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Otimize o processamento de faturas de contas a pagar

Seu guia de 6 etapas para otimizar contas a pagar no SAP S/4HANA.
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Processamento de faturas do Contas a Pagar
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Otimize o processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP S/4HANA

Muitas organizações enfrentam ineficiências ocultas no processamento de faturas, o que causa atrasos e problemas de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos exatos, desde a captura inicial dos dados até a execução do pagamento final. Assim, você obtém insights claros para simplificar as operações e alcançar a melhor performance.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar?

O processamento de faturas do Contas a Pagar é um pilar operacional essencial para qualquer empresa. Gerenciar as faturas com eficiência, desde o recebimento até o pagamento final, não significa apenas pagar contas. É fundamental para manter um fluxo de caixa saudável, relacionamentos sólidos com fornecedores e a conformidade financeira. Em ambientes corporativos complexos, como o SAP S/4HANA, o processo de Contas a Pagar pode se transformar em uma rede complexa de atividades, envolvendo vários departamentos, sistemas e interações com usuários. Sem visibilidade clara, esses processos costumam esconder ineficiências, gerando impactos financeiros significativos, como multas por atraso, perda de descontos por pagamento antecipado, retrabalho desnecessário e até violações de conformidade.

Não otimizar o Contas a Pagar pode aumentar os custos de processamento, prolongar os ciclos de pagamento, frustrar fornecedores e elevar o risco de fraude. Entender a verdadeira jornada de ponta a ponta de uma fatura no SAP S/4HANA é o primeiro passo para transformar esses desafios em oportunidades de economia e excelência operacional. Muitas organizações têm dificuldade para identificar os pontos exatos de atraso ou desvio no Workflow de processamento de faturas, o que torna quase impossível implementar melhorias direcionadas usando métodos tradicionais de análise.

Como o Process Mining esclarece seu processo de Contas a Pagar

O Process Mining oferece um nível sem precedentes de transparência sobre a performance real do processamento de faturas do Contas a Pagar, usando dados de eventos diretamente do seu sistema SAP S/4HANA. Em vez de depender de suposições ou entrevistas manuais, o Process Mining reconstrói o ciclo de vida completo de cada fatura, criando um gêmeo digital preciso das suas operações. Ao analisar tabelas como BKPF, BSEG, ACDOCA e outras, ele identifica cada atividade pela qual uma fatura passa, de "Invoice Received" a "Payment Cleared", e acompanha os respectivos horários e usuários responsáveis.

Essa abordagem analítica permite visualizar os caminhos exatos percorridos pelas faturas, destacar todas as variantes do processo e localizar onde os gargalos acontecem. Você consegue ver claramente quanto tempo cada etapa leva, como "Invoice Validated" ou "Invoice Routed for Approval", quais usuários ou departamentos causam atrasos e onde os loops de retrabalho ou as intervenções manuais são mais frequentes. Esse insight factual, baseado em dados, permite deixar as suposições de lado e implementar mudanças com base na execução real do processo no ambiente SAP S/4HANA.

Principais áreas de melhoria identificadas pelo Process Mining

Ao aplicar Process Mining ao processamento de faturas do Contas a Pagar, você identifica áreas específicas prontas para transformação:

  • Identificação de gargalos: localize instantaneamente onde as faturas passam tempo demais. É uma etapa específica de aprovação, um atraso na correspondência com o Pedido de Compra ou um problema recorrente durante a resolução de divergências? Você pode detalhar por departamento, usuário ou até tipo de fatura responsável pela lentidão, ajudando a reduzir significativamente o tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar.
  • Oportunidades de automação: identifique tarefas manuais que poderiam ser automatizadas. Por exemplo, se muitas faturas seguem consistentemente um caminho simples e previsível, elas são candidatas ideais à Robotic Process Automation (RPA) ou a Workflows aprimorados orientados pelo sistema no SAP S/4HANA.
  • Conformidade e adesão às políticas: detecte desvios em relação às condições de pagamento estabelecidas, às hierarquias internas de aprovação ou aos requisitos regulatórios. Entenda por que algumas faturas são pagas com atraso, gerando multas, ou por que determinadas aprovações ignoram os procedimentos padrão.
  • Otimização do capital de giro: analise a adesão às condições de pagamento e identifique oportunidades para maximizar descontos por pagamento antecipado. Ao simplificar o processamento, você garante que as faturas estejam prontas para pagamento no momento estratégico, otimizando o fluxo de caixa e evitando multas por atraso.
  • Padronização do processo e aplicação das melhores práticas: compare os fluxos do processo entre diferentes unidades organizacionais ou grupos de fornecedores. Identifique as variantes mais eficientes e use-as como referência para padronizar e melhorar a performance geral do processamento de faturas do Contas a Pagar em toda a empresa.

