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Melhore seu Purchase to Pay - Requisição

Otimize as requisições do SAP Ariba com nosso guia de 6 etapas
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Otimize seu processo de requisições de compra no SAP Ariba

A lentidão nas aprovações de requisições pode impactar significativamente seu processo de compras e fazer você perder oportunidades. Nossa plataforma ajuda a identificar ineficiências exatas, desde a criação da solicitação inicial até a aprovação final. Descubra como aumentar a conformidade e acelerar todo o seu ciclo de Purchase to Pay, transformando seu processo de requisições.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo de requisição de compra?

O processo Purchase to Pay começa com uma requisição, e qualquer ineficiência nessa etapa pode se espalhar por todo o ciclo de compras, gerando atrasos significativos e custos maiores. No ambiente complexo do SAP Ariba, embora o sistema ofereça recursos robustos, o comportamento real dos usuários e a execução do Workflow podem criar gargalos. Um processo de requisições lento ou fora de conformidade afeta diretamente a capacidade da sua organização de adquirir bens e serviços necessários no momento certo, impactando cronogramas de projetos, eficiência operacional e até o relacionamento com fornecedores. Os custos ocultos de um processo de requisições ineficiente incluem ciclos de aprovação prolongados, mais retrabalho manual, oportunidades de economia perdidas e possíveis violações de conformidade que podem expor sua empresa a riscos.

Otimizar seu processo Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba não significa apenas fazer tudo mais rápido. Significa garantir que cada solicitação de bens ou serviços seja tratada com máxima eficiência, transparência e aderência às políticas da empresa, desde a criação até a geração de um pedido de compra aprovado. Entender o fluxo real, e não apenas o fluxo teórico, é o primeiro passo para alcançar essa otimização essencial do processo.

Como o Process Mining aumenta a eficiência das requisições

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para decompor e analisar sua jornada Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa Event Logs do seu sistema SAP Ariba para reconstruir a sequência real de atividades de cada requisição de compra. Assim, você visualiza o fluxo completo de ponta a ponta e revela todas as variações, desvios e loops ocultos que os métodos tradicionais de análise costumam deixar passar.

Com o Process Mining, você pode:

  • Localizar gargalos exatos: identifique precisamente onde as requisições ficam paradas, seja em uma etapa específica de aprovação, em determinado departamento ou em certos tipos de solicitação. Isso vai além de saber que existe um atraso: mostra por que e onde ele ocorre no Workflow do SAP Ariba.
  • Descobrir variações ocultas do processo: entenda como as requisições são realmente processadas em comparação com o processo planejado. Isso inclui identificar atalhos não autorizados, etapas desnecessárias ou alterações frequentes que não agregam valor, mas consomem tempo.
  • Analisar Workflows de aprovação: obtenha insights detalhados sobre seus processos de aprovação em vários níveis. Veja quais aprovadores causam atrasos, quais caminhos de aprovação são mais eficientes e onde um redesenho pode simplificar o fluxo sem comprometer o controle.
  • Avaliar a conformidade: verifique se todas as requisições seguem as políticas de compras da sua organização, identificando casos de não conformidade, como
Purchase to Pay - Requisição Gestão de requisições Requisição P2P Workflow de aprovação Eficiência de compras Gestão da conformidade Departamento de compras Redução do prazo Procure to Pay Gestão de gastos Controle orçamentário

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Ciclos prolongados de aprovação de requisições de compra podem atrasar significativamente o início de atividades críticas de compras, afetando cronogramas de projetos e aumentando potencialmente os custos operacionais. Isso gera prazos perdidos, alocação ineficiente de recursos e uma resposta mais lenta às necessidades do negócio no processo Purchase to Pay - Requisição.
O ProcessMind analisa os Event Logs do SAP Ariba para localizar exatamente onde as requisições estão passando tempo demais, identificando etapas específicas de aprovação, departamentos ou aprovadores individuais que atuam como gargalos. Ao visualizar o fluxo real, ele revela desvios em relação aos tempos de aprovação esperados, permitindo simplificar os Workflows.

