> Průběžné zlepšování procesů > Od záznamu po výkaznictví: účetní zápis > SAP ECC

Zlepšete proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Zefektivněte zpracování účetních dokladů v SAP ECC pomocí průvodce v 6 krocích

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Od záznamu po výkaznictví: účetní zápis

SAP ECC

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(11)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zlepšete zpracování účetních zápisů v SAP ECC a zajistěte přesné výkaznictví

Účetní doklady často prodlužují finanční cykly a přinášejí rizika v oblasti shody. Naše platforma vám pomůže odhalit úzká místa ve zpracování a zajistit přesné a včasné finanční výkaznictví. Zjistěte, jak zefektivnit provoz a zvýšit efektivitu účetních funkcí.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč je důležité zlepšit proces od záznamu po výkaznictví: účetní zápis

Účetní zápisy jsou základem přesného finančního výkaznictví v rámci cyklu od záznamu po výkaznictví. V prostředí SAP ECC je jejich efektivní zpracování zásadní pro včasnou účetní uzávěrku, dodržování regulatorních požadavků a správnost účetních výkazů. Neefektivní postupy, například zdlouhavé schvalování, chyby vyžadující opravu nebo nedostatečný přehled o úzkých místech, mohou mít výrazné finanční dopady. Patří mezi ně delší uzávěrkové cykly, vyšší provozní náklady kvůli ručním zásahům a riziko nesouladu způsobeného nepřesným či opožděným výkaznictvím. Abyste zjistili, co brání přesnému účtování a plynulému provozu, potřebujete znát skutečný průběh účetních zápisů od jejich vytvoření až po zaúčtování a odsouhlasení.

Jak process mining mění analýzu účetních zápisů v SAP ECC

Process mining nabízí nový způsob, jak porozumět procesu od záznamu po výkaznictví: účetní zápis v SAP ECC a zlepšovat ho. Na rozdíl od tradičních analýz založených na předpokladech nebo ručních kontrolách využívá process mining záznamy událostí přímo z modulu FI-GL v SAP ECC, například z tabulek BKPF, BSEG a FAGLFLEXA. Jako identifikátor případu slouží ID účetního zápisu, podle kterého se rekonstruuje skutečný průběh každého zápisu. Získáte objektivní vizualizaci založenou na datech, která ukáže skutečné pořadí činností, skrytá zpoždění i odchylky od zamýšleného postupu. Dostanete konkrétní odpovědi na otázky, jako například: Jaká je průměrná doba od vytvoření účetního zápisu po jeho zaúčtování? Které kroky schvalování způsobují největší zpoždění? Jak často se účetní zápisy zamítají a opravují a jaké jsou hlavní příčiny? Process mining vám pomůže přesně určit úzká místa, vyčíslit jejich dopad a najít možnosti, jak proces zjednodušit a zlepšit.

Kde zlepšit proces zpracování účetních zápisů

Process mining odhalí běžné příležitosti ke zlepšení procesu od záznamu po výkaznictví: účetní zápis v SAP ECC. Zaměřit se můžete například na tyto oblasti:

Zkrácení schvalování: Najděte konkrétní schvalovatele nebo fáze schvalování, které způsobují zpoždění. Díky tomu můžete cíleně školit zaměstnance nebo upravit workflow a urychlit činnosti vedoucí ke schválení účetního zápisu.
Omezení oprav a zamítnutí: Analyzujte činnosti zamítnutí účetního zápisu a jeho opravy a opětovného odeslání. Zjistíte, proč se zápisy zamítají, a můžete řešit příčiny, například neúplné podklady nebo nejasné pokyny.
Zjednodušení toku dokumentace: Sledujte, kdy se přikládají podpůrné dokumenty, a ověřte, zda k tomu dochází před odesláním ke kontrole nebo současně s ním. Předejdete tak zpožděním kvůli chybějícím informacím.
Zrychlení ověřování zaúčtování: Zkontrolujte dobu mezi zaúčtováním účetního zápisu a ověřením zaúčtování. Zajistíte tak včasnou následnou kontrolu a odsouhlasení a zkrátíte celý cyklus zpracování účetního zápisu.
Automatizace ručních kroků: Najděte opakující se ruční úkoly nebo běžné postupy podle typu účetního zápisu, které by bylo možné automatizovat pomocí RPA.

