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Melhore seu processo de Order to Cash: faturamento e emissão de faturas

Seu guia em 6 etapas para otimizar o faturamento no Salesforce Sales Cloud.
Melhore seu processo de Order to Cash: faturamento e emissão de faturas
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Otimize o faturamento do processo de pedido ao recebimento no Salesforce Sales Cloud e receba pagamentos mais rápido

Processos eficientes de faturamento e emissão de faturas são essenciais para manter um fluxo de caixa saudável, mas muitas vezes enfrentam atrasos, problemas de conciliação e riscos de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar com precisão esses gargalos e ineficiências. Ela orienta você em etapas acionáveis para otimizar os processos, reduzir o prazo médio de recebimento de vendas e garantir operações mais fluidas.

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Por que otimizar o processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash no Salesforce Sales Cloud?

Otimizar o processo de Order to Cash, ou O2C, de faturamento e emissão de faturas é essencial para manter um fluxo de caixa saudável, garantir a satisfação dos clientes e assegurar uma operação financeira em conformidade. Mesmo com um CRM robusto como o Salesforce Sales Cloud gerenciando oportunidades e pedidos, a etapa de faturamento e emissão de faturas pode esconder ineficiências. Intervenções manuais, hierarquias de aprovação complexas, falhas de integração com sistemas contábeis e estratégias inconsistentes de cobrança costumam atrasar os pagamentos e aumentar o prazo médio de recebimento de vendas (DSO). Essas ineficiências pressionam o capital de giro e elevam os custos operacionais com resolução de disputas, cobranças e retrabalho. Entender o percurso real de uma fatura, da geração à baixa final do recebimento no Salesforce Sales Cloud, é o primeiro passo para obter melhorias financeiras e operacionais significativas. Sem visibilidade clara das variações e dos gargalos do processo, a organização corre o risco de perder receita, enfrentar problemas de conformidade e oferecer uma experiência abaixo do esperado aos clientes.

Como o Process Mining revela o fluxo de trabalho de faturamento

O Process Mining permite analisar como o processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash acontece na prática, usando dados do Event Log diretamente do Salesforce Sales Cloud. Ao acompanhar cada atividade associada a um número de fatura exclusivo, o sistema reconstrói o fluxo completo do processo, mostrando como o trabalho é realmente feito, e não apenas como deveria ser feito. Essa abordagem vai além dos relatórios tradicionais e mapeia cada etapa: pedido de venda atendido, fatura gerada, fatura aprovada, fatura enviada ao cliente, data de vencimento atingida, lembrete de pagamento enviado, pagamento do cliente recebido, pagamento lançado no razão, recebimento aplicado ou conciliado e, por fim, fatura encerrada. O Process Mining identifica faturas paradas com status pendente, destaca desvios do processo esperado e aponta as causas do retrabalho. Por exemplo, você pode descobrir que faturas de determinadas regiões levam mais tempo para ser aprovadas ou que há atrasos entre o envio de um lembrete e o recebimento do pagamento do cliente. Essa análise usa atributos como nome do cliente, número do pedido de venda, valor da fatura, moeda, data da fatura, data de vencimento, condições de pagamento, método de pagamento, departamento de faturamento, usuário responsável, status do pagamento e região. Assim, você obtém insights detalhados sobre o tempo de ciclo, o volume processado e a conformidade do processo.

Principais oportunidades para acelerar a conversão em caixa

Aplicar Process Mining ao processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash no Salesforce Sales Cloud ajuda a identificar várias oportunidades importantes de melhoria:

  • Simplificar os fluxos de aprovação: Identifique e elimine gargalos na aprovação de faturas. Ao visualizar os atrasos, você pode rever os limites de aprovação, automatizar aprovações rotineiras ou redistribuir responsabilidades para reduzir o tempo de ciclo e acelerar a etapa de aprovação da fatura.
  • Aumentar a eficiência na entrega de faturas: Analise a eficácia e o momento da atividade de envio da fatura ao cliente. O Process Mining pode revelar problemas como dados de contato incorretos ou métodos de entrega inadequados, reduzindo reenvios e agilizando o recebimento das faturas pelos clientes.
  • Otimizar as estratégias de cobrança: Obtenha insights baseados em dados sobre a eficácia do processo de cobrança. Ao entender o intervalo entre a data de vencimento e o envio do lembrete, além do impacto no recebimento do pagamento, você pode ajustar as ações de cobrança para obter melhores resultados.
  • Conciliar pagamentos com rapidez e precisão: Identifique ineficiências nas etapas de lançamento do pagamento no razão e de aplicação ou conciliação do recebimento. Reduzir o trabalho manual e os erros nessas etapas melhora significativamente a rapidez e a precisão da baixa dos recebimentos.
  • Fortalecer a conformidade e reduzir riscos: Detecte caminhos ou etapas do processo que não seguem as regras, incluindo casos em que verificações importantes são ignoradas. Isso é especialmente útil em auditorias financeiras e para garantir o cumprimento de políticas internas e regulamentações externas.

