> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování přijatých faktur > SAP S/4HANA

Zlepšete zpracování faktur dodavatelů

Průvodce v 6 krocích, jak zefektivnit zpracování závazků v SAP S/4HANA.
Zlepšete zpracování faktur dodavatelů
Zpracování přijatých faktur
SAP S/4HANA

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy
Obecný proces 1 Cesta pacienta 6 Nábor a získávání talentů 6 Nákup až platba: požadavek 8 Nástup zaměstnance 6 Od kontaktu k platbě 7 Od nákupu k platbě: objednávka 8 Od objednávky k úhradě: fakturace a vystavování faktur 8 Onboarding zákazníků KYC 6 Order to Cash – zpracování zákaznických objednávek 8 Plánování výroby 6 Pohledávky 7 Poskytování úvěrů 6 Pracovní cyklus zaměstnance od nástupu po odchod 8 Proces od nástupu po odchod zaměstnance: správa pracovních pozic 4 Record to Report - účetní zápis 7 Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasování 7 Řízení dodavatelského řetězce 7 Řízení kvality 6 Řízení přepravy 6 Řízení skladu 6 Řízení zásob 7 Řízení změn 6 Správa incidentů 6 Správa problémů 6 Správa servisních požadavků 7 Správa smluv 6 Správa úvěrů a vymáhání pohledávek 7 Správa výdajů 6 Správa výnosového cyklu 6 Údržba majetku 6 Zákaznický servis 7 Životní cyklus vývoje softwaru 6 Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu 8 Zpracování mezd 7 Zpracování plateb 7 Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům 7 Zpracování pojistných událostí 6 Zpracování přijatých faktur 7 Zpracování vrácení zboží a refundací 7
Dostupné systémy
Problémy(12)Cíle(10)6 krokůNáhledVýsledkyDataČasté dotazy(4)

Optimalizujte zpracování přijatých faktur v SAP S/4HANA

Mnoho organizací má ve zpracování faktur skrytou neefektivitu, která vede ke zpožděním a problémům s dodržováním pravidel. Naše platforma vám pomůže přesně určit úzká místa, od prvotního zachycení údajů až po konečnou úhradu. Získáte přehledné informace, díky kterým můžete zefektivnit provoz a zlepšit výkonnost.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč optimalizovat zpracování dodavatelských faktur?

Zpracování dodavatelských faktur je základním pilířem provozu každé firmy. Efektivní správa faktur od přijetí až po úhradu není jen otázkou placení účtů. Je důležitá pro zdravý peněžní tok, dobré vztahy s dodavateli i dodržování finančních předpisů. V rozsáhlých firemních systémech, jako je SAP S/4HANA, se zpracování dodavatelských faktur může proměnit ve složitou síť činností napříč odděleními, systémy a uživateli. Bez jasného přehledu se v procesu často skrývají neefektivní postupy, které vedou k finančním ztrátám, například k pokutám za pozdní platby, nevyužitým slevám za včasnou úhradu, zbytečným opravám nebo porušení předpisů.

Pokud zpracování dodavatelských faktur neoptimalizujete, mohou růst náklady, prodlužovat se doba úhrady a zhoršovat vztahy s dodavateli. Zároveň se zvyšuje riziko podvodů. Pochopit skutečný průběh faktury od začátku do konce v SAP S/4HANA je první krok k tomu, abyste tyto problémy proměnili v příležitost k úsporám a zlepšení provozu. Mnoho organizací nedokáže přesně určit, kde při zpracování faktur vznikají prodlevy nebo odchylky. Tradiční analytické metody proto často neumožňují cílené zlepšení.

