> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igénylés > Oracle Fusion Financials

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot

Hat lépés a beszerzési igénylések optimalizálásához az Oracle Fusion rendszerben.
Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamatot
Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igénylés
Oracle Fusion

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(12)Célok(11)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(5)

Optimalizálja a beszerzési igénylések kezelését az Oracle Fusionben

Az igénylések létrehozásának és jóváhagyásának késedelmei jelentősen ronthatják a beszerzés hatékonyságát és a szabályoknak való megfelelést. Platformunkkal azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, és megértheti az összetett jóváhagyási munkafolyamatokat. Ezután célzott fejlesztésekkel egyszerűsítheti a folyamatokat, és biztosíthatja, hogy a teendők időben elkészüljenek. Ismerje meg, hogyan optimalizálhatja igénylési folyamatát.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a beszerzési igénylések kezelését az Oracle Fusion Financials rendszerben?

A beszerzési igénylés a szervezet beszerzési folyamatának első lépése. Ha ezen a ponton az Oracle Fusion Financials rendszerben fennakadások vannak, azok a teljes beszerzéstől a fizetésig folyamatra kihatnak: jelentős késedelmet, többletköltséget és elégedetlen érintetteket okozhatnak. A lassú vagy bonyolult igénylési folyamat miatt csúszhatnak a projektek, késhet a fontos eszközök beszerzése, és elmaradhatnak a korai fizetéshez kapcsolódó kedvezmények. Ha pedig nem látható, hogyan haladnak az igénylések a jóváhagyási folyamatban, nehezebb betartani a belső beszerzési szabályokat és a külső előírásokat. Ez auditkockázatot és pénzügyi szankciókat is jelenthet.

A beszerzési igénylések kezelésének fejlesztése nem pusztán a gyorsításról szól. A cél az, hogy minden áru- és szolgáltatásigénylés hatékonyan, a szabályoknak megfelelően és átláthatóan haladjon végig a rendszeren. Az Oracle Fusion Financials használóinak ezért pontosan látniuk kell, milyen utat jár be egy igénylés a „Requisition Created” állapottól a „Requisition Approved” vagy a „Purchase Order Created from Requisition” állapotig. A tényleges folyamat elemzése olyan rejtett bonyodalmakat és szűk keresztmetszeteket tár fel, amelyeket a hagyományos jelentések gyakran nem mutatnak meg.

Hogyan segíti a process mining a beszerzési igénylések fejlesztését?

A process mining új módszert kínál az Oracle Fusion Financials rendszerben zajló beszerzési igénylési folyamat megértésére és fejlesztésére. Feltételezések és egyedi beszámolók helyett az Oracle Fusion eseménynaplóiból rekonstruálja az egyes beszerzési igénylések tényleges útját. Az így kapott, adatokra épülő folyamatábrán minden tevékenység és annak pontos időzítése látható, a „Requisition Submitted” eseménytől az „Approval Step 1 Rejected” eseményig és azon túl.

Az adatok elemzésével felismerheti a gyakori folyamatváltozatokat, megkeresheti a szűk keresztmetszeteket, és számszerűsítheti az ismételt munkavégzés hatását. Például láthatja, hogy bizonyos „Requisition Type” értékű igénylések rendszeresen elakadnak-e az „Approval Step 2 Started” eseménynél, vagy egyes osztályokon a gyakori „Requisition Amended” tevékenységek miatt hosszabb-e a „Requisition Cycle Time”. A process mining átláthatóvá teszi az igénylések egyébként nehezen követhető útját. Így nemcsak azt értheti meg, mi történt, hanem azt is, miért, és hol érdemes fejleszteni.

A beszerzési igénylési folyamat fejlesztésének fő területei

A process mining segítségével pontosan láthatja, hol érdemes fejleszteni az Oracle Fusion Financials rendszerben zajló beszerzési igénylési folyamatot. A tipikus fejlesztési területek:

  • A jóváhagyási átfutási idő csökkentése: Keresse meg azokat a jóváhagyási lépéseket vagy jóváhagyókat, amelyek késedelmet okoznak. Elemezze az egyes igénytípusok, osztályok vagy becsült összegek átlagos jóváhagyási idejét, majd egyszerűsítse a munkafolyamatokat, vagy ossza el másként a jóváhagyási feladatokat.
  • Az ismételt munka és az elutasítások mérséklése: Tárja fel, miért módosítják („Requisition Amended”) vagy utasítják el („Requisition Rejected”) az igényléseket. Segíthet a követelmények pontosítása a „Requisition Created” lépésnél, a felhasználók képzése vagy a jóváhagyási feltételek módosítása, így kevesebb lesz az oda-vissza egyeztetés.
  • A megfelelés javítása: Keresse meg az eltéréseket a szabványos jóváhagyási útvonalaktól és szabályoktól. A process mining megmutatja, ha egy igénylés kihagy kötelező lépéseket, vagy a meghatározott eljáráson kívül hagyják jóvá. Így következetesebben érvényesítheti a szabályokat, és javíthatja az auditálhatóságot.
  • A munkafolyamatok egyszerűsítése: Mérje fel az Oracle Fusion Financials rendszerben használt jóváhagyási munkafolyamatok hatékonyságát. Kiderülhet, hogy egyes útvonalak szükségtelenül bonyolultak, vagy az alacsony értékű, rutinszerű igénylések jóváhagyása automatizálható.
  • A felhasználói élmény javítása: A gördülékenyebb és gyorsabb igénylési folyamat az igénylőknek és a beszerzési csapatnak is kedvez, és több időt hagy a stratégiai feladatokra.

