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Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess: Rechnungsstellung und Fakturierung

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung der Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud.
Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess: Rechnungsstellung und Fakturierung
Order-to-Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung
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Optimieren Sie die Abrechnung in Salesforce Sales Cloud und beschleunigen Sie den Zahlungseingang

Effiziente Prozesse für Rechnungsstellung und Fakturierung sind entscheidend für einen gesunden Cashflow. Häufig kommt es jedoch zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen und Compliance-Risiken. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Engpässe und Ineffizienzen auftreten. Sie erhalten konkrete Ansatzpunkte, um Ihre Prozesse zu optimieren, Days Sales Outstanding zu senken und Abläufe zu verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Order to Cash – Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud optimieren?

Ein optimierter Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung ist entscheidend für einen gesunden Cashflow, zufriedene Kunden und einen regelkonformen Finanzbetrieb. Auch wenn Sie Ihre Opportunities und Aufträge mit einem leistungsstarken CRM wie Salesforce Sales Cloud verwalten, können sich in der Abrechnungs- und Rechnungsstellungsphase unerkannte Ineffizienzen einschleichen. Manuelle Eingriffe, komplexe Freigabehierarchien, Lücken bei der Integration mit Buchhaltungssystemen und uneinheitliche Zahlungseinzüge führen häufig zu verspäteten Zahlungen und einem höheren Days Sales Outstanding (DSO). Das bindet nicht nur Betriebskapital, sondern erhöht auch die Kosten für die Klärung von Streitfällen, Zahlungserinnerungen und Nacharbeiten. Wenn Sie nachvollziehen, welchen Weg eine Rechnung von der Erstellung bis zur endgültigen Zuordnung der Zahlung in Salesforce Sales Cloud nimmt, schaffen Sie die Grundlage für deutliche finanzielle und operative Verbesserungen. Ohne klare Einblicke in Prozessvarianten und Engpässe riskieren Unternehmen Umsatzeinbußen, Compliance-Verstöße und eine schlechtere Customer Experience.

So macht Process Mining Ihren Abrechnungs-Workflow sichtbar

Process Mining nutzt Event-Log-Daten direkt aus Salesforce Sales Cloud, um die tatsächliche Ausführung Ihres Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung zu untersuchen. Das System verfolgt jede Aktivität zu einer eindeutigen Rechnungsnummer und rekonstruiert so den vollständigen Prozessablauf. Dadurch sehen Sie, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird und nicht nur, wie sie laut Vorgabe ablaufen sollte. Anders als herkömmliche Berichte bildet Process Mining jeden Schritt ab: von „Sales Order Fulfilled“ über „Invoice Generated“, „Invoice Approved“, „Invoice Sent to Customer“, „Payment Due Date Reached“, „Payment Reminder Issued“, „Customer Payment Received“, „Payment Posted to Ledger“ und „Cash Applied/Reconciled“ bis hin zu „Invoice Closed“. Process Mining zeigt, wo Rechnungen im Status „Ausstehend“ festhängen, macht Abweichungen vom vorgesehenen Prozess sichtbar und deckt Ursachen für Nacharbeit auf. So stellen Sie vielleicht fest, dass Rechnungen in bestimmten Regionen regelmäßig länger auf eine Freigabe warten oder dass zwischen dem Versand einer Zahlungserinnerung und dem Zahlungseingang viel Zeit vergeht. Die Analyse berücksichtigt Attribute wie Kundenname, Auftragsnummer, Rechnungsbetrag, Währung, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethode, Abrechnungsabteilung, verantwortlicher Benutzer, Zahlungsstatus und Region. So erhalten Sie aussagekräftige Erkenntnisse zu Durchlaufzeit, Durchsatz und Compliance.

Wichtige Ansatzpunkte für einen schnelleren Zahlungseingang

Mit Process Mining finden Sie in Ihrem Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud mehrere wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen:

