requisitions werkelijk worden verwerkt met de ontworpen werkwijze. Zo vind je ongeautoriseerde shortcuts, overbodige stappen en veelvuldige wijzigingen die geen waarde toevoegen maar wel tijd kosten.
  • Goedkeuringsworkflows analyseren: krijg helder inzicht in goedkeuringsprocessen met meerdere niveaus. Zie welke goedkeurders vertraging veroorzaken, welke goedkeuringspaden het efficiëntst zijn en waar je het proces kunt herontwerpen zonder de controle te verliezen.
  • Compliance beoordelen: controleer of alle requisitions voldoen aan het inkoopbeleid van je organisatie en vind gevallen waarin dat niet zo is, zoals
Purchase to Pay - Requisition Aanvragenbeheer P2P Requisition Goedkeuringsworkflow Inkoopefficiëntie Compliancemanagement Inkoopafdeling Verkorting van doorlooptijden Procure to Pay Uitgavenbeheer Budgetbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Lange goedkeuringscycli voor purchase requisitions kunnen de start van belangrijke inkoopactiviteiten flink vertragen. Dat raakt projectplanningen en kan de kosten van de bedrijfsvoering verhogen. Het leidt tot gemiste deadlines, een inefficiënte inzet van capaciteit en een tragere reactie op bedrijfsbehoeften binnen je Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind analyseert de event logs van SAP Ariba en laat precies zien waar requisitions te veel tijd kosten. Zo vind je specifieke goedkeuringsstappen, afdelingen of individuele goedkeurders die als bottleneck werken. Door de werkelijke flow zichtbaar te maken, ontdek je afwijkingen van de verwachte goedkeuringstijden en kun je workflows efficiënter maken.

Veel wijzigingen of afwijzingen gevolgd door opnieuw indienen wijzen op inefficiënties en mogelijke fouten eerder in het proces, bij het aanmaken of de eerste controle. Dit voortdurende herstelwerk kost aanvragers en goedkeurders veel tijd, veroorzaakt frustratie en verlengt de doorlooptijden in je SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van elke requisition en markeert requisitions die vóór de definitieve goedkeuring meerdere keren zijn gewijzigd of afgewezen. Het brengt veelvoorkomende oorzaken in beeld, zoals onjuiste gegevensinvoer, onduidelijke vereisten of verkeerd begrepen beleid. Zo kun je gerichte trainingen en procesaanpassingen inzetten.

Afwijkingen van vastgesteld inkoopbeleid en regels uit de goedkeuringsmatrix brengen compliance-risico's, mogelijke financiële onregelmatigheden en problemen bij audits met zich mee. Wanneer requisitions verplichte goedkeuringsstappen overslaan of ongeautoriseerde paden volgen, verzwakt dat de beheersing van je SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind vergelijkt werkelijke goedkeuringspaden van requisitions automatisch met vooraf gedefinieerde regels en ideale workflows. Je ziet alle afwijkingen en precies waar en wanneer activiteiten plaatsvinden die niet aan het beleid voldoen. Zo kun je beleid handhaven, interne controles verbeteren en ervoor zorgen dat inkooprichtlijnen worden gevolgd.

Bepaalde processtappen, afdelingen of personen worden vaak een flessenhals in het goedkeuringsproces van requisitions. Daardoor ontstaan achterstanden en verloopt de inkoop minder soepel. Zonder duidelijk zicht op de end-to-end-route van elke requisition in SAP Ariba is het lastig om deze knelpunten te vinden.
ProcessMind gebruikt je Purchase to Pay - Requisition-data om de werkelijke procesflow in kaart te brengen. Je ziet waar requisitions zich ophopen en welke stappen of bronnen precies voor vertraging zorgen. Met deze inzichten kun je capaciteit anders verdelen, workflows herontwerpen of automatisering toevoegen om knelpunten weg te nemen.

