Zlepšete fakturaci v procesu Order to Cash

Proč optimalizovat proces Order to Cash, fakturaci a vystavování faktur v Salesforce Sales Cloud?

Optimalizace procesu Order to Cash, tedy fakturace a vystavování faktur, pomáhá udržet zdravý peněžní tok, zajistit spokojenost zákazníků a dodržovat finanční předpisy. I když správu obchodních příležitostí a objednávek zajišťuje robustní CRM, jako je Salesforce Sales Cloud, ve fázi fakturace a vystavování faktur se mohou skrývat neefektivní postupy. Ruční zásahy, složité schvalovací hierarchie, nedostatečné propojení s účetními systémy a nejednotné postupy při vymáhání plateb často vedou k opožděným platbám a prodlužují dobu inkasa pohledávek (DSO). Tyto nedostatky vážou provozní kapitál a zvyšují náklady na řešení sporů, upomínání zákazníků i opravy. Prvním krokem k výraznému zlepšení finančních i provozních výsledků je zjistit, jak faktura skutečně prochází od vystavení až po zaúčtování platby v Salesforce Sales Cloud. Pokud nevidíte rozdíly mezi jednotlivými průběhy procesu ani úzká místa, riskujete ztrátu výnosů, problémy se shodou s předpisy a horší zákaznickou zkušenost.

Jak process mining odhalí skutečný průběh fakturace

Process mining využívá záznamy událostí přímo ze Salesforce Sales Cloud a ukazuje, jak fakturace v procesu Order to Cash skutečně probíhá. Sleduje jednotlivé činnosti podle jedinečného čísla faktury a sestavuje úplný průběh procesu od začátku do konce. Ukáže tak, jak se práce opravdu vykonává, nejen jak je naplánovaná. Na rozdíl od běžných reportů zmapuje každý krok: od splnění prodejní objednávky přes vystavení, schválení a odeslání faktury zákazníkovi, dosažení data splatnosti a odeslání upomínky až po přijetí platby, její zaúčtování, přiřazení k faktuře a uzavření faktury. Process mining odhalí, kde faktury zůstávají ve stavu čekání, upozorní na odchylky od zamýšleného postupu a určí, kde vzniká práce navíc. Můžete například zjistit, že faktury z určitých regionů se schvalují déle nebo že mezi odesláním upomínky a přijetím platby od zákazníka dochází ke zpoždění. Analýza údajů, jako jsou jméno zákazníka, číslo prodejní objednávky, částka faktury, měna, datum vystavení, datum splatnosti, platební podmínky, způsob platby, fakturační oddělení, odpovědný uživatel, stav platby a region, poskytuje podrobný přehled o době trvání procesu, průchodnosti a dodržování pravidel.

Kde zlepšit proces a urychlit inkaso

Process mining ve fakturační části procesu Order to Cash v Salesforce Sales Cloud pomáhá najít několik oblastí pro zlepšení:

• Zjednodušení schvalování: Najděte a odstraňte úzká místa při schvalování faktur. Když uvidíte, kde schvalování vázne, můžete upravit schvalovací limity, automatizovat běžná schválení nebo změnit rozdělení odpovědností. Zkrátíte tak dobu procesu a urychlíte schválení faktur.
• Efektivnější doručování faktur: Analyzujte, jak rychle a účinně se faktury odesílají zákazníkům. Process mining může odhalit nesprávné kontaktní údaje nebo nevhodně zvolený způsob doručení. Díky tomu bude méně opakovaných odeslání a zákazníci dostanou faktury dříve.
• Účinnější vymáhání plateb: Získejte přehled o tom, jak funguje upomínání. Zjistěte, jak dlouho po datu splatnosti odchází upomínka a jak to souvisí s přijetím platby od zákazníka. Podle výsledků můžete upravit postupy vymáhání.
• Přesnější a rychlejší párování plateb: Najděte neefektivní kroky při zaúčtování plateb a jejich přiřazování k fakturám. Omezení ruční práce a chyb v těchto krocích zrychlí a zpřesní zpracování plateb.
• Shoda s pravidly a omezení rizik: Odhalte průběhy procesu, které nejsou v souladu s pravidly, nebo kroky, při kterých se vynechávají důležité kontroly. To je užitečné při finančních auditech i při ověřování souladu s interními zásadami a externími předpisy.

Měřitelné výsledky optimalizace procesu Order to Cash

Průběžná optimalizace fakturace v procesu Order to Cash pomocí process mining přináší měřitelné přínosy:

• Kratší doba inkasa pohledávek (DSO): Rychlejší schvalování a doručování faktur i párování plateb zkracuje dobu mezi prodejem a přijetím peněz.
• Rychlejší peněžní cyklus: Zlepšete likviditu zkrácením doby od splnění objednávky po přijetí konečné platby.
• Nižší provozní náklady: Omezte ruční opravy a následné urgence, automatizujte rutinní úkoly a uvolněte kapacitu fakturačního oddělení.
• Vyšší spokojenost zákazníků: Přehlednější a plynulejší fakturace a platby přispívají k lepší zákaznické zkušenosti a pevnějším obchodním vztahům.
• Lepší shoda s předpisy a připravenost na audit: Zajistěte, aby fakturační činnosti odpovídaly předpisům a interním kontrolám. Omezíte tak finanční i reputační rizika.
• Lepší rozdělení zdrojů: Zjistěte, kde je nutný zásah zaměstnance a kde lze zvýšit efektivitu automatizací nebo úpravou procesu.

Jak začít s transformací fakturace v procesu Order to Cash

Optimalizaci fakturace v procesu Order to Cash pomocí process mining v Salesforce Sales Cloud můžete zahájit snadno. Využijte stávající data o událostech, rychle si zobrazte skutečný průběh procesu, najděte úzká místa a určete příležitosti ke zlepšení. Rozhodování založené na datech vám pomůže změnit fakturaci ze zdroje komplikací na plynulý a efektivní provoz, který dodržuje stanovená pravidla. Využijte naplno svou investici do Salesforce Sales Cloud a dosáhněte konkrétních finančních výsledků.