> Continu verbeteren van processen > Record to Report journaalpost > SAP ECC

Verbeter Record to Report - boekingen

Maak boekingen in SAP ECC efficiënter met onze gids in 6 stappen

Datatemplate downloaden

Record to Report - journaalpost

SAP ECC

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Optimaliseer journaalposten in SAP ECC voor nauwkeurige rapportages

Boekingen veroorzaken vaak vertragingen en compliancerisico’s in financiële processen. Ons platform helpt je bottlenecks in de verwerking op te sporen en zorgt voor nauwkeurige, tijdige financiële rapportages. Ontdek hoe je de bedrijfsvoering kunt verbeteren en de efficiëntie van de financiële administratie kunt verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het belangrijk is om het proces van Record to Report-journaalposten te optimaliseren

Journaalposten vormen de basis voor nauwkeurige financiële rapportages binnen de Record to Report-cyclus. In SAP ECC is een efficiënte verwerking ervan belangrijk voor een tijdige financiële afsluiting, naleving van regelgeving en betrouwbare financiële overzichten. Vertragingen bij goedkeuringen, fouten die herstelwerk vereisen of onvoldoende zicht op knelpunten kunnen grote financiële gevolgen hebben. Denk aan langere afsluitcycli, hogere bedrijfskosten door handmatig werk en compliancerisico’s door onjuiste of vertraagde rapportages. Als je het volledige proces van journaalposten begrijpt, van aanmaak tot boeking en afstemming, zie je waar de nauwkeurigheid van de cijfers en de snelheid van de bedrijfsvoering onder druk staan.

Hoe process mining de analyse van journaalposten in SAP ECC verandert

Met process mining krijg je een helder beeld van het proces Record to Report - journaalposten in SAP ECC en zie je waar verbetering mogelijk is. Traditionele analyses zijn vaak gebaseerd op aannames of handmatige controles. Process mining gebruikt event logs uit de SAP ECC FI-GL-module en haalt gegevens op uit tabellen zoals BKPF, BSEG en FAGLFLEXA. De Journal Entry ID dient als case-ID, waarmee het werkelijke verloop van elke journaalpost wordt gereconstrueerd. Zo zie je op basis van data welke activiteiten plaatsvinden, waar vertraging ontstaat en waar het proces afwijkt van de bedoelde werkwijze. Je krijgt antwoord op vragen als: wat is de gemiddelde doorlooptijd van Journal Entry Created tot Journal Entry Posted? Welke goedkeuringsstappen veroorzaken de meeste vertraging? Hoe vaak worden journaalposten afgewezen en gecorrigeerd, en wat zijn de oorzaken? Process mining maakt knelpunten zichtbaar, laat zien wat de impact ervan is en helpt kansen voor verbetering te vinden. Zo ontdek je hoe je Record to Report - journaalposten kunt verbeteren.

Belangrijke verbeterpunten voor het proces van journaalposten

Process mining maakt veelvoorkomende verbeterpunten in het proces Record to Report - journaalposten in SAP ECC zichtbaar. Zo ontdek je kansen om:

Knelpunten bij goedkeuringen te verminderen: Spoor goedkeurders of goedkeuringsfasen op die vertraging veroorzaken. Gerichte training of aanpassingen aan de workflow kunnen de activiteit Journal Entry Approved versnellen.
Herstelwerk en afwijzingen te beperken: Analyseer patronen in de activiteiten Journal Entry Rejected en Journal Entry Corrected and Resubmitted om te achterhalen waarom posten worden afgewezen. Pak de oorzaak aan, bijvoorbeeld onvolledige aanvragen of onduidelijke richtlijnen.
De documentatiestroom te verbeteren: Volg wanneer Supporting Documentation Attached plaatsvindt en controleer of dit vóór of tegelijk met de indiening ter beoordeling gebeurt. Zo voorkom je vertraging door ontbrekende informatie.
De controle van boekingen te verbeteren: Bekijk de tijd tussen Journal Entry Posted en Posting Verified. Zo zorg je voor tijdige opvolging en afstemming en verkort je de doorlooptijd van Record to Report - journaalposten.
Handmatige stappen te automatiseren: Zoek naar terugkerende handmatige taken en vaste verwerkingspatronen voor Journal Entry Type die geschikt zijn voor robotic process automation (RPA).

