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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Optimieren Sie Bestellanforderungen in SAP Ariba mit unserer Anleitung in 6 Schritten

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Optimieren Sie Ihren Einkaufsanforderungsprozess in SAP Ariba

Langsame Genehmigungen von Bestellanforderungen können Ihren Beschaffungsprozess erheblich beeinträchtigen und dazu führen, dass Chancen ungenutzt bleiben. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Ineffizienzen auftreten, von der Erstellung der Anfrage bis zur abschließenden Genehmigung. Entdecken Sie, wie Sie die Compliance verbessern und den gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus beschleunigen können.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihren Bestellanforderungsprozess optimieren?

Der Purchase-to-Pay-Prozess beginnt mit einer Bestellanforderung. Ineffizienzen in diesem Schritt können sich durch den gesamten Beschaffungszyklus ziehen und zu erheblichen Verzögerungen und höheren Kosten führen. SAP Ariba bietet zahlreiche Funktionen, doch das tatsächliche Verhalten der Benutzer und die Ausführung der Workflows können Engpässe verursachen. Ein langsamer oder nicht konformer Bestellanforderungsprozess beeinträchtigt unmittelbar die Fähigkeit Ihrer Organisation, benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig zu beschaffen. Das wirkt sich auf Projektzeitpläne, die betriebliche Effizienz und sogar auf Lieferantenbeziehungen aus. Zu den versteckten Kosten zählen längere Freigabezyklen, zusätzlicher manueller Aufwand, entgangene Einsparmöglichkeiten und mögliche Compliance-Verstöße, die Ihr Unternehmen Risiken aussetzen.

Bei der Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen in SAP Ariba geht es nicht nur darum, Abläufe zu beschleunigen. Entscheidend ist, dass jede Anfrage nach Waren oder Dienstleistungen vom Anlegen bis zur freigegebenen Bestellung effizient, transparent und gemäß den Unternehmensrichtlinien bearbeitet wird. Der erste Schritt zu einer wirksamen Prozessoptimierung ist, den tatsächlichen Ablauf zu verstehen, nicht nur den theoretisch vorgesehenen.

Wie Process Mining die Effizienz bei Bestellanforderungen verbessert

Process Mining ermöglicht eine datengetriebene Analyse Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen in SAP Ariba. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfälle zu stützen, rekonstruiert Process Mining anhand der Event Logs Ihres SAP-Ariba-Systems die tatsächliche Abfolge der Aktivitäten für jede einzelne Bestellanforderung. So lässt sich der vollständige Ablauf von Anfang bis Ende visualisieren. Dabei werden Prozessvarianten, Abweichungen und verborgene Schleifen sichtbar, die herkömmliche Analysemethoden oft übersehen.

Mit Process Mining können Sie gezielt:

Engpässe genau lokalisieren: Ermitteln Sie, an welcher Stelle Bestellanforderungen ins Stocken geraten, etwa bei einem bestimmten Freigabeschritt, in einer Abteilung oder bei bestimmten Anfragen. Sie erfahren nicht nur, dass es zu Verzögerungen kommt, sondern auch, warum und wo sie in Ihrem SAP-Ariba-Workflow entstehen.
Verborgene Prozessvarianten entdecken: Finden Sie heraus, wie Bestellanforderungen tatsächlich bearbeitet werden und wie der vorgesehene Ablauf aussieht. Dazu gehören nicht genehmigte Abkürzungen, unnötige Schritte und häufige Änderungen, die keinen Mehrwert schaffen, aber Zeit kosten.
Freigabe-Workflows analysieren: Gewinnen Sie detaillierte Erkenntnisse über mehrstufige Freigabeprozesse. Sehen Sie, welche Freigebenden Verzögerungen verursachen, welche Freigabepfade am effizientesten sind und wo sich der Ablauf vereinfachen lässt, ohne die Kontrollen zu schwächen.
Compliance prüfen: Überprüfen Sie, ob alle Bestellanforderungen den Einkaufsrichtlinien Ihrer Organisation entsprechen, und identifizieren Sie Fälle, in denen dies nicht der Fall ist, etwa

Purchase-to-Pay-Anforderung Anforderungsmanagement P2P-Anforderung Genehmigungs-Workflow Effizienz im Einkauf Compliance-Management Einkaufsabteilung Durchlaufzeit verkürzen Procure-to-Pay Ausgabenmanagement Budgetkontrolle

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Freigabezyklen für Bestellanforderungen können den Beginn wichtiger Beschaffungsaktivitäten erheblich verzögern. Das wirkt sich auf Projektzeitpläne aus und kann die Betriebskosten erhöhen. Die Folgen sind verpasste Fristen, eine ineffiziente Ressourcenverteilung und eine langsamere Reaktion auf geschäftliche Anforderungen in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen.
ProcessMind analysiert die Event Logs Ihres SAP-Ariba-Systems und zeigt genau, wo Bestellanforderungen zu lange liegen bleiben. Dabei werden bestimmte Freigabeschritte, Abteilungen oder einzelne Freigebende als Engpässe sichtbar. Die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs macht Abweichungen von den erwarteten Freigabezeiten erkennbar und hilft Ihnen, Workflows zu vereinfachen.

