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Record-to-Report-Prozess verbessern: Buchungen

SAP-ECC-Buchungen optimieren: Anleitung in 6 Schritten
Record-to-Report-Prozess verbessern: Buchungen
Record to Report – Buchungssatz
SAP ECC

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Optimieren Sie Buchungssätze in SAP ECC für eine präzise Berichterstattung

Buchungen führen in Finanzprozessen häufig zu Verzögerungen und Compliance-Risiken. Unsere Plattform zeigt, wo sich Engpässe in der Bearbeitung befinden, und unterstützt eine korrekte und fristgerechte Finanzberichterstattung. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Abläufe verbessern und die Effizienz in Ihren Buchhaltungsbereichen steigern können.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Record-to-Report-Prozesses für Buchungssätze entscheidend ist

Buchungssätze bilden die Grundlage für eine präzise Finanzberichterstattung im Record-to-Report-Zyklus. In einer SAP-ECC-Umgebung ist ihre effiziente Verarbeitung entscheidend für fristgerechte Finanzabschlüsse, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und die Verlässlichkeit Ihrer Finanzberichte. Ineffizienzen wie verzögerte Genehmigungen, Fehler mit anschließendem Nachbearbeitungsbedarf oder fehlende Transparenz über Engpässe können erhebliche finanzielle Folgen haben. Dazu zählen längere Abschlusszyklen, höhere Betriebskosten durch manuelle Eingriffe und mögliche Compliance-Risiken aufgrund ungenauer oder verspäteter Berichte. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Buchungssätze von der Erstellung bis zur endgültigen Buchung und Abstimmung kennen, können Sie gezielt Bereiche erkennen, die die finanzielle Genauigkeit und die Effizienz beeinträchtigen.

Wie Process Mining die Analyse von Buchungssätzen in SAP ECC verändert

Process Mining eröffnet neue Möglichkeiten, den Record-to-Report-Prozess für Buchungssätze in SAP ECC zu verstehen und zu verbessern. Anders als herkömmliche Analysemethoden, die auf Annahmen oder manuellen Prüfungen beruhen, wertet Process Mining Event Logs direkt aus dem SAP-ECC-Modul FI-GL aus. Dabei werden Daten aus Tabellen wie BKPF, BSEG und FAGLFLEXA herangezogen. Die Journal Entry ID dient als Case-ID, anhand derer der tatsächliche Ablauf jedes einzelnen Buchungssatzes rekonstruiert wird. So entsteht eine objektive, datengetriebene Darstellung des Prozesses, die die tatsächliche Abfolge der Aktivitäten, verborgene Verzögerungen und Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf sichtbar macht. Sie erhalten konkrete Antworten auf Fragen wie: Wie lange dauert es durchschnittlich von der Erstellung bis zur Buchung eines Buchungssatzes? Welche Genehmigungsschritte verursachen die größten Verzögerungen? Wie oft werden Buchungssätze abgelehnt und korrigiert, und was sind die Ursachen? Process Mining hilft Ihnen, Engpässe genau zu lokalisieren, ihre Auswirkungen zu beziffern und Möglichkeiten zur Vereinfachung zu erkennen. So erfahren Sie, wie Sie den Record-to-Report-Prozess für Buchungssätze verbessern können.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung Ihres Buchungssatzprozesses

Mit Process Mining werden typische Verbesserungsmöglichkeiten im Record-to-Report-Prozess für Buchungssätze in SAP ECC sichtbar. Besonders großes Potenzial finden Sie in folgenden Bereichen:

  • Engpässe bei Genehmigungen abbauen: Ermitteln Sie, welche Genehmigenden oder Genehmigungsstufen Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielte Schulungen oder Anpassungen am Workflow vornehmen und die Aktivität „Buchungssatz genehmigt“ beschleunigen.
  • Nacharbeit und Ablehnungen verringern: Analysieren Sie Muster bei den Aktivitäten „Buchungssatz abgelehnt“ und „Buchungssatz korrigiert und erneut eingereicht“, um die Gründe für Ablehnungen zu verstehen. Beheben Sie die Ursachen, etwa unvollständige Ersteinreichungen oder unklare Vorgaben.
  • Dokumentationsabläufe verbessern: Verfolgen Sie, wann die Aktivität „Belege angehängt“ erfolgt, und stellen Sie sicher, dass sie vor oder gleichzeitig mit der Einreichung zur Prüfung stattfindet. So vermeiden Sie Verzögerungen durch fehlende Informationen.
  • Buchungsprüfung optimieren: Prüfen Sie die Zeitspanne zwischen „Buchungssatz gebucht“ und „Buchung überprüft“, damit Nachverfolgung und Abstimmung rechtzeitig erfolgen und sich der Record-to-Report-Zyklus für Buchungssätze verkürzt.
  • Manuelle Schritte automatisieren: Ermitteln Sie wiederkehrende Abläufe oder standardisierte Verarbeitungsschritte nach Buchungssatzart, die sich für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) eignen könnten.

