> Perbaikan proses berkelanjutan > Procure to Pay, requisition > Oracle Fusion Financials

Tingkatkan proses permintaan pembelian hingga pembayaran

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan permintaan pembelian di Oracle Fusion.

Unduh templat data

Tingkatkan proses permintaan pembelian hingga pembayaran

Procure to Pay, requisition

Oracle Fusion

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(12)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Optimalkan purchase requisition di Oracle Fusion

Keterlambatan pembuatan dan persetujuan permintaan dapat sangat menghambat efisiensi pengadaan dan kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan utama dan memahami alur kerja persetujuan yang kompleks. Setelah itu, Anda dapat menerapkan perbaikan yang terarah agar proses lebih lancar dan tindakan dilakukan tepat waktu. Cari tahu cara mengoptimalkan proses permintaan Anda hari ini.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses Procure to Pay, requisition di Oracle Fusion Financials?

Purchase requisition menjadi langkah awal dalam siklus pengadaan organisasi Anda. Ketidakefisienan pada tahap ini di Oracle Fusion Financials dapat berdampak ke seluruh proses Procure to Pay, memicu keterlambatan, menambah biaya, dan membuat pihak terkait frustrasi. Proses requisition yang lambat atau berbelit dapat menyebabkan jadwal proyek meleset, pasokan penting terlambat, dan diskon pembayaran awal terlewat. Selain itu, jika alur kerja requisition tidak terlihat jelas, organisasi Anda berisiko tidak mematuhi kebijakan pembelian internal dan peraturan eksternal. Hal ini dapat menimbulkan risiko audit dan sanksi finansial.

Mengoptimalkan proses Procure to Pay, requisition bukan sekadar mempercepat proses. Tujuannya memastikan setiap permintaan barang atau jasa diproses secara efisien, sesuai aturan, dan transparan. Bagi organisasi yang menggunakan Oracle Fusion Financials, memahami perjalanan requisition yang sebenarnya, dari status 'Requisition Created' hingga 'Requisition Approved' atau 'Purchase Order Created from Requisition', sangat penting. Analisis mendalam atas pelaksanaan proses yang sebenarnya dapat mengungkap kerumitan dan hambatan tersembunyi yang sering luput dari laporan biasa.

Cara process mining membantu meningkatkan proses requisition

Process mining membantu Anda memahami dan meningkatkan proses Procure to Pay, requisition di Oracle Fusion Financials. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak, process mining menggunakan log peristiwa dari sistem Oracle Fusion untuk merekonstruksi jalur yang dilalui setiap purchase requisition. Hasilnya, Anda dapat melihat proses berdasarkan data, termasuk setiap aktivitas, dari 'Requisition Submitted' hingga 'Approval Step 1 Rejected' dan seterusnya, beserta waktu terjadinya.

Dengan menganalisis data ini, Anda dapat melihat variasi proses yang umum, menemukan hambatan, dan mengukur dampak pengerjaan ulang. Misalnya, Anda dapat mengetahui apakah entri 'Requisition Type' tertentu sering tertahan di 'Approval Step 2 Started', atau apakah 'Requisition Cycle Time' di departemen tertentu lebih lama karena aktivitas 'Requisition Amended' yang berulang. Process mining memperjelas perjalanan requisition yang sebelumnya sulit dilihat. Anda dapat memahami bukan hanya apa yang terjadi, tetapi juga mengapa dan di mana perbaikan paling dibutuhkan.

Area utama untuk meningkatkan proses requisition

Process mining memberi Anda gambaran spesifik tentang bagian yang perlu ditingkatkan dalam proses Procure to Pay, requisition di Oracle Fusion Financials. Area yang umumnya dapat diperbaiki meliputi:

Persingkat waktu siklus persetujuan: Temukan tahap persetujuan atau pemberi persetujuan tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Anda dapat menganalisis rata-rata waktu persetujuan berdasarkan jenis requisition, departemen, atau perkiraan jumlah, lalu menyederhanakan alur kerja atau membagi ulang beban persetujuan.
Kurangi pengerjaan ulang dan penolakan: Pahami penyebab requisition berstatus 'Requisition Amended' atau 'Requisition Rejected'. Anda dapat memperjelas persyaratan saat tahap 'Requisition Created', meningkatkan pelatihan pengguna, atau menyempurnakan kriteria persetujuan untuk mengurangi proses bolak-balik.
Tingkatkan kepatuhan: Temukan penyimpangan dari jalur atau kebijakan persetujuan standar. Process mining dapat menunjukkan requisition yang melewati tahap wajib atau disetujui di luar prosedur yang ditetapkan. Dengan begitu, Anda dapat memperkuat kepatuhan dan mempermudah audit.
Sederhanakan desain alur kerja: Evaluasi efektivitas alur kerja persetujuan yang digunakan di Oracle Fusion Financials. Anda mungkin menemukan jalur yang terlalu rumit dan dapat disederhanakan, atau peluang untuk mengotomatiskan persetujuan requisition rutin bernilai rendah.
Tingkatkan pengalaman pengguna: Proses requisition yang lebih lancar dan cepat meningkatkan kepuasan pemohon dan tim pengadaan, sekaligus memberi mereka lebih banyak waktu untuk tugas strategis.

