> Perbaikan proses berkelanjutan > Pembelian hingga pembayaran: permintaan pembelian > SAP Ariba

Tingkatkan proses Purchase to Pay - Permintaan

Sederhanakan permintaan SAP Ariba dengan panduan 6 langkah kami
Tingkatkan proses Purchase to Pay - Permintaan
Pembelian hingga pembayaran: permintaan pembelian
SAP Ariba

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan proses permintaan pembelian SAP Ariba Anda

Persetujuan permintaan yang lambat dapat menghambat proses pengadaan dan membuat Anda kehilangan peluang. Platform kami membantu menemukan inefisiensi secara tepat, mulai dari pembuatan permintaan hingga persetujuan akhir. Pelajari cara meningkatkan kepatuhan dan mempercepat seluruh siklus Purchase to Pay, sekaligus memperbaiki proses permintaan Anda.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses permintaan pembelian?

Proses Purchase to Pay dimulai dari permintaan pembelian. Jika tahap ini tidak efisien, dampaknya bisa terasa di seluruh siklus pengadaan, mulai dari keterlambatan hingga kenaikan biaya. Di lingkungan SAP Ariba yang kompleks, kemampuan sistem yang lengkap belum tentu menjamin proses berjalan lancar. Perilaku pengguna dan pelaksanaan alur kerja dapat menimbulkan hambatan. Proses permintaan yang lambat atau tidak sesuai kebijakan menghambat organisasi Anda memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan tepat waktu. Dampaknya bisa terasa pada jadwal proyek, efisiensi operasional, bahkan hubungan dengan pemasok. Biaya tersembunyi dari proses yang tidak efisien mencakup siklus persetujuan yang panjang, pekerjaan ulang manual, peluang penghematan yang terlewat, serta risiko pelanggaran kepatuhan.

Mengoptimalkan proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba bukan sekadar mempercepat proses. Tujuannya memastikan setiap permintaan barang atau jasa ditangani secara efisien, transparan, dan sesuai kebijakan perusahaan, sejak dibuat hingga menjadi pesanan pembelian yang disetujui. Langkah pertama untuk memperbaiki proses ini adalah memahami alur yang benar-benar terjadi, bukan hanya alur yang direncanakan.

Cara process mining meningkatkan efisiensi permintaan pembelian

Process mining membantu Anda mengurai dan menganalisis perjalanan Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba berdasarkan data. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari beberapa orang, process mining menggunakan log peristiwa dari sistem SAP Ariba untuk merekonstruksi urutan aktivitas yang sebenarnya pada setiap permintaan pembelian. Anda dapat melihat alur dari awal hingga akhir, termasuk variasi, penyimpangan, dan putaran tersembunyi yang sering luput dari metode analisis biasa.

Dengan process mining, Anda dapat:

  • Menemukan hambatan secara tepat: Ketahui di mana permintaan pembelian tertahan, baik pada tahap persetujuan tertentu, departemen tertentu, maupun jenis permintaan tertentu. Anda tidak hanya mengetahui adanya keterlambatan, tetapi juga mengapa dan di mana keterlambatan terjadi dalam alur kerja SAP Ariba.
  • Menemukan variasi proses yang tersembunyi: Lihat perbedaan antara cara permintaan pembelian diproses dan cara yang seharusnya. Temukan jalan pintas tanpa izin, langkah yang tidak perlu, atau perubahan berulang yang menyita waktu tanpa memberi nilai tambah.
  • Menganalisis alur persetujuan: Pahami proses persetujuan bertingkat. Lihat pihak yang menyebabkan keterlambatan, jalur persetujuan yang paling efisien, dan bagian yang dapat dirancang ulang agar proses lebih lancar tanpa mengurangi pengendalian.
  • Menilai kepatuhan: Pastikan setiap permintaan pembelian mengikuti kebijakan pengadaan organisasi Anda, dan temukan pelanggaran kepatuhan, seperti
Pembelian hingga pembayaran: permintaan pembelian Manajemen permintaan Permintaan P2P Alur kerja persetujuan Efisiensi pengadaan Manajemen kepatuhan Departemen pembelian Pengurangan waktu tunggu Pengadaan hingga pembayaran Manajemen pengeluaran Pengendalian anggaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Siklus persetujuan permintaan pembelian yang panjang dapat menunda dimulainya kegiatan pengadaan penting. Dampaknya bisa mengganggu jadwal proyek dan meningkatkan biaya operasional. Akibatnya, tenggat waktu terlewat, sumber daya tidak dialokasikan secara efisien, dan respons terhadap kebutuhan bisnis dalam proses Purchase to Pay - Requisition menjadi lebih lambat.
ProcessMind menganalisis log peristiwa SAP Ariba untuk menunjukkan dengan tepat bagian yang menyita waktu terlalu lama. Anda dapat menemukan tahap persetujuan, departemen, atau pemberi persetujuan tertentu yang menjadi hambatan. Dengan memetakan alur yang sebenarnya, ProcessMind mengungkap penyimpangan dari waktu persetujuan yang diharapkan agar Anda dapat menyederhanakan alur kerja.

