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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat

Optimisez les demandes SAP Ariba grâce à notre guide en 6 étapes
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat
Demande d’achat, de la commande au paiement
SAP Ariba

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez votre processus de demande d’achat dans SAP Ariba

Les délais d’approbation des demandes peuvent perturber considérablement votre processus d’approvisionnement et vous faire manquer des occasions. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les inefficacités, de la création de la demande à son approbation finale. Découvrez comment renforcer la conformité et accélérer l’ensemble de votre cycle Purchase to Pay en améliorant le traitement des demandes.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de demande d’achat ?

Le processus Purchase to Pay commence par une demande d’achat. Toute inefficacité à cette étape peut se répercuter sur l’ensemble du cycle d’approvisionnement, entraînant des retards importants et une hausse des coûts. Dans l’environnement complexe de SAP Ariba, le système offre de nombreuses fonctionnalités, mais les pratiques des utilisateurs et l’exécution des flux de travail peuvent créer des goulots d’étranglement. Un processus de demande d’achat lent ou non conforme réduit directement la capacité de votre organisation à obtenir les biens et services nécessaires dans les délais, avec des conséquences sur les projets, l’efficacité opérationnelle et les relations avec les fournisseurs. Les coûts cachés d’un processus inefficace comprennent des cycles d’approbation prolongés, davantage de reprises manuelles, des économies manquées et des manquements potentiels à la conformité qui exposent votre entreprise à des risques.

Optimiser le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, dans SAP Ariba ne consiste pas seulement à aller plus vite. Il s’agit de traiter chaque demande de biens ou de services avec efficacité et transparence, dans le respect des règles de l’entreprise, depuis sa création jusqu’à l’approbation du bon de commande. Comprendre le déroulement réel du processus, plutôt que son déroulement théorique, est la première étape pour l’améliorer.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité des demandes d’achat

Le Process Mining s’appuie sur les données pour reconstituer et analyser le parcours des demandes d’achat dans SAP Ariba. Plutôt que de s’en remettre à des suppositions ou à des témoignages isolés, il utilise les journaux d’événements de votre système SAP Ariba pour reconstituer la séquence réelle des activités de chaque demande. Vous pouvez ainsi visualiser le processus de bout en bout et repérer les variantes, les écarts et les boucles cachées que les méthodes d’analyse classiques ne détectent pas toujours.

Le Process Mining vous permet notamment de :

  • Repérer précisément les goulots d’étranglement : déterminer où les demandes sont bloquées, qu’il s’agisse d’une étape d’approbation, d’un service ou de certains types de demandes. Vous ne constatez pas seulement un retard : vous en comprenez les causes et l’emplacement dans le flux de travail SAP Ariba.
  • Découvrir les variantes cachées du processus : comparer le traitement réel des demandes au processus prévu. Vous pouvez notamment repérer les raccourcis non autorisés, les étapes superflues et les modifications fréquentes qui prennent du temps sans apporter de valeur.
  • Analyser les flux de travail d’approbation : examiner en détail les processus d’approbation à plusieurs niveaux. Identifiez les approbateurs à l’origine des retards, les circuits les plus efficaces et les possibilités de revoir le processus sans affaiblir les contrôles.
  • Évaluer la conformité : vérifier que toutes les demandes respectent les règles d’achat de votre organisation et repérer les cas de non-conformité, tels que
Demande d’achat, de la commande au paiement Gestion des demandes d’achat Demande d’achat P2P Flux de travail d’approbation Efficacité des achats Gestion de la conformité Service des achats Réduction des délais De l’approvisionnement au paiement Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Des cycles d’approbation prolongés des demandes d’achat peuvent retarder considérablement le lancement des activités d’approvisionnement essentielles, perturber les calendriers des projets et augmenter les coûts opérationnels. Il en résulte des échéances manquées, une répartition inefficace des ressources et une réponse plus lente aux besoins de l’entreprise dans votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande.
ProcessMind analyse les journaux d’événements de SAP Ariba pour repérer précisément les étapes où les demandes prennent trop de temps. La plateforme identifie les étapes d’approbation, les services ou les approbateurs qui créent des goulots d’étranglement. La visualisation du déroulement réel révèle les écarts par rapport aux délais d’approbation prévus et vous aide à optimiser les flux de travail.