Viele Änderungen oder Ablehnungen mit anschließender erneuter Einreichung von Bestellanforderungen weisen auf Ineffizienzen und mögliche Fehler bei der Erstellung oder ersten Prüfung hin. Diese wiederholte Nacharbeit kostet sowohl Anfordernde als auch Freigebende wertvolle Zeit. Das führt zu Frustration und längeren Durchlaufzeiten in Ihrem SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen.
ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus jeder Bestellanforderung und zeigt, welche Anforderungen vor der endgültigen Freigabe mehrfach geändert oder abgelehnt werden. Häufige Gründe dafür sind fehlerhafte Dateneingaben, unklare Anforderungen oder Missverständnisse bei Richtlinien. So können Sie gezielte Schulungen und Prozessanpassungen einleiten.

Abweichungen von festgelegten Einkaufsrichtlinien und Freigabematrix-Regeln setzen Ihre Organisation Compliance-Risiken, möglichen finanziellen Unregelmäßigkeiten und Prüfungsfeststellungen aus. Wenn Bestellanforderungen vorgeschriebene Freigabeschritte umgehen oder nicht genehmigte Wege durchlaufen, wird die Governance Ihres SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen geschwächt.
ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Freigabepfade von Bestellanforderungen automatisch mit vordefinierten Regeln und Sollprozessen. Die Visualisierung zeigt, wo und wann nicht konforme Aktivitäten auftreten. So können Sie Richtlinien durchsetzen, interne Kontrollen verbessern und die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherstellen.

Bestimmte Phasen, Abteilungen oder Personen werden im Freigabeprozess für Bestellanforderungen häufig zu Engpässen. Dadurch entstehen Rückstände, die den Beschaffungsablauf behindern. Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Ablauf jeder Bestellanforderung in SAP Ariba lassen sich diese kritischen Engpässe nur schwer erkennen.
ProcessMind nutzt Ihre Daten zum Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen, um den tatsächlichen Ablauf abzubilden. So wird sichtbar, wo sich Bestellanforderungen ansammeln und welche Schritte oder Ressourcen die Verzögerungen verursachen. Auf dieser Grundlage können Sie Ressourcen neu verteilen, Workflows überarbeiten oder Automatisierung einführen, um Engpässe zu beseitigen.

Ein hoher manueller Aufwand bei der Erstellung und Verwaltung von Bestellanforderungen kann zu mehr menschlichen Fehlern, geringerer Effizienz und höheren Betriebskosten führen. Häufige Ursachen sind komplexe Formulare, unzureichende Systemintegration oder wenig benutzerfreundliche Oberflächen in Ihrem SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen.
ProcessMind ermittelt den manuellen Aufwand in Ihrem Prozess für Bestellanforderungen, indem Aktivitätsabfolgen und Benutzerinteraktionen analysiert werden. Die Auswertung zeigt, wo Daten erneut eingegeben, mehrere Systeme aufgerufen oder unnötige manuelle Prüfungen durchgeführt werden. So können Sie Formulare vereinfachen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Fehlen aktuelle Informationen zum Status und Fortschritt von Bestellanforderungen, wissen Beteiligte oft nicht, wo die Bearbeitung steht. Das führt zu häufigen Rückfragen, frustrierten Benutzern und ungenauen Prognosen zu Beschaffungszeitplänen. Dadurch bleibt die Effizienz Ihres SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen unklar.
ProcessMind bietet eine visuelle Übersicht über den Weg jeder Bestellanforderung von der Erstellung bis zur Freigabe. Sie sehen den aktuellen Status und die jeweilige Position im Workflow. Diese Transparenz erleichtert Anfordernden und Führungskräften die Orientierung, reduziert manuelle Nachfragen und verbessert die Kommunikation.

Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bestellanforderungen können versteckte Kosten verursachen, etwa durch Expressversand für dringend benötigte Artikel, entgangene Skonti, höhere Lagerhaltungskosten infolge verspäteter Bestellungen und verpasste Geschäftschancen. Diese finanziellen Auswirkungen lassen sich im Purchase-to-Pay-Zyklus für Bestellanforderungen oft nur schwer beziffern.
ProcessMind setzt Prozessdurchlaufzeiten mit Finanzdaten in Beziehung und macht so die finanziellen Folgen von Ineffizienzen in Ihrem SAP-Ariba-Prozess für Bestellanforderungen sichtbar. Wenn Sie die Ursachen der Verzögerungen kennen, können Sie erkennen, wo sich durch schnellere Bearbeitung, bessere Planung und eine stärkere Verhandlungsposition Kosten einsparen lassen.

