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Améliorez votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la facturation dans Salesforce Sales Cloud.
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Order to Cash - Facturation et émission des factures
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Optimisez la facturation Order to Cash dans Salesforce Sales Cloud pour accélérer les paiements

Des processus de facturation et d’émission des factures efficaces sont essentiels à une trésorerie saine, mais ils sont souvent confrontés à des retards, à des problèmes de rapprochement et à des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément ces goulots d’étranglement et ces inefficacités. Elle vous accompagne à chaque étape pour optimiser vos processus, réduire le délai moyen de recouvrement des créances clients et améliorer le fonctionnement quotidien.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Salesforce Sales Cloud ?

Optimiser votre processus Order to Cash, O2C, facturation et émission des factures est essentiel pour préserver une trésorerie saine, garantir la satisfaction client et maintenir des opérations financières conformes. Même avec un CRM performant comme Salesforce Sales Cloud pour gérer vos opportunités et vos commandes, la phase de facturation et d’émission des factures peut dissimuler des inefficacités. Les interventions manuelles, les hiérarchies d’approbation complexes, les lacunes d’intégration avec les systèmes comptables et les stratégies de recouvrement irrégulières entraînent souvent des retards de paiement et une hausse du délai moyen de paiement client (DSO). Ces inefficacités pèsent sur votre fonds de roulement et augmentent les coûts opérationnels liés au règlement des litiges, aux relances de paiement et aux reprises. Comprendre le parcours réel d’une facture, de sa création à l’affectation finale du paiement dans Salesforce Sales Cloud, constitue la première étape vers des améliorations financières et opérationnelles significatives. Sans visibilité claire sur ces variantes de processus et ces goulots d’étranglement, les organisations s’exposent à des pertes de revenus, à des problèmes de conformité et à une expérience client insatisfaisante.

Comment le Process Mining éclaire votre flux de travail de facturation

Le Process Mining offre un moyen puissant d’examiner l’exécution réelle de votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures, à partir des données du journal d’événements directement issues de Salesforce Sales Cloud. En suivant chaque activité associée à un numéro de facture unique, la solution reconstitue le flux complet du processus, de bout en bout, et révèle la manière dont le travail est réellement effectué, au-delà de la conception théorique. Cette méthode va plus loin que les rapports traditionnels en représentant chaque étape, de Sales Order Fulfilled à Invoice Generated, Invoice Approved, Invoice Sent to Customer, Payment Due Date Reached, Payment Reminder Issued, Customer Payment Received, Payment Posted to Ledger, Cash Applied/Reconciled, puis Invoice Closed. Le Process Mining identifie les factures bloquées à l’état « en attente », met en évidence les écarts par rapport au processus prévu et localise les sources de reprises. Vous pourriez par exemple découvrir que les factures de certaines régions nécessitent systématiquement plus de temps pour être approuvées, ou que des retards surviennent entre l’envoi d’une relance et la réception effective du paiement client. Cette approche analytique, fondée sur des attributs tels que Customer Name, Sales Order Number, Invoice Amount, Currency, Invoice Date, Due Date, Payment Terms, Payment Method, Billing Department, User Responsible, Payment Status et Region, fournit une visibilité exceptionnelle sur le temps de cycle, le débit et le respect de la conformité du processus.

Principaux leviers pour accélérer la conversion en trésorerie

L’application du Process Mining à votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Salesforce Sales Cloud ouvre plusieurs possibilités d’amélioration :

  • Simplification des flux de travail d’approbation : identifiez et éliminez les goulots d’étranglement du processus d’approbation des factures. En visualisant les retards, vous pouvez réévaluer les seuils d’approbation, automatiser les approbations courantes ou réattribuer les responsabilités afin de réduire le temps de cycle et d’accélérer l’étape Invoice Approved.
  • Amélioration de l’envoi des factures : analysez l’efficacité et le calendrier de l’activité Invoice Sent to Customer. Le Process Mining peut révéler des problèmes liés à des coordonnées client incorrectes ou à des modes d’envoi privilégiés mal configurés, ce qui réduit les renvois et accélère la réception des factures par les clients.
  • Optimisation des stratégies de recouvrement : obtenez une analyse fondée sur les données de l’efficacité de votre processus de relance. En comprenant le délai entre Payment Due Date Reached et Payment Reminder Issued, ainsi que son incidence sur Customer Payment Received, vous pouvez affiner vos efforts de recouvrement pour en accroître l’efficacité.
  • Rapprochement des paiements plus rapide et plus exact : repérez les inefficacités des processus en aval Payment Posted to Ledger et Cash Applied/Reconciled. La réduction des efforts manuels et des erreurs à ces étapes améliore sensiblement la rapidité et l’exactitude de l’affectation des paiements.
  • Conformité et réduction des risques : détectez les parcours ou les étapes non conformes où des contrôles essentiels sont contournés. Cette capacité est particulièrement utile pour les audits financiers et le respect des politiques internes et des réglementations externes.

