> Continue procesverbetering > Van vastlegging tot rapportage journaalpost > SAP ECC

Verbeter je Record to Report - Journal Entry

Maak SAP ECC Journal Entry efficiënter met onze 6-stappengids
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record to Report - Journal Entry
Van vastlegging tot rapportage - journaalpost
SAP ECC
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Journal entries in SAP ECC optimaliseren voor betrouwbare rapportages

Journaalposten veroorzaken vaak vertragingen en compliancerisico's in financiële cycli. Ons platform helpt je verwerkingsbottlenecks op te sporen en zorgt voor een correcte, tijdige financiële rapportage. Ontdek hoe je je bedrijfsvoering efficiënter maakt en de efficiëntie van je financiële processen aanzienlijk verbetert.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom optimalisatie van je Record to Report-proces voor Journal Entry essentieel is

Journal entries vormen de basis voor betrouwbare financiële rapportage binnen de Record to Report-cyclus. In een SAP ECC-omgeving is efficiënt beheer van deze entries belangrijk voor tijdige financiële afsluitingen, naleving van wet- en regelgeving en betrouwbare financiële overzichten. Inefficiënties in dit proces, zoals vertragingen bij goedkeuringen, fouten die herstelwerk vereisen of onvoldoende zicht op bottlenecks, kunnen grote financiële gevolgen hebben. Denk aan langere afsluitingscycli, hogere bedrijfskosten door handmatige interventies en compliance-risico's door onjuiste of te late rapportage. Als je de volledige end-to-end-flow van je journal entries begrijpt, van aanmaak tot definitieve boeking en reconciliatie, zie je beter waar de financiële nauwkeurigheid en efficiëntie worden belemmerd.

Hoe process mining de analyse van Journal Entry in SAP ECC verandert

Process mining biedt een praktische manier om je Record to Report-proces voor Journal Entry in SAP ECC te begrijpen en te verbeteren. In plaats van te werken met aannames of handmatige controles, gebruikt process mining event logs rechtstreeks uit je SAP ECC FI-GL-module. Daarbij worden tabellen zoals BKPF, BSEG en FAGLFLEXA gebruikt. Met de Journal Entry ID als case-identificatie reconstrueert het systeem het werkelijke verloop van elke journal entry. Zo krijg je een objectieve visualisatie op basis van data, met de echte volgorde van activiteiten, verborgen vertragingen en afwijkingen van de beoogde flow. Je krijgt concrete antwoorden op vragen als: wat is de gemiddelde doorlooptijd van Journal Entry Created tot Journal Entry Posted? Welke goedkeuringsstappen veroorzaken de grootste vertragingen? Hoe vaak worden journal entries afgewezen en gecorrigeerd, en wat zijn de onderliggende oorzaken? Process mining laat je precies zien waar bottlenecks zitten, wat hun impact is en waar je het proces kunt verbeteren.

Belangrijke verbeterpunten voor je Journal Entry-proces

Met process mining worden veelvoorkomende verbeterpunten in het Record to Report-proces voor Journal Entry in SAP ECC zichtbaar. Je ontdekt kansen op het gebied van:

  • Minder bottlenecks bij goedkeuringen: ontdek welke goedkeurders of goedkeuringsstappen vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte training geven of workflows aanpassen en Journal Entry Approved sneller laten plaatsvinden.
  • Minder herstelwerk en afwijzingen: analyseer patronen in de activiteiten Journal Entry Rejected en Journal Entry Corrected and Resubmitted. Zo begrijp je waarom entries worden afgewezen en kun je problemen bij de bron aanpakken, bijvoorbeeld onvolledige aanvragen of onduidelijke richtlijnen.
  • Een betere documentatiestroom: volg wanneer Supporting Documentation Attached plaatsvindt. Zo controleer je of de documentatie vóór of tegelijk met de indiening voor beoordeling wordt toegevoegd en voorkom je vertraging door ontbrekende informatie.
  • Efficiëntere controle na het boeken: bekijk de doorlooptijd tussen Journal Entry Posted en Posting Verified. Zo zorg je voor tijdige opvolging en reconciliatie en verkort je de Record to Report-cyclus voor Journal Entry.
  • Automatisering van handmatige stappen: ontdek welke terugkerende handmatige taken je kunt automatiseren. Veelvoorkomende reeksen of standaardverwerking van Journal Entry Type kunnen bijvoorbeeld geschikt zijn voor robotic process automation (RPA).