Messbare Ergebnisse für Ihre Finanzprozesse erzielen

Die Optimierung des Record-to-Report-Prozesses für Buchungssätze mit Process Mining bringt erhebliche, messbare Vorteile. Sie können unter anderem Folgendes erreichen:

  • Finanzabschlüsse beschleunigen: Wenn Sie Verzögerungen erkennen und beseitigen, verkürzen Sie die Gesamtdurchlaufzeit von Buchungssätzen und schaffen die Grundlage für einen schnelleren und besser planbaren Finanzabschluss.
  • Finanzielle Genauigkeit erhöhen: Weniger Nacharbeit und Fehler verbessern die Datenqualität und verringern Abweichungen in Ihren Finanzdaten.
  • Compliance stärken: Ein klar dokumentierter und einheitlich ausgeführter Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften und mindert Prüfungsrisiken.
  • Betriebskosten senken: Vereinfachte Workflows und weniger manuelle Arbeit sparen Kosten und helfen, Ressourcen effizienter einzusetzen.
  • Fundiertere Entscheidungen treffen: Transparente, datengetriebene Erkenntnisse zur Prozessleistung unterstützen Finanzverantwortliche dabei, fundierte Entscheidungen für kontinuierliche Verbesserungen und strategische Vorhaben zu treffen.

Der erste Schritt zur Optimierung von Buchungssätzen

Die Optimierung des Record-to-Report-Prozesses für Buchungssätze in SAP ECC ist eine strategische Maßnahme, die sich auf den gesamten Finanzbereich auswirkt. Ein spezialisierter Process-Mining-Ansatz schafft die nötige Transparenz und liefert konkrete Erkenntnisse, damit Sie Annahmen hinter sich lassen und Ihre Abläufe gezielt verbessern können. Wenn Sie die tatsächlichen Abläufe Ihrer Buchungssätze verstehen, können Sie Effizienz, Genauigkeit und Compliance gezielt steigern und eine verlässliche Finanzberichterstattung sicherstellen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Buchungssätze verzögern sich häufig erheblich während der Prüfung und Genehmigung, wodurch sich der Record-to-Report-Zyklus verlängert. Das beeinträchtigt unmittelbar die fristgerechte Finanzberichterstattung und die Effizienz der Buchhaltungsabteilung. Mögliche Folgen sind verpasste Fristen und verspätete Erkenntnisse. ProcessMind analysiert in SAP ECC die Aktivitäten „Buchungssatz zur Genehmigung eingereicht“ und „Buchungssatz genehmigt“. So werden Engpässe sowie einzelne Genehmigende oder Abteilungen mit langen Bearbeitungszeiten sichtbar. Diese Erkenntnisse helfen, den Buchungssatzprozess zu vereinfachen und Bereiche für Automatisierung oder eine andere Aufgabenverteilung zu erkennen.

Viele Buchungssätze werden abgelehnt und müssen nachbearbeitet werden. Das bindet wertvolle Arbeitszeit in der Buchhaltung. Die Buchungen verzögern sich, während zugleich Ineffizienzen und Betriebskosten im Record-to-Report-Bereich steigen. ProcessMind zeigt genau, an welchen Stellen Buchungssätze in SAP ECC abgelehnt werden, und ermittelt häufige Gründe sowie beteiligte Benutzer. Durch die Analyse vorangehender Aktivitäten und Attribute deckt ProcessMind die Ursachen auf und liefert Ansatzpunkte, um Nacharbeit zu verringern.

Buchungssätze durchlaufen häufig wiederholt Nachbearbeitungsschleifen: Sie werden mehrfach abgelehnt, korrigiert und erneut eingereicht, bevor sie endgültig genehmigt und gebucht werden. Das bindet Ressourcen, verlängert die Bearbeitungszeit und macht den Buchungssatzprozess in SAP ECC unnötig komplex. ProcessMind stellt diese wiederkehrenden Schleifen anhand der Aktivitäten „Buchungssatz abgelehnt“ und „Buchungssatz korrigiert und erneut eingereicht“ dar. So lässt sich nachvollziehen, warum bestimmte Buchungssätze nicht weiterkommen und wie viel Aufwand durch wiederholte Schritte entsteht. Die Analyse zeigt konkrete Möglichkeiten, den Prozess zu vereinfachen.