Veel handmatige handelingen bij het aanmaken en beheren van purchase requisitions vergroten de kans op menselijke fouten, verlagen de efficiëntie en verhogen de kosten van de bedrijfsvoering. Dit komt vaak door complexe formulieren, beperkte systeemintegratie of een interface die niet gebruiksvriendelijk genoeg is in je SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind berekent hoeveel handmatige contactmomenten je requisitionproces bevat door activiteitenreeksen en gebruikersinteracties te analyseren. Het laat zien waar gegevens opnieuw worden ingevoerd, waar meerdere systemen nodig zijn en waar onnodige controles plaatsvinden. Zo weet je waar je formulierontwerp kunt verbeteren en terugkerende taken kunt automatiseren.

Zonder realtime inzicht in de status en voortgang van purchase requisitions blijven betrokkenen in het ongewisse. Dat leidt tot veel vragen, gefrustreerde gebruikers en een minder betrouwbare voorspelling van inkoopdoorlooptijden. Ook wordt de efficiëntie van je SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition-flow minder zichtbaar.
ProcessMind geeft een visueel overzicht van de route van elke requisition, van aanmaak tot goedkeuring. Je ziet de huidige status en waar de requisition zich in de workflow bevindt. Die transparantie helpt aanvragers en managers, vermindert handmatige opvolging en verbetert de communicatie.

Vertragingen bij het verwerken van purchase requisitions kunnen verborgen kosten veroorzaken, zoals extra verzendkosten voor spoedartikelen, gemiste kortingen voor vroeg betalen, hogere voorraadkosten door vertraagde bestellingen en gemiste zakelijke kansen. Deze financiële gevolgen zijn vaak lastig te kwantificeren binnen je Purchase to Pay - Requisition-cyclus.
ProcessMind koppelt procesdoorlooptijden aan financiële data om de financiële impact van inefficiënties in je SAP Ariba-requisitionproces zichtbaar te maken. Door de oorzaken van vertragingen te vinden, zie je waar je kosten kunt besparen met snellere verwerking, betere planning en een sterkere onderhandelingspositie.

Een ongelijke verdeling van goedkeuringstaken kan ervoor zorgen dat bepaalde personen of teams overbelast raken. Daardoor ontstaan achterstanden en lopen requisitions die op hun beoordeling wachten flink vertraging op. Deze ongelijke werklast verlaagt de efficiëntie van het Purchase to Pay - Requisition-proces in SAP Ariba.
ProcessMind analyseert activity logs van goedkeurders om verschillen in werklast en hun effect op de verwerkingstijd van requisitions te vinden. Het markeert goedkeurders met een onevenredig hoog volume of goedkeurders die structureel vertraging veroorzaken. Zo kun je de werklast beter verdelen of workflowautomatisering inzetten.

Een structureel hoog afwijzingspercentage van purchase requisitions wijst op onderliggende problemen, zoals onduidelijk inkoopbeleid, onvoldoende training van aanvragers, verkeerd gebruik van de artikelcatalogus of behoeften van afdelingen die niet goed op elkaar aansluiten. Dat leidt tot verspilde inspanning, langere inkoopcycli en frustratie bij interne klanten.
ProcessMind vindt patronen in afgewezen requisitions en koppelt afwijzingen aan specifieke aanvragers, afdelingen, requisitiontypen of goedkeuringsstappen. Door veelvoorkomende redenen en oorzaken van afwijzingen te begrijpen, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, de kwaliteit van requisitions verhogen en herstelwerk in SAP Ariba verminderen.

Wanneer requisitions met de status 'urgent' niet versneld worden verwerkt, kan dat tijdkritische projecten ernstig raken, productie stilleggen of dure oplossingen op het laatste moment noodzakelijk maken. Dit laat zien dat urgentie-indicatoren en de werkelijke procesuitvoering in de P2P Requisition-flow van SAP Ariba niet goed op elkaar aansluiten.
ProcessMind volgt de levenscyclus van urgente requisitions en vergelijkt hun werkelijke doorlooptijden met standaard- of versnelde normen. Het laat zien waar urgente aanvragen vastlopen en of de oorzaak ligt in het workflowontwerp, de beschikbaarheid van bronnen of het volgen van prioriteitsafspraken. Zo kun je gericht ingrijpen.