Resultados esperados: benefícios mensuráveis para sua empresa

Os insights obtidos com o Process Mining se traduzem diretamente em benefícios concretos para o processamento de faturas do Contas a Pagar:

  • Redução do tempo de ciclo de processamento: acelere o processamento de ponta a ponta das faturas, reduzindo dias ou semanas para horas e contribuindo diretamente para um ciclo mais rápido no Contas a Pagar.
  • Economia significativa de custos: minimize multas por atraso, maximize descontos por pagamento antecipado, reduza o esforço manual e diminua o retrabalho, gerando uma redução substancial dos custos operacionais.
  • Mais conformidade e menos riscos: garanta a adesão consistente às políticas de pagamento, às matrizes de aprovação e aos requisitos regulatórios, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Relacionamentos melhores com fornecedores: fortaleça o relacionamento com fornecedores por meio de pagamentos pontuais e previsíveis, aumentando o poder de negociação e a estabilidade da cadeia de suprimentos.
  • Mais produtividade: redirecione o time de Contas a Pagar da resolução reativa de problemas e da entrada manual de dados para atividades mais estratégicas e que geram valor.

Como começar a otimizar seu Contas a Pagar

Transformar o processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP S/4HANA não exige uma reformulação completa nem conhecimentos especializados em ciência de dados. Com uma solução dedicada de Process Mining, você pode se conectar rapidamente aos dados do SAP S/4HANA e começar a descobrir insights em poucos dias, não meses. Essa abordagem permite monitorar continuamente o processo, medir o impacto das melhorias e manter a excelência operacional ao longo do tempo. Explore seus dados e descubra como melhorar o processamento de faturas do Contas a Pagar, criando uma operação mais eficiente, em conformidade e econômica.

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Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas costumam ficar paradas nas filas de aprovação por longos períodos, gerando pagamentos atrasados e prejudicando o relacionamento com fornecedores. Isso afeta a gestão do fluxo de caixa e pode levar à perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado. O ProcessMind analisa as atividades de "Invoice Routed for Approval" a "Invoice Approved" para identificar exatamente onde os atrasos acontecem, apontando os aprovadores ou departamentos específicos que causam gargalos no processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP S/4HANA.

O tempo total entre o recebimento da fatura e o pagamento final é longo demais, consumindo recursos valiosos e aumentando os custos operacionais. Esse ciclo prolongado impede que o time de Contas a Pagar se concentre em tarefas mais estratégicas e reduz a eficiência. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta do processamento de faturas do Contas a Pagar, mostrando a duração exata de cada etapa. Ele destaca as atividades que mais contribuem para ciclos longos no SAP S/4HANA, indicando áreas com grande potencial de melhoria.

Os atrasos no processamento fazem com que sua organização frequentemente deixe de aproveitar os descontos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores, afetando diretamente a rentabilidade. Essa perda representa um vazamento financeiro concreto que poderia ser evitado. O ProcessMind identifica as faturas com condições de pagamento relevantes e acompanha sua jornada até a execução do pagamento no processamento de faturas do Contas a Pagar. Ele revela onde acontecem os atrasos que levam à perda desses descontos valiosos, mostrando o potencial de melhoria no SAP S/4HANA.

Erros frequentes durante a captura dos dados das faturas exigem correções manuais e retrabalho, aumentando os custos e atrasando o processamento. Esses erros costumam se propagar pelo sistema, criando divergências em etapas posteriores do processo. O ProcessMind analisa a frequência e os tipos de loops de retrabalho que ocorrem após as atividades "Invoice Data Captured" e "Invoice Validated" no processamento de faturas do Contas a Pagar. Ele identifica as fontes mais comuns de erros no SAP S/4HANA, indicando onde a automação ou o treinamento podem reduzir o retrabalho.