Hasil yang dapat diukur

Hasil analisis untuk mengoptimalkan proses Procure to Pay, requisition di Oracle Fusion Financials dapat memberikan manfaat nyata. Anda dapat mengurangi 'Requisition Cycle Time' secara signifikan sehingga pengadaan lebih cepat dan operasional bisnis mendapat dukungan yang lebih baik. Proses yang lebih efisien juga menghemat biaya dengan mengurangi intervensi manual dan kesalahan, serta memungkinkan pembelian tepat waktu. Kepatuhan yang lebih baik membantu organisasi Anda mengikuti pedoman yang berlaku dan mengurangi risiko. Pada akhirnya, proses requisition yang lebih sederhana mendukung ekosistem Procure to Pay yang lebih efisien, tangkas, dan hemat biaya.

Mulai optimalkan proses requisition

Mulailah meningkatkan proses Procure to Pay, requisition di Oracle Fusion Financials. Dengan process mining, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada perkiraan dan menerapkan perbaikan berdasarkan data. Mulai sekarang untuk membangun alur kerja requisition yang lebih efisien, patuh, dan transparan. Memahami alur requisition yang sebenarnya adalah langkah pertama untuk mengoptimalkannya.

Procure to Pay, requisition Manajemen requisition Alur kerja pengadaan Proses persetujuan Efisiensi P2P Audit kepatuhan Hambatan requisition Departemen keuangan Tim pengadaan Pengendalian belanja Procure to Pay Manajemen belanja Pengendalian anggaran

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Persetujuan purchase requisition yang terlambat berdampak langsung pada jadwal pengadaan. Akibatnya, tanggal pengiriman bisa terlewat dan biaya dapat meningkat karena pengiriman ekspres atau diskon pembayaran awal yang hilang. Lambatnya proses Procure to Pay, requisition juga dapat merenggangkan hubungan dengan pemasok dan mengurangi kelincahan operasional. ProcessMind menganalisis durasi di setiap tahap persetujuan di Oracle Fusion Financials untuk menemukan pemberi persetujuan atau departemen yang menyebabkan hambatan. Dengan melihat alur kerja persetujuan, Anda dapat mengetahui di mana requisition tertahan dan mengambil langkah yang tepat untuk mempercepat proses.

Perubahan purchase requisition yang berulang, terutama setelah pengajuan, menambah banyak pekerjaan ulang dan memperpanjang waktu siklus proses Procure to Pay, requisition. Setiap perubahan perlu ditinjau kembali dan mungkin harus disetujui ulang. Akibatnya, proses tertunda dan beban administrasi bertambah. ProcessMind memetakan semua aktivitas "Requisition Amended" beserta peristiwa sebelumnya untuk mengungkap penyebab umum perubahan, seperti kesalahan entri data atau permintaan awal yang kurang jelas. Informasi ini membantu organisasi pengguna Oracle Fusion Financials mengatasi akar masalah, meningkatkan kualitas requisition sejak awal, dan mengurangi pekerjaan ulang yang mahal.

Requisition yang menyimpang dari kebijakan pembelian atau matriks persetujuan dapat menimbulkan risiko kepatuhan, belanja tanpa wewenang, dan temuan audit dalam proses Procure to Pay, requisition. Ketidakpatuhan ini melemahkan pengendalian keuangan dan meningkatkan paparan risiko organisasi. ProcessMind mendeteksi requisition yang mengikuti jalur persetujuan nonstandar atau melewati tahap wajib, termasuk dalam konfigurasi Oracle Fusion Financials yang rumit. Dengan membandingkan alur aktual dengan aturan yang ditetapkan, ProcessMind menunjukkan kesenjangan kepatuhan agar Anda dapat mengambil tindakan lebih awal, menegakkan kebijakan, dan memperkuat pengendalian internal.