  • Freigabe-Workflows vereinfachen: Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe bei der Rechnungsfreigabe. Wenn Sie Verzögerungen sichtbar machen, können Sie Freigabegrenzen überprüfen, Routinefreigaben automatisieren oder Zuständigkeiten neu verteilen. So verkürzen Sie die Durchlaufzeit und beschleunigen den Schritt „Genehmigt“.
  • Rechnungszustellung verbessern: Analysieren Sie, wann und wie effektiv die Aktivität „Rechnung an Kunden gesendet“ ausgeführt wird. Process Mining kann falsche Kontaktdaten oder ungeeignete Zustellwege aufdecken. Dadurch müssen Rechnungen seltener erneut versendet werden und erreichen Kunden schneller.
  • Zahlungseinzug gezielter steuern: Gewinnen Sie datengetriebene Erkenntnisse zur Wirksamkeit Ihres Mahnprozesses. Wenn Sie die Zeit zwischen „Fälligkeitsdatum erreicht“ und „Zahlungserinnerung versendet“ sowie deren Einfluss auf den Zahlungseingang kennen, können Sie Ihre Maßnahmen gezielter ausrichten.
  • Zahlungen schneller und korrekt abstimmen: Finden Sie Ineffizienzen bei den nachgelagerten Schritten „Zahlung im Hauptbuch gebucht“ und „Zahlung zugeordnet/abgestimmt“. Weniger manuelle Arbeit und Fehler verbessern Geschwindigkeit und Genauigkeit der Zahlungszuordnung.
  • Compliance-Risiken senken: Erkennen Sie nicht konforme Prozesspfade und Schritte, bei denen wichtige Kontrollen umgangen werden. Das ist besonders für Finanzprüfungen und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften relevant.

Messbare Ergebnisse der Order-to-Cash-Optimierung

Wenn Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung mithilfe von Process Mining gezielt optimieren, können Sie messbare Verbesserungen erzielen:

  • Days Sales Outstanding (DSO) senken: Schnellere Rechnungsfreigabe und -zustellung sowie eine zügigere Zahlungsabstimmung verkürzen direkt die Zeit bis zum Zahlungseingang.
  • Cash Conversion Cycle verkürzen: Verbessern Sie Ihre Liquidität, indem Sie die Zeit zwischen Auftragserfüllung und endgültigem Zahlungseingang reduzieren.
  • Betriebskosten senken: Verringern Sie manuelle Nacharbeit und Rückfragen und automatisieren Sie Routineaufgaben. So entlasten Sie Ihre Abrechnungsabteilung.
  • Kundenzufriedenheit steigern: Ein unkomplizierter und transparenter Abrechnungs- und Zahlungsvorgang stärkt die Kundenbeziehungen.
  • Compliance und Prüfungsbereitschaft verbessern: Stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungsvorgänge regulatorische Anforderungen und interne Kontrollen erfüllen. So senken Sie finanzielle und Reputationsrisiken.
  • Ressourcen gezielter einsetzen: Erkennen Sie, wo menschliches Eingreifen erforderlich ist und wo Automatisierung oder eine Neugestaltung des Prozesses Effizienzgewinne ermöglicht.

So starten Sie mit der Umgestaltung Ihres Order-to-Cash-Prozesses

Mit Process Mining können Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud unkompliziert optimieren. Nutzen Sie Ihre vorhandenen Event-Daten, um den tatsächlichen Prozess schnell sichtbar zu machen, wichtige Engpässe zu erkennen und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Die datengetriebene Analyse unterstützt fundierte Entscheidungen und hilft Ihnen, die Abrechnung und Rechnungsstellung effizienter und regelkonformer zu gestalten. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Salesforce-Sales-Cloud-Investition und erzielen Sie noch heute messbare finanzielle Ergebnisse.

Order-to-Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung Rechnungsverarbeitung Debitorenbuchhaltung Cashflow-Optimierung DSO-Senkung Effizienz der Abrechnung Zahlungsausgleich O2C Umsatzmanagement Abrechnungszyklus

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Ineffiziente Workflows für die Rechnungsfreigabe in Salesforce Sales Cloud führen zu erheblichen Verzögerungen bei der Abrechnung. Das beeinträchtigt den Cashflow und die Kundenzufriedenheit. Lange Freigabezyklen können dazu führen, dass Rechnungen erst nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden. Dadurch steigt der Days Sales Outstanding (DSO), und die finanzielle Belastung nimmt zu.
ProcessMind macht die tatsächlichen Wege der Rechnungen sichtbar und zeigt, wo Freigaben ins Stocken geraten oder zu lange dauern. Durch die Analyse der Event Logs ermitteln wir, welche Benutzer oder Abteilungen die Engpässe verursachen. So können Sie gezielt Prozesse neu gestalten und den Zahlungseingang beschleunigen.