Sind Freigabeaufgaben ungleich auf die Freigebenden verteilt, können einzelne Personen oder Teams überlastet werden. Dadurch entstehen Rückstände und erhebliche Verzögerungen bei Bestellanforderungen, die auf ihre Prüfung warten. Diese ungleiche Auslastung beeinträchtigt die Effizienz des SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen.
ProcessMind analysiert die Aktivitätsprotokolle der Freigebenden, um Ungleichgewichte bei der Arbeitslast und deren Auswirkungen auf die Bearbeitungszeiten von Bestellanforderungen zu erkennen. Die Auswertung zeigt Freigebende mit überdurchschnittlich vielen Aufgaben und Personen, die regelmäßig Verzögerungen verursachen. Das unterstützt Entscheidungen zur Neuverteilung der Arbeitslast oder zur Automatisierung von Workflows.

Eine dauerhaft hohe Ablehnungsquote bei Bestellanforderungen weist auf grundlegende Probleme hin. Dazu zählen unklare Einkaufsrichtlinien, unzureichende Schulungen für Anfordernde, eine falsche Verwendung des Artikelkatalogs oder nicht abgestimmte Anforderungen der Fachabteilungen. Die Folge sind unnötiger Aufwand, längere Beschaffungszyklen und frustrierte interne Kunden.
ProcessMind erkennt Muster bei abgelehnten Bestellanforderungen und setzt Ablehnungen mit bestimmten Anfordernden, Abteilungen, Anforderungstypen oder Freigabeschritten in Beziehung. Wenn Sie die häufigsten Ablehnungsgründe und ihre Ursachen kennen, können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, die Qualität der Bestellanforderungen erhöhen und Nacharbeit in SAP Ariba reduzieren.

Werden als „dringend“ gekennzeichnete Bestellanforderungen nicht bevorzugt bearbeitet, kann das zeitkritische Projekte erheblich beeinträchtigen, Produktionsstillstände verursachen oder teure kurzfristige Lösungen erforderlich machen. Das zeigt, dass Dringlichkeitskennzeichnung und tatsächliche Prozessausführung im SAP-Ariba-P2P-Prozess für Bestellanforderungen nicht aufeinander abgestimmt sind.
ProcessMind verfolgt den Lebenszyklus dringender Bestellanforderungen und vergleicht ihre tatsächlichen Durchlaufzeiten mit den üblichen oder beschleunigten Richtwerten. Die Analyse zeigt, an welchen Stellen dringende Anfragen ins Stocken geraten und ob die Ursachen im Workflow-Design, in der Ressourcenverfügbarkeit oder in der Einhaltung von Prioritätsregeln liegen. So können Sie gezielt eingreifen.

Workflows mit überflüssigen oder nicht wertschöpfenden Freigabeschritten machen den Prozess für Bestellanforderungen unnötig komplex und verlängern ihn. Dadurch steigen die Betriebskosten, ohne dass sich die Ergebnisse verbessern. Diese zusätzlichen Schritte verlängern die Zykluszeit Ihres SAP-Ariba-Purchase-to-Pay-Prozesses für Bestellanforderungen.
ProcessMind bildet alle tatsächlich ausgeführten Pfade ab. So werden Abweichungen sichtbar, bei denen Bestellanforderungen mehr Freigabeschritte als nötig durchlaufen oder zu früheren Phasen zurückkehren. Sie erkennen Möglichkeiten, den Workflow zu vereinfachen, überflüssige Prüfungen zu entfernen und die Zahl der Freigabepunkte zu optimieren.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit von der Einreichung einer Bestellanforderung bis zu ihrer endgültigen Freigabe deutlich zu verkürzen. Schnellere Freigaben in SAP Ariba beschleunigen die Beschaffung. So stehen wichtige Waren und Dienstleistungen rechtzeitig zur Verfügung, Projektverzögerungen gehen zurück und die Organisation kann schneller auf betriebliche Anforderungen reagieren. ProcessMind zeigt alle Freigabe-Workflows und macht sichtbar, wo Bestellanforderungen wie lange und aus welchem Grund liegen bleiben. Die Analyse der Aktivitätsdauer und Ressourcenzuweisung im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen deckt konkrete Engpässe und ineffiziente Schritte auf. So erhalten Sie eine datengetriebene Grundlage, um Freigabephasen zu vereinfachen und die angestrebte Zeitersparnis zu erreichen.

