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Améliorez votre processus de demande d’achat, de la commande au paiement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans Oracle Fusion.
Améliorez votre processus de demande d’achat, de la commande au paiement
Procure-to-Pay : demandes d’achat
Oracle Fusion

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Défis(12)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Optimisez la gestion des demandes d’achat dans Oracle Fusion

Les retards dans la création et l’approbation des demandes d’achat peuvent nuire fortement à l’efficacité des achats et au respect des règles. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement et à comprendre les circuits d’approbation complexes. Vous pouvez ensuite mettre en œuvre des améliorations ciblées pour optimiser vos processus et garantir que les actions sont menées dans les délais. Découvrez dès aujourd’hui comment optimiser votre processus de demande d’achat.

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Pourquoi optimiser le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials ?

La demande d’achat est la première étape du cycle d’approvisionnement de votre organisation. Dans Oracle Fusion Financials, les inefficacités à ce stade peuvent se répercuter sur l’ensemble du processus Procure-to-Pay, entraînant des retards importants, une hausse des coûts et des tensions avec les parties prenantes. Un processus de demande d’achat lent ou complexe peut retarder les projets, repousser la livraison de fournitures essentielles et faire perdre des possibilités de remise pour paiement anticipé. En outre, le manque de visibilité sur les flux de travail liés aux demandes d’achat peut compromettre le respect des règles d’achat internes et des réglementations externes, et ainsi accroître les risques d’audit et de sanctions financières.

Optimiser le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat ne consiste pas seulement à aller plus vite. Il s’agit de veiller à ce que chaque demande de biens ou de services soit traitée efficacement, conformément aux règles et en toute transparence. Pour les organisations qui utilisent Oracle Fusion Financials, il est essentiel de comprendre le parcours réel d’une demande, de son statut « Requisition Created » à « Requisition Approved » ou « Purchase Order Created from Requisition ». L’analyse détaillée de l’exécution réelle du processus révèle des complexités et des goulots d’étranglement que les rapports classiques ne font souvent pas apparaître.

Comment le Process Mining contribue à améliorer le traitement des demandes d’achat

Le Process Mining offre une nouvelle façon de comprendre et d’améliorer le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials. Au lieu de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages isolés, il utilise les journaux d’événements de votre système Oracle Fusion pour reconstituer le parcours exact de chaque demande d’achat. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle du processus fondée sur les données, qui met en évidence chaque activité, de « Requisition Submitted » à « Approval Step 1 Rejected » et au-delà, avec son horodatage précis.

L’analyse de ces données vous permet de repérer visuellement les variantes courantes du processus, de localiser les goulots d’étranglement et de mesurer l’incidence des boucles de reprise. Vous pouvez, par exemple, vérifier si certains types de « Requisition Type » restent régulièrement bloqués à l’étape « Approval Step 2 Started », ou si certains services connaissent un « Requisition Cycle Time » prolongé en raison de fréquentes activités « Requisition Amended ». Le Process Mining rend visible le parcours des demandes, souvent difficile à suivre, et vous aide à comprendre non seulement ce qui s’est passé, mais aussi pourquoi et où des améliorations sont nécessaires.

Principaux axes d’amélioration du processus de demande d’achat

Le Process Mining vous indique précisément où concentrer vos efforts d’amélioration du processus Procure-to-Pay des demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials. Les axes d’amélioration courants comprennent :

  • Réduire le temps de cycle des approbations : repérez les étapes d’approbation ou les approbateurs qui provoquent des retards. Vous pouvez comparer les délais moyens d’approbation selon le type de demande, le service ou même le montant estimé, puis simplifier les flux de travail ou répartir différemment les approbations.
  • Limiter les reprises et les rejets : déterminez pourquoi des demandes passent au statut « Requisition Amended » ou « Requisition Rejected ». Vous pourrez notamment clarifier les exigences dès l’étape « Requisition Created », améliorer la formation des utilisateurs ou revoir les critères d’approbation afin de limiter les allers-retours.
  • Améliorer la conformité : détectez les écarts par rapport aux circuits d’approbation ou aux règles établis. Le Process Mining peut signaler les demandes qui contournent des étapes obligatoires ou sont approuvées en dehors des procédures définies, afin de renforcer le respect des règles et de faciliter les audits.
  • Revoir la conception des flux de travail : évaluez l’efficacité des flux de travail d’approbation existants dans Oracle Fusion Financials. Vous pourrez repérer des parcours inutilement complexes à simplifier ou des possibilités d’automatiser l’approbation des demandes courantes de faible montant.
  • Améliorer l’expérience utilisateur : en simplifiant et en accélérant le traitement des demandes, vous améliorez la satisfaction des demandeurs et des équipes d’achat, qui peuvent consacrer davantage de temps aux tâches stratégiques.