Resultados mensuráveis da otimização de Order to Cash

A otimização proativa do processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash com Process Mining gera benefícios significativos e mensuráveis:

  • Redução do prazo médio de recebimento de vendas (DSO): Acelerar a aprovação e a entrega das faturas, além da conciliação dos pagamentos, reduz diretamente o tempo necessário para converter vendas em caixa.
  • Ciclo de conversão em caixa mais rápido: Melhore a liquidez financeira reduzindo o tempo entre o atendimento de um pedido e o recebimento do pagamento final.
  • Redução dos custos operacionais: Minimize o retrabalho manual, reduza a necessidade de cobranças de acompanhamento e automatize tarefas rotineiras, liberando recursos valiosos do departamento de faturamento.
  • Mais satisfação dos clientes: Uma experiência de faturamento e pagamento mais simples e transparente contribui para clientes mais satisfeitos e relações comerciais mais sólidas.
  • Mais conformidade e preparo para auditorias: Garanta que todas as atividades de faturamento sigam os requisitos regulatórios e os controles internos, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Melhor alocação de recursos: Entenda onde a intervenção humana é realmente necessária e onde a automação ou a reformulação do processo pode gerar eficiência.

Como começar a transformar o faturamento de Order to Cash

Otimizar o processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash com Process Mining no Salesforce Sales Cloud é simples. Com os dados de eventos que você já tem, é possível visualizar rapidamente o processo real, identificar gargalos críticos e encontrar oportunidades de melhoria. Essa abordagem baseada em dados ajuda você a tomar decisões fundamentadas e transformar o faturamento, antes fonte de atrito, em uma operação eficiente, organizada e em conformidade. Aproveite melhor seu investimento no Salesforce Sales Cloud e gere resultados financeiros concretos hoje.

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Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Fluxos de aprovação de faturas ineficientes no Salesforce Sales Cloud causam atrasos significativos no faturamento, afetando o fluxo de caixa e a satisfação dos clientes. Ciclos longos de aprovação podem postergar os vencimentos, aumentar o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e pressionar as finanças.
O ProcessMind mostra os caminhos percorridos pelas faturas e destaca onde as aprovações ficam paradas ou demoram demais. Ao analisar os Event Logs, identificamos os usuários ou departamentos que causam gargalos, permitindo reformular o processo de forma direcionada e acelerar a conversão em caixa.

Um prazo médio de recebimento de vendas (DSO) elevado indica que os clientes estão demorando para pagar as faturas, o que afeta diretamente o capital de giro e a rentabilidade. Esse problema costuma ter várias causas no processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash, desde erros no faturamento até cobranças ineficientes.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo de pagamento, da geração da fatura à conciliação. A ferramenta identifica padrões que levam a atrasos, como demora na entrega da fatura ou lembretes de pagamento ineficazes, para que você otimize as estratégias de cobrança e reduza o DSO.

A conciliação manual ou fragmentada de pagamentos no Salesforce Sales Cloud causa erros, atrasa o encerramento das faturas e dificulta a compreensão da situação financeira. Divergências entre os pagamentos dos clientes e os valores lançados consomem recursos valiosos e podem deixar faturas abertas por tempo indeterminado.
O ProcessMind mostra com clareza as atividades de conciliação e identifica divergências entre o recebimento e o lançamento dos pagamentos. Ao analisar os eventos “Pagamento do cliente recebido” e “Pagamento lançado no razão”, a ferramenta revela intervenções manuais e gargalos, ajudando a simplificar a baixa dos recebimentos.

