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Melhore seu processo de requisição de compra ao pagamento

Otimize as requisições no SAP Ariba com nosso guia de 6 etapas
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Otimize seu processo de requisição de compra no SAP Ariba

A demora na aprovação de requisições pode afetar significativamente seu processo de compras e fazer você perder oportunidades. Nossa plataforma ajuda a identificar ineficiências específicas, desde a criação da solicitação até a aprovação final. Descubra como melhorar a conformidade e acelerar todo o ciclo de compras, transformando seu processo de requisições.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processo de requisição de compras?

O processo de Purchase to Pay começa com uma requisição, e qualquer ineficiência nessa etapa pode afetar todo o ciclo de compras, causando atrasos significativos e aumento de custos. No ambiente complexo do SAP Ariba, embora o sistema ofereça recursos robustos, o comportamento dos usuários e a execução do fluxo de trabalho podem criar gargalos. Um processo de requisição lento ou em desacordo com as políticas afeta diretamente a capacidade da organização de adquirir os bens e serviços necessários no prazo, comprometendo cronogramas de projetos, eficiência operacional e até o relacionamento com fornecedores. Entre os custos ocultos de um processo ineficiente estão ciclos de aprovação prolongados, mais retrabalho manual, oportunidades de economia perdidas e possíveis violações de conformidade que expõem a empresa a riscos.

Otimizar o processo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba não significa apenas acelerar as etapas. Significa garantir que cada solicitação de bens ou serviços seja tratada com eficiência, transparência e respeito às políticas da empresa, desde a criação até a aprovação do pedido de compra. Entender o fluxo real, e não o fluxo teórico, é o primeiro passo para otimizar esse processo essencial.

Como o Process Mining aumenta a eficiência das requisições

O Process Mining oferece uma abordagem baseada em dados para decompor e analisar a jornada de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa os registros de eventos do SAP Ariba para reconstruir a sequência real de atividades de cada requisição de compra. Assim, você visualiza o fluxo completo de ponta a ponta e identifica variações, desvios e ciclos ocultos que os métodos tradicionais de análise muitas vezes não detectam.

Com o Process Mining, você pode:

  • Identificar gargalos com precisão: Descobrir exatamente onde as requisições ficam paradas, seja em uma etapa específica de aprovação, em um departamento ou em determinados tipos de solicitação. Você não apenas identifica que há um atraso, mas também entende por que e onde ele ocorre no fluxo de trabalho do SAP Ariba.
  • Descobrir variações ocultas no processo: Entender como as requisições são realmente processadas em comparação com o fluxo previsto. Isso inclui identificar atalhos não autorizados, etapas desnecessárias ou alterações frequentes que não agregam valor, mas consomem tempo.
  • Analisar os fluxos de aprovação: Obter insights detalhados sobre os processos de aprovação em vários níveis. Veja quais aprovadores causam atrasos, quais caminhos de aprovação são mais eficientes e onde uma reformulação pode simplificar o fluxo sem comprometer os controles.
  • Avaliar a conformidade: Verificar se todas as requisições seguem as políticas de compras da organização e identificar casos de não conformidade, como
Compra a pagamento: requisição Gestão de requisições Requisição P2P Fluxo de aprovação Eficiência em compras Gestão da conformidade Departamento de compras Redução do prazo Compra a pagamento Gestão de gastos Controle orçamentário

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Ciclos prolongados de aprovação de requisições de compra podem atrasar significativamente o início de atividades essenciais de compras, afetar cronogramas de projetos e aumentar os custos operacionais. Isso pode levar ao descumprimento de prazos, à alocação ineficiente de recursos e a uma resposta mais lenta às necessidades do negócio no processo de Purchase to Pay - Requisição.
O ProcessMind analisa os registros de eventos do SAP Ariba para identificar exatamente onde as requisições estão demorando demais, apontando etapas de aprovação, departamentos ou aprovadores específicos que se tornam gargalos. Ao visualizar o fluxo real, você identifica desvios em relação aos prazos de aprovação esperados e pode simplificar os fluxos de trabalho.