Concrete resultaten voor de financiële bedrijfsvoering

Met process mining kun je het proces Record to Report - journaalposten optimaliseren en meetbare resultaten behalen. Denk aan:

Snellere financiële afsluiting: Door vertragingen op te sporen en weg te nemen, verkort je de totale doorlooptijd van journaalposten. Dat draagt bij aan een snellere en beter voorspelbare financiële afsluiting.
Nauwkeurigere financiële gegevens: Minder herstelwerk en fouten verbeteren de datakwaliteit en verminderen verschillen in de financiële administratie.
Betere compliance: Een duidelijk vastgelegd en consequent uitgevoerd proces helpt je interne richtlijnen en externe regelgeving na te leven en verkleint auditrisico’s.
Lagere bedrijfskosten: Efficiëntere workflows en minder handmatig werk besparen kosten en helpen je middelen doelmatiger in te zetten.
Betere besluitvorming: Met transparante inzichten op basis van data kunnen financiële managers onderbouwde keuzes maken voor voortdurende verbetering en strategische initiatieven.

De eerste stap naar betere verwerking van journaalposten

Het optimaliseren van Record to Report - journaalposten in SAP ECC is een strategische stap die voordelen oplevert voor de hele financiële afdeling. Met process mining krijg je een helder beeld en concrete inzichten, zodat je verder kunt kijken dan aannames en de bedrijfsvoering gericht kunt verbeteren. Als je weet welke routes journaalposten doorlopen, kun je de efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance verbeteren en zorgen voor betrouwbare financiële rapportages.

Record to Report - journaalpost Financiële administratie Grootboek Verwerking van journaalposten Financiële afsluiting Compliancemonitoring Boekhoudafdeling Rapportagecyclus R2R Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Journaalposten lopen vaak flinke vertraging op tijdens de beoordeling en goedkeuring. Daardoor duurt de Record to Report-cyclus langer. Financiële rapportages komen later beschikbaar en de boekhoudafdeling werkt minder efficiënt. Deadlines kunnen worden gemist en inzichten komen te laat. ProcessMind analyseert de activiteiten 'Journal Entry Sent for Approval' en 'Journal Entry Approved' in SAP ECC. Zo worden knelpunten zichtbaar, net als de goedkeurders of afdelingen die voor lange verwerkingstijden zorgen. Dit helpt je het proces van journaalposten te verbeteren door mogelijkheden voor automatisering of een andere verdeling van het werk aan te wijzen.

Veel journaalposten worden afgewezen. Het herstelwerk kost de boekhoudafdeling waardevolle tijd. Dit vertraagt niet alleen de boekingen, maar maakt het proces Record to Report ook minder efficiënt en duurder. ProcessMind laat precies zien in welke fasen journaalposten in SAP ECC worden 'Rejected' en welke redenen of gebruikers vaak met afwijzingen samenhangen. Door eerdere activiteiten en attributen te analyseren, brengt ProcessMind de oorzaken aan het licht en helpt het herstelwerk te verminderen.

Journaalposten komen regelmatig in een herstelcyclus terecht. Ze worden meerdere keren 'Rejected', 'Corrected and Resubmitted' voordat ze uiteindelijk worden goedgekeurd en geboekt. Dit kost tijd en middelen, verlengt de verwerking en maakt het proces van journaalposten in SAP ECC onnodig ingewikkeld. ProcessMind brengt deze terugkerende lussen in kaart door de activiteiten 'Journal Entry Rejected' en 'Journal Entry Corrected and Resubmitted' te analyseren. Zo zie je waarom bepaalde posten blijven hangen en hoeveel werk verloren gaat aan herhaalde stappen. Dat geeft concrete aanknopingspunten om het proces eenvoudiger te maken.

