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Melhore seu Order to Cash: cobrança e faturamento

Seu guia de 6 etapas para otimizar a cobrança no Salesforce Sales Cloud.
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Melhore seu Order to Cash: cobrança e faturamento
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Otimize o faturamento do pedido ao recebimento no Salesforce Sales Cloud para acelerar os pagamentos

Processos eficientes de cobrança e faturamento são essenciais para manter um fluxo de caixa saudável, mas muitas vezes enfrentam atrasos, problemas de conciliação e riscos de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar esses gargalos e ineficiências com precisão. Ela orienta você em etapas práticas para otimizar os processos, reduzir o Days Sales Outstanding e garantir operações mais fluidas.

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Por que otimizar o processo de Order to Cash, Billing & Invoicing no Salesforce Sales Cloud?

Otimizar seu processo de Order to Cash, O2C, Billing & Invoicing é essencial para manter um fluxo de caixa saudável, garantir a satisfação dos clientes e sustentar uma operação financeira em conformidade. Mesmo com um CRM robusto como o Salesforce Sales Cloud gerenciando suas oportunidades e pedidos, a etapa de faturamento e emissão de notas pode esconder ineficiências. Intervenções manuais, hierarquias complexas de aprovação, falhas de integração com sistemas contábeis e estratégias inconsistentes de cobrança costumam atrasar pagamentos e aumentar o Days Sales Outstanding, DSO. Essas ineficiências não apenas pressionam seu capital de giro, mas também elevam os custos operacionais associados à resolução de divergências, à cobrança de pagamentos e ao retrabalho. Entender a jornada real de uma nota fiscal, desde a geração até a baixa final do pagamento no Salesforce Sales Cloud, é o primeiro passo para obter melhorias financeiras e operacionais significativas. Sem visibilidade clara dessas variações e gargalos do processo, as organizações ficam expostas a perdas de receita, problemas de conformidade e uma experiência do cliente abaixo do ideal.

Como o Process Mining esclarece seu Workflow de faturamento

O Process Mining oferece uma visão poderosa da execução real do seu processo de Order to Cash - Billing & Invoicing, usando diretamente os dados do Event Log do Salesforce Sales Cloud. Ao acompanhar cada atividade associada a um número de nota fiscal exclusivo, o sistema reconstrói o fluxo completo, de ponta a ponta, revelando como o trabalho realmente é feito, e não apenas como foi planejado. Esse método vai além dos relatórios tradicionais ao mapear cada etapa, desde Sales Order Fulfilled até Invoice Generated, Invoice Approved, Invoice Sent to Customer, Payment Due Date Reached, Payment Reminder Issued, Customer Payment Received, Payment Posted to Ledger, Cash Applied/Reconciled e, por fim, Invoice Closed. O Process Mining identifica onde as notas fiscais ficam presas com status pendente, destaca desvios em relação ao processo planejado e aponta as fontes de retrabalho. Por exemplo, você pode descobrir que as notas fiscais de determinadas regiões enfrentam consistentemente prazos de aprovação mais longos ou que há atrasos entre o envio de um lembrete de pagamento e o recebimento efetivo do pagamento do cliente. Essa abordagem analítica, usando atributos como Customer Name, Sales Order Number, Invoice Amount, Currency, Invoice Date, Due Date, Payment Terms, Payment Method, Billing Department, User Responsible, Payment Status e Region, oferece um insight incomparável sobre o tempo de ciclo, o throughput e a conformidade do processo.

