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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Un guide en 6 étapes pour optimiser la comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA.
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs
Traitement des factures fournisseurs
SAP S/4HANA

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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA

De nombreuses organisations ne voient pas les inefficacités qui ralentissent le traitement des factures et entraînent des retards ou des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement, de la saisie initiale des données jusqu’au paiement. Vous disposez ainsi d’analyses claires pour optimiser les opérations et améliorer les résultats.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est un pilier opérationnel essentiel pour toute entreprise. Gérer efficacement les factures, de leur réception à leur paiement, ne consiste pas seulement à régler les sommes dues : c’est indispensable pour préserver la trésorerie, entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et respecter les exigences financières. Dans un environnement d’entreprise complexe comme SAP S/4HANA, le processus de traitement des factures fournisseurs peut devenir un enchevêtrement d’activités impliquant plusieurs services, systèmes et utilisateurs. Sans visibilité claire, des inefficacités passent souvent inaperçues et entraînent des coûts importants : pénalités de retard, remises pour paiement anticipé non obtenues, reprises inutiles et même manquements aux règles de conformité.

Un processus de traitement des factures fournisseurs mal optimisé peut faire grimper les coûts, allonger les délais de paiement, mécontenter les fournisseurs et accroître le risque de fraude. Comprendre le parcours complet d’une facture dans SAP S/4HANA est la première étape pour transformer ces difficultés en économies substantielles et améliorer les opérations. De nombreuses entreprises peinent à repérer précisément les retards et les écarts dans leur flux de travail de traitement des factures. Les méthodes d’analyse classiques permettent rarement d’apporter des améliorations ciblées.

Comment le Process Mining éclaire votre processus fournisseurs

Le Process Mining apporte une visibilité inédite sur le fonctionnement réel du traitement des factures fournisseurs, à partir des données d’événements directement issues de SAP S/4HANA. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions ou des entretiens manuels, il reconstitue le cycle de vie complet de chaque facture et crée une représentation numérique précise des opérations. En analysant notamment les tables BKPF, BSEG et ACDOCA, il recense chaque activité du parcours, de « Facture reçue » à « Paiement compensé », ainsi que son horodatage précis et les utilisateurs concernés.

Cette approche analytique permet de visualiser les parcours suivis par les factures, de repérer les variantes du processus et de localiser les goulots d’étranglement. Vous voyez précisément combien de temps prend chaque étape, par exemple « Facture validée » ou « Facture transmise pour approbation », quels utilisateurs ou services sont à l’origine des retards et où les reprises ou interventions manuelles sont les plus fréquentes. Ces constats fondés sur les données vous permettent de dépasser les suppositions et de décider des changements à apporter en fonction de l’exécution réelle du processus dans votre environnement SAP S/4HANA.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

L’application du Process Mining au traitement des factures fournisseurs permet de repérer des pistes d’amélioration précises :

  • Repérage des goulots d’étranglement : identifiez immédiatement les étapes où les factures attendent trop longtemps. S’agit-il d’une approbation particulière, d’un retard dans le rapprochement avec le bon de commande ou d’un problème récurrent lors du traitement des écarts ? Vous pouvez examiner les services, les utilisateurs ou même les types de factures concernés afin de réduire le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les tâches manuelles qui pourraient être automatisées. Par exemple, si de nombreuses factures suivent régulièrement un parcours simple et prévisible, elles peuvent se prêter à l’automatisation robotisée des processus (RPA) ou à des flux de travail pilotés par SAP S/4HANA.
  • Respect des règles et des politiques : détectez les écarts par rapport aux conditions de paiement établies, aux niveaux d’approbation internes ou aux exigences réglementaires. Comprenez pourquoi certaines factures sont payées en retard et entraînent des pénalités, ou pourquoi certaines approbations ne suivent pas la procédure prévue.
  • Optimisation du fonds de roulement : analysez le respect des conditions de paiement et repérez les possibilités de bénéficier davantage des remises pour paiement anticipé. En optimisant le traitement, vous pouvez préparer les factures au paiement au bon moment, améliorer votre trésorerie et éviter les pénalités de retard.
  • Standardisation du processus et application des bonnes pratiques : comparez les flux de processus entre différentes entités ou catégories de fournisseurs. Repérez les variantes les plus efficaces et prenez-les comme référence pour standardiser et améliorer le traitement des factures fournisseurs dans toute l’entreprise.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre entreprise