Workflows met dubbele of niet-waarde toevoegende goedkeuringsstappen maken het requisitionproces onnodig complex en tijdrovend. Ze verhogen de kosten van de bedrijfsvoering zonder betere resultaten op te leveren. Deze overbodige stappen verlengen de doorlooptijd van je SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition-proces.
ProcessMind brengt alle uitgevoerde paden in kaart. Je ziet waar requisitions meer goedkeuringsstappen doorlopen dan nodig of teruggaan naar eerdere fasen. Zo vind je mogelijkheden om de workflow eenvoudiger te maken, dubbele controles te schrappen en het aantal goedkeuringsmomenten te optimaliseren.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd die een purchase requisition nodig heeft van indiening tot definitieve goedkeuring. Snellere goedkeuringen in SAP Ariba verkorten inkoopcycli. Zo worden belangrijke goederen en diensten sneller ingekocht, lopen projecten minder vertraging op en reageert de organisatie sneller op nieuwe behoeften. ProcessMind brengt alle goedkeuringsworkflows in beeld en laat zien waar requisitions vastlopen, hoe lang dat duurt en waarom. Door activiteitsduur en de inzet van bronnen binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces te analyseren, vind je specifieke knelpunten en inefficiënte stappen. Daarmee krijg je een datagedreven basis om goedkeuringsfasen te verbeteren en de gewenste tijdsbesparing te realiseren.

Minder wijzigingen van purchase requisitions na de eerste indiening is belangrijk voor een efficiënt proces. Elke wijziging, in SAP Ariba of via een ander kanaal, veroorzaakt herstelwerk, verlengt de totale doorlooptijd en kost aanvragers en goedkeurders tijd. Met dit doel verbeter je de datakwaliteit en versnel je de volledige Purchase to Pay - Requisition-flow. ProcessMind brengt elk pad van een requisition visueel in kaart, inclusief alle wijzigingslussen. Het telt wijzigingen, vindt veelvoorkomende aanleidingen en laat zien in welke fasen informatie vaak ontbreekt of niet klopt. Zo kun je gerichte trainingen, een beter formulierontwerp of workflowaanpassingen inzetten om onnodige revisies te voorkomen.

Dit doel richt zich op de controle of het Purchase to Pay - Requisition-proces strikt voldoet aan intern inkoopbeleid en externe regelgeving. Requisitions in SAP Ariba die niet aan de regels voldoen, kunnen leiden tot financiële risico's, audits, ongecontroleerde uitgaven en reputatieschade. Een hoge mate van compliance zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheid en betere financiële beheersing. ProcessMind geeft een volledig overzicht van werkelijke requisitionpaden tegenover vooraf gedefinieerde complianceregels. Het markeert automatisch afwijkingen, ongeautoriseerde goedkeuringen en overgeslagen stappen binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces en kwantificeert gevallen van non-compliance. Zo vind je oorzaken en kun je naleving van het beleid gericht verbeteren.

De routes die een purchase requisition door de goedkeuringsfasen aflegt eenvoudiger maken, is belangrijk voor een efficiënt proces. Complexe of dubbele goedkeuringspaden in SAP Ariba veroorzaken onnodige vertragingen en vergroten de kans op fouten. Met geoptimaliseerde paden worden requisitions op het juiste moment door de juiste personen beoordeeld en verloopt het proces beter. ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle werkelijke goedkeuringspaden van requisitions en vergelijkt die met ontworpen workflows. Het vindt suboptimale routering, knelpunten door specifieke goedkeurders of afdelingen en onnodige stappen of lussen. Met deze analyse kun je de goedkeuringsmatrices voor het Purchase to Pay - Requisition-proces datagedreven herontwerpen.

Minder handmatig werk bij het starten van purchase requisitions betekent dat je terugkerende of data-intensieve activiteiten automatiseert. Handmatig aanmaken in SAP Ariba is foutgevoelig en kost veel tijd die je ook aan strategischer werk kunt besteden. Meer automatisering maakt capaciteit vrij, verbetert de datakwaliteit en versnelt de eerste fase van de inkoop. ProcessMind berekent hoeveel handmatig werk en tijd verschillende activiteiten bij het aanmaken van requisitions kosten. Het vindt terugkerende gegevensinvoer, patronen en veelvoorkomende ontbrekende informatie die je kunt aanpakken met systeemintegraties of automatisch ingevulde formulieren. Zo krijg je duidelijke aangrijpingspunten voor automatisering binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces.