Obtenir des résultats mesurables

Les enseignements tirés de l’optimisation du processus Procure-to-Pay des demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials se traduisent par des bénéfices concrets. Vous pouvez réduire sensiblement le « Requisition Cycle Time » global, accélérer les achats et mieux soutenir les activités de l’entreprise. Cette efficacité permet également de réduire les coûts en limitant les interventions manuelles et les erreurs, et en profitant des achats effectués au bon moment. Une conformité améliorée aide votre organisation à respecter les règles établies et à réduire les risques. Enfin, un processus de demande d’achat mieux organisé contribue à un environnement Procure-to-Pay plus efficace, réactif et économique.

Commencer à optimiser le processus de demande d’achat

Prenez l’initiative d’améliorer le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials. Le Process Mining vous donne les moyens de dépasser les suppositions et de mettre en œuvre des améliorations fondées sur les données. Commencez dès aujourd’hui à rendre le traitement des demandes plus efficace, conforme et transparent. Comprendre leur parcours réel est la première étape pour en tirer le meilleur parti.

Procure-to-Pay : demandes d’achat Gestion des demandes d’achat Flux de travail des achats Processus d’approbation Efficacité P2P Audit de conformité Goulots d’étranglement dans les demandes d’achat Service financier Équipe des achats Contrôle des dépenses Procure-to-Pay Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards d’approbation des demandes d’achat ont une incidence directe sur les délais d’approvisionnement. Ils peuvent entraîner des livraisons tardives et des coûts supplémentaires liés aux expéditions urgentes ou à la perte de remises pour paiement anticipé. Cette lenteur dans le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat peut fragiliser les relations avec les fournisseurs et réduire la capacité d’adaptation des opérations. ProcessMind analyse la durée exacte de chaque étape d’approbation dans Oracle Fusion Financials et repère les approbateurs ou les services à l’origine des goulots d’étranglement. La visualisation du flux de travail d’approbation permet de localiser les demandes bloquées et de cibler les mesures nécessaires pour accélérer leur traitement.

Les demandes d’achat sont souvent modifiées après leur soumission. Ces changements entraînent des reprises importantes et allongent le temps de cycle global du processus Procure-to-Pay. Chaque modification nécessite un nouvel examen et parfois une nouvelle approbation, ce qui retarde le traitement et augmente la charge administrative. ProcessMind cartographie toutes les activités « Requisition Amended » et les événements qui les précèdent, afin de révéler les causes fréquentes des modifications, comme des erreurs de saisie ou des demandes initiales imprécises. Les organisations qui utilisent Oracle Fusion Financials peuvent ainsi traiter les causes à la source, améliorer la qualité des demandes dès leur création et réduire les reprises coûteuses.

Les demandes qui s’écartent des règles d’achat ou des circuits d’approbation établis peuvent entraîner des risques de non-conformité, des dépenses non autorisées et des constats d’audit dans le processus Procure-to-Pay. Ces écarts affaiblissent les contrôles financiers et exposent davantage l’organisation aux risques. ProcessMind détecte automatiquement les demandes qui suivent des circuits d’approbation inhabituels ou contournent des étapes obligatoires, même dans les configurations complexes d’Oracle Fusion Financials. En comparant les parcours réels aux règles définies, la solution met en évidence les écarts de conformité et vous permet d’agir pour faire respecter les politiques et renforcer les contrôles internes.

Sans visibilité claire et à jour sur le statut des demandes d’achat, les demandeurs comme les équipes d’achat restent dans l’incertitude. Il en résulte souvent des relances manuelles, des demandes de renseignements répétées et une difficulté à prévoir précisément les délais d’approvisionnement, au détriment de l’efficacité globale. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind offre une vue complète du parcours de chaque demande, de « Requisition Created » à « Purchase Order Created from Requisition ». Cette transparence permet aux utilisateurs de suivre l’avancement, d’anticiper les retards et de communiquer un statut fiable sans recherches manuelles, ce qui améliore la planification et la coordination.

