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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA.
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Optimisez le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA

De nombreuses organisations subissent des inefficacités invisibles dans le traitement de leurs factures, ce qui entraîne des retards et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les goulots d’étranglement, de la capture initiale des données jusqu’à l’exécution du paiement final. Vous disposez ainsi d’analyses claires pour optimiser vos opérations et atteindre un niveau de performance optimal.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs constitue un pilier opérationnel fondamental pour toute entreprise. Gérer efficacement les factures, de leur réception à leur paiement final, ne consiste pas seulement à régler des factures : il s’agit aussi de préserver une trésorerie saine, de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et de respecter les exigences financières et réglementaires. Dans des environnements complexes comme SAP S/4HANA, le processus des comptes fournisseurs peut devenir un ensemble difficile à maîtriser, faisant intervenir plusieurs services, systèmes et utilisateurs. Sans visibilité claire, ces processus dissimulent souvent des inefficacités qui entraînent des conséquences financières importantes : pénalités de retard, remises pour paiement anticipé non obtenues, reprises inutiles et même manquements aux exigences de conformité.

Ne pas optimiser le processus des comptes fournisseurs peut augmenter les coûts de traitement, allonger les cycles de paiement, mécontenter les fournisseurs et accroître le risque de fraude. Comprendre le parcours réel d’une facture de bout en bout dans SAP S/4HANA constitue la première étape pour transformer ces difficultés en possibilités d’économies substantielles et d’excellence opérationnelle. De nombreuses organisations peinent à identifier précisément les points de retard ou d’écart dans leur flux de travail de traitement des factures, ce qui rend les améliorations ciblées presque impossibles avec les méthodes d’analyse traditionnelles.

Comment le Process Mining éclaire votre processus de comptes fournisseurs

Le Process Mining offre une transparence inédite sur les performances réelles du traitement des factures fournisseurs en utilisant directement les données d’événements de votre système SAP S/4HANA. Plutôt que de s’appuyer sur des hypothèses ou des entretiens manuels, il reconstitue le cycle de vie complet de chaque facture et crée un jumeau numérique précis de vos opérations. En analysant des tables telles que BKPF, BSEG, ACDOCA et d’autres, il identifie chaque activité réalisée pour une facture, de « Facture reçue » à « Paiement apuré », et suit précisément les horodatages ainsi que les utilisateurs responsables.

Cette approche analytique permet de visualiser les parcours exacts des factures, de mettre en évidence toutes les variantes du processus et de localiser les goulots d’étranglement. Vous voyez clairement le temps nécessaire à chaque étape, par exemple « Facture validée » ou « Facture acheminée pour approbation », les utilisateurs ou services à l’origine des retards, ainsi que les boucles de reprise ou interventions manuelles les plus fréquentes. Ces analyses fondées sur les faits et les données vous permettent de dépasser les suppositions et de mettre en œuvre des changements reposant sur l’exécution réelle du processus dans votre environnement SAP S/4HANA.

Principaux domaines d’amélioration révélés par le Process Mining

En appliquant le Process Mining au traitement de vos factures fournisseurs, vous identifierez des domaines précis à transformer :

  • Identification des goulots d’étranglement : repérez immédiatement les étapes auxquelles les factures consacrent trop de temps. S’agit-il d’une étape d’approbation précise, d’un retard lors du rapprochement avec un bon de commande ou d’un problème récurrent lors du traitement des écarts ? Vous pouvez descendre jusqu’aux services, utilisateurs ou types de factures concernés afin de réduire sensiblement le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Possibilités d’automatisation : localisez les tâches manuelles susceptibles d’être automatisées. Par exemple, si de nombreuses factures suivent régulièrement un parcours simple et prévisible, elles peuvent être de bonnes candidates à la Robotic Process Automation (RPA) ou à des flux de travail davantage pilotés par le système dans SAP S/4HANA.
  • Conformité et respect des politiques : détectez les écarts par rapport aux conditions de paiement établies, aux hiérarchies d’approbation internes ou aux exigences réglementaires. Comprenez pourquoi certaines factures sont payées en retard et entraînent des pénalités, ou pourquoi certaines approbations contournent les procédures habituelles.
  • Optimisation du fonds de roulement : analysez le respect des conditions de paiement et identifiez les possibilités de maximiser les remises pour paiement anticipé. En optimisant le traitement, vous vous assurez que les factures sont prêtes à être payées au moment le plus opportun, ce qui améliore votre trésorerie et évite les frais de retard.
  • Standardisation du processus et application des bonnes pratiques : comparez les flux de processus entre différentes unités organisationnelles ou différents groupes de fournisseurs. Identifiez les variantes les plus efficaces et utilisez-les comme référence pour standardiser et améliorer les performances globales du traitement des factures fournisseurs dans toute l’entreprise.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre entreprise