Ajustes, reenvios ou correções manuais frequentes no processo de faturamento do Salesforce Sales Cloud consomem tempo e recursos em excesso. Esses erros geram retrabalho, atrasam pagamentos e podem frustrar os clientes, prejudicando as relações e elevando os custos operacionais.
O ProcessMind revela todos os desvios do processo padrão de faturamento e mostra onde e por que o retrabalho acontece. Ao mapear os fluxos reais, a ferramenta destaca atividades como “Fatura reemitida” ou “Correção de pagamento”, ajudando você a tratar as causas raiz e automatizar tarefas.

O descumprimento de políticas internas ou regulamentações externas no processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash pode resultar em multas significativas e danos à reputação. Problemas como aplicação incorreta de impostos ou descontos fora do padrão podem passar despercebidos em processos complexos.
O ProcessMind oferece uma visão transparente do percurso de cada fatura, permitindo comparar a execução real do processo com as regras de conformidade definidas. A ferramenta destaca desvios não autorizados e etapas ausentes, ajudando a garantir que os processos de faturamento atendam aos padrões regulatórios e internos.

Sem uma visão clara de ponta a ponta do processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash no Salesforce Sales Cloud, fica difícil identificar as causas raiz dos atrasos e das ineficiências. Essa falta de transparência impede a resolução proativa de problemas e a tomada de decisões fundamentadas.
O ProcessMind mostra todo o processo de faturamento, da geração ao encerramento da fatura, deixando cada etapa e transferência de responsabilidade visíveis. A ferramenta revela a sequência real das atividades e os tempos de ciclo, oferecendo uma compreensão completa de como o processo funciona na prática.

A variação no tempo necessário para processar e encerrar faturas afeta diretamente a previsibilidade do fluxo de caixa e a precisão das projeções. Ciclos inconsistentes, muitas vezes ocultos no Salesforce Sales Cloud, dificultam a gestão eficaz do capital de giro.
O ProcessMind analisa a duração de cada etapa do caso “Número da fatura” e identifica variações nos tempos de ciclo entre clientes, regiões ou departamentos de faturamento. Esse insight ajuda a padronizar os processos e a melhorar a previsibilidade da gestão do fluxo de caixa.

Muitas organizações oferecem descontos por pagamento antecipado para receber mais rápido, mas nem sempre aproveitam todo o potencial dessa estratégia por causa de atrasos no processamento interno. As faturas podem ser pagas depois do prazo para obter o desconto, ou os descontos podem ser aplicados incorretamente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind acompanha os eventos “Data da fatura”, “Data de vencimento” e “Pagamento do cliente recebido” para mostrar exatamente quando os pagamentos são feitos em relação às condições do desconto. A ferramenta identifica casos em que os descontos não são aproveitados por causa de atrasos internos ou são aplicados indevidamente.

Um processo de cobrança mal executado prolonga os atrasos nos pagamentos e aumenta o risco de inadimplência. Se os lembretes não forem enviados no momento certo ou corretamente, ou se as ações de acompanhamento forem inconsistentes, os valores a receber podem se acumular rapidamente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind mapeia a sequência e o momento das atividades “Data de vencimento atingida” e “Lembrete de pagamento enviado”. A ferramenta revela gargalos no processo de cobrança e ajuda a otimizar a frequência, o momento e os caminhos de escalonamento dos lembretes para aumentar a eficiência da cobrança.

A distribuição desigual das tarefas e da carga de trabalho entre os profissionais do departamento de faturamento pode levar alguns ao esgotamento e deixar outros com capacidade ociosa. Esse desequilíbrio pode criar gargalos e atrasos no processamento de faturas, afetando a eficiência geral e o moral da equipe.
O ProcessMind analisa a duração e a frequência das atividades por usuário ou departamento (atributo “Usuário responsável”). A ferramenta mostra como o trabalho está distribuído e identifica quem está sobrecarregado ou com capacidade ociosa, permitindo equilibrar melhor os recursos e tornar as operações mais eficientes.