Belangrijke compliancestappen, zoals de juiste goedkeuringen of het toevoegen van 'Supporting Documentation', worden bij journaalposten soms overgeslagen of in de verkeerde volgorde uitgevoerd. Dat kan leiden tot auditbevindingen, onjuiste financiële gegevens en overtreding van regelgeving in Record to Report-processen. ProcessMind volgt in SAP ECC nauwkeurig de volgorde van activiteiten voor elke 'Journal Entry ID', bijvoorbeeld of 'Supporting Documentation Attached' plaatsvindt vóór 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Posted'. Afwijkingen van voorgeschreven complianceroutes worden automatisch gemarkeerd. Zo heb je duidelijke onderbouwing voor audits en risicobeperking.

Veel processen voor 'Journal Entry' zijn nog afhankelijk van handmatig werk dat geautomatiseerd kan worden. Dat verlengt de verwerking en vergroot de kans op menselijke fouten. Vooral tijdens drukke periodes, zoals de maandafsluiting, belemmert dit de efficiëntie en schaalbaarheid van Record to Report. ProcessMind brengt het volledige verloop van journaalposten in SAP ECC in kaart en laat zien welke activiteiten vaak handmatig worden uitgevoerd en mogelijk geschikt zijn voor automatisering. De tijd die aan deze stappen wordt besteed, wordt inzichtelijk. Zo zie je wat automatisering kan opleveren.

Bepaalde gebruikers of rollen vormen steeds opnieuw een bottleneck bij de goedkeuring of beoordeling van 'Journal Entry'. Daardoor lopen veel posten flinke vertraging op. Dit belemmert de tijdige afronding van financiële taken en zorgt voor een ongelijke werkverdeling binnen de boekhoudafdeling. ProcessMind gebruikt de attributen 'Created By User' en 'Approved By User' in SAP ECC om personen of teams te vinden die vaak betrokken zijn bij activiteiten met een lange doorlooptijd of vertraging. Met deze inzichten kun je het werk anders verdelen, gerichte training aanbieden of het proces aanpassen om de knelpunten weg te nemen.

Ook nadat een 'Journal Entry' is 'Approved', kan het lang duren voordat de post daadwerkelijk wordt geboekt in SAP ECC. Dit vertraagt de beschikbaarheid van actuele financiële data, heeft gevolgen voor tussentijdse rapportages en kan de financiële afsluiting ingewikkelder maken. ProcessMind analyseert de tijd tussen de activiteiten 'Journal Entry Approved' en 'Journal Entry Posted'. Zo ontdek je of systeemproblemen, handmatige overdrachten of beperkte capaciteit de boeking vertragen. Met die inzichten kun je gerichte maatregelen nemen om posten sneller af te ronden.

Zonder duidelijk zicht op de status en locatie van elke 'Journal Entry' in het Record to Report-proces is het voor managers lastig om de voortgang te volgen en dreigende vertragingen te signaleren. Door dit gebrek aan transparantie is het moeilijk om workflows en de inzet van medewerkers tijdig bij te sturen. ProcessMind laat het volledige verloop van elke 'Journal Entry ID' in SAP ECC zien. Je ziet de actuele status en waar posten blijven hangen. Zo kunnen teams op tijd ingrijpen en het proces beter beheersen.

Veel gebeurtenissen met 'Journal Entry Reversal Processed' wijzen op onderliggende problemen, zoals invoerfouten, onjuiste boekingen of gewijzigde bedrijfsbehoeften nadat de post is aangemaakt. Terugboeking kost extra tijd en middelen en schaadt de nauwkeurigheid en efficiëntie van de financiële administratie. ProcessMind brengt patronen en oorzaken van gebeurtenissen met 'Journal Entry Reversal Processed' in SAP ECC aan het licht. Door terugboekingen te koppelen aan de oorspronkelijke aanmaak, goedkeuring of boeking en de bijbehorende attributen, ontdek je structurele problemen en opleidingsbehoeften. Zo voorkom je toekomstige fouten.