Un taux élevé de demandes d’achat rejetées révèle des inefficacités, des incompréhensions ou des problèmes systémiques au début du processus Purchase to Pay - Requisition, lors de la demande ou de l’approbation. Chaque rejet entraîne des reprises, mobilise un temps précieux et retarde des achats essentiels. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind repère les étapes et les motifs précis des rejets, qu’ils surviennent à l’étape « Étape d’approbation 1 rejetée » ou plus tard. L’analyse des tendances liées au « Demandeur », au « Service » ou au « Parcours du flux de travail d’approbation » fait ressortir les causes récurrentes des rejets et permet de cibler les formations ou les ajustements du processus.

Les différences de traitement des demandes d’achat selon les services, les demandeurs ou les catégories d’articles peuvent entraîner des résultats inégaux, des inefficacités et des difficultés à faire appliquer les procédures opérationnelles standard. Ce manque d’uniformité rend le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat moins prévisible et plus difficile à contrôler. ProcessMind visualise toutes les variantes réelles du processus dans Oracle Fusion Financials et met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu, selon des attributs comme « Department » ou « Requisition Type ». Cette analyse montre où et pourquoi ces différences apparaissent, afin d’aider les organisations à uniformiser leurs pratiques et à appliquer les meilleures méthodes de façon cohérente.

Certaines étapes ou personnes du flux de travail d’approbation des demandes deviennent régulièrement des goulots d’étranglement, retardant de nombreuses demandes d’achat. Repérer précisément ces points de blocage est essentiel pour accélérer le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind localise les demandes bloquées en analysant le temps écoulé entre les événements « Approval Step Started » et « Approved » à chaque étape. La solution repère les approbateurs ou les étapes les plus lents, ce qui vous permet de réaffecter des ressources, de reconfigurer les flux de travail ou de proposer une formation complémentaire pour réduire ces goulots d’étranglement.

Le délai entre la création d’une demande d’achat et la génération du bon de commande correspondant peut être excessif, ce qui retarde l’acquisition de biens et de services. Ce cycle prolongé nuit aux échéances des projets et à l’efficacité opérationnelle de l’ensemble du processus Procure-to-Pay. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind calcule le temps de cycle de bout en bout entre « Requisition Created » et « Purchase Order Created from Requisition » pour chaque demande. En décomposant ce délai selon la durée de chaque activité, la solution révèle les étapes qui contribuent le plus au retard et aide à déterminer comment raccourcir le processus.

Malgré les outils d’automatisation disponibles dans des systèmes comme Oracle Fusion Financials, de nombreux processus Procure-to-Pay de demandes d’achat comportent encore trop de saisies, de vérifications ou d’interventions manuelles. Ces étapes sont sources d’erreurs, allongent le traitement et augmentent les coûts opérationnels. ProcessMind repère les activités qui nécessitent souvent une intervention humaine, comme les événements répétitifs « Requisition Amended » ou les relances manuelles signalées par de longues périodes d’inactivité. En cartographiant ces interventions, la solution met en évidence les possibilités d’automatisation supplémentaire ou de refonte du processus, afin de réduire les tâches manuelles et d’améliorer la précision.

La création de demandes d’achat par des personnes non autorisées ou pour des besoins non approuvés présente un risque important de dépenses hors procédure et de dépassements budgétaires. Ces situations affaiblissent la gouvernance financière et sont difficiles à repérer sans visibilité claire sur le processus Procure-to-Pay des demandes d’achat. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind analyse les attributs « Requester », « Department » et « Cost Center » en lien avec les activités réelles « Requisition Created » et « Approved/Rejected ». La solution peut signaler les demandes créées ou approuvées en dehors des rôles établis ou des limites budgétaires, et ainsi attirer rapidement l’attention sur une activité potentiellement non autorisée.

Un écart entre la « Required By Date » d’une demande et la date réelle d’approbation ou de création du bon de commande peut rendre urgentes des demandes qui finissent par être traitées en retard. Ce décalage complique la planification, accroît la pression et peut entraîner des commandes urgentes ou le non-respect des échéances opérationnelles. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind compare la « Creation Date » et la « Required By Date » aux horodatages réels des événements « Requisition Approved » ou « Purchase Order Created from Requisition ». Cette analyse repère les cas où les délais réels dépassent régulièrement les délais requis et révèle les problèmes systémiques qui empêchent un traitement dans les temps.