Měřitelné přínosy pro finanční provoz

Zlepšení procesu od záznamu po výkaznictví: účetní zápis pomocí process mining přináší významné a měřitelné výsledky. Můžete dosáhnout například těchto přínosů:

Rychlejší účetní uzávěrka: Odhalením a odstraněním zpoždění výrazně zkrátíte celkovou dobu zpracování účetních zápisů a přispějete k rychlejší a předvídatelnější uzávěrce.
Přesnější účetnictví: Méně oprav a chyb znamená kvalitnější data a méně nesrovnalostí v účetních záznamech.
Lepší shoda: Jasně popsaný a důsledně dodržovaný proces pomáhá plnit interní pravidla i externí regulatorní požadavky a snižuje rizika při auditu.
Nižší provozní náklady: Zjednodušení workflow a omezení ruční práce snižují náklady a umožňují efektivněji využívat zdroje.
Lepší rozhodování: Díky přehledným poznatkům o výkonnosti procesu založeným na datech mohou vedoucí pracovníci ve financích přijímat informovaná rozhodnutí a podporovat průběžné zlepšování i strategické iniciativy.

Jak začít zlepšovat zpracování účetních zápisů

Zlepšení procesu od záznamu po výkaznictví: účetní zápis v SAP ECC může přinést užitek celému finančnímu oddělení. Specializovaný přístup založený na process mining vám poskytne přehled a konkrétní poznatky, díky kterým se můžete opřít o skutečná data místo předpokladů a zlepšit provoz. Když porozumíte skutečným cestám účetních zápisů, můžete cíleně zvyšovat efektivitu, přesnost a shodu a zajistit spolehlivé finanční výkaznictví.

Od záznamu po výkaznictví: účetní zápis Finanční účetnictví Hlavní kniha Zpracování účetních zápisů Uzávěrka účetnictví Sledování shody Účetní oddělení Cyklus výkaznictví R2R Účetnictví

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Při kontrole a schvalování účetních zápisů často dochází k výrazným zpožděním, která prodlužují cyklus od záznamu po výkaznictví. To přímo ovlivňuje včasnost finančního výkaznictví i efektivitu účetního oddělení a může vést k nedodržení termínů a opožděným informacím. ProcessMind analyzuje činnosti odeslání účetního zápisu ke schválení a jeho schválení v SAP ECC. Odhalí úzká místa i konkrétní schvalovatele nebo oddělení, která zpracování prodlužují. Díky tomu můžete zjednodušit proces zpracování účetních zápisů a určit, kde pomůže automatizace nebo přerozdělení práce.

Velké množství účetních zápisů se zamítá a vyžaduje opravy, které zabírají cenný čas účetních. Zpožďuje se tím zaúčtování a zároveň klesá efektivita a rostou provozní náklady v rámci procesu od záznamu po výkaznictví. ProcessMind v SAP ECC přesně určí fáze, ve kterých se účetní zápisy zamítají, a odhalí časté důvody i uživatele, kteří se zamítnutí týkají. Analýza předchozích činností a atributů pomůže najít příčiny a určit, jak omezit opravy.

Účetní zápisy se často opakovaně vracejí k opravě. Několikrát se zamítnou, opraví a znovu odešlou, než jsou schváleny a zaúčtovány. Tento cyklus spotřebovává zdroje, prodlužuje zpracování a zbytečně komplikuje proces v SAP ECC. ProcessMind zobrazuje opakující se cykly na základě analýzy činností zamítnutí účetního zápisu a jeho opravy a opětovného odeslání. Pomáhá zjistit, proč se některé zápisy opakovaně vracejí, vyčíslit zbytečně vynaloženou práci a najít možnosti, jak proces zjednodušit.