Às vezes, as faturas são pagas fora das condições definidas ou sem a aprovação adequada, gerando riscos de conformidade e possíveis multas financeiras. Garantir a adesão às regulamentações internas e externas é essencial para a integridade financeira. O ProcessMind monitora a atividade "Payment Executed" em relação aos atributos "Payment Terms" e "Invoice Due Date". Ele sinaliza pagamentos ou processos não conformes no processamento de faturas do Contas a Pagar, permitindo mitigar riscos de forma proativa no SAP S/4HANA.

Os times financeiros costumam ter dificuldade para determinar o status exato de uma fatura, gerando consultas manuais, perda de tempo e dificuldade para responder aos fornecedores com agilidade. Essa falta de transparência prejudica a gestão eficaz. O ProcessMind visualiza toda a jornada do processamento de faturas do Contas a Pagar, de "Invoice Received" a "Payment Cleared". Ele oferece insights transparentes e em tempo real sobre cada etapa percorrida pela fatura no SAP S/4HANA, eliminando suposições e melhorando a comunicação.

Um grande volume de faturas exige intervenção manual para resolver divergências relacionadas a preço, quantidade ou informações ausentes. Esse retrabalho consome recursos significativos do time de Contas a Pagar e prolonga o tempo de processamento. O ProcessMind identifica padrões em que as faturas entram frequentemente na atividade "Discrepancy Resolved" após "Purchase Order Matched" ou "Goods Receipt Matched". Ele destaca as causas-raiz dessas divergências no processamento de faturas do Contas a Pagar, simplificando as operações no SAP S/4HANA.

As divergências entre pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas geram bloqueios e investigações manuais, desacelerando todo o ciclo de pagamento. Essa ineficiência cria acúmulos e atrasa a liquidação final. O ProcessMind analisa as atividades "Purchase Order Matched" e "Goods Receipt Matched", identificando onde as divergências causam desvios ou retrabalho. Ele visualiza o impacto no processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP S/4HANA, permitindo redesenhar o processo de forma direcionada.

Processar faturas sem um pedido de compra correspondente adequado ou com um pedido inválido gera uma carga administrativa significativa e aumenta o risco de gastos não autorizados. Isso costuma levar a problemas de "maverick buying". O ProcessMind identifica faturas que ignoram as etapas padrão de correspondência com o Pedido de Compra ou que são encaminhadas para processamento manual devido à ausência dos atributos "Purchase Order Number" no início do processamento de faturas do Contas a Pagar. Ele ajuda a garantir a conformidade com os pedidos de compra no SAP S/4HANA.

Apesar dos controles internos, sempre existe o risco de uma fatura ser paga mais de uma vez, gerando perdas financeiras e exigindo esforços de conciliação. Pagamentos duplicados desperdiçam recursos e afetam o fluxo de caixa. O ProcessMind analisa os atributos "Invoice Number" e "Invoice Amount" associados aos eventos "Payment Executed". Ele identifica padrões e ocorrências no processamento de faturas do Contas a Pagar em que a mesma fatura é paga várias vezes no SAP S/4HANA, evitando perdas.

As faturas podem passar por etapas redundantes ou que não agregam valor, prolongando o tempo de processamento e consumindo recursos sem contribuir para o resultado. Essas etapas extras escondem oportunidades de simplificação. O ProcessMind mapeia o fluxo real do processamento de faturas do Contas a Pagar, revelando desvios em relação ao caminho ideal. Ele destaca as atividades realizadas com frequência, mas que não agregam valor no SAP S/4HANA, indicando onde os processos podem ser simplificados.