Principais áreas de melhoria para acelerar a conversão em caixa

Aplicar Process Mining ao seu processo de Order to Cash - Billing & Invoicing no Salesforce Sales Cloud libera várias oportunidades importantes de melhoria:

  • Workflows de aprovação mais eficientes: identifique e elimine gargalos no processo de aprovação de notas fiscais. Ao visualizar os atrasos nas aprovações, você pode reavaliar limites de aprovação, automatizar aprovações rotineiras ou redistribuir responsabilidades para reduzir o tempo de ciclo e acelerar a etapa Invoice Approved.
  • Mais eficiência na entrega de notas fiscais: analise a eficácia e o momento da atividade Invoice Sent to Customer. O Process Mining pode revelar problemas com informações de contato incorretas ou métodos de entrega preferenciais, reduzindo reenvios e acelerando o recebimento das notas fiscais pelos clientes.
  • Estratégias de cobrança otimizadas: obtenha insights baseados em dados sobre a eficácia do seu processo de cobrança. Ao entender o tempo entre Payment Due Date Reached e Payment Reminder Issued e seu impacto em Customer Payment Received, você pode ajustar seus esforços de cobrança para gerar melhores resultados.
  • Conciliação de pagamentos mais rápida e precisa: identifique ineficiências nos processos de back-end Payment Posted to Ledger e Cash Applied/Reconciled. Reduzir o esforço manual e os erros nessas etapas melhora significativamente a velocidade e a precisão da baixa de pagamentos.
  • Conformidade e mitigação de riscos: detecte caminhos ou etapas do processo que não estão em conformidade ou nos quais verificações críticas são ignoradas. Isso é especialmente valioso para auditorias financeiras e para garantir a aderência a políticas internas e regulamentações externas.

Resultados mensuráveis da otimização de Order to Cash

A otimização proativa do seu processo de Order to Cash - Billing & Invoicing por meio do Process Mining gera benefícios significativos e mensuráveis:

  • Redução do Days Sales Outstanding (DSO): acelerar a aprovação, a entrega e a conciliação de notas fiscais reduz diretamente o tempo necessário para converter vendas em caixa.
  • Ciclo de conversão em caixa mais rápido: melhore a liquidez financeira geral reduzindo o tempo entre o atendimento de um pedido e o recebimento do pagamento final.
  • Custos operacionais menores: minimize o retrabalho manual, reduza a necessidade de acompanhamentos e automatize tarefas rotineiras, liberando recursos valiosos da sua equipe de faturamento.
  • Maior satisfação dos clientes: uma experiência de faturamento e pagamento mais simples e transparente gera clientes mais satisfeitos e relacionamentos comerciais mais fortes.
  • Mais conformidade e preparo para auditorias: garanta que todas as atividades de faturamento atendam aos requisitos regulatórios e controles internos, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Melhor alocação de recursos: entenda onde a intervenção humana é realmente necessária e onde a automação ou o redesenho do processo pode gerar eficiência.

Como começar a transformação de Order to Cash - Billing & Invoicing

Começar a otimizar seu processo de Order to Cash - Billing & Invoicing com Process Mining no Salesforce Sales Cloud é simples. Aproveitando os dados de eventos que você já tem, é possível visualizar rapidamente o processo real, identificar gargalos críticos e descobrir oportunidades de melhoria significativa. Essa abordagem orientada por dados ajuda você a tomar decisões mais informadas, transformando o faturamento e a emissão de notas de uma fonte de atrito em uma operação mais fluida, eficiente e altamente aderente à conformidade. Comece hoje a aproveitar todo o potencial do seu investimento no Salesforce Sales Cloud e gere resultados financeiros concretos.

Do pedido ao recebimento: faturamento e emissão de notas fiscais Processamento de notas fiscais Contas a receber Otimização do fluxo de caixa Redução do DSO Eficiência do faturamento Conciliação de pagamentos O2C Gestão de receitas Ciclo de faturamento

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Workflows ineficientes de aprovação de notas fiscais no Salesforce Sales Cloud geram atrasos significativos no faturamento, afetando o fluxo de caixa e a satisfação dos clientes. Ciclos longos de aprovação podem adiar as datas de vencimento, aumentar o Days Sales Outstanding (DSO) e pressionar as finanças.
O ProcessMind visualiza os caminhos exatos percorridos pelas notas fiscais, destacando onde as aprovações ficam paradas ou demoram demais. Ao analisar os Event Logs, identificamos os usuários ou departamentos específicos que causam gargalos, permitindo redesenhar o processo de forma direcionada e acelerar a conversão em caixa.