Tanpa informasi yang jelas dan terkini tentang status purchase requisition, pemohon dan tim pengadaan sama-sama tidak mendapat kepastian. Akibatnya, mereka harus menindaklanjuti secara manual, mengajukan pertanyaan berulang, dan sulit memperkirakan jadwal pengadaan dengan akurat. Hal ini mengurangi efisiensi. ProcessMind menampilkan perjalanan setiap requisition secara menyeluruh, dari "Requisition Created" hingga "Purchase Order Created from Requisition" di Oracle Fusion Financials. Dengan informasi ini, pengguna dapat memantau kemajuan, memperkirakan keterlambatan, dan menyampaikan status yang akurat tanpa perlu menelusuri data secara manual. Perencanaan dan koordinasi pun menjadi lebih baik.

Tingginya persentase purchase requisition yang ditolak menunjukkan adanya ketidakefisienan, kesalahpahaman, atau masalah sistemik pada tahap permintaan awal atau persetujuan dalam proses Procure to Pay, requisition. Setiap penolakan memerlukan pengerjaan ulang, menyita waktu, dan menunda pembelian penting. ProcessMind menemukan tahap dan alasan penolakan requisition, baik di "Approval Step 1 Rejected" maupun tahap berikutnya, di Oracle Fusion Financials. Dengan menganalisis pola berdasarkan "Requester", "Department", atau "Approval Workflow Path", Anda dapat mengetahui penyebab umum penolakan dan menentukan pelatihan atau penyesuaian proses yang tepat.

Cara menangani purchase requisition yang berbeda-beda antar departemen, pemohon, atau kategori barang dapat menghasilkan keluaran yang tidak konsisten, mengurangi efisiensi, dan menyulitkan penerapan prosedur operasi standar. Kurangnya standardisasi ini membuat proses Procure to Pay, requisition lebih sulit diprediksi dan dikendalikan. ProcessMind memvisualisasikan semua variasi proses aktual di Oracle Fusion Financials dan menunjukkan penyimpangan dari jalur ideal berdasarkan atribut seperti "Department" atau "Requisition Type". Analisis ini mengungkap di mana dan mengapa ketidakkonsistenan terjadi, sehingga organisasi dapat menyeragamkan praktik dan menerapkan proses yang efektif secara konsisten.

Tahap atau orang tertentu dalam alur kerja persetujuan requisition kerap menjadi hambatan, sehingga banyak permintaan pembelian menumpuk dan tertunda. Menemukan titik yang menghambat ini penting untuk memperlancar dan mempercepat proses Procure to Pay, requisition. ProcessMind menunjukkan dengan tepat di mana requisition tertahan dengan menganalisis waktu tunggu antara peristiwa "Approval Step Started" dan "Approved" pada setiap tahap di Oracle Fusion Financials. ProcessMind menemukan pemberi persetujuan atau tahap yang paling lambat. Anda dapat membagi ulang sumber daya, mengatur ulang alur kerja, atau memberikan pelatihan tambahan untuk mengurangi hambatan tersebut.

Waktu dari pembuatan purchase requisition hingga purchase order terkait diterbitkan bisa terlalu lama, sehingga pengadaan barang dan jasa tertunda. Siklus yang panjang ini berdampak pada jadwal proyek dan efisiensi operasional dalam proses Procure to Pay secara keseluruhan. ProcessMind menghitung waktu siklus dari awal hingga akhir untuk setiap requisition di Oracle Fusion Financials, dari "Requisition Created" hingga "Purchase Order Created from Requisition". Dengan menguraikan durasi berdasarkan waktu setiap aktivitas, ProcessMind menunjukkan bagian yang paling banyak menambah keterlambatan dan membantu Anda menentukan cara mempersingkat proses.

Meski sistem seperti Oracle Fusion Financials menyediakan alat otomatisasi, banyak proses Procure to Pay, requisition masih melibatkan terlalu banyak entri data, pemeriksaan, atau intervensi manual. Langkah manual rentan menimbulkan kesalahan, memperpanjang waktu pemrosesan, dan meningkatkan biaya operasional. ProcessMind menemukan aktivitas yang sering memerlukan campur tangan manusia, seperti peristiwa "Requisition Amended" yang berulang atau tindak lanjut manual yang terlihat dari waktu tunggu yang lama. Dengan memetakan titik-titik yang masih dikerjakan secara manual, ProcessMind mengungkap peluang untuk menambah otomatisasi atau merancang ulang proses, sehingga pekerjaan manual berkurang dan akurasi meningkat.

Pembuatan purchase requisition oleh personel tanpa wewenang atau untuk keperluan yang belum disetujui menimbulkan risiko belanja di luar prosedur dan pembengkakan anggaran. Hal ini melemahkan tata kelola keuangan dan sulit dilacak tanpa visibilitas yang jelas atas proses Procure to Pay, requisition. ProcessMind menganalisis atribut "Requester", "Department", dan "Cost Center" bersama aktivitas "Requisition Created" dan "Approved/Rejected" yang tercatat di Oracle Fusion Financials. ProcessMind dapat menandai requisition yang dibuat atau disetujui di luar peran atau batas anggaran yang ditetapkan, sehingga potensi aktivitas tanpa wewenang dapat segera diketahui.