Ein hoher Days Sales Outstanding (DSO) bedeutet, dass Kunden zu lange brauchen, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Das bindet Betriebskapital und schmälert die Rentabilität. Ursachen finden sich häufig an verschiedenen Stellen des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung, von fehlerhaften Rechnungen bis hin zu ineffizientem Forderungseinzug.
ProcessMind verfolgt den gesamten Zahlungszyklus von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsabstimmung. Die Analyse zeigt Muster, die zu verspäteten Zahlungen führen, etwa eine verzögerte Rechnungszustellung oder unwirksame Zahlungserinnerungen. So können Sie Ihre Einzugsstrategie verbessern und den DSO senken.

Manuelle oder fragmentierte Zahlungsabstimmungen in Salesforce Sales Cloud führen zu Fehlern, verzögern den Rechnungsabschluss und erschweren den Überblick über die Finanzlage. Abweichungen zwischen Kundenzahlungen und gebuchten Beträgen binden wertvolle Ressourcen. Rechnungen können dadurch unbegrenzt offen bleiben.
ProcessMind zeigt die Abstimmungsaktivitäten und macht sichtbar, wo Zahlungseingänge nicht zeitnah verbucht werden. Die Analyse der Ereignisse „Kundenzahlung eingegangen“ und „Zahlung im Hauptbuch gebucht“ deckt manuelle Eingriffe und Engpässe auf. So lässt sich die Zahlungszuordnung effizienter gestalten.

Häufige manuelle Anpassungen, erneute Einreichungen und Korrekturen im Abrechnungsprozess von Salesforce Sales Cloud kosten viel Zeit und Ressourcen. Fehler führen zu Nacharbeit und verspäteten Zahlungen, können Kunden verärgern und Geschäftsbeziehungen belasten. Außerdem steigen dadurch die Betriebskosten.
ProcessMind deckt alle Abweichungen vom Standardprozess der Abrechnung auf und zeigt, wo und warum Nacharbeit anfällt. Die tatsächlichen Prozessabläufe machen Aktivitäten wie „Rechnung erneut ausgestellt“ oder „Zahlung korrigiert“ sichtbar. So können Sie Ursachen beheben und Aufgaben automatisieren.

Werden interne Richtlinien oder externe Vorschriften im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung nicht eingehalten, drohen erhebliche finanzielle Sanktionen und Reputationsschäden. In komplexen Prozessen bleiben Probleme wie eine falsche Steuerberechnung oder nicht standardisierte Rabatte möglicherweise unentdeckt.
ProcessMind macht den Weg jeder Rechnung transparent. Sie können die tatsächliche Prozessausführung mit festgelegten Compliance-Regeln vergleichen. Das System weist auf nicht genehmigte Abweichungen und fehlende Schritte hin, damit Ihre Abrechnungsprozesse die geltenden gesetzlichen und internen Vorgaben erfüllen.

Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud fällt es Unternehmen schwer, die Ursachen von Verzögerungen und Ineffizienzen zu finden. Diese fehlende Transparenz erschwert es, Probleme frühzeitig zu beheben und fundierte Entscheidungen zu treffen.
ProcessMind bildet den gesamten Abrechnungsprozess von der Rechnungserstellung bis zum Abschluss ab. Jeder Schritt und jede Übergabe wird sichtbar. So erkennen Sie die tatsächliche Abfolge der Aktivitäten und die realen Durchlaufzeiten und verstehen, wie Ihr Prozess wirklich funktioniert.

Unterschiedliche Bearbeitungs- und Abschlusszeiten für Rechnungen erschweren eine verlässliche Cashflow-Planung und Prognose. Schwankungen, die im Salesforce-Sales-Cloud-System oft verborgen bleiben, machen ein wirksames Betriebskapitalmanagement schwierig.
ProcessMind analysiert die Dauer jeder Phase eines Cases anhand der „Rechnungsnummer“ und zeigt Unterschiede bei den Durchlaufzeiten nach Kunde, Region oder Abrechnungsabteilung. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Prozesse zu standardisieren und den Cashflow verlässlicher zu planen.