Concrete resultaten voor je financiële bedrijfsvoering

Met process mining levert optimalisatie van je Record to Report-proces voor Journal Entry meetbare resultaten op. Je kunt rekenen op:

  • Een snellere financiële afsluiting: door vertragingen op te sporen en weg te nemen, verkort je de totale doorlooptijd van journal entries. Dat draagt bij aan een snellere en beter voorspelbare financiële afsluiting.
  • Betrouwbaardere financiële data: minder herstelwerk en minder fouten leiden rechtstreeks tot een hogere datakwaliteit en minder afwijkingen in je financiële administratie.
  • Betere compliance: een duidelijk gedocumenteerd en consequent uitgevoerd proces helpt je te voldoen aan interne beleidsregels en externe wet- en regelgeving. Zo beperk je auditrisico's.
  • Lagere bedrijfskosten: efficiëntere workflows en minder handmatig werk leveren kostenbesparingen op en zorgen ervoor dat je capaciteit beter wordt ingezet.
  • Betere besluitvorming: met transparante inzichten op basis van data kunnen finance managers onderbouwde beslissingen nemen over continue verbetering en strategische initiatieven.

De eerste stap naar optimalisatie van Journal Entry

Je Record to Report-proces voor Journal Entry in SAP ECC optimaliseren is een strategische stap die voordelen oplevert voor je hele financiële functie. Met een gerichte process mining-aanpak krijg je de duidelijkheid en concrete inzichten die je nodig hebt om verder te gaan dan aannames. Door de verschillende routes van je journal entries te begrijpen, kun je gericht werken aan efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance. Zo blijft je financiële rapportage betrouwbaar.

Van vastlegging tot rapportage - journaalpost Financiële administratie Grootboek Verwerking van journal entries Financiële afsluiting Compliancemonitoring Afdeling financiële administratie Rapportagecyclus R2R Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Journal entries lopen tijdens de beoordelings- en goedkeuringsfase vaak aanzienlijke vertraging op, waardoor de Record to Report-cyclus langer wordt. Dit heeft rechtstreeks gevolgen voor de tijdigheid van financiële rapportage en de efficiëntie van de boekhoudafdeling. Deadlines kunnen worden gemist en inzichten komen later beschikbaar. ProcessMind analyseert de activiteiten 'Journal Entry Sent for Approval' en 'Journal Entry Approved' in SAP ECC. Zo worden bottlenecks en specifieke goedkeurders of afdelingen zichtbaar die voor langere verwerkingstijden zorgen. Dit helpt je het Journal Entry-proces te verbeteren door kansen voor automatisering of een andere taakverdeling te vinden.

Een groot aantal journal entries wordt afgewezen. Dat leidt tot herstelwerk en kost de boekhoudafdeling veel tijd. Niet alleen worden entries later geboekt, ook ontstaan inefficiënties en hogere bedrijfskosten binnen de Record to Report-functie. ProcessMind laat precies zien in welke fasen journal entries de status 'Rejected' krijgen en welke redenen of gebruikers vaak met afwijzingen samenhangen in SAP ECC. Door eerdere activiteiten en attributen te analyseren, brengt ProcessMind de onderliggende oorzaken in beeld en helpt het herstelwerk te verminderen.