Vergelijkbare 'Journal Entries' volgen verschillende, niet vastgelegde of inefficiënte routes door het Record to Report-proces. Dat leidt tot wisselende resultaten en verwerkingstijden. Door het gebrek aan standaardisatie is het lastig om de bedrijfsvoering te verbeteren en voorspelbare resultaten te behalen. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor 'Journal Entries' in SAP ECC. Zo zie je waar verschillende 'Journal Entry Types' of 'Company Codes' afwijken van de bedoelde route. Met die inzichten kun je processen standaardiseren, best practices toepassen en afwijkingen buiten de afgesproken werkwijze beperken.

Bepaalde 'Journal Entry Types', zoals overlopende posten of intercompany-overboekingen, hebben structureel langere verwerkingstijden of meer fouten dan andere typen. Deze specifieke inefficiëntie verlengt de financiële afsluiting en kan de cijfers voor bepaalde onderdelen vertekenen. ProcessMind gebruikt het attribuut 'Journal Entry Type' om de prestaties per type te analyseren. Zo zie je welke soorten posten in SAP ECC de meeste problemen opleveren en kun je gerichte procesverbeteringen, automatisering of training inzetten.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringscycli voor journaalposten in SAP ECC vertragen de Record to Report-cyclus. Daardoor komen financiële overzichten later beschikbaar en duurt besluitvorming langer. Met dit doel zijn financiële gegevens sneller beschikbaar en worden rapportages nauwkeuriger en tijdiger. ProcessMind brengt het volledige verloop van elke Journal Entry ID in kaart. Zo zie je specifieke knelpunten bij goedkeuringen, vertragingen per gebruiker en mogelijkheden om de goedkeuringshiërarchie te verbeteren. Door de duur van activiteiten en overdrachten tussen gebruikers te analyseren, krijg je inzicht in hoe je goedkeuringen flink kunt versnellen.

Veel afwijzingen van journaalposten wijzen op problemen eerder in het proces. Dat leidt tot herstelwerk, frustratie en vertragingen in Record to Report. Minder afwijzingen betekent dat posten vaker in één keer goed zijn. Dat verbetert de efficiëntie en datakwaliteit in SAP ECC. ProcessMind brengt alle procesroutes in beeld, inclusief afwijzingen. Zo zie je veelvoorkomende redenen voor afwijzing en de fasen waarin fouten vaak ontstaan. Door attributen zoals 'Created By User' en 'Journal Entry Type' te analyseren, spoort ProcessMind de oorzaken op en krijg je aanknopingspunten om controles vóór indiening of training te verbeteren.

Herhaald corrigeren en opnieuw indienen van journaalposten kost tijd en middelen. Daardoor blijft er minder tijd over voor werk met meer waarde en loopt de financiële afsluiting vertraging op. Minder herstelwerk maakt het Record to Report-proces een stuk efficiënter. ProcessMind volgt het volledige event log van elke Journal Entry ID en laat zien waar posten meerdere keren worden gecorrigeerd en opnieuw ingediend. Zo ontdek je waar posten steeds opnieuw in de workflow terechtkomen, herken je proceslussen en kun je het percentage posten dat in één keer goed gaat verhogen in SAP ECC.

Niet-naleving bij de verwerking van journaalposten kan leiden tot auditbevindingen, boetes en reputatieschade. Elke post moet voldoen aan interne richtlijnen en externe regelgeving om de financiële integriteit te beschermen en risico’s binnen de Record to Report-cyclus te beperken. ProcessMind vergelijkt de werkelijke procesroutes van Journal Entry ID’s automatisch met vooraf vastgelegde compliancemodellen. Afwijkingen, ontbrekende goedkeuringen en ongebruikelijke volgordes van activiteiten worden gemarkeerd. Het auditspoor laat zien of processen in SAP ECC aan de regelgeving voldoen.