Viele Unternehmen bieten Frühzahlungsrabatte an, um Zahlungseingänge zu beschleunigen. Interne Verzögerungen verhindern jedoch oft, dass sie den vollen Nutzen daraus ziehen. Rechnungen werden möglicherweise erst nach Ablauf der Rabattfrist bezahlt oder Rabatte in Salesforce Sales Cloud falsch angewendet.
ProcessMind verfolgt die Ereignisse „Rechnungsdatum“, „Fälligkeitsdatum“ und „Kundenzahlung eingegangen“. So sehen Sie genau, wann Zahlungen im Verhältnis zu den Rabattbedingungen eingehen. Die Analyse zeigt, wann Rabatte aufgrund interner Verzögerungen verfallen oder fälschlicherweise gewährt werden.

Ein schlecht umgesetzter Mahnprozess verzögert Zahlungen und erhöht das Risiko von Forderungsausfällen. Werden Zahlungserinnerungen nicht rechtzeitig oder korrekt versendet oder bleiben Folgemaßnahmen uneinheitlich, steigt der Aufwand für die Verwaltung offener Forderungen in Salesforce Sales Cloud schnell.
ProcessMind bildet die Abfolge und den zeitlichen Abstand zwischen den Aktivitäten „Fälligkeitsdatum erreicht“ und „Zahlungserinnerung versendet“ ab. So erkennen Sie Engpässe im Mahnprozess und können Häufigkeit, Zeitpunkt und Eskalationswege der Erinnerungen verbessern.

Eine ungleiche Verteilung der Aufgaben und Arbeitslast im Abrechnungsteam kann einige Mitarbeitende überlasten und andere nicht ausreichend auslasten. Dadurch entstehen Engpässe und Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung, die Effizienz und Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen.
ProcessMind analysiert Dauer und Häufigkeit der Aktivitäten je Benutzer oder Abteilung anhand des Attributs „Verantwortlicher Benutzer“. Die Visualisierung der Arbeitslast zeigt, wer überlastet oder nicht ausreichend ausgelastet ist. So können Sie Ressourcen ausgewogener verteilen und Abläufe verbessern.

Sonderfälle bei der Abrechnung, Streitfälle und manuelle Korrekturen verursachen erheblichen Aufwand. Jeder Ausnahmefall im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung erfordert besondere Aufmerksamkeit, bindet Ressourcen und erhöht die Betriebskosten, insbesondere in Salesforce Sales Cloud.
ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen vom Happy Path und ermittelt, wie häufig Ausnahmefälle auftreten und wie sie sich auf Durchlaufzeiten und Ressourcen auswirken. Wenn Sie wiederkehrende Muster erkennen, können Sie den Prozess vereinfachen und manuelle Eingriffe reduzieren.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Engpässe bei der Rechnungsfreigabe in Salesforce Sales Cloud können den gesamten Order-to-Cash-Zyklus erheblich verzögern und damit Cashflow und Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Mit einem optimierten Freigabeprozess werden Rechnungen schneller geprüft und freigegeben. So erreichen sie früher die Kunden und können eher bezahlt werden. ProcessMind deckt alle Varianten Ihrer Freigabepfade auf und zeigt, welche Benutzer oder Schritte Verzögerungen verursachen. Anhand der tatsächlichen Prozessabläufe erkennen Sie Engpässe und können Freigabe-Workflows verbessern. Dadurch lässt sich die Freigabezeit möglicherweise um 20–30 % verkürzen und der Cash Conversion Cycle direkt verbessern.

Ein hoher Days Sales Outstanding (DSO) bedeutet, dass Zahlungen zu spät eingehen und wertvolles Betriebskapital gebunden bleibt. Ziel ist es, die durchschnittliche Zeit bis zur Bezahlung von Rechnungen aus Salesforce Sales Cloud zu verkürzen und so die Liquidität Ihres Unternehmens zu verbessern. ProcessMind zeigt den gesamten Weg vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseingang und zur Abstimmung. Die Analyse deckt Ursachen für einen hohen DSO auf, etwa verspätete Rechnungszustellung, verzögerte Zahlungserinnerungen oder ineffiziente Zahlungsbuchungen. So können Sie gezielt gegensteuern und den DSO um 15–25 % senken.

Ineffiziente Prozesse zur Zahlungsabstimmung verursachen häufig manuelle Arbeit, Fehler und Verzögerungen bei der Zahlungszuordnung. Das beeinträchtigt die Genauigkeit der Finanzdaten. Eine schnellere Abstimmung stellt sicher, dass Kundenzahlungen zeitnah den richtigen Rechnungen in Salesforce Sales Cloud zugeordnet und korrekt gebucht werden. ProcessMind bildet den Abstimmungsprozess ab und zeigt, wo und warum Abweichungen auftreten. Sie erkennen Möglichkeiten, den Abgleich zu automatisieren, manuelle Aufgaben zu vereinfachen und die Zeit zwischen Zahlungseingang und Zahlungszuordnung zu verkürzen. So lässt sich der Abstimmungsaufwand möglicherweise um bis zu 40 % senken und die Buchhaltung entlasten.