Journal entries komen regelmatig in herstelwerk-lussen terecht. Ze worden meerdere keren 'Rejected' en daarna 'Corrected and Resubmitted' voordat ze definitief worden goedgekeurd en geboekt. Deze cyclus kost capaciteit, verlengt de verwerkingstijd en maakt het Journal Entry-proces in SAP ECC onnodig complex. ProcessMind visualiseert deze terugkerende lussen door de activiteiten 'Journal Entry Rejected' en 'Journal Entry Corrected and Resubmitted' te analyseren. Zo zie je waarom bepaalde entries blijven hangen en hoeveel tijd verloren gaat aan herhaalde stappen. Dat geeft concrete aanknopingspunten om het proces eenvoudiger te maken.

Belangrijke compliance-stappen, zoals de juiste goedkeuringen of het toevoegen van 'Supporting Documentation', worden bij journal entries soms overgeslagen of in de verkeerde volgorde uitgevoerd. Daardoor loopt je organisatie in het Record to Report-proces risico op auditbevindingen, financiële onjuistheden en mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving. ProcessMind volgt in SAP ECC nauwkeurig de volgorde van activiteiten voor elke 'Journal Entry ID', bijvoorbeeld 'Supporting Documentation Attached' vóór 'Journal Entry Approved' of 'Journal Entry Posted'. Afwijkingen van voorgeschreven compliance-routes worden automatisch gemarkeerd. Zo krijg je duidelijke onderbouwing voor auditvoorbereiding en risicobeperking.

Veel 'Journal Entry'-processen zijn nog afhankelijk van handmatige interventies die je kunt automatiseren. Dat leidt tot langere verwerkingstijden en een grotere kans op menselijke fouten. Ook beperkt het de efficiëntie en schaalbaarheid van de Record to Report-functie, vooral tijdens drukke periodes zoals de maandafsluiting. ProcessMind brengt de volledige route van journal entries in SAP ECC in kaart. Zo worden activiteiten zichtbaar die vaak handmatig worden uitgevoerd en mogelijk geschikt zijn voor automatisering. Je ziet hoeveel tijd deze stappen kosten en welke voordelen geautomatiseerde oplossingen kunnen opleveren.

Bepaalde gebruikers of rollen vormen in de goedkeurings- of beoordelingsstap van 'Journal Entry' steeds opnieuw een bottleneck. Daardoor lopen grote aantallen entries vertraging op. Dit belemmert een tijdige afronding van financiële taken en zorgt voor een ongelijke werkverdeling binnen de boekhoudafdeling. ProcessMind gebruikt de attributen 'Created By User' en 'Approved By User' in SAP ECC om personen of teams te vinden die opvallend vaak betrokken zijn bij langlopende of vertraagde activiteiten. Met deze inzichten kun je de werkverdeling aanpassen, gerichte training geven of het proces opnieuw inrichten.

Ook nadat een 'Journal Entry' is 'Approved', kan het in SAP ECC nog geruime tijd duren voordat deze daadwerkelijk wordt 'Posted'. Dat heeft gevolgen voor de nauwkeurigheid van financiële data in real time, tussentijdse rapportages en het proces van financiële afsluiting. ProcessMind analyseert het tijdsverschil tussen de activiteiten 'Journal Entry Approved' en 'Journal Entry Posted'. Zo worden systeemproblemen, handmatige overdrachten of capaciteitsbeperkingen zichtbaar die een directe boeking verhinderen. Je krijgt concrete aanknopingspunten om entries sneller af te ronden.

Zonder duidelijk inzicht in de actuele status en locatie van elke 'Journal Entry' binnen het Record to Report-proces is het voor managers lastig om de voortgang te volgen en dreigende vertragingen te herkennen. Door dit gebrek aan transparantie is het moeilijk om workflows en capaciteit proactief te beheren. ProcessMind visualiseert de volledige route van elke 'Journal Entry ID' door SAP ECC. Je krijgt actuele statusinformatie en ziet waar entries vastlopen. Zo kan je team sneller corrigerende maatregelen nemen en de procesbeheersing verbeteren.