Handmatige gegevensinvoer en verwerking in Record to Report - journaalposten zijn gevoelig voor menselijke fouten, verlengen de verwerking en maken opschalen lastig. Door deze taken te automatiseren, komt tijd vrij, neemt het aantal fouten af en verloopt de financiële afsluiting sneller. ProcessMind vindt specifieke handmatige activiteiten, zoals "Supporting Documentation Attached" of "Posting Verified", die veel tijd kosten. Door de frequentie en duur van deze taken voor Journal Entry ID’s in SAP ECC te meten, helpt ProcessMind bepalen welke taken het meest geschikt zijn voor automatisering.

Verschillen in de prestaties van gebruikers die betrokken zijn bij het proces van journaalposten kunnen knelpunten en een ongelijke werkverdeling veroorzaken. Dat gaat ten koste van de efficiëntie. Betere prestaties van gebruikers zorgen voor soepelere overdrachten en gelijkmatigere verwerkingstijden binnen het team. ProcessMind analyseert de activiteiten en verwerkingstijden van individuele gebruikers, met name voor rollen zoals 'Created By User' en 'Approved By User' binnen het Record to Report-proces. Zo worden prestatieverschillen en opleidingsbehoeften zichtbaar. Met gerichte maatregelen kun je de doorvoer in SAP ECC verbeteren.

Vertraging tussen de goedkeuring en de daadwerkelijke boeking van journaalposten in SAP ECC doet het voordeel van snellere goedkeuringen teniet en kan de nauwkeurigheid van realtime financiële rapportages aantasten. Met dit doel verklein je de vertraging, zodat goedgekeurde transacties meteen worden verwerkt. ProcessMind meet voor elke Journal Entry ID precies hoeveel tijd er zit tussen de activiteiten "Journal Entry Approved" en "Journal Entry Posted". Zo ontdek je de oorzaken van vertraging na goedkeuring, zoals systeemwachtrijen of handmatige controles, en kun je gerichte aanpassingen doen.

Als de actuele status van journaalposten onduidelijk is, ontstaat onzekerheid, zijn handmatige navragen nodig en worden problemen later opgelost. Met meer transparantie weet iedereen waar een post staat. Dat verbetert de communicatie en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. ProcessMind geeft van elke Journal Entry ID zicht op het volledige verloop, van aanmaak tot afstemming. Je ziet de werkelijke route en huidige fase van elke post in SAP ECC, inclusief realtime-inzichten en posten die vastlopen of afwijken van de gebruikelijke route.

Veel terugboekingen van journaalposten wijzen op onderliggende problemen, zoals invoerfouten, onjuiste eerste goedkeuringen of wijzigingen in de boekhoudkundige verwerking. Dat leidt tot extra werk en mogelijke verschillen in de data. Minder terugboekingen verbeteren de datakwaliteit en efficiëntie. ProcessMind vindt alle gevallen waarin "Journal Entry Reversal Processed" plaatsvindt na "Journal Entry Posted". In SAP ECC koppelt het deze terugboekingen aan eerdere activiteiten en attributen, zoals 'Created By User' of 'Journal Entry Type'. Zo worden oorzaken en patronen zichtbaar en kun je toekomstige terugboekingen voorkomen.

Verschillende verwerkingsroutes voor journaalposten leiden tot onvoorspelbare verwerkingstijden, meer fouten en problemen bij het naleven van regels. Met gestandaardiseerde workflows wordt het Record to Report-proces voorspelbaar, efficiënt en controleerbaar. ProcessMind ontdekt alle bestaande procesvarianten voor Journal Entry ID’s en laat zien waar ze in SAP ECC afwijken van de ideale of efficiëntste route. Door deze afwijkende routes te herkennen en te meten, kun je best practices invoeren en processen op elkaar afstemmen.