Les analyses issues du Process Mining se traduisent directement par des bénéfices concrets pour le traitement de vos factures fournisseurs :

  • Réduction du temps de cycle de traitement : accélérez le traitement des factures de bout en bout, en passant de plusieurs jours ou semaines à quelques heures, ce qui réduit directement le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs.
  • Économies significatives : réduisez les pénalités de retard, maximisez les remises pour paiement anticipé, diminuez les efforts manuels et limitez les reprises, afin de réduire sensiblement les coûts opérationnels.
  • Conformité renforcée et réduction des risques : assurez le respect constant des politiques de paiement, des matrices d’approbation et des exigences réglementaires, tout en limitant les risques financiers et réputationnels.
  • Amélioration des relations fournisseurs : développez des relations plus solides avec vos fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et prévisibles, ce qui renforce votre pouvoir de négociation et la stabilité de votre chaîne d’approvisionnement.
  • Productivité accrue : réaffectez votre équipe chargée des comptes fournisseurs, jusqu’alors mobilisée par la résolution réactive des problèmes et la saisie manuelle, à des activités plus stratégiques et créatrices de valeur.

Premiers pas pour optimiser vos comptes fournisseurs

Transformer le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA ne nécessite ni refonte massive ni expertise spécialisée en science des données. Avec une solution de Process Mining dédiée, vous pouvez rapidement connecter vos données SAP S/4HANA et commencer à faire apparaître des analyses en quelques jours, plutôt qu’en plusieurs mois. Cette approche vous permet de surveiller votre processus en continu, de mesurer l’impact des améliorations et de maintenir l’excellence opérationnelle dans la durée. Examinez vos données et découvrez comment améliorer le traitement des factures fournisseurs pour créer une activité plus efficace, conforme et économique.

Traitement des factures fournisseurs Vérification des factures Équipe des comptes fournisseurs Traitement des paiements Rapprochement à trois niveaux Rapprochement avec les commandes d’achat Paiements aux fournisseurs Opérations financières Automatisation des factures Gestion de la conformité Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Procure to Pay

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées pendant de longues périodes dans les files d’approbation, ce qui entraîne des retards de paiement et fragilise les relations avec les fournisseurs. Cette situation complique la gestion de la trésorerie et peut faire perdre des possibilités de remise pour paiement anticipé. ProcessMind analyse les activités « Invoice Routed for Approval » et « Invoice Approved » afin de localiser précisément les retards et d’identifier les approbateurs ou services à l’origine des goulots d’étranglement dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP S/4HANA.

Le délai global entre la réception d’une facture et son paiement final est trop long. Il mobilise des ressources précieuses et augmente les coûts opérationnels. Ce cycle prolongé empêche l’équipe fournisseurs de se consacrer à des tâches plus stratégiques et réduit son efficacité. ProcessMind offre une vue de bout en bout du traitement des factures fournisseurs et indique la durée précise de chaque étape. La solution met en évidence les activités qui contribuent le plus à l’allongement des délais dans SAP S/4HANA, afin de cibler les améliorations prioritaires.

Les retards de traitement empêchent souvent votre organisation de bénéficier des remises pour paiement anticipé proposées par les fournisseurs, ce qui pèse directement sur sa rentabilité. Cette perte constitue une fuite financière concrète qui pourrait être évitée. ProcessMind identifie les factures assorties de conditions de paiement avantageuses et suit leur parcours jusqu’à l’exécution du paiement. La solution révèle les points de retard responsables de la perte de ces remises et met en évidence les possibilités d’amélioration dans SAP S/4HANA.