Perbedaan antara "Required By Date" pada requisition dan tanggal persetujuan atau pembuatan purchase order dapat menyebabkan permintaan mendesak terlambat dipenuhi. Ketidaksesuaian ini mengganggu perencanaan, menambah tekanan, dan dapat memicu pesanan mendadak atau keterlambatan operasional. ProcessMind membandingkan "Creation Date" dan "Required By Date" dengan timestamp aktual peristiwa "Requisition Approved" atau "Purchase Order Created from Requisition" di Oracle Fusion Financials. Analisis ini menunjukkan kapan waktu proses aktual secara konsisten melampaui kebutuhan, sehingga Anda dapat menemukan masalah sistemik yang menghambat pemenuhan tepat waktu.

Meski purchase requisition sudah disetujui sepenuhnya, pembuatan purchase order masih dapat tertunda. Jeda ini menghambat pengadaan, sehingga barang atau jasa tidak dapat dipesan tepat waktu dan operasional berikutnya ikut terdampak. ProcessMind mengukur waktu antara peristiwa "Requisition Approved" dan "Purchase Order Created from Requisition" di Oracle Fusion Financials. Informasi ini menunjukkan keterlambatan antara persetujuan dan pembelian, serta membantu Anda mengetahui apakah penyebabnya masalah integrasi sistem atau serah terima manual.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Mempercepat persetujuan permintaan pembelian berdampak langsung pada kecepatan dan efisiensi pengadaan. Persetujuan yang lebih cepat membantu barang dan jasa diperoleh lebih awal, mencegah keterlambatan operasional, dan menjaga proyek tetap sesuai jadwal di Oracle Fusion Financials. Hasilnya, hubungan dengan pemasok membaik dan modal kerja dapat dimanfaatkan dengan lebih baik dalam proses Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind menunjukkan tahapan dan pihak yang menyebabkan hambatan persetujuan, serta menemukan penyimpangan dari alur standar dan peluang untuk melakukan persetujuan secara paralel. Platform ini mengukur titik keterlambatan sehingga Anda dapat menata ulang alur kerja dan penerapan otomatisasi secara terarah dalam proses Purchase to Pay - Requisition, dengan potensi memangkas waktu persetujuan sebesar 20-30%.

Perubahan permintaan pembelian yang terlalu sering menimbulkan pekerjaan ulang, memperpanjang waktu pemrosesan, dan kerap menunjukkan data awal yang tidak akurat atau persyaratan yang kurang jelas. Dengan mengurangi perubahan, permintaan dapat dibuat benar sejak awal. Beban administrasi pun berkurang dan proses Purchase to Pay - Requisition di Oracle Fusion Financials berjalan lebih cepat. ProcessMind memvisualisasikan seluruh rangkaian perubahan dan menemukan penyebab utamanya, seperti informasi yang belum lengkap dari pemohon tertentu atau perubahan persyaratan yang terlambat. Dengan mengetahui pola masalah dan perilaku pengguna, organisasi dapat memberikan pelatihan sejak awal, memperbaiki desain formulir, atau menerapkan validasi data yang lebih ketat untuk mengurangi frekuensi perubahan hingga 40%.

Kepatuhan terhadap kebijakan pembelian penting untuk tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian keuangan. Permintaan yang tidak patuh dapat memicu pengeluaran tanpa wewenang, masalah audit, dan risiko hukum. Kepatuhan penuh dalam proses Purchase to Pay - Requisition di Oracle Fusion Financials membantu melindungi aset dan integritas organisasi. ProcessMind mendeteksi setiap permintaan yang menyimpang dari aturan yang ditetapkan, seperti batas pengeluaran, persetujuan wajib, atau penggunaan pemasok pilihan. Platform ini menandai alur dan aktivitas yang tidak patuh agar Anda dapat segera mengambil tindakan korektif dan merancang ulang proses. Dengan begitu, kepatuhan dapat ditegakkan secara konsisten dan pelanggaran kebijakan dapat ditekan hingga hampir tidak ada.