As faturas nem sempre são encaminhadas ao aprovador correto nem seguem uma hierarquia de aprovação consistente, gerando confusão, reencaminhamentos e atrasos. Essa falta de padronização dificulta as trilhas de auditoria. O ProcessMind visualiza os caminhos reais de aprovação percorridos pelas faturas, de "Invoice Routed for Approval" a "Invoice Approved", com base nos atributos "Approver" e "Cost Center". Ele expõe encaminhamentos inconsistentes no processamento de faturas do Contas a Pagar no SAP S/4HANA, permitindo padronizá-los.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Reduzir o tempo que uma fatura passa aguardando aprovação afeta diretamente o relacionamento com fornecedores e o fluxo de caixa. Aprovações mais rápidas significam que as faturas são processadas e pagas no prazo, muitas vezes liberando descontos por pagamento antecipado e melhorando a gestão do capital de giro no processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind revela gargalos nos Workflows de aprovação do SAP S/4HANA, apontando usuários ou etapas específicos que causam atrasos. Ao analisar os tempos de ciclo de cada aprovador e caminho de aprovação, você identifica oportunidades para simplificar o processo, buscando reduzir a duração das aprovações em 15% a 25% e melhorar a eficiência geral do Contas a Pagar.

Tempos longos de processamento de faturas aumentam os custos operacionais, podem gerar multas por atraso e prejudicam o relacionamento com fornecedores. Alcançar um ciclo geral mais curto, do recebimento ao pagamento, é essencial para um departamento de Contas a Pagar eficiente. O ProcessMind mapeia todo o ciclo de vida das faturas no SAP S/4HANA, identificando etapas que não agregam valor, retrabalho e atividades paralelas que prolongam o processamento. Ao visualizar os fluxos reais do processo, você elimina redundâncias e otimiza a sequência das tarefas, buscando reduzir em 20% a 30% o tempo médio de processamento das faturas.

Deixar de aproveitar descontos por pagamento antecipado representa uma perda direta de economia potencial para sua organização. Capturar esses descontos de forma ativa pode melhorar significativamente a rentabilidade e o fluxo de caixa, tornando esse um KPI importante do Contas a Pagar. O ProcessMind ajuda a identificar as faturas que perderam a janela de desconto por pagamento antecipado devido a atrasos no processamento no SAP S/4HANA. Ao relacionar os tempos de processamento às condições de desconto, você identifica as causas-raiz das oportunidades perdidas e implementa mudanças para capturar de 5% a 10% mais descontos.

A entrada manual de dados é uma fonte comum de erros no processamento de faturas do Contas a Pagar, gerando retrabalho, atrasos nos pagamentos e problemas de conciliação. Eliminar esses erros é essencial para garantir a precisão dos dados, a eficiência operacional e a redução dos custos associados. O ProcessMind destaca variantes do processo e retrabalhos originados por erros de entrada de dados no SAP S/4HANA, mostrando onde os erros são introduzidos e seu impacto nas etapas seguintes. Ao identificar esses pontos, você pode implementar automação ou regras de validação mais rigorosas, buscando reduzir em 30% a 40% o retrabalho relacionado à entrada de dados.

A adesão às políticas internas de pagamento e aos requisitos regulatórios é essencial para a governança financeira, a gestão de riscos e a preparação para auditorias. A não conformidade pode gerar multas, divergências financeiras e danos à reputação da organização. O ProcessMind compara automaticamente os caminhos reais de processamento de faturas no SAP S/4HANA com as regras de conformidade definidas, sinalizando desvios. Ele oferece uma visão clara das atividades não conformes ou das etapas não autorizadas, permitindo aplicar as políticas e buscar uma taxa de conformidade superior a 95% em todas as transações.

A falta de visibilidade em tempo real sobre o status de uma fatura gera incerteza, leva a consultas redundantes e dificulta a previsão eficaz do fluxo de caixa. Melhorar a transparência em todo o ciclo de processamento de faturas do Contas a Pagar beneficia as partes interessadas internas e os fornecedores. O ProcessMind oferece um mapa visual interativo da jornada de cada fatura no SAP S/4HANA, mostrando a atividade atual e as etapas anteriores. Isso elimina situações de "caixa-preta", permitindo que as partes interessadas acompanhem o progresso e respondam rapidamente às consultas, melhorando a transparência e reduzindo em 20% o tempo de resolução das consultas.