Wichtige Compliance-Schritte, etwa die erforderlichen Genehmigungen oder das Anhängen von Belegen, werden bei Buchungssätzen mitunter ausgelassen oder in der falschen Reihenfolge ausgeführt. Dadurch drohen Beanstandungen bei Prüfungen, finanzielle Ungenauigkeiten und Verstöße gegen regulatorische Vorgaben im Record-to-Report-Prozess. ProcessMind verfolgt in SAP ECC für jede Journal Entry ID genau die Abfolge der Aktivitäten, etwa ob Belege vor der Genehmigung oder Buchung des Buchungssatzes angehängt wurden. Abweichungen von den vorgeschriebenen Compliance-Abläufen werden automatisch gekennzeichnet. Das liefert klare Nachweise für die Prüfungsvorbereitung und das Risikomanagement.

Viele Buchungssatzprozesse erfordern weiterhin manuelle Eingriffe, obwohl sich diese Schritte automatisieren ließen. Das verlängert die Bearbeitungszeit und erhöht das Risiko menschlicher Fehler. Besonders in arbeitsintensiven Phasen wie dem Monatsabschluss beeinträchtigt dies die Effizienz und Skalierbarkeit des Record-to-Report-Bereichs. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf von Buchungssätzen in SAP ECC ab und zeigt häufig manuell ausgeführte Aktivitäten, die sich für eine Automatisierung eignen könnten. Die aufgewendete Zeit wird beziffert und macht den möglichen Nutzen automatisierter Lösungen für effizientere Abläufe sichtbar.

Bestimmte Benutzer oder Rollen werden bei der Genehmigung oder Prüfung von Buchungssätzen regelmäßig zum Engpass und verzögern eine große Zahl von Buchungen. Das erschwert den fristgerechten Abschluss von Finanzaufgaben und führt zu einer ungleichmäßigen Arbeitsverteilung in der Buchhaltungsabteilung. ProcessMind wertet in SAP ECC die Attribute „Erstellt von Benutzer“ und „Genehmigt von Benutzer“ aus, um Personen oder Teams zu ermitteln, die überproportional häufig an langwierigen oder verzögerten Aktivitäten beteiligt sind. Diese datengetriebenen Erkenntnisse unterstützen eine bessere Aufgabenverteilung, gezielte Schulungen oder eine Neugestaltung des Prozesses, um kritische Engpässe zu beseitigen.

Auch nach der Genehmigung eines Buchungssatzes kann es in SAP ECC lange dauern, bis er tatsächlich gebucht wird. Das beeinträchtigt die Genauigkeit aktueller Finanzdaten, erschwert Zwischenberichte und kann den Finanzabschluss verzögern. ProcessMind analysiert die Zeit zwischen den Aktivitäten „Buchungssatz genehmigt“ und „Buchungssatz gebucht“. So lassen sich Systemprobleme, manuelle Übergaben oder fehlende Ressourcen erkennen, die eine zeitnahe Buchung verhindern. Die Erkenntnisse zeigen konkrete Ansatzpunkte, um Buchungen schneller abzuschließen.

Ohne klare Informationen zum aktuellen Status und Bearbeitungsort jedes Buchungssatzes im Record-to-Report-Prozess fällt es Führungskräften schwer, den Fortschritt zu verfolgen und drohende Verzögerungen zu erkennen. Diese fehlende Transparenz erschwert die vorausschauende Steuerung von Workflows und Ressourcen. ProcessMind stellt den gesamten Ablauf jeder Journal Entry ID in SAP ECC dar. Aktuelle Statusinformationen zeigen, wo Buchungssätze ins Stocken geraten. So erhalten Teams die nötige Transparenz, um gegenzusteuern und den Prozess besser zu steuern.

Häufige Ereignisse vom Typ „Stornierung des Buchungssatzes verarbeitet“ weisen auf grundlegende Probleme hin, etwa Eingabefehler, fehlerhafte Buchungen oder Änderungen der Geschäftsanforderungen nach der Erfassung. Stornierungen kosten zusätzliche Zeit und Ressourcen und beeinträchtigen Genauigkeit und Effizienz. ProcessMind erkennt Muster und Ursachen, die in SAP ECC zu Stornierungen führen. Indem die Stornierungen mit der ursprünglichen Erstellung, Genehmigung oder Buchung und den zugehörigen Attributen verknüpft werden, deckt ProcessMind systematische Probleme und Schulungsbedarf auf. So lassen sich künftige Fehler vermeiden.