Jak process mining odhalí skutečný průběh zpracování faktur

Process mining vám díky datům o událostech přímo ze systému SAP S/4HANA poskytne přesný přehled o tom, jak zpracování dodavatelských faktur skutečně probíhá. Místo předpokladů a ručních rozhovorů rekonstruuje celý životní cyklus každé faktury a vytváří přesný digitální obraz provozu. Analýzou tabulek, jako jsou BKPF, BSEG, ACDOCA a další, zaznamená jednotlivé činnosti od „Přijetí faktury“ po „Zaúčtování platby“ včetně přesných časových údajů a odpovědných uživatelů.

Díky této analýze můžete zobrazit konkrétní cesty faktur, porovnat varianty procesu a určit, kde vznikají úzká místa. Uvidíte, jak dlouho trvá každý krok, například „Ověření faktury“ nebo „Předání faktury ke schválení“, kteří uživatelé či oddělení způsobují prodlevy a kde se nejčastěji opakují opravy nebo ruční zásahy. Tyto poznatky založené na skutečných datech vám pomohou přestat spoléhat na odhady a zavádět změny podle toho, jak proces v SAP S/4HANA opravdu probíhá.

Kde process mining pomáhá zlepšit proces

Při analýze zpracování dodavatelských faktur pomocí process mining odhalíte konkrétní oblasti, které můžete zlepšit:

  • Odhalení úzkých míst: Rychle zjistíte, kde faktury zbytečně dlouho čekají. Jde o konkrétní schválení, párování s objednávkou nebo opakovaný problém při řešení nesrovnalostí? Můžete přejít o úroveň níž a určit oddělení, uživatele nebo typy faktur, které prodlevy způsobují. Tím pomůžete zkrátit dobu zpracování dodavatelských faktur.
  • Příležitosti k automatizaci: Najdete ruční úkoly, které lze automatizovat. Pokud například mnoho faktur pravidelně prochází jednoduchou a předvídatelnou cestou, mohou být vhodnými kandidáty pro Robotic Process Automation (RPA) nebo workflow řízené systémem v SAP S/4HANA.
  • Dodržování pravidel a interních postupů: Odhalíte odchylky od sjednaných platebních podmínek, interních schvalovacích hierarchií nebo právních požadavků. Zjistíte, proč se některé faktury platí pozdě a vznikají za ně pokuty nebo proč některá schválení obcházejí běžný postup.
  • Optimalizace pracovního kapitálu: Prověříte dodržování platebních podmínek a zjistíte, kde lze více využívat slevy za včasnou úhradu. Zjednodušením zpracování připravíte faktury k úhradě ve správný čas, zlepšíte peněžní tok a omezíte poplatky za pozdní platby.
  • Sjednocení procesu a uplatnění osvědčených postupů: Porovnáte průběh procesu v různých organizačních jednotkách nebo skupinách dodavatelů. Najdete nejefektivnější varianty a využijete je jako vzor pro sjednocení a zlepšení zpracování dodavatelských faktur napříč firmou.

Očekávané výsledky: měřitelné přínosy pro vaši firmu

Poznatky z process mining se přímo promítají do konkrétních přínosů při zpracování dodavatelských faktur:

  • Kratší doba zpracování: Zrychlíte zpracování faktur od začátku do konce z dnů či týdnů na hodiny a zkrátíte tak celý cyklus.
  • Výrazné úspory nákladů: Omezíte pokuty za pozdní platby a ruční práci, využijete více slev za včasnou úhradu a snížíte počet oprav. Tím klesnou provozní náklady.
  • Lepší dodržování pravidel a nižší riziko: Zajistíte důsledné dodržování platebních pravidel, schvalovacích matic a právních požadavků a omezíte finanční i reputační rizika.
  • Lepší vztahy s dodavateli: Díky včasným a předvídatelným platbám posílíte vztahy s dodavateli, zlepšíte si vyjednávací pozici a podpoříte stabilitu dodavatelského řetězce.
  • Vyšší produktivita: Uvolníte tým závazků z reaktivního řešení problémů a ručního zadávání dat, aby se mohl věnovat strategičtějším činnostem s vyšší přidanou hodnotou.