Les erreurs fréquentes lors de la saisie des données des factures nécessitent des corrections et des reprises manuelles, ce qui augmente les coûts et les délais de traitement. Elles peuvent ensuite se propager dans le système et créer des écarts à d’autres étapes du processus. ProcessMind analyse la fréquence et les types de boucles de reprise qui surviennent après les activités « Invoice Data Captured » et « Invoice Validated » dans le traitement des factures fournisseurs. La solution identifie les sources courantes d’erreurs dans SAP S/4HANA et indique où l’automatisation ou la formation peuvent réduire les reprises.

Certaines factures sont payées en dehors des conditions définies ou sans approbation appropriée, ce qui crée des risques de non-conformité et peut entraîner des pénalités financières. Le respect des réglementations internes et externes est essentiel à l’intégrité financière. ProcessMind contrôle l’activité « Payment Executed » au regard des attributs « Payment Terms » et « Invoice Due Date ». La solution signale les paiements ou processus non conformes dans le traitement des factures fournisseurs et permet de réduire les risques de manière proactive dans SAP S/4HANA.

Les équipes financières peinent souvent à déterminer le statut exact d’une facture. Cette situation entraîne des demandes de vérification manuelles, une perte de temps et des difficultés à répondre rapidement aux fournisseurs. Ce manque de transparence complique le pilotage du processus. ProcessMind visualise l’intégralité du parcours de traitement des factures fournisseurs, de « Invoice Received » à « Payment Cleared ». La solution fournit une visibilité transparente et en temps réel sur chaque étape suivie par une facture dans SAP S/4HANA, élimine les suppositions et améliore la communication.

Un grand nombre de factures nécessite une intervention manuelle pour résoudre des écarts de prix, de quantité ou d’informations manquantes. Ces reprises mobilisent fortement l’équipe fournisseurs et allongent les délais de traitement. ProcessMind identifie les situations dans lesquelles les factures passent fréquemment à l’activité « Discrepancy Resolved » après « Purchase Order Matched » ou « Goods Receipt Matched ». La solution met en évidence les causes profondes de ces écarts dans le traitement des factures fournisseurs et aide à optimiser les opérations SAP S/4HANA.

Les écarts entre les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures entraînent des blocages et des vérifications manuelles, ce qui ralentit l’ensemble du cycle de paiement. Cette inefficacité crée des retards accumulés et repousse le règlement final. ProcessMind analyse les activités « Purchase Order Matched » et « Goods Receipt Matched » afin d’identifier les écarts à l’origine des divergences ou des reprises. La solution visualise leur impact sur le traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA et permet de cibler la refonte du processus.

Le traitement de factures sans bon de commande correspondant ou associées à un bon invalide crée une charge administrative importante et augmente le risque de dépenses non autorisées. Cette situation entraîne souvent des achats hors processus. ProcessMind identifie les factures qui contournent les étapes habituelles de rapprochement avec un bon de commande ou qui sont orientées vers un traitement manuel en raison de l’absence de l’attribut « Purchase Order Number ». La solution intervient dès les premières étapes du traitement des factures fournisseurs et contribue au respect des règles relatives aux bons de commande dans SAP S/4HANA.

Malgré les contrôles internes, une facture peut toujours être payée plusieurs fois, ce qui entraîne une perte financière et des opérations de rapprochement supplémentaires. Les paiements en double mobilisent des ressources et pèsent sur la trésorerie. ProcessMind analyse les attributs « Invoice Number » et « Invoice Amount » associés aux événements « Payment Executed ». La solution identifie, dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP S/4HANA, les situations où une même facture est payée plusieurs fois et contribue ainsi à prévenir les pertes.

Les factures peuvent suivre des étapes redondantes ou sans valeur ajoutée, ce qui allonge le délai de traitement et mobilise des ressources sans contribuer au résultat. Ces étapes supplémentaires dissimulent des possibilités de simplification. ProcessMind cartographie le flux réel du traitement des factures fournisseurs et révèle les écarts par rapport au parcours idéal. La solution met en évidence les activités fréquemment exécutées qui n’apportent pas de valeur dans SAP S/4HANA et indique où simplifier les processus.