Les analyses issues du Process Mining se traduisent par des bénéfices concrets pour le traitement des factures fournisseurs :

  • Réduction du temps de cycle de traitement : faites passer le traitement complet des factures de plusieurs jours ou semaines à quelques heures, et réduisez ainsi directement le temps de cycle du processus.
  • Économies substantielles : limitez les pénalités de retard, bénéficiez davantage des remises pour paiement anticipé, réduisez les efforts manuels et les reprises, et diminuez ainsi les coûts opérationnels.
  • Meilleure conformité et réduction des risques : veillez au respect constant des politiques de paiement, des matrices d’approbation et des exigences réglementaires afin de limiter les risques financiers et d’atteinte à la réputation.
  • Relations fournisseurs renforcées : entretenez de meilleures relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et prévisibles, ce qui améliore votre capacité de négociation et la stabilité de la chaîne d’approvisionnement.
  • Productivité accrue : réaffectez les équipes fournisseurs, jusque-là mobilisées par la résolution réactive des problèmes et la saisie manuelle, à des activités plus stratégiques et créatrices de valeur.

Premiers pas pour optimiser le traitement des factures fournisseurs

La transformation du traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA ne nécessite ni refonte majeure ni expertise spécialisée en science des données. Avec une solution de Process Mining dédiée, vous pouvez vous connecter rapidement aux données SAP S/4HANA et commencer à repérer des pistes d’amélioration en quelques jours, plutôt qu’en plusieurs mois. Cette approche vous permet de suivre le processus dans la durée, de mesurer les effets des changements et de maintenir la qualité des opérations. Examinez vos données pour découvrir comment améliorer le traitement des factures fournisseurs et rendre vos opérations plus efficaces, conformes et économiques.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent longtemps en attente d’approbation, ce qui entraîne des retards de paiement et détériore les relations avec les fournisseurs. La trésorerie s’en ressent, et l’entreprise risque de ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé. ProcessMind analyse les activités « Facture transmise pour approbation » et « Facture approuvée » afin de localiser précisément les retards et de repérer les approbateurs ou services à l’origine des goulots d’étranglement dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP S/4HANA.

Le délai entre la réception d’une facture et son paiement final est trop long. Il mobilise des ressources précieuses et augmente les coûts opérationnels. Ce cycle prolongé empêche l’équipe fournisseurs de se consacrer à des tâches plus stratégiques et réduit son efficacité. ProcessMind donne une vue complète du traitement des factures fournisseurs et indique la durée précise de chaque étape. Il met en évidence les activités qui allongent le plus les cycles dans SAP S/4HANA et les domaines où des améliorations importantes sont possibles.

Les retards de traitement empêchent souvent votre entreprise de bénéficier des remises pour paiement anticipé proposées par les fournisseurs, ce qui réduit directement sa rentabilité. Ces économies perdues représentent un manque à gagner qui pourrait être évité. ProcessMind repère les factures assorties de conditions de paiement avantageuses et suit leur parcours jusqu’au paiement dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Il montre où les retards vous font perdre ces remises et où des améliorations sont possibles dans SAP S/4HANA.

Les erreurs fréquentes lors de la saisie des données de facture nécessitent des corrections manuelles et des reprises, ce qui augmente les coûts et les délais de traitement. Elles peuvent aussi se répercuter dans le système et créer des écarts aux étapes suivantes. ProcessMind analyse la fréquence et les types de reprises qui surviennent après les activités « Données de facture saisies » et « Facture validée » dans le traitement des factures fournisseurs. Il repère les sources courantes d’erreurs dans SAP S/4HANA et indique où l’automatisation ou la formation peut réduire les reprises.