Een groot aantal gebeurtenissen met de status 'Journal Entry Reversal Processed' wijst op onderliggende problemen, zoals invoerfouten, onjuiste boekingen of gewijzigde bedrijfsvereisten na de eerste entry. Deze terugboekingen kosten extra tijd en capaciteit en hebben gevolgen voor financiële nauwkeurigheid en efficiëntie. ProcessMind herkent patronen en oorzaken die leiden tot 'Journal Entry Reversal Processed' in SAP ECC. Door terugboekingen te koppelen aan de oorspronkelijke aanmaak-, goedkeurings- of boekingsactiviteiten en bijbehorende attributen, brengt ProcessMind structurele problemen en trainingsbehoeften in beeld.

Vergelijkbare 'Journal Entries' volgen verschillende, niet-gedocumenteerde of inefficiënte routes door het Record to Report-proces. Dat leidt tot wisselende resultaten en verwerkingstijden. Door het gebrek aan standaardisatie is het lastig om de bedrijfsvoering te verbeteren of voorspelbare resultaten te behalen. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor 'Journal Entries' in SAP ECC. Zo zie je hoe verschillende 'Journal Entry Types' of 'Company Codes' afwijken van de beoogde flow. Daarmee kun je processen standaardiseren, best practices toepassen en ad-hocafwijkingen verminderen.

Bepaalde 'Journal Entry Types', zoals accruals of intercompany-transfers, hebben structureel langere verwerkingstijden of meer fouten dan andere types. Deze specifieke inefficiëntie verlengt de financiële afsluiting en kan financiële overzichten voor bepaalde onderdelen vertekenen. ProcessMind gebruikt het attribuut 'Journal Entry Type' om de procesprestaties per type te analyseren. Zo zie je welke entrytypes in SAP ECC de meeste problemen geven en kun je gerichte procesverbeteringen, automatisering of training inzetten.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringscycli voor journal entries in SAP ECC hebben rechtstreeks gevolgen voor de Record to Report-cyclus. Financiële overzichten komen later beschikbaar en besluitvorming vertraagt. Met dit doel is financiële data sneller beschikbaar en worden rapportages tijdiger en betrouwbaarder. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van elke Journal Entry ID in kaart. Het identificeert specifieke bottlenecks bij goedkeuringen, vertragingen per gebruiker en kansen om de goedkeuringshiërarchie te verbeteren. Door activiteitsduren en overdrachten tussen gebruikers te analyseren, helpt ProcessMind je de goedkeuringstijd aanzienlijk te verkorten.

Een hoog afwijzingspercentage bij journal entries wijst op problemen eerder in het proces. Dat veroorzaakt herstelwerk, frustratie en vertragingen in Record to Report. Minder afwijzingen zorgen ervoor dat entries meteen goed zijn en verbeteren de efficiëntie en datakwaliteit in SAP ECC. ProcessMind visualiseert alle routes, inclusief afwijzingen. Zo worden veelvoorkomende redenen en fasen waarin fouten ontstaan zichtbaar. Door attributen zoals 'Created By User' en 'Journal Entry Type' te analyseren, brengt ProcessMind de onderliggende oorzaken in beeld en geeft het aanknopingspunten voor betere controles vóór indiening of gerichte training.

Terugkerende correcties en nieuwe indieningen van journal entries kosten veel tijd en capaciteit. Daardoor houdt de boekhoudafdeling minder tijd over voor werk met meer waarde en loopt de financiële afsluiting vertraging op. Door herstelwerk te elimineren, verbeter je het Record to Report-proces aanzienlijk. ProcessMind volgt het volledige event log van elke Journal Entry ID en markeert gevallen met meerdere correcties en nieuwe indieningen. Je ziet waar entries steeds opnieuw de workflow ingaan, zodat je proceslussen kunt aanpakken en first-pass yield in SAP ECC kunt verbeteren.