Ähnliche Buchungssätze durchlaufen im Record-to-Report-Prozess unterschiedliche, undokumentierte oder ineffiziente Abläufe. Das führt zu uneinheitlichen Ergebnissen und unterschiedlichen Bearbeitungszeiten. Ohne Standardisierung lassen sich Abläufe nur schwer optimieren und Ergebnisse kaum verlässlich planen. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten für Buchungssätze in SAP ECC. Dabei wird sichtbar, ob bestimmte Buchungssatzarten oder Buchungskreise vom vorgesehenen Ablauf abweichen. Diese Erkenntnisse helfen, Prozesse zu standardisieren, bewährte Vorgehensweisen umzusetzen und ungeplante Abweichungen zu vermeiden.

Bestimmte Buchungssatzarten, etwa Abgrenzungen oder konzerninterne Umbuchungen, weisen regelmäßig längere Bearbeitungszeiten oder höhere Fehlerquoten auf als andere. Diese spezifischen Ineffizienzen verlängern den Finanzabschluss und können die Finanzberichte einzelner Bereiche verzerren. ProcessMind segmentiert und analysiert die Prozessleistung anhand des Attributs „Buchungssatzart“. So wird deutlich, welche Buchungssatzarten in SAP ECC besonders problematisch sind. Gezielte Prozessverbesserungen, Automatisierung oder Schulungen können dann auf ihre jeweiligen Herausforderungen abgestimmt werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Lange Genehmigungszyklen für Buchungssätze in SAP ECC wirken sich unmittelbar auf den Record-to-Report-Zyklus aus. Sie verzögern Finanzberichte und verlangsamen Entscheidungen. Mit kürzeren Genehmigungszeiten stehen Finanzdaten schneller zur Verfügung, was die Genauigkeit und Aktualität der Berichterstattung verbessert. ProcessMind bildet den gesamten Lebenszyklus jeder Journal Entry ID ab und zeigt konkrete Engpässe bei Genehmigungen, Verzögerungen einzelner Benutzer und Möglichkeiten zur Vereinfachung der Genehmigungshierarchie. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Übergaben zwischen Benutzern liefert ProcessMind Erkenntnisse, mit denen sich Genehmigungszeiten deutlich verkürzen lassen.

Eine hohe Ablehnungsquote bei Buchungssätzen weist auf vorgelagerte Probleme hin. Sie führt zu Nacharbeit, Frustration und Verzögerungen im Record-to-Report-Prozess. Weniger Ablehnungen bedeuten, dass Buchungssätze gleich beim ersten Mal korrekt sind. Das steigert Effizienz und Datenqualität in SAP ECC. ProcessMind stellt alle Abläufe einschließlich der Ablehnungen dar und zeigt häufige Ablehnungsgründe sowie die Prozessschritte, in denen Fehler oft auftreten. Durch die Analyse von Attributen wie „Erstellt von Benutzer“ und „Buchungssatzart“ ermittelt ProcessMind die Ursachen und zeigt Verbesserungsmöglichkeiten bei Prüfungen vor der Einreichung oder bei Schulungen auf.

Wiederholte Korrekturen und erneute Einreichungen von Buchungssätzen kosten wertvolle Zeit und Ressourcen. Dadurch bleibt weniger Kapazität für anspruchsvollere Aufgaben in der Buchhaltung, und der Finanzabschluss verzögert sich. Wenn Sie Nacharbeit vermeiden, wird der Record-to-Report-Prozess deutlich effizienter. ProcessMind verfolgt das gesamte Event Log jeder Journal Entry ID und zeigt Fälle mit mehrfachen Korrekturen und erneuten Einreichungen. So wird sichtbar, wo Buchungssätze wiederholt in den Workflow zurückkehren. Sie können Prozessschleifen erkennen und gezielt die Quote korrekt abgeschlossener Buchungen beim ersten Durchlauf verbessern.

Verstöße gegen Compliance-Vorgaben bei der Verarbeitung von Buchungssätzen können zu Beanstandungen bei Prüfungen, finanziellen Sanktionen und Reputationsschäden führen. Jeder Buchungssatz muss internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, damit die finanzielle Integrität gewahrt und Risiken im Record-to-Report-Zyklus begrenzt werden. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Abläufe für Journal Entry IDs automatisch mit vordefinierten Compliance-Modellen und kennzeichnet Abweichungen, fehlende Genehmigungen oder ungewöhnliche Aktivitätsfolgen. Ein auditfähiger Nachweis stellt sicher, dass die Prozesse in SAP ECC regulatorische Anforderungen erfüllen.