Même après l’approbation complète d’une demande d’achat, la création du bon de commande peut prendre beaucoup de temps. Cet intervalle bloque le processus d’approvisionnement, retarde la commande de biens ou de services et perturbe les opérations en aval. Dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind mesure le temps écoulé entre l’événement « Requisition Approved » et l’événement « Purchase Order Created from Requisition ». Cette analyse localise les retards entre l’approbation et l’achat effectif, et aide à déterminer s’ils sont dus à des problèmes d’intégration système ou à des transmissions manuelles.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Réduire le délai d’approbation des demandes d’achat a un effet direct sur la rapidité et l’efficacité des achats. Des approbations plus rapides permettent d’acquérir plus tôt les biens et services nécessaires, d’éviter les retards opérationnels et de respecter le calendrier des projets dans Oracle Fusion Financials. Cela contribue également à améliorer les relations avec les fournisseurs et à mieux gérer le fonds de roulement pour le processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind met en évidence les étapes et les personnes à l’origine des goulots d’étranglement dans les approbations, ainsi que les écarts par rapport aux parcours habituels et les possibilités d’approbation en parallèle. La plateforme mesure les délais à chaque étape afin de cibler les modifications du flux de travail et les automatisations possibles dans le processus Purchase to Pay - Requisition, avec une réduction potentielle des délais d’approbation de 20 à 30 %.

Les modifications fréquentes des demandes d’achat entraînent des reprises, allongent les délais de traitement et révèlent souvent des données initiales inexactes ou des exigences mal définies. Les limiter permet de soumettre des demandes correctes dès le départ, de réduire la charge administrative et d’accélérer le processus Purchase to Pay - Requisition dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualise les boucles de modification et en identifie les causes, par exemple des informations manquantes chez certains demandeurs ou des changements tardifs des exigences. En repérant les habitudes et les comportements à l’origine de ces problèmes, les organisations peuvent mieux former les équipes en amont, améliorer les formulaires ou renforcer les règles de validation des données, afin de réduire la fréquence des modifications jusqu’à 40 %.

Le respect des règles d’achat est essentiel à la gouvernance, à la gestion des risques et au contrôle financier. Les demandes non conformes peuvent entraîner des dépenses non autorisées, des problèmes lors des audits et des risques juridiques. Une conformité totale dans le processus Purchase to Pay - Requisition d’Oracle Fusion Financials contribue à protéger les actifs et l’intégrité de l’organisation. ProcessMind détecte automatiquement chaque écart par rapport aux règles définies, qu’il s’agisse des plafonds de dépenses, des approbations requises ou du recours aux fournisseurs privilégiés. La plateforme signale les parcours et les activités non conformes, ce qui permet de prendre rapidement des mesures correctives et de revoir le processus pour faire respecter les règles de manière systématique et réduire presque entièrement les infractions.

Un taux élevé de rejet des demandes d’achat entraîne des reprises importantes, frustre les demandeurs et retarde l’obtention des ressources nécessaires. Réduire ces rejets témoigne d’une meilleure qualité des demandes en amont et de critères d’approbation plus clairs dans Oracle Fusion Financials, ce qui améliore l’efficacité du processus Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind analyse les causes des rejets en les reliant à des attributs, des activités et des approbateurs précis. La plateforme repère les problèmes récurrents et explique pourquoi les demandes sont rejetées, afin de cibler les améliorations à apporter à la formation, à la communication des règles ou au flux de travail et de réduire les rejets de 15 à 25 %.

Des flux de travail d’approbation inefficaces, avec des étapes inutiles ou des contrôles redondants, ralentissent l’ensemble du processus Purchase to Pay - Requisition. Les optimiser dans Oracle Fusion Financials permet de traiter les demandes plus rapidement, de limiter les interventions manuelles et de rendre les achats plus réactifs, avec un effet direct sur la rapidité des opérations. ProcessMind cartographie tous les parcours d’approbation réellement suivis et révèle les boucles cachées, les transferts inutiles et les étapes sans valeur ajoutée qui allongent le processus Purchase to Pay - Requisition. La plateforme mesure l’incidence de chaque inefficacité et aide les organisations à revoir leurs flux de travail pour améliorer les résultats, notamment en repérant les possibilités de traitement en parallèle et de réduction des délais d’approbation.