Niet-naleving bij de verwerking van journal entries kan leiden tot auditbevindingen, financiële sancties en reputatieschade. Elke entry moet voldoen aan interne beleidsregels en externe regelgeving om de financiële integriteit en risicobeheersing binnen de Record to Report-cyclus te bewaken. ProcessMind vergelijkt de werkelijke procesflows voor Journal Entry IDs automatisch met vooraf gedefinieerde compliancemodellen. Afwijkingen, ontbrekende goedkeuringen en ongebruikelijke volgordes van activiteiten worden gemarkeerd. Je krijgt een controleerbaar auditspoor waarmee je aantoont dat processen in SAP ECC aan de regelgeving voldoen.

Handmatige data-invoer en verwerkingsstappen in het Record to Report-proces voor Journal Entry zijn gevoelig voor menselijke fouten, verlengen de verwerkingstijd en beperken de schaalbaarheid. Door deze taken te automatiseren, komt capaciteit vrij, neemt het aantal fouten af en verloopt de financiële afsluiting sneller. ProcessMind identificeert specifieke handmatige activiteiten, zoals "Supporting Documentation Attached" of "Posting Verified", die veel tijd kosten. Door de frequentie en duur van deze taken voor Journal Entry IDs in SAP ECC te meten, helpt ProcessMind je bepalen welke taken het eerst voor automatisering in aanmerking komen.

Verschillen in prestaties tussen gebruikers die bij het Journal Entry-proces betrokken zijn, kunnen bottlenecks en een ongelijke werkverdeling veroorzaken. Dat heeft gevolgen voor de efficiëntie van het hele team. Door gebruikersprestaties te verbeteren, verlopen overdrachten soepeler en worden verwerkingstijden voorspelbaarder. ProcessMind analyseert individuele gebruikersactiviteiten en verwerkingstijden, vooral voor rollen zoals 'Created By User' en 'Approved By User' binnen het Record to Report-proces. Het maakt prestatieverschillen en trainingsbehoeften zichtbaar, zodat je gericht kunt ingrijpen en de verwerkingscapaciteit in SAP ECC kunt verhogen.

Vertragingen tussen goedkeuring en daadwerkelijke boeking van journal entries in SAP ECC doen het voordeel van snellere goedkeuringen teniet en kunnen de nauwkeurigheid van financiële rapportage in real time beïnvloeden. Met dit doel verklein je die kloof, zodat goedgekeurde transacties meteen zichtbaar zijn. ProcessMind meet voor elke Journal Entry ID precies de verstreken tijd tussen de activiteiten "Journal Entry Approved" en "Journal Entry Posted". Het brengt oorzaken van deze vertragingen na goedkeuring in beeld, zoals systeemwachtrijen of handmatige controles, zodat je het proces gericht kunt aanpassen.

Onduidelijkheid over de actuele status van journal entries zorgt voor onzekerheid, handmatige navraag en vertraging bij het oplossen van problemen. Met meer transparantie weet iedereen waar een entry staat. Dat verbetert de communicatie en verantwoordelijkheid. ProcessMind geeft end-to-end inzicht in de levenscyclus van elke Journal Entry ID, van aanmaak tot reconciliatie. Door de werkelijke route en huidige fase van elke entry in SAP ECC te visualiseren, biedt ProcessMind actuele inzichten en laat het zien waar entries vastlopen of van de norm afwijken.

Veelvuldige terugboekingen van journal entries wijzen op onderliggende problemen, zoals invoerfouten, onjuiste eerste goedkeuringen of wijzigingen in de boekhoudkundige verwerking. Dat leidt tot extra werk en mogelijke inconsistenties in de data. Minder terugboekingen verbeteren de datakwaliteit en efficiëntie. ProcessMind identificeert alle gevallen waarin "Journal Entry Reversal Processed" plaatsvindt na "Journal Entry Posted". Het koppelt deze terugboekingen in SAP ECC aan eerdere activiteiten en attributen zoals 'Created By User' of 'Journal Entry Type'. Zo worden oorzaken en patronen zichtbaar en kun je herhaling voorkomen.