Un grand nombre de modifications ou de rejets suivis d’une nouvelle soumission des demandes d’achat révèle des inefficacités et des erreurs potentielles lors de leur création ou de leur première vérification. Ces reprises répétées mobilisent inutilement les demandeurs et les approbateurs, et allongent les délais dans votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, sur SAP Ariba.
ProcessMind retrace le cycle de vie complet de chaque demande et met en évidence celles qui font l’objet de plusieurs modifications ou rejets avant leur approbation définitive. La plateforme repère les causes fréquentes de ces changements, comme les erreurs de saisie, les exigences imprécises ou une mauvaise compréhension des règles, afin de vous aider à cibler les formations et à adapter le processus.

Les écarts par rapport aux règles d’achat et aux matrices d’approbation exposent votre organisation à des risques de non-conformité, à des irrégularités financières et à des échecs lors des audits. Lorsque des demandes contournent les étapes d’approbation requises ou suivent des circuits non autorisés, la gouvernance de votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, dans SAP Ariba s’en trouve affaiblie.
ProcessMind compare automatiquement les circuits d’approbation réels aux règles et aux flux de travail définis. La plateforme visualise les écarts et indique où et quand surviennent les activités non conformes. Vous pouvez ainsi faire respecter les règles, renforcer les contrôles internes et veiller au respect des consignes d’achat.

Certaines étapes, certains services ou certaines personnes deviennent souvent des points de blocage dans le processus d’approbation des demandes. Ils créent des retards et entravent le bon déroulement des achats. Sans visibilité sur le parcours complet de chaque demande dans SAP Ariba, il est difficile de repérer ces goulots d’étranglement.
ProcessMind utilise les données de votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, pour cartographier son déroulement réel. La plateforme montre où les demandes s’accumulent et identifie les étapes ou les ressources à l’origine des retards. Ces informations concrètes vous aident à réaffecter les ressources, à revoir les flux de travail ou à mettre en place une automatisation pour éliminer les blocages.

Un recours excessif aux interventions manuelles pour créer et gérer les demandes d’achat augmente le risque d’erreur humaine, réduit l’efficacité et alourdit les coûts opérationnels. Des formulaires complexes, une intégration insuffisante des systèmes ou des interfaces peu conviviales peuvent en être la cause dans votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, sur SAP Ariba.
ProcessMind mesure les interventions manuelles dans votre processus de demande d’achat en analysant les séquences d’activités et les interactions des utilisateurs. La plateforme met en évidence les ressaisies, les accès répétés à plusieurs systèmes et les vérifications humaines superflues. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations à apporter aux formulaires et automatiser les tâches répétitives.

Sans informations à jour sur l’état et l’avancement des demandes d’achat, les parties prenantes manquent de visibilité. Elles multiplient les demandes de renseignements, les utilisateurs sont frustrés et il devient difficile de prévoir les délais d’approvisionnement. L’efficacité de votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, dans SAP Ariba reste alors difficile à évaluer.
ProcessMind offre une vue d’ensemble visuelle du parcours de chaque demande, de sa création à son approbation. Vous pouvez voir son état actuel et l’étape du flux de travail où elle se trouve. Cette transparence accrue aide les demandeurs et les responsables à réduire les relances manuelles et à mieux communiquer.

Les retards de traitement des demandes d’achat peuvent entraîner des coûts cachés : frais de livraison express pour les articles urgents, remises pour paiement anticipé manquées, coûts de stockage supplémentaires dus aux commandes tardives et occasions commerciales perdues. Il est souvent difficile de chiffrer ces conséquences financières dans votre cycle Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande.
ProcessMind met en relation les délais du processus et les données financières pour révéler le coût des inefficacités dans le traitement des demandes SAP Ariba. En identifiant les causes des retards, la plateforme vous aide à repérer les économies possibles grâce à un traitement plus rapide, à une meilleure planification et à une plus grande marge de négociation.

Une répartition déséquilibrée des tâches d’approbation peut surcharger certaines personnes ou équipes, créer des retards et ralentir les demandes en attente de vérification. Cette charge de travail inégale nuit à l’efficacité globale du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, dans SAP Ariba.
ProcessMind analyse les journaux d’activité des approbateurs pour repérer les déséquilibres de charge et mesurer leur effet sur les délais de traitement des demandes. La plateforme met en évidence les approbateurs qui traitent un volume disproportionné de demandes ou provoquent régulièrement des retards. Ces informations éclairent les décisions de rééquilibrage de la charge ou d’automatisation des flux de travail.