Um volume elevado de alterações ou rejeições seguidas de reenvios de requisições de compra indica ineficiências e possíveis erros nas etapas iniciais de criação ou análise. Esse retrabalho constante consome o tempo de solicitantes e aprovadores, gera frustração e prolonga os prazos no processo de Purchase to Pay - Requisição do SAP Ariba.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida de cada requisição e destaca aquelas que passam por várias alterações ou rejeições antes da aprovação final. A plataforma identifica motivos recorrentes para essas mudanças, como dados incorretos, requisitos pouco claros ou falta de entendimento das políticas, permitindo direcionar treinamentos e ajustes no processo.

Desvios das políticas de compras e das regras da matriz de aprovação expõem a organização a riscos de conformidade, possíveis irregularidades financeiras e falhas em auditorias. Quando as requisições ignoram etapas obrigatórias de aprovação ou seguem caminhos não autorizados, a governança do processo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba fica comprometida.
O ProcessMind compara automaticamente os caminhos reais de aprovação das requisições com as regras predefinidas e os fluxos de trabalho esperados. A plataforma mostra todos os desvios e indica exatamente onde e quando ocorrem atividades fora das políticas, ajudando você a aplicar as regras, fortalecer os controles internos e garantir o cumprimento das diretrizes de compras.

Determinadas etapas, departamentos ou pessoas podem se tornar pontos de retenção no processo de aprovação de requisições, criando acúmulos e dificultando o fluxo de compras. Sem visibilidade clara da jornada completa de cada requisição no SAP Ariba, é difícil identificar esses gargalos críticos.
O ProcessMind usa os dados de Purchase to Pay - Requisição para mapear o fluxo real do processo, mostrar onde as requisições se acumulam e identificar as etapas ou os recursos que causam atrasos. Esses insights acionáveis ajudam você a redistribuir recursos, reformular fluxos de trabalho ou introduzir automações para eliminar os gargalos.

O excesso de intervenção manual na criação e no gerenciamento de requisições de compra pode aumentar os erros humanos, reduzir a eficiência e elevar os custos operacionais. Isso costuma ocorrer devido a formulários complexos, integração insuficiente entre sistemas ou interfaces pouco intuitivas no processo de Purchase to Pay - Requisição do SAP Ariba.
O ProcessMind quantifica as interações manuais no processo de requisição analisando as sequências de atividades e as interações dos usuários. A plataforma destaca situações frequentes de redigitação de dados, acesso a vários sistemas ou verificações manuais desnecessárias, orientando melhorias no desenho dos formulários e na automação de tarefas repetitivas.

Sem insights em tempo real sobre o status e o andamento das requisições de compra, as partes interessadas ficam sem informações. Isso gera consultas frequentes, frustração entre os usuários e dificuldade para prever os prazos de compras, além de ocultar a eficiência do fluxo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind oferece uma visão visual completa da jornada de cada requisição, da criação à aprovação, mostrando o status atual e a etapa do fluxo de trabalho em que ela se encontra. Essa transparência ajuda solicitantes e gestores, reduzindo acompanhamentos manuais e melhorando a comunicação.

Atrasos no processamento de requisições de compra podem gerar custos ocultos, como frete expresso para itens urgentes, perda de descontos por pagamento antecipado, aumento dos custos de manutenção de estoque devido a pedidos atrasados e oportunidades de negócio perdidas. Muitas vezes, é difícil quantificar esses impactos financeiros no ciclo de Purchase to Pay - Requisição.
O ProcessMind relaciona os prazos do processo aos dados financeiros para revelar o impacto monetário das ineficiências nas requisições do SAP Ariba. Ao identificar as causas raiz dos atrasos, a plataforma ajuda você a entender onde é possível economizar com processamento mais rápido, planejamento melhor e maior poder de negociação.

A distribuição desigual das tarefas de aprovação pode sobrecarregar algumas pessoas ou equipes, criando acúmulos e atrasos significativos nas requisições que aguardam análise. Essa carga de trabalho desequilibrada reduz a eficiência geral do processo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind analisa os registros de atividades dos aprovadores para identificar desequilíbrios na distribuição da carga de trabalho e seu impacto nos prazos de processamento das requisições. A plataforma destaca aprovadores com volumes desproporcionalmente altos ou que causam atrasos com frequência, fornecendo informações para redistribuir tarefas ou automatizar fluxos de trabalho.