Lidar com casos de faturamento fora do padrão, disputas ou correções manuais gera custos indiretos significativos. Cada exceção no processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash exige atenção especial, desviando recursos e elevando os custos operacionais, especialmente no Salesforce Sales Cloud.
O ProcessMind detecta automaticamente desvios do caminho ideal e quantifica a frequência das exceções e seu impacto no tempo de ciclo e nos recursos. Ao identificar padrões recorrentes, a ferramenta ajuda a simplificar o processo e reduzir a necessidade de intervenção manual.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Gargalos na aprovação de faturas no Salesforce Sales Cloud podem atrasar significativamente todo o ciclo de Order to Cash, afetando o fluxo de caixa e a satisfação dos clientes. Para atingir esse objetivo, é preciso simplificar o processo de aprovação e garantir que as faturas sejam analisadas e aprovadas rapidamente, chegando antes aos clientes e permitindo o pagamento mais cedo. O ProcessMind revela todas as variações nos caminhos de aprovação das faturas e identifica os usuários ou as etapas que causam atrasos. Ao visualizar os fluxos reais, você pode localizar gargalos, otimizar os fluxos de aprovação e, potencialmente, reduzir o tempo de aprovação em 20% a 30%, melhorando diretamente o ciclo de conversão em caixa.

Um prazo médio de recebimento de vendas (DSO) elevado indica que a cobrança dos pagamentos está demorando demais e comprometendo o capital de giro. O objetivo é reduzir o tempo médio entre a geração das faturas no Salesforce Sales Cloud e o recebimento dos pagamentos, melhorando diretamente a liquidez financeira da organização. O ProcessMind mostra todo o percurso da cobrança, da geração da fatura ao recebimento e à conciliação do pagamento. A ferramenta destaca as causas raiz do DSO elevado, como demora na entrega das faturas, atraso no envio de lembretes ou ineficiência no lançamento dos pagamentos, permitindo ações direcionadas para reduzir o DSO em 15% a 25%.

Processos ineficientes de conciliação de pagamentos costumam exigir trabalho manual, gerar erros e atrasar a baixa dos recebimentos, distorcendo os registros financeiros. Acelerar esse processo significa garantir que os pagamentos dos clientes sejam associados corretamente às faturas correspondentes e lançados rapidamente no Salesforce Sales Cloud, melhorando a integridade dos dados e a eficiência operacional. O ProcessMind mapeia o percurso da conciliação e revela onde e por que surgem divergências. A ferramenta identifica oportunidades para automatizar a correspondência, simplificar tarefas manuais e reduzir o tempo entre o recebimento do pagamento e sua baixa, podendo diminuir o esforço de conciliação em até 40% e liberar recursos valiosos da equipe contábil.

Erros manuais no faturamento, seja na entrada de dados ou nos cálculos no Salesforce Sales Cloud, geram retrabalho, disputas com clientes e perda de receita. O objetivo é reduzir ou eliminar esses erros, garantindo que as faturas sejam precisas, estejam em conformidade e reflitam os serviços prestados, além de fortalecer a confiança dos clientes. O ProcessMind analisa os Event Logs para detectar padrões de intervenção manual e erros no processo de faturamento de Order to Cash. Ao identificar as etapas ou ações de usuários mais sujeitas a falhas, você pode oferecer treinamentos direcionados e implementar mudanças no sistema ou automações para reduzir o retrabalho em 30% a 50% e aumentar a precisão das faturas.

Riscos de conformidade nos procedimentos de faturamento, como o descumprimento de requisitos regulatórios ou políticas internas, podem resultar em multas significativas e danos à reputação. O objetivo é verificar se todas as atividades de faturamento no Salesforce Sales Cloud seguem rigorosamente as regras definidas e as obrigações legais, reduzindo a exposição a riscos. O ProcessMind oferece um registro completo de auditoria de cada transação de faturamento e compara a execução real do processo com os modelos de conformidade definidos. A ferramenta sinaliza automaticamente desvios, etapas não autorizadas ou controles ausentes no processo de Order to Cash, permitindo tratar problemas de conformidade de forma proativa e garantir o cumprimento integral das regulamentações.

A pouca visibilidade do ciclo de faturamento dificulta a tomada de decisões fundamentadas e esconde ineficiências. O objetivo é criar uma visão transparente e atualizada de cada etapa do processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash no Salesforce Sales Cloud, oferecendo aos envolvidos insights acionáveis sobre a performance. O ProcessMind reconstrói todo o percurso do faturamento a partir dos dados brutos de eventos e apresenta um mapa visual completo das atividades e de sua sequência real. Assim, você entende os fluxos reais, identifica ciclos ocultos de retrabalho e obtém insights detalhados sobre gargalos e desvios nas operações de faturamento.