Het is belangrijk dat je de realtime status en locatie van elke purchase requisition tijdens de hele levenscyclus kunt volgen. Beperkte zichtbaarheid in SAP Ariba leidt tot voortdurende vragen, gemiste deadlines en weinig grip op de uitkomst van inkoop. Meer transparantie helpt betrokkenen om betere beslissingen te nemen. ProcessMind geeft een end-to-end-overzicht van de route van elke purchase requisition. Je ziet de huidige status, de verstreken tijd per stap en wie verantwoordelijk is. Zo krijg je helder realtime inzicht in het Purchase to Pay - Requisition-proces en zie je meteen waar een requisition is en welke actie nog openstaat, zonder handmatig te hoeven zoeken.

Dit doel is gericht op het verlagen van de totale kosten van de bedrijfsvoering voor het aanmaken, verwerken en goedkeuren van purchase requisitions. Hoge verwerkingskosten in SAP Ariba ontstaan door inefficiënties, herstelwerk, lange doorlooptijden en veel handmatige handelingen. Kosten verlagen heeft direct effect op het resultaat en verbetert de financiële prestaties. ProcessMind berekent de kostenimpact van procesvarianten en knelpunten binnen het Purchase to Pay - Requisition-proces. Door activiteiten met een hoog verbruik van capaciteit, veel herstelwerk of lange vertragingen te vinden, zie je waar maatregelen zoals automatisering of procesvereenvoudiging het meeste opleveren.

Een evenwichtige verdeling van goedkeuringstaken onder de juiste medewerkers voorkomt knelpunten en overbelasting. Een ongelijke werklast kan in SAP Ariba leiden tot vertragingen bij requisitions die aan overbelaste goedkeurders zijn toegewezen, terwijl anderen te weinig werk hebben. Door de werklast te verdelen, blijven verwerkingstijden stabiel en blijft het proces op gang. ProcessMind analyseert de verdeling van de werklast onder alle goedkeurders in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Het vindt personen of groepen met structureel hoge of lage goedkeuringsvolumes en gemiddelde verwerkingstijden. Met deze data kun je verantwoordelijkheden opnieuw verdelen, goedkeuringsmatrices aanpassen of strategieën voor load balancing invoeren.

Een lager percentage purchase requisitions dat na indiening wordt afgewezen, wijst op betere datakwaliteit aan het begin, betere naleving van beleid en duidelijkere vereisten. Hoge afwijzingspercentages in SAP Ariba leiden tot verspilde inspanning, frustratie en flinke vertragingen bij het verkrijgen van benodigde goederen en diensten. Een lager percentage verhoogt de efficiëntie en tevredenheid van aanvragers. ProcessMind vindt de veelvoorkomende redenen en procesfasen waarin requisitions worden afgewezen, bijvoorbeeld door onjuiste informatie, beleidsovertredingen of budgetproblemen. Door de attributen van afgewezen Purchase to Pay - Requisition-cases te analyseren, zie je structurele problemen en trainingsbehoeften bij aanvragers en goedkeurders. Zo kun je gericht preventieve maatregelen nemen.

Zorg ervoor dat urgente purchase requisitions worden herkend en via versnelde paden worden verwerkt. Dat is belangrijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en voor tijdkritische behoeften. Vertragingen bij urgente aanvragen, zelfs binnen de standaardworkflows van SAP Ariba, kunnen grote gevolgen hebben, van productiestops tot gemiste zakelijke kansen. Dit doel geeft prioriteit aan kritieke inkoop. ProcessMind visualiseert en kwantificeert de werkelijke doorlooptijden van requisitions met de status urgent en vergelijkt die met standaard- of doeltijden. Het laat zien waar urgente Purchase to Pay - Requisition-cases afwijken van verwachte fast-trackprocessen, vindt specifieke vertragingen en geeft aanwijzingen voor workflowaanpassingen of extra capaciteit.