O retrabalho frequente causado por divergências, como diferenças de quantidade ou preço, aumenta significativamente os custos de processamento e atrasa os pagamentos. Reduzir esse retrabalho contribui diretamente para a eficiência operacional e melhora a performance geral do Contas a Pagar. O ProcessMind identifica as atividades e condições específicas que mais frequentemente levam a divergências e loops de retrabalho no SAP S/4HANA. Ao analisar causas-raiz, como captura inadequada de dados ou correspondência inconsistente, você pode implementar medidas preventivas e reduzir em 25% a 35% o retrabalho relacionado a divergências.

Um processo ineficiente de correspondência de três vias, entre fatura, pedido de compra e recebimento de mercadorias, é um gargalo comum que leva a intervenções manuais e atrasos. Otimizar essa etapa crítica garante pagamentos precisos e reduz o esforço exigido do time de Contas a Pagar. O ProcessMind visualiza o fluxo da correspondência de três vias no SAP S/4HANA, identificando onde ocorrem falhas, suas causas e como elas afetam as etapas seguintes. Ao entender as variações do processo, você pode automatizar mais cenários de correspondência e reduzir em 20% a 30% as exceções manuais.

Faturas recebidas sem um Pedido de Compra válido interrompem o processamento padrão, geralmente exigem intervenção manual e atrasam a aprovação. Reduzir essas faturas "sem Pedido de Compra" aumenta a automação do processo e fortalece os controles de compras. O ProcessMind ajuda a identificar a frequência e o impacto das faturas sem Pedido de Compra no seu sistema SAP S/4HANA, acompanhando seus caminhos de processamento específicos e as etapas adicionais. Ao analisar a origem dessas faturas, você pode aplicar as políticas de Pedido de Compra desde o início do processo, buscando reduzir em 15% a 20% as faturas sem Pedido de Compra.

Pagamentos duplicados de faturas geram perdas financeiras diretas, exigem conciliações demoradas e podem prejudicar a confiança dos fornecedores. Implementar controles robustos para evitar esses erros é uma prioridade para a integridade financeira do Contas a Pagar. O ProcessMind analisa dados históricos de pagamentos e identifica ocorrências de pagamentos duplicados no SAP S/4HANA, revelando os desvios de processo que permitiram que eles acontecessem. Ao mapear os cenários comuns que levam a duplicidades, você pode implementar medidas preventivas e fortalecer os controles, reduzindo esse risco a quase zero.

A jornada de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de Contas a Pagar

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Analise seu processo
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Implemente melhorias
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O que fazer

Acesse e baixe o Template de extração de dados do Excel pré-configurado e adaptado ao processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP S/4HANA.

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Por que isso importa

Usar o Template correto garante que seus dados sejam estruturados adequadamente para análise, economizando tempo e evitando erros nas etapas seguintes.

Resultado esperado

Um Template de dados pronto para uso, perfeitamente alinhado aos requisitos de processamento de faturas de Contas a Pagar do SAP S/4HANA.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Revele ineficiências ocultas em contas a pagar e transforme seu Workflow

O ProcessMind visualiza seu processo de contas a pagar no SAP S/4HANA, revelando insights críticos e gargalos exatos. Descubra onde os atrasos acontecem e como simplificar as operações para alcançar a eficiência ideal.
  • Visualize o fluxo de faturas de contas a pagar de ponta a ponta
  • Identifique os gargalos exatos no ciclo de pagamentos
  • Identifique riscos e desvios de conformidade
  • Compare a performance de contas a pagar entre entidades
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Maximize a eficiência e as economias de Contas a Pagar

Esses resultados mostram as melhorias operacionais significativas e as reduções de custos obtidas ao aplicar Process Mining ao processamento de faturas de Contas a Pagar no SAP S/4H4NA. Ao analisar cuidadosamente o estado atual, as organizações podem identificar ineficiências, eliminar retrabalho e simplificar os workflows de pagamento.