Tempos de ciclo de faturamento inconsistentes reduzem a previsibilidade para a organização e para os clientes, dificultam as projeções de fluxo de caixa e podem atrasar pagamentos. O objetivo é reduzir as variações e estabelecer prazos previsíveis e consistentes para cada etapa do processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash no Salesforce Sales Cloud. O ProcessMind analisa a duração de todas as atividades e caminhos do processo de faturamento e identifica onde os tempos de ciclo mais variam. Ao destacar as causas raiz dessa variação, como diferenças na forma de trabalhar dos usuários ou atrasos no sistema, você pode implementar melhorias direcionadas, aumentar a consistência e reduzir a variação do tempo de ciclo em até 20%.

O uso abaixo do ideal dos descontos por pagamento antecipado representa uma oportunidade perdida de acelerar o fluxo de caixa e melhorar o capital de giro. O objetivo é identificar oportunidades para incentivar os clientes a pagar antes, aproveitando os descontos oferecidos e melhorando a performance financeira. O ProcessMind analisa o comportamento de pagamento dos clientes e os prazos de entrega e processamento das faturas. A ferramenta pode mostrar onde os descontos deixam de ser aproveitados por causa de atrasos internos no Salesforce Sales Cloud ou de falhas de comunicação, ajudando a aumentar a adesão aos descontos por pagamento antecipado em 10% a 15% e a melhorar o fluxo de caixa.

Processos ineficazes de envio de lembretes de pagamento levam a faturas vencidas e aumentam o prazo médio de recebimento de vendas. O objetivo é otimizar o momento, a frequência e o conteúdo dos lembretes no Salesforce Sales Cloud para incentivar pagamentos mais rápidos sem prejudicar o relacionamento com os clientes. O ProcessMind analisa o impacto de diferentes estratégias de lembrete no comportamento de pagamento. A ferramenta revela quais sequências e momentos de envio são mais eficazes para reduzir atrasos, permitindo aprimorar a estratégia de cobrança e, potencialmente, reduzir em 10% a 20% o tempo médio para receber pagamentos em atraso.

O desequilíbrio na carga de trabalho da equipe de faturamento pode causar esgotamento, queda de produtividade e acúmulo de tarefas. O objetivo é distribuir as tarefas com mais eficiência, aproveitando melhor os recursos e eliminando gargalos causados pela distribuição desigual no processo de Order to Cash. O ProcessMind mostra as atividades de cada usuário e equipe e identifica onde o trabalho se acumula ou quais usuários estão constantemente sobrecarregados. Com dados objetivos sobre a distribuição das tarefas e os tempos de execução, você pode redistribuir responsabilidades e aumentar a eficiência geral da equipe em até 15%.

Os altos custos do tratamento de exceções de faturamento, como faturas contestadas ou lançamentos incorretos, consomem recursos e afetam a rentabilidade. O objetivo é reduzir a ocorrência de exceções no Salesforce Sales Cloud e, assim, diminuir o trabalho manual e os custos necessários para resolvê-las. O ProcessMind identifica as causas raiz e a frequência das exceções de faturamento ao analisar os desvios do processo. Ao localizar as etapas ou condições que mais levam a exceções, você pode implementar medidas preventivas e reduzir em 20% a 35% o volume de exceções e os custos associados ao tratamento.

O caminho de melhoria em 6 etapas para faturamento e emissão de faturas de Order to Cash

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Baixar o Template
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Exportar seus dados
3

Carregar seu conjunto de dados
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Analisar seu processo
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Implementar melhorias
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Monitorar seu processo
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O que fazer

Acesse o Template do Excel pré-configurado para os dados de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash. Ele ajuda você a reunir todos os campos necessários do Salesforce Sales Cloud para uma análise precisa.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início evita erros e simplifica as etapas seguintes da análise, criando uma base sólida para a melhoria do processo.

Resultado esperado

Um Template estruturado do Excel, pronto para receber os dados de faturamento e emissão de faturas do Salesforce Sales Cloud.