Résultats mesurables de l’optimisation du processus Order to Cash

L’optimisation proactive de votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures grâce au Process Mining produit des bénéfices significatifs et mesurables :

  • Réduction du délai moyen de paiement client (DSO) : l’accélération de l’approbation, de l’envoi des factures et du rapprochement des paiements réduit directement le temps nécessaire pour convertir les ventes en trésorerie.
  • Accélération du cycle de conversion de trésorerie : améliorez la liquidité financière globale en réduisant le délai entre l’exécution d’une commande et la réception du paiement final.
  • Réduction des coûts opérationnels : limitez les reprises manuelles, réduisez les relances nécessaires et automatisez les tâches courantes afin de libérer des ressources précieuses au sein de votre service de facturation.
  • Satisfaction client renforcée : une expérience de facturation et de paiement plus simple et plus transparente contribue à satisfaire davantage vos clients et à consolider vos relations commerciales.
  • Meilleure conformité et préparation aux audits : veillez à ce que toutes les activités de facturation respectent les exigences réglementaires et les contrôles internes, afin de réduire les risques financiers et réputationnels.
  • Meilleure répartition des ressources : comprenez où l’intervention humaine est réellement nécessaire et où l’automatisation ou la refonte du processus peut améliorer l’efficacité.

Commencer la transformation de votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures

L’optimisation de votre processus Order to Cash, facturation et émission des factures grâce au Process Mining dans Salesforce Sales Cloud est simple à engager. En utilisant vos données d’événements existantes, vous pouvez rapidement visualiser votre processus réel, identifier les goulots d’étranglement importants et découvrir des possibilités d’amélioration significatives. Cette approche fondée sur les données vous aide à prendre des décisions éclairées et à transformer votre facturation et l’émission de vos factures, auparavant sources de friction, en une opération efficace, conforme et mieux maîtrisée. Tirez dès aujourd’hui le meilleur parti de votre investissement dans Salesforce Sales Cloud et obtenez des résultats financiers concrets.

Order to Cash - Facturation et émission des factures Traitement des factures Comptes clients Optimisation des flux de trésorerie Réduction du DSO Efficacité de la facturation Rapprochement des paiements O2C Gestion des revenus Cycle de facturation

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Des flux de travail d’approbation des factures inefficaces dans Salesforce Sales Cloud entraînent des retards importants de facturation, ce qui affecte la trésorerie et la satisfaction client. Des cycles d’approbation longs peuvent repousser les échéances de paiement, augmenter le délai moyen de paiement client (DSO) et créer une pression financière.
ProcessMind visualise les parcours exacts suivis par les factures et met en évidence les approbations bloquées ou trop longues. En analysant les journaux d’événements, la solution identifie les utilisateurs ou services responsables des goulots d’étranglement, ce qui permet de cibler la refonte du processus et d’accélérer la conversion en trésorerie.

Un DSO élevé indique que les clients mettent trop de temps à régler leurs factures, ce qui pèse directement sur le fonds de roulement et la rentabilité. Cette difficulté peut provenir de plusieurs problèmes au sein du processus Order to Cash, facturation et émission des factures, depuis une facturation incorrecte jusqu’à un recouvrement inefficace.
ProcessMind suit l’ensemble du cycle de paiement, de la création de la facture au rapprochement du paiement. La plateforme identifie les facteurs associés aux retards, comme l’envoi tardif des factures ou l’inefficacité des relances, afin de vous aider à optimiser vos stratégies de recouvrement et à réduire le DSO.

