Perbaiki proses Order to Cash, penagihan dan pembuatan faktur

Mengapa mengoptimalkan proses Order to Cash - Billing & Invoicing di Salesforce Sales Cloud?

Mengoptimalkan proses Order to Cash, O2C, Billing & Invoicing penting untuk menjaga arus kas tetap sehat, memastikan pelanggan puas, dan menjalankan operasional keuangan sesuai aturan. Meski Salesforce Sales Cloud membantu mengelola peluang dan pesanan, tahap penagihan dan pembuatan faktur masih bisa menyimpan inefisiensi. Proses manual, hierarki persetujuan yang rumit, kendala integrasi dengan sistem akuntansi, dan strategi penagihan pembayaran yang tidak konsisten sering menyebabkan pembayaran terlambat dan Days Sales Outstanding (DSO) meningkat. Inefisiensi ini membebani modal kerja dan menambah biaya operasional untuk menangani sengketa, menagih pembayaran, serta mengulang pekerjaan. Memahami perjalanan faktur yang sebenarnya, sejak dibuat hingga pembayaran dicatat, adalah langkah awal untuk meningkatkan kinerja keuangan dan operasional. Tanpa gambaran yang jelas tentang variasi proses dan hambatannya, organisasi berisiko kehilangan pendapatan, menghadapi masalah kepatuhan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang kurang baik.

Memahami alur kerja penagihan dengan process mining

Process mining menggunakan data event log langsung dari Salesforce Sales Cloud untuk menunjukkan bagaimana proses Order to Cash - Billing & Invoicing benar-benar berjalan. Sistem melacak setiap aktivitas berdasarkan nomor faktur yang unik, lalu menyusun alur proses dari awal hingga akhir. Hasilnya menunjukkan cara kerja yang sebenarnya, bukan hanya rancangan proses. Anda dapat melihat setiap tahap, mulai dari Pesanan Penjualan Dipenuhi, Faktur Dibuat, Faktur Disetujui, Faktur Dikirim ke Pelanggan, Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Tiba, Pengingat Pembayaran Dikirim, Pembayaran Pelanggan Diterima, Pembayaran Dicatat ke Buku Besar, Kas Dialokasikan/Direkonsiliasi, hingga Faktur Ditutup. Process mining menunjukkan faktur yang tertahan dalam status menunggu, penyimpangan dari proses yang direncanakan, dan sumber pekerjaan ulang. Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa faktur untuk wilayah tertentu selalu membutuhkan waktu lebih lama untuk disetujui, atau pembayaran terlambat setelah pengingat dikirim. Dengan menganalisis atribut seperti Nama Pelanggan, Nomor Pesanan Penjualan, Nilai Faktur, Mata Uang, Tanggal Faktur, Tanggal Jatuh Tempo, Ketentuan Pembayaran, Metode Pembayaran, Departemen Penagihan, Pengguna yang Bertanggung Jawab, Status Pembayaran, dan Wilayah, Anda mendapat gambaran yang jelas tentang waktu siklus proses, volume penyelesaian, dan kepatuhan.

Area utama untuk mempercepat penerimaan kas

Process mining membantu menemukan sejumlah peluang perbaikan dalam proses Order to Cash - Billing & Invoicing di Salesforce Sales Cloud:

• Mempercepat alur persetujuan: Temukan dan atasi hambatan dalam persetujuan faktur. Dengan melihat keterlambatan persetujuan, Anda dapat meninjau ulang batas persetujuan, mengotomatiskan persetujuan rutin, atau mengalihkan tanggung jawab untuk mempersingkat waktu siklus dan mempercepat tahap Faktur Disetujui.
• Meningkatkan efisiensi pengiriman faktur: Analisis efektivitas dan waktu aktivitas Faktur Dikirim ke Pelanggan. Process mining dapat menemukan masalah seperti informasi kontak pelanggan yang keliru atau metode pengiriman yang tidak sesuai, sehingga faktur lebih jarang dikirim ulang dan lebih cepat diterima pelanggan.
• Menyempurnakan strategi penagihan pembayaran: Dapatkan wawasan berbasis data tentang efektivitas proses penagihan. Pahami jeda antara Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Tiba dan Pengingat Pembayaran Dikirim, serta dampaknya terhadap Pembayaran Pelanggan Diterima, untuk meningkatkan hasil penagihan.
• Mempercepat dan meningkatkan akurasi rekonsiliasi pembayaran: Temukan inefisiensi dalam proses pencatatan pembayaran ke buku besar dan alokasi/rekonsiliasi kas. Mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan pada tahap ini dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi pencatatan penerimaan kas.
• Mengurangi risiko dan menjaga kepatuhan: Temukan jalur proses yang tidak patuh atau tahap yang melewatkan pemeriksaan penting. Hal ini sangat berguna untuk audit keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal serta peraturan eksternal.

Hasil yang dapat diukur dari optimalisasi Order to Cash

Optimalisasi proaktif proses Order to Cash - Billing & Invoicing dengan process mining dapat memberikan manfaat yang nyata dan terukur:

• Mengurangi Days Sales Outstanding (DSO): Mempercepat persetujuan dan pengiriman faktur serta rekonsiliasi pembayaran akan memangkas waktu yang dibutuhkan untuk mengubah penjualan menjadi kas.
• Mempercepat siklus konversi kas: Tingkatkan likuiditas keuangan dengan mempersingkat waktu sejak pesanan dipenuhi hingga pembayaran diterima.
• Menekan biaya operasional: Kurangi pekerjaan ulang manual dan tindak lanjut, serta otomatiskan tugas rutin. Dengan begitu, sumber daya berharga di departemen penagihan dapat dialihkan ke pekerjaan lain.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan: Proses penagihan dan pembayaran yang lebih lancar dan transparan membantu menjaga hubungan bisnis yang baik.
• Meningkatkan kepatuhan dan kesiapan audit: Pastikan semua aktivitas penagihan mengikuti peraturan dan kontrol internal untuk mengurangi risiko keuangan dan reputasi.
• Mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik: Ketahui kapan campur tangan manusia benar-benar diperlukan dan kapan otomatisasi atau perancangan ulang proses dapat meningkatkan efisiensi.

Memulai transformasi penagihan Order to Cash

Mengoptimalkan proses Order to Cash - Billing & Invoicing dengan process mining di Salesforce Sales Cloud dapat dimulai dengan mudah. Manfaatkan data peristiwa yang sudah tersedia untuk melihat proses yang sebenarnya, menemukan hambatan utama, dan mengidentifikasi peluang perbaikan. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda mengambil keputusan yang tepat dan mengubah proses penagihan dari sumber kendala menjadi operasional yang lebih lancar, efisien, dan patuh. Mulai manfaatkan investasi Salesforce Sales Cloud Anda untuk mendorong hasil keuangan yang nyata.