Weniger Änderungen an Bestellanforderungen nach der ersten Einreichung sind entscheidend für einen effizienten Ablauf. Jede Änderung, ob in SAP Ariba oder über andere Kanäle, verursacht Nacharbeit, verlängert die Gesamtdurchlaufzeit und bindet wertvolle Ressourcen bei Anfordernden und Freigebenden. Dieses Ziel verbessert die Datenqualität und beschleunigt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen. ProcessMind bildet alle Pfade einer Bestellanforderung einschließlich sämtlicher Änderungsschleifen ab. Die Analyse beziffert die Zahl der Änderungen, zeigt häufige Auslöser und macht Phasen sichtbar, in denen Informationen oft unvollständig oder fehlerhaft sind. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Schulungen, eine Überarbeitung der Formulare oder Anpassungen am Workflow, um unnötige Änderungen zu vermeiden.

Ziel ist, die konsequente Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und externer Vorschriften im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen sicherzustellen. Nicht konforme Bestellanforderungen in SAP Ariba können finanzielle Risiken, Prüfungen, nicht genehmigte Ausgaben und Reputationsschäden nach sich ziehen. Eine hohe Compliance stärkt die Verantwortlichkeit und die Finanzkontrolle. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über die tatsächlichen Pfade von Bestellanforderungen im Vergleich zu vordefinierten Compliance-Regeln. Das System kennzeichnet Abweichungen, nicht genehmigte Freigaben und übersprungene Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen automatisch und beziffert die Fälle, in denen die Vorgaben nicht eingehalten wurden. So können Organisationen die Ursachen ermitteln und die Einhaltung der Richtlinien wirksam durchsetzen.

Die Wege, die Bestellanforderungen durch die Freigabephasen nehmen, zu vereinfachen und zu verkürzen, ist entscheidend für einen effizienten Ablauf. Komplexe oder überflüssige Freigabepfade in SAP Ariba verursachen unnötige Verzögerungen und erhöhen die Fehlergefahr. Optimierte Pfade stellen sicher, dass die richtigen Personen Bestellanforderungen zum passenden Zeitpunkt prüfen, und verbessern so den gesamten Prozessablauf. ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch alle tatsächlich genutzten Freigabepfade für Bestellanforderungen und vergleicht sie mit den vorgesehenen Workflows. Die Analyse zeigt ungünstige Weiterleitungen, Engpässe durch bestimmte Freigebende oder Abteilungen sowie unnötige Schritte und Schleifen. Auf dieser Grundlage können Sie die Freigabematrix für den Purchase-to-Pay-Prozess datengetrieben überarbeiten.

Weniger manueller Aufwand beim Anlegen von Bestellanforderungen bedeutet, wiederkehrende oder datenintensive Aktivitäten zu automatisieren. Die manuelle Erstellung in SAP Ariba ist fehleranfällig und nimmt Zeit in Anspruch, die für strategisch wichtigere Aufgaben fehlt. Mehr Automatisierung setzt Ressourcen frei, verbessert die Datenqualität und beschleunigt die erste Beschaffungsphase. ProcessMind ermittelt den manuellen Aufwand und die Bearbeitungszeit für verschiedene Aktivitäten bei der Erstellung von Bestellanforderungen. Die Analyse zeigt häufige Dateneingaben, wiederkehrende Muster und typische Informationslücken, die sich durch Systemintegrationen oder vorausgefüllte Formulare beheben lassen. So erhalten Sie konkrete Ansatzpunkte für Automatisierungsmaßnahmen im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen.

Es ist wichtig, den aktuellen Status und Bearbeitungsort jeder Bestellanforderung während ihres gesamten Lebenszyklus verfolgen zu können. Die geringe Transparenz in SAP Ariba führt zu ständigen Rückfragen, verpassten Fristen und ungenauen Prognosen zu Beschaffungsergebnissen. Mehr Transparenz unterstützt Beteiligte und verbessert die Entscheidungsfindung. ProcessMind zeigt den gesamten Ablauf jeder Bestellanforderung, einschließlich des aktuellen Status, der verstrichenen Zeit in den einzelnen Schritten und der zuständigen Person. Die aktuellen Erkenntnisse zum Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen zeigen sofort, wo sich eine Anforderung befindet und welche Aktion noch aussteht, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung nötig ist.

Ziel ist es, die gesamten Betriebskosten für die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Bestellanforderungen zu senken. Hohe Bearbeitungskosten in SAP Ariba entstehen durch Ineffizienzen, Nacharbeit, lange Zykluszeiten und übermäßige manuelle Eingriffe. Geringere Kosten verbessern unmittelbar das Geschäftsergebnis und die finanzielle Leistung. ProcessMind beziffert die Kostenfolgen verschiedener Prozessvarianten und Engpässe im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen. Die Analyse zeigt, wo hoher Ressourceneinsatz, häufige Nacharbeit oder lange Verzögerungen auftreten. So erkennen Sie, wo Maßnahmen wie Automatisierung oder Prozessvereinfachung am wirksamsten Kosten senken können.