U účetních zápisů se někdy vynechají důležité kroky pro zajištění shody, například řádné schválení nebo přiložení podpůrných dokumentů, případně se provedou ve špatném pořadí. Organizaci tak hrozí zjištění při auditu, nepřesnosti v účetnictví a porušení regulatorních požadavků v procesech od záznamu po výkaznictví. ProcessMind v SAP ECC pečlivě sleduje pořadí činností u každého ID účetního zápisu, například zda jsou podpůrné dokumenty přiloženy před schválením nebo zaúčtováním. Automaticky označí odchylky od předepsaného postupu a poskytne přehledné podklady pro audit i řízení rizik.

Mnoho procesů zpracování účetních zápisů stále vyžaduje ruční zásahy, které by bylo možné automatizovat. Zpracování se tím prodlužuje a roste riziko lidské chyby. To omezuje efektivitu i možnost rozšířit provoz, zejména v náročných obdobích, jako je uzávěrka na konci měsíce. ProcessMind zmapuje celý průběh účetních zápisů v SAP ECC a odhalí činnosti, které se často provádějí ručně a mohly by se automatizovat. Vyčíslí čas strávený těmito kroky a ukáže, jaký přínos by automatizace mohla mít.

Někteří uživatelé nebo role se při schvalování či kontrole účetních zápisů opakovaně stávají úzkým místem a zdržují velké množství zápisů. To komplikuje včasné dokončení finančních úkolů a vytváří nerovnoměrné pracovní zatížení účetního oddělení. ProcessMind využívá v SAP ECC atributy uživatele, který zápis vytvořil, a uživatele, který jej schválil. Díky nim odhalí jednotlivce nebo týmy, které se nepoměrně často podílejí na dlouhých či opožděných činnostech. Tyto poznatky založené na datech pomohou lépe rozdělit práci, naplánovat školení nebo upravit proces a odstranit úzká místa.

I po schválení účetního zápisu může v SAP ECC trvat dlouho, než se skutečně zaúčtuje. Zpoždění ovlivňuje přesnost aktuálních finančních dat, průběžné výkaznictví i účetní uzávěrku. ProcessMind analyzuje dobu mezi schválením a zaúčtováním účetního zápisu. Pomáhá odhalit problémy systému, ruční předávání práce nebo nedostatek zdrojů, které brání včasnému zaúčtování, a poskytuje podklady pro cílené zrychlení dokončení zápisů.

Bez jasného přehledu o aktuálním stavu a umístění jednotlivých účetních zápisů v procesu od záznamu po výkaznictví mají vedoucí pracovníci potíže sledovat průběh a včas odhalit hrozící zpoždění. Nedostatek informací ztěžuje aktivní řízení workflow i přidělování zdrojů. ProcessMind zobrazí celý průběh každého ID účetního zápisu v SAP ECC. Poskytne aktuální informace o stavu a ukáže, kde se zápisy zdržují. Týmy tak získají přehled potřebný k nápravě a lepší kontrole procesu.

Časté zpracování storna účetního zápisu může ukazovat na problémy, jako jsou chyby při zadávání dat, nesprávné zaúčtování nebo změny obchodních požadavků po vytvoření zápisu. Storna vyžadují další čas a zdroje a zhoršují přesnost i efektivitu účetnictví. ProcessMind v SAP ECC odhalí vzorce a příčiny, které vedou ke stornování účetních zápisů. Propojí storna s původním vytvořením, schválením nebo zaúčtováním a souvisejícími atributy. Pomůže tak odhalit systémové problémy nebo potřebu školení a omezit budoucí chyby.