Banyaknya perubahan atau penolakan yang diikuti pengajuan ulang menunjukkan adanya ketidakefisienan dan kemungkinan kesalahan pada tahap pembuatan atau pemeriksaan awal permintaan pembelian. Pekerjaan ulang ini menyita waktu pemohon dan pemberi persetujuan, menimbulkan frustrasi, serta memperpanjang waktu proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind menelusuri seluruh siklus setiap permintaan pembelian dan menandai permintaan yang mengalami perubahan atau penolakan berulang sebelum disetujui. Anda dapat mengetahui penyebab umum perubahan, seperti kesalahan entri data, persyaratan yang kurang jelas, atau kesalahpahaman terhadap kebijakan. Temuan ini membantu Anda menyusun pelatihan dan penyesuaian proses yang tepat sasaran.

Penyimpangan dari kebijakan pengadaan dan aturan matriks persetujuan dapat menimbulkan risiko kepatuhan, masalah keuangan, dan kegagalan audit. Jika permintaan pembelian melewati tahap persetujuan wajib atau mengikuti jalur tanpa izin, pengendalian dalam proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba menjadi lemah.
ProcessMind membandingkan jalur persetujuan permintaan yang sebenarnya dengan aturan dan alur kerja ideal yang telah ditetapkan. ProcessMind memetakan setiap penyimpangan, termasuk lokasi dan waktu terjadinya aktivitas yang tidak sesuai kebijakan. Dengan begitu, Anda dapat menegakkan kebijakan, memperkuat pengendalian internal, dan memastikan kepatuhan terhadap pedoman pengadaan.

Tahap, departemen, atau orang tertentu kerap menjadi titik tersendat dalam proses persetujuan permintaan pembelian. Akibatnya, permintaan menumpuk dan alur pengadaan terhambat. Tanpa gambaran menyeluruh tentang perjalanan setiap permintaan di SAP Ariba, sulit menemukan hambatan ini.
ProcessMind memetakan alur proses yang sebenarnya berdasarkan data Purchase to Pay - Requisition Anda. Anda dapat melihat di mana permintaan menumpuk dan menemukan langkah atau sumber daya yang menyebabkan keterlambatan. Temuan ini membantu Anda mengatur ulang sumber daya, merancang ulang alur kerja, atau menerapkan otomatisasi untuk mengatasi hambatan.

Terlalu banyak campur tangan manual saat membuat dan mengelola permintaan pembelian dapat meningkatkan risiko kesalahan manusia, menurunkan efisiensi, dan menaikkan biaya operasional. Penyebabnya sering kali berupa formulir yang rumit, integrasi sistem yang terbatas, atau antarmuka yang sulit digunakan dalam proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind menghitung aktivitas manual dalam proses permintaan pembelian dengan menganalisis urutan aktivitas dan interaksi pengguna. Anda dapat melihat bagian yang sering memerlukan entri ulang data, akses ke beberapa sistem, atau pemeriksaan manual yang tidak perlu. Temuan ini membantu menyederhanakan formulir dan mengotomatiskan tugas berulang.

Tanpa informasi terkini tentang status dan kemajuan permintaan pembelian, para pemangku kepentingan tidak tahu perkembangannya. Akibatnya, mereka sering menanyakan status, pengguna merasa frustrasi, dan jadwal pengadaan sulit diperkirakan. Kondisi ini menyulitkan Anda menilai efisiensi alur Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind menampilkan perjalanan setiap permintaan pembelian dari pembuatan hingga persetujuan, termasuk status terkini dan posisinya dalam alur kerja. Transparansi ini membantu pemohon dan manajer mengurangi tindak lanjut manual dan memperlancar komunikasi.