Dit doel richt zich op het vinden en verwijderen van dubbele of niet-waarde toevoegende activiteiten uit het proces voor purchase requisitions. Extra stappen in SAP Ariba verlengen doorlooptijden, verhogen de kosten van de bedrijfsvoering en maken het proces complexer zonder bij te dragen aan het eindresultaat. Een eenvoudiger proces verbetert de efficiëntie en gebruikerservaring. ProcessMind brengt alle werkelijke procesvarianten in beeld en laat duidelijk zien welke activiteiten wel plaatsvinden, maar niet bijdragen aan een compliant en efficiënt goedkeuringsproces. Door veelvoorkomende afwijkingen en niet-standaardpaden in het Purchase to Pay - Requisition-proces zichtbaar te maken, helpt het je om workflows datagedreven te vereenvoudigen en te standaardiseren.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase Requisition

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template voor Purchase Requisition-data. Zo staat de data in de juiste structuur voor analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template voorkom je datakwaliteitsproblemen en wordt de vervolganalyse eenvoudiger. Zo leg je een goede basis voor verbetering.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklare Excel-template voor SAP Ariba Purchase Requisition-data.

DIT KRIJG JE

Ontdek wat er echt gebeurt in je SAP Ariba-aanvraagproces

ProcessMind laat het volledige traject van elke aanvraag zien, van aanmaken tot goedkeuring. Je krijgt een helder beeld van vertragingen en afwijkingen, zodat je je Purchase to Pay-proces kunt verbeteren.
  • Identificeer precies waar aanvragen vastlopen
  • Zorg dat SAP Ariba-aanvragen aan de regels voldoen
  • Verkort de doorlooptijden van je Purchase to Pay-cyclus
  • Breng alle goedkeuringsstappen van aanvragen in beeld
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met process mining van requisitions

Deze resultaten laten zien welke meetbare voordelen organisaties meestal behalen door process mining te gebruiken voor de analyse van hun Purchase to Pay-requisitiondata, vooral uit SAP Ariba. Door inefficiënties en knelpunten te vinden met de Purchase Requisition-ID als case-identificatie, kunnen bedrijven hun workflows verbeteren.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Door knelpunten in de goedkeuringsworkflow te vinden en weg te nemen, kunnen organisaties requisitions veel sneller verwerken en goedkeuren. Dat versnelt de inkoop.
0 %
Betere naleving van beleid

Toename van requisitions die aan de regels voldoen

Process mining helpt om requisitions de vooraf vastgelegde goedkeuringspaden en beleidsregels te laten volgen. Zo nemen compliance-risico's af en blijven interne inkooprichtlijnen beter gewaarborgd.
0 %
Minder herstelwerk bij requisitions

Afname van het aantal wijzigingen

Verminder het aantal requisitions waarvoor wijzigingen of afwijzingen nodig zijn door de oorzaken van herstelwerk te vinden. Dat zorgt voor een soepeler proces, minder handmatig werk en minder vertraging.
0 %
Lagere verwerkingskosten

Daling van de totale kosten per requisition

Schrap onnodige stappen, verminder herstelwerk en optimaliseer het volledige goedkeuringsproces. Zo dalen de bedrijfskosten voor het verwerken van requisitions aanzienlijk.
0 %
Efficiëntere goedkeuringspaden

Minder stappen zonder toegevoegde waarde

Vind overbodige of niet-standaard goedkeuringsstappen die de requisitioncyclus verlengen en verwijder ze. Zo wordt het proces efficiënter, transparanter en eenvoudiger voor gebruikers.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij implementaties worden waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een purchase requisition-document. Deze dient als primaire case-identificatie voor het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde activiteiten koppelt. Zo kun je het volledige requisitionproces voor elke afzonderlijke aanvraag analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in de levenscyclus van de requisition plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit definieert de processtappen en maakt visualisatie en analyse van de requisitionworkflow mogelijk, inclusief knelpunten en afwijkingen.

De precieze datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. Deze timestamp bepaalt de volgorde van de gebeurtenissen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen en vormt de basis voor alle berekeningen van prestaties en doorlooptijden, zoals doorlooptijden en knelpunten.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd, zoals de aanvrager of goedkeurder.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verdeling van de werkdruk, gebruikersprestaties en inzet van medewerkers analyseren. Zo vind je knelpunten die door specifieke gebruikers of teams worden veroorzaakt.