Un taux élevé et persistant de rejet des demandes d’achat révèle des problèmes sous-jacents : règles d’achat imprécises, formation insuffisante des demandeurs, mauvaise utilisation du catalogue d’articles ou besoins des services mal alignés. Il en résulte des efforts inutiles, des cycles d’approvisionnement plus longs et la frustration des clients internes.
ProcessMind repère les tendances parmi les demandes rejetées et met en relation les rejets avec les demandeurs, les services, les types de demandes ou les étapes d’approbation concernés. En comprenant les motifs fréquents de rejet et leur origine, vous pouvez apporter des améliorations ciblées, améliorer la qualité des demandes et réduire les reprises dans SAP Ariba.

Lorsque les demandes marquées comme « urgentes » ne sont pas traitées en priorité, les projets soumis à des délais serrés peuvent être fortement perturbés. Cela peut entraîner des arrêts de production ou des solutions de dernière minute coûteuses. Le décalage entre le niveau d’urgence indiqué et le traitement réel apparaît alors clairement dans le flux P2P des demandes d’achat de SAP Ariba.
ProcessMind suit le cycle de vie des demandes urgentes et compare leurs délais réels aux délais habituels ou accélérés. La plateforme repère les étapes où elles sont bloquées et indique si les retards sont liés à la conception du flux de travail, à la disponibilité des ressources ou au respect des règles de priorité. Vous pouvez ainsi intervenir de manière ciblée.

Les flux de travail qui comportent des étapes d’approbation redondantes ou sans valeur ajoutée complexifient inutilement le traitement des demandes et l’allongent. Ils augmentent les coûts opérationnels sans améliorer les résultats. Ces étapes superflues prolongent le temps de cycle de votre processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, dans SAP Ariba.
ProcessMind cartographie tous les circuits réellement suivis et révèle les cas où les demandes passent par plus d’étapes d’approbation que nécessaire ou reviennent à des étapes précédentes. La plateforme vous aide à repérer les possibilités de simplifier le flux de travail, de supprimer les vérifications redondantes et de réduire le nombre d’interventions d’approbation.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire sensiblement le délai entre la soumission d’une demande d’achat et son approbation définitive. Dans SAP Ariba, des approbations plus rapides accélèrent les cycles d’approvisionnement : les biens et services essentiels sont obtenus plus tôt, les retards de projet diminuent et l’organisation répond plus rapidement à ses besoins.ProcessMind met au jour tous les flux de travail d’approbation et repère où les demandes sont bloquées, pendant combien de temps et pour quelles raisons. En analysant la durée des activités et la répartition des ressources dans le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, la plateforme identifie les goulots d’étranglement et les étapes inefficaces. Ces analyses fondées sur les données vous aident à optimiser les étapes d’approbation et à atteindre vos objectifs de réduction des délais.

Réduire la fréquence des modifications apportées aux demandes d’achat après leur première soumission est essentiel pour gagner en efficacité. Chaque modification, dans SAP Ariba ou par un autre canal, entraîne des reprises, allonge le temps de cycle global et mobilise inutilement les demandeurs et les approbateurs. Cet objectif contribue à améliorer la qualité des données et à accélérer le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande.ProcessMind cartographie visuellement tous les circuits suivis par une demande, y compris les boucles de modification. La plateforme mesure la fréquence des modifications, repère leurs causes courantes et indique les étapes où les informations sont souvent incomplètes ou erronées. Ces analyses permettent de cibler les formations, de revoir les formulaires ou d’adapter les flux de travail pour éviter les révisions inutiles.

Cet objectif vise à vérifier que le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, respecte strictement les règles d’achat internes et les réglementations externes. Dans SAP Ariba, les demandes non conformes peuvent entraîner des risques financiers, des audits, des dépenses hors procédure et une atteinte à la réputation. Un niveau élevé de conformité renforce la responsabilité et le contrôle financier.ProcessMind offre une vue d’ensemble des circuits réellement suivis par les demandes et les compare aux règles de conformité définies. La plateforme signale automatiquement les écarts, les approbations non autorisées et les étapes ignorées dans le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, et mesure les cas de non-conformité. Cette visibilité aide les organisations à en repérer les causes et à faire respecter efficacement les règles.