Keterlambatan memproses permintaan pembelian dapat menimbulkan biaya tersembunyi, seperti ongkos kirim ekspres untuk barang mendesak, diskon pembayaran awal yang terlewat, biaya penyimpanan persediaan yang meningkat akibat pesanan terlambat, dan peluang bisnis yang hilang. Dampak keuangan ini sering sulit dihitung dalam siklus Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind menghubungkan waktu proses dengan data keuangan untuk menunjukkan dampak biaya dari ketidakefisienan dalam proses permintaan SAP Ariba. Dengan menemukan penyebab utama keterlambatan, ProcessMind membantu Anda mengetahui peluang penghematan melalui pemrosesan yang lebih cepat, perencanaan yang lebih baik, dan posisi tawar yang lebih kuat.

Pembagian tugas persetujuan yang tidak merata dapat membebani orang atau tim tertentu. Akibatnya, permintaan yang menunggu pemeriksaan menumpuk dan terlambat diproses. Beban kerja yang timpang mengurangi efisiensi proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind menganalisis log aktivitas pemberi persetujuan untuk menemukan ketimpangan beban kerja dan dampaknya terhadap waktu pemrosesan permintaan. Anda dapat melihat pemberi persetujuan yang menangani permintaan jauh lebih banyak atau berulang kali menyebabkan keterlambatan. Informasi ini membantu Anda menyeimbangkan beban kerja atau mengotomatiskan alur kerja.

Tingkat penolakan permintaan pembelian yang terus tinggi dapat menandakan masalah mendasar, seperti kebijakan pengadaan yang kurang jelas, pelatihan pemohon yang belum memadai, penggunaan katalog barang yang keliru, atau kebutuhan departemen yang tidak selaras. Akibatnya, pekerjaan terbuang, siklus pengadaan lebih panjang, dan pelanggan internal merasa frustrasi.
ProcessMind menemukan pola penolakan dan menghubungkannya dengan pemohon, departemen, jenis permintaan, atau tahap persetujuan tertentu. Dengan memahami alasan umum penolakan dan sumbernya, Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran, meningkatkan kualitas permintaan, dan mengurangi pekerjaan ulang di SAP Ariba.

Jika permintaan berlabel 'mendesak' tidak diproses lebih cepat, proyek yang sensitif terhadap waktu dapat terganggu, produksi bisa terhenti, atau tim terpaksa mencari solusi mendadak yang mahal. Hal ini menunjukkan adanya kesenjangan antara penanda urgensi dan pelaksanaan proses dalam alur P2P Requisition SAP Ariba.
ProcessMind melacak siklus permintaan mendesak dan membandingkan waktu proses sebenarnya dengan tolok ukur standar atau jalur cepat. Anda dapat menemukan titik yang membuat permintaan tertahan dan mengetahui apakah penyebabnya desain alur kerja, ketersediaan sumber daya, atau penerapan aturan prioritas. Temuan ini membantu Anda mengambil tindakan yang tepat.

Alur kerja dengan tahap persetujuan berulang atau tanpa nilai tambah membuat proses permintaan lebih rumit dan lama. Biaya operasional pun meningkat tanpa memperbaiki hasil. Langkah yang tidak perlu ini memperpanjang waktu siklus proses Purchase to Pay - Requisition di SAP Ariba.
ProcessMind memetakan semua jalur yang dijalankan. Anda dapat melihat permintaan yang melewati lebih banyak tahap persetujuan dari yang diperlukan atau kembali ke tahap sebelumnya. Temuan ini membantu menyederhanakan alur kerja, menghapus pemeriksaan berulang, dan mengurangi jumlah titik persetujuan.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Sasaran ini berfokus pada pemangkasan waktu sejak permintaan pembelian diajukan hingga mendapat persetujuan akhir. Persetujuan yang lebih cepat di SAP Ariba memperpendek siklus pengadaan. Barang dan jasa penting pun dapat diperoleh lebih cepat, keterlambatan proyek berkurang, dan organisasi lebih tanggap dalam menjalankan operasional.ProcessMind mengungkap semua alur persetujuan dan menunjukkan di mana, berapa lama, serta mengapa permintaan tertahan. Dengan menganalisis durasi aktivitas dan alokasi sumber daya dalam proses Purchase to Pay - Requisition, ProcessMind menemukan hambatan dan langkah yang tidak efisien. Temuan berbasis data ini membantu Anda menyederhanakan tahap persetujuan dan mencapai target pengurangan waktu.