Eine gleichmäßige Verteilung der Freigabeaufgaben auf die zuständigen Mitarbeitenden verhindert Engpässe und Überlastung. Eine ungleiche Arbeitslast kann in SAP Ariba zu Verzögerungen bei Bestellanforderungen führen, die überlasteten Freigebenden zugewiesen sind, während andere nicht ausgelastet sind. Ein ausgewogener Arbeitsanfall sorgt für gleichmäßige Bearbeitungszeiten und einen verlässlichen Prozessablauf. ProcessMind analysiert die Arbeitslast aller Freigebenden im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen. Die Auswertung zeigt Personen oder Gruppen mit dauerhaft besonders vielen oder wenigen Freigaben sowie die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten. Auf dieser Grundlage können Organisationen Aufgaben neu verteilen, Freigabematrizen anpassen oder die Arbeitslast gezielter ausgleichen.

Ein geringerer Anteil abgelehnter Bestellanforderungen weist auf eine bessere Datenqualität bei der Einreichung, die Einhaltung von Richtlinien und klarere Anforderungen hin. Hohe Ablehnungsquoten in SAP Ariba verursachen unnötigen Aufwand, Frustration und erhebliche Verzögerungen bei der Beschaffung benötigter Waren und Dienstleistungen. Eine niedrigere Quote steigert die Effizienz und die Zufriedenheit der Anfordernden. ProcessMind zeigt häufige Ablehnungsgründe und die Phasen, in denen Bestellanforderungen abgelehnt werden, etwa wegen falscher Angaben, Richtlinienverstößen oder Budgetproblemen. Die Analyse der Attribute abgelehnter Purchase-to-Pay-Fälle für Bestellanforderungen hilft, grundlegende Probleme und Schulungsbedarf bei Anfordernden und Freigebenden zu erkennen. So können Sie gezielte vorbeugende Maßnahmen ergreifen.

Für die Geschäftskontinuität und dringende Bedarfe ist es entscheidend, dringende Bestellanforderungen zu erkennen und über beschleunigte Abläufe zu bearbeiten. Verzögerungen bei dringenden Anfragen können selbst in den Standard-Workflows von SAP Ariba erhebliche Folgen haben, von Produktionsstillständen bis hin zu verpassten Geschäftschancen. Dieses Ziel räumt kritischen Beschaffungen Vorrang ein. ProcessMind visualisiert und beziffert die tatsächlichen Durchlaufzeiten als dringend gekennzeichneter Bestellanforderungen und vergleicht sie mit Standard- oder Zielzeiten. Die Analyse zeigt, wo dringende Purchase-to-Pay-Fälle für Bestellanforderungen von den erwarteten beschleunigten Abläufen abweichen, welche Verzögerungen auftreten und ob Anpassungen am Workflow oder zusätzliche Ressourcen nötig sind, damit diese Anforderungen Vorrang erhalten.

Ziel ist es, überflüssige oder nicht wertschöpfende Aktivitäten im Prozess für Bestellanforderungen zu erkennen und zu entfernen. Zusätzliche Schritte in SAP Ariba verlängern die Zykluszeiten, erhöhen die Betriebskosten und machen den Ablauf komplexer, ohne das Ergebnis zu verbessern. Ein vereinfachter Prozess steigert die Effizienz und verbessert die Benutzererfahrung. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Prozessvarianten und zeigt klar, welche Aktivitäten stattfinden, aber nicht zu einer konformen und effizienten Freigabe von Bestellanforderungen beitragen. Die Visualisierung häufiger Abweichungen und nicht standardisierter Pfade im Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen unterstützt datengetriebene Entscheidungen zur Vereinfachung und Standardisierung von Workflows.

Der Verbesserungsprozess für Bestellanforderungen in 6 Schritten

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Verbesserungen umsetzen

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Was zu tun ist

Laden Sie das Excel-Template für Daten zu Bestellanforderungen herunter. Damit liegen Ihre Daten im richtigen Format für die Analyse vor.

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Warum das wichtig ist

Mit dem passenden Template vermeiden Sie Probleme mit der Datenqualität und vereinfachen die anschließende Analyse. So schaffen Sie eine solide Grundlage für Verbesserungen.

Erwartetes Ergebnis

Ein ausfüllfertiges Excel-Template für Daten zu Bestellanforderungen in SAP Ariba.

DAS ERHALTEN SIE

Entdecken Sie verborgene Erkenntnisse in Ihrem SAP-Ariba-Prozess für Bestellanforderungen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf jeder Bestellanforderung von der Erstellung bis zur Genehmigung. Visualisierungen machen Verzögerungen und Abweichungen sichtbar, damit Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess optimieren können.