Les factures ne sont pas toujours orientées vers le bon approbateur et ne suivent pas systématiquement la hiérarchie d’approbation prévue. Cette situation entraîne de la confusion, des réorientations et des retards, tout en compliquant les pistes d’audit. ProcessMind visualise les parcours d’approbation réellement suivis par les factures, de « Invoice Routed for Approval » à « Invoice Approved », à partir des attributs « Approver » et « Cost Center ». La solution révèle les incohérences de routage dans le traitement des factures fournisseurs sous SAP S/4HANA et facilite la standardisation.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le temps pendant lequel une facture attend une approbation a un effet direct sur les relations fournisseurs et la trésorerie. Des approbations plus rapides permettent de traiter et de payer les factures dans les délais, souvent de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d’améliorer la gestion du fonds de roulement dans le cadre du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind révèle les goulots d’étranglement dans vos flux de travail d’approbation SAP S/4HANA et localise les utilisateurs ou les étapes responsables des retards. En analysant les temps de cycle de chaque approbateur et de chaque circuit d’approbation, vous pouvez identifier des possibilités d’optimisation, avec pour objectif de réduire de 15 à 25 % la durée des approbations et d’améliorer l’efficacité globale des comptes fournisseurs.

Les délais élevés de traitement des factures augmentent les coûts opérationnels, le risque de pénalités de retard et les tensions avec les fournisseurs. Réduire le cycle global entre la réception et le paiement est essentiel à l’efficacité du service fournisseurs. ProcessMind cartographie l’ensemble du cycle de vie des factures dans SAP S/4HANA et identifie les étapes sans valeur ajoutée, les reprises et les activités parallèles qui prolongent le traitement. En visualisant les flux réels, vous pouvez supprimer les redondances et optimiser l’ordre des tâches, avec un objectif de réduction de 20 à 30 % du délai moyen de traitement des factures.

Ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé représente une perte directe d’économies potentielles pour votre organisation. La récupération systématique de ces remises peut améliorer sensiblement la rentabilité et la trésorerie, ce qui en fait un indicateur de performance important pour le service fournisseurs. ProcessMind identifie les factures qui n’ont pas bénéficié de leur remise en raison de retards de traitement dans SAP S/4HANA. En rapprochant les délais de traitement et les conditions de remise, vous pouvez localiser les causes profondes des occasions manquées et mettre en place des changements visant à obtenir 5 à 10 % de remises supplémentaires.

La saisie manuelle constitue une source fréquente d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs. Elle entraîne des reprises, des retards de paiement et des difficultés de rapprochement. Éliminer ces erreurs est essentiel à l’exactitude des données, à l’efficacité opérationnelle et à la réduction des coûts associés. ProcessMind met en évidence les variantes de processus et les reprises liées aux erreurs de saisie dans SAP S/4HANA, en montrant où les erreurs apparaissent et quelles sont leurs conséquences en aval. Vous pouvez ainsi mettre en place une automatisation ou des règles de validation plus strictes, avec pour objectif de réduire de 30 à 40 % les reprises liées à la saisie.

Le respect des politiques de paiement internes et des exigences réglementaires est essentiel à la gouvernance financière, à la gestion des risques et à la préparation des audits. Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités, des écarts financiers et une atteinte à la réputation de l’organisation. ProcessMind compare automatiquement les parcours réels de traitement des factures dans SAP S/4HANA aux règles de conformité définies et signale les écarts. La solution offre une vue claire des activités non conformes ou des étapes non autorisées, afin de faire appliquer les politiques et de viser un taux de conformité supérieur à 95 % pour l’ensemble des transactions.

L’absence de visibilité en temps réel sur le statut d’une facture crée de l’incertitude, entraîne des demandes répétées et complique les prévisions de trésorerie. Une meilleure transparence sur l’ensemble du cycle de traitement des factures fournisseurs profite à la fois aux équipes internes et aux fournisseurs. ProcessMind fournit une carte visuelle interactive du parcours de chaque facture dans SAP S/4HANA, avec l’activité en cours et les étapes précédentes. La solution élimine les situations de « boîte noire », permet aux parties prenantes de suivre rapidement l’avancement et de répondre aux demandes, et réduit de 20 % le délai de résolution des demandes.