Um Days Sales Outstanding (DSO) alto indica que os clientes estão demorando demais para pagar suas notas fiscais, afetando diretamente o capital de giro e a rentabilidade. Esse desafio costuma resultar de vários problemas no processo de Order to Cash - Billing & Invoicing, desde erros no faturamento até cobranças ineficientes.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida do pagamento, da geração da nota fiscal à conciliação do pagamento. A plataforma identifica padrões que levam a pagamentos atrasados, como a entrega tardia da nota fiscal ou lembretes de pagamento ineficazes, permitindo otimizar as estratégias de cobrança e reduzir o DSO.

A conciliação manual ou fragmentada de pagamentos no Salesforce Sales Cloud gera erros, atrasa o fechamento de notas fiscais e dificulta a visão financeira. Divergências entre os pagamentos dos clientes e os valores lançados consomem recursos valiosos e podem manter notas fiscais abertas indefinidamente.
O ProcessMind oferece uma visão clara das atividades de conciliação, identificando onde o recebimento do pagamento diverge do lançamento. Ao analisar os eventos "Customer Payment Received" e "Payment Posted to Ledger", a plataforma revela intervenções manuais e gargalos, simplificando o processo de baixa de pagamentos.

Ajustes manuais, reenvios ou correções frequentes no processo de faturamento do Salesforce Sales Cloud consomem tempo e recursos em excesso. Esses erros geram retrabalho, atrasam pagamentos, podem frustrar os clientes, prejudicar relacionamentos e aumentar os custos operacionais.
O ProcessMind revela todos os desvios em relação ao processo padrão de faturamento, mostrando onde e por que o retrabalho acontece. Ao mapear os fluxos reais do processo, a plataforma destaca atividades como "Invoice Re-issued" ou "Payment Correction", permitindo tratar as causas-raiz e automatizar tarefas.

Não seguir políticas internas ou regulamentações externas no processo de Order to Cash - Billing & Invoicing pode gerar penalidades financeiras significativas e danos à reputação. Problemas como a aplicação incorreta de impostos ou descontos fora do padrão podem passar despercebidos em processos complexos.
O ProcessMind cria uma visão transparente da jornada de cada nota fiscal, permitindo comparar a execução real do processo com regras de conformidade predefinidas. A plataforma destaca desvios não autorizados ou etapas ausentes, garantindo que seus processos de faturamento atendam a todos os padrões regulatórios e internos necessários.

Sem visibilidade clara do processo de Order to Cash - Billing & Invoicing de ponta a ponta no Salesforce Sales Cloud, as organizações têm dificuldade para identificar as causas-raiz de atrasos ou ineficiências. Essa falta de transparência impede a resolução proativa de problemas e a tomada de decisões informadas.
O ProcessMind visualiza todo o processo de faturamento, da geração ao fechamento da nota fiscal, tornando cada etapa e transferência transparente. A plataforma revela a sequência real das atividades e os tempos de ciclo efetivos, oferecendo uma compreensão completa de como o processo realmente funciona.

A variação no tempo necessário para processar e fechar notas fiscais afeta diretamente a previsibilidade do fluxo de caixa e a precisão das projeções. Ciclos inconsistentes, muitas vezes ocultos no Salesforce Sales Cloud, dificultam o gerenciamento eficaz do capital de giro.
O ProcessMind analisa a duração de cada etapa no caso "Invoice Number", identificando variações nos tempos de ciclo entre diferentes clientes, regiões ou departamentos de faturamento. Esse insight ajuda a padronizar os processos e melhorar a previsibilidade da gestão do fluxo de caixa.