Jak začít s optimalizací zpracování dodavatelských faktur

Zlepšení zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA nevyžaduje rozsáhlou přestavbu systému ani specializované znalosti datové vědy. S řešením pro process mining se můžete rychle připojit k datům v SAP S/4HANA a začít odhalovat příležitosti během několika dnů, ne měsíců. Proces pak můžete průběžně sledovat, měřit dopad změn a dlouhodobě udržovat efektivní provoz. Prozkoumejte svá data a zjistěte, jak zpracování dodavatelských faktur zlepšit, aby bylo efektivnější, v souladu s pravidly a méně nákladné.

Zpracování přijatých faktur Ověření faktury Tým závazků Zpracování plateb Třístranné párování Párování s objednávkou Platby dodavatelům Finanční provoz Automatizace faktur Řízení dodržování pravidel Automatizace závazků Správa faktur Od nákupu po platbu

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Faktury často dlouho čekají ve schvalovacích frontách. To vede k pozdním platbám a zhoršuje vztahy s dodavateli. Zároveň to komplikuje řízení peněžního toku a může způsobit, že přijdete o slevy za včasnou úhradu. ProcessMind analyzuje činnosti „Předání faktury ke schválení“ a „Schválení faktury“ a přesně určí, kde vznikají prodlevy a kteří schvalovatelé nebo oddělení způsobují úzká místa při zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA.

Celková doba od přijetí faktury po její úhradu je příliš dlouhá. Spotřebovává cenné zdroje a zvyšuje provozní náklady. Tým závazků se kvůli tomu nemůže věnovat strategičtějším úkolům a jeho efektivita klesá. ProcessMind zobrazí zpracování dodavatelských faktur od začátku do konce a ukáže přesnou dobu každého kroku. Upozorní na činnosti, které nejvíce prodlužují cyklus v SAP S/4HANA, a pomůže určit, kde se vyplatí proces zlepšit.

Kvůli prodlevám vaše organizace často nevyužije slevy za včasnou úhradu, které nabízejí dodavatelé. To přímo snižuje ziskovost. Jde o konkrétní finanční ztrátu, které lze předejít. ProcessMind vyhledá faktury s příslušnými platebními podmínkami a sleduje jejich cestu až k úhradě. Ukáže, kde při zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA vznikají prodlevy, kvůli kterým o tyto slevy přicházíte.

Při zadávání údajů z faktur často vznikají chyby, které vyžadují ruční opravy a opakované zpracování. Tím rostou náklady i prodlevy. Chyby se navíc mohou přenášet do dalších kroků a způsobit pozdější nesrovnalosti. ProcessMind analyzuje četnost a typy opakovaných kroků po činnostech „Zadání údajů z faktury“ a „Ověření faktury“. Odhalí běžné zdroje chyb v SAP S/4HANA a ukáže, kde může automatizace nebo školení omezit opakované opravy.

Některé faktury se platí mimo stanovené podmínky nebo bez řádného schválení. Tím vzniká riziko porušení pravidel a finančních sankcí. Dodržování interních i externích předpisů je zásadní pro finanční integritu. ProcessMind porovnává činnost „Provedení platby“ s atributy „Platební podmínky“ a „Datum splatnosti faktury“. Označí platby nebo postupy, které nejsou v souladu s pravidly, a pomůže vám předcházet rizikům při zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA.

Finanční týmy často obtížně zjišťují přesný stav faktury. Musí proto ručně ověřovat informace, ztrácejí čas a nemohou dodavatelům včas odpovídat. Nedostatek přehledu ztěžuje efektivní řízení procesu. ProcessMind zobrazí celý průběh zpracování dodavatelských faktur od „Přijetí faktury“ po „Zaúčtování platby“. V SAP S/4HANA poskytne aktuální a přehledné informace o každém kroku, takže se nemusíte spoléhat na odhady a můžete lépe komunikovat.