Podobné účetní zápisy procházejí procesem od záznamu po výkaznictví různými, nezdokumentovanými nebo neefektivními cestami. Výsledky i doba zpracování se proto liší. Bez jednotného postupu je obtížné provoz zlepšovat a dosahovat předvídatelných výsledků. ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné varianty procesu pro účetní zápisy v SAP ECC a ukáže, jak se různé typy účetních zápisů nebo kódy společností odchylují od zamýšleného postupu. Díky tomu můžete procesy sjednotit, zavést osvědčené postupy a omezit neplánované odchylky.

Některé typy účetních zápisů, například časové rozlišení nebo mezifiremní převody, se pravidelně zpracovávají déle nebo vykazují více chyb než ostatní. Tato neefektivita prodlužuje účetní uzávěrku a může zkreslit výkazy v konkrétních oblastech. ProcessMind segmentuje a analyzuje výkonnost procesu podle atributu typu účetního zápisu. Ukáže, které typy zápisů jsou v SAP ECC nejproblematičtější, a umožní cíleně upravit proces, zavést automatizaci nebo naplánovat školení.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Dlouhé schvalování účetních zápisů v SAP ECC přímo prodlužuje cyklus od záznamu po výkaznictví, oddaluje dokončení finančních výkazů a zpomaluje rozhodování. Splnění tohoto cíle zpřístupní finanční data dříve a zlepší přesnost i včasnost výkaznictví. ProcessMind zmapuje celý životní cyklus každého ID účetního zápisu a odhalí konkrétní úzká místa při schvalování, zpoždění spojená s jednotlivými uživateli i možnosti zjednodušení schvalovací hierarchie. Analýza délky činností a předávání práce ukáže, jak schvalování výrazně zkrátit.

Vysoká míra zamítnutí účetních zápisů ukazuje na problémy v předchozích krocích, které vedou k opravám, frustraci a zpožděním v procesu od záznamu po výkaznictví. Méně zamítnutí znamená, že zápisy budou správné hned napoprvé, což zvýší efektivitu a kvalitu dat v SAP ECC. ProcessMind zobrazí všechny cesty procesem včetně zamítnutí a odhalí jejich časté důvody i fáze, ve kterých vznikají chyby. Analýza atributů, jako je uživatel, který zápis vytvořil, nebo typ účetního zápisu, pomůže určit příčiny a navrhnout lepší kontroly před odesláním či školení.

Opakované opravy a opětovné odesílání účetních zápisů zabírají cenný čas a zdroje, odvádějí účetní od důležitější práce a zpožďují uzávěrku. Odstraněním oprav výrazně zjednodušíte proces od záznamu po výkaznictví. ProcessMind sleduje celý záznam událostí pro každé ID účetního zápisu a upozorní na opakované opravy a opětovná odeslání. Ukáže, kde se zápisy opakovaně vracejí do workflow, takže můžete odhalit opakující se cykly a zvýšit podíl zápisů správně zpracovaných hned napoprvé v SAP ECC.

Nedodržení pravidel při zpracování účetních zápisů může vést ke zjištěním při auditu, finančním sankcím a poškození pověsti. Každý zápis musí splňovat interní pravidla i externí předpisy, aby byla v rámci cyklu od záznamu po výkaznictví zajištěna správnost účetnictví a omezení rizik. ProcessMind automaticky porovnává skutečný průběh zpracování jednotlivých ID účetních zápisů s předem definovanými modely shody. Označí odchylky, chybějící schválení i neobvyklé pořadí činností. Poskytne auditní stopu a pomůže zajistit, aby procesy v SAP ECC splňovaly regulatorní požadavky.

Ruční zadávání dat a další kroky při zpracování účetních zápisů prodlužují proces od záznamu po výkaznictví, zvyšují riziko lidské chyby a omezují možnost rozšířit provoz. Automatizace těchto úkolů uvolní zdroje, sníží chybovost a urychlí účetní uzávěrku. ProcessMind odhalí konkrétní ruční činnosti, například přiložení podpůrných dokumentů nebo ověření zaúčtování, které zabírají mnoho času. Vyčíslí četnost a délku těchto úkolů napříč ID účetních zápisů v SAP ECC a pomůže určit, které z nich automatizovat přednostně.