Le délai entre l’approbation d’une demande d’achat et la création du bon de commande correspondant est un indicateur important de l’efficacité des achats. Réduire ce délai permet de traiter les commandes plus rapidement, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et de raccourcir les délais d’approvisionnement dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre l’approbation de la demande et la création du bon de commande. La plateforme repère les retards liés au transfert ou aux étapes de traitement suivantes dans le processus Purchase to Pay - Requisition. En mettant au jour les goulots d’étranglement et les contraintes de ressources à cette étape, elle permet de cibler les mesures qui accéléreront la création des bons de commande.

Des parcours de traitement différents pour les demandes d’achat entraînent des résultats imprévisibles, des temps de cycle variables et des difficultés à faire respecter les règles. Les standardiser dans Oracle Fusion Financials garantit une application uniforme des bonnes pratiques et rend le processus Purchase to Pay - Requisition plus prévisible. ProcessMind visualise toutes les variantes du processus et met en évidence les écarts par rapport au parcours attendu. La plateforme repère où et pourquoi ces différences apparaissent, afin que les organisations puissent appliquer des procédures standardisées, regrouper les parcours redondants et réduire la variabilité de 30 à 50 %, pour des résultats plus prévisibles.

Les nombreuses tâches manuelles du processus Purchase to Pay - Requisition, comme la saisie de données ou le suivi des statuts, sont sources d’erreurs et mobilisent un temps précieux. Les automatiser dans Oracle Fusion Financials libère des ressources pour des activités plus stratégiques et améliore l’exactitude des données. ProcessMind repère les activités souvent réalisées manuellement et les possibilités d’automatisation, comme l’approbation automatique des demandes de faible montant ou le remplissage automatique de données. La plateforme évalue les économies de temps et de coûts envisageables, afin d’orienter la mise en place de la RPA ou la configuration du système et de réduire les tâches manuelles de 20 à 40 %.

Les demandes d’achat non autorisées présentent un risque important de dépenses incontrôlées et de fraude, et fragilisent la gouvernance financière. Il est essentiel de les éliminer pour maîtriser les budgets et veiller à ce que les achats respectent les règles de l’organisation dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind repère, dans le processus Purchase to Pay - Requisition, les demandes qui contournent les procédures habituelles de création et d’approbation ou proviennent de sources non autorisées. La plateforme retrace ces parcours irréguliers jusqu’à leur origine, afin que les organisations puissent renforcer les contrôles d’accès, la configuration du système et le suivi pour éviter qu’ils ne se reproduisent.

Le manque de visibilité sur le statut des demandes d’achat frustre les demandeurs, multiplie les demandes de renseignements et peut retarder les décisions. Une meilleure transparence permet à toutes les parties prenantes d’accéder aux informations à jour, ce qui améliore la communication et la satisfaction à l’égard du processus dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind offre une vue claire de bout en bout de chaque cas Purchase to Pay - Requisition, avec l’étape exacte, le responsable actuel et les actions en attente. Les utilisateurs peuvent suivre chaque étape, repérer les demandes bloquées et communiquer de manière proactive, ce qui réduit de plus de 50 % les demandes du type « Où en est ma demande d’achat ? ».

Un décalage entre les dates de livraison souhaitées et les délais réels peut entraîner des ruptures de stock, des retards de projet ou des frais d’expédition accélérée. Mieux faire correspondre ces dates aux délais réels permet de définir des attentes réalistes et d’optimiser la gestion des stocks tout au long du processus Purchase to Pay - Requisition dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind évalue la précision des dates de livraison souhaitées en les comparant aux dates réelles de création des bons de commande et de livraison. La plateforme repère les tendances de surestimation ou de sous-estimation chez certains demandeurs ou services. Ces constats permettent d’améliorer les prévisions, de former les demandeurs ou d’ajuster les calculs de délais pour mieux planifier.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Requisition

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

Téléchargez le modèle Excel conçu pour analyser les demandes d’achat Purchase to Pay. Il garantit que vos données Oracle Fusion Financials sont correctement structurées pour faciliter leur traitement.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle adapté évite les incohérences dans les données et permet de réaliser une analyse précise dès le départ, première étape pour repérer les possibilités d’amélioration.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi, adapté à vos données de demandes d’achat Purchase to Pay.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Comprenez ce qui se passe réellement dans votre processus de demande d’achat

ProcessMind transforme vos données Oracle Fusion brutes en visualisations claires et en analyses concrètes. Repérez les retards et les inefficacités dans le flux de travail de vos demandes d’achat, de la commande au paiement.
  • Visualisez le flux de bout en bout du processus de demande d’achat
  • Repérez précisément les retards dans les étapes d’approbation
  • Optimisez les circuits d’approbation pour accélérer le traitement
  • Comparez les cycles de traitement des demandes entre les services
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Principales améliorations du processus Purchase to Pay - Requisition

Cette section présente les avantages et les gains d’efficacité généralement obtenus en optimisant le processus de demandes d’achat dans Oracle Fusion Financials à partir d’analyses fondées sur les données.