Velké množství faktur vyžaduje ruční zásah kvůli nesrovnalostem v cenách, množství nebo chybějícím údajům. Opravy zabírají týmu závazků mnoho času a prodlužují zpracování. ProcessMind odhalí případy, kdy faktury po činnosti „Spárování s objednávkou“ nebo „Spárování s příjemkou“ často přecházejí do činnosti „Vyřešení nesrovnalosti“. Pomůže určit příčiny nesrovnalostí a zjednodušit provoz v SAP S/4HANA.

Nesoulad mezi objednávkami, příjemkami a fakturami vede k pozastavení zpracování a ručnímu prověřování, což zpomaluje celý cyklus plateb. Vznikají nedodělky a prodlevy při konečném vypořádání. ProcessMind analyzuje činnosti „Spárování s objednávkou“ a „Spárování s příjemkou“ a ukáže, kde nesoulad způsobuje odchylky nebo opakované opravy. Zobrazí také dopad na zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA, abyste mohli proces cíleně upravit.

Zpracování faktur bez odpovídající nebo platné objednávky zvyšuje administrativní zátěž a riziko neoprávněných výdajů. Často vede k nákupům mimo schválený proces. ProcessMind odhalí faktury, které obcházejí běžné párování s objednávkou nebo se kvůli chybějícímu atributu „Číslo objednávky“ hned na začátku zpracování předávají k ručnímu vyřízení. Pomůže vám prosazovat pravidla pro objednávky v SAP S/4HANA.

I přes interní kontroly vždy existuje riziko, že bude faktura uhrazena vícekrát. To vede k finančním ztrátám a nutnosti dalších kontrol. Duplicitní platby spotřebovávají zdroje a ovlivňují peněžní tok. ProcessMind analyzuje atributy „Číslo faktury“ a „Částka faktury“ u událostí „Provedení platby“. Při zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA odhalí případy, kdy byla stejná faktura uhrazena vícekrát, a pomůže tak předcházet ztrátám.

Faktury mohou procházet nadbytečnými kroky, které nepřinášejí žádnou hodnotu. Zpracování se tím prodlužuje a spotřebovává zdroje, aniž by se zlepšil výsledek. Tyto kroky zakrývají možnosti, jak proces zjednodušit. ProcessMind zmapuje skutečný průběh zpracování dodavatelských faktur a odhalí odchylky od ideální cesty. Ukáže činnosti, které se v SAP S/4HANA často opakují, ale nepřinášejí hodnotu, a pomůže určit, kde proces zjednodušit.

Faktury se ne vždy předávají správnému schvalovateli nebo neprocházejí jednotnou schvalovací hierarchií. To vede k nejasnostem, opakovanému předávání a prodlevám. Nesjednocený postup navíc komplikuje auditní stopu. ProcessMind zobrazí skutečné schvalovací cesty faktur od „Předání faktury ke schválení“ po „Schválení faktury“ podle atributů „Schvalovatel“ a „Nákladové středisko“. Odhalí nesjednocené předávání faktur při zpracování v SAP S/4HANA a umožní postup sjednotit.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Kratší čekání faktury na schválení přímo prospívá vztahům s dodavateli i peněžnímu toku. Rychlejší schvalování pomáhá faktury včas zpracovat a uhradit, často také umožní využít slevy za včasnou úhradu a lépe řídit pracovní kapitál při zpracování dodavatelských faktur. ProcessMind odhalí úzká místa ve schvalovacích workflow v SAP S/4HANA a určí konkrétní uživatele nebo kroky, které způsobují prodlevy. Analýzou doby schválení u jednotlivých schvalovatelů a cest zjistíte, kde lze proces zjednodušit. Cílem může být zkrácení doby schvalování o 15–25 % a zvýšení efektivity týmu závazků.