Inconsistente verwerkingsroutes voor journal entries leiden tot onvoorspelbare verwerkingstijden, meer fouten en problemen bij het waarborgen van uniforme compliance. Door workflows te standaardiseren ontstaat een voorspelbaar, efficiënt en controleerbaar Record to Report-proces. ProcessMind ontdekt alle bestaande procesvarianten voor Journal Entry IDs en maakt afwijkingen van de ideale of efficiëntste route in SAP ECC zichtbaar. Door deze niet-standaardflows te identificeren en te meten, helpt ProcessMind je best practices toe te passen en processen op elkaar af te stemmen.

Bepaalde typen journal entries, zoals accruals of intercompany-transacties, hebben vaak specifieke complexiteiten die voor onevenredige vertragingen in de Record to Report-cyclus zorgen. Door juist deze types te verbeteren, kun je het totale proces aanzienlijk versnellen. ProcessMind laat je de analyse filteren op 'Journal Entry Type', zodat je de prestatiecijfers per type afzonderlijk bekijkt. Het identificeert bottlenecks en inefficiënties die specifiek zijn voor deze entrytypes in SAP ECC en geeft gerichte inzichten voor herontwerp en optimalisatie van het proces.

Het 6-stappenverbeterpad voor Record to Report - journaalposten

1

De template downloaden
2

Journaalposten exporteren
3

De dataset uploaden
4

Journaalposten analyseren
5

Oplossingen implementeren
6

Voortgang monitoren
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de vooraf geconfigureerde Excel-template voor data over journaalposten uit SAP ECC. Zo heeft de data de juiste structuur voor analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template vanaf het begin bespaar je tijd en voorkom je fouten bij datamapping. Zo verloopt het uploaden soepel en krijg je nauwkeurige inzichten in het proces voor journaalposten.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template met de juiste kolommen voor data over het proces voor journaalposten.

DIT KRIJG JE

Ontdek hoe journaalposten echt door SAP ECC lopen

ProcessMind zet ruwe data om in duidelijke visualisaties die het exacte pad van elke journaalpost laten zien. Spoor vertragingen, afwijkingen en compliancerisico's op voor een foutloze financiële rapportage.
  • Spoor vertragingen in de verwerking van journaalposten op
  • Controleer de compliance en nauwkeurigheid van journaalposten
  • Maak SAP ECC-workflows voor journaalposten efficiënter
  • Optimaliseer de doorlooptijd van financiële rapportage
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Journal Entry-verwerking verbeteren

Door het end-to-end Journal Entry-proces in SAP ECC te analyseren met Journal Entry ID als case-identificatie krijgen organisaties bruikbare inzichten. Die leiden tot duidelijke verbeteringen in efficiëntie, compliance en nauwkeurigheid binnen de Record to Report-cyclus.

0 %
Snellere goedkeuring van JE's

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Breng bottlenecks en vertragingen in het goedkeuringsproces in kaart en maak workflows efficiënter, zodat belangrijke financiële boekingen sneller worden verwerkt.
0 %
Minder afgewezen JE's

Minder boekingen die voor correctie worden teruggestuurd

Breng de oorzaken van afwijzingen in kaart, zoals ontbrekende data of onjuiste grootboekrekeningen. Zo verbeter je de kwaliteit en efficiëntie van inzendingen in één keer goed.
0 %
Betere naleving van compliance-eisen

Betere naleving van wettelijke regels

Zorg dat alle journal entries voldoen aan vastgesteld intern beleid en externe regelgeving. Zo verklein je auditrisico's en verbeter je de datakwaliteit.
~ 0 days
Sneller boeken in het grootboek

Minder vertraging tussen goedkeuring en boeking

Verklein de tijd tussen de goedkeuring van een journal entry en de daadwerkelijke boeking in het grootboek. Zo zijn financiële gegevens sneller bijgewerkt.
0 %
Minder herstelwerk aan JE's

Minder opnieuw ingediende boekingen na controle

Breng de oorzaken van terugkerende correcties en nieuwe inzendingen in kaart en neem ze weg. Zo verloopt het proces vaker in één keer goed en bespaar je tijd.
0 %
Minder teruggedraaide JE's