Rozdíly ve výkonu uživatelů zapojených do zpracování účetních zápisů mohou vytvářet úzká místa a nerovnoměrně rozdělovat práci, což snižuje celkovou efektivitu. Lepší výkon uživatelů přispívá k plynulejšímu předávání práce a jednotnější době zpracování v celém týmu. ProcessMind analyzuje činnosti jednotlivých uživatelů a dobu zpracování, zejména u rolí uživatele, který zápis vytvořil, a uživatele, který jej schválil. Odhalí rozdíly ve výkonu i potřebu školení, takže můžete cíleně zlepšit průchodnost procesu v SAP ECC.

Zpoždění mezi schválením účetního zápisu a jeho zaúčtováním v SAP ECC mohou znehodnotit přínos rychlejšího schvalování a snížit přesnost aktuálního finančního výkaznictví. Cílem je tuto prodlevu odstranit, aby se schválené transakce promítly bez odkladu. ProcessMind přesně měří dobu mezi schválením a zaúčtováním každého ID účetního zápisu. Odhalí příčiny zpoždění po schválení, například fronty v systému nebo ruční ověřování, a umožní cíleně upravit proces.

Nedostatečný přehled o aktuálním stavu účetních zápisů vede k nejistotě, ručnímu zjišťování informací a opožděnému řešení problémů. Lepší přehled zajistí, že všichni zúčastnění vědí, v jaké fázi se zápis nachází, a zlepší komunikaci i odpovědnost. ProcessMind poskytuje přehled o celém životním cyklu každého ID účetního zápisu, od vytvoření po odsouhlasení. Zobrazí skutečný průběh i aktuální fázi každého zápisu v SAP ECC, poskytne aktuální informace a upozorní na zápisy, které se zdržují nebo odchylují od běžného postupu.

Častá storna účetních zápisů mohou ukazovat na chyby při zadávání dat, nesprávné původní schválení nebo změny účetního postupu. Vedou k další práci a možným nesrovnalostem v datech. Omezení storen zlepší kvalitu dat i efektivitu. ProcessMind v SAP ECC najde všechny případy, kdy po zaúčtování následuje storno účetního zápisu. Propojí storna s předchozími činnostmi a atributy, například s uživatelem, který zápis vytvořil, nebo s typem účetního zápisu. Odhalí tak příčiny a vzorce, které pomohou předejít dalším stornům.

Nekonzistentní postupy při zpracování účetních zápisů vedou k nepředvídatelné době zpracování, vyšší chybovosti a obtížnější kontrole shody. Sjednocené workflow přispívá k předvídatelnému, efektivnímu a auditovatelnému procesu od záznamu po výkaznictví. ProcessMind odhalí všechny existující varianty procesu pro ID účetních zápisů a ukáže odchylky od ideálního nebo nejefektivnějšího postupu v SAP ECC. Když tyto nestandardní postupy určíte a vyčíslíte, můžete zavést osvědčené postupy a procesy sjednotit.

Některé typy účetních zápisů, například časové rozlišení nebo mezifiremní transakce, mají specifické nároky, které mohou výrazně prodloužit cyklus od záznamu po výkaznictví. Zrychlení jejich zpracování může podstatně urychlit celý proces. ProcessMind umožňuje filtrovat analýzu podle typu účetního zápisu a samostatně vyhodnotit výkonnost jednotlivých typů. V SAP ECC odhalí úzká místa a neefektivní postupy specifické pro daný typ a poskytne podklady pro cílenou úpravu a zlepšení procesu.