Mérhető eredmények

Az Oracle Fusion Financials rendszerben zajló beszerzési igénylési folyamat fejlesztése kézzelfogható eredményeket hozhat. A teljes „Requisition Cycle Time” jelentősen csökkenhet, így gyorsabbá válik a beszerzés, és hatékonyabb támogatást kap a szervezet működése. A kézi beavatkozások és hibák mérséklésével, valamint az időben lebonyolított beszerzésekkel költséget takaríthat meg. A jobb megfelelés segít a szervezetnek betartani a meghatározott szabályokat és csökkenteni a kockázatokat. A gördülékenyebb igénylési folyamat végső soron hatékonyabbá, rugalmasabbá és költségtakarékosabbá teszi a beszerzéstől a fizetésig tartó működést.

A beszerzési igénylési folyamat fejlesztésének megkezdése

Kezdje el fejleszteni az Oracle Fusion Financials rendszerben zajló beszerzési igénylési folyamatot. A process mining segítségével a találgatás helyett adatokra alapozva vezethet be változtatásokat. Tegye hatékonyabbá, szabálykövetőbbé és átláthatóbbá az igénylési munkafolyamatot. Az igénylések tényleges útjának megértése az első lépés ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki a folyamatból.

Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igénylés Beszerzési igénylések kezelése Beszerzési munkafolyamat Jóváhagyási folyamat Hatékonyabb beszerzéstől a fizetésig folyamat Megfelelőség ellenőrzése Szűk keresztmetszetek a beszerzési igényléseknél Pénzügyi osztály Beszerzési csapat Kiadások ellenőrzése Beszerzéstől a fizetésig Kiadáskezelés Költségkeret ellenőrzése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A beszerzési igénylések jóváhagyásának késése közvetlenül kitolja a beszerzési határidőket. Emiatt csúszhat a szállítás, és többletköltséget okozhat a sürgős szállítás vagy a korai fizetési kedvezmények elvesztése. A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat lassúsága a beszállítói kapcsolatokat is megterhelheti, és csökkentheti a működés rugalmasságát. A ProcessMind megméri, mennyi idő telik el az Oracle Fusion Financials rendszerben az egyes jóváhagyási lépések alatt, és megmutatja, mely jóváhagyók vagy osztályok okoznak szűk keresztmetszetet. A jóváhagyási munkafolyamat ábrázolásával pontosan láthatja, hol akadnak el az igénylések, így célzottan avatkozhat be a folyamat gyorsítása érdekében.

A beszerzési igénylések gyakori, sokszor a benyújtás utáni módosítása ismételt munkát okoz, és meghosszabbítja a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat teljes átfutási idejét. Minden módosítást újra kell értékelni, és előfordulhat, hogy ismét jóvá kell hagyni, ami késedelmet és többlet-adminisztrációt eredményez. A ProcessMind feltérképezi az összes „Requisition Amended” tevékenységet és az azokat megelőző eseményeket. Így feltárhatók a módosítások gyakori okai, például az adatbeviteli hibák vagy a kezdeti igénylés pontatlansága. Az Oracle Fusion Financials rendszert használó szervezetek ezzel kezelhetik a kiváltó okokat, javíthatják az igénylések elsőre megfelelő minőségét, és csökkenthetik a költséges ismételt munkát.

Ha a beszerzési igénylések eltérnek a jóváhagyott beszerzési szabályoktól vagy jóváhagyási mátrixtól, az megfelelési kockázatot, jogosulatlan költést és auditmegállapításokat eredményezhet. Az ilyen eltérések gyengítik a pénzügyi kontrollokat, és növelik a szervezet kockázati kitettségét. A ProcessMind automatikusan felismeri a nem szabványos jóváhagyási útvonalon haladó vagy kötelező lépéseket kihagyó igényléseket, még összetett Oracle Fusion Financials-konfigurációk esetén is. A tényleges folyamatokat az előre meghatározott szabályokkal összevetve feltárja a megfelelési hiányosságokat. Így időben intézkedhet a szabályok betartásáról és a belső kontrollok megerősítéséről.