Um volume elevado de alterações ou rejeições seguidas de reenvios de requisições de compra indica ineficiências e possíveis erros nas etapas anteriores de criação ou análise inicial. Esse retrabalho constante consome um tempo valioso de solicitantes e aprovadores, gerando frustração e aumentando os prazos no processo Purchase to Pay - Requisição do SAP Ariba.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida de cada requisição, destacando aquelas que passam por várias alterações ou rejeições antes da aprovação final. Ele identifica os motivos mais comuns dessas mudanças, como preenchimento incorreto de dados, requisitos pouco claros ou falta de entendimento das políticas, permitindo treinamentos direcionados e ajustes no processo.

Desvios em relação às políticas de compras definidas e às regras da matriz de aprovação expõem sua organização a riscos de conformidade, possíveis irregularidades financeiras e falhas em auditorias. Quando as requisições ignoram etapas obrigatórias de aprovação ou seguem caminhos não autorizados, a governança do processo Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba fica comprometida.
O ProcessMind compara automaticamente os caminhos reais de aprovação das requisições com regras predefinidas e Workflows ideais. Ele visualiza todos os desvios, mostrando exatamente onde e quando ocorrem atividades fora de conformidade, permitindo aplicar políticas, melhorar controles internos e garantir a aderência às diretrizes de compras.

Etapas, departamentos ou pessoas específicas costumam se tornar pontos de estrangulamento no processo de aprovação de requisições, gerando filas e dificultando o fluxo de compras. Sem uma visão clara da jornada completa de cada requisição no SAP Ariba, é difícil identificar esses gargalos críticos.
O ProcessMind usa seus dados de Purchase to Pay - Requisição para mapear o fluxo real do processo, mostrando onde as requisições se acumulam e identificando as etapas ou os recursos exatos que causam atrasos. Esse insight acionável permite realocar recursos, redesenhar Workflows ou introduzir automação para eliminar esses gargalos.

A intervenção manual excessiva na criação e gestão de requisições de compra pode aumentar os erros humanos, reduzir a eficiência e elevar os custos operacionais. Isso costuma ocorrer devido a formulários complexos, integração insuficiente entre sistemas ou interfaces pouco intuitivas no processo Purchase to Pay - Requisição do SAP Ariba.
O ProcessMind quantifica os pontos de contato manuais do seu processo de requisições analisando sequências de atividades e interações dos usuários. Ele destaca onde são frequentes a redigitação de dados, o acesso a vários sistemas ou verificações humanas desnecessárias, orientando esforços para simplificar o design dos formulários e automatizar tarefas repetitivas.

A falta de insight em tempo real sobre o status e o andamento das requisições de compra deixa as partes interessadas sem visibilidade, gerando consultas frequentes, frustração dos usuários e dificuldade para prever com precisão os prazos de compras. Isso oculta a eficiência do fluxo Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind oferece uma visão visual completa da jornada de cada requisição, da criação à aprovação, mostrando seu status atual e identificando em que ponto do Workflow ela está. Essa transparência maior dá mais autonomia a solicitantes e gestores, reduzindo acompanhamentos manuais e melhorando a comunicação.

Atrasos no processamento de requisições de compra podem gerar custos ocultos, como taxas de frete expresso para itens urgentes, perda de descontos por pagamento antecipado, aumento dos custos de manutenção de estoque devido a pedidos atrasados e perda de oportunidades de negócio. Esses impactos financeiros costumam ser difíceis de quantificar no ciclo Purchase to Pay - Requisição.
O ProcessMind relaciona os prazos do processo aos dados financeiros para revelar o impacto monetário das ineficiências no processo de requisições do SAP Ariba. Ao identificar as causas-raiz dos atrasos, ele ajuda você a entender onde é possível economizar por meio de processamento mais rápido, planejamento melhor e maior poder de negociação.

Uma distribuição desequilibrada das tarefas de aprovação entre os aprovadores pode sobrecarregar determinadas pessoas ou equipes, criando filas e atrasos significativos para as requisições que aguardam análise. Essa carga desigual prejudica a eficiência geral do processo Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind analisa os logs de atividades dos aprovadores para identificar desequilíbrios na distribuição da carga de trabalho e seu impacto nos tempos de processamento das requisições. Ele destaca aprovadores com volumes desproporcionalmente altos ou que causam atrasos de forma recorrente, apoiando decisões de redistribuição de tarefas ou automação do Workflow.