Certaines factures sont payées en dehors des conditions définies ou sans approbation adéquate, ce qui expose l’entreprise à des risques de non-conformité et à des pénalités financières. Le respect des règles internes et externes est essentiel à l’intégrité financière. ProcessMind compare l’activité « Paiement exécuté » aux attributs « Conditions de paiement » et « Date d’échéance de la facture ». Il signale les paiements ou les processus non conformes dans le traitement des factures fournisseurs, afin de vous aider à prévenir les risques dans SAP S/4HANA.

Les équipes financières ont souvent du mal à connaître le statut exact d’une facture. Elles doivent alors effectuer des recherches manuelles, perdent du temps et peinent à répondre rapidement aux fournisseurs. Ce manque de visibilité complique le pilotage. ProcessMind visualise l’ensemble du parcours de traitement des factures fournisseurs, de « Facture reçue » à « Paiement compensé ». Vous disposez d’une vue transparente et à jour de chaque étape dans SAP S/4HANA, ce qui réduit les suppositions et facilite la communication.

Un grand nombre de factures nécessitent une intervention manuelle pour résoudre des écarts de prix, de quantité ou des informations manquantes. Ces reprises mobilisent fortement l’équipe fournisseurs et allongent les délais de traitement. ProcessMind repère les cas où une facture passe fréquemment à l’activité « Écart résolu » après « Bon de commande rapproché » ou « Réception de marchandises rapprochée ». Il met en évidence les causes de ces écarts dans le traitement des factures fournisseurs et aide à améliorer les opérations SAP S/4HANA.

Les écarts entre les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures entraînent des blocages et des vérifications manuelles, ce qui ralentit tout le cycle de paiement. Cette inefficacité crée des retards et des dossiers en attente. ProcessMind analyse les activités « Bon de commande rapproché » et « Réception de marchandises rapprochée » pour repérer les écarts qui entraînent des déviations ou des reprises. Il visualise leurs effets sur le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA et permet de cibler la refonte du processus.

Le traitement de factures sans bon de commande correspondant ou associées à un bon invalide alourdit considérablement les tâches administratives et accroît le risque de dépenses non autorisées. Il peut aussi entraîner des achats hors procédure. ProcessMind repère les factures qui contournent les étapes habituelles de rapprochement avec un bon de commande ou qui sont envoyées en traitement manuel parce que l’attribut « Numéro de bon de commande » est manquant au début du traitement des factures fournisseurs. Il contribue ainsi au respect des règles d’achat dans SAP S/4HANA.

Malgré les contrôles internes, une facture peut toujours être payée plusieurs fois, entraînant une perte financière et des opérations de rapprochement supplémentaires. Les doubles paiements mobilisent des ressources et pèsent sur la trésorerie. ProcessMind analyse les attributs « Numéro de facture » et « Montant de la facture » associés aux événements « Paiement exécuté ». Il repère dans SAP S/4HANA les cas où une même facture est payée plusieurs fois dans le cadre du traitement des factures fournisseurs, afin de prévenir les pertes.

Les factures peuvent suivre des étapes redondantes ou sans valeur ajoutée, ce qui allonge le traitement et mobilise des ressources sans améliorer le résultat. Ces étapes supplémentaires masquent des possibilités de simplification. ProcessMind cartographie le flux réel de traitement des factures fournisseurs et révèle les écarts par rapport au parcours prévu. Il met en évidence les activités fréquemment réalisées sans valeur ajoutée dans SAP S/4HANA et indique où simplifier le processus.