SUAS DESCOBERTAS

Descubra insights sobre faturamento em O2C e otimize os pagamentos

O ProcessMind mostra todo o seu processo de faturamento de Order to Cash, revelando padrões ocultos e pontos específicos que podem ser melhorados. Obtenha insights claros e acionáveis para simplificar as operações e melhorar o fluxo de caixa.
  • Visualize com precisão o fluxo do processo de faturamento
  • Identifique atrasos em aprovações e pagamentos
  • Identifique riscos e exceções de conformidade
  • Otimize o fluxo de caixa e reduza o DSO com eficiência
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam ao otimizar o faturamento

Esses resultados representam melhorias comuns observadas quando as organizações aplicam inteligência de processos ao processo de faturamento e emissão de faturas de Order to Cash. Ao analisar os dados de Número da fatura no Salesforce Sales Cloud, identificamos gargalos e ineficiências que podem levar a melhorias operacionais significativas.

0 %
Aprovação de faturas mais rápida

Redução de gargalos na aprovação

Simplifique o processo de aprovação de faturas identificando e resolvendo gargalos. Assim, as aprovações acontecem mais rápido e o dinheiro entra antes.
0 days
Melhoria do fluxo de caixa

Redução do Prazo médio de recebimento de vendas

Reduza o Prazo médio de recebimento de vendas identificando as causas dos atrasos nos pagamentos e otimizando os processos de cobrança e envio de lembretes. Assim, você libera capital de giro.
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Redução de erros de faturamento

Aumento da taxa de aprovação na primeira tentativa

Identifique e elimine as causas de erros manuais de faturamento e retrabalho para aumentar a taxa de aprovação na primeira tentativa e reduzir os custos operacionais.
0 %
Mais conformidade

Maior adesão às regras do processo

Garanta que seus processos de faturamento sigam de forma consistente os padrões regulatórios e internos definidos, reduzindo os riscos de não conformidade e o esforço necessário para auditorias.
0 %
Conciliação mais rápida

Redução do tempo de conciliação de pagamentos

Reduza o tempo entre o recebimento do pagamento e a conciliação completa, melhorando a baixa de recebíveis e a eficiência geral das operações financeiras.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a configuração do sistema e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de cada fatura, usado como identificador principal do caso no processo de faturamento.

Por que isso importa

Esta é a chave essencial para relacionar todos os eventos de faturamento, permitindo uma visão completa do processo de emissão de faturas em cada transação.

Nome do evento de negócio específico ocorrido no processo de faturamento.

Por que isso importa

Ele define as etapas do processo, forma a base do mapa do processo e permite analisar o fluxo de trabalho, os gargalos e os desvios.

Data e hora que indicam quando uma atividade específica ocorreu.

Por que isso importa

Esta data e hora são essenciais para ordenar corretamente os eventos e calcular métricas de performance, como tempos de ciclo e duração, que ajudam a identificar atrasos.

Usuário ou agente que realizou a atividade.

Por que isso importa

Ele permite analisar a performance individual e da equipe, equilibrar a carga de trabalho e identificar quem tem melhor desempenho ou precisa de treinamento adicional.

Departamento ou equipe responsável pela atividade de faturamento.

Por que isso importa

Isso permite analisar a performance por equipe ou departamento e ajuda a identificar gargalos específicos de cada grupo, limitações de recursos ou lacunas de treinamento.

Status atual da fatura no ciclo de vida.

Por que isso importa

Ele mostra com clareza o estado atual da fatura e permite filtrar e analisar casos em aberto, encerrados ou com problemas.

Valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Isso permite analisar o impacto financeiro, priorizar faturas de alto valor e entender como o valor monetário afeta o processo, por exemplo, os prazos de aprovação ou os atrasos nos pagamentos.

Data limite para o cliente pagar a fatura.

Por que isso importa

Este é o parâmetro de referência para medir a performance dos pagamentos, calcular o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e iniciar ações de cobrança, como o envio de lembretes de pagamento.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Esta atividade marca a criação de um novo registro de fatura no Salesforce. É o início oficial do processo de faturamento de uma transação específica e costuma ocorrer após o atendimento de um pedido ou o cumprimento de uma etapa do contrato. O evento é identificado pela data e hora de criação do registro da fatura.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo de faturamento. Analisar o tempo entre esse ponto e o pagamento ajuda a medir o tempo total do ciclo de Order-to-Cash e a identificar atrasos iniciais na entrada de dados.