Mengurangi perubahan permintaan pembelian setelah pengajuan awal sangat penting untuk meningkatkan efisiensi. Setiap perubahan, baik di SAP Ariba maupun melalui saluran lain, menambah pekerjaan ulang, memperpanjang waktu siklus, dan menyita waktu pemohon serta pemberi persetujuan. Sasaran ini membantu meningkatkan akurasi data dan memperlancar alur Purchase to Pay - Requisition.ProcessMind memetakan setiap jalur yang dilalui permintaan, termasuk putaran perubahan. ProcessMind menghitung frekuensi perubahan, menemukan pemicu umumnya, dan menunjukkan tahap yang sering kekurangan informasi atau memuat informasi keliru. Temuan ini membantu Anda menentukan pelatihan, merancang ulang formulir, atau menyesuaikan alur kerja agar perubahan yang tidak perlu dapat dicegah.

Sasaran ini memastikan proses Purchase to Pay - Requisition mengikuti kebijakan pengadaan internal dan peraturan eksternal. Permintaan yang tidak sesuai kebijakan di SAP Ariba dapat menimbulkan risiko keuangan, masalah audit, belanja di luar prosedur, dan kerusakan reputasi. Tingkat kepatuhan yang tinggi memperkuat akuntabilitas dan pengendalian keuangan.ProcessMind memberikan gambaran jalur permintaan yang sebenarnya dan membandingkannya dengan aturan kepatuhan yang telah ditetapkan. ProcessMind menandai penyimpangan, persetujuan tanpa izin, atau tahap yang dilewati dalam proses Purchase to Pay - Requisition, sekaligus menghitung kasus ketidakpatuhan. Informasi ini membantu organisasi menemukan penyebab utama dan menegakkan kebijakan secara efektif.

Menyederhanakan jalur yang dilalui permintaan pembelian pada setiap tahap persetujuan sangat penting untuk meningkatkan efisiensi. Jalur persetujuan yang rumit atau berulang di SAP Ariba menimbulkan keterlambatan dan meningkatkan risiko kesalahan. Jalur yang optimal memastikan permintaan diperiksa oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat, sehingga alur proses berjalan lebih lancar.ProcessMind menemukan dan memetakan semua jalur persetujuan permintaan yang sebenarnya, lalu membandingkannya dengan alur kerja yang dirancang. ProcessMind menunjukkan jalur yang kurang optimal, hambatan akibat pemberi persetujuan atau departemen tertentu, serta langkah atau putaran yang tidak perlu. Analisis ini membantu Anda merancang ulang matriks persetujuan Purchase to Pay - Requisition berdasarkan data.

Mengurangi pekerjaan manual saat memulai permintaan pembelian berarti mengotomatiskan aktivitas yang berulang atau banyak melibatkan data. Pembuatan permintaan secara manual di SAP Ariba rentan terhadap kesalahan dan menyita waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk tugas strategis. Otomatisasi yang lebih luas membebaskan sumber daya, meningkatkan kualitas data, dan mempercepat tahap awal pengadaan.ProcessMind menghitung pekerjaan manual dan waktu yang digunakan untuk berbagai aktivitas pembuatan permintaan. ProcessMind menemukan entri data yang sering dilakukan, pola berulang, dan kekurangan informasi yang dapat diatasi melalui integrasi sistem atau pengisian awal formulir secara otomatis. Temuan ini membantu Anda menentukan sasaran otomatisasi dalam proses Purchase to Pay - Requisition.

Kemampuan melacak status dan posisi setiap permintaan pembelian secara langsung sepanjang siklusnya sangat penting untuk pengelolaan yang proaktif. Visibilitas yang terbatas di SAP Ariba memicu pertanyaan berulang, tenggat yang terlewat, dan kesulitan memperkirakan hasil pengadaan. Transparansi yang lebih baik membantu para pemangku kepentingan mengambil keputusan dengan lebih tepat.ProcessMind menampilkan perjalanan setiap permintaan pembelian dari awal hingga akhir, termasuk status terkini, waktu yang telah berlalu pada setiap tahap, dan pihak yang bertanggung jawab. Anda mendapat informasi yang jelas dan terkini tentang proses Purchase to Pay - Requisition. Pengguna dapat langsung mengetahui posisi permintaan dan tindakan yang masih tertunda tanpa perlu melacaknya secara manual.