Muitas organizações oferecem descontos para pagamento antecipado para incentivar uma entrada mais rápida de caixa, mas frequentemente não aproveitam todos os benefícios por causa de atrasos internos no processamento. As notas fiscais podem ser pagas depois do prazo, perdendo a janela do desconto, ou os descontos podem ser aplicados incorretamente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind acompanha os eventos "Invoice Date", "Due Date" e "Customer Payment Received" para mostrar exatamente quando os pagamentos são feitos em relação às condições do desconto. A plataforma identifica casos em que os descontos são perdidos por atrasos internos ou aplicados de forma inadequada.

Um processo de cobrança mal executado prolonga os atrasos de pagamento e aumenta o risco de inadimplência. Se os lembretes de pagamento não forem enviados no momento certo ou corretamente, ou se as ações de acompanhamento forem inconsistentes, as contas a receber se acumulam rapidamente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind mapeia a sequência e o momento das atividades "Payment Due Date Reached" e "Payment Reminder Issued". A plataforma revela gargalos no processo de cobrança, ajudando a otimizar a frequência, o momento e os caminhos de escalonamento dos lembretes para melhorar a eficiência da cobrança.

A distribuição desigual de tarefas e da carga de trabalho entre os profissionais do departamento de faturamento causa esgotamento em algumas pessoas e subutilização em outras. Esse desequilíbrio pode gerar gargalos e atrasos específicos no processamento de notas fiscais, afetando a eficiência geral e o moral da equipe.
O ProcessMind analisa a duração e a frequência das atividades por usuário ou departamento, usando o atributo "User Responsible". A plataforma visualiza a distribuição da carga de trabalho, identifica quem está sobrecarregado ou subutilizado e permite uma alocação mais equilibrada de recursos e operações mais fluidas.

Lidar com casos de faturamento fora do padrão, divergências ou correções manuais gera uma sobrecarga significativa. Cada exceção no processo de Order to Cash - Billing & Invoicing exige atenção especial, desviando recursos e aumentando os custos operacionais, especialmente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind detecta automaticamente desvios em relação ao caminho ideal, quantificando a frequência das exceções e seu impacto no tempo de ciclo e nos recursos. Ao identificar padrões comuns de exceção, a plataforma ajuda a simplificar o processo e reduzir a necessidade de intervenção manual.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Gargalos na aprovação de notas fiscais no Salesforce Sales Cloud podem atrasar significativamente todo o ciclo de Order to Cash, afetando o fluxo de caixa e a satisfação dos clientes. Alcançar esse objetivo significa simplificar o processo de aprovação para garantir que as notas fiscais sejam analisadas e aprovadas rapidamente, permitindo uma entrega mais ágil aos clientes e o recebimento antecipado dos pagamentos. O ProcessMind revela todas as variações dos caminhos de aprovação das suas notas fiscais, identificando usuários ou etapas específicos que causam atrasos. Ao visualizar os fluxos reais do processo, você pode localizar gargalos, otimizar os Workflows de aprovação e potencialmente reduzir os tempos de aprovação em 20% a 30%, melhorando diretamente seu ciclo de conversão em caixa.

Um Days Sales Outstanding (DSO) alto indica que a cobrança dos pagamentos dos clientes está demorando demais, mantendo capital de giro valioso imobilizado. Este objetivo busca reduzir o tempo médio necessário para que as notas fiscais geradas no Salesforce Sales Cloud sejam pagas, aumentando diretamente a liquidez financeira da sua organização. O ProcessMind oferece uma visão clara de toda a jornada de cobrança, da geração da nota fiscal ao recebimento e à conciliação do pagamento. A plataforma destaca as causas-raiz de um DSO elevado, como entrega tardia de notas fiscais, lembretes de pagamento atrasados ou lançamento ineficiente de pagamentos, permitindo intervenções direcionadas para reduzir o DSO em 15% a 25%.