Uma taxa consistentemente alta de rejeição de requisições de compra indica problemas subjacentes, como políticas de compras pouco claras, treinamento insuficiente dos solicitantes, uso incorreto do catálogo de itens ou necessidades departamentais desalinhadas. Isso gera esforço desperdiçado, ciclos de compras mais longos e frustração para os clientes internos.
O ProcessMind identifica padrões nas requisições rejeitadas, relacionando as rejeições a solicitantes, departamentos, tipos de requisição ou etapas de aprovação específicos. Ao entender os motivos mais comuns das rejeições e suas origens, você pode implementar melhorias direcionadas, elevar a qualidade das requisições e reduzir o retrabalho no SAP Ariba.

Quando requisições marcadas como "urgentes" não recebem processamento acelerado, isso pode afetar gravemente projetos com prazos críticos, causar paradas na produção ou exigir soluções emergenciais caras. Essa situação revela uma desconexão entre os indicadores de urgência e a execução real do processo no fluxo P2P de requisições do SAP Ariba.
O ProcessMind acompanha o ciclo de vida das requisições urgentes, comparando seus prazos reais com referências padrão ou aceleradas. Ele identifica os pontos específicos em que as solicitações urgentes ficam paradas, mostrando se os atrasos são causados pelo design do Workflow, pela disponibilidade de recursos ou pelo cumprimento dos protocolos de prioridade, permitindo uma intervenção direcionada.

Workflows que incluem etapas de aprovação redundantes ou que não agregam valor adicionam complexidade e tempo desnecessários ao processo de requisições, aumentando os custos operacionais sem contribuir para melhores resultados. Essas etapas supérfluas prolongam o tempo de ciclo do processo Purchase to Pay - Requisição no SAP Ariba.
O ProcessMind mapeia todos os caminhos executados, revelando desvios em que as requisições passam por mais etapas de aprovação do que o necessário ou retornam a fases anteriores. Ele ajuda a identificar oportunidades para simplificar o Workflow, eliminar verificações redundantes e otimizar a quantidade de pontos de contato de aprovação para aumentar a eficiência.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo necessário para uma requisição de compra passar do envio à aprovação final. Aprovações mais rápidas no SAP Ariba aceleram os ciclos de compras, garantindo a aquisição imediata de bens e serviços críticos, reduzindo atrasos em projetos e melhorando a capacidade de resposta operacional em toda a organização. O ProcessMind revela todos os Workflows de aprovação e identifica onde as requisições ficam paradas, por quanto tempo e por quê. Ao analisar a duração das atividades e a alocação de recursos no processo Purchase to Pay - Requisição, ele destaca gargalos e etapas ineficientes específicos, oferecendo insights orientados por dados para simplificar as etapas de aprovação e alcançar as reduções de tempo desejadas.

Reduzir a frequência com que as requisições de compra são alteradas após o envio inicial é essencial para a eficiência. Cada alteração, seja no SAP Ariba ou por outros canais, gera retrabalho, prolonga o tempo total de ciclo e consome recursos valiosos de solicitantes e aprovadores. Alcançar esse objetivo melhora a precisão dos dados e acelera todo o fluxo Purchase to Pay - Requisição. O ProcessMind mapeia visualmente todos os caminhos percorridos por uma requisição, incluindo todos os loops de alteração. Ele quantifica a ocorrência de alterações, identifica os gatilhos mais comuns e revela as etapas em que as informações costumam estar incompletas ou incorretas. Esses insights permitem treinamentos direcionados, reformulação de formulários ou ajustes no Workflow para evitar revisões desnecessárias.

Este objetivo se concentra em verificar se o processo Purchase to Pay - Requisição segue rigorosamente as políticas internas de compras e as regulamentações externas. Requisições fora de conformidade no SAP Ariba podem gerar riscos financeiros, auditorias, gastos não autorizados e danos à reputação. Alcançar um alto nível de conformidade garante responsabilidade e fortalece o controle financeiro. O ProcessMind oferece uma visão completa dos caminhos reais das requisições em comparação com regras de conformidade predefinidas. Ele sinaliza automaticamente desvios, aprovações não autorizadas ou etapas ignoradas no processo Purchase to Pay - Requisição, quantificando os casos de não conformidade. Essa visibilidade permite identificar causas-raiz e aplicar as políticas com eficiência.