Tingkat penolakan permintaan pembelian yang tinggi menimbulkan banyak pekerjaan ulang, membuat pemohon frustrasi, dan menunda pengadaan sumber daya yang dibutuhkan. Penolakan yang lebih sedikit menunjukkan bahwa permintaan dibuat dengan lebih baik dan kriteria persetujuan di Oracle Fusion Financials lebih jelas. Proses Purchase to Pay - Requisition pun menjadi lebih efisien. ProcessMind menganalisis penyebab penolakan dengan menghubungkan peristiwa penolakan ke atribut, aktivitas, dan pemberi persetujuan tertentu. Platform ini menemukan titik masalah yang sering terjadi dan menjelaskan alasan permintaan ditolak. Temuan ini membantu Anda menyusun pelatihan, memperjelas kebijakan, atau menyesuaikan alur kerja secara terarah untuk mengurangi penolakan sebesar 15-25%.

Alur kerja persetujuan yang tidak efisien, misalnya karena langkah yang tidak perlu atau pemeriksaan berulang, memperlambat seluruh proses Purchase to Pay - Requisition. Menyederhanakan alur kerja di Oracle Fusion Financials mempercepat pemrosesan, mengurangi campur tangan manual, dan membuat fungsi pengadaan lebih tangkas. Dampaknya langsung terasa pada kecepatan operasional. ProcessMind memetakan semua jalur persetujuan yang benar-benar terjadi. Peta ini menunjukkan rangkaian berulang yang tersembunyi, serah terima yang tidak perlu, dan langkah yang tidak memberi nilai tambah sehingga proses Purchase to Pay - Requisition melambat. Platform ini mengukur dampak setiap inefisiensi dan membantu organisasi merancang ulang alur kerja agar kinerjanya optimal. Waktu persetujuan juga berpotensi berkurang dengan menemukan peluang untuk menjalankan langkah secara paralel.

Lama waktu dari persetujuan permintaan pembelian hingga pembuatan purchase order terkait menjadi indikator penting efisiensi pengadaan. Mempercepat siklus ini membantu pesanan dipenuhi lebih cepat, memperbaiki hubungan dengan pemasok, dan mengurangi waktu tunggu barang dan jasa di Oracle Fusion Financials. ProcessMind mengukur dengan tepat waktu antara persetujuan permintaan dan pembuatan PO. Platform ini menemukan keterlambatan tertentu dalam serah terima atau langkah pemrosesan berikutnya pada proses Purchase to Pay - Requisition. Dengan mengungkap hambatan dan keterbatasan sumber daya dalam peralihan penting ini, ProcessMind membantu Anda menentukan tindakan yang tepat untuk mempercepat pembuatan PO.

Jalur pemrosesan permintaan pembelian yang tidak konsisten menghasilkan keluaran dan waktu siklus yang sulit diprediksi, serta menyulitkan penerapan kebijakan. Menyeragamkan jalur di Oracle Fusion Financials membantu proses Purchase to Pay - Requisition berjalan konsisten, mudah diprediksi, dan lebih mudah mengikuti praktik terbaik. ProcessMind memvisualisasikan semua variasi proses yang ada dan menandai penyimpangan dari alur yang diharapkan. Platform ini menunjukkan di mana dan mengapa ketidakkonsistenan terjadi. Dengan begitu, organisasi dapat menerapkan prosedur standar, menggabungkan jalur yang berulang, dan mengurangi variasi proses sebesar 30-50% agar hasilnya lebih mudah diprediksi.

Terlalu banyak langkah manual dalam proses Purchase to Pay - Requisition, seperti memasukkan data atau melacak status, rentan menimbulkan kesalahan dan menyita waktu staf. Mengotomatiskan tugas ini di Oracle Fusion Financials membebaskan sumber daya untuk pekerjaan yang lebih strategis dan meningkatkan akurasi data. ProcessMind menunjukkan aktivitas yang sering dilakukan secara manual dan menemukan peluang otomatisasi, seperti persetujuan otomatis untuk barang bernilai rendah atau pengisian data otomatis. Platform ini mengukur potensi penghematan waktu dan biaya dari inisiatif otomatisasi, sehingga Anda dapat merencanakan penerapan RPA atau konfigurasi sistem untuk mengurangi pekerjaan manual sebesar 20-40%.

Permintaan pembelian tanpa wewenang berisiko menimbulkan pengeluaran yang tidak terkendali dan kecurangan, sekaligus melemahkan tata kelola keuangan. Menghentikan kejadian ini penting untuk menjaga kendali anggaran dan memastikan seluruh aktivitas pengadaan sesuai kebijakan organisasi di Oracle Fusion Financials. ProcessMind menemukan semua permintaan yang melewati prosedur standar pembuatan dan persetujuan, atau berasal dari sumber tanpa wewenang dalam proses Purchase to Pay - Requisition. Platform ini menelusuri asal jalur tersebut agar organisasi dapat menerapkan kontrol akses, konfigurasi sistem, dan pemantauan yang lebih ketat untuk mencegah kejadian serupa.