Ermitteln Sie genau, wo bei Bestellanforderungen Engpässe auftreten
Stellen Sie die Compliance bei Bestellanforderungen in SAP Ariba sicher
Verkürzen Sie die Durchlaufzeiten im Purchase-to-Pay-Prozess
Machen Sie alle Genehmigungsschritte für Bestellanforderungen sichtbar

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen mit Process Mining für Bestellanforderungen erreichen

Diese Ergebnisse zeigen messbare Vorteile, die Unternehmen typischerweise erzielen, wenn sie ihre Daten zum Bestellanforderungsprozess im Purchase-to-Pay-Prozess mit Process Mining analysieren, insbesondere Daten aus SAP Ariba. Mithilfe der Purchase Requisition ID als Case-ID können Unternehmen Ineffizienzen und Engpässe erkennen und ihre Workflows optimieren.

0 %

Kürzere Genehmigungszyklen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Wenn Unternehmen Engpässe im Genehmigungs-Workflow erkennen und beseitigen, können sie Bestellanforderungen deutlich schneller bearbeiten und genehmigen. Das beschleunigt die Beschaffung.

0 %

Bessere Einhaltung von Richtlinien

Zunahme richtlinienkonformer Bestellanforderungen

Process Mining hilft sicherzustellen, dass Bestellanforderungen den vorgegebenen Genehmigungswegen und Richtlinien folgen. So sinken Compliance-Risiken und interne Einkaufsrichtlinien werden besser eingehalten.

0 %

Weniger Nacharbeit bei Bestellanforderungen

Rückgang der Änderungsquote

Ermitteln Sie die Ursachen für Nacharbeit und verringern Sie so die Zahl der Bestellanforderungen, die geändert oder abgelehnt werden müssen. Das sorgt für reibungslosere Abläufe, weniger manuellen Aufwand und kürzere Verzögerungen.

0 %

Niedrigere Bearbeitungskosten

Senkung der Gesamtkosten für Bestellanforderungen

Beseitigen Sie unnötige Schritte, verringern Sie Nacharbeit und vereinfachen Sie den gesamten Genehmigungsprozess. So senken Sie die Betriebskosten für die Verwaltung von Bestellanforderungen deutlich.

0 %

Effizientere Genehmigungswege

Weniger Schritte ohne Mehrwert

Erkennen und entfernen Sie überflüssige oder nicht standardisierte Genehmigungsschritte, die den Ablauf von Bestellanforderungen verlängern. So wird der Prozess effizienter, transparenter und einfacher für die Benutzer.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Bestellanforderungsdokuments. Sie dient als primäre Case-ID des Prozesses.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-ID verknüpft alle zugehörigen Aktivitäten. So lässt sich der gesamte Bestellanforderungsprozess für jede einzelne Anfrage analysieren.

Der Name des konkreten Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Lebenszyklus der Bestellanforderung eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht es, den Workflow der Bestellanforderung zu visualisieren und zu analysieren, einschließlich Engpässen und Abweichungen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen die Aktivität stattgefunden hat. Dieser Timestamp dient als Grundlage für die zeitliche Reihenfolge der Ereignisse.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse an und bildet die Grundlage für alle Leistungs- und Zeitberechnungen, etwa zu Zykluszeiten und Engpässen.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat, zum Beispiel der Anfordernde oder die genehmigende Person.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der Benutzerleistung und der Ressourcenzuweisung. So lassen sich Engpässe erkennen, die durch bestimmte Benutzer oder Teams entstehen.

Die Fachabteilung oder Kostenstelle des Mitarbeitenden, der die Bestellanforderung erstellt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung in verschiedenen Unternehmensbereichen und macht abteilungsspezifische Probleme oder bewährte Vorgehensweisen sichtbar.

Der Gesamtwert der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen finanziellen Kontext. So lässt sich analysieren, wie sich der Wert einer Bestellanforderung auf den Prozess auswirkt, etwa auf Genehmigungszeiten und die Komplexität des Workflows.

Die Kategorie der angeforderten Waren oder Dienstleistungen, zum Beispiel „IT-Hardware“, „Bürobedarf“ oder „Professionelle Dienstleistungen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht Analysen nach Art der beschafften Waren oder Dienstleistungen und hilft, kategoriespezifische Engpässe oder Compliance-Probleme zu erkennen.

Ein Indikator für die Priorität der Bestellanforderung, zum Beispiel „Normal“, „Dringend“ oder „Kritisch“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht eine priorisierte Analyse und zeigt, ob Bestellanforderungen mit hoher Priorität schneller bearbeitet werden, damit dringende Geschäftsanforderungen erfüllt werden.

Die vorgegebene Reihenfolge der Genehmigungsschritte, die eine Bestellanforderung durchlaufen soll.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert den einzuhaltenden Standardprozess. Die Konformitätsprüfung kann damit Abweichungen und Richtlinienverstöße automatisch erkennen.