Uma taxa persistentemente alta de rejeição de requisições de compra pode indicar problemas como políticas de compras pouco claras, treinamento insuficiente para solicitantes, uso incorreto do catálogo de itens ou necessidades desalinhadas entre departamentos. Isso gera desperdício de esforço, prolonga os ciclos de compras e frustra os clientes internos.
O ProcessMind identifica padrões nas requisições rejeitadas e relaciona as rejeições a solicitantes, departamentos, tipos de requisição ou etapas de aprovação específicos. Ao entender os motivos mais comuns e suas origens, você pode implementar melhorias direcionadas, elevar a qualidade das requisições e reduzir o retrabalho no SAP Ariba.

Quando requisições marcadas como 'urgentes' não recebem tratamento prioritário, projetos com prazos críticos podem ser seriamente afetados, a produção pode parar e a empresa pode precisar recorrer a soluções de última hora mais caras. Isso revela uma desconexão entre os indicadores de urgência e a execução real do fluxo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind acompanha o ciclo de vida das requisições urgentes e compara seus prazos reais com os padrões normais ou acelerados. A plataforma identifica onde essas solicitações ficam paradas e mostra se os atrasos decorrem do desenho do fluxo de trabalho, da disponibilidade de recursos ou do cumprimento dos protocolos de prioridade, permitindo intervenções direcionadas.

Fluxos de trabalho com etapas de aprovação redundantes ou que não agregam valor aumentam a complexidade e o tempo de processamento das requisições, elevando os custos operacionais sem melhorar os resultados. Essas etapas desnecessárias prolongam o tempo de ciclo do processo de Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind mapeia todos os caminhos executados e revela desvios em que as requisições passam por mais etapas de aprovação do que o necessário ou retornam a etapas anteriores. A plataforma ajuda a identificar oportunidades para simplificar o fluxo de trabalho, eliminar verificações redundantes e otimizar o número de etapas de aprovação.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo entre o envio de uma requisição de compra e sua aprovação final. Aprovações mais rápidas no SAP Ariba aceleram os ciclos de compras, garantindo a aquisição oportuna de bens e serviços essenciais, reduzindo atrasos em projetos e melhorando a capacidade de resposta operacional em toda a organização. O ProcessMind revela todos os fluxos de aprovação e identifica onde as requisições ficam paradas, por quanto tempo e por quê. Ao analisar a duração das atividades e a alocação de recursos no processo de Purchase to Pay - Requisição, a plataforma destaca gargalos e etapas ineficientes, oferecendo insights baseados em dados para simplificar as aprovações e alcançar a redução de tempo desejada.

Reduzir a frequência de alterações nas requisições de compra após o envio inicial é essencial para aumentar a eficiência. Cada alteração, seja no SAP Ariba ou por outros canais, gera retrabalho, prolonga o tempo de ciclo total e consome recursos valiosos de solicitantes e aprovadores. Alcançar esse objetivo melhora a precisão dos dados e acelera todo o fluxo de Purchase to Pay - Requisição. O ProcessMind mapeia visualmente todos os caminhos percorridos por uma requisição, incluindo os ciclos de alteração. A plataforma quantifica as alterações, identifica os motivos mais comuns e revela as etapas em que as informações costumam estar incompletas ou incorretas. Esses insights permitem direcionar treinamentos, reformular formulários ou ajustar fluxos de trabalho para evitar revisões desnecessárias.

Este objetivo busca garantir que o processo de Purchase to Pay - Requisição siga rigorosamente as políticas internas de compras e as regulamentações externas. Requisições fora das políticas no SAP Ariba podem gerar riscos financeiros, problemas em auditorias, compras não autorizadas e danos à reputação. Um alto nível de conformidade reforça a responsabilização e os controles financeiros. O ProcessMind oferece uma visão completa dos caminhos reais das requisições em comparação com as regras de conformidade predefinidas. A plataforma sinaliza automaticamente desvios, aprovações não autorizadas e etapas ignoradas no processo de Purchase to Pay - Requisição, além de quantificar os casos de não conformidade. Essa visibilidade ajuda as organizações a identificar as causas raiz e a garantir o cumprimento das políticas.

