Optimieren Sie Ihre Kreditorenrechnungsverarbeitung

Warum die Eingangsrechnungsverarbeitung optimieren?

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist das operative Rückgrat jedes Unternehmens. Rechnungen vom Eingang bis zur finalen Zahlung effizient zu steuern, bedeutet weit mehr als nur zu bezahlen: Sie sichert die Liquidität, stärkt Lieferantenbeziehungen und stellt Compliance sicher. Gerade in komplexen Umgebungen wie SAP S/4HANA wird der Kreditorenprozess schnell zu einem Geflecht aus Aktivitäten über Bereiche, Systeme und Nutzer hinweg. Ohne klare Transparenz verbergen sich darin leicht Ineffizienzen – mit Folgen wie Säumnisgebühren, verpassten Skonti, unnötiger Nacharbeit und sogar Compliance-Verstößen.

Wer nicht optimiert, zahlt am Ende drauf: höhere Prozesskosten, längere Zahlungszyklen, frustrierte Lieferanten und ein erhöhtes Betrugsrisiko. Der erste Schritt ist, den tatsächlichen End-to-End-Prozess einer Rechnung in SAP S/4HANA zu verstehen. Viele Unternehmen tun sich schwer, die genauen Verzögerungen oder Abweichungen im Rechnungsworkflow zu identifizieren – was mit klassischen Analysemethoden kaum gezielt zu beheben ist.

Wie Process Mining Ihren Kreditorenprozess sichtbar macht

Process Mining schafft eine ungeahnte Transparenz, indem es Eventdaten direkt aus Ihrem SAP S/4HANA-System nutzt. Statt Annahmen oder Interviews rekonstruiert Process Mining den kompletten Lebenszyklus jeder Rechnung – als präzisen digitalen Zwilling Ihrer Abläufe. Durch die Auswertung von Tabellen wie BKPF, BSEG, ACDOCA u. a. werden sämtliche Aktivitäten erkannt – von "Rechnung eingegangen" bis "Zahlung ausgeglichen" – inklusive exakter Zeitstempel und verantwortlicher Benutzer.

Diese Analyse zeigt, welche Wege Rechnungen tatsächlich nehmen, welche Prozessvarianten existieren und wo Engpässe entstehen. Sie sehen, wie lange einzelne Schritte dauern (z. B. "Rechnung geprüft" oder "zur Freigabe weitergeleitet"), welche Bereiche oder Nutzer Verzögerungen verursachen und wo Nacharbeitsschleifen oder manuelle Eingriffe gehäuft auftreten. Diese faktenbasierten Einblicke ersetzen Bauchgefühl und ermöglichen Veränderungen auf Basis der realen Prozessausführung in Ihrer SAP S/4HANA-Landschaft.

Typische Hebel, die Process Mining aufdeckt

Durch den Einsatz von Process Mining in der Eingangsrechnungsverarbeitung identifizieren Sie konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen:

• Engpassanalyse: Sofort erkennen, wo Rechnungen zu lange liegen. Liegt es an einer bestimmten Freigabestufe, am PO-Abgleich oder an wiederkehrenden Problemen in der Klärung? Drill-down bis auf Ebene von Bereichen, Nutzern oder sogar Rechnungstypen – so verkürzen Sie die Durchlaufzeit spürbar.
• Automatisierungspotenziale: Manuelle Tätigkeiten identifizieren, die sich automatisieren lassen. Folgen viele Rechnungen einem einfachen, stabilen Pfad, sind sie ideale Kandidaten für Robotic Process Automation (RPA) oder stärker systemgesteuerte Workflows in SAP S/4HANA.
• Compliance und Richtlinien: Abweichungen von Zahlungszielen, internen Freigabehierarchien oder regulatorischen Vorgaben erkennen. Verstehen, warum Rechnungen zu spät bezahlt werden und Gebühren anfallen oder warum Freigaben Standardprozesse umgehen.
• Working-Capital-Optimierung: Zahlungsszielein­haltung analysieren und Chancen auf Skonto maximal nutzen. Durch schlanke Abläufe sind Rechnungen strategisch rechtzeitig zahlungsreif – Cashflow optimiert, Säumnisgebühren vermieden.
• Prozessstandardisierung und Best Practices: Abläufe zwischen Organisationseinheiten oder Lieferantengruppen vergleichen. Die effizientesten Varianten identifizieren und als Blaupause nutzen, um die Performance der Eingangsrechnungsverarbeitung unternehmensweit zu erhöhen.

Ergebnisse: messbare Vorteile für Ihr Unternehmen

Die mit Process Mining gewonnenen Erkenntnisse zahlen direkt auf Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung ein:

• Kürzere Durchlaufzeiten: Die End-to-End-Verarbeitung von Tagen oder Wochen auf Stunden beschleunigen – die Durchlaufzeit im Kreditorenprozess sinkt deutlich.
• Deutliche Kostensenkung: Säumnisgebühren minimieren, Skonti maximieren, manuellen Aufwand und Nacharbeit reduzieren – mit spürbaren operativen Einsparungen.
• Bessere Compliance, weniger Risiko: Zahlungsrichtlinien, Freigabematrizen und regulatorische Anforderungen konsistent einhalten – finanzielle und Reputationsrisiken senken.
• Stärkere Lieferantenbeziehungen: Pünktliche, verlässliche Zahlungen schaffen Vertrauen, verbessern die Verhandlungsmacht und stabilisieren die Lieferkette.
• Höhere Produktivität: Verlagern Sie Ihr Kreditorenteam von reaktiver Problemlösung und manueller Datenerfassung hin zu strategischen, wertschöpfenden Aufgaben.

So starten Sie mit der Optimierung im Kreditorenprozess

Für die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP S/4HANA braucht es weder einen Großumbau noch spezielle Data-Science-Expertise. Mit einer spezialisierten Process-Mining-Lösung verbinden Sie sich schnell mit Ihren SAP-S/4HANA-Daten und gewinnen innerhalb weniger Tage – nicht Monate – belastbare Erkenntnisse. So überwachen Sie Ihren Prozess kontinuierlich, messen die Wirkung Ihrer Maßnahmen und sichern nachhaltige Exzellenz. Tauchen Sie in Ihre Daten ein und verbessern Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung – effizient, regelkonform und kosteneffektiv.