Dlouhé zpracování faktur zvyšuje provozní náklady, riziko pokut za pozdní platby a napětí ve vztazích s dodavateli. Pro efektivní oddělení závazků je důležité zkrátit celkovou dobu od přijetí faktury po její úhradu. ProcessMind zmapuje celý životní cyklus faktury v SAP S/4HANA a odhalí kroky bez přidané hodnoty, opakované opravy i souběžné činnosti, které zpracování prodlužují. Díky přehledu o skutečném průběhu můžete odstranit duplicity a lépe řadit úkoly. Cílem může být zkrácení průměrné doby zpracování faktury o 20–30 %.

Nevyužité slevy za včasnou úhradu znamenají přímou ztrátu možných úspor. Pokud je budete důsledně využívat, můžete zvýšit ziskovost i zlepšit peněžní tok. Jde proto o důležitý ukazatel výkonnosti týmu závazků. ProcessMind pomáhá najít faktury, u kterých kvůli prodlevám při zpracování v SAP S/4HANA uplynula lhůta pro získání slevy. Porovnáním doby zpracování s podmínkami slevy určíte příčiny a můžete upravit proces tak, abyste využili o 5–10 % více slev.

Ruční zadávání dat je častým zdrojem chyb při zpracování dodavatelských faktur. Chyby vedou k opakované práci, prodlevám při platbách a problémům při odsouhlasení. Jejich omezení je důležité pro přesnost dat, efektivní provoz i snížení nákladů. ProcessMind v SAP S/4HANA odhalí varianty procesu a opakovanou práci způsobenou chybami při zadávání dat. Ukáže, kde chyby vznikají a jak ovlivňují další kroky. Na základě těchto zjištění můžete zavést automatizaci nebo přísnější kontroly a usilovat o snížení opakovaného zpracování kvůli chybám při zadávání dat o 30–40 %.

Dodržování interních platebních pravidel a právních požadavků je důležité pro finanční řízení, řízení rizik i připravenost na audit. Porušení pravidel může vést k sankcím, finančním nesrovnalostem a poškození pověsti organizace. ProcessMind automaticky porovnává skutečné cesty zpracování faktur v SAP S/4HANA se stanovenými pravidly a označuje odchylky. Zobrazí činnosti, které nejsou v souladu s pravidly, i neoprávněné kroky. Pomůže vám prosazovat stanovené postupy a usilovat o dodržování pravidel u více než 95 % transakcí.

Bez aktuálního přehledu o stavu faktury vzniká nejistota, opakované dotazy a problémy s přesným plánováním peněžního toku. Lepší přehled o celém cyklu zpracování dodavatelských faktur prospívá interním týmům i dodavatelům. ProcessMind poskytne interaktivní vizuální mapu cesty každé faktury v SAP S/4HANA včetně aktuální činnosti a předchozích kroků. Díky tomu se vyhnete situacím, kdy není jasné, co se s fakturou děje. Zainteresované osoby mohou sledovat průběh a rychle odpovídat na dotazy, čímž zlepší přehled a zkrátí dobu jejich vyřízení o 20 %.

Časté opravy kvůli nesrovnalostem, například rozdílům v množství nebo ceně, výrazně zvyšují náklady na zpracování a zpožďují platby. Omezení těchto oprav zlepšuje efektivitu provozu i celkový výkon týmu závazků. ProcessMind v SAP S/4HANA určí konkrétní činnosti a podmínky, které nejčastěji vedou k nesrovnalostem a následným opakovaným opravám. Analýzou příčin, jako jsou nepřesně zadaná data nebo nesjednocené párování, můžete zavést preventivní opatření a snížit počet oprav souvisejících s nesrovnalostmi o 25–35 %.

Neefektivní třístranné párování faktury, objednávky a příjemky je častým úzkým místem. Vede k ručním zásahům a prodlevám. Optimalizace tohoto důležitého kroku pomáhá zajistit správné platby a omezuje práci týmu závazků. ProcessMind zobrazí průběh třístranného párování v SAP S/4HANA a ukáže, kde párování selhává, z jakých důvodů a jak to ovlivňuje další kroky. Když porozumíte variantám procesu, můžete automatizovat více případů párování a snížit počet ručních výjimek o 20–30 %.