Les reprises fréquentes dues à des écarts, notamment entre les quantités ou les prix, augmentent fortement les coûts de traitement et retardent les paiements. Les réduire contribue directement à l’efficacité opérationnelle et améliore les performances globales du service fournisseurs. ProcessMind identifie les activités et conditions qui entraînent le plus souvent des écarts, puis des boucles de reprise dans SAP S/4HANA. En analysant les causes profondes, comme une mauvaise saisie des données ou un rapprochement incohérent, vous pouvez mettre en place des mesures préventives et réduire de 25 à 35 % les reprises liées aux écarts.

Un processus inefficace de rapprochement à trois niveaux, entre la facture, le bon de commande et la réception de marchandises, constitue un goulot d’étranglement fréquent. Il entraîne des interventions manuelles et des retards. L’optimisation de cette étape essentielle garantit l’exactitude des paiements et réduit la charge de travail de l’équipe fournisseurs. ProcessMind visualise le flux de rapprochement à trois niveaux dans SAP S/4HANA, identifie les échecs de rapprochement, leurs causes et leur impact sur les étapes suivantes. En comprenant les variantes du processus, vous pouvez automatiser davantage de scénarios et réduire de 20 à 30 % les exceptions manuelles.

Les factures reçues sans bon de commande valide perturbent le traitement habituel. Elles nécessitent souvent une intervention manuelle et retardent l’approbation. Réduire ces factures « sans bon de commande » renforce l’automatisation du processus et les contrôles achats. ProcessMind vous aide à mesurer la fréquence et l’impact de ces factures dans votre système SAP S/4HANA, en suivant leurs parcours et les étapes supplémentaires qu’elles nécessitent. En analysant leur origine, vous pouvez faire respecter les politiques relatives aux bons de commande en amont et viser une réduction de 15 à 20 % de leur nombre.

Les paiements en double entraînent des pertes financières directes, nécessitent des rapprochements chronophages et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. La mise en place de contrôles efficaces pour prévenir ces erreurs constitue une priorité pour l’intégrité financière du service fournisseurs. ProcessMind analyse l’historique des paiements et identifie les cas de paiements en double dans SAP S/4HANA, en révélant les écarts de processus qui les ont rendus possibles. En cartographiant les scénarios récurrents, vous pouvez mettre en place des mesures préventives, renforcer les contrôles et ramener ce risque à un niveau proche de zéro.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du traitement des factures fournisseurs

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Exporter vos données
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Importer votre jeu de données
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Analyser votre processus
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Mettre en œuvre les améliorations
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Suivre votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré d’extraction des données, adapté au traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA, puis téléchargez-le.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du modèle approprié garantit une structure adaptée de vos données pour l’analyse, vous fait gagner du temps et évite les erreurs lors des étapes suivantes.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, parfaitement aligné sur les exigences du traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4HANA.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez les inefficacités cachées des comptes fournisseurs et transformez votre flux de travail

ProcessMind visualise votre processus de comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA et met en évidence les analyses importantes ainsi que les goulots d’étranglement précis. Découvrez où se produisent les retards et comment optimiser vos opérations pour améliorer leur efficacité.
  • Visualisez le flux de traitement des factures fournisseurs de bout en bout
  • Localisez précisément les goulots d’étranglement du cycle de paiement
  • Identifiez les risques et les écarts en matière de conformité
  • Comparez la performance de la comptabilité fournisseurs entre les entités
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPES

Optimisez l’efficacité et les économies de votre processus fournisseurs

Ces résultats illustrent les améliorations opérationnelles et les réductions de coûts importantes obtenues en appliquant le Process Mining au traitement des factures fournisseurs dans SAP S/4H4NA. En analysant minutieusement l’état actuel, les organisations peuvent identifier les inefficacités, éliminer les reprises et optimiser les flux de travail de paiement.