0 % faster
Des cycles d’approbation plus courts

Temps moyen d’approbation des demandes d’achat

Repérez et éliminez les goulots d’étranglement dans les flux de travail d’approbation pour réduire sensiblement le délai d’approbation des demandes. Vous accélérez ainsi les achats et améliorez la réactivité opérationnelle.
0 % reduction
Moins de demandes d’achat rejetées

Baisse du taux de rejet des demandes d’achat

Comprenez les causes des rejets, comme le non-respect des règles ou les problèmes budgétaires, puis apportez les changements nécessaires pour réduire les reprises et les retards. Vous augmentez ainsi la proportion de demandes approuvées dès leur première soumission.
0 % uplift
Meilleur respect des règles

Indice de conformité des demandes d’achat plus élevé

Comparez les parcours d’approbation réels aux règles définies et vérifiez que toutes les demandes respectent les procédures de l’organisation. Vous prévenez ainsi les dépenses non autorisées et renforcez la gouvernance.
0 % increase
Davantage de demandes traitées de bout en bout sans intervention

Taux plus élevé de demandes d’achat traitées de bout en bout sans intervention

Repérez les possibilités de traiter les demandes de leur création à leur approbation sans intervention manuelle, modification ni rejet. Vous améliorez ainsi l’efficacité et réduisez les tâches manuelles.
0 % decrease
Moins de modifications

Baisse du taux de modification des demandes d’achat

Déterminez pourquoi les demandes sont souvent modifiées et traitez les problèmes, comme des exigences mal définies ou des erreurs de saisie, afin de réduire les allers-retours. Vous accélérez ainsi le traitement dans son ensemble.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une demande d’achat, utilisé comme identifiant de cas pour le processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut fondamental permet de suivre le cycle de vie d’une demande du début à la fin et sert de base à toutes les analyses par cas et au calcul des KPI.

Nom de l’événement métier survenu à un moment précis du processus de demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut constitue la base de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le flux de travail des demandes.

Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable au calcul des KPI liés au temps, à la remise en ordre des événements et à l’analyse des performances du processus et de ses goulots d’étranglement.

Nom de l’employé qui a créé et soumis la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances par demandeur, de repérer les besoins de formation et de mettre en évidence les utilisateurs ou les services les plus efficaces.

Service auquel appartient le demandeur.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de segmenter l’analyse par unité opérationnelle et de repérer les tendances, les performances et les problèmes de conformité propres à chaque service.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un éclairage financier et permet de prioriser les améliorations selon la valeur des demandes, ainsi que d’étudier l’influence de cette valeur sur le déroulement du processus.

Statut actuel ou final de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Donne un aperçu de l’état actuel des demandes et permet de déterminer leur résultat final pour calculer les KPI.

Date à laquelle le demandeur a besoin des biens ou des services.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de mesurer les performances du processus par rapport aux échéances internes et de vérifier si l’approvisionnement répond aux besoins de l’entreprise dans les délais.

Motif indiqué par un approbateur lorsqu’une demande ou une étape d’approbation est rejetée.

Pourquoi est-ce important ?

Explique directement les raisons du rejet des demandes et permet de cibler les améliorations pour réduire les reprises et augmenter le taux de traitement sans intervention.

Unité opérationnelle précise de l’organisation à laquelle se rattache la demande.

Pourquoi est-ce important ?

Apporte une vue d’ensemble de l’organisation et permet de comparer les performances et d’orienter les analyses stratégiques entre ses différentes entités.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du processus d’achat, lorsque l’utilisateur enregistre une nouvelle demande d’achat pour la première fois. Cet événement est généralement enregistré explicitement dans le système, avec un horodatage.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus de demande d’achat. L’analyse du délai entre la création et la soumission peut révéler des retards dans la formalisation de la demande.