Faktury přijaté bez platné objednávky narušují běžný postup. Často vyžadují ruční zásah a zpožďují schválení. Pokud jejich počet snížíte, podpoříte automatizaci procesu a posílíte kontrolu nákupů. ProcessMind v SAP S/4HANA zjistí četnost faktur bez objednávky a jejich dopad, včetně konkrétních cest zpracování a dodatečných kroků. Analýzou jejich původu můžete prosazovat pravidla pro objednávky už v předchozích krocích a usilovat o snížení počtu těchto faktur o 15–20 %.

Dvojí úhrada faktury znamená přímou finanční ztrátu, vyžaduje časově náročné odsouhlasení a může narušit důvěru dodavatele. Zavedení spolehlivých kontrol, které těmto chybám předcházejí, je pro finanční integritu týmu závazků zásadní. ProcessMind analyzuje historická data o platbách v SAP S/4HANA a odhalí případy dvojí úhrady i odchylky v procesu, které k nim vedly. Zmapováním běžných scénářů můžete zavést preventivní opatření, posílit kontroly a snížit toto riziko téměř na nulu.

Šest kroků ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur

1
Stáhněte si šablonu
2
Exportujte data
3
Nahrajte datovou sadu
4
Analyzujte svůj proces
5
Zaveďte zlepšení
6
Sledujte svůj proces
1

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Otevřete a stáhněte si přednastavenou šablonu Excelu pro extrakci dat, upravenou pro zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná šablona zajistí, že data budou mít vhodnou strukturu pro analýzu. Ušetříte čas a předejdete chybám v dalších krocích.

Očekávaný výsledek

Připravená šablona dat odpovídající požadavkům na zpracování faktur v SAP S/4HANA.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skryté nedostatky v závazcích vůči dodavatelům a zlepšete workflow

ProcessMind zobrazuje proces zpracování závazků vůči dodavatelům v SAP S/4HANA a ukazuje konkrétní úzká místa. Zjistěte, kde vznikají prodlevy a jak zefektivnit provoz.
  • Zobrazte celý tok faktur dodavatelů od začátku do konce
  • Najděte konkrétní úzká místa v platebním cyklu
  • Odhalte rizika nesouladu a odchylky
  • Porovnejte výkonnost zpracování závazků mezi jednotlivými společnostmi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Vyšší efektivita a úspory v procesu závazků

Tyto výsledky ukazují provozní zlepšení a snížení nákladů, kterých lze dosáhnout pomocí process mining v procesu zpracování dodavatelských faktur v SAP S/4HANA. Pečlivá analýza současného stavu pomáhá organizacím odhalit neefektivní postupy, omezit opakovanou práci a zjednodušit platební workflow.

0 %
Rychlejší schvalování faktur

Průměrné zkrácení doby schvalování

Najděte a odstraňte úzká místa při schvalování, zrychlete zpracování faktur a zlepšete vztahy s dodavateli.
0 pp
Využijte více slev za včasnou úhradu

Nárůst podílu využitých slev

Upravte plánování plateb a schvalovací workflow tak, aby byly způsobilé faktury zaplaceny včas a bylo možné využít výhodné slevy za předčasnou úhradu. Tím zvýšíte ziskovost.
0 %
Méně ručních oprav

Zkrácení doby řešení nesrovnalostí

Odhalte příčiny nesrovnalostí na fakturách a chyb při zadávání dat. Omezíte tak ruční opravy i související náklady.
0 pp
Vyšší shoda při platbách

Vyšší podíl včasných plateb

Zajistěte, aby větší část faktur byla uhrazena do data splatnosti. Vyhnete se poplatkům za pozdní platby a posílíte vztahy s dodavateli.
0 pp
Efektivnější třístranné párování

Více úspěšně spárovaných dokladů

Zefektivněte párování objednávek, příjemek a faktur. Výrazně tak omezíte výjimky a ruční zásahy.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, kvality dat a podmínek v organizaci. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným při úspěšném nasazení process mining v procesu závazků.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby je doplňte.
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor dokladu faktury, který slouží jako hlavní ID případu v procesu závazků.