Simplificar e tornar mais eficientes os caminhos percorridos por uma requisição de compra nas etapas de aprovação é essencial para a eficiência. Caminhos de aprovação complexos ou redundantes no SAP Ariba geram atrasos desnecessários e aumentam o risco de erros. Otimizar esses caminhos garante que as requisições sejam analisadas pelas pessoas certas, no momento certo, melhorando o fluxo geral do processo. O ProcessMind descobre e visualiza automaticamente todos os caminhos reais de aprovação das requisições, comparando-os com os Workflows planejados. Ele identifica roteamentos abaixo do ideal, localiza gargalos causados por aprovadores ou departamentos específicos e destaca etapas ou loops desnecessários. Essa análise permite redesenhar a matriz de aprovação do processo Purchase to Pay - Requisição com base em dados.

Reduzir o esforço manual envolvido no início das requisições de compra significa automatizar atividades repetitivas ou que exigem muitos dados. A criação manual no SAP Ariba está sujeita a erros e consome um tempo significativo que poderia ser dedicado a tarefas mais estratégicas. Mais automação libera recursos, melhora a qualidade dos dados e acelera a fase inicial das compras. O ProcessMind quantifica o esforço manual e o tempo gastos nas diversas atividades de criação de requisições. Ele identifica preenchimentos frequentes de dados, padrões recorrentes e lacunas comuns de informação que podem ser resolvidos por integrações entre sistemas ou pelo preenchimento automático de formulários. Esse insight oferece alvos claros para iniciativas de automação no processo Purchase to Pay - Requisição.

Melhorar a capacidade de acompanhar em tempo real o status e a localização de qualquer requisição de compra ao longo de seu ciclo de vida é essencial para uma gestão proativa. A visibilidade limitada no SAP Ariba gera consultas constantes, prazos perdidos e dificuldade para prever os resultados das compras. Mais transparência fortalece a atuação das partes interessadas e melhora a tomada de decisões. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta da jornada de cada requisição de compra, mostrando seu estado atual, o tempo decorrido em cada etapa e o responsável. Ele fornece insights claros e em tempo real sobre o processo Purchase to Pay - Requisição, permitindo identificar imediatamente onde a requisição está e qual ação está pendente, sem acompanhamento manual.

Este objetivo busca reduzir as despesas operacionais totais associadas à criação, ao processamento e à aprovação de requisições de compra. Os altos custos de processamento no SAP Ariba resultam de ineficiências, retrabalho, tempos de ciclo prolongados e intervenção manual excessiva. Reduzir esses custos impacta diretamente os resultados financeiros e melhora a performance financeira. O ProcessMind quantifica o impacto dos custos das diversas variações e dos gargalos no processo Purchase to Pay - Requisição. Ao identificar atividades que consomem muitos recursos, geram retrabalho frequente ou apresentam atrasos prolongados, ele destaca áreas específicas em que medidas de redução de custos, como automação ou simplificação do processo, podem ser mais eficazes.

Garantir uma distribuição equilibrada das tarefas de aprovação entre as pessoas responsáveis evita gargalos e sobrecarga. Cargas desiguais podem atrasar as requisições atribuídas a aprovadores sobrecarregados no SAP Ariba, enquanto outros permanecem subutilizados. Equilibrar essa carga garante tempos de processamento consistentes e mantém o fluxo operacional. O ProcessMind analisa a distribuição da carga de trabalho entre todos os aprovadores envolvidos no processo Purchase to Pay - Requisição. Ele identifica pessoas ou grupos com volumes de aprovação e tempos médios de processamento consistentemente altos ou baixos. Esses dados permitem redistribuir responsabilidades, reconfigurar matrizes de aprovação ou implementar estratégias de balanceamento de carga para otimizar o uso dos recursos.

Reduzir o percentual de requisições de compra rejeitadas após o envio indica melhorias na qualidade inicial dos dados, na aderência às políticas e na clareza dos requisitos. Taxas altas de rejeição no SAP Ariba geram esforço desperdiçado, frustração e atrasos significativos na obtenção de bens e serviços necessários. Reduzir essa taxa aumenta a eficiência e a satisfação dos solicitantes. O ProcessMind identifica os motivos e as etapas mais comuns das rejeições, seja por informações incorretas, violações de políticas ou problemas orçamentários. Ao analisar os atributos dos casos de Purchase to Pay - Requisição rejeitados, ele ajuda a localizar problemas sistêmicos ou necessidades de treinamento de solicitantes e aprovadores, permitindo ações preventivas direcionadas.