Šest kroků ke zlepšení procesu od záznamu po výkaznictví: účetní zápis

Stáhněte si šablonu

Exportujte účetní zápisy

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte účetní zápisy

Zaveďte zlepšení

Sledujte průběh

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte přednastavenou excelovou šablonu pro data účetních zápisů ze SAP ECC. Šablona zajistí, že data budou mít správnou strukturu pro analýzu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Použití správné šablony hned od začátku šetří čas a předchází chybám při mapování dat. Nahrání tak proběhne hladce a analýza procesu zpracování účetních zápisů přinese přesné výsledky.

Očekávaný výsledek

Připravená excelová šablona se správnými sloupci pro data o zpracování účetních zápisů.

CO ZÍSKÁTE

Zjistěte, jak účetní doklady skutečně procházejí SAP ECC

ProcessMind převádí nezpracovaná data na přehledné vizualizace, které ukazují přesnou cestu každého účetního dokladu. Odhalte zpoždění, odchylky a rizika v oblasti shody a zajistěte přesné finanční výkaznictví.

Odhalte zpoždění při zpracování účetních dokladů
Ověřte shodu a správnost účetních dokladů
Zefektivněte workflow účetních dokladů v SAP ECC
Zkraťte dobu finančního výkaznictví

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zlepšení zpracování účetních zápisů

Analýza celého procesu účetních zápisů v SAP ECC, kde identifikátorem případu je ID účetního zápisu, přináší konkrétní poznatky. Na jejich základě mohou organizace zvýšit efektivitu, zlepšit shodu a zpřesnit zpracování v cyklu Record to Report.

0 %

Rychlejší schvalování účetních zápisů

Průměrné zkrácení doby schvalování

Odhalte úzká místa a prodlevy ve schvalování. Zjednodušte workflow a urychlete zaúčtování důležitých finančních dokladů.

0 %

Méně zamítnutých účetních zápisů

Pokles počtu zápisů vrácených k přepracování

Zjistěte hlavní příčiny zamítnutí, například chybějící údaje nebo nesprávné účty hlavní knihy. Zlepšíte tak kvalitu a efektivitu podání hned napoprvé.

0 %

Lepší dodržování pravidel

Lepší dodržování regulačních požadavků

Zajistěte, aby všechny účetní zápisy odpovídaly interním zásadám i externím předpisům. Omezíte tím auditní rizika a zvýšíte integritu dat.

~ 0 days

Rychlejší zaúčtování do hlavní knihy

Kratší prodleva od schválení po zaúčtování

Zkraťte dobu mezi schválením účetního zápisu a jeho zaúčtováním do hlavní knihy, aby se finanční záznamy aktualizovaly včas.

0 %

Méně oprav účetních zápisů

Pokles počtu opakovaných podání po kontrole

Odhalte a odstraňte příčiny opakovaných oprav a opětovného podávání. Zvýšíte tím podíl zápisů správných hned napoprvé a ušetříte čas.

0 %

Méně storno zápisů

Pokles počtu chybných prvotních zaúčtování

Omezte podíl účetních zápisů, které je nutné kvůli chybám stornovat. Zlepšíte přesnost dat a snížíte práci spojenou s dalším zpracováním.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při zavádění zaměřeném na procesy účetních zápisů.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby přidávejte další.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor finančního účetního dokladu, který spojuje kód společnosti, číslo dokladu a fiskální rok.

Proč je to důležité

Tento nezbytný klíč umožňuje sledovat účetní zápis od vytvoření až po konečné zaúčtování, analyzovat celý proces a porovnávat jeho varianty.

Název obchodní aktivity nebo události, ke které došlo v určitém okamžiku procesu účetního zápisu.

Proč je to důležité

Určuje kroky v mapě procesu a umožňuje vizualizovat, analyzovat a optimalizovat workflow účetních zápisů.

Časové razítko určující, kdy u účetního zápisu došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je základem veškeré časové analýzy. Umožňuje vypočítat dobu zpracování, délku jednotlivých kroků a úzká místa.