Pour gagner en efficacité, il est essentiel de simplifier les circuits suivis par les demandes d’achat lors des étapes d’approbation. Dans SAP Ariba, des circuits complexes ou redondants entraînent des retards inutiles et augmentent le risque d’erreur. Leur optimisation permet de faire examiner les demandes par les bonnes personnes au bon moment et d’améliorer le déroulement global du processus.ProcessMind découvre et visualise automatiquement tous les circuits d’approbation réellement suivis par les demandes, puis les compare aux flux de travail prévus. La plateforme repère les circuits sous-optimaux, les goulots d’étranglement liés à certains approbateurs ou services, ainsi que les étapes et les boucles superflues. Cette analyse permet de revoir les matrices d’approbation du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, en s’appuyant sur les données.

Réduire le travail manuel nécessaire au lancement des demandes d’achat suppose d’automatiser les activités répétitives ou qui mobilisent beaucoup de données. Dans SAP Ariba, la création manuelle est source d’erreurs et prend du temps qui pourrait être consacré à des tâches plus stratégiques. Une automatisation accrue libère des ressources, améliore la qualité des données et accélère le début du processus d’approvisionnement.ProcessMind mesure le travail manuel et le temps consacrés aux différentes activités de création des demandes. La plateforme repère les saisies fréquentes, les opérations répétitives et les informations souvent manquantes, qui pourraient être prises en charge par des intégrations système ou le préremplissage automatique des formulaires. Ces analyses vous aident à définir des objectifs précis pour les initiatives d’automatisation du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande.

Pour gérer les demandes de manière proactive, il est essentiel de pouvoir suivre en temps réel leur état et leur emplacement tout au long de leur cycle de vie. Dans SAP Ariba, le manque de visibilité entraîne des demandes de renseignements répétées, des échéances manquées et des difficultés à prévoir les résultats des achats. Une plus grande transparence aide les parties prenantes à prendre de meilleures décisions.ProcessMind offre une vue de bout en bout du parcours de chaque demande d’achat. Vous pouvez voir son état actuel, le temps écoulé à chaque étape et la personne responsable. La plateforme fournit des informations claires et à jour sur le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande. Les utilisateurs savent immédiatement où en est une demande et quelle action reste à effectuer, sans suivi manuel.

Cet objectif vise à réduire les dépenses opérationnelles liées à la création, au traitement et à l’approbation des demandes d’achat. Dans SAP Ariba, les coûts de traitement élevés résultent d’inefficacités, de reprises, de temps de cycle prolongés et d’interventions manuelles excessives. Leur réduction améliore directement les résultats financiers.ProcessMind mesure le coût des différentes variantes du processus et des goulots d’étranglement dans le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande. En repérant les activités qui mobilisent beaucoup de ressources, entraînent des reprises fréquentes ou provoquent de longs retards, la plateforme met en évidence les mesures les plus efficaces pour réduire les coûts, comme l’automatisation ou la simplification du processus.

Répartir équitablement les tâches d’approbation entre les personnes concernées permet d’éviter les goulots d’étranglement et l’épuisement professionnel. Dans SAP Ariba, une charge de travail inégale retarde les demandes attribuées aux approbateurs surchargés, tandis que d’autres disposent de capacités inutilisées. Un meilleur équilibre contribue à maintenir des délais de traitement réguliers et le bon déroulement des opérations.ProcessMind analyse la répartition de la charge de travail entre tous les approbateurs du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande. La plateforme repère les personnes ou les groupes qui traitent régulièrement un volume élevé ou faible de demandes, ainsi que leurs délais moyens de traitement. Ces données aident les organisations à réaffecter les responsabilités, à revoir les matrices d’approbation ou à équilibrer la charge pour mieux utiliser les ressources.

Réduire la proportion de demandes d’achat rejetées après leur soumission témoigne d’une meilleure qualité des données initiales, d’un meilleur respect des règles et d’exigences plus claires. Dans SAP Ariba, un taux de rejet élevé entraîne des efforts inutiles, de la frustration et des retards importants dans l’obtention des biens et services nécessaires. La réduction de ce taux améliore l’efficacité et la satisfaction des demandeurs.ProcessMind repère les motifs de rejet les plus fréquents et les étapes où les demandes sont rejetées, que ce soit en raison d’informations erronées, d’un non-respect des règles ou de problèmes budgétaires. En analysant les attributs des cas rejetés dans le processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, la plateforme aide à repérer les problèmes systémiques et les besoins de formation des demandeurs et des approbateurs, afin de mettre en place des mesures préventives ciblées.