Garantir que as requisições de compra urgentes sejam identificadas e processadas por caminhos acelerados é essencial para a continuidade do negócio e para necessidades críticas. Atrasos em solicitações urgentes, mesmo nos Workflows padrão do SAP Ariba, podem causar impactos negativos significativos, de paradas na produção à perda de oportunidades de negócio. Este objetivo prioriza compras críticas. O ProcessMind visualiza e quantifica os prazos reais das requisições marcadas como urgentes, comparando-os com tempos padrão ou desejados. Ele destaca onde os casos urgentes de Purchase to Pay - Requisição se desviam dos processos acelerados esperados, identifica atrasos específicos e sugere ajustes no Workflow ou recursos dedicados para garantir o tratamento prioritário.

Este objetivo se concentra em identificar e remover atividades redundantes ou que não agregam valor do processo de requisições de compra. Etapas extras no SAP Ariba prolongam os tempos de ciclo, aumentam os custos operacionais e adicionam complexidade sem contribuir para o resultado final. Simplificar o processo melhora a eficiência e a experiência do usuário. O ProcessMind oferece uma descoberta completa de todas as variações reais do processo, mostrando claramente as atividades que ocorrem, mas não contribuem para uma aprovação de requisição em conformidade e eficiente. Ao visualizar desvios comuns e caminhos fora do padrão no processo Purchase to Pay - Requisição, ele permite tomar decisões baseadas em dados para simplificar e padronizar os Workflows.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Purchase Requisition

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel desenvolvido para dados de Purchase Requisition. Assim, seus dados ficarão na estrutura correta para análise.

Ver o Guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar o Template correto evita problemas de qualidade dos dados e simplifica a análise posterior, criando uma base sólida para a melhoria.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preenchimento, específico para dados de Purchase Requisition do SAP Ariba.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights ocultos no seu processo de requisições do SAP Ariba

O ProcessMind revela a verdadeira jornada de cada requisição, da criação à aprovação, oferecendo visualizações claras de atrasos e desvios para otimizar seu Purchase to Pay.
  • Identifique os gargalos exatos das requisições
  • Garanta a conformidade das requisições no SAP Ariba
  • Acelere os tempos de ciclo do Purchase to Pay
  • Visualize todas as etapas de aprovação das requisições
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam com o Process Mining de requisições

Esses resultados representam os benefícios mensuráveis que as organizações normalmente obtêm ao usar Process Mining para analisar os dados do processo de Purchase to Pay de requisições, especialmente do SAP Ariba. Ao identificar ineficiências e gargalos usando o Purchase Requisition ID como identificador de caso, as empresas conseguem otimizar seus Workflows.

0 %
Ciclos de aprovação mais rápidos

Redução média no tempo de aprovação

Ao identificar e eliminar gargalos no Workflow de aprovação, as organizações conseguem acelerar significativamente o processamento e a aprovação das requisições, agilizando as compras.
0 %
Maior conformidade com as políticas

Aumento no número de requisições em conformidade

O Process Mining ajuda a garantir que as requisições sigam os caminhos de aprovação e as regras de política predefinidos, reduzindo os riscos de conformidade e garantindo a adesão às diretrizes internas de compras.
0 %
Menos retrabalho nas requisições

Redução na frequência de alterações

Reduza o número de requisições que exigem alterações ou são rejeitadas identificando as causas raiz do retrabalho. Isso resulta em um processamento mais fluido, menos esforço manual e menos atrasos.
0 %
Custos de processamento menores

Redução nos custos gerais das requisições

Elimine etapas desnecessárias, reduza o retrabalho e simplifique todo o processo de aprovação para diminuir significativamente as despesas operacionais associadas ao gerenciamento das requisições.
0 %
Caminhos de aprovação simplificados

Menos etapas que não agregam valor

Identifique e remova etapas de aprovação redundantes ou fora do padrão que prolongam o ciclo da requisição, tornando o processo mais eficiente, transparente e fácil para os usuários.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um documento de purchase requisition, que funciona como o identificador principal de caso do processo.

Por que isso importa

Este é o identificador essencial do caso que conecta todas as atividades relacionadas, permitindo analisar o processo de requisição de ponta a ponta para cada solicitação exclusiva.