Minder onjuiste eerste boekingen

Verlaag het percentage journal entries dat door fouten moet worden teruggedraaid. Zo verbeter je de datanauwkeurigheid en beperk je extra verwerkingswerk.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die zijn waargenomen bij implementaties rond Journal Entry-processen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een financieel accountingdocument, opgebouwd uit de company code, het documentnummer en het boekjaar.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel om een journal entry vanaf het aanmaken tot en met de definitieve boeking te volgen. Zo kun je het proces end-to-end analyseren en varianten vergelijken.

De naam van de bedrijfsactiviteit of het event dat op een bepaald moment in het Journal Entry-proces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart. Zo kun je de Journal Entry-workflow visualiseren, analyseren en optimaliseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event voor de journal entry plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdgerelateerde analyses. Je kunt er doorlooptijden, duur en bottlenecks mee berekenen.

De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de journal entry heeft aangemaakt of gewijzigd.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor elke activiteit. Zo kun je gebruikersprestaties, werkverdeling en patronen in herstelwerk analyseren.

De organisatie-eenheid die een zelfstandige juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties voor verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie te filteren en vergelijken.

Een classificatie voor accountingdocumenten die bepaalt hoe ze worden verwerkt en opgeslagen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om analyses per transactietype te segmenteren. Zo zie je of procesproblemen specifiek zijn voor bepaalde typen journal entries.

De datum waarop de transactie in het grootboek wordt vastgelegd en daarmee de financiële periode bepaalt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor financiële rapportage en complianceanalyse. Zo controleer je of boekingen in de juiste boekhoudperiode zijn verwerkt.

De SAP-transactiecode die wordt gebruikt om de journal entry aan te maken of te verwerken.

Waarom dit belangrijk is

Helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde processen en laat kansen voor automatisering en processtandaardisatie zien.

Een boolean-vlag die aangeeft of de journal entry is teruggedraaid.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt analyses van terugdraaiingen rechtstreeks door boekingen te markeren die later ongedaan zijn gemaakt. Zo vind je de oorzaken van fouten en verbeter je de datakwaliteit.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een journal entry in een voorlopige status, voordat deze officieel in het grootboek wordt geboekt. In SAP wordt dit expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een document opslaat via een parkingtransactie en de documentstatus op 'parked' zet.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk startevent voor processen met controle en goedkeuring. Door de tijd tussen parkeren en boeken te analyseren, zie je vertragingen in de voorbereidende en goedkeuringsfasen.

Deze activiteit betekent dat de maker een geparkeerde journal entry heeft afgerond en dat deze klaar is voor controle en goedkeuring. Meestal wordt dit vastgelegd wanneer een SAP Business Workflow-taak voor het geparkeerde document wordt gestart.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee gaat de verantwoordelijkheid over van de maker naar de goedkeurder en start de klok voor KPI's rond de doorlooptijd van de goedkeuring. Het is een belangrijk meetpunt voor de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow.

Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een journal entry binnen een workflow, waarna deze kan worden geboekt. Je haalt dit event uit de workflowlog wanneer de laatste stap 'release' of 'approve' is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat het goedkeuringsproces afsluit. De duur tot aan deze activiteit is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van de goedkeuring. De tijd tussen dit event en de boeking meet de vertraging na goedkeuring.

Dit is de centrale activiteit waarbij de journal entry officieel in het grootboek wordt vastgelegd en financiële overzichten beïnvloedt. Dit event wordt expliciet vastgelegd wanneer de documentstatus op 'posted' wordt gezet en een boekingsdatum wordt toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste meetpunt en betekent dat de journal entry succesvol is verwerkt. De end-to-end-doorlooptijd wordt vaak tot dit moment gemeten. Het is ook een belangrijk event voor analyses van de financiële afsluiting.