Processos ineficientes de conciliação de pagamentos costumam gerar esforço manual, erros e atrasos na baixa de valores, distorcendo os registros financeiros. Acelerar esse processo significa garantir que os pagamentos dos clientes sejam associados corretamente e lançados rapidamente nas notas fiscais certas no Salesforce Sales Cloud, melhorando a integridade dos dados e a eficiência operacional. O ProcessMind mapeia a jornada de conciliação de pagamentos, revelando onde e por que as divergências acontecem. A plataforma identifica oportunidades para automatizar a associação, simplificar tarefas manuais e reduzir o tempo entre o recebimento do pagamento e sua baixa, podendo diminuir o esforço de conciliação em até 40% e liberar recursos valiosos da contabilidade.

Erros manuais no faturamento, seja na entrada de dados ou nos cálculos realizados no Salesforce Sales Cloud, geram retrabalho, divergências com clientes e perda de receita. Este objetivo busca reduzir drasticamente ou eliminar esses erros, garantindo que as notas fiscais sejam sempre precisas, estejam em conformidade e reflitam os serviços prestados, fortalecendo a confiança dos clientes. O ProcessMind analisa Event Logs para detectar padrões de intervenção manual e ocorrência de erros no processo de faturamento de Order to Cash. Ao identificar as etapas ou ações de usuários mais sujeitas a falhas, você pode implementar treinamentos direcionados, mudanças no sistema ou automação para reduzir as taxas de retrabalho em 30% a 50% e melhorar a precisão das notas fiscais.

Riscos de conformidade nos procedimentos de faturamento, como o descumprimento de requisitos regulatórios ou políticas internas, podem gerar penalidades significativas e danos à reputação. Este objetivo se concentra em verificar se todas as atividades de faturamento no Salesforce Sales Cloud seguem rigorosamente as regras definidas e as obrigações legais, minimizando a exposição a riscos. O ProcessMind oferece uma trilha de auditoria completa de cada transação de faturamento, comparando a execução real do processo com modelos de conformidade predefinidos. A plataforma sinaliza automaticamente desvios, etapas não autorizadas ou controles ausentes no processo de Order to Cash, permitindo tratar proativamente problemas de não conformidade e garantir 100% de aderência às regulamentações.

A visibilidade limitada do ciclo de vida do faturamento impede decisões informadas e oculta ineficiências. Este objetivo busca criar uma visão transparente e em tempo real de cada etapa do processo de Order to Cash - Billing & Invoicing no Salesforce Sales Cloud, oferecendo aos stakeholders insights acionáveis sobre a performance. O ProcessMind reconstrói toda a jornada do faturamento a partir de dados brutos de eventos, apresentando um mapa visual completo de todas as atividades e sua sequência real. Isso permite entender os fluxos verdadeiros do processo, identificar loops ocultos de retrabalho e obter um insight sem precedentes sobre gargalos e desvios nas operações de faturamento.

Tempos de ciclo de faturamento inconsistentes geram imprevisibilidade para sua organização e seus clientes, dificultando as projeções de fluxo de caixa e podendo atrasar pagamentos. Este objetivo busca reduzir a variação e estabelecer prazos previsíveis e consistentes para cada etapa do processo de Order to Cash - Billing & Invoicing no Salesforce Sales Cloud. O ProcessMind analisa a duração de todas as atividades e caminhos do seu processo de faturamento, identificando onde os tempos de ciclo mais oscilam. Ao destacar as causas-raiz da variabilidade, como comportamentos diferentes dos usuários ou atrasos do sistema, você pode implementar melhorias direcionadas para obter mais consistência e reduzir a variação do tempo de ciclo em até 20%.