De bedrijfsafdeling of kostenplaats van de medewerker die de purchase requisition heeft aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende delen van de organisatie segmenteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke problemen en goede werkwijzen zichtbaar.

De totale geldwaarde van de purchase requisition.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft belangrijke financiële context. Zo kun je analyseren hoe de waarde van een requisition het procesgedrag beïnvloedt, bijvoorbeeld de goedkeuringstijd en complexiteit van de workflow.

De classificatie van de aangevraagde goederen of diensten, zoals 'IT-hardware', 'Kantoorbenodigdheden' of 'Professionele diensten'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse mogelijk op basis van het type goederen of diensten dat wordt ingekocht. Zo kun je knelpunten of complianceproblemen per categorie identificeren.

Een indicator van de prioriteit van de aanvraag, zoals 'Normaal', 'Urgent' of 'Kritiek'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse op prioriteit mogelijk. Je kunt controleren of aanvragen met een hoge prioriteit sneller worden verwerkt, zodat aan kritieke behoeften wordt voldaan.

De vooraf vastgelegde reeks goedkeuringsstappen die de aanvraag hoort te doorlopen.

Waarom dit belangrijk is

Definieert het standaardproces dat moet worden gevolgd. Hiermee kan conformance checking automatisch afwijkingen en beleidsovertredingen detecteren.

De reden die een goedkeurder opgeeft wanneer een aanvraag of goedkeuringsstap wordt afgewezen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in waarom aanvragen mislukken. Zo kun je de oorzaken analyseren, herstelwerk verminderen en het percentage in één keer goed verhogen.

De huidige status van de inkoopaanvraag binnen de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Maakt realtime monitoring van de aanvraagpijplijn mogelijk. Zo kun je vastgelopen of lang openstaande aanvragen identificeren en aanpakken voordat ze problemen veroorzaken.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit markeert het moment waarop een gebruiker het Purchase Requisition-document voor het eerst aanmaakt. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de requisition voor het eerst wordt opgeslagen in de status 'Composing' of als concept.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt van de levenscyclus van de requisition. Door de tijd tussen aanmaken en indienen te analyseren, kun je de efficiëntie van gebruikers meten en trainingsbehoeften vinden.

Dit staat voor het formeel indienen van de Purchase Requisition door de aanvrager in de goedkeuringsworkflow. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status verandert van 'Composing' naar 'Submitted'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaalmoment dat het goedkeuringsproces start. Het is essentieel voor het meten van de 'Requisition Approval Cycle Time' en de 'Requisition Creation Lead Time'.

Dit markeert de definitieve goedkeuring van de Purchase Requisition nadat deze alle workflowstappen succesvol heeft doorlopen. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status verandert in 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaalmoment dat het einde van de goedkeuringsfase markeert. Het is het eindpunt voor het meten van de 'Avg Requisition Approval Time' en geeft aan dat de requisition klaar is voor het aanmaken van een PO.

Dit staat voor de definitieve afwijzing van een Purchase Requisition na beoordeling. Het is een eindstatus van het proces en wordt vastgelegd wanneer de status verandert in 'Denied'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk eindpunt van een mislukt proces. Analyse van afgewezen requisitions is essentieel voor de KPI 'Requisition Rejection Rate', zodat je patronen kunt vinden en de kwaliteit van aanvragen kunt verbeteren.

Dit markeert de succesvolle omzetting van een goedgekeurde Purchase Requisition naar een Purchase Order. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een PO-document wordt aangemaakt dat naar de requisition verwijst.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste succesvolle resultaat van het requisitionproces. Het is essentieel voor het meten van de end-to-end-KPI 'Requisition to PO Lead Time'.

Dit is de administratieve afsluiting van een Purchase Requisition nadat alle bijbehorende acties, zoals bestellen en ontvangen, zijn afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd door een laatste statuswijziging naar 'Closed'.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het definitieve einde van de volledige levenscyclus van de requisition. Door de tijd tussen het aanmaken van de PO en het sluiten te analyseren, kun je knelpunten in de processen voor ontvangst of facturatie vinden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt werkelijke processtromen in beeld, lokaliseert bottlenecks en maakt verborgen inefficiënties zichtbaar in het Purchase to Pay-, P2P- en Requisition-proces binnen SAP Ariba. Elke stap wordt gevisualiseerd, zodat je ziet waar vertragingen, herstelwerk of niet-compliant activiteiten ontstaan. Met dit inzicht kun je beslissingen nemen op basis van data en de bedrijfsvoering verbeteren.