ID uživatele SAP, který účetní zápis vytvořil nebo změnil.

Proč je to důležité

Určuje uživatele odpovědného za každou aktivitu a umožňuje analyzovat jeho výkon, rozložení pracovní zátěže a opakované opravy.

Organizační jednotka představující samostatnou právnickou osobu, pro kterou se sestavují finanční výkazy.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat výkonnost procesů napříč různými právnickými osobami nebo obchodními jednotkami.

Klasifikace účetních dokladů, která určuje způsob jejich zpracování a ukládání.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit analýzu podle typu transakce a zjistit, zda se problémy v procesu týkají jen některých typů účetních zápisů.

Datum, kdy se transakce zaúčtuje do hlavní knihy a ovlivní účetní období.

Proč je to důležité

Důležité pro finanční výkaznictví a analýzu shody. Pomáhá ověřit, zda jsou zápisy zaúčtovány ve správném účetním období.

Kód transakce SAP použité k vytvoření nebo zpracování účetního zápisu.

Proč je to důležité

Pomáhá rozlišit ruční a automatizované procesy a najít možnosti automatizace a standardizace procesů.

Logická hodnota určující, zda byl účetní zápis stornován.

Proč je to důležité

Příznak přímo podporuje analýzu stornování. Označuje doklady, které byly později stornovány, a pomáhá tak odhalit příčiny chyb a zlepšit integritu dat.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje prvotní vytvoření účetního zápisu v předběžném stavu, ještě před jeho oficiálním zaúčtováním do hlavní knihy. V SAP se zaznamená, když uživatel uloží doklad pomocí transakce pro odložení a nastaví jeho stav na „odložený“.

Proč je to důležité

Jde o důležitou počáteční událost procesů, které zahrnují kontrolu a schválení. Analýza doby mezi odložením a zaúčtováním pomáhá odhalit prodlevy před zaúčtováním a ve schvalovací fázi.

Tato aktivita označuje dokončení odloženého účetního zápisu jeho tvůrcem. Zápis je nyní připraven ke kontrole a schválení. Událost se obvykle zachytí při spuštění úlohy SAP Business Workflow propojené s odloženým dokladem.

Proč je to důležité

V tomto okamžiku se zápis předává od tvůrce schvalovateli a začíná se měřit doba schvalování pro KPI. Jde o důležitý milník při hodnocení efektivity schvalovacího workflow.

Tato aktivita označuje konečné schválení účetního zápisu ve workflow, po kterém jej lze zaúčtovat. Událost se zachytí z protokolu workflow po dokončení posledního kroku „uvolnit“ nebo „schválit“.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá schvalovací proces. Doba do této aktivity je zásadním KPI pro hodnocení efektivity schvalování. Doba od této události do zaúčtování měří prodlevu po schválení.

Jde o hlavní aktivitu, při které se účetní zápis oficiálně zaúčtuje do hlavní knihy a ovlivní finanční výkazy. Událost se zaznamená přímo, když se stav dokladu změní na „zaúčtováno“ a přiřadí se datum zaúčtování.

Proč je to důležité

Jde o nejdůležitější milník, který potvrzuje úspěšné zpracování účetního zápisu. Doba celého procesu se často měří až do tohoto okamžiku. Událost je důležitá také při analýze finanční uzávěrky.

Tato aktivita označuje storno dříve zaúčtovaného účetního zápisu. Storno je nový účetní doklad, který ruší původní zápis.

Proč je to důležité

Jde o důležitou událost při měření kvality dat a přesnosti procesu. Vysoký podíl storen ukazuje na systémové problémy při původním zadání dat nebo schvalování. Každé storno navíc znamená další práci.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Co nám process mining ukáže o zpracování účetních zápisů v SAP ECC?