O uso abaixo do ideal de descontos para pagamento antecipado representa uma oportunidade perdida de acelerar o fluxo de caixa e melhorar o capital de giro. Este objetivo se concentra em identificar e aproveitar oportunidades para incentivar os clientes a pagar mais cedo por meio de ofertas de desconto, melhorando assim a performance financeira. O ProcessMind analisa o comportamento de pagamento dos clientes e os prazos de entrega e processamento das notas fiscais. A plataforma pode destacar onde os descontos são perdidos por atrasos internos no Salesforce Sales Cloud ou por comunicação ineficaz, permitindo criar estratégias para aumentar as taxas de captura de descontos para pagamento antecipado em 10% a 15% e melhorar o fluxo de caixa.

Processos ineficazes de lembrete de pagamento geram notas fiscais vencidas e aumentam o Days Sales Outstanding. Este objetivo busca otimizar o momento, a frequência e o conteúdo dos lembretes de pagamento no Salesforce Sales Cloud para incentivar pagamentos mais rápidos dos clientes sem prejudicar o relacionamento. O ProcessMind analisa o impacto de diferentes estratégias de lembrete no comportamento de pagamento. A plataforma revela quais sequências e momentos de envio são mais eficazes para reduzir pagamentos atrasados, permitindo aprimorar sua estratégia de cobrança e potencialmente reduzir em 10% a 20% o tempo médio para receber pagamentos vencidos.

Desequilíbrios na carga de trabalho da equipe de faturamento podem causar esgotamento, queda de produtividade e acúmulo de tarefas. Este objetivo busca distribuir as tarefas com mais eficiência entre a equipe de faturamento, garantindo o uso adequado dos recursos e eliminando gargalos causados por uma distribuição desigual no processo de Order to Cash. O ProcessMind visualiza as atividades de cada usuário e equipe, identificando onde a carga de trabalho se acumula ou quais usuários estão constantemente sobrecarregados. Com dados objetivos sobre a distribuição das tarefas e os tempos de execução, você pode reequilibrar responsabilidades e melhorar a eficiência geral da equipe em até 15%.

Os altos custos associados ao tratamento de exceções de faturamento, como notas fiscais contestadas ou lançamentos incorretos, consomem recursos e afetam a rentabilidade. Este objetivo busca minimizar a ocorrência de exceções no Salesforce Sales Cloud, reduzindo o esforço manual e as despesas necessárias para resolvê-las. O ProcessMind identifica as causas-raiz e a frequência das exceções de faturamento analisando os desvios do processo. Ao apontar as etapas ou condições específicas que mais frequentemente levam a exceções, você pode implementar medidas preventivas, reduzindo o volume de exceções e os custos associados ao tratamento em 20% a 35%.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Order to Cash - faturamento e emissão de notas fiscais

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado para os dados de Order to Cash - faturamento e emissão de notas fiscais. Esse Template garante a captura de todos os campos necessários do Salesforce Sales Cloud para uma análise precisa.

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Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início evita erros e simplifica a análise posterior, criando uma base sólida para a melhoria do processo.

Resultado esperado

Um Template do Excel estruturado, pronto para receber seus dados de faturamento e emissão de notas fiscais do Salesforce Sales Cloud.

SUAS DESCOBERTAS

Descubra insights de cobrança de O2C e otimize os pagamentos

O ProcessMind visualiza todo o seu processo de cobrança de Order to Cash, revelando padrões ocultos e áreas específicas para melhoria. Obtenha insights claros e acionáveis para agilizar as operações e melhorar o fluxo de caixa.
  • Visualize o fluxo do processo de cobrança com precisão
  • Identifique atrasos em aprovações e pagamentos
  • Identifique riscos e exceções de conformidade
  • Otimize o fluxo de caixa e reduza o DSO com eficiência
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam com um faturamento otimizado

Esses resultados representam melhorias comuns observadas quando as organizações aplicam inteligência de processos ao processo Order to Cash - Billing & Invoicing. Ao analisar os dados de Invoice Number no Salesforce Sales Cloud, identificamos gargalos e ineficiências, gerando melhorias operacionais significativas.