Ha nem látható valós időben, milyen állapotban vannak a beszerzési igénylések, az bizonytalanságot okoz az igénylőknek és a beszerzési csapatnak. Emiatt gyakoriak a kézi utánkövetések és az ismételt érdeklődések, a beszerzési határidőket pedig nehéz pontosan előre jelezni. Mindez rontja a hatékonyságot. A ProcessMind az Oracle Fusion Financials rendszerben minden igénylés teljes útját megmutatja a „Requisition Created” eseménytől a „Purchase Order Created from Requisition” eseményig. Az átlátható folyamat segítségével a felhasználók nyomon követhetik az előrehaladást, előre jelezhetik a késéseket, és kézi utánajárás nélkül adhatnak pontos tájékoztatást az állapotról. Ez a tervezést és az együttműködést is javítja.

A beszerzési igénylések magas elutasítási aránya a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat kezdeti igénylési vagy jóváhagyási szakaszának hatékonysági problémáira, félreértésekre vagy rendszerszintű gondokra utalhat. Minden elutasítás ismételt munkát igényel, értékes időt vesz el, és késlelteti a szükséges beszerzéseket. A ProcessMind megmutatja, hogy az Oracle Fusion Financials rendszerben mely szakaszokban és milyen okból utasítják el az igényléseket, akár az „Approval Step 1 Rejected” eseménynél, akár később. A „Requester”, „Department” vagy „Approval Workflow Path” szerinti mintázatok elemzésével feltárja az elutasítások gyakori okait, így célzott képzést vagy folyamatmódosításokat vezethet be.

Ha az egyes osztályok, igénylők vagy termékkategóriák eltérő módon kezelik a beszerzési igényléseket, az következetlen eredményekhez, hatékonysági problémákhoz és a szabványos működési eljárások betartatásának nehézségeihez vezethet. Az egységes eljárások hiánya megnehezíti a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat tervezhetőségét és ellenőrzését. A ProcessMind megjeleníti az Oracle Fusion Financials rendszerben ténylegesen előforduló folyamatváltozatokat, és olyan jellemzők alapján mutatja meg az ideális útvonaltól való eltéréseket, mint a „Department” vagy a „Requisition Type”. Az elemzés feltárja, hol és miért térnek el az eljárások, így a szervezet egységesítheti a gyakorlatot, és mindenhol következetesen alkalmazhatja a bevált folyamatokat.

A beszerzési igénylések jóváhagyási munkafolyamatának egyes szakaszai vagy jóváhagyói rendszeresen szűk keresztmetszetet okozhatnak, így sok igénylés késik. Ezeknek a pontoknak a pontos azonosítása elengedhetetlen a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat felgyorsításához. A ProcessMind pontosan megmutatja, hol akadnak el az igénylések. Az Oracle Fusion Financials rendszerben minden lépésnél megméri az „Approval Step Started” és az „Approved” esemény közötti időt. Azonosítja a leglassabb jóváhagyókat és szakaszokat, így átcsoportosíthatja az erőforrásokat, átalakíthatja a munkafolyamatokat, vagy további képzést biztosíthat a késések mérséklésére.

A beszerzési igénylés létrehozásától a hozzá tartozó megrendelés kiállításáig túl sok idő telhet el, ami késlelteti az áruk és szolgáltatások beszerzését. A hosszú átfutás a tágabb beszerzéstől a fizetésig folyamatban a projektek ütemezésére és a működés hatékonyságára is kihat. A ProcessMind minden igénylésnél kiszámítja az Oracle Fusion Financials rendszerben a „Requisition Created” és a „Purchase Order Created from Requisition” esemény közötti teljes átfutási időt. Az időt az egyes tevékenységekre bontva megmutatja, mely szakaszok okozzák a legnagyobb késedelmet, és hol érdemes beavatkozni a folyamat rövidítéséhez.

Az Oracle Fusion Financials rendszerhez hasonló megoldások automatizálási lehetőségei ellenére sok beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban továbbra is túl sok a kézi adatbevitel, ellenőrzés és beavatkozás. Ezek a lépések hibalehetőséget teremtenek, növelik a feldolgozási időt és a működési költségeket. A ProcessMind azonosítja a gyakori emberi beavatkozást igénylő tevékenységeket, például az ismétlődő „Requisition Amended” eseményeket vagy a hosszú várakozási időkből következő kézi utánkövetéseket. A kézi munkát igénylő pontok feltérképezésével megmutatja, hol érdemes további automatizálást vagy folyamat-átalakítást bevezetni, csökkentve a kézi munkát és javítva a pontosságot.