Sasaran ini berfokus pada pengurangan biaya operasional untuk membuat, memproses, dan menyetujui permintaan pembelian. Biaya pemrosesan yang tinggi di SAP Ariba dapat disebabkan oleh ketidakefisienan, pekerjaan ulang, waktu siklus yang panjang, dan terlalu banyak campur tangan manual. Pengurangan biaya berdampak langsung pada laba dan kinerja keuangan.ProcessMind menghitung dampak biaya dari berbagai variasi proses dan hambatan dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Dengan menemukan aktivitas yang banyak menghabiskan sumber daya, sering memerlukan pekerjaan ulang, atau mengalami keterlambatan panjang, ProcessMind menunjukkan bagian yang paling berpeluang menghemat biaya melalui otomatisasi atau penyederhanaan proses.

Pembagian tugas persetujuan yang merata mencegah hambatan dan kelelahan kerja. Beban kerja yang timpang dapat menunda permintaan yang ditugaskan kepada pemberi persetujuan yang kewalahan di SAP Ariba, sementara pemberi persetujuan lain belum banyak menangani permintaan. Keseimbangan beban kerja membantu menjaga waktu pemrosesan tetap konsisten dan operasional berjalan lancar.ProcessMind menganalisis pembagian beban kerja di antara semua pemberi persetujuan dalam proses Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind menemukan orang atau kelompok yang secara konsisten menangani permintaan dalam jumlah tinggi atau rendah, serta membandingkan rata-rata waktu pemrosesan. Data ini membantu organisasi membagi ulang tanggung jawab, menyesuaikan matriks persetujuan, atau menerapkan strategi pemerataan beban kerja agar penggunaan sumber daya lebih optimal.

Menurunkan persentase permintaan pembelian yang ditolak setelah diajukan menunjukkan adanya peningkatan kualitas data awal, kepatuhan terhadap kebijakan, dan kejelasan persyaratan. Tingkat penolakan yang tinggi di SAP Ariba menyebabkan pekerjaan terbuang, frustrasi, dan keterlambatan dalam memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan. Tingkat penolakan yang lebih rendah meningkatkan efisiensi dan kepuasan pemohon.ProcessMind menemukan alasan umum dan tahap terjadinya penolakan, baik karena informasi yang keliru, pelanggaran kebijakan, maupun masalah anggaran. Dengan menganalisis atribut kasus Purchase to Pay - Requisition yang ditolak, ProcessMind membantu Anda menemukan masalah sistemik atau kebutuhan pelatihan bagi pemohon dan pemberi persetujuan. Anda pun dapat mengambil langkah pencegahan yang tepat sasaran.

Agar operasional bisnis tetap berjalan dan kebutuhan penting terpenuhi, permintaan pembelian mendesak harus dikenali dan diproses melalui jalur yang lebih cepat. Keterlambatan permintaan mendesak, bahkan dalam alur kerja standar SAP Ariba, dapat berdampak besar, mulai dari terhentinya produksi hingga hilangnya peluang bisnis. Sasaran ini memprioritaskan pengadaan penting.ProcessMind memetakan dan menghitung waktu proses sebenarnya untuk permintaan berlabel mendesak, lalu membandingkannya dengan waktu standar atau target. ProcessMind menunjukkan kasus Purchase to Pay - Requisition mendesak yang menyimpang dari jalur cepat yang diharapkan, menemukan sumber keterlambatan, dan membantu Anda menentukan penyesuaian alur kerja atau sumber daya khusus agar permintaan diprioritaskan.

Sasaran ini berfokus pada penemuan dan penghapusan aktivitas yang berulang atau tidak memberi nilai tambah dalam proses permintaan pembelian. Langkah tambahan di SAP Ariba memperpanjang waktu siklus, meningkatkan biaya operasional, dan menambah kerumitan tanpa memperbaiki hasil. Proses yang lebih sederhana meningkatkan efisiensi dan kemudahan penggunaan.ProcessMind menemukan semua variasi proses yang benar-benar terjadi dan menunjukkan aktivitas yang tidak membantu persetujuan permintaan berjalan sesuai kebijakan dan secara efisien. Dengan memetakan penyimpangan umum dan jalur yang tidak standar dalam proses Purchase to Pay - Requisition, ProcessMind membantu Anda menyederhanakan dan menstandarkan alur kerja berdasarkan data.