Kurangnya informasi tentang status terkini permintaan pembelian membuat pemohon frustrasi, memicu pertanyaan berulang, dan dapat menunda pengambilan keputusan. Transparansi yang lebih baik memberi semua pihak akses ke informasi terkini, sehingga komunikasi dan kepuasan terhadap proses di Oracle Fusion Financials meningkat. ProcessMind memberikan gambaran menyeluruh dari awal hingga akhir untuk setiap kasus Purchase to Pay - Requisition, termasuk tahap yang sedang berjalan, penanggung jawab saat ini, dan tindakan yang masih tertunda. Pengguna dapat menelusuri setiap tahap, mengetahui permintaan yang tertahan, dan berkomunikasi lebih awal. Hasilnya, pertanyaan seperti "permintaan saya sudah sampai mana?" dapat berkurang lebih dari 50%.

Ketidaksesuaian antara tanggal "dibutuhkan pada" yang diminta dan waktu pengiriman sebenarnya dapat menyebabkan kehabisan stok, keterlambatan proyek, atau biaya pengiriman ekspres. Penyelarasan yang lebih baik membantu menetapkan ekspektasi realistis dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan sepanjang siklus Purchase to Pay - Requisition di Oracle Fusion Financials. ProcessMind menganalisis ketepatan tanggal "dibutuhkan pada" dengan membandingkannya dengan waktu pembuatan PO dan pengiriman yang sebenarnya. Platform ini menemukan pola perkiraan yang terlalu cepat atau terlalu lambat dari pemohon atau departemen tertentu. Temuan ini membantu meningkatkan peramalan, memberikan pelatihan kepada pemohon, atau menyesuaikan perhitungan waktu tunggu agar perencanaan lebih realistis.

6 langkah perbaikan untuk Purchase to Pay - Requisition

Unduh template

Ekspor data Anda

Unggah kumpulan data Anda

Analisis proses Anda

Terapkan perbaikan

Pantau proses Anda

Unduh template

Yang perlu dilakukan

Gunakan template Excel untuk analisis Purchase to Pay Requisition. Template ini membantu memastikan data Oracle Fusion Financials tersusun dengan benar agar dapat diproses secara efisien.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Template yang tepat mencegah ketidakkonsistenan data dan membantu menghasilkan analisis yang akurat sejak awal. Dengan begitu, Anda memiliki dasar yang kuat untuk menemukan peluang perbaikan.

Hasil yang diharapkan

Template Excel siap pakai yang disesuaikan untuk data Purchase to Pay Requisition Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Pahami proses permintaan pembelian Anda

ProcessMind mengubah data mentah Oracle Fusion menjadi visualisasi yang jelas dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Temukan keterlambatan dan inefisiensi dalam alur kerja permintaan pembelian hingga pembayaran.

Visualisasikan alur proses permintaan dari awal hingga akhir
Temukan titik keterlambatan yang tepat dalam tahap persetujuan
Optimalkan jalur persetujuan agar proses lebih cepat
Bandingkan siklus permintaan antarbagian

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Perbaikan utama dalam proses Purchase to Pay Requisitions

Bagian ini menjelaskan manfaat dan peningkatan efisiensi yang umum diperoleh saat mengoptimalkan proses Purchase Requisition di Oracle Fusion Financials berdasarkan wawasan dari data.

0 % faster

Siklus persetujuan lebih cepat

Rata-rata waktu persetujuan permintaan pembelian

Temukan dan atasi hambatan dalam alur kerja persetujuan untuk memangkas waktu yang dibutuhkan agar permintaan disetujui. Pengadaan pun berjalan lebih cepat dan operasional menjadi lebih tangkas.

0 % reduction

Lebih sedikit permintaan pembelian yang ditolak

Penurunan tingkat penolakan permintaan pembelian

Pahami penyebab utama penolakan permintaan, seperti ketidakpatuhan terhadap kebijakan atau masalah anggaran. Terapkan perubahan untuk mengurangi pekerjaan ulang dan keterlambatan, sekaligus meningkatkan tingkat persetujuan pada pengajuan pertama.

0 % uplift

Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Indeks kepatuhan permintaan pembelian meningkat

Dapatkan gambaran lengkap tentang jalur persetujuan yang terjadi dibandingkan dengan kebijakan yang ditetapkan. Pastikan semua permintaan mengikuti aturan organisasi dan cegah pengeluaran tanpa wewenang untuk memperkuat tata kelola.

0 % increase

Lebih banyak permintaan diproses langsung

Tingkat pemrosesan langsung permintaan pembelian meningkat

Temukan peluang untuk memproses permintaan dari pembuatan hingga persetujuan tanpa campur tangan manual, perubahan, atau penolakan. Cara ini meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan manual.