0 %
Aprovação de faturas mais rápida

Redução dos gargalos de aprovação

Simplifique o processo de aprovação de faturas identificando e resolvendo gargalos, resultando em aprovações mais rápidas e maior velocidade na entrada de caixa.
0 days
Fluxo de caixa aprimorado

Redução do prazo médio de recebimento

Reduza o prazo médio de recebimento identificando as causas dos pagamentos atrasados e otimizando os processos de cobrança e envio de lembretes, liberando capital de giro.
0 %
Redução de erros de faturamento

Aumento da taxa de aprovação na primeira análise

Identifique e elimine as causas de erros manuais de faturamento e retrabalho, aumentando a taxa de aprovação na primeira análise e reduzindo os custos operacionais.
0 %
Conformidade aprimorada

Maior aderência às regras do processo

Garanta que seus processos de faturamento sigam consistentemente os padrões regulatórios e internos predefinidos, reduzindo os riscos de conformidade e o esforço de auditoria.
0 %
Conciliação mais rápida

Redução do tempo de conciliação de pagamentos

Acelere o tempo entre o recebimento do pagamento e a conciliação completa, melhorando a aplicação do caixa e aumentando a eficiência geral das operações financeiras.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a configuração do sistema e a qualidade dos dados. Esses números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada fatura, que funciona como o identificador principal do caso no processo de faturamento.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para vincular todos os eventos de faturamento relacionados, permitindo uma visão completa e de ponta a ponta do processo de faturamento de cada transação exclusiva.

O nome do evento de negócio específico que ocorreu no processo de faturamento.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, formando a estrutura do mapa do processo e permitindo analisar o Workflow, os gargalos e os desvios.

O carimbo de data e hora que indica quando uma atividade específica ocorreu.

Por que isso importa

Este carimbo de data e hora é essencial para ordenar corretamente os eventos e calcular todas as métricas de performance, como tempos de ciclo e durações, fundamentais para identificar atrasos.

O usuário ou agente que realizou a atividade.

Por que isso importa

Ele permite analisar a performance individual e da equipe, equilibrar a carga de trabalho e identificar os profissionais com melhor desempenho ou os usuários que precisam de treinamento adicional.

O departamento ou a equipe responsável pela atividade de faturamento.

Por que isso importa

Isso permite analisar a performance no nível da equipe ou do departamento, ajudando a identificar gargalos específicos do grupo, restrições de recursos ou lacunas de treinamento.

O status atual da fatura em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Ele fornece uma visão clara do estado atual da fatura, permitindo filtrar e analisar casos abertos, encerrados ou problemáticos.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Isso permite analisar o impacto financeiro, ajudando a priorizar faturas de alto valor e entender como o valor monetário afeta o comportamento do processo, como os tempos de aprovação ou os atrasos de pagamento.

A data até a qual o cliente deve pagar a fatura.

Por que isso importa

Esta é a referência para medir a performance dos pagamentos, calcular o DSO e acionar atividades de cobrança, como lembretes de pagamento.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a criação de um novo registro de fatura no Salesforce. É o início oficial do processo de faturamento de uma transação específica e normalmente é acionada após o atendimento de um pedido ou o cumprimento de uma etapa do contrato. O evento é capturado a partir do carimbo de data e hora de criação do registro da fatura.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo de faturamento. Analisar o tempo entre este ponto e o pagamento ajuda a medir o tempo total do ciclo Order-to-Cash e a identificar atrasos iniciais na entrada de dados.

Um usuário autorizado analisou e aprovou a fatura, confirmando sua exatidão e que ela está pronta para ser enviada ao cliente. Esse evento geralmente é capturado quando o status da fatura muda para 'Approved'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que libera o restante do processo de faturamento. Atrasos nessa etapa criam gargalos significativos, afetando o DSO e o tempo total do ciclo, medido pelo Dashboard 'Invoice Approval Cycle Time'.