Proč je to důležité

Jednoznačně identifikuje průběh každé faktury, takže lze sledovat její celý životní cyklus a analyzovat výkonnost procesu pro každý případ zvlášť.

Název konkrétní obchodní události nebo kroku, ke kterému došlo během zpracování faktury.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje znázornit a analyzovat jeho průběh, odhalit úzká místa a zjistit opakované cykly oprav.

Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro chronologické řazení událostí a výpočet časových ukazatelů, například doby zpracování a trvání jednotlivých kroků, které jsou základem process mining.

ID uživatele, který aktivitu provedl.

Proč je to důležité

Přiřazuje aktivity konkrétním osobám a umožňuje analyzovat jejich výkon, pracovní zátěž a dodržování pravidel oddělení pravomocí.

Organizační jednotka, pro kterou se faktura zpracovává.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost procesu mezi různými právnickými osobami a odhalit problémy i osvědčené postupy v jednotlivých regionech nebo organizačních jednotkách.

Název dodavatele, který fakturu vystavil.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle dodavatele, odhalit problematické dodavatele a účinně řídit vztahy se strategickými dodavateli.

Celková hrubá částka faktury v původní měně dokladu.

Proč je to důležité

Doplňuje finanční kontext procesu a umožňuje analýzu podle hodnoty, stanovení priority faktur s vysokou částkou a vyčíslení finančních dopadů.

Jedinečný identifikátor objednávky spojené s fakturou, pokud se na ni vztahuje.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu efektivity třístranného párování a dodržování pravidel nákupu. Pomáhá odhalit faktury zpracované bez objednávky.

Datum, do kterého je třeba fakturu uhradit dodavateli.

Proč je to důležité

Jde o hlavní údaj pro analýzu včasnosti plateb. Umožňuje měřit jejich průběh a dopad na vztahy s dodavateli i poplatky za pozdní úhradu.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje vytvoření dokladu faktury v SAP, ručně nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní, například OCR/VIM. Událost se obvykle zaznamenává podle data a času vytvoření hlavičky účetního dokladu.

Proč je to důležité

Jako počáteční bod procesu je tato aktivita nezbytná pro výpočet celkové doby zpracování faktury a měření průchodnosti celého procesu závazků.

Systém fakturu zablokoval automaticky nebo ručně, a tím zabránil její úhradě. Důvodem bývají nesrovnalosti v ceně či množství nebo chybějící schválení.

Proč je to důležité

Jde o důležitý ukazatel problémů a opakované práce. Analýza důvodů a délky blokace pomáhá odhalit příčiny prodlev při platbách a neefektivní postupy.

Faktura získala všechna potřebná schválení v systému workflow. Často jde o poslední krok před zaúčtováním faktury nebo zrušením blokace platby.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník označuje konec schvalovacího cyklu. Doba mezi předáním ke schválení a schválením je důležitým ukazatelem efektivity.

Faktura je formálně zaúčtována do hlavní knihy a vzniká finanční závazek. Odložený doklad se změní na zaúčtovaný nebo se doklad zaúčtuje přímo.

Proč je to důležité

Jde o důležitý finanční milník. Potvrzuje závazek společnosti zaplatit a často je podmínkou pro naplánování platby.

Faktura byla uhrazena. Událost se zaznamená po dokončení platebního běhu a vytvoření a zaúčtování platebního dokladu.

Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro analýzu peněžních toků a měření KPI „Podíl včasných plateb“ porovnáním data platby s datem splatnosti faktury.