O nome do evento de negócio específico que ocorreu em determinado momento do ciclo de vida da requisição.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o Workflow de requisição, incluindo gargalos e desvios.

A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu, servindo como o principal registro de data e hora para ordenar os eventos.

Por que isso importa

Este atributo fornece a ordem cronológica dos eventos e é a base de todos os cálculos de performance e duração, como tempos de ciclo e gargalos.

O ID ou nome do usuário que realizou a atividade, como o solicitante ou o aprovador.

Por que isso importa

Permite analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance dos usuários e a alocação de recursos, ajudando a identificar gargalos causados por usuários ou equipes específicos.

O departamento de negócio ou centro de custo do funcionário que criou a purchase requisition.

Por que isso importa

Permite segmentar e comparar a performance do processo entre diferentes áreas da organização, destacando problemas específicos de cada departamento ou boas práticas.

O valor monetário total da purchase requisition.

Por que isso importa

Fornece um contexto financeiro essencial, permitindo analisar como o valor da requisição afeta o comportamento do processo, como os tempos de aprovação e a complexidade do Workflow.

A classificação dos bens ou serviços solicitados, como "IT Hardware", "Office Supplies" ou "Professional Services".

Por que isso importa

Permite analisar os dados com base no tipo de bem ou serviço comprado, ajudando a identificar gargalos específicos de cada categoria ou problemas de conformidade.

Um indicador da prioridade da requisição, como “Normal”, “Urgente” ou “Crítica”.

Por que isso importa

Permite priorizar a análise e monitorar se as requisições de alta prioridade estão sendo processadas mais rapidamente, garantindo o atendimento de necessidades críticas do negócio.

A sequência predefinida de etapas de aprovação que a requisição deve seguir.

Por que isso importa

Define o processo padrão a ser seguido, permitindo que a verificação de conformidade detecte automaticamente desvios e violações de políticas.

O motivo informado por um aprovador quando uma requisição ou etapa de aprovação é rejeitada.

Por que isso importa

Oferece um insight direto sobre os motivos das falhas nas requisições, permitindo analisar as causas-raiz, reduzir o retrabalho e melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa.

O estado atual da requisição de compra em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Permite monitorar o pipeline de requisições em tempo real, ajudando a identificar e resolver solicitações paradas ou envelhecendo antes que se tornem um problema.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Indica a criação inicial de um documento de Purchase Requisition por um usuário. Esse evento é capturado quando a requisição é salva pela primeira vez no estado "Composing" ou como rascunho.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida do ciclo de vida da requisição. Analisar o tempo entre a criação e o envio ajuda a medir a eficiência do usuário e identificar necessidades de treinamento.

Representa o envio formal da Purchase Requisition para o Workflow de aprovação pelo solicitante. Esse evento é capturado pela mudança de status de "Composing" para "Submitted".

Por que isso importa

Este é um marco importante que aciona o processo de aprovação. Ele é essencial para medir o "Requisition Approval Cycle Time" e o "Requisition Creation Lead Time".

Indica a aprovação final da Purchase Requisition depois que ela passou com sucesso por todas as etapas do Workflow. Esse evento é capturado pela mudança de status para "Approved".

Por que isso importa

Um marco essencial que sinaliza o fim da fase de aprovação. É o ponto final para medir o "Avg Requisition Approval Time" e indica que a requisição está pronta para a criação do PO.

Representa a rejeição final de uma Purchase Requisition após a análise. É um estado final do processo e é capturado pela mudança de status para "Denied".

Por que isso importa

Este é um ponto final importante de falha. Analisar as requisições negadas é essencial para o KPI "Requisition Rejection Rate", ajudando a identificar padrões e melhorar a qualidade das solicitações.

Indica a conversão bem-sucedida de uma Purchase Requisition aprovada em um Purchase Order. Esse evento é capturado pela criação de um documento de PO que faz referência à requisição.

Por que isso importa

Este é o principal resultado de sucesso do processo de requisição. É essencial para medir o KPI de ponta a ponta "Requisition to PO Lead Time".

O encerramento administrativo final de uma Purchase Requisition depois que todas as ações associadas, como pedido e recebimento, foram concluídas. Esse evento é capturado por uma mudança final de status para "Closed".