Ha jogosulatlan munkatársak hoznak létre beszerzési igényléseket, vagy az igénylések nem jóváhagyott célokat szolgálnak, fennáll a szabálytalan költés és a költségkeret túllépésének veszélye. Ez gyengíti a pénzügyi irányítást, és a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat átláthatósága nélkül nehezen követhető. A ProcessMind az Oracle Fusion Financials rendszerben összeveti a „Requester”, „Department” és „Cost Center” attribútumokat a tényleges „Requisition Created”, „Approved” és „Rejected” tevékenységekkel. Megjelöli azokat az igényléseket, amelyeket a meghatározott szerepkörökön vagy költségkereteken kívül kezdeményeztek vagy hagytak jóvá, így gyorsan felismerhetők a lehetséges jogosulatlan műveletek.

Ha az igénylés „Required By Date” dátuma és a tényleges jóváhagyás vagy megrendelés-létrehozás dátuma eltér, a sürgős igények is kicsúszhatnak a határidőből. Ez megnehezíti a tervezést, feszültséget okoz, és sürgősségi megrendelésekhez vagy a működési határidők elmulasztásához vezethet. A ProcessMind összeveti a „Creation Date” és a „Required By Date” értékét az Oracle Fusion Financials rendszerben rögzített „Requisition Approved” vagy „Purchase Order Created from Requisition” események időbélyegével. Az elemzés megmutatja, hol haladja meg rendszeresen a tényleges átfutási idő a rendelkezésre álló időt, és feltárja az időben történő teljesítést akadályozó rendszerszintű problémákat.

A beszerzési igénylés teljes jóváhagyása után is jelentős idő telhet el a megrendelés létrehozásáig. Ez a késedelem megakasztja a beszerzést, késlelteti az áruk és szolgáltatások megrendelését, és hatással van a további folyamatokra. A ProcessMind megméri az Oracle Fusion Financials rendszerben a „Requisition Approved” és a „Purchase Order Created from Requisition” esemény közötti időt. Így pontosan látható, mennyi idő telik el a jóváhagyás és a tényleges beszerzés között, és az is kiderülhet, hogy rendszerintegrációs probléma vagy kézi átadás okozza-e a késést.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A beszerzési igénylések jóváhagyási idejének csökkentése közvetlenül gyorsítja és hatékonyabbá teszi a beszerzést. A gyorsabb jóváhagyás révén hamarabb érkeznek meg az áruk és szolgáltatások, így elkerülhetők a működési fennakadások, és a projektek tarthatják az ütemtervet az Oracle Fusion Financials rendszerben. Ez javítja a beszállítói kapcsolatokat, és hatékonyabbá teszi a forgótőke felhasználását a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. A ProcessMind feltárja, mely folyamatlépések és munkatársak okozzák a jóváhagyás elakadását, megmutatja az előírt útvonaltól való eltéréseket és a párhuzamos jóváhagyás lehetőségeit. Megméri a késedelmeket, így célzottan átalakíthatók a munkafolyamatok, illetve automatizálhatók egyes lépések a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. Ezzel a jóváhagyási idő akár 20-30%-kal is csökkenthető.

A beszerzési igénylések gyakori módosítása többletmunkát okoz, meghosszabbítja az ügyintézést, és gyakran arra utal, hogy az eredeti adatok pontatlanok vagy a követelmények nem egyértelműek. Ha az igénylések már elsőre helyesek, kevesebb adminisztrációra van szükség, és gyorsabbá válik a Purchase to Pay - Requisition folyamat az Oracle Fusion Financials rendszerben. A ProcessMind megjeleníti a módosítási köröket, és feltárja azok kiváltó okait, például az egyes igénylőktől hiányzó adatokat vagy a követelmények késői változását. A problémás minták és felhasználói szokások azonosításával a szervezetek célzott oktatást tarthatnak, javíthatják az űrlapok kialakítását, vagy szigorúbb adatellenőrzést vezethetnek be. Így akár 40%-kal is csökkenthető a módosítások gyakorisága.

A beszerzési szabályzat betartása elengedhetetlen az irányításhoz, a kockázatkezeléshez és a pénzügyi kontrollhoz. A szabályoknak nem megfelelő igénylések jogosulatlan költéshez, auditproblémákhoz és jogi kockázatokhoz vezethetnek. Ha az Oracle Fusion Financials rendszerben a Purchase to Pay - Requisition folyamat minden igénylése megfelel az előírásoknak, az védi a szervezet eszközeit és jó hírnevét. A ProcessMind automatikusan észleli, ha egy igénylés eltér az előre meghatározott szabályoktól, például a költési limitektől, a kötelező jóváhagyásoktól vagy az előnyben részesített beszállítók használatától. Megmutatja a szabálytalan útvonalakat és tevékenységeket, így azonnal megtehetők a korrekciós lépések, és átalakítható a folyamat a következetes megfelelés érdekében. Ezzel gyakorlatilag megszüntethetők a szabályzati eltérések.