Un rapprochement manuel ou fragmenté des paiements dans Salesforce Sales Cloud entraîne des erreurs, des retards dans la clôture des factures et une vision financière incomplète. Les écarts entre les paiements clients et les montants comptabilisés mobilisent des ressources précieuses et peuvent laisser les factures ouvertes indéfiniment.
ProcessMind offre une vision claire des activités de rapprochement et identifie les écarts entre la réception et la comptabilisation des paiements. En analysant les événements « Customer Payment Received » et « Payment Posted to Ledger », la solution met en évidence les interventions manuelles et les goulots d’étranglement, afin de simplifier le processus d’affectation des paiements.

Les ajustements, renvois ou corrections manuels fréquents dans le processus de facturation de Salesforce Sales Cloud consomment beaucoup de temps et de Ressources. Ces erreurs entraînent des reprises, retardent les paiements, peuvent mécontenter les clients et dégrader les relations commerciales tout en augmentant les coûts opérationnels.
ProcessMind révèle tous les écarts par rapport au processus de facturation standard et montre où et pourquoi les reprises surviennent. En cartographiant les flux réels, la plateforme met en évidence des activités telles que « Invoice Re-issued » ou « Payment Correction », afin de traiter les causes profondes et d’automatiser certaines tâches.

Le non-respect des politiques internes ou des réglementations externes dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures peut entraîner de lourdes sanctions financières et nuire à la réputation de l’entreprise. Des problèmes tels qu’une application incorrecte de la fiscalité ou des remises non conformes peuvent rester invisibles dans des processus complexes.
ProcessMind offre une vue transparente du parcours de chaque facture et vous permet de comparer l’exécution réelle du processus à des règles de conformité prédéfinies. La plateforme met en évidence les écarts non autorisés et les étapes manquantes, afin de garantir que vos processus de facturation respectent les exigences réglementaires et internes.

Sans visibilité claire sur le processus Order to Cash, facturation et émission des factures de bout en bout dans Salesforce Sales Cloud, les organisations peinent à identifier les causes profondes des retards et des inefficacités. Ce manque de transparence empêche de résoudre les problèmes en amont et de prendre des décisions éclairées.
ProcessMind visualise l’ensemble du processus de facturation, de la création à la clôture de la facture, et rend chaque étape ainsi que chaque transfert transparents. La plateforme révèle la séquence réelle des activités et les durées effectives des cycles, pour vous donner une compréhension complète du fonctionnement du processus.

La variabilité du temps nécessaire pour traiter et clôturer les factures pèse directement sur la prévisibilité de la trésorerie et la précision des prévisions. Les cycles irréguliers, souvent dissimulés dans Salesforce Sales Cloud, compliquent la gestion efficace du fonds de roulement.
ProcessMind analyse la durée de chaque étape du cas « Invoice Number » et identifie les variations de cycle selon les clients, les régions ou les services de facturation. Cette analyse vous aide à standardiser les processus et à améliorer la prévisibilité de la gestion de trésorerie.

De nombreuses organisations proposent des remises pour paiement anticipé afin d’accélérer l’encaissement, mais n’en tirent pas tous les bénéfices en raison de retards de traitement internes. Les factures peuvent être réglées après l’expiration de la période de remise, ou les remises peuvent être appliquées incorrectement dans Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind suit les événements « Invoice Date », « Due Date » et « Customer Payment Received » afin de montrer précisément quand les paiements sont effectués par rapport aux conditions de remise. La plateforme identifie les remises perdues en raison de retards internes ainsi que les remises appliquées à tort.

Un processus de relance mal exécuté entraîne des retards de paiement prolongés et accroît le risque de créances irrécouvrables. Si les relances ne sont pas envoyées rapidement ou correctement, ou si les actions de suivi manquent de cohérence, les créances clients augmentent rapidement dans Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind cartographie la séquence et le calendrier des activités « Payment Due Date Reached » et « Payment Reminder Issued ». La solution révèle les goulots d’étranglement du processus de relance et aide à optimiser la fréquence, le moment et les parcours d’escalade des relances pour améliorer l’efficacité du recouvrement.

Une répartition inégale des tâches et de la charge de travail entre les collaborateurs du service de facturation entraîne l’épuisement de certains et la sous-utilisation d’autres. Ce déséquilibre peut créer des goulots d’étranglement et des retards dans le traitement des factures, au détriment de l’efficacité globale et du moral des équipes.
ProcessMind analyse la durée et la fréquence des activités par utilisateur ou par service, à partir de l’attribut « User Responsible ». La solution visualise la répartition de la charge de travail, identifie les personnes surchargées ou sous-utilisées et permet une allocation plus équilibrée des ressources ainsi qu’un fonctionnement plus régulier.