Por que isso importa

Representa o fim definitivo de todo o ciclo de vida da requisição. Analisar o tempo entre a criação do PO e o encerramento pode revelar gargalos nos processos posteriores de recebimento ou faturamento.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining identifica os fluxos reais do processo, aponta gargalos e revela ineficiências ocultas no seu processo de Purchase to Pay, P2P, Requisition dentro do SAP Ariba. Ele visualiza cada etapa, ajudando você a entender onde ocorrem atrasos, retrabalhos ou atividades fora de Conformidade. Esse insight mais profundo permite tomar decisões baseadas em dados para simplificar suas operações.

Para fazer Process Mining das Purchase Requisitions do SAP Ariba, você precisa principalmente de um conjunto de dados de Event Log. Esse registro deve incluir um identificador único de caso, normalmente o Purchase Requisition ID, um nome de atividade para cada etapa e um registro de data e hora preciso de quando cada atividade ocorreu. Dados adicionais, como informações sobre recursos ou custos, podem enriquecer a análise.

Você pode esperar melhorias significativas em áreas como redução do tempo de aprovação das requisições, diminuição do retrabalho causado por alterações e aumento da Conformidade com as políticas. Os primeiros insights sobre desvios e gargalos do processo geralmente podem ser identificados em poucas semanas após a ingestão dos dados. A otimização completa e o impacto mensurável, como uma redução de 15% nos custos ou de 30% no tempo, desenvolvem-se ao longo de alguns meses, conforme as melhorias são implementadas.

O Process Mining analisa os registros de data e hora e as sequências de atividades do seu processo de requisições para mapear os caminhos reais percorridos. Ele mede com precisão o tempo de permanência entre as etapas, destaca loops frequentes que indicam retrabalho e identifica desvios dos caminhos padrão de aprovação que causam atrasos. Assim, você consegue apontar as etapas e as pessoas responsáveis pelas ineficiências.

Sim. O Process Mining é altamente eficaz para identificar aprovações de requisições fora de Conformidade e desvios das políticas. Ao comparar a execução real do processo com regras predefinidas e modelos de processo ideais, ele sinaliza automaticamente casos em que as requisições ignoraram etapas obrigatórias ou foram aprovadas por pessoas não autorizadas. Isso permite alcançar 95% de Conformidade com a política de requisições.

As ferramentas de Process Mining são desenvolvidas para oferecer insights acionáveis tanto a públicos técnicos quanto de negócios. Embora a extração de dados e a configuração inicial possam exigir conhecimento técnico, as visualizações e os Dashboards de análise são intuitivos. Isso permite que gestores de compras, donos de processos e responsáveis por Conformidade entendam facilmente os gargalos e promovam melhorias sem conhecimento técnico aprofundado.

O principal pré-requisito técnico é ter acesso seguro aos seus dados do SAP Ariba para extrair os Event Logs necessários. Normalmente, isso envolve usar os recursos de relatórios ou integração do SAP Ariba, como APIs ou exportações de dados. Você também precisará de uma plataforma de software de Process Mining para ingerir e analisar esses dados.

Um Event Log é uma coleção estruturada de dados que detalha cada etapa, ou "evento", realizada para cada Purchase Requisition ID individual dentro do SAP Ariba. Ele é essencial porque funciona como matéria-prima para o Process Mining, permitindo que o software reconstrua e visualize toda a jornada de ponta a ponta de cada requisição. Sem um Event Log preciso, o Process Mining não pode funcionar.

Os relatórios padrão do SAP Ariba normalmente fornecem métricas predefinidas e agregadas com base em estruturas de dados esperadas. Já o Process Mining descobre os fluxos reais do processo, como ele é executado, diretamente a partir dos dados de eventos, revelando todas as variações e desvios, não apenas os caminhos esperados. Assim, ele identifica ineficiências ocultas e problemas de Conformidade que os relatórios tradicionais podem não mostrar.

Ao analisar Event Logs, o Process Mining consegue acompanhar quanto tempo as requisições permanecem com cada aprovador e identificar caminhos de aprovação específicos que frequentemente causam atrasos. Isso permite visualizar a distribuição da carga de trabalho, apontar aprovadores sobrecarregados e revelar gargalos na hierarquia de aprovação. Esses insights possibilitam ajustes direcionados para equilibrar a carga e acelerar o processamento de requisições urgentes.

Acabe com os atrasos: otimize seu processo de Purchase to Pay - Requisição

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