Simplificar os caminhos percorridos pelas requisições de compra nas etapas de aprovação é essencial para aumentar a eficiência. Caminhos de aprovação complexos ou redundantes no SAP Ariba geram atrasos desnecessários e aumentam o risco de erros. A otimização garante que as pessoas certas analisem as requisições no momento certo, melhorando o fluxo geral do processo. O ProcessMind identifica e visualiza automaticamente todos os caminhos reais de aprovação das requisições e os compara com os fluxos de trabalho planejados. A plataforma aponta encaminhamentos abaixo do ideal, identifica gargalos causados por aprovadores ou departamentos específicos e destaca etapas ou ciclos desnecessários. Essa análise permite reformular as matrizes de aprovação do processo de Purchase to Pay - Requisição com base em dados.

Reduzir o trabalho manual na abertura de requisições de compra significa automatizar atividades repetitivas ou que exigem muitos dados. A criação manual no SAP Ariba está sujeita a erros e consome tempo que poderia ser dedicado a tarefas mais estratégicas. Mais automação libera recursos, melhora a qualidade dos dados e acelera a etapa inicial de compras. O ProcessMind quantifica o esforço manual e o tempo gasto nas diferentes atividades de criação de requisições. A plataforma identifica entradas de dados frequentes, padrões recorrentes e lacunas comuns de informação que podem ser resolvidas com integrações entre sistemas ou preenchimento automático de formulários. Esses insights indicam com clareza onde concentrar iniciativas de automação no processo de Purchase to Pay - Requisição.

Melhorar o acompanhamento do status e da localização de cada requisição de compra em tempo real, durante todo o ciclo de vida, é essencial para uma gestão proativa. A pouca visibilidade no SAP Ariba gera consultas constantes, prazos perdidos e dificuldade para prever os resultados das compras. Mais transparência ajuda as partes interessadas e melhora a tomada de decisões. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta da jornada de cada requisição de compra, mostrando o estado atual, o tempo decorrido em cada etapa e quem é responsável. A plataforma apresenta insights claros e em tempo real sobre o processo de Purchase to Pay - Requisição, permitindo identificar rapidamente onde está uma requisição e qual ação está pendente, sem acompanhamento manual.

Este objetivo busca reduzir as despesas operacionais totais associadas à criação, ao processamento e à aprovação de requisições de compra. No SAP Ariba, os altos custos de processamento decorrem de ineficiências, retrabalho, ciclos prolongados e excesso de intervenção manual. Reduzir esses custos melhora diretamente os resultados financeiros da empresa. O ProcessMind quantifica o impacto nos custos das diferentes variações e dos gargalos no processo de Purchase to Pay - Requisição. Ao identificar atividades que consomem muitos recursos, geram retrabalho frequente ou sofrem atrasos prolongados, a plataforma mostra onde medidas de economia, como automação ou simplificação do processo, podem trazer mais resultados.

Distribuir as tarefas de aprovação de forma equilibrada entre as pessoas responsáveis evita gargalos e sobrecarga. Uma carga de trabalho desigual pode atrasar as requisições atribuídas a aprovadores sobrecarregados no SAP Ariba, enquanto outros ficam com capacidade ociosa. Equilibrar essa carga ajuda a manter prazos de processamento consistentes e o fluxo operacional. O ProcessMind analisa a distribuição da carga de trabalho entre todos os aprovadores envolvidos no processo de Purchase to Pay - Requisição. A plataforma identifica pessoas ou grupos com volumes de aprovação consistentemente altos ou baixos e compara os tempos médios de processamento. Esses dados ajudam as organizações a redistribuir responsabilidades, reconfigurar matrizes de aprovação ou adotar estratégias de balanceamento de carga para otimizar o uso dos recursos.

Reduzir o percentual de requisições de compra rejeitadas após o envio indica melhorias na qualidade inicial dos dados, no cumprimento das políticas e na clareza dos requisitos. No SAP Ariba, altas taxas de rejeição geram desperdício de esforço, frustração e atrasos significativos na aquisição de bens e serviços necessários. Reduzir essa taxa aumenta a eficiência e a satisfação dos solicitantes. O ProcessMind identifica os motivos mais comuns e as etapas em que as requisições são rejeitadas, seja por informações incorretas, violações de políticas ou problemas de orçamento. Ao analisar os atributos dos casos de Purchase to Pay - Requisição rejeitados, a plataforma ajuda a identificar problemas sistêmicos ou necessidades de treinamento para solicitantes e aprovadores, permitindo ações preventivas direcionadas.