Voor process mining op SAP Ariba Requisitions heb je vooral een event log-dataset nodig. Daarin staan een unieke case-identificatie, meestal de Purchase Requisition ID, een activity name voor elke stap en een nauwkeurige timestamp van elke activiteit. Extra data, zoals informatie over bronnen of kosten, kan de analyse verdiepen.

Je kunt kortere goedkeuringstijden voor requisitions, minder herstelwerk door wijzigingen en betere naleving van beleid verwachten. De eerste inzichten in procesafwijkingen en bottlenecks zijn vaak binnen enkele weken na het inladen van de data beschikbaar. Volledige optimalisatie en meetbaar effect, zoals 15% lagere kosten of 30% kortere doorlooptijden, ontwikkelen zich in enkele maanden terwijl verbeteringen worden doorgevoerd.

Process mining analyseert timestamps en activiteitenvolgordes in het requisition-proces om de werkelijk gevolgde routes in kaart te brengen. Het meet precies hoeveel tijd tussen stappen zit, laat veelvuldige lussen zien die op herstelwerk wijzen en identificeert afwijkingen van standaardgoedkeuringsroutes die vertraging veroorzaken. Zo zie je welke stappen en personen inefficiënties veroorzaken.

Ja, process mining is zeer geschikt om niet-compliant goedkeuringen van requisitions en afwijkingen van beleid te vinden. Door de werkelijke uitvoering te vergelijken met vooraf gedefinieerde regels en ideale procesmodellen, markeert de oplossing automatisch gevallen waarin requisitions verplichte stappen overslaan of door onbevoegde personen zijn goedgekeurd. Zo wordt 95% compliance met het requisition-beleid haalbaar.

Process mining-tools zijn bedoeld voor zowel technische als zakelijke stakeholders. Voor data-extractie en de eerste configuratie kan technische kennis nodig zijn, maar de visualisaties en analysedashboards zijn intuïtief. Inkoopmanagers, proceseigenaren en compliance officers kunnen bottlenecks daardoor eenvoudig begrijpen en verbeteringen doorvoeren zonder diepgaande technische kennis.

De belangrijkste technische voorwaarde is veilige toegang tot SAP Ariba-data om de benodigde event logs te extraheren. Dat gebeurt meestal via rapportage- of integratiemogelijkheden van SAP Ariba, zoals API’s of data-export. Daarnaast heb je een process mining-platform nodig om deze data in te laden en te analyseren.

Een event log is een gestructureerde verzameling data met elke stap, of elk "event", voor iedere afzonderlijke Purchase Requisition ID in SAP Ariba. Het event log is belangrijk omdat het de grondstof vormt voor process mining. De software kan daarmee de volledige route van elke requisition reconstrueren en visualiseren. Zonder nauwkeurig event log werkt process mining niet.

Standaardrapportage in SAP Ariba bevat meestal vooraf gedefinieerde KPI’s en totalen op basis van verwachte datastructuren. Process mining ontdekt daarentegen de werkelijke processtromen rechtstreeks uit event data. Daardoor worden alle varianten en afwijkingen zichtbaar, niet alleen de verwachte route. Zo vind je verborgen inefficiënties en complianceproblemen die traditionele rapportages kunnen missen.

Door event logs te analyseren, laat process mining zien hoe lang requisitions bij afzonderlijke goedkeurders blijven liggen en welke goedkeuringsroutes vaak tot vertraging leiden. Zo visualiseer je de verdeling van het werk, herken je overbelaste goedkeurders en vind je bottlenecks in de goedkeuringshiërarchie. Met deze inzichten kun je de werkdruk gerichter verdelen en urgente requisitions sneller verwerken.

Stop vertragingen: verbeter je Purchase to Pay-aanvraagproces

Vind inefficiënties in SAP Ariba en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. De installatie is snel en eenvoudig.