Tato aktivita označuje konečné uzavření faktury. Platba a faktura se vzájemně vyrovnají v pomocné knize. Proces je tím dokončen.

Proč je to důležité

Jako jednoznačný konec procesu je tato aktivita nezbytná pro přesný výpočet celkové doby zpracování. Potvrzuje, že závazek byl uhrazen.

Doklad faktury byl stornován, čímž se zrušil jeho finanční dopad. Jde o alternativní konec procesu, často způsobený chybným zadáním nebo sporem s dodavatelem.

Proč je to důležité

Sledování storen pomáhá odhalit příčiny selhání procesu, například duplicitní podání nebo nesprávné údaje na faktuře, a může upozornit na problémy v předchozích krocích.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Process mining zobrazí skutečný průběh zpracování faktur a odhalí úzká místa, opakované opravy i odchylky od standardních postupů. Díky poznatkům založeným na datech můžete urychlit schvalování faktur, využít více slev za včasnou úhradu a zvýšit efektivitu provozu. Pomůže vám také dodržovat pravidla a omezit ruční chyby tím, že upozorní na problematická místa.

Potřebujete především data ze záznamu událostí, která zachycují každý krok životního cyklu faktury, včetně činnosti, časového údaje a ID případu, tedy čísla faktury. Mezi obvykle používané tabulky patří BKPF, BSEG, RBKP, RSEG a dokumenty změn. Cílem je zrekonstruovat přesné pořadí událostí u každé faktury.

Můžete očekávat měřitelná zlepšení, například kratší dobu zpracování faktur, častější využívání slev za včasnou úhradu a méně ručních oprav. První poznatky o hlavních úzkých místech můžete získat už během několika týdnů od extrakce dat. Průběžná optimalizace pak může přinést výrazné výsledky v průběhu několika měsíců.

Process mining přesně zmapuje úzká místa při schvalování, nesjednocené cesty předávání a opakované cykly oprav. Odhalí, kde často vznikají chyby při ručním zadávání dat, a upozorní na faktury bez platné objednávky i zbytečné kroky při zpracování. Díky tomu zjistíte skutečné příčiny prodlev a nedodržování pravidel.

Ne. Process mining je neinvazivní analytická metoda. Vyžaduje pouze přístup pro čtení k historickým transakčním datům ze systému SAP S/4HANA. Nemá tedy vliv na běžící produkční prostředí, workflow uživatelů ani výkon systému.

Budete potřebovat platformu pro process mining a zabezpečený přístup pouze pro čtení k databázi SAP S/4HANA. Data lze obvykle získat pomocí standardních SAP konektorů, například RFC, vlastních přehledů nebo přímých databázových dotazů. Úpravy základního systému SAP nejsou potřeba.

Ano. Analýzou záznamů událostí process mining určí konkrétní schvalovatele nebo oddělení, které způsobují prodlevy, a přesně ukáže, ve kterých fázích faktury čekají. Díky tomuto podrobnému přehledu můžete cíleně zasáhnout, například upravit workflow nebo zajistit školení, a schvalování výrazně zjednodušit a urychlit.

Process mining dokáže automaticky odhalit odchylky od stanovených platebních pravidel a interních kontrol. Upozorní na platby mimo sjednané podmínky, neoprávněné platební běhy nebo možné dvojí úhrady faktur. Průběžné sledování posiluje řízení a snižuje finanční rizika.

Process mining při zpracování dodavatelských faktur využívá především data ze standardních modulů SAP S/4HANA, například Financial Accounting (FI) a Materials Management (MM), které slouží k ověřování faktur. Zásadní je přístup k transakčním datům z hlaviček dokladů, položek a protokolů změn souvisejících se zpracováním faktur.

Omezte poplatky z prodlení: zlepšete zpracování faktur dodavatelů

Snižte náklady na zpracování až o 60 % a snadno odhalte duplicitní platby.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Začít můžete během několika minut.