Identificar requisições de compra urgentes e processá-las por caminhos acelerados é essencial para a continuidade dos negócios e o atendimento de necessidades críticas. Atrasos em solicitações urgentes, mesmo nos fluxos de trabalho padrão do SAP Ariba, podem causar impactos negativos significativos, desde paralisações na produção até oportunidades de negócio perdidas. Este objetivo prioriza compras críticas. O ProcessMind visualiza e quantifica os prazos reais das requisições marcadas como urgentes e os compara com os prazos padrão ou desejados. A plataforma destaca onde os casos urgentes de Purchase to Pay - Requisição se desviam dos processos acelerados esperados, identifica atrasos específicos e indica ajustes no fluxo de trabalho ou recursos dedicados para garantir o tratamento prioritário.

Este objetivo busca identificar e remover atividades redundantes ou que não agregam valor ao processo de requisição de compra. No SAP Ariba, etapas extras prolongam os ciclos, aumentam os custos operacionais e adicionam complexidade sem contribuir para o resultado final. Simplificar o processo melhora a eficiência e a experiência dos usuários. O ProcessMind identifica todas as variações reais do processo e mostra com clareza as atividades que ocorrem, mas não contribuem para uma aprovação eficiente e em conformidade. Ao visualizar desvios frequentes e caminhos fora do padrão no processo de Purchase to Pay - Requisição, a plataforma permite tomar decisões baseadas em dados para simplificar e padronizar os fluxos de trabalho.

O caminho de melhoria em 6 etapas para requisições de compra

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O que fazer

Acesse o Template do Excel desenvolvido para dados de requisições de compra. Assim, seus dados terão a estrutura correta para análise.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar o Template correto evita problemas de qualidade dos dados e simplifica as análises seguintes, criando uma base sólida para melhorias.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preencher, específico para dados de requisições de compra do SAP Ariba.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights ocultos no processo de requisições do SAP Ariba

O ProcessMind revela o percurso real de cada requisição, da criação à aprovação, com visualizações claras de atrasos e desvios para ajudar você a otimizar o processo de compras.
  • Identifique os gargalos específicos das requisições
  • Garanta a conformidade das requisições no SAP Ariba
  • Reduza o tempo de ciclo de compras
  • Visualize todas as etapas de aprovação das requisições
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam com a mineração de processos de requisições

Estes são benefícios mensuráveis que as organizações costumam obter ao usar a mineração de processos para analisar os dados do processo de requisição do processo de compra ao pagamento, especialmente no SAP Ariba. Ao identificar ineficiências e gargalos usando o ID da requisição de compra como identificador do caso, as empresas podem otimizar seus fluxos de trabalho.

0 %
Ciclos de aprovação mais rápidos

Redução média no tempo de aprovação

Ao identificar e eliminar gargalos no fluxo de trabalho de aprovação, as organizações podem acelerar significativamente o processamento e a aprovação das requisições, agilizando as compras.
0 %
Mais conformidade com as políticas

Aumento no número de requisições em conformidade

A mineração de processos ajuda a garantir que as requisições sigam os caminhos de aprovação e as regras de política definidos, reduzindo os riscos de não conformidade e promovendo o cumprimento das diretrizes internas de compras.
0 %
Menos retrabalho nas requisições

Redução na frequência de alterações

Reduza o número de requisições que precisam de alterações ou são rejeitadas, identificando as causas raiz do retrabalho. Isso torna o processamento mais fluido, diminui o esforço manual e evita atrasos.
0 %
Menores custos de processamento

Redução nos custos totais das requisições

Elimine etapas desnecessárias, reduza o retrabalho e simplifique todo o processo de aprovação para diminuir significativamente os custos operacionais de gerenciamento das requisições.
0 %
Caminhos de aprovação mais simples

Menos etapas sem valor agregado

Identifique e elimine etapas de aprovação redundantes ou fora do padrão que prolongam o ciclo das requisições. Assim, o processo fica mais eficiente, transparente e fácil de usar.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de um documento de requisição de compra, usado como identificador principal do caso no processo.

Por que isso importa

Este é o identificador essencial do caso, que conecta todas as atividades relacionadas e permite analisar o processo completo de cada requisição.

Nome do evento de negócio específico que ocorreu em determinado momento do ciclo de vida da requisição.

Por que isso importa

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo de trabalho da requisição, incluindo gargalos e desvios.