Pour assurer la continuité des activités et répondre aux besoins prioritaires, les demandes d’achat urgentes doivent être repérées et traitées par des circuits accélérés. Même dans les flux de travail standard de SAP Ariba, les retards peuvent avoir de lourdes conséquences, des arrêts de production aux occasions commerciales manquées. Cet objectif donne la priorité aux achats essentiels.ProcessMind visualise et mesure les délais réels des demandes marquées comme urgentes, puis les compare aux délais habituels ou visés. La plateforme met en évidence les cas du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, qui ne suivent pas le circuit accéléré prévu. Elle repère les retards et suggère des ajustements aux flux de travail ou l’affectation de ressources dédiées pour garantir un traitement prioritaire.

Cet objectif consiste à repérer et à supprimer les activités redondantes ou sans valeur ajoutée du processus de demande d’achat. Dans SAP Ariba, les étapes supplémentaires allongent les temps de cycle, augmentent les coûts opérationnels et complexifient le processus sans améliorer le résultat final. Simplifier le processus améliore l’efficacité et l’expérience utilisateur.ProcessMind recense toutes les variantes réellement observées et met clairement en évidence les activités qui ne contribuent pas à une approbation conforme et efficace des demandes. En visualisant les écarts fréquents et les circuits inhabituels du processus Purchase to Pay, de la demande d’achat à la commande, la plateforme vous aide à prendre des décisions fondées sur les données pour simplifier et uniformiser les flux de travail.

Les 6 étapes pour améliorer le processus de demande d’achat

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel conçu pour les données des demandes d’achat. Il vous aidera à structurer correctement vos données pour l’analyse.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle adapté prévient les problèmes de qualité des données et simplifie les étapes d’analyse suivantes, posant ainsi de bonnes bases pour l’amélioration.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir, conçu pour les données des demandes d’achat SAP Ariba.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les problèmes cachés dans votre processus de demande SAP Ariba

ProcessMind révèle le parcours réel de chaque demande, de sa création à son approbation, et met clairement en évidence les retards et les écarts pour vous aider à optimiser votre processus Purchase to Pay.
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement dans le traitement des demandes
  • Vérifiez la conformité des demandes SAP Ariba
  • Réduisez les temps de cycle Purchase to Pay
  • Visualisez toutes les étapes d’approbation des demandes
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Ce que le Process Mining des demandes d’achat permet d’obtenir

Ces résultats illustrent les bénéfices mesurables que les organisations obtiennent généralement en analysant, avec le Process Mining, les données de leur processus Purchase to Pay, notamment celles de SAP Ariba. En repérant les inefficacités et les goulots d’étranglement à partir de l’ID de demande d’achat comme identifiant de cas, les entreprises peuvent optimiser leurs flux de travail.

0 %
Des cycles d’approbation plus courts

Réduction moyenne du délai d’approbation

En repérant et en supprimant les goulots d’étranglement du flux d’approbation, les organisations peuvent accélérer sensiblement le traitement et l’approbation des demandes, et ainsi raccourcir les délais d’approvisionnement.
0 %
Une meilleure conformité aux règles

Hausse de la part des demandes conformes

Le Process Mining aide à vérifier que les demandes suivent les circuits d’approbation et les règles définis. Il contribue ainsi à réduire les risques de non-conformité et à faire respecter les directives internes en matière d’achats.
0 %
Moins de reprises sur les demandes

Baisse de la fréquence des modifications

Réduisez le nombre de demandes à modifier ou à rejeter en identifiant les causes des reprises. Vous simplifierez ainsi leur traitement, limiterez les interventions manuelles et éviterez certains retards.
0 %
Réduction des coûts de traitement

Baisse du coût global des demandes

Supprimez les étapes inutiles, réduisez les reprises et optimisez l’ensemble du processus d’approbation pour diminuer sensiblement les coûts opérationnels liés à la gestion des demandes.
0 %
Des circuits d’approbation simplifiés

Moins d’étapes sans valeur ajoutée

Repérez et supprimez les étapes d’approbation redondantes ou non standard qui allongent le cycle de traitement des demandes. Le processus gagne ainsi en efficacité et en transparence, et devient plus simple pour les utilisateurs.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de demande d’achat, utilisé comme identifiant principal du cas dans le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant essentiel relie toutes les activités associées et permet d’analyser le processus complet de chaque demande.