Bepaalde soorten journaalposten, zoals overlopende posten of intercompany-transacties, brengen vaak specifieke uitdagingen met zich mee. Daardoor lopen ze in de Record to Report-cyclus meer vertraging op. Door juist deze soorten te verbeteren, kan het hele proces sneller verlopen. Met ProcessMind kun je de analyse filteren op 'Journal Entry Type' en de prestatiecijfers per type bekijken. Zo worden knelpunten en inefficiënties voor deze soorten posten in SAP ECC zichtbaar. Dat geeft gerichte aanknopingspunten voor herontwerp en optimalisatie van het proces.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Record to Report - journaalposten

Download de template

Exporteer journaalposten

Upload de dataset

Analyseer journaalposten

Voer verbeteringen door

Volg de voortgang

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf ingerichte Excel-template voor journaalpostgegevens uit SAP ECC. Zo staan de gegevens in de juiste structuur voor analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template voorkom je vanaf het begin fouten bij het koppelen van data. Zo verloopt het uploaden soepel en krijg je nauwkeurige inzichten in het proces van journaalposten.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklare Excel-template met de juiste kolommen voor gegevens over het proces van journaalposten.

DIT KRIJG JE

Ontdek hoe boekingen in SAP ECC echt verlopen

ProcessMind zet ruwe data om in duidelijke visualisaties, zodat je precies ziet welke route elke boeking aflegt. Spoor vertragingen, afwijkingen en compliancerisico’s op voor nauwkeurige financiële rapportages.

Spoor vertragingen in de verwerking van boekingen op
Controleer of boekingen compliant en correct zijn
Maak workflows voor boekingen in SAP ECC efficiënter
Verkort de doorlooptijd van financiële rapportages

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

De verwerking van journaalposten verbeteren

Door het volledige journaalpostproces in SAP ECC te analyseren en de Journal Entry ID als case-ID te gebruiken, krijgen organisaties concrete inzichten. Die helpen de efficiëntie, compliance en nauwkeurigheid van de Record to Report-cyclus te verbeteren.

0 %

Journaalposten sneller goedkeuren

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Breng bottlenecks en vertragingen in het goedkeuringsproces in kaart en verbeter workflows om belangrijke financiële boekingen sneller te verwerken.

0 %

Minder afgewezen journaalposten

Minder boekingen die worden teruggestuurd voor herstelwerk

Achterhaal waarom boekingen worden afgewezen, bijvoorbeeld door ontbrekende data of onjuiste grootboekrekeningen. Zo verbeter je de kwaliteit en efficiëntie van inzendingen in één keer.

0 %

Betere naleving van compliance-eisen

Betere naleving van wettelijke regels

Zorg dat alle journaalposten voldoen aan het interne beleid en de externe regelgeving. Zo beperk je auditrisico’s en verbeter je de data-integriteit.

~ 0 days

Sneller boeken in het grootboek

Minder vertraging tussen goedkeuring en boeking

Verklein de tijd tussen de goedkeuring van een journaalpost en de daadwerkelijke boeking in het grootboek, zodat financiële gegevens snel worden bijgewerkt.

0 %

Minder herstelwerk aan journaalposten

Minder opnieuw ingediende boekingen na controle

Spoor de oorzaken van herhaalde correcties en nieuwe inzendingen op en pak ze aan. Zo wordt de boeking in één keer goed verwerkt en bespaar je tijd.

0 %

Minder teruggedraaide journaalposten

Minder onjuiste eerste boekingen

Verlaag het aandeel journaalposten dat vanwege fouten moet worden teruggedraaid. Zo verbeter je de nauwkeurigheid van de data en beperk je extra verwerkingswerk.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die zijn waargenomen bij implementaties gericht op journaalpostprocessen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een financieel boekhoudkundig document, samengesteld uit de bedrijfscode, het documentnummer en het boekjaar.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel om een journaalpost vanaf het aanmaken tot en met de definitieve boeking te volgen. Zo kun je het volledige proces analyseren en varianten vergelijken.