Data e hora exatas em que a atividade ocorreu, usadas para ordenar os eventos.

Por que isso importa

Este atributo estabelece a ordem cronológica dos eventos e serve de base para todos os cálculos de performance e duração, como tempos de ciclo e gargalos.

ID ou nome do usuário que realizou a atividade, como o solicitante ou o aprovador.

Por que isso importa

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, ajudando a identificar gargalos causados por usuários ou equipes específicas.

Departamento da empresa ou centro de custo do funcionário que criou a requisição de compra.

Por que isso importa

Permite segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da organização, destacando problemas específicos de cada departamento ou boas práticas.

Valor monetário total da requisição de compra.

Por que isso importa

Fornece um contexto financeiro essencial para analisar como o valor da requisição afeta o comportamento do processo, incluindo os tempos de aprovação e a complexidade do fluxo de trabalho.

Classificação dos bens ou serviços solicitados, como “Equipamentos de TI”, “Materiais de escritório” ou “Serviços profissionais”.

Por que isso importa

Permite analisar os dados pelo tipo de bem ou serviço comprado e ajuda a identificar gargalos ou problemas de conformidade específicos de cada categoria.

Indicador da prioridade da requisição, como “Normal”, “Urgente” ou “Crítica”.

Por que isso importa

Permite priorizar a análise e monitorar se as requisições de alta prioridade são processadas mais rapidamente, garantindo o atendimento de necessidades críticas do negócio.

Sequência predefinida de etapas de aprovação que a requisição deve seguir.

Por que isso importa

Define o processo padrão a ser seguido e permite verificar a conformidade para detectar automaticamente desvios e violações de políticas.

Motivo informado por um aprovador ao rejeitar uma requisição ou uma etapa de aprovação.

Por que isso importa

Mostra diretamente por que as requisições são rejeitadas e permite fazer uma análise de causa raiz para reduzir o retrabalho e aumentar a taxa de acerto na primeira tentativa.

O estado atual da requisição de compra ao longo do seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Permite monitorar o fluxo de requisições em tempo real, ajudando a identificar e resolver solicitações paradas ou há muito tempo sem avançar antes que se tornem um problema.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Marca a criação inicial de um documento de requisição de compra por um usuário. O evento é registrado quando a requisição é salva pela primeira vez no estado “Compondo” ou como rascunho.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida do ciclo de vida da requisição. Analisar o tempo entre a criação e o envio ajuda a medir a eficiência dos usuários e identificar necessidades de treinamento.

Representa o envio formal da requisição de compra pelo solicitante para o fluxo de trabalho de aprovação. O evento é registrado quando o status muda de “Compondo” para “Enviada”.

Por que isso importa

Este é um marco importante que inicia o processo de aprovação. Ele é essencial para medir o “Tempo de ciclo de aprovação da requisição” e o “Tempo entre a criação e o envio da requisição”.

Marca a aprovação final da requisição de compra, depois que ela passa por todas as etapas do fluxo de trabalho. O evento é registrado quando o status muda para “Aprovada”.

Por que isso importa

É um marco essencial que indica o fim da etapa de aprovação. Marca o ponto final para medir o “Tempo médio de aprovação da requisição” e indica que a requisição está pronta para a criação do pedido de compra.

Representa a rejeição final de uma requisição de compra após a análise. É um estado final do processo, registrado quando o status muda para “Negada”.

Por que isso importa

Este é um ponto final que indica uma falha importante. Analisar as requisições negadas é essencial para calcular o KPI “Taxa de rejeição de requisições”, identificar padrões e melhorar a qualidade das solicitações.

Marca a conversão bem-sucedida de uma requisição de compra aprovada em um pedido de compra. O evento é registrado quando um documento de pedido de compra vinculado à requisição é criado.

Por que isso importa

Este é o principal resultado esperado do processo de requisição. É essencial para medir o KPI “Tempo entre a requisição e o pedido de compra” de ponta a ponta.

É o encerramento administrativo final de uma requisição de compra, depois que todas as ações relacionadas, como fazer o pedido e receber os itens, são concluídas. O evento é registrado quando o status final muda para “Encerrada”.