Les factures ne sont pas toujours transmises au bon approbateur ni traitées selon une hiérarchie d’approbation cohérente. Il en résulte de la confusion, des réaffectations et des retards. Ce manque de standardisation complique les pistes d’audit. ProcessMind visualise les parcours d’approbation réellement suivis, de « Facture transmise pour approbation » à « Facture approuvée », selon les attributs « Approbateur » et « Centre de coûts ». Il révèle les incohérences d’affectation dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP S/4HANA et permet de standardiser le processus.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le temps d’attente des factures avant approbation améliore directement les relations avec les fournisseurs et la trésorerie. Des approbations plus rapides permettent de traiter et de payer les factures à temps, souvent de bénéficier des remises pour paiement anticipé et de mieux gérer le fonds de roulement. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les flux d’approbation SAP S/4HANA et identifie les utilisateurs ou les étapes à l’origine des retards. En analysant le temps de cycle de chaque approbateur et parcours d’approbation, vous pouvez cibler les améliorations et viser une réduction de 15 à 25 % de la durée d’approbation, tout en améliorant l’efficacité globale de l’équipe fournisseurs.

Le traitement prolongé des factures augmente les coûts opérationnels, expose l’entreprise à des pénalités de retard et détériore les relations avec les fournisseurs. Pour une équipe fournisseurs efficace, il est essentiel de raccourcir le cycle complet, de la réception au paiement. ProcessMind cartographie tout le cycle de vie des factures dans SAP S/4HANA et repère les étapes sans valeur ajoutée, les reprises et les activités parallèles qui allongent le traitement. En visualisant les flux réels, vous pouvez supprimer les redondances et mieux organiser l’enchaînement des tâches, avec pour objectif de réduire de 20 à 30 % le temps moyen de traitement des factures.

Ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé prive votre entreprise d’économies directes. Obtenir ces remises peut améliorer sensiblement la rentabilité et la trésorerie. Il s’agit donc d’un indicateur important pour l’équipe fournisseurs. ProcessMind repère dans SAP S/4HANA les factures qui n’ont pas bénéficié de la remise en raison de retards de traitement. En rapprochant les délais de traitement des conditions de remise, vous pouvez en déterminer les causes et modifier le processus pour obtenir 5 à 10 % de remises supplémentaires.

La saisie manuelle est une source fréquente d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs. Elle entraîne des reprises, des retards de paiement et des problèmes de rapprochement. Éliminer ces erreurs est essentiel pour garantir l’exactitude des données, améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts associés. ProcessMind met en évidence les variantes du processus et les reprises dues aux erreurs de saisie dans SAP S/4HANA. Il montre où les erreurs surviennent et quelles en sont les conséquences aux étapes suivantes. Vous pouvez alors automatiser ces tâches ou renforcer les règles de validation, avec pour objectif de réduire de 30 à 40 % les reprises liées à la saisie.

Le respect des politiques de paiement internes et des exigences réglementaires est essentiel à la gouvernance financière, à la gestion des risques et à la préparation des audits. Les manquements peuvent entraîner des pénalités, des écarts financiers et une atteinte à la réputation de l’entreprise. ProcessMind compare automatiquement les parcours réels de traitement des factures dans SAP S/4HANA aux règles de conformité définies et signale les écarts. Il donne une vue claire des activités non conformes et des étapes non autorisées, afin de faciliter l’application des politiques et de viser un taux de conformité supérieur à 95 % pour l’ensemble des transactions.

Sans visibilité à jour sur le statut des factures, l’incertitude s’installe, les demandes de renseignements se multiplient et les prévisions de trésorerie deviennent plus difficiles. Une meilleure transparence sur l’ensemble du cycle de traitement des factures fournisseurs est utile aux équipes internes comme aux fournisseurs. ProcessMind fournit une carte visuelle interactive du parcours de chaque facture dans SAP S/4HANA, avec l’activité en cours et les étapes précédentes. Les parties concernées peuvent suivre l’avancement et répondre rapidement aux demandes, ce qui améliore la transparence et réduit de 20 % le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements.