De naam van de bedrijfsactiviteit of het event dat op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de stappen op de proceskaart, zodat je de workflow voor journaalposten kunt visualiseren, analyseren en optimaliseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis voor de journaalpost plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses en maakt het mogelijk om doorlooptijden, tijdsduur en bottlenecks te berekenen.

De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt of gewijzigd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wie verantwoordelijk is voor elke activiteit. Zo kun je gebruikersprestaties, de verdeling van de werklast en herstelpatronen analyseren.

De organisatie-eenheid die een zelfstandige juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie filteren en vergelijken.

Een classificatie voor boekhoudkundige documenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses uitsplitsen naar transactiesoort en nagaan of procesproblemen alleen bij bepaalde soorten journaalposten voorkomen.

De datum waarop de transactie in het grootboek wordt geboekt en daarmee het financiële tijdvak bepaalt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor financiële rapportages en complianceanalyses, zodat boekingen in de juiste boekhoudperiode worden verwerkt.

De SAP-transactiecode waarmee de journaalpost wordt aangemaakt of verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Helpt handmatige en geautomatiseerde processen te onderscheiden en mogelijkheden voor automatisering en processtandaardisatie op te sporen.

Een booleaanse indicator die aangeeft of de journaalpost is teruggedraaid.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de analyse van tegenboekingen door boekingen te markeren die later zijn teruggedraaid. Zo kun je de oorzaken van fouten achterhalen en de datakwaliteit verbeteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een journaalpost in een voorlopige status, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. SAP registreert dit expliciet wanneer een gebruiker een document opslaat met een parkeertransactie en de documentstatus op ‘geparkeerd’ zet.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk startevent voor processen met controle en goedkeuring. Door de tijd tussen parkeren en boeken te analyseren, zie je vertragingen in de fasen vóór de boeking en tijdens de goedkeuring.

Deze activiteit geeft aan dat de maker een geparkeerde journaalpost heeft afgerond en dat deze klaar is voor controle en goedkeuring. Meestal wordt dit vastgelegd wanneer een SAP Business Workflow-taak voor het geparkeerde document wordt gestart.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de overdracht van de maker naar de goedkeurder en start de meting van KPI’s voor de goedkeuringsdoorlooptijd. Het is een belangrijk meetpunt voor de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journaalpost in een workflow, waarna deze kan worden geboekt. Het event wordt vastgelegd wanneer de laatste stap voor ‘vrijgeven’ of ‘goedkeuren’ in het workflowlog is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat het goedkeuringsproces afsluit. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van goedkeuring. De tijd tussen dit event en de boeking meet de vertraging na goedkeuring.

Dit is de centrale activiteit waarbij de journaalpost officieel in het grootboek wordt opgenomen en de financiële overzichten beïnvloedt. SAP registreert dit expliciet wanneer de documentstatus op ‘geboekt’ wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste meetpunt en geeft aan dat de journaalpost succesvol is verwerkt. De end-to-end-doorlooptijd wordt vaak tot dit moment gemeten. Dit event is ook belangrijk voor de analyse van de financiële afsluiting.

Deze activiteit markeert het terugdraaien van een eerder geboekte journaalpost. Een terugboeking is een nieuw boekhoudkundig document dat de oorspronkelijke boeking ongedaan maakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit event is belangrijk om de datakwaliteit en procesnauwkeurigheid te meten. Veel terugboekingen wijzen op structurele problemen bij de oorspronkelijke invoer of goedkeuring. Elke terugboeking betekent bovendien extra herstelwerk.

Veelgestelde vragen

Wat kan process mining laten zien over ons proces van journaalposten in SAP ECC?

Process mining brengt het werkelijke verloop van het proces van journaalposten in beeld door event logs uit SAP ECC te analyseren. Het maakt knelpunten zichtbaar, zoals lange goedkeuringstijden en veel afwijzingen, brengt hiaten in compliance aan het licht en laat verschillen tussen verwerkingsroutes zien. Zo kun je de oorzaken van inefficiëntie opsporen.