0 % decrease

Perubahan permintaan berkurang

Penurunan tingkat perubahan permintaan pembelian

Temukan alasan permintaan sering diubah. Atasi masalah seperti persyaratan yang kurang jelas atau kesalahan entri data untuk mengurangi proses bolak-balik dan mempercepat pemrosesan secara keseluruhan.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data. Angka berikut menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk permintaan pembelian yang berfungsi sebagai ID kasus dalam proses.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dasar untuk melacak siklus proses permintaan dari awal hingga akhir, serta mendukung analisis di tingkat kasus dan perhitungan KPI.

Nama peristiwa bisnis yang terjadi pada tahap tertentu dalam proses permintaan.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi dasar peta proses untuk memvisualisasikan dan menganalisis alur kerja permintaan.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini diperlukan untuk menghitung KPI terkait waktu, mengurutkan peristiwa dengan benar, serta menganalisis kinerja proses dan hambatan.

Nama karyawan yang membuat dan mengajukan permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Mendukung analisis kinerja berdasarkan pemohon, membantu menemukan kebutuhan pelatihan serta pengguna atau departemen yang bekerja secara efisien.

Departemen tempat pemohon bekerja.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis proses berdasarkan unit bisnis untuk menemukan pola, kinerja, dan masalah kepatuhan yang spesifik pada tiap departemen.

Nilai total uang dari permintaan pembelian.

Mengapa ini penting

Memberi konteks finansial untuk analisis berdasarkan nilai, membantu menentukan prioritas perbaikan proses dan memahami pengaruh nilai permintaan terhadap perilaku proses.

Status permintaan pembelian saat ini atau status akhirnya.

Mengapa ini penting

Memberi gambaran status permintaan saat ini dan membantu menentukan hasil akhir untuk perhitungan KPI.

Tanggal saat pemohon membutuhkan barang atau jasa.

Mengapa ini penting

Penting untuk mengukur kinerja proses terhadap tenggat internal dan mengetahui apakah proses pengadaan memenuhi kebutuhan bisnis tepat waktu.

Alasan yang diberikan pemberi persetujuan saat menolak permintaan atau tahap persetujuan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan alasan permintaan ditolak, sehingga perbaikan dapat diarahkan untuk mengurangi pekerjaan ulang dan meningkatkan tingkat pemrosesan langsung.

Unit bisnis tertentu dalam organisasi yang terkait dengan permintaan.

Mengapa ini penting

Memberi konteks organisasi tingkat tinggi untuk membandingkan kinerja dan mendukung analisis strategis di berbagai bagian perusahaan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai dimulainya proses pengadaan, saat pengguna menyimpan permintaan pembelian baru untuk pertama kalinya. Peristiwa ini biasanya tercatat sebagai pembuatan data secara eksplisit dengan stempel waktu terkait di sistem.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses permintaan pembelian. Analisis waktu dari pembuatan hingga pengajuan dapat menunjukkan keterlambatan dalam meresmikan permintaan.

Menandai tindakan pengguna yang mengajukan permintaan lengkap ke alur kerja persetujuan. Peristiwa ini tercatat saat status permintaan berubah dari 'Incomplete' atau 'Draft' menjadi status yang menunjukkan bahwa persetujuan sedang menunggu.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini memulai siklus persetujuan. Ini menjadi tonggak penting untuk mengukur Waktu Siklus Persetujuan Permintaan dan keseluruhan waktu tunggu.

Menandai persetujuan akhir atas permintaan pembelian setelah berhasil melewati semua langkah dalam alur kerja. Peristiwa ini disimpulkan dari perubahan status keseluruhan permintaan menjadi 'Approved'.

Mengapa ini penting

Tonggak ini menunjukkan bahwa permintaan siap ditindaklanjuti oleh bagian pengadaan. Ini menjadi titik akhir untuk mengukur total waktu siklus persetujuan permintaan.

Menandai penolakan akhir atas permintaan yang menghentikan proses untuk permintaan tersebut. Peristiwa ini disimpulkan saat status keseluruhan permintaan berubah menjadi 'Rejected'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik akhir bagi permintaan yang tidak berhasil. Analisis kasus ini penting untuk memahami KPI Tingkat Penolakan Permintaan dan penyebab kegagalan.

Peristiwa ini terjadi saat baris permintaan yang telah disetujui digunakan untuk membuat purchase order. Peristiwa ini menghubungkan proses permintaan dengan proses pengadaan berikutnya.

Mengapa ini penting

Tonggak ini penting untuk mengukur Waktu Tunggu dari Permintaan ke PO. Keterlambatan pada tahap ini menunjukkan hambatan dalam serah terima dari persetujuan ke pembelian.