Les reprises fréquentes dues à des écarts de quantité ou de prix augmentent considérablement les coûts de traitement et retardent les paiements. Les réduire améliore directement l’efficacité opérationnelle et les résultats de l’équipe fournisseurs. ProcessMind repère les activités et les conditions qui entraînent le plus souvent des écarts et des reprises dans SAP S/4HANA. En analysant les causes, comme une saisie de données insuffisante ou un rapprochement incohérent, vous pouvez mettre en place des mesures préventives et réduire de 25 à 35 % les reprises liées aux écarts.

Un rapprochement inefficace entre la facture, le bon de commande et la réception de marchandises constitue un goulot d’étranglement fréquent, qui entraîne des interventions manuelles et des retards. Optimiser cette étape permet de garantir l’exactitude des paiements et de réduire la charge de travail de l’équipe fournisseurs. ProcessMind visualise le déroulement du rapprochement à trois voies dans SAP S/4HANA. Il repère les échecs, leurs causes et leurs effets sur les étapes suivantes. En comprenant les variantes du processus, vous pouvez automatiser davantage de scénarios de rapprochement et réduire de 20 à 30 % les exceptions traitées manuellement.

Les factures reçues sans bon de commande (PO) valide perturbent le traitement habituel, nécessitent souvent une intervention manuelle et retardent l’approbation. Réduire ces factures sans bon de commande améliore l’automatisation du processus et renforce les contrôles des achats. ProcessMind mesure la fréquence et les effets de ces factures dans SAP S/4HANA et suit leurs parcours ainsi que les étapes supplémentaires qu’elles nécessitent. En déterminant leur origine, vous pouvez faire respecter les règles d’achat en amont et viser une réduction de 15 à 20 % de leur nombre.

Les doubles paiements entraînent des pertes financières directes, nécessitent de longues opérations de rapprochement et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. La mise en place de contrôles pour prévenir ces erreurs est une priorité pour préserver l’intégrité financière de l’équipe fournisseurs. ProcessMind analyse l’historique des paiements dans SAP S/4HANA et repère les doubles paiements ainsi que les écarts de processus qui les ont rendus possibles. En cartographiant les scénarios les plus fréquents, vous pouvez mettre en place des mesures préventives, renforcer les contrôles et réduire ce risque à un niveau proche de zéro.

Les six étapes pour améliorer le traitement des factures fournisseurs

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel d’extraction des données, déjà configuré pour le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA, puis téléchargez-le.

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Pourquoi est-ce important ?

Le modèle adapté garantit une structure correcte des données pour l’analyse, vous fait gagner du temps et prévient les erreurs aux étapes suivantes.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, adapté aux exigences du traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Repérez les inefficacités cachées de votre comptabilité fournisseurs et transformez vos flux de travail

ProcessMind représente votre processus de comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA et met en évidence les points de blocage ainsi que les écarts précis. Repérez les sources de retard et les pistes d’amélioration pour gagner en efficacité.
  • Visualisez le parcours complet des factures fournisseurs
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement du cycle de paiement
  • Identifiez les risques de non-conformité et les écarts
  • Comparez les performances de la comptabilité fournisseurs entre entités
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Améliorez l’efficacité du traitement des factures fournisseurs et réduisez les coûts

Ces résultats illustrent les améliorations opérationnelles et les réductions de coûts importantes que permet le Process Mining appliqué au traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA. En analysant attentivement la situation actuelle, les organisations peuvent repérer les inefficacités, éliminer les reprises et optimiser les circuits de paiement.