Welke gegevens uit SAP ECC hebben we nodig voor process mining van journaalposten?

Voor process mining van journaalposten heb je vooral event log-data nodig met een case-ID, zoals Journal Entry ID, een naam voor elke activiteit, bijvoorbeeld "Entry Created", "Approved" of "Posted", en een timestamp per activiteit. Extra attributen, zoals gebruiker, documenttype of bedrag, geven meer context aan de analyse. Deze gegevens staan meestal in standaard SAP-tabellen voor journaalposten en hun statussen.

Hoe halen we de benodigde gegevens over journaalposten uit SAP ECC?

Voor data-extractie uit SAP ECC voor process mining worden meestal specifieke tabellen opgevraagd, zoals BKPF (Document Header), BSEG (Document Segment) en statustabellen. Je kunt ook standaard SAP-rapporten gebruiken. Afhankelijk van de hoeveelheid en complexiteit van de data kun je SAP-tools inzetten, zoals Data Extraction Connectors, aangepaste ABAP-programma’s of rechtstreekse toegang tot de database. Zorg ervoor dat de geëxtraheerde data de chronologische volgorde van de activiteiten behoudt.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten voor het proces van journaalposten?

Met process mining kun je flinke verbeteringen realiseren. Zo kun je goedkeuringstijden van journaalposten verkorten door vertragingen op te sporen en workflows te verbeteren. Ook kun je afwijzingen verminderen, compliance verbeteren en boekingen na goedkeuring versnellen. Uiteindelijk wordt het proces Record to Report - journaalposten gestandaardiseerder, efficiënter en transparanter.

Hoe lang duurt het meestal om te beginnen en de eerste resultaten te zien?

De eerste inrichting voor data-extractie en het maken van het model verschilt per situatie, maar duurt meestal enkele weken. Dat hangt af van de beschikbaarheid van data en de complexiteit van het systeem. Zodra de data is geladen en het model klaar is, zijn de eerste inzichten en procesvisualisaties vaak binnen enkele dagen beschikbaar. Concrete aanbevelingen en initiatieven voor procesverbetering volgen meestal binnen één tot drie maanden.

Is ons SAP ECC-systeem, ook als het verouderd is, geschikt voor process mining?

Ja. Process mining-tools zijn doorgaans geschikt voor oudere SAP ECC-versies, omdat ze vooral historische transactiedata uit de onderliggende databasetabellen halen. De leeftijd van het systeem staat data-extractie meestal niet in de weg, zolang de benodigde tabellen en datavelden met event log-informatie toegankelijk zijn. Het gaat om de data zelf, niet om de versie van de SAP ECC-frontend.

Heeft ons team specifieke technische kennis nodig om process mining te implementeren?

Basiskennis van SAP ECC-datastructuren is handig voor data-extractie. Veel moderne process mining-tools hebben gebruiksvriendelijke interfaces en voorgebouwde connectors. Voor de eerste inrichting van de datapijplijn heb je mogelijk een data-engineer of IT-specialist nodig. De resultaten interpreteren en procesveranderingen doorvoeren vraagt vaak om samenwerking tussen proceseigenaren en data-analisten.

Kan process mining helpen bij complianceproblemen in de verwerking van journaalposten?

Zeker. Process mining brengt elke stap en afwijking in het journaalpostproces in beeld. Zo zie je waar vastgesteld beleid of wettelijke eisen niet zijn gevolgd. Denk aan ongeautoriseerde wijzigingen, een onjuiste goedkeuringsvolgorde of vertragingen die deadlines voor rapportages in gevaar brengen. De analyse levert duidelijke onderbouwing voor auditsporen en compliancecontroles.

Optimaliseer nu Record to Report - boekingen

Verkort de doorlooptijd van boekingen met 30% en zorg voor nauwkeurige rapportages.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.