Por que isso importa

Representa o fim definitivo de todo o ciclo de vida da requisição. Analisar o tempo entre a criação do pedido de compra e o encerramento pode revelar gargalos nos processos posteriores de recebimento ou faturamento.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining identifica os fluxos reais do processo, aponta gargalos e revela ineficiências ocultas no processo de Purchase to Pay, ou P2P, Requisição do SAP Ariba. A plataforma visualiza cada etapa e ajuda você a entender onde ocorrem atrasos, retrabalho ou atividades fora das políticas. Esses insights mais detalhados permitem tomar decisões baseadas em dados para simplificar as operações.

Para fazer Process Mining de requisições do SAP Ariba, você precisa principalmente de um conjunto de dados de registros de eventos. Esse registro deve incluir um identificador único de caso, geralmente o ID da requisição de compra, o nome da atividade de cada etapa e a data e hora exatas em que cada atividade ocorreu. Dados adicionais, como informações sobre recursos ou custos, podem enriquecer a análise.

Você pode esperar melhorias significativas, como redução do tempo de aprovação das requisições, menos retrabalho causado por alterações e maior conformidade com as políticas. Os primeiros insights sobre desvios e gargalos do processo podem surgir poucas semanas após a importação dos dados. A otimização completa e os resultados mensuráveis, como uma redução de 15% nos custos ou de 30% no tempo, aparecem ao longo de alguns meses, conforme as melhorias são implementadas.

O Process Mining analisa as datas e horas e a sequência das atividades no processo de requisição para mapear os caminhos reais percorridos. A plataforma mede com precisão o tempo de espera entre etapas, destaca ciclos frequentes que indicam retrabalho e identifica desvios dos caminhos padrão de aprovação que causam atrasos. Assim, você identifica as etapas e as pessoas que contribuem para as ineficiências.

Sim. O Process Mining é muito eficaz para identificar aprovações de requisições fora das políticas e desvios das regras. Ao comparar a execução real do processo com regras predefinidas e modelos de processo esperados, a plataforma sinaliza automaticamente casos em que as requisições ignoraram etapas obrigatórias ou foram aprovadas por pessoas não autorizadas. Isso ajuda a alcançar 95% de conformidade com as políticas de requisição.

As ferramentas de Process Mining são desenvolvidas para oferecer insights acionáveis a profissionais técnicos e das áreas de negócio. Embora a extração de dados e a configuração inicial possam exigir conhecimentos técnicos, as visualizações e os Dashboards de análise são intuitivos. Assim, gestores de compras, responsáveis por processos e profissionais de conformidade entendem facilmente os gargalos e promovem melhorias sem precisar de conhecimentos técnicos aprofundados.

O principal pré-requisito técnico é ter acesso seguro aos dados do SAP Ariba para extrair os registros de eventos necessários. Normalmente, isso envolve usar os recursos de relatórios ou integração do SAP Ariba, como APIs ou exportações de dados. Você também precisa de uma plataforma de Process Mining para importar e analisar esses dados.

Um Event Log é um conjunto estruturado de dados que registra cada etapa, ou “evento”, de cada ID de requisição de compra no SAP Ariba. Ele é essencial porque serve de matéria-prima para a mineração de processos, permitindo que o software reconstrua e visualize toda a jornada de cada requisição, do início ao fim. Sem um Event Log preciso, a mineração de processos não funciona.

Os relatórios padrão do SAP Ariba geralmente apresentam métricas e agregações predefinidas, com base em estruturas de dados previstas. Já a mineração de processos identifica os fluxos reais, como acontecem na prática, diretamente nos dados de eventos. Assim, revela todas as variações e desvios, não apenas os esperados. Isso ajuda a encontrar ineficiências ocultas e problemas de conformidade que podem passar despercebidos nos relatórios tradicionais.

Ao analisar os Event Logs, a mineração de processos mostra quanto tempo cada requisição fica com cada aprovador e identifica os caminhos de aprovação que costumam causar atrasos. Assim, você pode visualizar a distribuição da carga de trabalho, identificar aprovadores sobrecarregados e localizar gargalos na hierarquia de aprovação. Esses insights ajudam a fazer ajustes direcionados para equilibrar o trabalho e agilizar o processamento de requisições urgentes.

Acabe com os atrasos: otimize o processo de requisição de compra ao pagamento

Identifique as ineficiências no SAP Ariba e reduza o tempo de ciclo em 30%.

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