0 %
Approbation plus rapide des factures

Réduction moyenne du temps d’approbation

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation pour traiter les factures plus rapidement et améliorer les relations avec les fournisseurs.
0 pp
Bénéficier au maximum des remises pour paiement anticipé

Hausse du taux de remises obtenues

Optimisez la planification des paiements et les circuits d’approbation afin que les factures admissibles soient réglées à temps et donnent droit aux remises pour paiement anticipé, ce qui améliore la rentabilité.
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Réduction des reprises manuelles

Réduction du temps consacré au traitement des écarts

Identifiez les causes profondes des écarts de facturation et des erreurs de saisie afin de réduire considérablement les reprises manuelles et les coûts associés.
0 pp
Meilleure conformité des paiements

Hausse du taux de paiement à temps

Veillez à ce qu’une plus grande proportion des factures soit réglée avant la date d’échéance, afin d’éviter les pénalités de retard et de renforcer les relations avec les fournisseurs.
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Rapprochement à trois voies simplifié

Hausse du taux de rapprochements réussis

Améliorez le rapprochement des commandes d’achat, des réceptions de marchandises et des factures pour réduire fortement les exceptions et les interventions manuelles.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et le contexte de l’organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans le cadre de projets réussis de Process Mining appliqué au traitement des factures fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de facture, qui sert d’ID de cas principal pour le processus de traitement des factures fournisseurs.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant unique permet de retracer le parcours complet de chaque facture et d’analyser les performances du processus au cas par cas.

Nom d’un événement ou d’une étape métier précis survenu au cours du traitement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes du processus. Il permet de visualiser et d’analyser son déroulement, de repérer les goulots d’étranglement et de détecter les boucles de reprise.

Date et heure exactes auxquelles l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer toutes les mesures temporelles, comme les temps de cycle et les durées, qui sont fondamentales pour le Process Mining.

Identifiant de la personne qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Associe les activités à des personnes précises afin d’analyser les performances et la charge de travail des utilisateurs, ainsi que le respect des règles de séparation des tâches.

Unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de comparer les performances du processus entre les entités juridiques et de repérer les problèmes et les bonnes pratiques propres à une région ou à une unité opérationnelle.

Nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances du processus par fournisseur, de repérer ceux qui posent problème et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs stratégiques.

Montant brut total de la facture dans la devise d’origine du document.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte financier à l’analyse du processus et permet d’étudier les montants, de hiérarchiser les factures importantes et de quantifier les conséquences financières.

Identifiant unique de la commande d’achat associée à la facture, le cas échéant.

Pourquoi est-ce important ?

Essentiel à l’analyse de l’efficacité du rapprochement à trois voies et à la mesure du respect des règles d’approvisionnement, en repérant les factures traitées sans commande d’achat.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué au fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

C’est le principal repère pour analyser les paiements à temps, mesurer la performance des paiements et évaluer leurs effets sur les relations avec les fournisseurs et les pénalités de retard.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création d’un document de facture dans SAP, manuellement ou par l’intermédiaire d’une interface automatisée comme l’OCR/VIM. L’événement est généralement enregistré à partir de la date et de l’heure de création de l’en-tête du document comptable.

Pourquoi est-ce important ?

Point de départ du processus, cette activité est indispensable pour calculer le temps de cycle de bout en bout des factures et mesurer le débit de l’ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs.

Le système a bloqué la facture, automatiquement ou manuellement, empêchant ainsi son paiement. Ce blocage est généralement dû à des écarts de prix ou de quantité, ou à des approbations manquantes.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un indicateur important de problèmes et de reprises. L’analyse des motifs et de la durée des blocages permet d’identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités du processus.

La facture a reçu toutes les approbations requises dans le système de flux de travail. Il s’agit souvent de la dernière étape avant sa comptabilisation ou la levée du blocage de paiement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre la transmission de la facture et son approbation est un indicateur important de l’efficacité du processus.

La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée un passif financier. Un document mis en attente devient un document comptabilisé, ou la facture est comptabilisée directement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape financière importante confirme l’obligation de paiement de l’entreprise et constitue souvent un préalable à la planification du paiement.