6 langkah untuk memperbaiki proses permintaan pembelian

1
Unduh templat
2
Ekspor data Anda
3
Unggah kumpulan data Anda
4
Analisis proses Anda
5
Terapkan perbaikan
6
Pantau proses Anda
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang dirancang untuk data permintaan pembelian. Templat ini memastikan data Anda tersusun dengan benar untuk dianalisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang tepat mencegah masalah kualitas data dan mempermudah analisis berikutnya, sehingga Anda memiliki dasar yang kuat untuk melakukan perbaikan.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap diisi, khusus untuk data permintaan pembelian SAP Ariba.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan hal yang belum terlihat dalam proses permintaan SAP Ariba

ProcessMind menunjukkan alur nyata setiap permintaan, dari pembuatan hingga persetujuan. Visualisasi yang jelas membantu Anda melihat keterlambatan dan penyimpangan, lalu memperbaiki proses Purchase to Pay.
  • Temukan hambatan dalam proses permintaan secara tepat
  • Pastikan kepatuhan permintaan SAP Ariba
  • Percepat waktu siklus Purchase to Pay
  • Lihat semua langkah persetujuan permintaan
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil process mining untuk permintaan pembelian

Hasil ini menunjukkan manfaat terukur yang biasanya diperoleh organisasi saat menggunakan process mining untuk menganalisis data proses permintaan pembelian dalam Purchase to Pay, terutama dari SAP Ariba. Dengan menggunakan Purchase Requisition ID sebagai pengenal kasus, perusahaan dapat menemukan inefisiensi dan hambatan, lalu mengoptimalkan alur kerjanya.

0 %
Siklus persetujuan lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu persetujuan

Dengan menemukan dan menghilangkan hambatan dalam alur kerja persetujuan, organisasi dapat mempercepat pemrosesan dan persetujuan permintaan pembelian sehingga pengadaan berlangsung lebih cepat.
0 %
Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Peningkatan jumlah permintaan yang patuh

Process mining membantu memastikan permintaan pembelian mengikuti jalur persetujuan dan aturan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan begitu, risiko ketidakpatuhan berkurang dan pedoman pembelian internal dapat dipatuhi.
0 %
Pengerjaan ulang permintaan berkurang

Penurunan frekuensi perubahan

Kurangi jumlah permintaan pembelian yang perlu diubah atau ditolak dengan menemukan penyebab utama pengerjaan ulang. Hasilnya, pemrosesan lebih lancar, pekerjaan manual berkurang, dan keterlambatan lebih sedikit.
0 %
Biaya pemrosesan lebih rendah

Pengurangan total biaya permintaan pembelian

Hilangkan langkah yang tidak perlu, kurangi pengerjaan ulang, dan sederhanakan seluruh proses persetujuan untuk menekan biaya operasional dalam pengelolaan permintaan pembelian.
0 %
Jalur persetujuan lebih ringkas

Lebih sedikit langkah yang tidak memberi nilai tambah

Temukan dan hapus langkah persetujuan yang berulang atau tidak sesuai standar sehingga siklus permintaan pembelian lebih singkat. Proses pun menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah digunakan.

Hasil dapat berbeda tergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk dokumen permintaan pembelian yang berfungsi sebagai pengenal kasus utama dalam proses.

Mengapa ini penting

Pengenal kasus utama ini menghubungkan semua aktivitas terkait, sehingga proses permintaan pembelian dari awal hingga akhir dapat dianalisis untuk setiap permintaan.

Nama peristiwa bisnis tertentu yang terjadi pada suatu waktu dalam siklus permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, sehingga alur kerja permintaan pembelian dapat ditampilkan dan dianalisis, termasuk hambatan dan penyimpangannya.

Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi, yang menjadi acuan utama untuk mengurutkan peristiwa.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan urutan waktu peristiwa dan menjadi dasar perhitungan kinerja serta durasi, seperti waktu siklus dan hambatan.

ID atau nama pengguna yang melakukan aktivitas, seperti pemohon atau approver.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan analisis pembagian beban kerja, kinerja pengguna, dan alokasi sumber daya. Dengan begitu, hambatan yang disebabkan pengguna atau tim tertentu dapat ditemukan.

Departemen bisnis atau pusat biaya karyawan yang membuat permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda mengelompokkan dan membandingkan kinerja proses di berbagai bagian organisasi, serta menemukan masalah atau praktik baik yang spesifik pada departemen tertentu.