Menandai penutupan akhir siklus permintaan, yang berarti semua barisnya telah dipenuhi, misalnya dikonversi menjadi PO, atau dibatalkan. Peristiwa ini disimpulkan dari pembaruan status akhir.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa akhir utama yang menandakan proses berhasil. Peristiwa ini memastikan permintaan telah diproses sepenuhnya dan tidak memerlukan tindakan lanjutan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining meningkatkan proses Purchase to Pay - Requisition di Oracle Fusion Financials?

Process mining menganalisis log peristiwa dari Oracle Fusion Financials untuk memvisualisasikan alur proses Purchase Requisition yang sebenarnya. Platform ini menemukan inefisiensi seperti siklus persetujuan yang lambat, perubahan yang sering, dan permintaan yang tidak patuh. Hasilnya, Anda mendapat wawasan berbasis data untuk melakukan perbaikan secara terarah.

Data apa yang kami perlukan dari Oracle Fusion Financials untuk mulai melakukan process mining pada permintaan pembelian?

Biasanya, Anda memerlukan log peristiwa yang terkait dengan ID Purchase Requisition. Data utama mencakup ID Purchase Requisition, nama aktivitas atau status, stempel waktu aktivitas, serta pengguna atau sistem yang menjalankan aktivitas tersebut. Atribut tambahan, seperti nilai permintaan atau detail pemberi persetujuan, dapat memperkaya analisis.

Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan wawasan awal dari process mining atas data permintaan pembelian?

Setelah data berhasil diekstrak dan diproses, wawasan dasar biasanya dapat diperoleh dalam beberapa hari atau minggu, bergantung pada kualitas dan volume data. Analisis lebih mendalam, termasuk penelusuran akar masalah dan penemuan proses tingkat lanjut, mungkin membutuhkan waktu lebih lama seiring Anda menyempurnakan pertanyaan dan menelaah area tertentu.

Apakah process mining dapat membantu mengurangi waktu siklus persetujuan permintaan pembelian?

Ya. Process mining memetakan semua jalur persetujuan secara akurat dan menunjukkan lokasi keterlambatan dalam alur kerja Oracle Fusion Financials. Dengan menandai hambatan tertentu dan jalur yang tidak standar, process mining memberikan bukti yang Anda perlukan untuk menyederhanakan proses dan mengurangi waktu siklus secara signifikan.

Apa persyaratan teknis untuk menerapkan process mining pada data Oracle Fusion Financials?

Persyaratan teknis utamanya adalah akses ke database Oracle Fusion Financials atau mekanisme ekspor data lain untuk mengambil log peristiwa. Alat process mining biasanya berjalan sebagai layanan cloud atau di server khusus, dan perlu terhubung ke sumber data Anda untuk mengambil data.

Bagaimana process mining membantu menemukan permintaan pembelian yang tidak patuh?

Process mining memungkinkan Anda menentukan model proses atau aturan kepatuhan yang diharapkan, lalu membandingkan setiap jalur permintaan yang terjadi dengan standar tersebut. Platform ini otomatis menandai penyimpangan, seperti permintaan yang melewati persetujuan wajib atau dibuat tanpa wewenang, sehingga kepatuhan terhadap kebijakan dapat dipastikan.

Apakah mengekstrak data yang diperlukan dari Oracle Fusion Financials rumit?

Ekstraksi data dari Oracle Fusion Financials biasanya dilakukan melalui pelaporan standar atau akses API, yang dapat dibantu oleh tim TI Anda. Penyiapan awal memerlukan pemahaman tentang model data sistem, tetapi prosesnya sudah jelas. Banyak alat process mining juga menyediakan konektor atau panduan untuk sistem ERP yang umum digunakan.

Peluang perbaikan apa yang dapat ditemukan selain pengurangan waktu siklus?

Selain mengurangi waktu siklus, Anda dapat menemukan peluang untuk mengurangi perubahan permintaan, menekan tingkat penolakan, dan menyeragamkan jalur pemrosesan yang tidak konsisten. Process mining juga membantu mengotomatiskan tugas manual dan meningkatkan proses permintaan hingga PO secara keseluruhan.

Bagaimana process mining memberikan informasi tentang status permintaan pembelian?

Process mining merekonstruksi seluruh perjalanan setiap ID Purchase Requisition dan memvisualisasikan status serta jalur yang dilalui di Oracle Fusion Financials. Gambaran menyeluruh ini menunjukkan posisi setiap permintaan saat ini, pihak yang bertanggung jawab atas langkah berikutnya, dan potensi keterlambatan.

Percepat proses permintaan pembelian hingga pembayaran sebesar 30%

Sederhanakan proses permintaan P2P Oracle dan kurangi waktu siklus hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.