Manuelle Dateneingaben und Verarbeitungsschritte im Record-to-Report-Prozess für Buchungssätze sind fehleranfällig, verlängern die Bearbeitungszeit und erschweren die Skalierung. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben werden Ressourcen frei, Fehler reduziert und der Finanzabschluss beschleunigt. ProcessMind ermittelt manuelle Aktivitäten wie „Belege angehängt“ oder „Buchung überprüft“, die viel Zeit beanspruchen. Indem Häufigkeit und Dauer dieser Aufgaben für Journal Entry IDs in SAP ECC beziffert werden, hilft ProcessMind dabei, Automatisierungsvorhaben zu priorisieren.

Unterschiedliche Leistung der am Buchungssatzprozess beteiligten Benutzer kann Engpässe verursachen und zu einer ungleichmäßigen Arbeitsverteilung führen. Das beeinträchtigt die Effizienz. Eine bessere Leistung der Benutzer sorgt für reibungslosere Übergaben und gleichmäßigere Bearbeitungszeiten im Team. ProcessMind analysiert die Aktivitäten und Bearbeitungszeiten einzelner Benutzer, insbesondere bei Rollen wie „Erstellt von Benutzer“ oder „Genehmigt von Benutzer“ im Record-to-Report-Prozess. Die Analyse zeigt Leistungsunterschiede und Schulungsbedarf auf. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um den Durchsatz in SAP ECC zu verbessern.

Verzögerungen zwischen der Genehmigung eines Buchungssatzes und seiner tatsächlichen Buchung in SAP ECC können die Vorteile schnellerer Genehmigungen zunichtemachen und die Genauigkeit aktueller Finanzberichte beeinträchtigen. Ziel ist es, diese Lücke zu schließen, damit genehmigte Transaktionen sofort in den Finanzdaten erscheinen. ProcessMind misst für jede Journal Entry ID genau die Zeit zwischen den Aktivitäten „Buchungssatz genehmigt“ und „Buchungssatz gebucht“. Die Analyse zeigt Ursachen wie Systemwarteschlangen oder manuelle Prüfschritte auf und ermöglicht gezielte Anpassungen am Prozess.

Fehlende Transparenz über den aktuellen Status von Buchungssätzen führt zu Unsicherheit, erfordert manuelle Rückfragen und verzögert die frühzeitige Behebung von Problemen. Wenn alle Beteiligten den Bearbeitungsstand kennen, verbessern sich Kommunikation und Verantwortlichkeit. ProcessMind zeigt den gesamten Lebenszyklus jeder Journal Entry ID von der Erstellung bis zur Abstimmung. Die Darstellung des tatsächlichen Ablaufs und des aktuellen Prozessschritts in SAP ECC liefert aktuelle Erkenntnisse und macht sichtbar, wo Buchungssätze feststecken oder vom üblichen Ablauf abweichen.

Häufige Stornierungen von Buchungssätzen weisen auf grundlegende Probleme hin, etwa Eingabefehler, fehlerhafte ursprüngliche Genehmigungen oder Änderungen der Buchungslogik. Sie verursachen zusätzlichen Aufwand und können zu inkonsistenten Daten führen. Weniger Stornierungen verbessern Datenqualität und Effizienz. ProcessMind ermittelt alle Fälle, in denen nach „Buchungssatz gebucht“ das Ereignis „Stornierung des Buchungssatzes verarbeitet“ auftritt. Die Stornierungen werden mit vorangehenden Aktivitäten und Attributen wie „Erstellt von Benutzer“ oder „Buchungssatzart“ in SAP ECC verknüpft. So werden Ursachen und Muster sichtbar, mit denen sich künftige Stornierungen vermeiden lassen.

Uneinheitliche Abläufe bei Buchungssätzen führen zu unvorhersehbaren Bearbeitungszeiten, höheren Fehlerquoten und erschweren die einheitliche Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Standardisierte Workflows schaffen einen planbaren, effizienten und auditfähigen Record-to-Report-Prozess. ProcessMind ermittelt alle bestehenden Prozessvarianten für Journal Entry IDs und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen oder effizientesten Ablauf in SAP ECC. Wenn Sie diese nicht standardisierten Abläufe erkennen und ihre Auswirkungen beziffern, können Sie bewährte Vorgehensweisen durchsetzen und Prozesse harmonisieren.