Manuelle Fehler bei der Abrechnung, etwa bei der Dateneingabe oder Berechnung in Salesforce Sales Cloud, führen zu Nacharbeit, Kundenstreitfällen und Umsatzeinbußen. Ziel ist es, solche Fehler deutlich zu reduzieren oder zu vermeiden, damit Rechnungen korrekt und regelkonform sind und die erbrachten Leistungen richtig abbilden. Das stärkt das Vertrauen der Kunden. ProcessMind analysiert Event Logs, um Muster bei manuellen Eingriffen und Fehlern im Order-to-Cash-Abrechnungsprozess zu erkennen. Wenn Sie die fehleranfälligen Schritte und Benutzeraktionen kennen, können Sie gezielte Schulungen, Systemänderungen oder Automatisierungen einführen. So lassen sich Nacharbeiten um 30–50 % reduzieren und Rechnungen genauer erstellen.

Compliance-Risiken bei Abrechnungsverfahren, etwa die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben oder interner Richtlinien, können zu erheblichen Sanktionen und Reputationsschäden führen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Abrechnungsvorgänge in Salesforce Sales Cloud den festgelegten Regeln und gesetzlichen Pflichten entsprechen. So verringern Sie Risiken. ProcessMind erstellt einen vollständigen Prüfpfad für jede Abrechnungstransaktion und vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit festgelegten Compliance-Modellen. Das System kennzeichnet Abweichungen, nicht genehmigte Schritte und fehlende Kontrollen im Order-to-Cash-Prozess. So können Sie Verstöße frühzeitig beheben und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

Ein unvollständiger Überblick über den Abrechnungszyklus erschwert fundierte Entscheidungen und lässt Ineffizienzen verborgen. Ziel ist eine transparente Echtzeitansicht aller Phasen des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud. So erhalten die Beteiligten konkrete Erkenntnisse zur Prozessleistung. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Abrechnungsprozess anhand der Rohdaten und stellt alle Aktivitäten in ihrer tatsächlichen Reihenfolge dar. So verstehen Sie die realen Prozessabläufe, erkennen verborgene Nacharbeitsschleifen und gewinnen neue Erkenntnisse zu Engpässen und Abweichungen in Ihren Abrechnungsprozessen.

Uneinheitliche Durchlaufzeiten bei der Abrechnung erschweren Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden die Planung. Sie machen Cashflow-Prognosen schwieriger und können Zahlungen verzögern. Ziel ist es, Schwankungen zu verringern und für jede Phase des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung in Salesforce Sales Cloud verlässliche, einheitliche Zeitvorgaben zu schaffen. ProcessMind analysiert die Dauer aller Aktivitäten und Pfade in Ihrem Abrechnungsprozess und zeigt, wo die Durchlaufzeiten am stärksten schwanken. Wenn Sie die Ursachen kennen, etwa unterschiedliches Verhalten der Benutzer oder Systemverzögerungen, können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und die Schwankungen der Durchlaufzeiten um bis zu 20 % senken.

Wenn Frühzahlungsrabatte nicht optimal genutzt werden, bleibt die Chance auf schnellere Zahlungseingänge und mehr Betriebskapital ungenutzt. Ziel ist es, Möglichkeiten zu finden, Kunden mithilfe von Rabatten zu früheren Zahlungen zu bewegen und so die finanzielle Leistung zu verbessern. ProcessMind analysiert das Zahlungsverhalten der Kunden sowie die Zeiträume für Rechnungszustellung und -bearbeitung. Die Analyse zeigt, wann Rabatte aufgrund interner Verzögerungen in Salesforce Sales Cloud oder unzureichender Kommunikation verfallen. So können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Nutzung von Frühzahlungsrabatten um 10–15 % zu steigern und den Cashflow zu verbessern.