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Aprovação mais rápida de faturas

Redução média no tempo de aprovação

Identifique e elimine gargalos no processo de aprovação, agilizando o processamento de faturas e melhorando o relacionamento com os fornecedores.
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Maximizar descontos por pagamento antecipado

Aumento na taxa de captura de descontos

Otimize os workflows de programação e aprovação de pagamentos para garantir que as faturas elegíveis sejam pagas dentro do prazo e aproveitem descontos valiosos por pagamento antecipado, aumentando a lucratividade.
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Redução do retrabalho manual

Redução na resolução de divergências

Identifique as causas raiz das divergências nas faturas e dos erros de entrada de dados, reduzindo significativamente a necessidade de retrabalho manual e os custos associados.
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Maior conformidade dos pagamentos

Melhoria na taxa de pagamentos pontuais

Garanta que uma porcentagem maior das faturas seja paga até a data de vencimento, evitando multas por atraso e fortalecendo o relacionamento com os fornecedores.
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Conciliação em 3 vias simplificada

Aumento nas conciliações bem-sucedidas

Melhore a eficiência da conciliação entre pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas, reduzindo drasticamente as exceções e as intervenções manuais.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e o contexto organizacional. Esses números representam melhorias típicas observadas em implementações bem-sucedidas de Process Mining em processos de Contas a Pagar.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um documento de fatura, que funciona como o ID de caso principal do processo de Contas a Pagar.

Por que isso importa

Ele identifica exclusivamente a jornada de cada fatura, permitindo rastrear todo o seu ciclo de vida e analisar a performance do processo caso a caso.

O nome de um evento ou etapa específica do negócio que ocorreu durante o ciclo de vida do processamento da fatura.

Por que isso importa

Define as etapas do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, identificar gargalos e detectar ciclos de retrabalho.

A data e a hora exatas em que a atividade ocorreu.

Por que isso importa

Esse timestamp é fundamental para ordenar cronologicamente os eventos e calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e durações, essenciais para Process Mining.

O ID do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Atribui atividades a indivíduos específicos, permitindo analisar a performance dos usuários, a carga de trabalho e a conformidade com as políticas de segregação de funções.

A unidade organizacional para a qual a fatura é processada.

Por que isso importa

Permite comparar a performance do processo entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar problemas regionais ou específicos de unidades de negócio e as melhores práticas.

O nome do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar a performance do processo por fornecedor, ajudando a identificar fornecedores problemáticos e gerenciar relacionamentos estratégicos com eficiência.

O valor bruto total da fatura na moeda original do documento.

Por que isso importa

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e quantificação dos impactos financeiros.

O identificador exclusivo do pedido de compra associado à fatura, quando aplicável.

Por que isso importa

Fundamental para analisar a eficiência da conciliação em 3 vias e medir a conformidade com as políticas de compras, identificando faturas processadas sem pedido de compra.

A data até a qual o pagamento da fatura deve ser feito ao fornecedor.

Por que isso importa

É o principal fator da análise de pagamentos pontuais, permitindo medir a performance dos pagamentos e seu impacto nos relacionamentos com fornecedores e nas multas por atraso.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a criação de um documento de fatura no SAP, manualmente ou por meio de uma interface automatizada, como OCR/VIM. Esse evento normalmente é capturado a partir da data e hora de criação do cabeçalho do documento contábil.

Por que isso importa

Como ponto inicial do processo, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo completo da fatura e medir o throughput de todo o processo de Contas a Pagar.

O sistema bloqueou a fatura automática ou manualmente, impedindo seu pagamento. Isso normalmente ocorre devido a divergências de preço ou quantidade, ou à falta de aprovações.

Por que isso importa

Este é um indicador importante de problemas e retrabalho. Analisar os motivos e a duração dos bloqueios ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e das ineficiências do processo.

A fatura recebeu todas as aprovações necessárias no sistema de Workflow. Muitas vezes, essa é a etapa final antes de a fatura ser lançada ou desbloqueada para pagamento.

Por que isso importa

Esse marco importante marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre o encaminhamento e a aprovação é uma métrica crítica de eficiência.

A fatura é registrada formalmente no razão geral, criando um passivo financeiro. Um documento estacionado se torna um documento lançado, ou um lançamento direto é realizado.

Por que isso importa

Este é um marco financeiro crítico. Ele confirma a obrigação da empresa de pagar e geralmente é um pré-requisito para programar o pagamento.

Um pagamento foi realizado para a fatura. Isso é capturado quando a execução de pagamentos é concluída e um documento de pagamento é criado e lançado.