Bestimmte Buchungssatzarten, etwa Abgrenzungen oder konzerninterne Transaktionen, bringen oft besondere Herausforderungen mit sich und verursachen überproportionale Verzögerungen im Record-to-Report-Zyklus. Wenn Sie diese Buchungssatzarten gezielt vereinfachen, kann sich der gesamte Prozess deutlich beschleunigen. ProcessMind filtert die Analyse nach „Buchungssatzart“ und isoliert die Leistungskennzahlen für jede Art. So werden Engpässe und Ineffizienzen bei diesen Buchungssatzarten in SAP ECC sichtbar. Die Erkenntnisse unterstützen eine gezielte Neugestaltung und Optimierung des Prozesses.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Record-to-Report-Prozesses für Buchungssätze

1

Template herunterladen
2

Buchungssätze exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Buchungssätze analysieren
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Lösungen umsetzen
6

Fortschritt überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Buchungssatzdaten aus SAP ECC herunter. Damit sind Ihre Daten für die Analyse richtig strukturiert.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Wenn Sie von Anfang an das passende Template verwenden, sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der Datenzuordnung. So gelingt der Upload reibungslos und die Analyse Ihres Buchungssatzprozesses liefert präzise Erkenntnisse.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsatzbereites Excel-Template mit den passenden Spalten für Ihre Buchungssatzdaten.

DAS ERWARTET SIE

Entdecken Sie den tatsächlichen Ablauf von Buchungen in SAP ECC

ProcessMind wandelt Rohdaten in übersichtliche Visualisierungen um und zeigt den genauen Ablauf jeder Buchung. Ermitteln Sie Verzögerungen, Abweichungen und Compliance-Risiken, um eine korrekte Finanzberichterstattung sicherzustellen.
  • Verzögerungen bei der Bearbeitung von Buchungen aufdecken
  • Compliance und Korrektheit von Buchungen prüfen
  • Workflows für Buchungen in SAP ECC optimieren
  • Zykluszeit der Finanzberichterstattung optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Journal-Entry-Verarbeitung verbessern

Durch die Analyse des Journal-Entry-Prozesses in SAP ECC von Anfang bis Ende erhalten Unternehmen konkrete Erkenntnisse. Als Case-ID dient dabei die Journal Entry ID. Die Erkenntnisse tragen dazu bei, Effizienz, Compliance und Genauigkeit im Record-to-Report-Zyklus deutlich zu verbessern.

0 %
Schnellere Genehmigung von Journalbuchungen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Erkennen Sie Engpässe und Verzögerungen im Genehmigungsprozess. Optimieren Sie Workflows, damit wichtige Finanzbuchungen schneller erfolgen.
0 %
Weniger abgelehnte Journalbuchungen

Weniger Buchungen, die zur Überarbeitung zurückgesendet werden

Ermitteln Sie die Ursachen für Ablehnungen, etwa fehlende Daten oder falsche Sachkonten. So verbessern Sie die Qualität und Effizienz bei der ersten Einreichung.
0 %
Höhere Compliance-Treue

Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Stellen Sie sicher, dass alle Journalbuchungen den festgelegten internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. So senken Sie Auditrisiken und verbessern die Datenintegrität.
~ 0 days
Schnellere Verbuchung im Hauptbuch

Kürzere Verzögerung zwischen Genehmigung und Verbuchung

Verkürzen Sie den Zeitraum zwischen der Genehmigung einer Journalbuchung und ihrer tatsächlichen Verbuchung im Hauptbuch. So werden Finanzdaten zeitnah aktualisiert.
0 %
Weniger Nacharbeit bei Journalbuchungen

Weniger erneute Einreichungen nach der Prüfung

Ermitteln und beseitigen Sie die Ursachen wiederholter Korrekturen und erneuter Einreichungen. So wird der Prozess gleich beim ersten Mal richtig ausgeführt und wertvolle Zeit gespart.
0 %
Weniger Stornierungen von Journalbuchungen

Weniger fehlerhafte Erstbuchungen

Senken Sie den Anteil der Journalbuchungen, die aufgrund von Fehlern storniert werden müssen. So verbessern Sie die Datengenauigkeit und verringern den zusätzlichen Bearbeitungsaufwand.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus Implementierungen mit Schwerpunkt auf Journal-Entry-Prozessen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Bezeichner eines Finanzbuchhaltungsbelegs. Er setzt sich aus Buchungskreis, Belegnummer und Geschäftsjahr zusammen.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel ist unverzichtbar, um eine Journalbuchung von der Erstellung bis zur endgültigen Verbuchung zu verfolgen. Er ermöglicht die Prozessanalyse von Anfang bis Ende und den Vergleich von Varianten.