A beszerzési igénylések gyakori elutasítása jelentős többletmunkát, frusztrációt és késedelmet okoz a szükséges erőforrások beszerzésében. Az elutasítások csökkentése az igénylések jobb előkészítését és az egyértelműbb jóváhagyási feltételeket jelzi az Oracle Fusion Financials rendszerben, így hatékonyabbá válik a Purchase to Pay - Requisition folyamat. A ProcessMind az elutasítási eseményeket konkrét jellemzőkkel, tevékenységekkel és jóváhagyókkal összekapcsolva elemzi az elutasítások okait. Feltárja a gyakori hibapontokat, és megmutatja, miért utasítják el az igényléseket. Az eredmények alapján célzottan javítható az oktatás, a szabályzatok kommunikációja vagy a munkafolyamat, így 15-25%-kal csökkenthető az elutasítások száma.

A felesleges lépésekből és ismétlődő ellenőrzésekből álló jóváhagyási munkafolyamat lassítja a teljes Purchase to Pay - Requisition folyamatot. A munkafolyamat egyszerűsítése az Oracle Fusion Financials rendszerben gyorsabb ügyintézést, kevesebb kézi beavatkozást és rugalmasabb beszerzést tesz lehetővé, ami közvetlenül gyorsítja a működést. A ProcessMind feltérképezi az összes tényleges jóváhagyási útvonalat, és megmutatja a rejtett ismétlődéseket, a szükségtelen átadásokat és a Purchase to Pay - Requisition folyamatot lassító, értéket nem teremtő lépéseket. Megméri az egyes hatékonysági problémák hatását, így a szervezetek a jobb teljesítmény érdekében alakíthatják át a munkafolyamatokat. A párhuzamosítási lehetőségek feltárásával a jóváhagyási idő is csökkenthető.

A jóváhagyott beszerzési igénylés és a hozzá tartozó megrendelés létrehozása közötti idő a beszerzés hatékonyságának fontos mutatója. Ennek a szakasznak a gyorsítása hamarabb teljesített megrendeléseket, jobb beszállítói kapcsolatokat és rövidebb átfutási időt eredményez az Oracle Fusion Financials rendszerben. A ProcessMind pontosan méri a jóváhagyás és a megrendelés létrehozása között eltelt időt, és azonosítja az átadásnál vagy a Purchase to Pay - Requisition folyamat további lépéseinél jelentkező késedelmeket. Feltárja az átmenet során kialakuló szűk keresztmetszeteket és az erőforráshiányt, így célzott intézkedésekkel jelentősen gyorsítható a megrendelések létrehozása.

A beszerzési igénylések eltérő feldolgozási útvonalai kiszámíthatatlan eredményekhez, változó átfutási időkhöz és nehezebben betartható szabályokhoz vezetnek. Az útvonalak egységesítése az Oracle Fusion Financials rendszerben következetesebb működést, kiszámíthatóságot és a bevált gyakorlatok könnyebb követését teszi lehetővé a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. A ProcessMind megjeleníti az összes meglévő folyamatváltozatot, és kiemeli az ideális vagy elvárt folyamattól való eltéréseket. Feltárja, hol és miért alakulnak ki különbségek, így a szervezetek egységes eljárásokat vezethetnek be, összevonhatják a párhuzamos útvonalakat, és 30-50%-kal csökkenthetik a folyamat változatosságát. Ez kiszámíthatóbb eredményekhez vezet.

A Purchase to Pay - Requisition folyamat túl sok kézi lépése, például az adatbevitel és az állapotkövetés, hibalehetőségeket teremt, és értékes munkaidőt vesz igénybe. Ezeknek a feladatoknak az automatizálása az Oracle Fusion Financials rendszerben felszabadítja az erőforrásokat a stratégiai feladatokra, és javítja az adatok pontosságát. A ProcessMind azonosítja a gyakran kézzel végzett tevékenységeket és az automatizálási lehetőségeket, például az alacsony értékű tételek automatikus jóváhagyását vagy az adatok automatikus kitöltését. Megbecsüli a lehetséges automatizálás idő- és költségmegtakarítását, így megalapozottan vezethető be RPA vagy módosíthatók a rendszerbeállítások. Ezzel 20-40%-kal csökkenthető a kézi munka.

A jogosulatlan beszerzési igénylések jelentős kockázatot jelentenek a kontrollálatlan költés és a csalás szempontjából, és gyengítik a pénzügyi irányítást. Ezek megszüntetése elengedhetetlen a költségkeret betartásához és ahhoz, hogy az Oracle Fusion Financials rendszerben minden beszerzés megfeleljen a szervezeti szabályoknak. A ProcessMind azonosítja a Purchase to Pay - Requisition folyamatban azokat az igényléseket, amelyek megkerülik a szokásos létrehozási és jóváhagyási eljárást, vagy jogosulatlan forrásból származnak. Visszaköveti ezeket a szabálytalan útvonalakat a kiindulópontjukig, így a szervezetek szigorúbb hozzáférés-szabályozást és rendszerbeállításokat vezethetnek be, valamint hatékonyabban ellenőrizhetik a folyamatot a hasonló esetek megelőzésére.