Por que isso importa

Esta atividade é fundamental para a análise do fluxo de caixa e para medir o KPI 'Taxa de Pagamentos Pontuais', comparando esta data com a data de vencimento da fatura.

Esta atividade marca o encerramento final da fatura, quando o pagamento e a fatura são conciliados entre si no razão auxiliar. Isso indica que o processo foi concluído.

Por que isso importa

Como encerramento definitivo do processo, esta atividade é essencial para calcular com precisão o tempo de ciclo completo. Ela confirma que o passivo foi liquidado.

O documento da fatura foi estornado, anulando efetivamente seu impacto financeiro. Esse é um estado final alternativo do processo, geralmente causado por lançamentos incorretos ou disputas com fornecedores.

Por que isso importa

Acompanhar os cancelamentos ajuda a identificar motivos de falhas no processo, como envios duplicados ou dados incorretos na fatura, que podem apontar para problemas nas etapas anteriores.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza seu fluxo real de processamento de faturas para revelar gargalos, ciclos de retrabalho e desvios dos procedimentos padrão. Esse insight orientado por dados permite acelerar as aprovações de faturas, capturar mais descontos por pagamento antecipado e aumentar a eficiência operacional geral. Ele ajuda a garantir a Conformidade e reduz erros manuais ao destacar áreas problemáticas.

Você precisa principalmente de dados de Event Logs que detalhem cada etapa do ciclo de vida de uma fatura, incluindo atividade, data e hora registradas e ID do caso, que corresponde ao número da fatura. As tabelas relevantes geralmente incluem BKPF, BSEG, RBKP, RSEG e documentos de alteração. O objetivo é reconstruir a sequência exata de eventos de cada fatura.

Você pode esperar melhorias quantificáveis, como redução do tempo de processamento das faturas, aumento da captura de descontos por pagamento antecipado e diminuição do retrabalho manual. Os insights iniciais que identificam os principais gargalos geralmente podem ser obtidos poucas semanas após a extração dos dados. Esforços de otimização contínua podem gerar resultados significativos ao longo de vários meses.

O Process Mining mapeará com precisão os gargalos de aprovação, os caminhos de roteamento inconsistentes e os ciclos recorrentes de retrabalho. Ele identifica onde ocorrem frequentemente erros de entrada manual de dados e destaca faturas sem pedidos de compra válidos ou etapas de processamento desnecessárias. Isso revela as verdadeiras causas dos atrasos e da não conformidade.

Não. O Process Mining é uma técnica analítica não invasiva. Ele exige acesso somente leitura aos dados históricos de transações do seu sistema SAP S/4HANA. Isso significa que funciona sem afetar o ambiente de produção ativo, os Workflows dos usuários ou a performance do sistema.

Você precisará de uma plataforma de software de Process Mining e de acesso seguro, somente leitura, ao banco de dados do SAP S/4HANA. A extração dos dados geralmente pode ser feita por conectores padrão do SAP, como RFC, relatórios personalizados ou consultas diretas ao banco de dados. Não são necessárias modificações no sistema SAP principal.

Com certeza. Ao analisar Event Logs, o Process Mining identifica os aprovadores ou departamentos específicos que causam atrasos e aponta as etapas exatas em que as faturas ficam paradas. Essa visibilidade detalhada permite intervenções direcionadas, como ajustes no Workflow ou treinamentos, para simplificar e acelerar significativamente as aprovações.

O Process Mining pode detectar automaticamente desvios das políticas de pagamento e dos controles internos definidos por você. Ele destaca casos de condições de pagamento não conformes, execuções de pagamento não autorizadas ou possíveis pagamentos duplicados de faturas. Esse monitoramento contínuo fortalece a governança e reduz os riscos financeiros.

O Process Mining de Contas a Pagar utiliza principalmente dados de módulos padrão do SAP S/4HANA, como Financial Accounting (FI) e Materials Management (MM), para a verificação de faturas. O requisito essencial é ter acesso aos dados de transações dos cabeçalhos de documentos, itens de linha e logs de alterações relacionados às atividades de processamento de faturas.

Acabe com as multas por atraso: otimize hoje o processamento de faturas de contas a pagar

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