Le traitement des cas de facturation non standard, des litiges ou des corrections manuelles génère une charge importante. Chaque exception du processus Order to Cash, facturation et émission des factures, nécessite une attention particulière, mobilise des Ressources et augmente les coûts opérationnels, notamment dans Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au parcours nominal et mesure leur fréquence ainsi que leur incidence sur la durée du cycle et les Ressources. En identifiant les schémas d’exception récurrents, la plateforme vous aide à simplifier le processus et à réduire les interventions manuelles.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les goulots d’étranglement liés à l’approbation des factures dans Salesforce Sales Cloud peuvent retarder considérablement l’ensemble du cycle Order to Cash, avec des conséquences sur la trésorerie et la satisfaction client. Atteindre cet objectif consiste à simplifier le processus d’approbation afin que les factures soient examinées et approuvées rapidement, pour être envoyées plus tôt aux clients et permettre un paiement plus rapide. ProcessMind révèle toutes les variantes des parcours d’approbation de vos factures et identifie les utilisateurs ou les étapes responsables des retards. En visualisant les flux de processus réels, vous pouvez localiser les goulots d’étranglement, optimiser les flux de travail d’approbation et réduire potentiellement de 20 à 30 % les délais d’approbation, ce qui améliore directement votre cycle de conversion de trésorerie.

Un DSO élevé indique que le recouvrement des paiements clients prend trop de temps et immobilise un fonds de roulement précieux. Cet objectif vise à réduire le délai moyen de règlement des factures créées dans Salesforce Sales Cloud, afin d’améliorer directement la liquidité financière de votre organisation. ProcessMind offre une vision claire de l’ensemble du parcours de recouvrement, de la création de la facture à la réception et au rapprochement du paiement. La plateforme met en évidence les causes profondes d’un DSO élevé, comme l’envoi tardif des factures, les relances différées ou la comptabilisation inefficace des paiements, afin de permettre des interventions ciblées et de réduire le DSO de 15 à 25 %.

Des processus inefficaces de rapprochement des paiements entraînent souvent des interventions manuelles, des erreurs et des retards dans l’imputation des paiements, ce qui fausse les données financières. Accélérer ce processus consiste à faire correspondre rapidement et précisément les paiements clients aux bonnes factures dans Salesforce Sales Cloud, afin d’améliorer l’intégrité des données et l’efficacité opérationnelle. ProcessMind cartographie le parcours de rapprochement des paiements et révèle où et pourquoi les écarts surviennent. La plateforme identifie les possibilités d’automatiser le rapprochement, de simplifier les tâches manuelles et de réduire le délai entre la réception du paiement et son imputation. L’effort consacré au rapprochement peut ainsi diminuer de 40 % au maximum, tout en libérant des Ressources comptables.

Les erreurs manuelles de facturation, qu’elles concernent la saisie des données ou les calculs dans Salesforce Sales Cloud, entraînent des reprises, des litiges clients et des pertes de revenus. Cet objectif vise à réduire fortement, voire à éliminer, ces erreurs afin de garantir des factures exactes, conformes et représentatives des services fournis, tout en renforçant la confiance des clients. ProcessMind analyse les journaux d’événements pour détecter les schémas d’intervention manuelle et les erreurs dans le processus de facturation Order to Cash. En identifiant les étapes ou les actions utilisateur les plus sujettes aux erreurs, vous pouvez mettre en place des formations ciblées, des évolutions du système ou des automatisations afin de réduire le taux de reprise de 30 à 50 % et d’améliorer la précision des factures.

Les risques de conformité dans les procédures de facturation, notamment le non-respect des exigences réglementaires ou des politiques internes, peuvent entraîner de lourdes sanctions et nuire à la réputation de l’entreprise. Cet objectif consiste à vérifier que toutes les activités de facturation dans Salesforce Sales Cloud respectent strictement les règles définies et les obligations légales, afin de limiter l’exposition aux risques. ProcessMind fournit une piste d’audit complète de chaque transaction de facturation et compare l’exécution réelle du processus à des modèles de conformité prédéfinis. La plateforme signale automatiquement les écarts, les étapes non autorisées et les contrôles manquants dans le processus Order to Cash, afin de traiter rapidement les problèmes de non-conformité et de garantir le respect intégral des réglementations.