Nom de l’événement métier qui s’est produit à un moment donné du cycle de vie de la demande.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des demandes, notamment les goulots d’étranglement et les écarts.

Date et heure précises auxquelles l’activité s’est produite, utilisées pour ordonner les événements.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut établit l’ordre chronologique des événements et sert de base aux calculs de performance et de durée, notamment aux temps de cycle et aux goulots d’étranglement.

ID ou nom de la personne qui a effectué l’activité, par exemple l’auteur de la demande ou l’approbateur.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’affectation des ressources, et de repérer les goulots d’étranglement liés à certains utilisateurs ou à certaines équipes.

Service ou centre de coûts de l’employé qui a créé la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de segmenter et de comparer les performances du processus entre les différentes parties de l’organisation, et de repérer les problèmes propres à certains services ou les pratiques à reprendre.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier essentiel et permet d’analyser l’incidence du montant de la demande sur le déroulement du processus, notamment sur les délais d’approbation et la complexité du flux de travail.

Classification des biens ou des services demandés, par exemple « Matériel informatique », « Fournitures de bureau » ou « Services professionnels ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser les processus selon le type de biens ou de services achetés et de repérer les goulots d’étranglement ou les problèmes de conformité propres à certaines catégories.

Indicateur de priorité de la demande, par exemple « Normal », « Urgent » ou « Critique ».

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de donner la priorité à certaines analyses et de vérifier si les demandes prioritaires sont traitées plus rapidement, afin de répondre aux besoins importants de l’entreprise.

Séquence prédéfinie des étapes d’approbation que la demande est censée suivre.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit le processus standard à suivre et permet de détecter automatiquement les écarts et les infractions aux règles lors des contrôles de conformité.

Motif indiqué par un approbateur lorsqu’une demande ou une étape d’approbation est rejetée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut indique directement pourquoi les demandes échouent. Il permet d’en rechercher les causes afin de réduire les reprises et d’augmenter la part des demandes correctes dès le premier envoi.

État actuel de la demande d’achat dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de suivre en temps réel les demandes en cours, afin de repérer et de traiter celles qui sont bloquées ou en attente depuis longtemps avant que la situation ne se complique.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique la création initiale d’un document de demande d’achat par un utilisateur. L’événement est enregistré lors de la première sauvegarde de la demande, à l’état « Composing » ou en brouillon.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le point de départ du cycle de vie de la demande. L’analyse du délai entre sa création et son envoi permet de mesurer l’efficacité des utilisateurs et de repérer les besoins de formation.

Correspond à l’envoi officiel de la demande d’achat par son auteur dans le flux d’approbation. L’événement est enregistré lorsque le statut passe de « Composing » à « Submitted ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante déclenche le processus d’approbation. Elle est indispensable au calcul du « temps de cycle d’approbation des demandes » et du « délai entre la création et l’envoi des demandes ».

Marque l’approbation finale de la demande d’achat, après validation de toutes les étapes du flux de travail. L’événement est enregistré lorsque le statut passe à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin de la phase d’approbation. Elle sert de point final au calcul du « délai moyen d’approbation des demandes » et indique que la demande peut donner lieu à la création d’un bon de commande.

Correspond au rejet définitif d’une demande d’achat après examen. Cet état final du processus est enregistré lorsque le statut passe à « Denied ».

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’une issue défavorable importante. L’analyse des demandes refusées est essentielle au calcul de l’indicateur « taux de rejet des demandes », ainsi qu’à l’identification des tendances et à l’amélioration de la qualité des demandes.

Marque la conversion réussie d’une demande d’achat approuvée en bon de commande. L’événement est enregistré lors de la création d’un bon de commande faisant référence à la demande.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le principal résultat attendu du processus de demande d’achat. Il est essentiel au calcul de l’indicateur « délai entre la demande et le bon de commande ».