Nilai total permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Memberikan konteks finansial penting agar Anda dapat menganalisis pengaruh nilai permintaan terhadap proses, seperti waktu persetujuan dan kompleksitas alur kerja.

Klasifikasi barang atau jasa yang diminta, seperti 'Perangkat keras TI', 'Perlengkapan kantor', atau 'Jasa profesional'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan jenis barang atau jasa yang dibeli, sehingga hambatan atau masalah kepatuhan pada kategori tertentu dapat ditemukan.

Penanda prioritas permintaan, seperti 'Normal', 'Urgent', atau 'Critical'.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda memprioritaskan analisis dan memantau apakah permintaan berprioritas tinggi diproses lebih cepat, sehingga kebutuhan bisnis yang penting dapat terpenuhi.

Urutan langkah persetujuan yang telah ditetapkan dan diharapkan diikuti oleh permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Menentukan proses standar yang harus diikuti, sehingga pemeriksaan kesesuaian dapat mendeteksi penyimpangan dan pelanggaran kebijakan secara otomatis.

Alasan yang diberikan approver saat menolak permintaan pembelian atau langkah persetujuan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan secara langsung alasan permintaan gagal, sehingga Anda dapat mencari penyebab utama, mengurangi pengerjaan ulang, dan meningkatkan tingkat keberhasilan pada pengajuan pertama.

Status terkini permintaan pembelian dalam siklus prosesnya.

Mengapa ini penting

Memungkinkan pemantauan alur permintaan secara real time, sehingga Anda dapat menemukan dan menangani permintaan yang tertahan atau belum diproses dalam waktu lama sebelum menimbulkan masalah.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai saat pengguna pertama kali membuat dokumen Purchase Requisition. Peristiwa ini tercatat ketika permintaan pertama kali disimpan dalam status 'Composing' atau draf.

Mengapa ini penting

Ini adalah awal siklus permintaan pembelian. Dengan menganalisis waktu dari pembuatan hingga pengajuan, Anda dapat mengukur efisiensi pengguna dan mengetahui kebutuhan pelatihan.

Menandai pengajuan resmi Purchase Requisition oleh pemohon ke alur kerja persetujuan. Peristiwa ini tercatat saat status berubah dari 'Composing' menjadi 'Submitted'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang memulai proses persetujuan. Data ini diperlukan untuk mengukur 'Requisition Approval Cycle Time' dan 'Requisition Creation Lead Time'.

Menandai persetujuan akhir Purchase Requisition setelah berhasil melewati semua langkah dalam alur kerja. Peristiwa ini tercatat saat status berubah menjadi 'Approved'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang menandai berakhirnya tahap persetujuan. Peristiwa ini menjadi titik akhir pengukuran 'Avg Requisition Approval Time' dan menandakan bahwa permintaan siap dibuat menjadi PO.

Menandai penolakan akhir Purchase Requisition setelah ditinjau. Ini adalah status akhir proses dan tercatat saat status berubah menjadi 'Denied'.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir yang menandakan kegagalan proses. Analisis permintaan yang ditolak penting untuk KPI 'Requisition Rejection Rate', agar pola penolakan dapat ditemukan dan kualitas permintaan ditingkatkan.

Menandai keberhasilan konversi Purchase Requisition yang telah disetujui menjadi Purchase Order. Peristiwa ini tercatat saat dokumen PO yang merujuk ke permintaan tersebut dibuat.

Mengapa ini penting

Ini adalah hasil utama yang menandakan keberhasilan proses permintaan pembelian. Data ini diperlukan untuk mengukur KPI 'Requisition to PO Lead Time' dari awal hingga akhir.

Penutupan administratif akhir Purchase Requisition setelah semua tindakan terkait, seperti pemesanan dan penerimaan, selesai. Peristiwa ini tercatat saat status akhir berubah menjadi 'Closed'.

Mengapa ini penting

Menandai akhir seluruh siklus permintaan pembelian. Analisis waktu dari pembuatan PO hingga penutupan dapat mengungkap hambatan dalam proses penerimaan atau penagihan berikutnya.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menemukan alur proses yang sebenarnya, menunjukkan hambatan, dan mengungkap ketidakefisienan tersembunyi dalam proses Purchase to Pay, P2P, Requisition di SAP Ariba. Process mining memetakan setiap langkah agar Anda dapat mengetahui lokasi keterlambatan, pekerjaan ulang, atau aktivitas yang tidak sesuai kebijakan. Temuan ini membantu Anda mengambil keputusan berbasis data untuk memperlancar operasional.