Ha nem látható egyértelműen a beszerzési igénylések aktuális állapota, az frusztrálja az igénylőket, gyakori érdeklődést és késedelmes döntéshozatalt eredményez. Az átláthatóság javításával minden érintett naprakész információhoz jut, ami javítja a kommunikációt és a folyamat megítélését az Oracle Fusion Financials rendszerben. A ProcessMind a Purchase to Pay - Requisition minden ügyéről világos, teljes képet ad: megmutatja az aktuális folyamatlépést, a felelőst és a függőben lévő teendőket. A felhasználók részletesen követhetik az igénylés útját, láthatják, hol akadt el, és időben tájékoztathatják az érintetteket. Így több mint 50%-kal csökkenthető a „hol tart az igénylésem?” kérdések száma.

Ha a kért teljesítési határidő eltér a tényleges szállítási időtől, készlethiány, projektkésés vagy sürgősségi szállítási költség merülhet fel. A határidők pontosabb meghatározása reális elvárásokat és hatékonyabb készletgazdálkodást tesz lehetővé az Oracle Fusion Financials rendszer Purchase to Pay - Requisition folyamatában. A ProcessMind a kért határidőket a megrendelés létrehozásának és a szállításnak a tényleges időpontjával veti össze. Feltárja, ha egyes igénylők vagy részlegek rendszeresen túl korai vagy túl késői határidőt adnak meg. Az eredmények alapján javítható az előrejelzés, oktathatók az igénylők, vagy módosíthatók az átfutásiidő-számítások, így reálisabbá válik a tervezés.

A Purchase to Pay - Requisition folyamat fejlesztésének 6 lépése

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja az adatokat
3
Töltse fel az adatkészletet
4
Elemezze a folyamatot
5
Vezesse be a fejlesztéseket
6
Kövesse nyomon a folyamatot
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a Purchase to Pay - Requisition elemzéséhez készült Excel-sablont. Segítségével megfelelő formátumba rendezheti az Oracle Fusion Financials adatait a hatékony feldolgozáshoz.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon megelőzi az adatok közötti eltéréseket, és már az elemzés kezdetétől biztosítja a pontos eredményeket. Így szilárd alapot teremt a fejlesztési lehetőségek feltárásához.

Várható eredmény

Az Ön Purchase to Pay - Requisition adataihoz igazított, azonnal használható Excel-sablon.

MIT KAP

Lássa tisztán a beszerzési igénylési folyamatot

A ProcessMind az Oracle Fusion nyers adataiból áttekinthető vizualizációkat és felhasználható elemzéseket készít. Azonosítsa a késedelmeket és a hatékonysági problémákat a beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési munkafolyamatban.
  • Jelenítse meg az igénylési folyamat teljes menetét
  • Azonosítsa pontosan a jóváhagyási lépések késedelmeit
  • Optimalizálja a jóváhagyási útvonalakat a gyorsabb feldolgozásért
  • Hasonlítsa össze az igénylési ciklusokat a részlegek között
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

A Purchase to Pay - Requisition folyamat legfontosabb fejlesztései

Ez a rész bemutatja az Oracle Fusion Financials beszerzési igénylési folyamatának adatokra alapozott fejlesztésével elérhető gyakori előnyöket és hatékonyságjavulást.

0 % faster
Gyorsabb jóváhagyási ciklusok

Az igénylések átlagos jóváhagyási ideje

Azonosítsa és szüntesse meg a jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit, így jelentősen csökkentheti az igénylések jóváhagyási idejét. Ezzel gyorsabbá válik a beszerzés, és rugalmasabban működhet a szervezet.
0 % reduction
Kevesebb elutasított igénylés

Az igénylések elutasítási arányának csökkenése

Tárja fel az igénylések elutasításának kiváltó okait, például a szabályzat megsértését vagy a költségkeret problémáit. A többletmunka és a késedelmek csökkentése érdekében vezessen be változtatásokat. Ezzel javul az első benyújtásra jóváhagyott igénylések aránya.
0 % uplift
Jobb megfelelés a szabályzatoknak

Az igénylések megfelelési mutatójának javulása

Lássa pontosan, hogyan viszonyulnak a tényleges jóváhagyási útvonalak az előírt szabályokhoz. Így biztosíthatja, hogy minden igénylés megfeleljen a szervezeti előírásoknak, és megelőzheti a jogosulatlan költést. Ez erősíti a szervezeti irányítást.
0 % increase
Több igénylés feldolgozása kézi beavatkozás nélkül