Unwirksame Zahlungserinnerungen führen zu überfälligen Rechnungen und einem höheren Days Sales Outstanding. Ziel ist es, Zeitpunkt, Häufigkeit und Inhalt der Zahlungserinnerungen in Salesforce Sales Cloud zu verbessern, damit Kunden schneller zahlen, ohne dass die Kundenbeziehung darunter leidet. ProcessMind analysiert, wie sich unterschiedliche Erinnerungsstrategien auf das Zahlungsverhalten auswirken. Sie sehen, welche Abfolgen und Zeitpunkte verspätete Zahlungen am wirksamsten reduzieren. So können Sie Ihre Einzugsstrategie anpassen und die durchschnittliche Zeit bis zum Eingang überfälliger Zahlungen möglicherweise um 10–20 % verkürzen.

Eine ungleich verteilte Arbeitslast im Abrechnungsteam kann zu Überlastung, geringerer Produktivität und Bearbeitungsrückständen führen. Ziel ist es, Aufgaben im Team effizienter zu verteilen und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. So lassen sich Engpässe durch eine unausgewogene Verteilung im Order-to-Cash-Prozess vermeiden. ProcessMind visualisiert die Aktivitäten einzelner Benutzer und Teams und zeigt, wo sich Arbeit ansammelt oder bestimmte Benutzer dauerhaft überlastet sind. Objektive Daten zur Aufgabenverteilung und Bearbeitungszeit helfen Ihnen, Zuständigkeiten neu auszubalancieren und die Effizienz des Teams um bis zu 15 % zu steigern.

Hohe Kosten für die Bearbeitung von Abrechnungsausnahmen, etwa strittige Rechnungen oder fehlerhafte Einträge, binden Ressourcen und schmälern die Rentabilität. Ziel ist es, solche Ausnahmefälle in Salesforce Sales Cloud zu reduzieren und damit den manuellen Aufwand und die Kosten für ihre Klärung zu senken. ProcessMind analysiert Prozessabweichungen, um Ursachen und Häufigkeit von Abrechnungsausnahmen zu ermitteln. Wenn Sie die Schritte und Bedingungen kennen, die besonders oft zu Ausnahmefällen führen, können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen und die Zahl der Fälle sowie die damit verbundenen Bearbeitungskosten um 20–35 % senken.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für Order to Cash – Abrechnung und Rechnungsstellung

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Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Daten zur Abrechnung und Rechnungsstellung im Order-to-Cash-Prozess herunter. Damit erfassen Sie alle erforderlichen Felder aus Salesforce Sales Cloud für eine präzise Analyse.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an vermeiden Sie Fehler und vereinfachen die anschließende Analyse. So schaffen Sie eine solide Grundlage für die Prozessverbesserung.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, das Ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsdaten aus Salesforce Sales Cloud aufnehmen kann.

IHRE ERKENNTNISSE

Erkennen Sie Erkenntnisse zur O2C-Rechnungsstellung und optimieren Sie Zahlungseingänge

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Rechnungsstellungsprozess im Order-to-Cash-Ablauf. So werden verborgene Muster und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Gewinnen Sie klare, umsetzbare Erkenntnisse, verbessern Sie Ihre Abläufe und stärken Sie Ihren Cashflow.
  • Visualisieren Sie den Ablauf der Rechnungsstellung präzise
  • Ermitteln Sie Verzögerungen bei Genehmigungen und Zahlungen
  • Erkennen Sie Compliance-Risiken und Ausnahmen
  • Optimieren Sie den Cashflow und senken Sie den DSO gezielt
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen mit optimierten Abrechnungsprozessen erreichen

Diese Ergebnisse zeigen typische Verbesserungen, die Unternehmen durch Process Intelligence in ihrem Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung erzielen. Durch die Analyse des Attributs Rechnungsnummer in Salesforce Sales Cloud decken wir Engpässe und Ineffizienzen auf und schaffen die Grundlage für spürbare Verbesserungen im Betrieb.

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Rechnungen schneller freigeben

Weniger Engpässe bei der Freigabe

Erkennen und beseitigen Sie Engpässe im Freigabeprozess für Rechnungen. So werden Rechnungen schneller freigegeben und Zahlungseingänge beschleunigt.
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Verbesserter Cashflow

Geringere Days Sales Outstanding

Senken Sie Ihre Days Sales Outstanding, indem Sie die Ursachen verspäteter Zahlungen erkennen und Mahn- sowie Inkassoprozesse optimieren. So wird weniger Betriebskapital gebunden.
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Weniger Abrechnungsfehler