La facture a été payée. Cet événement est enregistré lorsque l’exécution des paiements est terminée et qu’un document de paiement est créé et comptabilisé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est essentielle à l’analyse de la trésorerie et au calcul de l’indicateur « Taux de paiement à temps », qui compare cette date à la date d’échéance de la facture.

Cette activité marque la clôture définitive de la facture : le paiement et la facture sont rapprochés dans le grand livre auxiliaire. Le processus est alors terminé.

Pourquoi est-ce important ?

Dernière étape du processus, cette activité est indispensable au calcul exact du temps de cycle de bout en bout. Elle confirme que le passif est réglé.

Le document de facture a été contrepassé, ce qui annule son incidence financière. Il s’agit d’une autre issue possible du processus, souvent due à des erreurs de saisie ou à un litige avec le fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

Le suivi des annulations permet d’identifier les causes d’échec du processus, comme les soumissions en double ou les erreurs dans les données de facture, et peut révéler des problèmes en amont.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de traitement des factures et révèle les goulots d’étranglement, les boucles de reprise et les écarts par rapport aux procédures standard. Ces analyses fondées sur les données vous aident à accélérer les approbations, à bénéficier de davantage de remises pour paiement anticipé et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Elles contribuent aussi au respect des règles et réduisent les erreurs manuelles en mettant en évidence les points problématiques.

Vous avez principalement besoin des données du journal d’événements qui décrivent chaque étape du cycle de vie d’une facture, notamment l’activité, l’horodatage et l’ID de cas (le numéro de facture). Les tables pertinentes comprennent généralement BKPF, BSEG, RBKP, RSEG et les documents de modification. L’objectif est de reconstituer la séquence exacte des événements pour chaque facture.

Vous pouvez mesurer des améliorations telles que la réduction du temps de traitement des factures, une hausse du nombre de remises pour paiement anticipé obtenues et une diminution des reprises manuelles. Les premières analyses permettent souvent de repérer les principaux goulots d’étranglement dans les quelques semaines suivant l’extraction des données. Les efforts d’optimisation continue peuvent produire des résultats importants sur plusieurs mois.

Le Process Mining cartographie précisément les goulots d’étranglement dans les approbations, les parcours d’affectation incohérents et les reprises récurrentes. Il repère les étapes où les erreurs de saisie manuelle sont fréquentes et met en évidence les factures sans bon de commande valide ou les étapes de traitement inutiles. Vous pouvez ainsi déterminer les causes réelles des retards et des manquements aux règles.

Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il nécessite un accès en lecture seule aux données historiques des transactions de votre système SAP S/4HANA. Il n’a donc aucun effet sur votre environnement de production, les flux de travail des utilisateurs ou les performances du système.

Vous aurez besoin d’une plateforme logicielle de Process Mining et d’un accès sécurisé en lecture seule à votre base de données SAP S/4HANA. L’extraction des données peut généralement s’effectuer à l’aide de connecteurs SAP standard, comme RFC, de rapports personnalisés ou de requêtes directes à la base de données. Aucune modification de votre système SAP principal n’est nécessaire.

Oui. En analysant les journaux d’événements, le Process Mining repère les approbateurs ou les services à l’origine des retards et localise précisément les étapes où les factures restent bloquées. Cette visibilité détaillée permet de prendre des mesures ciblées, comme ajuster le flux de travail ou proposer des formations, afin d’accélérer les approbations.

Le Process Mining peut détecter automatiquement les écarts par rapport à vos politiques de paiement et à vos contrôles internes. Il met en évidence les conditions de paiement non conformes, les cycles de paiement non autorisés et les risques de double paiement. Ce suivi continu renforce la gouvernance et réduit les risques financiers.

Le Process Mining appliqué au processus fournisseurs utilise principalement les données des modules standard SAP S/4HANA, comme la comptabilité financière (FI) et la gestion des articles (MM) pour la vérification des factures. Il faut surtout accéder aux données de transaction des en-têtes de documents, des postes et des journaux de modification liés au traitement des factures.

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