Une visibilité limitée sur le cycle de vie de la facturation empêche de prendre des décisions éclairées et masque les inefficacités. Cet objectif vise à créer une vision transparente et en temps réel de chaque étape du processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Salesforce Sales Cloud, afin de fournir aux parties prenantes des analyses concrètes sur les performances. ProcessMind reconstitue l’ensemble du parcours de facturation à partir des données d’événements brutes et présente une carte visuelle complète de toutes les activités et de leur séquence réelle. Vous pouvez ainsi comprendre les flux de processus réels, identifier les boucles de reprises cachées et obtenir une visibilité inédite sur les goulots d’étranglement et les écarts de vos opérations de facturation.

Des durées de cycle de facturation irrégulières rendent les délais imprévisibles pour votre organisation comme pour vos clients, compliquent les prévisions de trésorerie et peuvent retarder les paiements. Cet objectif vise à réduire les écarts et à établir des délais prévisibles et cohérents pour chaque étape du processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Salesforce Sales Cloud. ProcessMind analyse la durée de toutes les activités et de tous les parcours de votre processus de facturation, puis identifie les étapes où les cycles varient le plus. En mettant en évidence les causes profondes de cette variabilité, comme des comportements utilisateurs différents ou des retards système, vous pouvez mettre en œuvre des améliorations ciblées et réduire jusqu’à 20 % la variation de la durée des cycles.

Une utilisation insuffisante des remises pour paiement anticipé représente une occasion manquée d’accélérer la trésorerie et d’améliorer le fonds de roulement. Cet objectif consiste à identifier les possibilités d’encourager les clients à payer plus tôt grâce aux offres de remise, afin d’améliorer la performance financière. ProcessMind analyse les comportements de paiement des clients ainsi que les délais d’envoi et de traitement des factures. La plateforme met en évidence les remises perdues en raison de retards internes dans Salesforce Sales Cloud ou d’une communication inefficace, afin de vous aider à augmenter de 10 à 15 % le taux de remises pour paiement anticipé et à améliorer la trésorerie.

Des processus de relance inefficaces entraînent des factures échues et une hausse du DSO. Cet objectif vise à optimiser le moment, la fréquence et le contenu des relances de paiement dans Salesforce Sales Cloud, afin d’accélérer les règlements sans nuire aux relations avec les clients. ProcessMind analyse l’incidence des différentes stratégies de relance sur les comportements de paiement. La plateforme révèle les séquences et les calendriers les plus efficaces pour réduire les retards, afin d’affiner votre stratégie de recouvrement et de réduire potentiellement de 10 à 20 % le délai moyen de règlement des factures échues.

Les déséquilibres de charge au sein de l’équipe de facturation peuvent entraîner l’épuisement des collaborateurs, une baisse de productivité et des retards de traitement. Cet objectif vise à répartir les tâches plus efficacement au sein de l’équipe de facturation, afin d’utiliser les ressources de manière optimale et d’éliminer les goulots d’étranglement liés à une distribution inégale dans le processus Order to Cash. ProcessMind visualise les activités de chaque utilisateur et de chaque équipe, en identifiant les points d’accumulation de la charge et les utilisateurs régulièrement surchargés. Grâce à des données objectives sur la répartition des tâches et les temps d’exécution, vous pouvez rééquilibrer les responsabilités et améliorer jusqu’à 15 % l’efficacité globale de l’équipe.

Les coûts élevés liés au traitement des exceptions de facturation, comme les factures contestées ou les saisies incorrectes, mobilisent des Ressources et pèsent sur la rentabilité. Cet objectif vise à réduire la fréquence des exceptions dans Salesforce Sales Cloud et, par conséquent, l’effort manuel ainsi que les dépenses nécessaires à leur résolution. ProcessMind identifie les causes profondes et la fréquence des exceptions de facturation en analysant les écarts du processus. En localisant les étapes ou les conditions qui entraînent le plus souvent des exceptions, vous pouvez mettre en place des mesures préventives et réduire de 20 à 35 % leur volume ainsi que les coûts associés à leur traitement.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour Order to Cash, facturation et émission des factures

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré pour les données Order to Cash, facturation et émission des factures. Il garantit la collecte de tous les champs nécessaires depuis Salesforce Sales Cloud pour une analyse précise.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ évite les erreurs et simplifie l’analyse ultérieure, en établissant une base solide pour l’amélioration des processus.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à recevoir vos données de facturation et d’émission des factures issues de Salesforce Sales Cloud.