Der von einer genehmigenden Person angegebene Grund für die Ablehnung einer Bestellanforderung oder eines Genehmigungsschritts.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt direkt, warum Bestellanforderungen scheitern. So können Sie Ursachen analysieren, Nacharbeit verringern und die Quote korrekt bearbeiteter Anträge beim ersten Versuch erhöhen.

Der aktuelle Status der Bestellanforderung in ihrem Lebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Echtzeitüberwachung der Bestellanforderungen. So lassen sich Anfragen erkennen und bearbeiten, die ins Stocken geraten oder schon lange offen sind, bevor daraus Probleme entstehen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Erfasst die erstmalige Erstellung eines Bestellanforderungsdokuments durch einen Benutzer. Das Ereignis wird protokolliert, sobald die Bestellanforderung erstmals im Status „Composing“ oder als Entwurf gespeichert wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Ausgangspunkt im Lebenszyklus der Bestellanforderung. Die Zeit von der Erstellung bis zur Übermittlung zeigt, wie effizient Benutzer arbeiten und wo Schulungsbedarf besteht.

Kennzeichnet die formelle Übermittlung der Bestellanforderung durch den Anfordernden an den Genehmigungs-Workflow. Das Ereignis wird durch einen Statuswechsel von „Composing“ zu „Submitted“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein setzt den Genehmigungsprozess in Gang. Er ist entscheidend für die Berechnung der „Genehmigungszykluszeit der Bestellanforderung“ und der „Durchlaufzeit von der Erstellung bis zur Übermittlung“.

Kennzeichnet die endgültige Genehmigung der Bestellanforderung, nachdem sie alle Schritte des Workflows erfolgreich durchlaufen hat. Das Ereignis wird durch einen Statuswechsel zu „Approved“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert das Ende der Genehmigungsphase. Er bildet den Endpunkt für die Messung der „Durchschnittlichen Genehmigungszeit der Bestellanforderung“ und zeigt an, dass die Erstellung einer Bestellung möglich ist.

Kennzeichnet die endgültige Ablehnung einer Bestellanforderung nach der Prüfung. Damit ist der Prozess abgeschlossen. Das Ereignis wird durch einen Statuswechsel zu „Denied“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Endpunkt für gescheiterte Vorgänge. Die Analyse abgelehnter Bestellanforderungen ist entscheidend für die KPI „Ablehnungsquote bei Bestellanforderungen“. Sie hilft, Muster zu erkennen und die Qualität der Anfragen zu verbessern.

Kennzeichnet die erfolgreiche Umwandlung einer genehmigten Bestellanforderung in eine Bestellung. Das Ereignis wird erfasst, wenn ein Bestelldokument erstellt wird, das auf die Bestellanforderung verweist.

Warum das wichtig ist

Dies ist das wichtigste Erfolgsergebnis des Bestellanforderungsprozesses. Es ist entscheidend für die Messung der KPI „Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung“.

Kennzeichnet den endgültigen administrativen Abschluss einer Bestellanforderung, nachdem alle zugehörigen Vorgänge wie Bestellung und Wareneingang abgeschlossen sind. Das Ereignis wird durch einen abschließenden Statuswechsel zu „Closed“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Damit endet der gesamte Lebenszyklus der Bestellanforderung. Die Analyse der Zeit von der Erstellung der Bestellung bis zum Abschluss kann Engpässe in nachgelagerten Wareneingangs- oder Rechnungsprozessen aufdecken.

Häufig gestellte Fragen

Wie hilft Process Mining dabei, unseren P2P-Prozess für Bestellanforderungen in SAP Ariba zu optimieren?

Process Mining ermittelt die tatsächlichen Prozessabläufe, lokalisiert Engpässe und deckt verborgene Ineffizienzen in Ihrem Purchase-to-Pay- beziehungsweise P2P-Prozess für Bestellanforderungen in SAP Ariba auf. Die Visualisierung aller Schritte zeigt, wo Verzögerungen, Nacharbeit oder nicht konforme Aktivitäten auftreten. Diese Erkenntnisse ermöglichen datengetriebene Entscheidungen zur Vereinfachung Ihrer Abläufe.

Welche Daten benötigen wir aus SAP Ariba, um den Prozess für Bestellanforderungen mit Process Mining zu analysieren?

Für Process Mining bei Bestellanforderungen in SAP Ariba benötigen Sie vor allem einen Event-Log-Datensatz. Dieser sollte eine eindeutige Case-ID enthalten, in der Regel die ID der Bestellanforderung, außerdem den Namen der Aktivität für jeden Schritt und einen genauen Timestamp für den Zeitpunkt der jeweiligen Aktivität. Zusätzliche Daten, etwa zu Ressourcen oder Kosten, können die Analyse erweitern.