A teljesen automatikusan feldolgozott igénylések arányának növekedése

Tárja fel, mely igénylések dolgozhatók fel a létrehozástól a jóváhagyásig kézi beavatkozás, módosítás vagy elutasítás nélkül. Ezzel hatékonyabbá válik a folyamat, és csökken a kézi munka.
0 % decrease
Kevesebb módosítás

Az igénymódosítási arány csökkenése

Tárja fel, miért kell gyakran módosítani az igényléseket. Az olyan problémák kezelése, mint a nem egyértelmű követelmények vagy az adatbeviteli hibák, csökkenti az oda-vissza egyeztetéseket, és gyorsítja a teljes feldolgozást.

Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően változnak. Az itt szereplő értékek a bevezetések során jellemzően tapasztalt javulást mutatják.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az elemzést.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A beszerzési igénylés egyedi azonosítója, amely a folyamat ügyazonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Ez az alapvető attribútum követi végig az igénylés életciklusát a kezdetétől a lezárásáig, és lehetővé teszi az esetek szintjén végzett elemzéseket, valamint a KPI-k kiszámítását.

Az igénylési folyamat egy adott pontján bekövetkezett üzleti esemény neve.

Miért fontos?

Ez adja a folyamattérkép alapját, amelyen megjeleníthető és elemezhető az igénylés munkafolyamata.

Az időbélyeg, amely megmutatja, mikor történt a tevékenység.

Miért fontos?

Ez az attribútum szükséges az időalapú KPI-k kiszámításához, az események helyes sorrendbe rendezéséhez, valamint a folyamat teljesítményének és szűk keresztmetszeteinek elemzéséhez.

A beszerzési igényt létrehozó és benyújtó munkatárs neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a teljesítmény igénylő szerinti elemzését, segít feltárni a képzési igényeket, és megmutatja a hatékonyan dolgozó felhasználókat vagy részlegeket.

Az üzleti részleg, amelyhez az igénylő tartozik.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat üzleti egység szerinti elemzését, és feltárja a részlegspecifikus mintákat, teljesítménybeli különbségeket és megfelelési problémákat.

A beszerzési igény teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Pénzügyi szempontból is értelmezhetővé teszi az adatokat. Az érték szerinti elemzés segít rangsorolni a folyamatfejlesztési lehetőségeket, és megmutatja, hogyan befolyásolja az igénylés összege a folyamat alakulását.

A beszerzési igény aktuális vagy végleges állapota.

Miért fontos?

Pillanatképet ad az igénylések aktuális állapotáról, és segít meghatározni a KPI-k kiszámításához szükséges végső eredményeket.

Az a dátum, ameddig az igénylőnek szüksége van a termékre vagy szolgáltatásra.

Miért fontos?

Segít mérni, hogy a folyamat teljesíti-e a belső határidőket, és időben kiszolgálja-e az üzleti igényeket.

Az indok, amelyet a jóváhagyó az igénylés vagy egy jóváhagyási lépés elutasításakor megad.

Miért fontos?

Közvetlenül megmutatja, miért utasítják el az igényléseket. Így célzott fejlesztésekkel csökkenthető az ismételt munka, és növelhető az egyenes feldolgozás aránya.

A szervezeten belüli üzleti egység, amelyhez az igénylés tartozik.

Miért fontos?

Magas szintű szervezeti nézőpontot ad, így összehasonlítható a teljesítmény, és elemezhetők a vállalat különböző részei.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A beszerzési folyamat akkor indul, amikor a felhasználó először menti az új beszerzési igénylést. A rendszer ezt az eseményt jellemzően külön rekord létrehozásaként, időbélyeggel rögzíti.

Miért fontos?

Ez az igénylési folyamat elsődleges kezdőeseménye. A létrehozás és a benyújtás közötti idő elemzése feltárhatja az igény hivatalos rögzítésének késedelmeit.

A felhasználó benyújtja a kitöltött igénylést a jóváhagyási munkafolyamatba. Ez akkor rögzíthető, amikor az igénylés állapota „Incomplete” vagy „Draft” értékről jóváhagyásra váró állapotra változik.

Miért fontos?

Ez a tevékenység indítja el a jóváhagyási ciklust. Fontos mérföldkő az igénylés jóváhagyási idejének és a teljes átfutási időnek a méréséhez.

A beszerzési igénylés végső jóváhagyását jelzi, miután az sikeresen végighaladt a munkafolyamat összes lépésén. Az esemény az igénylés általános állapotának „Approved” értékre változásából állapítható meg.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő: azt jelzi, hogy az igénylés készen áll a beszerzési intézkedésre. Ez a teljes jóváhagyási idő mérésének végpontja.