VOS DÉCOUVERTES

Analysez la facturation O2C et optimisez les paiements

ProcessMind visualise l’ensemble de votre processus de facturation Order to Cash et met en évidence les schémas cachés ainsi que les domaines précis à améliorer. Vous obtenez des analyses claires et concrètes pour optimiser les opérations et améliorer la trésorerie.
  • Visualisez précisément le flux du processus de facturation
  • Localisez les retards d’approbation et de paiement
  • Identifiez les risques de non-conformité et les exceptions
  • Optimisez efficacement la trésorerie et réduisez le DSO
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Ce que les organisations obtiennent grâce à une facturation optimisée

Ces résultats correspondent aux améliorations couramment observées lorsque les organisations appliquent l’intelligence des processus à leur processus Order to Cash, facturation et émission des factures. En analysant les données Invoice Number dans Salesforce Sales Cloud, nous identifions les goulots d’étranglement et les inefficacités, ce qui permet d’améliorer sensiblement les opérations.

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Approbation plus rapide des factures

Réduction des goulots d’étranglement lors de l’approbation

Optimisez votre processus d’approbation des factures en identifiant et en résolvant les goulots d’étranglement. Vous accélérerez ainsi les approbations et l’encaissement.
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Amélioration de la trésorerie

Réduction du délai moyen de recouvrement

Réduisez votre délai moyen de recouvrement en identifiant les causes profondes des retards de paiement et en optimisant les processus de relance et de recouvrement, afin de dégager du fonds de roulement.
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Réduction des erreurs de facturation

Augmentation du taux d’approbation dès la première soumission

Identifiez et éliminez les causes des erreurs de facturation manuelles et des reprises. Vous augmenterez ainsi le taux d’approbation dès la première soumission et réduirez les coûts opérationnels.
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Renforcement de la conformité

Meilleur respect des règles du processus

Veillez à ce que vos processus de facturation respectent systématiquement les normes réglementaires et internes définies, afin de réduire les risques de non-conformité et les efforts consacrés aux audits.
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Rapprochement plus rapide

Réduction du délai de rapprochement des paiements

Réduisez le délai entre la réception d’un paiement et son rapprochement complet, améliorez l’imputation des encaissements et renforcez l’efficacité globale de vos opérations financières.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration du système et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez votre analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture, utilisé comme identifiant principal du cas pour le processus de facturation.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la clé essentielle qui relie tous les événements de facturation associés et permet d’obtenir une vue complète, de bout en bout, du processus de facturation pour chaque transaction unique.

Nom de l’événement métier précis qui s’est produit dans le processus de facturation.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes du processus, constitue l’ossature de la carte de processus et permet d’analyser le flux de travail, les goulots d’étranglement et les écarts.

Horodatage indiquant le moment où une activité précise s’est produite.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer tous les indicateurs de performance, notamment les durées de cycle et les temps de traitement, indispensables pour identifier les retards.

Utilisateur ou agent ayant réalisé l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances individuelles et collectives, d’équilibrer la charge de travail et d’identifier les utilisateurs les plus performants ou ceux qui ont besoin d’une formation complémentaire.

Service ou équipe responsable de l’activité de facturation.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances au niveau d’une équipe ou d’un service et d’identifier les goulots d’étranglement, les contraintes de ressources ou les lacunes de formation propres à un groupe.

Statut actuel de la facture dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Il fournit une vue claire de l’état actuel d’une facture et permet de filtrer et d’analyser les cas ouverts, clôturés ou problématiques.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser l’impact financier, de hiérarchiser les factures de montant élevé et de comprendre comment la valeur monétaire influence le comportement du processus, notamment les délais d’approbation ou de paiement.

Date à laquelle le client doit avoir payé la facture.

Pourquoi c’est important

Elle sert de référence pour mesurer les performances de paiement, calculer le DSO et déclencher des activités de recouvrement telles que les relances de paiement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création d’un nouvel enregistrement de facture dans Salesforce. Elle marque officiellement le début du processus de facturation pour une transaction donnée et intervient généralement après l’exécution d’une commande ou l’atteinte d’une étape contractuelle. L’événement est capturé à partir de l’horodatage de création de l’enregistrement de facture.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus de facturation. L’analyse du délai entre ce point et le paiement permet de mesurer la durée globale du cycle Order-to-Cash et d’identifier les retards initiaux de saisie des données.