A fatura aprovada foi oficialmente entregue ao cliente por e-mail, correio ou portal. Esse evento geralmente é capturado quando o campo 'Sent Date' é preenchido ou quando o status muda para 'Sent'.

Por que isso importa

Isso marca o início do período de cobrança do pagamento e é o ponto de partida para calcular o prazo médio de recebimento, Days Sales Outstanding (DSO). É um marco essencial para acompanhar a comunicação com o cliente e os prazos de pagamento.

O cliente fez um pagamento referente à fatura, e os recursos foram recebidos. Isso normalmente é registrado pela criação de um registro relacionado de 'Payment', vinculado à fatura.

Por que isso importa

Este é o marco mais importante da etapa de recebimento do processo. É o ponto final do cálculo do DSO e indica o recebimento bem-sucedido da receita.

O ciclo de vida da fatura foi concluído, pois ela foi totalmente paga e conciliada. Esta é a atividade final de uma fatura processada com sucesso e normalmente é registrada por uma atualização de status.

Por que isso importa

Esta atividade funciona como o principal ponto final do processo, permitindo calcular com precisão o tempo do ciclo de ponta a ponta. Ela fornece uma definição clara de conclusão para a análise do processo.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining oferece uma visão baseada em dados de todo o seu Workflow de faturamento e emissão de notas fiscais. Ele ajuda a identificar gargalos nas aprovações, revela as causas raiz de um Days Sales Outstanding excessivo, DSO, e destaca ineficiências na conciliação de pagamentos. Ao visualizar os fluxos reais do processo, você consegue identificar pontos de melhoria de Conformidade e reduzir o retrabalho manual.

O Process Mining pode revelar problemas comuns, como tempos prolongados de aprovação de notas fiscais, altos índices de entrada manual de dados que geram erros e durações inconsistentes do ciclo de faturamento. Ele também identifica lacunas de Conformidade nos procedimentos de faturamento e destaca oportunidades para maximizar a captura de descontos por pagamento antecipado. Esse insight mais aprofundado ajuda a priorizar as áreas de melhoria.

Para começar, você precisa principalmente de Event Logs que incluam um Invoice Number como identificador de caso, nomes de atividades e os timestamps correspondentes a cada etapa. Dados adicionais relevantes, como valor da nota fiscal, dados do cliente e usuário responsável, enriquecem a análise. Esses dados formam a base para reconstruir seu processo de faturamento.

Você pode esperar reduções significativas no tempo do ciclo de aprovação de notas fiscais e no Days Sales Outstanding, DSO. Além disso, o Process Mining ajuda a acelerar a conciliação de pagamentos, eliminar erros manuais de faturamento e garantir maior Conformidade com os procedimentos de faturamento. Essas melhorias aumentam a visibilidade do faturamento de ponta a ponta e otimizam a carga de trabalho da equipe de faturamento.

A extração de dados geralmente envolve o uso dos recursos de relatórios do Salesforce, APIs padrão ou conectores especializados para obter dados relevantes de eventos de faturamento. O objetivo é reunir um Event Log completo, incluindo o ID do caso, a atividade e o timestamp. Dependendo da configuração do seu sistema, esse processo pode ser automatizado ou envolver etapas manuais de exportação e transformação.

Depois da extração e preparação iniciais dos dados, que podem variar conforme a complexidade das informações, os primeiros insights geralmente podem ser gerados em poucos dias ou até algumas semanas. A primeira análise destaca rapidamente os principais desvios e gargalos, fornecendo inteligência acionável imediata. Em seguida, é feita uma análise mais aprofundada e refinada.

Embora a configuração inicial exija um mapeamento cuidadoso dos dados e a compreensão do modelo de dados do Salesforce, as ferramentas modernas de Process Mining são desenvolvidas para facilitar o uso. Muitas plataformas oferecem conectores ou Templates prontos para sistemas corporativos comuns, simplificando o processo. O foco está na interpretação dos insights, e não em programação complexa.

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