Welche Verbesserungen können wir erwarten und wie schnell lassen sie sich erzielen?

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa kürzeren Freigabezeiten für Bestellanforderungen, weniger Nacharbeit durch Änderungen und einer besseren Einhaltung von Richtlinien. Erste Erkenntnisse zu Prozessabweichungen und Engpässen lassen sich oft innerhalb weniger Wochen nach dem Laden der Daten gewinnen. Eine umfassende Optimierung und messbare Ergebnisse, etwa 15 % geringere Kosten oder 30 % kürzere Bearbeitungszeiten, stellen sich über einige Monate ein, während Sie die Verbesserungen umsetzen.

Wie kann Process Mining Probleme wie überlange Freigabezeiten oder Nacharbeit bei Bestellanforderungen erkennen?

Process Mining analysiert die Timestamps und Aktivitätsabfolgen in Ihrem Prozess für Bestellanforderungen und bildet die tatsächlich durchlaufenen Pfade ab. Die Analyse misst genau die Liegezeiten zwischen den Schritten, zeigt häufige Schleifen als Hinweis auf Nacharbeit und erkennt Abweichungen von den üblichen Freigabepfaden, die Verzögerungen verursachen. So können Sie genau feststellen, welche Phasen und Beteiligten zu Ineffizienzen beitragen.

Kann Process Mining uns dabei helfen, die Einhaltung unserer P2P-Richtlinien für Bestellanforderungen sicherzustellen?

Ja. Process Mining eignet sich besonders gut, um nicht konforme Freigaben von Bestellanforderungen und Abweichungen von Richtlinien zu erkennen. Dazu wird die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Regeln und Sollprozessmodellen verglichen. Das System kennzeichnet automatisch Fälle, in denen Bestellanforderungen vorgeschriebene Schritte umgehen oder von nicht autorisierten Personen freigegeben werden. So lässt sich eine Compliance-Quote von 95 % bei den Richtlinien für Bestellanforderungen erreichen.

Ist Process Mining nur für technisch versierte Benutzer geeignet oder profitieren auch Fachabteilungen davon?

Process-Mining-Tools liefern umsetzbare Erkenntnisse für technische und fachliche Beteiligte. Für den Datenexport und die Ersteinrichtung kann technisches Fachwissen erforderlich sein. Die Visualisierungen und Analyse-Dashboards sind jedoch intuitiv gestaltet. So können Beschaffungsmanager, Prozessverantwortliche und Compliance-Beauftragte Engpässe leicht nachvollziehen und Verbesserungen vorantreiben, ohne über umfassende technische Kenntnisse zu verfügen.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für Process Mining im SAP-Ariba-P2P-Prozess für Bestellanforderungen?

Die wichtigste technische Voraussetzung ist ein sicherer Zugriff auf Ihre SAP-Ariba-Daten, um die benötigten Event Logs zu exportieren. Dazu werden in der Regel die Berichtsfunktionen oder Integrationsmöglichkeiten von SAP Ariba verwendet, etwa APIs oder Datenexporte. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Plattform, die diese Daten übernimmt und analysiert.

Was bedeutet „Event Log“ bei Bestellanforderungen in SAP Ariba und warum ist es wichtig?

Ein Event Log ist eine strukturierte Sammlung von Daten, die jeden Schritt oder jedes „Ereignis“ für jede einzelne Purchase Requisition ID in SAP Ariba erfasst. Es bildet die Grundlage für Process Mining: Die Software kann damit den gesamten Ablauf jeder Bestellanforderung rekonstruieren und visualisieren. Ohne ein korrektes Event Log ist Process Mining nicht möglich.

Wie unterscheidet sich Process Mining von den Standardberichten in SAP Ariba?

Standardberichte in SAP Ariba zeigen in der Regel vordefinierte Kennzahlen und aggregierte Daten auf Basis erwarteter Datenstrukturen. Process Mining hingegen ermittelt anhand der Ereignisdaten, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen. Dabei werden alle Varianten und Abweichungen sichtbar, nicht nur die erwarteten Abläufe. So lassen sich verborgene Ineffizienzen und Verstöße gegen Vorgaben aufdecken, die in herkömmlichen Berichten möglicherweise nicht auffallen.

Wie hilft Process Mining dabei, eine ungleiche Auslastung der Genehmigenden und Engpässe zu erkennen?

Anhand der Event Logs lässt sich nachvollziehen, wie lange Bestellanforderungen bei einzelnen Genehmigenden liegen und welche Genehmigungswege häufig zu Verzögerungen führen. So können Sie die Auslastung visualisieren, überlastete Genehmigende erkennen und Engpässe in der Genehmigungshierarchie aufdecken. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Anpassungen, um die Arbeitslast besser zu verteilen und dringende Bestellanforderungen schneller zu bearbeiten.

Verzögerungen vermeiden: Optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

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