Höhere Freigabequote im ersten Durchlauf

Erkennen und beseitigen Sie die Ursachen manueller Abrechnungsfehler und Nacharbeit. Das erhöht die Freigabequote im ersten Durchlauf und senkt die Betriebskosten.
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Mehr Compliance

Höhere Einhaltung der Prozessregeln

Stellen Sie sicher, dass Ihre Abrechnungsprozesse die festgelegten gesetzlichen und internen Vorgaben konsequent einhalten. So verringern Sie Compliance-Risiken und den Aufwand für Audits.
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Schnellerer Zahlungsausgleich

Kürzere Dauer des Zahlungsausgleichs

Verkürzen Sie die Zeit zwischen Zahlungseingang und vollständigem Zahlungsausgleich. So verbessern Sie die Zahlungszuordnung und steigern die Effizienz Ihrer Finanzprozesse.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Systemkonfiguration und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie die Analyse bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung jeder Rechnung und zentrale Case-ID des Abrechnungsprozesses.

Warum das wichtig ist

Dieser Schlüssel verknüpft alle zugehörigen Abrechnungsereignisse und ermöglicht so einen vollständigen Überblick über den Rechnungsprozess jeder einzelnen Transaktion.

Bezeichnung des konkreten Geschäftsereignisses im Abrechnungsprozess.

Warum das wichtig ist

Das Attribut legt die Prozessschritte fest. Sie bilden das Gerüst der Prozessdarstellung und ermöglichen die Analyse von Workflow, Engpässen und Abweichungen.

Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse korrekt anzuordnen und Leistungskennzahlen wie Durchlaufzeiten und Prozessdauern zu berechnen. Diese Kennzahlen helfen, Verzögerungen zu erkennen.

Benutzer oder Agent, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich die Leistung von Einzelpersonen und Teams sowie die Arbeitslastverteilung analysieren. Außerdem können Sie besonders leistungsstarke Benutzer und Benutzer mit zusätzlichem Schulungsbedarf erkennen.

Abteilung oder Team, das für die Abrechnungsaktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

So lässt sich die Leistung auf Team- oder Abteilungsebene analysieren und es werden gruppenspezifische Engpässe, Ressourcenbeschränkungen oder Schulungsbedarf sichtbar.

Aktueller Status der Rechnung in ihrem Lebenszyklus.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt den aktuellen Status einer Rechnung und ermöglicht die Filterung und Analyse offener, abgeschlossener oder problematischer Cases.

Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die finanzielle Auswirkung analysieren. So können Sie Rechnungen mit hohem Wert priorisieren und nachvollziehen, wie sich der Rechnungsbetrag auf den Prozess auswirkt, etwa auf Freigabezeiten oder Zahlungsverzögerungen.

Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss.

Warum das wichtig ist

Dieser Wert dient als Referenz für die Messung der Zahlungseingänge, die Berechnung des DSO und das Auslösen von Maßnahmen im Forderungsmanagement, etwa Zahlungserinnerungen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung eines neuen Rechnungsdatensatzes in Salesforce. Sie markiert den offiziellen Beginn des Abrechnungsprozesses für eine bestimmte Transaktion und wird üblicherweise ausgelöst, nachdem eine Bestellung erfüllt oder ein Vertragsmeilenstein erreicht wurde. Das Ereignis wird anhand des Erstellungs-Timestamps des Rechnungsdatensatzes erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des Abrechnungsprozesses. Die Zeitspanne von diesem Zeitpunkt bis zum Zahlungseingang zeigt die gesamte Order-to-Cash-Durchlaufzeit und macht Verzögerungen bei der ersten Dateneingabe sichtbar.

Ein berechtigter Benutzer hat die Rechnung geprüft und freigegeben. Damit bestätigt er ihre Richtigkeit und die Versandbereitschaft. Dieses Ereignis wird üblicherweise erfasst, wenn der Rechnungsstatus auf 'Genehmigt' gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein ist Voraussetzung für die weiteren Schritte des Abrechnungsprozesses. Verzögerungen führen zu erheblichen Engpässen und wirken sich auf die DSO und die gesamte Durchlaufzeit aus. Das Dashboard 'Freigabezykluszeit für Rechnungen' misst diese Dauer.

Die freigegebene Rechnung wurde dem Kunden per E-Mail, Post oder über ein Portal zugestellt. Dieses Ereignis wird häufig erfasst, wenn das Feld 'Versanddatum' ausgefüllt oder der Status auf 'Gesendet' gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt die Zahlungsfrist. Dieser Zeitpunkt dient als Ausgangspunkt für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO). Er ist ein wichtiger Meilenstein für die Nachverfolgung der Kundenkommunikation und der Zahlungsfristen.