Az igénylés végleges elutasítását jelzi, amely lezárja az adott kérelmet. Az esemény akkor állapítható meg, amikor az igénylés általános állapota „Rejected” értékre változik.

Miért fontos?

Ez a sikertelen kérelmek végpontja. Elemzése elengedhetetlen az igényléselutasítási arány KPI és a sikertelenség okainak megértéséhez.

Ez az esemény akkor történik, amikor egy jóváhagyott igénylési sorból megrendelés készül. Összekapcsolja az igénylési folyamatot a következő beszerzési folyamattal.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő az igényléstől a megrendelésig tartó átfutási idő méréséhez. Az itt jelentkező késedelem a jóváhagyás és a beszerzés közötti átadás szűk keresztmetszetére utal.

Az igénylés életciklusának végleges lezárását jelzi. Ez azt jelenti, hogy minden sora teljesült, például megrendeléssé alakult, vagy törölték. Az esemény a végső állapotváltozásból állapítható meg.

Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges sikeres végpontja. Megerősíti, hogy az igénylés feldolgozása befejeződött, és nincs további teendő.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining az Oracle Fusion Financials eseménynaplóit elemezve megjeleníti a beszerzési igénylési folyamat tényleges menetét. Feltárja a hatékonysági problémákat, például a lassú jóváhagyási ciklusokat, a gyakori módosításokat és a szabályoknak nem megfelelő igényléseket, majd adatokkal alátámasztott javaslatokat ad a célzott fejlesztésekhez.

Általában a beszerzési igénylés azonosítójához kapcsolódó eseménynaplókra van szükség. A legfontosabb adatok: maga az igénylésazonosító, a tevékenység neve vagy állapota, a tevékenység időbélyege, valamint a tevékenységet végző felhasználó vagy rendszer. Az olyan további adatok, mint az igénylés értéke vagy a jóváhagyó adatai, részletesebbé tehetik az elemzést.

Az adatok sikeres kinyerése és kezdeti feldolgozása után az alapvető elemzések gyakran néhány napon vagy héten belül elkészülnek. Az időtartam az adatok minőségétől és mennyiségétől függ. A részletesebb elemzés, például a kiváltó okok vizsgálata és a fejlett folyamatfeltárás, tovább tarthat, ahogy pontosítja a kérdéseket és megvizsgálja az egyes területeket.

Igen. A process mining pontosan feltérképezi az összes jóváhagyási útvonalat, és megmutatja, hol keletkeznek késedelmek az Oracle Fusion Financials munkafolyamataiban. A konkrét szűk keresztmetszetek és a szokásostól eltérő útvonalak feltárásával bizonyítékot ad a folyamat egyszerűsítéséhez és az átfutási idő jelentős csökkentéséhez.

Elsősorban hozzáférésre van szükség az Oracle Fusion Financials adatbázisához vagy egy olyan adatexportálási megoldáshoz, amellyel kinyerhetők az eseménynaplók. Maga a process mining eszköz jellemzően felhőszolgáltatásként vagy dedikált szerveren fut. Az adatok betöltéséhez kapcsolódnia kell az adatforráshoz.

A process mining segítségével meghatározhatja az elvárt folyamatmodelleket vagy megfelelési szabályokat, majd összevetheti velük az összes tényleges igénylési útvonalat. A rendszer automatikusan jelzi az eltéréseket, például a kötelező jóváhagyás megkerülését vagy a jogosulatlan igényléslétrehozást, így ellenőrizhető a szabályok betartása.

Az Oracle Fusion Financials adatai általában szabványos jelentésekkel vagy API-hozzáféréssel nyerhetők ki, amiben az informatikai csapat tud segíteni. A kezdeti beállításhoz ismerni kell a rendszer adatmodelljét, de a folyamat jól meghatározott. Számos process mining eszközhöz elérhetők csatlakozók vagy útmutatók a gyakori ERP-rendszerekhez.

Az átfutási idő csökkentése mellett mérsékelheti az igénylések módosítását és elutasítását, valamint egységesítheti az eltérő feldolgozási útvonalakat. A process mining a kézi feladatok automatizálásában és az igényléstől a megrendelésig tartó folyamat javításában is segít.

A process mining rekonstruálja az egyes beszerzési igénylések teljes útját, és megjeleníti azok aktuális állapotát, valamint az Oracle Fusion Financials rendszerben bejárt útvonalát. Ez a teljes folyamatot átfogó nézetből kiderül, hol tart az igénylés, ki felel a következő lépésért, és hol várható késedelem.

30%-kal gyorsabb beszerzéstől a fizetésig tartó igénylési folyamat

Egyszerűsítse az Oracle P2P igénylési folyamatát, és csökkentse a ciklusidőt 30%-kal.

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Bankkártya nem szükséges, a beállítás percek alatt elvégezhető.