Clôture administrative définitive d’une demande d’achat, une fois toutes les opérations associées, comme la commande et la réception, terminées. Elle est enregistrée lors du passage final au statut « Closed ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque la fin définitive du cycle de vie de la demande. L’analyse du délai entre la création du bon de commande et la clôture peut révéler des goulots d’étranglement dans les processus ultérieurs de réception ou de facturation.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining identifie les flux de processus réels, repère les goulots d’étranglement et révèle les inefficacités cachées dans votre processus Purchase to Pay, ou P2P, de demande d’achat dans SAP Ariba. Il visualise chaque étape et vous aide à comprendre où surviennent les retards, les reprises ou les activités non conformes. Ces analyses vous permettent de prendre des décisions fondées sur les données pour optimiser vos opérations.

Pour analyser les demandes d’achat SAP Ariba avec le Process Mining, vous avez principalement besoin d’un jeu de données constitué d’un journal d’événements. Celui-ci doit comprendre un identifiant de cas unique, généralement l’identifiant de la demande d’achat, le nom de chaque activité et son horodatage précis. Des informations supplémentaires, comme les ressources concernées ou les coûts, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez notamment réduire les délais d’approbation des demandes, limiter les reprises dues aux modifications et améliorer le respect des règles. Les premiers écarts et goulots d’étranglement peuvent souvent être repérés dans les semaines qui suivent l’importation des données. L’optimisation complète et ses effets mesurables, comme une réduction des coûts de 15 % ou des délais de 30 %, se concrétisent sur quelques mois, à mesure que les améliorations sont mises en œuvre.

Le Process Mining analyse les horodatages et l’ordre des activités de votre processus de demande pour cartographier les circuits réellement suivis. Il mesure précisément les temps d’attente entre les étapes, met en évidence les boucles fréquentes qui signalent des reprises et repère les écarts par rapport aux circuits d’approbation habituels qui entraînent des retards. Vous pouvez ainsi identifier les étapes et les personnes à l’origine des inefficacités.

Oui. Le Process Mining permet de repérer efficacement les approbations de demandes non conformes et les écarts par rapport aux règles. En comparant le déroulement réel du processus aux règles définies et aux modèles de processus prévus, il signale automatiquement les demandes qui ont contourné des étapes obligatoires ou ont été approuvées par des personnes non autorisées. Il vous aide ainsi à atteindre un taux de conformité de 95 % aux règles applicables aux demandes d’achat.

Les outils de Process Mining fournissent des analyses concrètes aux équipes techniques comme aux équipes métier. L’extraction des données et la configuration initiale peuvent nécessiter des compétences techniques, mais les visualisations et les Dashboards d’analyse sont intuitifs. Les responsables des achats, les responsables de processus et les responsables de la conformité peuvent ainsi comprendre facilement les goulots d’étranglement et améliorer les processus sans connaissances techniques approfondies.

Le principal prérequis technique est de disposer d’un accès sécurisé aux données SAP Ariba afin d’extraire les journaux d’événements nécessaires. Cela implique généralement d’utiliser les fonctions de reporting ou d’intégration de SAP Ariba, comme les API ou l’exportation des données. Vous aurez également besoin d’une plateforme logicielle de Process Mining pour intégrer et analyser ces données.

Un journal d’événements est un ensemble structuré de données qui décrit chaque étape, ou « événement », du parcours de chaque demande d’achat dans SAP Ariba, identifiée par son ID. Il constitue la matière première du Process Mining : le logiciel peut ainsi reconstituer et visualiser le parcours complet de chaque demande, de bout en bout. Sans journal d’événements fiable, le Process Mining ne peut pas fonctionner.

Les rapports standard de SAP Ariba présentent généralement des indicateurs et des agrégats prédéfinis, fondés sur des structures de données anticipées. À l’inverse, le Process Mining reconstitue les flux de processus réellement suivis à partir des données d’événements. Il met en évidence toutes les variantes et tous les écarts, et pas seulement les parcours attendus. Vous pouvez ainsi repérer des inefficacités cachées et des manquements aux règles que les rapports traditionnels ne révèlent pas toujours.

En analysant les journaux d’événements, le Process Mining mesure le temps passé par chaque demande auprès de chaque approbateur et repère les circuits d’approbation qui entraînent fréquemment des retards. Vous pouvez visualiser la répartition de la charge, identifier les approbateurs surchargés et localiser les goulots d’étranglement dans la hiérarchie d’approbation. Ces analyses permettent d’ajuster les circuits de manière ciblée, de mieux répartir la charge et d’accélérer le traitement des demandes urgentes.

Mettez fin aux retards : optimisez le traitement des demandes Purchase to Pay

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