Deze activiteit markeert het terugdraaien van een eerder geboekte journal entry. Een terugdraaiing is een nieuw accountingdocument dat de oorspronkelijke boeking neutraliseert.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk event voor het meten van datakwaliteit en procesnauwkeurigheid. Veel terugdraaiingen wijzen op structurele problemen bij de oorspronkelijke invoer of goedkeuring. Elke terugdraaiing betekent extra herstelwerk.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke stroom van het proces voor journaalposten door event logs uit SAP ECC te analyseren. Je ontdekt bottlenecks zoals lange goedkeuringstijden of veelvuldige afwijzingen, ziet hiaten in compliance en brengt varianten in verwerkingsroutes in beeld. Dit heldere overzicht helpt de oorzaken van inefficiënties te vinden.

Voor process mining van journaalposten heb je vooral event log-data nodig met een case-ID, zoals het ID van de journaalpost, een activiteitsnaam, bijvoorbeeld "Journaalpost aangemaakt," "Goedgekeurd," "Geboekt," en een timestamp voor elke activiteit. Aanvullende attributen, zoals gebruiker, documenttype of bedrag, geven meer context aan de analyse. Deze data staat meestal in standaard SAP-tabellen voor journaalposten en hun statussen.

Data-extractie uit SAP ECC voor process mining bestaat meestal uit het opvragen van specifieke tabellen, zoals BKPF (documentkop), BSEG (documentsegment) en statustabellen, of uit het gebruik van standaard SAP-rapporten. Afhankelijk van het volume en de complexiteit kun je SAP-tools gebruiken, zoals Data Extraction Connectors, maatwerk-ABAP-programma’s of methoden voor directe databasetoegang. Het is belangrijk dat de geëxtraheerde data de chronologische volgorde van de activiteiten behoudt.

Process mining kan aanzienlijke verbeteringen opleveren, bijvoorbeeld door de goedkeuringstijd van journaalposten te verkorten. Je ziet waar vertraging ontstaat en kunt workflows optimaliseren. Ook kun je afwijzingen terugdringen, compliance verbeteren en journaalposten sneller boeken na goedkeuring. Uiteindelijk ontstaat een meer gestandaardiseerd, efficiënt en transparant Record to Report-proces voor journaalposten.

De eerste inrichting voor data-extractie en modelbouw verschilt per situatie. Meestal duurt dit enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van de data en de complexiteit van het systeem. Zodra de data is geladen en het model is opgebouwd, zijn de eerste inzichten en procesvisualisaties vaak binnen enkele dagen beschikbaar. Concrete aanbevelingen en verbeterinitiatieven volgen meestal binnen één tot drie maanden.

Ja. Process mining-tools zijn meestal geschikt voor oudere SAP ECC-versies, omdat ze vooral historische transactiedata uit de onderliggende databasetabellen halen. De leeftijd van het systeem vormt doorgaans geen belemmering, zolang de benodigde tabellen en velden met event log-informatie toegankelijk zijn. Het gaat om de data, niet om de frontendversie van SAP ECC.

Basiskennis van SAP ECC-datastructuren helpt bij de data-extractie, maar veel moderne process mining-tools hebben gebruiksvriendelijke interfaces en voorgebouwde connectors. Voor de eerste inrichting van de datapijplijn heb je mogelijk een data-engineer of IT-specialist nodig. Het interpreteren van de resultaten en doorvoeren van procesveranderingen gebeurt vaak samen met proceseigenaren en data-analisten.

Zeker. Process mining maakt elke stap en afwijking in het journaalpostproces zichtbaar. Zo zie je snel waar beleid of wettelijke eisen niet zijn gevolgd. Denk aan ongeautoriseerde wijzigingen, een onjuiste goedkeuringsvolgorde of vertragingen die rapportagedeadlines in gevaar brengen. Je krijgt duidelijke onderbouwing voor auditsporen en compliancechecks.

Optimaliseer je Record to Report - Journal Entry-proces nu

Verlaag de doorlooptijd van journaalposten met 30% en zorg voor foutloze rapportage.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.