Process mining analyzuje záznamy událostí ze SAP ECC a zobrazí skutečný průběh zpracování účetních zápisů. Odhalí úzká místa, například dlouhé schvalování nebo častá zamítnutí, upozorní na nedostatky ve shodě a ukáže rozdíly v postupech. Díky podrobnému přehledu snadněji určíte příčiny neefektivity.

Jaká konkrétní data ze SAP ECC potřebujeme pro process mining účetních zápisů?

Pro process mining účetních zápisů potřebujete především data ze záznamu událostí, která obsahují identifikátor případu, například ID účetního zápisu, název činnosti, například „Zápis vytvořen“, „Schválen“ nebo „Zaúčtován“, a časové razítko každé činnosti. Analýzu obohatí další atributy, například uživatel, typ dokladu nebo částka, které doplní kontext. Tato data se obvykle nacházejí ve standardních tabulkách SAP souvisejících s účetními zápisy a jejich stavem.

Jak získáme potřebná data o účetních zápisech ze SAP ECC?

Získání dat ze SAP ECC pro process mining obvykle zahrnuje dotazování konkrétních tabulek, například BKPF (hlavička dokladu), BSEG (položka dokladu) a tabulek stavů, případně použití standardních sestav SAP. Podle objemu a složitosti dat můžete využít nástroje SAP, například konektory pro extrakci dat, vlastní programy ABAP nebo přímý přístup k databázi. Je důležité zachovat chronologické pořadí činností.

Jaká zlepšení můžeme očekávat při zpracování účetních zápisů?

Process mining může přinést výrazná zlepšení, například zkrátit schvalování účetních zápisů odhalením míst, kde vznikají zpoždění, a úpravou workflow. Můžete omezit zamítnutí, zlepšit dodržování pravidel a urychlit zaúčtování po schválení. Výsledkem bude jednotnější, efektivnější a přehlednější proces od záznamu po výkaznictví: účetní zápis.

Jak dlouho obvykle trvá začít a získat první výsledky?

Počáteční nastavení extrakce dat a vytvoření modelu se může lišit. Obvykle trvá několik týdnů podle dostupnosti dat a složitosti systému. Po načtení dat a sestavení modelu bývají první poznatky a vizualizace procesů k dispozici během několika dnů. Doporučení pro konkrétní kroky a iniciativy na zlepšení procesů obvykle následují během jednoho až tří měsíců.

Je náš systém SAP ECC, i když jde o starší verzi, kompatibilní s process mining?

Ano. Nástroje pro process mining jsou obecně kompatibilní i se staršími verzemi SAP ECC, protože pracují především s historickými transakčními daty z podkladových databázových tabulek. Stáří systému obvykle extrakci dat nebrání, pokud jsou dostupné potřebné tabulky a pole se záznamy událostí. Rozhodující jsou samotná data, nikoli verze rozhraní SAP ECC.

Potřebuje náš tým pro zavedení process mining zvláštní technické znalosti?

Základní znalost datových struktur SAP ECC se při extrakci dat hodí, řada moderních nástrojů pro process mining ale nabízí přehledné rozhraní a předpřipravené konektory. Pro počáteční nastavení datového toku můžete potřebovat datového inženýra nebo IT specialistu. Interpretace výsledků a změny procesů obvykle vyžadují spolupráci vlastníků procesů a datových analytiků.

Může process mining pomoci s dodržováním pravidel při zpracování účetních zápisů?

Ano. Process mining přehledně zobrazí jednotlivé kroky i odchylky v procesu zpracování účetních zápisů. Snadno tak zjistíte, kdy nebyly dodrženy zavedené zásady nebo regulační požadavky. Lze odhalit například neoprávněné změny, nesprávné pořadí schvalování nebo prodlevy, které mohou ohrozit termíny výkaznictví. Získáte také jasné podklady pro auditní stopu a kontroly shody.

Optimalizujte proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Zkraťte dobu zpracování účetních dokladů o 30 % a zajistěte bezchybné výkaznictví.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete, se zlepšováním můžete začít hned.