Un utilisateur habilité a contrôlé et approuvé la facture, confirmant son exactitude et son envoi possible au client. Cet événement est généralement capturé lorsque le statut de la facture passe à « Approved ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé qui conditionne la suite du processus de facturation. Les retards à ce stade créent d’importants goulots d’étranglement et affectent le DSO ainsi que la durée globale du cycle, mesurée par le Dashboard « Invoice Approval Cycle Time ».

La facture approuvée a été officiellement remise au client par e-mail, courrier ou portail. Cet événement est souvent capturé lorsqu’un champ « Sent Date » est renseigné ou lorsque le statut passe à « Sent ».

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le début de la période de recouvrement et sert de point de départ au calcul du délai moyen de recouvrement, ou Days Sales Outstanding (DSO). Il s’agit d’une étape essentielle pour suivre les échanges avec le client et les délais de paiement.

Le client a effectué un paiement au titre de la facture et les fonds ont été reçus. Cette opération est généralement enregistrée par la création d’un enregistrement « Payment » associé à la facture.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’étape la plus importante de la partie recouvrement du processus. Elle constitue le point final du calcul du DSO et confirme l’encaissement effectif du revenu.

Le cycle de vie de la facture est terminé, car elle a été intégralement payée et rapprochée. Il s’agit de la dernière activité d’une facture traitée avec succès, généralement enregistrée par une mise à jour du statut.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de fin principal du processus et permet de calculer précisément la durée du cycle de bout en bout. Elle fournit une définition claire de l’achèvement du processus pour l’analyse.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining fournit une vision détaillée, fondée sur les données, de l’ensemble de votre flux de travail de facturation et d’émission des factures. Il aide à identifier les goulots d’étranglement des approbations, à déterminer les causes profondes d’un délai moyen de paiement client (DSO) excessif et à mettre en évidence les inefficacités du rapprochement des paiements. En visualisant les flux de processus réels, vous pouvez cibler les domaines où la conformité doit être améliorée et réduire les reprises manuelles.

Le Process Mining peut révéler des problèmes courants, comme des délais d’approbation des factures trop longs, un recours important à la saisie manuelle entraînant des erreurs et des durées de cycle de facturation irrégulières. Il identifie également les écarts de conformité dans les procédures de facturation et met en évidence les possibilités d’augmenter la récupération des remises pour paiement anticipé. Cette analyse plus détaillée aide à hiérarchiser les domaines à améliorer.

Pour commencer, vous avez principalement besoin de journaux d’événements comprenant un Invoice Number comme identifiant de cas, les noms des activités et les horodatages correspondants pour chaque étape. Des données supplémentaires, comme le montant de la facture, les informations client et l’utilisateur responsable, enrichissent l’analyse. Ces données constituent la base nécessaire pour reconstituer votre processus de facturation.

Vous pouvez vous attendre à une réduction significative du temps de cycle d’approbation des factures et du délai moyen de recouvrement. Le Process Mining contribue également à accélérer le rapprochement des paiements, à éliminer les erreurs manuelles de facturation et à renforcer la conformité aux procédures de facturation. Ces améliorations offrent une meilleure visibilité de bout en bout sur la facturation et optimisent la charge de travail de l’équipe de facturation.

L’extraction des données consiste souvent à utiliser les fonctionnalités de reporting de Salesforce, les API standard ou des connecteurs spécialisés pour récupérer les données d’événements pertinentes liées à la facturation. L’objectif est de constituer un journal d’événements complet comprenant l’identifiant de cas, l’activité et l’horodatage. Selon la configuration de votre système, cette opération peut être automatisée ou nécessiter des étapes manuelles d’exportation et de transformation.

Après l’extraction et la préparation initiales des données, dont la durée dépend de leur complexité, les premières analyses peuvent souvent être générées en quelques jours à quelques semaines. La première analyse met rapidement en évidence les principaux écarts et goulots d’étranglement, en fournissant des éléments concrets pour agir immédiatement. Une analyse plus approfondie et plus précise intervient ensuite.

La mise en place initiale nécessite une association rigoureuse et une bonne compréhension de votre modèle de données Salesforce, mais les outils modernes de Process Mining sont conçus pour être faciles à utiliser. De nombreuses plateformes proposent des connecteurs ou des modèles préconfigurés pour les systèmes d’entreprise courants, ce qui simplifie la démarche. L’objectif est d’interpréter les analyses, et non de programmer des traitements complexes.

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