Um usuário autorizado analisou e aprovou a fatura, confirmando que ela está correta e pronta para ser enviada ao cliente. Em geral, esse evento é identificado quando o status da fatura muda para 'Aprovado'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que condiciona as etapas seguintes do processo de faturamento. Atrasos nessa etapa criam gargalos significativos e afetam o DSO e o tempo total do ciclo, medido pelo Dashboard 'Tempo do ciclo de aprovação de faturas'.

A fatura aprovada foi enviada oficialmente ao cliente por e-mail, correio ou portal. Muitas vezes, esse evento é identificado pelo preenchimento do campo 'Data de envio' ou pela mudança do status para 'Enviado'.

Por que isso importa

Este evento marca o início do período de cobrança do pagamento e é o ponto de partida para calcular o Prazo médio de recebimento de vendas (DSO). É um marco essencial para acompanhar a comunicação com o cliente e os prazos de pagamento.

O cliente pagou a fatura e o valor foi recebido. Em geral, isso é registrado pela criação de um registro relacionado 'Payment', vinculado à fatura.

Por que isso importa

Este é o marco mais importante da etapa de recebimento do processo. É o ponto final do cálculo do DSO e indica que a receita foi recebida.

O ciclo de vida da fatura foi concluído: ela foi totalmente paga e conciliada. Esta é a atividade final de uma fatura processada com sucesso e costuma ser registrada por uma atualização de status.

Por que isso importa

Esta atividade é o principal ponto final do processo e permite calcular com precisão o tempo total do ciclo. Ela define claramente quando o processo pode ser considerado concluído.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining oferece uma análise completa, baseada em dados, do fluxo de trabalho de faturamento e emissão de faturas. Ele ajuda a identificar gargalos na aprovação de faturas, revela as causas raiz do prazo médio de recebimento de vendas (DSO) elevado e destaca ineficiências na conciliação de pagamentos. Ao visualizar os fluxos reais do processo, você pode identificar oportunidades para melhorar a conformidade e reduzir o retrabalho manual.

O Process Mining pode revelar problemas comuns, como demora na aprovação de faturas, muitos erros causados pela entrada manual de dados e variações nos tempos de ciclo de faturamento. Também identifica lacunas de conformidade nos procedimentos de faturamento e oportunidades para aproveitar melhor os descontos por pagamento antecipado. Esses insights ajudam a priorizar as melhorias.

Para começar, você precisa principalmente de Event Logs com um número de fatura como identificador do caso, nomes das atividades e os respectivos registros de data e hora de cada etapa. Dados adicionais, como valor da fatura, informações do cliente e usuário responsável, enriquecem a análise. Esses dados são a base para reconstruir o processo de faturamento.

Você pode esperar reduções significativas no tempo de aprovação de faturas e no Prazo médio de recebimento de vendas (DSO). Além disso, o Process Mining ajuda a acelerar a conciliação de pagamentos, eliminar erros manuais de faturamento e garantir maior conformidade com os procedimentos de faturamento. Essas melhorias aumentam a visibilidade de todo o processo de faturamento e ajudam a otimizar a carga de trabalho da equipe.

A extração de dados costuma ser feita com os recursos de relatórios do Salesforce, APIs padrão ou conectores especializados para obter os dados relevantes dos eventos de faturamento. O objetivo é reunir um Event Log completo, incluindo o ID do caso, a atividade e a data e hora do evento. Dependendo da configuração do sistema, esse processo pode ser automatizado ou envolver etapas manuais de exportação e transformação.

Depois da extração e preparação inicial dos dados, que podem levar mais ou menos tempo conforme a complexidade dos dados, os primeiros insights costumam surgir em alguns dias ou poucas semanas. A análise inicial destaca rapidamente os principais desvios e gargalos, trazendo informações acionáveis desde o começo. Em seguida, você pode aprofundar a análise e refiná-la.

A configuração inicial exige um mapeamento cuidadoso dos dados e conhecimento do modelo de dados do Salesforce, mas as ferramentas modernas de Process Mining são desenvolvidas para facilitar o uso. Muitas plataformas oferecem conectores ou Templates prontos para sistemas corporativos comuns, simplificando a implementação. O foco fica na interpretação dos insights, não em programação complexa.

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