Der Kunde hat die Rechnung bezahlt und das Geld ist eingegangen. Üblicherweise wird dies durch einen verknüpften 'Payment'-Datensatz erfasst, der der Rechnung zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Dies ist der wichtigste Meilenstein im Zahlungseingang des Prozesses. Er markiert das Ende des DSO-Berechnungszeitraums und bestätigt den erfolgreichen Zahlungseingang.

Der Rechnungsprozess ist abgeschlossen, da die Rechnung vollständig bezahlt und ausgeglichen wurde. Dies ist die letzte Aktivität einer erfolgreich bearbeiteten Rechnung und wird üblicherweise durch eine Statusänderung erfasst.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den zentralen Endpunkt des Prozesses und ermöglicht eine präzise Berechnung der gesamten Durchlaufzeit. Sie legt eindeutig fest, wann die Prozessanalyse als abgeschlossen gilt.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining liefert eine datengetriebene Übersicht über Ihren gesamten Workflow für Abrechnung und Rechnungsstellung. Es hilft, Engpässe bei der Rechnungsfreigabe zu erkennen, Ursachen für einen zu hohen Days Sales Outstanding (DSO) aufzudecken und Ineffizienzen bei der Zahlungsabstimmung sichtbar zu machen. Wenn Sie die tatsächlichen Prozessabläufe visualisieren, können Sie Ansatzpunkte für bessere Compliance finden und manuelle Nacharbeit reduzieren.

Process Mining kann häufige Probleme wie lange Freigabezeiten für Rechnungen, viele manuelle Dateneingaben mit daraus entstehenden Fehlern und uneinheitliche Durchlaufzeiten bei der Abrechnung aufdecken. Außerdem zeigt es Compliance-Lücken bei Abrechnungsverfahren und Möglichkeiten, Frühzahlungsrabatte besser auszuschöpfen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Verbesserungen gezielt zu priorisieren.

Für den Einstieg benötigen Sie vor allem Event Logs mit einer Rechnungsnummer als Case-ID, den Aktivitätsnamen und dem zugehörigen Timestamp für jeden Schritt. Weitere relevante Daten wie Rechnungsbetrag, Kundenangaben und verantwortlicher Benutzer verbessern die Analyse. Diese Daten bilden die Grundlage für die Rekonstruktion Ihres Abrechnungsprozesses.

Sie können mit deutlich kürzeren Freigabezyklen für Rechnungen und einer geringeren Days Sales Outstanding (DSO) rechnen. Process Mining beschleunigt außerdem den Zahlungsausgleich, hilft manuelle Abrechnungsfehler zu vermeiden und unterstützt die Einhaltung der Abrechnungsverfahren. So erhalten Sie einen besseren Überblick über den gesamten Abrechnungsprozess und können die Arbeitslast des Abrechnungsteams gezielter steuern.

Für die Datenextraktion werden häufig Salesforce-Berichtsfunktionen, Standard-APIs oder spezielle Konnektoren verwendet, um relevante Ereignisdaten zur Abrechnung abzurufen. Ziel ist ein vollständiges Event Log mit Case-ID, Aktivität und Timestamp. Je nach Systemkonfiguration lässt sich dieser Vorgang automatisieren oder umfasst manuelle Export- und Transformationsschritte.

Nach der ersten Datenextraktion und -aufbereitung, deren Dauer von der Komplexität der Daten abhängt, liegen erste Erkenntnisse oft innerhalb weniger Tage bis einiger Wochen vor. Eine erste Analyse zeigt schnell größere Abweichungen und Engpässe auf und liefert konkrete Ansatzpunkte. Anschließend folgt eine detailliertere und präzisere Analyse.

Die Ersteinrichtung erfordert eine sorgfältige Datenzuordnung und ein Verständnis des Salesforce-Datenmodells. Moderne Process-Mining-Tools sind jedoch auf einfache Bedienung ausgelegt. Viele Plattformen bieten vorkonfigurierte Konnektoren oder Templates für gängige Unternehmenssysteme, was die Einrichtung vereinfacht. Im Mittelpunkt steht die Auswertung der Erkenntnisse, nicht komplexe Programmierung.

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