Untuk melakukan process mining pada proses Requisition SAP Ariba, Anda terutama memerlukan kumpulan data log peristiwa. Log ini harus mencakup ID kasus unik, biasanya ID Purchase Requisition, nama aktivitas untuk setiap langkah, dan stempel waktu yang akurat untuk setiap aktivitas. Data tambahan, seperti informasi sumber daya atau biaya, dapat memperkaya analisis.

Anda dapat mengharapkan perbaikan nyata, seperti waktu persetujuan permintaan yang lebih singkat, berkurangnya pekerjaan ulang akibat perubahan, dan meningkatnya kepatuhan terhadap kebijakan. Temuan awal tentang penyimpangan proses dan hambatan sering kali dapat diketahui dalam beberapa minggu setelah data dimuat. Optimalisasi menyeluruh dan dampak yang terukur, seperti pengurangan biaya 15% atau waktu 30%, biasanya tercapai dalam beberapa bulan seiring penerapan perbaikan.

Process mining menganalisis stempel waktu dan urutan aktivitas dalam proses permintaan untuk memetakan jalur yang benar-benar dilalui. Process mining dapat mengukur waktu tunggu di antara langkah, menandai putaran berulang yang menunjukkan pekerjaan ulang, dan menemukan penyimpangan dari jalur persetujuan standar yang menyebabkan keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui tahap dan pihak yang menyebabkan ketidakefisienan.

Ya. Process mining efektif untuk menemukan persetujuan permintaan yang tidak sesuai kebijakan dan penyimpangan dari aturan. Dengan membandingkan pelaksanaan proses yang sebenarnya dengan aturan dan model proses ideal, process mining dapat menandai permintaan yang melewati tahap wajib atau disetujui oleh pihak tanpa wewenang. Dengan cara ini, target kepatuhan kebijakan permintaan sebesar 95% dapat dicapai.

Perangkat process mining dirancang untuk memberikan temuan yang dapat ditindaklanjuti oleh pemangku kepentingan teknis maupun bisnis. Ekstraksi data dan penyiapan awal mungkin memerlukan keahlian teknis, tetapi visualisasi dan dasbor analisis mudah dipahami. Manajer pengadaan, pemilik proses, dan petugas kepatuhan dapat menemukan hambatan dan mendorong perbaikan tanpa pengetahuan teknis mendalam.

Prasyarat teknis utamanya adalah akses aman ke data SAP Ariba agar log peristiwa yang diperlukan dapat diekstrak. Biasanya, Anda dapat menggunakan kemampuan pelaporan atau integrasi SAP Ariba, seperti API atau ekspor data. Anda juga memerlukan platform perangkat lunak process mining untuk memuat dan menganalisis data tersebut.

Log peristiwa adalah kumpulan data terstruktur yang mencatat setiap langkah atau “peristiwa” untuk tiap Purchase Requisition ID di SAP Ariba. Data ini menjadi bahan dasar process mining. Perangkat lunak menggunakannya untuk merekonstruksi dan menampilkan seluruh perjalanan setiap permintaan pembelian dari awal hingga akhir. Tanpa log peristiwa yang akurat, process mining tidak dapat berjalan.

Pelaporan standar SAP Ariba biasanya menyajikan metrik dan rangkuman yang sudah ditentukan berdasarkan struktur data yang diperkirakan. Sebaliknya, process mining menemukan alur proses yang benar-benar terjadi langsung dari data peristiwa. Hasilnya mencakup semua variasi dan penyimpangan, bukan hanya alur yang diharapkan. Dengan begitu, process mining dapat mengungkap inefisiensi tersembunyi dan ketidakpatuhan yang mungkin tidak terlihat dalam laporan biasa.

Dengan menganalisis log peristiwa, process mining dapat melacak berapa lama permintaan pembelian tertahan di setiap approver dan menemukan jalur persetujuan yang sering menyebabkan keterlambatan. Anda dapat melihat pembagian beban kerja, mengetahui approver yang kewalahan, dan menemukan hambatan dalam hierarki persetujuan. Temuan ini membantu Anda menyesuaikan proses secara terarah agar beban kerja lebih merata dan permintaan mendesak diproses lebih cepat.

Atasi keterlambatan: perbaiki proses permintaan Purchase to Pay

Temukan inefisiensi SAP Ariba dan kurangi waktu siklus hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapannya cepat dan mudah.