Verbeter de verwerking van crediteurenfacturen

Waarom factuurverwerking in Accounts Payable optimaliseren?

Factuurverwerking in Accounts Payable is een essentiële operationele pijler voor elk bedrijf. Facturen efficiënt verwerken, van ontvangst tot betaling, gaat niet alleen om het betalen van rekeningen. Het is ook belangrijk voor een gezonde cashflow, goede relaties met leveranciers en financiële compliance. In complexe bedrijfsomgevingen zoals SAP S/4HANA kan het Accounts Payable-proces uitgroeien tot een ingewikkeld geheel van activiteiten, verspreid over verschillende afdelingen, systemen en gebruikers. Zonder goed zicht op het proces blijven inefficiënties vaak verborgen. Dat kan leiden tot financiële nadelen, zoals boetes voor te late betalingen, gemiste kortingen voor vroege betaling, onnodig herstelwerk en zelfs overtredingen van compliance-eisen.

Als je Accounts Payable niet optimaliseert, kunnen de verwerkingskosten oplopen, betalingstermijnen langer worden, leveranciers ontevreden raken en het frauderisico toenemen. Inzicht in de volledige route die een factuur binnen SAP S/4HANA aflegt, is de eerste stap om deze problemen om te zetten in besparingen en betere bedrijfsvoering. Veel organisaties weten niet precies waar vertragingen of afwijkingen in de factuurverwerking ontstaan. Met traditionele analysemethoden is het daardoor bijna onmogelijk om gericht verbeteringen door te voeren.

Hoe process mining inzicht geeft in Accounts Payable

Process mining geeft een helder beeld van de werkelijke prestaties van de factuurverwerking in Accounts Payable. Daarvoor gebruikt het event data uit je SAP S/4HANA-systeem. In plaats van af te gaan op aannames of handmatige interviews, brengt process mining de volledige levenscyclus van elke factuur in kaart. Zo ontstaat een nauwkeurig digitaal model van de bedrijfsvoering. Door tabellen zoals BKPF, BSEG, ACDOCA en andere te analyseren, brengt het elke activiteit in kaart die een factuur doorloopt, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling verwerkt’. Ook registreert het de exacte timestamps en verantwoordelijke gebruikers.

Met deze analysemethode zie je welke routes facturen afleggen, welke procesvarianten er zijn en waar bottlenecks ontstaan. Je ziet hoelang elke stap duurt, zoals ‘Factuur gecontroleerd’ of ‘Factuur ter goedkeuring doorgestuurd’, welke gebruikers of afdelingen voor vertraging zorgen en waar herstelwerk of handmatige tussenkomst vaak voorkomt. Met deze inzichten op basis van echte procesdata hoef je niet meer te gissen. Je kunt veranderingen baseren op de manier waarop het proces in SAP S/4HANA daadwerkelijk verloopt.

Waar process mining verbeterkansen zichtbaar maakt

Met process mining voor factuurverwerking in Accounts Payable ontdek je waar verbeteringen het meeste opleveren:

• Bottlenecks opsporen: Zie meteen waar facturen onnodig lang blijven liggen. Gaat het om een bepaalde goedkeuringsstap, vertraging bij het matchen met een inkooporder of een terugkerend probleem bij het oplossen van afwijkingen? Zoom in op de afdelingen, gebruikers of factuurtypen die voor vertraging zorgen. Zo kun je de doorlooptijd van de factuurverwerking in Accounts Payable verkorten.
• Kansen voor automatisering vinden: Breng handmatige taken in kaart die je mogelijk kunt automatiseren. Als veel facturen steeds dezelfde eenvoudige, voorspelbare route volgen, zijn ze bijvoorbeeld geschikt voor Robotic Process Automation (RPA) of workflows die meer door SAP S/4HANA worden aangestuurd.
• Compliance en beleid controleren: Spoor afwijkingen op van afgesproken betalingstermijnen, interne goedkeuringsniveaus of wettelijke eisen. Ontdek waarom sommige facturen te laat worden betaald en boetes opleveren, of waarom bepaalde goedkeuringen buiten de standaardprocedure om plaatsvinden.
• Werkkapitaal optimaliseren: Controleer of betalingstermijnen worden nageleefd en waar je meer kortingen voor vroege betaling kunt krijgen. Door de verwerking efficiënter te maken, zijn facturen op het juiste moment klaar voor betaling. Zo verbeter je de cashflow en voorkom je boetes voor te late betaling.
• Processen standaardiseren en best practices toepassen: Vergelijk processtromen tussen organisatieonderdelen of leveranciersgroepen. Breng de efficiëntste procesvarianten in kaart en gebruik die als voorbeeld om de factuurverwerking in Accounts Payable binnen de hele organisatie te verbeteren en te standaardiseren.

Verwachte resultaten: meetbare voordelen voor je bedrijf

De inzichten uit process mining leveren concrete voordelen op voor de factuurverwerking in Accounts Payable:

• Kortere doorlooptijd: Verkort de volledige factuurverwerking van dagen of weken tot uren. Zo wordt ook de doorlooptijd van de factuurverwerking in Accounts Payable korter.
• Lagere kosten: Beperk boetes voor te late betalingen, krijg meer kortingen voor vroege betaling, verminder handmatig werk en voorkom herstelwerk. Dat verlaagt de operationele kosten.
• Betere compliance en minder risico: Zorg dat betalingseisen, goedkeuringsmatrices en wettelijke voorschriften consequent worden nageleefd. Zo beperk je financiële en reputatierisico’s.
• Betere relaties met leveranciers: Bouw aan goede relaties met leveranciers door op tijd en volgens afspraak te betalen. Dat kan je onderhandelingspositie en de stabiliteit van de toeleveringsketen verbeteren.
• Hogere productiviteit: Geef het Accounts Payable-team meer ruimte voor strategisch werk dat waarde toevoegt, in plaats van problemen achteraf op te lossen en gegevens handmatig in te voeren.

Aan de slag met het optimaliseren van Accounts Payable

De factuurverwerking in Accounts Payable binnen SAP S/4HANA verbeteren vraagt niet om een grote systeemaanpassing of specialistische kennis van data science. Met een process mining-oplossing kun je snel verbinding maken met de data uit SAP S/4HANA en binnen enkele dagen inzichten opdoen. Zo kun je het proces blijven volgen, het effect van verbeteringen meten en de prestaties op peil houden. Bekijk de data en ontdek hoe je de factuurverwerking in Accounts Payable kunt verbeteren, zodat het proces efficiënter, compliant en goedkoper wordt.