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Approbation plus rapide des factures

Réduction moyenne du délai d’approbation

Identifiez et supprimez les goulots d’étranglement du processus d’approbation afin d’accélérer le traitement des factures et d’améliorer la satisfaction des fournisseurs.
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Maximiser les remises pour paiement anticipé

Hausse du taux de remises obtenues

Optimisez la planification des paiements et les flux de travail d’approbation afin que les factures éligibles soient payées à temps et bénéficient de remises intéressantes pour paiement anticipé, ce qui améliore la rentabilité.
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Réduction des reprises manuelles

Réduction du traitement des écarts

Identifiez précisément les causes profondes des écarts de facturation et des erreurs de saisie, afin de réduire considérablement les reprises manuelles et les coûts associés.
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Meilleure conformité des paiements

Amélioration du taux de paiement dans les délais

Augmentez la proportion de factures réglées à leur date d’échéance, évitez les pénalités de retard et renforcez vos relations avec les fournisseurs.
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Rapprochement à trois niveaux optimisé

Augmentation du taux de rapprochements réussis

Améliorez l’efficacité du rapprochement entre les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures, tout en réduisant fortement les exceptions et les interventions manuelles.

Les résultats varient selon la complexité des processus, la qualité des données et le contexte organisationnel. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans les déploiements réussis de Process Mining appliqué aux processus fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un document de facture, utilisé comme identifiant principal du dossier dans le processus fournisseurs.

Pourquoi c’est important

Il identifie de manière unique le parcours de chaque facture, ce qui permet d’en retracer le cycle de vie complet et d’analyser la performance du processus au cas par cas.

Nom d’un événement ou d’une étape métier spécifique survenu au cours du cycle de traitement de la facture.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, d’identifier les goulots d’étranglement et de détecter les boucles de reprise.

Date et heure exactes auxquelles l’activité s’est produite.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements chronologiquement et calculer tous les indicateurs temporels, tels que les délais et les durées, qui sont fondamentaux pour le Process Mining.

Identifiant de l’utilisateur ayant effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Associe les activités à des personnes précises et permet d’analyser la performance des utilisateurs, leur charge de travail et le respect des politiques de séparation des tâches.

Unité organisationnelle pour laquelle la facture est traitée.

Pourquoi c’est important

Permet de comparer la performance du processus entre différentes entités juridiques et d’identifier les problèmes et les bonnes pratiques propres à une région ou à une unité opérationnelle.

Nom du fournisseur ayant soumis la facture.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la performance du processus par fournisseur, d’identifier les fournisseurs problématiques et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs stratégiques.

Montant brut total de la facture dans la devise d’origine du document.

Pourquoi c’est important

Fournit le contexte financier du processus et permet une analyse fondée sur la valeur, la priorisation des factures importantes et la quantification des impacts financiers.

Identifiant unique du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c’est important

Essentiel pour analyser l’efficacité du rapprochement à trois niveaux et mesurer le respect des politiques d’achat en identifiant les factures traitées sans bon de commande.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué au fournisseur.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du principal indicateur de l’analyse des paiements dans les délais. Il permet de mesurer la performance des paiements et leur impact sur les relations fournisseurs et les pénalités de retard.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création d’un document de facture dans SAP, manuellement ou via une interface automatisée telle que l’OCR ou VIM. Cet événement est généralement enregistré à partir de la date et de l’heure de création de l’en-tête du document comptable.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour calculer le délai de traitement de la facture de bout en bout et mesurer le débit global du processus fournisseurs.

Le système a bloqué la facture automatiquement ou manuellement, empêchant son paiement. Ce blocage est généralement dû à un écart de prix ou de quantité, ou à des approbations manquantes.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un indicateur important de problèmes et de reprises. L’analyse des motifs et de la durée des blocages permet d’identifier les causes profondes des retards de paiement et des inefficacités du processus.

La facture a reçu toutes les approbations nécessaires dans le système de flux de travail. Il s’agit souvent de la dernière étape avant l’enregistrement de la facture ou la suppression de son blocage de paiement.

Pourquoi c’est important

Cette étape importante marque la fin du cycle d’approbation. Le délai entre l’envoi pour approbation et l’approbation constitue un indicateur essentiel de l’efficacité du processus.

La facture est officiellement enregistrée dans le grand livre, ce qui crée une dette financière. Un document mis en attente devient un document comptabilisé, ou une comptabilisation directe est effectuée.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape financière importante. Elle confirme l’obligation de paiement de l’entreprise et constitue souvent une condition préalable à la planification du paiement.