Correspond à l’action par laquelle l’utilisateur soumet la demande remplie au flux de travail d’approbation. L’événement est enregistré lorsque le statut passe de « Incomplete » ou « Brouillon » à un statut indiquant que l’approbation est en attente.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité déclenche le cycle d’approbation. Elle constitue une étape importante pour mesurer le temps de cycle d’approbation des demandes et les délais globaux.

Marque l’approbation finale de la demande d’achat, après validation de toutes les étapes du flux de travail. L’événement est déduit du passage du statut général de la demande à « Approuvé ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante indique que la demande est prête à être traitée par le service des achats. Elle marque la fin du temps de cycle total d’approbation de la demande.

Correspond au rejet définitif de la demande, qui met fin au processus pour cette demande. L’événement est déduit du passage du statut général de la demande à « Rejected ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin d’une demande qui n’a pas abouti. L’analyse de ces cas est essentielle pour comprendre le KPI du taux de rejet des demandes d’achat et les causes des échecs.

Cet événement se produit lorsqu’une ligne de demande approuvée sert à générer un bon de commande. Il relie le processus de demande d’achat au processus d’achat qui suit.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est importante pour mesurer le délai entre la demande et le bon de commande. Les retards à ce stade révèlent des goulots d’étranglement lors du transfert entre l’approbation et les achats.

Indique la clôture définitive du cycle de vie de la demande, lorsque toutes ses lignes ont été traitées, par exemple converties en bons de commande, ou annulées. L’événement est déduit d’une mise à jour finale du statut.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin qui marque l’aboutissement du processus. Il confirme que la demande a été entièrement traitée et qu’aucune autre action n’est nécessaire.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements d’Oracle Fusion Financials pour visualiser le parcours réel de votre processus de demandes d’achat. Il repère les inefficacités, comme les cycles d’approbation longs, les modifications fréquentes et les demandes non conformes, et fournit des éléments fondés sur les données pour cibler les améliorations.

Pour commencer, vous avez généralement besoin des journaux d’événements associés aux identifiants de vos demandes d’achat. Les principales données à inclure sont l’identifiant de la demande, le nom ou le statut de l’activité, son horodatage et l’utilisateur ou le système qui l’a effectuée. Des attributs supplémentaires, comme le montant de la demande ou les informations sur les approbateurs, peuvent enrichir l’analyse.

Une fois les données extraites et traitées, les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques jours ou quelques semaines, selon leur qualité et leur volume. Une étude plus approfondie, notamment des causes racines et des parcours découverts, peut prendre plus de temps, à mesure que vous précisez vos questions et examinez certains aspects du processus.

Oui. Le Process Mining cartographie précisément tous les parcours d’approbation et repère les retards dans vos flux de travail Oracle Fusion Financials. En mettant en évidence les goulots d’étranglement et les parcours inhabituels, il fournit les éléments nécessaires pour optimiser les processus et réduire sensiblement les temps de cycle.

La principale exigence technique est de pouvoir accéder à votre base de données Oracle Fusion Financials ou de disposer d’un mécanisme équivalent d’export des données pour récupérer les journaux d’événements. L’outil de Process Mining fonctionne généralement dans le cloud ou sur un serveur dédié et doit pouvoir se connecter à votre source de données pour les importer.

Le Process Mining vous permet de définir des modèles de processus ou des règles de conformité, puis de comparer chaque parcours réel de demande d’achat à ces critères. Il signale automatiquement les écarts, par exemple les demandes qui contournent des approbations obligatoires ou sont créées sans autorisation, afin de vérifier le respect des règles.

L’extraction des données d’Oracle Fusion Financials s’appuie généralement sur les rapports standard ou l’accès à une API, que votre équipe informatique peut mettre en place. La configuration initiale nécessite de comprendre le modèle de données de votre système, mais la démarche est bien définie. De nombreux outils de Process Mining proposent également des connecteurs ou des conseils pour les systèmes ERP courants.

Au-delà du temps de cycle, vous pouvez repérer des moyens de limiter les modifications des demandes d’achat, de réduire les rejets et de standardiser les parcours de traitement. Le Process Mining aide également à automatiser les tâches manuelles et à améliorer l’ensemble du cycle entre la demande d’achat et le bon de commande.

Le Process Mining reconstitue le parcours complet de chaque identifiant de demande d’achat et visualise son statut exact ainsi que les étapes suivies dans Oracle Fusion Financials. Cette vue de bout en bout indique où en est chaque demande, qui doit intervenir à l’étape suivante et quels retards pourraient survenir.

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