Der Name der geschäftlichen Aktivität oder des Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Journal-Entry-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest. So lässt sich der Journal-Entry-Workflow visualisieren, analysieren und optimieren.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Event für die Journalbuchung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp bildet die Grundlage aller zeitbezogenen Analysen. Mit ihm lassen sich Durchlaufzeiten, Dauern und Engpässe berechnen.

Die SAP-Benutzer-ID der Person, die die Journalbuchung erstellt oder geändert hat.

Warum das wichtig ist

Gibt an, welcher Benutzer für die jeweilige Aktivität verantwortlich ist. So lassen sich Benutzerleistung, Arbeitsverteilung und Nacharbeitsmuster analysieren.

Die Organisationseinheit, die eine eigenständige juristische Person repräsentiert, für die ein Jahresabschluss erstellt wird.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht es, die Prozessleistung verschiedener juristischer Personen oder Geschäftseinheiten innerhalb der Organisation zu filtern und zu vergleichen.

Eine Klassifizierung für Buchhaltungsbelege, die deren Verarbeitung und Speicherung steuert.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Aufschlüsselung der Analyse nach Transaktionsart. So lässt sich erkennen, ob Prozessprobleme nur bestimmte Arten von Journalbuchungen betreffen.

Das Datum, an dem die Transaktion im Hauptbuch erfasst wird und damit die Finanzperiode beeinflusst.

Warum das wichtig ist

Wichtig für Finanzberichte und Compliance-Analysen. Das Attribut stellt sicher, dass Buchungen der richtigen Buchungsperiode zugeordnet werden.

Der SAP-Transaktionscode, mit dem die Journalbuchung erstellt oder verarbeitet wurde.

Warum das wichtig ist

Hilft, manuelle und automatisierte Prozesse zu unterscheiden und Möglichkeiten für Automatisierung und Prozessstandardisierung zu erkennen.

Ein boolesches Kennzeichen, das angibt, ob die Journalbuchung storniert wurde.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die Stornoanalyse direkt: Das Kennzeichen weist nachträglich stornierte Buchungen aus und hilft, Fehlerursachen zu ermitteln und die Datenintegrität zu verbessern.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Erstellung einer Journalbuchung in einem vorläufigen Status, bevor sie offiziell im Hauptbuch verbucht wird. In SAP wird sie ausdrücklich erfasst, wenn ein Benutzer ein Dokument über eine Parktransaktion speichert und damit den Dokumentstatus auf „geparkt“ setzt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiges Start-Event für Prozesse mit Prüfung und Genehmigung. Die Analyse der Zeit zwischen dem Parken und der Verbuchung macht Verzögerungen vor der Verbuchung und in der Genehmigungsphase sichtbar.

Diese Aktivität zeigt an, dass der Ersteller eine geparkte Journalbuchung abgeschlossen hat und sie nun zur Prüfung und Genehmigung bereit ist. Erfasst wird sie üblicherweise, wenn eine SAP-Business-Workflow-Aufgabe für das geparkte Dokument gestartet wird.

Warum das wichtig ist

Damit wird die Übergabe vom Ersteller an den Genehmigenden markiert. Zugleich beginnt die Messung der Zykluszeit für Genehmigungs-KPIs. Dieser Meilenstein ist wichtig, um die Effizienz des Genehmigungsworkflows zu messen.

Diese Aktivität kennzeichnet die endgültige Genehmigung einer Journalbuchung im Workflow. Damit ist sie zur Verbuchung bereit. Erfasst wird das Event im Workflow-Protokoll, wenn der letzte Schritt „Freigabe“ oder „Genehmigung“ abgeschlossen ist.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt den Genehmigungsprozess ab. Die Dauer bis zu dieser Aktivität ist ein entscheidender KPI für die Genehmigungseffizienz. Die Zeit von diesem Event bis zur Verbuchung zeigt die Verzögerung nach der Genehmigung.

Bei dieser zentralen Aktivität wird die Journalbuchung offiziell im Hauptbuch erfasst und wirkt sich auf den Jahresabschluss aus. Das Event wird ausdrücklich erfasst, wenn der Dokumentstatus auf „verbucht“ gesetzt und ein Buchungsdatum zugewiesen wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Meilenstein und kennzeichnet die erfolgreiche Verarbeitung einer Journalbuchung. Die Durchlaufzeit des gesamten Prozesses wird häufig bis zu diesem Punkt gemessen. Das Event ist außerdem für die Analyse des Finanzabschlusses wichtig.