Un paiement a été effectué pour la facture. Cet événement est enregistré lorsque la campagne de paiement est terminée et qu’un document de paiement est créé et comptabilisé.

Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour l’analyse des flux de trésorerie et le calcul du KPI « Taux de paiement dans les délais », en comparant cette date à la date d’échéance de la facture.

Cette activité marque la clôture définitive de la facture : le paiement et la facture sont rapprochés dans le livre auxiliaire. Elle indique que le processus est terminé.

Pourquoi c’est important

En tant que dernière étape du processus, cette activité est essentielle pour calculer précisément le délai de traitement de bout en bout. Elle confirme que la dette est réglée.

Le document de facture a été contrepassé, annulant ainsi son impact financier. Il s’agit d’un état final alternatif du processus, souvent dû à des erreurs de saisie ou à un litige avec le fournisseur.

Pourquoi c’est important

Le suivi des annulations permet d’identifier les causes des échecs du processus, telles que les soumissions en double ou les données de facture incorrectes, et peut révéler des problèmes en amont.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de traitement de vos factures afin de révéler les goulots d’étranglement, les cycles de retour et les écarts par rapport aux procédures standard. Cette analyse fondée sur les données vous permet d’accélérer les approbations, de mieux capter les escomptes pour paiement anticipé et d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale. Elle contribue à garantir la conformité et à réduire les erreurs manuelles en mettant en évidence les domaines problématiques.

Vous avez principalement besoin des données d’un journal d’événements détaillant chaque étape du cycle de vie d’une facture, notamment l’activité, l’horodatage et l’identifiant de cas, c’est-à-dire le numéro de facture. Les tables pertinentes comprennent généralement BKPF, BSEG, RBKP, RSEG et les documents de modification. L’objectif est de reconstituer la séquence exacte des événements pour chaque facture.

Vous pouvez attendre des améliorations quantifiables, comme une réduction du temps de traitement des factures, une meilleure capture des escomptes pour paiement anticipé et une diminution des reprises manuelles. Les premières analyses permettant d’identifier les principaux goulots d’étranglement peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’extraction des données. Des efforts d’optimisation continus peuvent produire des résultats importants sur plusieurs mois.

Le Process Mining cartographie précisément les goulots d’étranglement des approbations, les parcours de routage incohérents et les cycles de reprise récurrents. Il identifie les étapes où les erreurs de saisie manuelle sont fréquentes et met en évidence les factures sans commande valide ou les étapes de traitement inutiles. Il révèle ainsi les véritables causes des retards et des écarts de conformité.

Non. Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il nécessite un accès en lecture seule aux données historiques de transaction de votre système SAP S/4HANA. Il fonctionne donc sans incidence sur votre environnement de production, les flux de travail des utilisateurs ou les performances du système.

Vous aurez besoin d’une plateforme logicielle de Process Mining et d’un accès sécurisé en lecture seule à votre base de données SAP S/4HANA. L’extraction des données peut généralement être réalisée au moyen de connecteurs SAP standard, par exemple RFC, de rapports personnalisés ou de requêtes directes à la base de données. Aucune modification de votre système SAP central n’est nécessaire.

Tout à fait. En analysant les journaux d’événements, le Process Mining identifie les approbateurs ou services responsables des retards et localise précisément les étapes auxquelles les factures restent bloquées. Cette visibilité détaillée permet de prendre des mesures ciblées, comme l’ajustement du flux de travail ou la formation, afin d’accélérer et d’optimiser sensiblement les approbations.

Le Process Mining peut détecter automatiquement les écarts par rapport à vos règles de paiement et à vos contrôles internes. Il met en évidence les conditions de paiement non conformes, les campagnes de paiement non autorisées ou les éventuels doubles paiements de factures. Ce suivi continu renforce la gouvernance et réduit les risques financiers.

Le Process Mining de la comptabilité fournisseurs utilise principalement les données des modules SAP S/4HANA standard, comme Financial Accounting (FI) et Materials Management (MM), pour la vérification des factures. L’exigence essentielle est d’accéder aux données de transaction des en-têtes de documents, des postes et des journaux de modification liés aux activités de traitement des factures.

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