Diese Aktivität kennzeichnet die Stornierung einer zuvor verbuchten Journalbuchung. Eine Stornierung ist ein neuer Buchungsbeleg, der die ursprüngliche Buchung aufhebt.

Warum das wichtig ist

Dieses Event ist entscheidend, um Datenqualität und Prozessgenauigkeit zu messen. Eine hohe Stornoquote weist auf systematische Probleme bei der ursprünglichen Dateneingabe oder in den Genehmigungsphasen hin. Jede Stornierung bedeutet zusätzliche Nacharbeit.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining stellt den tatsächlichen Ablauf Ihres Buchungssatzprozesses anhand von Event Logs aus SAP ECC dar. Es macht Engpässe wie überlange Genehmigungszeiten oder häufige Ablehnungen sichtbar, zeigt Compliance-Lücken auf und deckt Abweichungen im Prozessablauf auf. Diese Transparenz hilft, die Ursachen von Ineffizienzen genau zu ermitteln.

Für Process Mining bei Buchungssätzen benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten mit einer Case-ID, zum Beispiel der Journal Entry ID, einem Aktivitätsnamen wie „Buchungssatz erstellt“, „genehmigt“ oder „gebucht“ und einem Timestamp für jede Aktivität. Zusätzliche Attribute wie Benutzer, Belegart oder Betrag liefern weiteren Kontext für die Analyse. Diese Daten finden Sie in der Regel in den SAP-Standardtabellen zu Buchungssätzen und ihrem Status.

Für Process Mining werden Daten aus SAP ECC üblicherweise durch Abfragen bestimmter Tabellen wie BKPF (Belegkopf), BSEG (Belegsegment) und Statustabellen oder mithilfe von SAP-Standardberichten extrahiert. Je nach Datenvolumen und Komplexität können Sie SAP-Werkzeuge wie Datenextraktions-Konnektoren, eigene ABAP-Programme oder direkten Datenbankzugriff verwenden. Achten Sie darauf, dass die extrahierten Daten die chronologische Reihenfolge der Aktivitäten abbilden.

Process Mining kann erhebliche Verbesserungen ermöglichen. So lassen sich etwa Genehmigungszeiten für Buchungssätze verkürzen, indem Verzögerungen erkannt und Workflows optimiert werden. Sie können Ablehnungen verringern, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben verbessern und Buchungen nach der Genehmigung beschleunigen. Das Ergebnis ist ein stärker standardisierter, effizienterer und transparenterer Record-to-Report-Prozess für Buchungssätze.

Die Ersteinrichtung für die Datenextraktion und die Modellerstellung kann unterschiedlich lange dauern. In der Regel sind es einige Wochen, abhängig von der Datenverfügbarkeit und der Komplexität des Systems. Sobald die Daten geladen und das Modell erstellt ist, stehen erste Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen oft innerhalb weniger Tage zur Verfügung. Konkrete Empfehlungen und Maßnahmen zur Prozessverbesserung folgen üblicherweise innerhalb von ein bis drei Monaten.

Ja. Process-Mining-Tools sind in der Regel auch mit älteren SAP-ECC-Versionen kompatibel, da sie vor allem historische Transaktionsdaten aus den zugrunde liegenden Datenbanktabellen extrahieren. Das Alter des Systems verhindert die Datenextraktion normalerweise nicht, sofern die erforderlichen Tabellen und Felder mit Event-Log-Informationen zugänglich sind. Entscheidend sind die Daten selbst, nicht die Version des SAP-ECC-Frontends.

Grundkenntnisse der SAP-ECC-Datenstrukturen sind für die Datenextraktion hilfreich. Viele moderne Process-Mining-Tools bieten jedoch benutzerfreundliche Oberflächen und vorgefertigte Konnektoren. Für die anfängliche Einrichtung der Datenpipeline benötigen Sie möglicherweise einen Data Engineer oder IT-Spezialisten. Die Ergebnisse zu interpretieren und Prozessänderungen voranzutreiben, erfordert häufig die Zusammenarbeit von Prozessverantwortlichen und Datenanalysten.

Ja. Process Mining visualisiert jeden Schritt und jede Abweichung im Journal-Entry-Prozess. So lassen sich Fälle erkennen, in denen interne Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten wurden. Dazu zählen nicht autorisierte Änderungen, falsche Genehmigungsreihenfolgen und Verzögerungen, die sich auf Berichtstermine auswirken können. Die Analyse liefert nachvollziehbare Belege für Audit-Trails und Compliance-Prüfungen.

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