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Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs

Guide en 6 étapes pour optimiser le traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion
Améliorez le traitement de vos factures fournisseurs
Traitement des factures fournisseurs
Oracle Fusion

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Optimisez les comptes fournisseurs dans Oracle Fusion pour accélérer les paiements

Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe et entraîner des retards de paiement ainsi que des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement et les inefficacités dans vos flux de travail. Découvrez comment optimiser les opérations, réduire les erreurs et payer dans les délais en mettant au jour les informations que recèlent les données de vos processus.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle qui influe directement sur la santé financière de l’organisation, sa trésorerie et ses relations avec les fournisseurs. Dans un progiciel de gestion intégré (ERP) comme Oracle Fusion Financials, le processus comporte souvent de nombreuses étapes, plusieurs intervenants et des règles de rapprochement complexes. Oracle Fusion offre de nombreuses fonctionnalités, mais le volume important de factures, les différences entre les accords fournisseurs, les exigences de rapprochement avec les bons de commande et les circuits d’approbation internes peuvent entraîner des inefficacités considérables.

Un traitement inefficace des factures fournisseurs peut avoir des conséquences coûteuses : les pénalités de retard réduisent la rentabilité, les remises pour paiement anticipé non obtenues représentent un manque à gagner et les tâches manuelles excessives font grimper les coûts opérationnels. En outre, des délais de traitement prolongés peuvent détériorer les relations avec les fournisseurs et conduire à des conditions moins avantageuses, voire à des ruptures d’approvisionnement. La complexité du processus accroît également le risque de non-respect des règles internes ou des réglementations externes. Comprendre et optimiser ce processus, notamment lorsqu’il est géré dans Oracle Fusion Financials, ne consiste pas seulement à réduire les coûts : c’est une priorité stratégique pour gagner en agilité financière et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Comment le Process Mining révèle le fonctionnement de votre processus fournisseurs dans Oracle Fusion

Le Process Mining permet d’observer précisément le déroulement réel du traitement des factures fournisseurs. Au lieu de s’appuyer sur des suppositions ou sur la description théorique du processus, il extrait des données détaillées sur les événements directement depuis Oracle Fusion Financials. Il retrace chaque étape, de la « Réception de la facture » au « Paiement effectué ». Cette approche fondée sur les données reconstitue le parcours complet de chaque facture, de bout en bout, et donne une vue d’ensemble de son cycle de vie.

En considérant chaque facture comme un « identifiant de cas », le Process Mining représente la séquence exacte des activités, notamment « Données de facture saisies », « Facture validée », « Bon de commande rapproché », « Réception des marchandises rapprochée », ainsi que des étapes de décision comme « Écart résolu » ou « Facture approuvée ». Cette visibilité détaillée vous permet de :

  • Repérer les goulots d’étranglement cachés : déterminer précisément où les factures attendent trop longtemps, qu’il s’agisse d’une approbation, d’un blocage dans une boucle de résolution d’écart ou d’un retard lors du rapprochement.
  • Détecter les écarts du processus : voir où le déroulement s’écarte du parcours prévu et repérer les reprises, les étapes non autorisées ou les transferts inutiles qui allongent les délais et augmentent les coûts.
  • Analyser les variations du temps de cycle : comprendre pourquoi certaines factures sont traitées plus rapidement que d’autres selon le fournisseur, le type ou le montant de la facture, voire la personne chargée de l’approuver, en s’appuyant sur des attributs tels que le numéro et la date de facture, l’approbateur et le statut du paiement.
  • Renforcer la conformité : vérifier le respect des conditions de paiement et des règles internes en comparant les flux et les délais réels aux règles définies. Vous pouvez, par exemple, vous assurer que chaque fournisseur est payé avant la date d’échéance prévue.

Appliquée directement aux données d’Oracle Fusion Financials, cette capacité d’analyse vous aide à dépasser les constats anecdotiques et à prendre des décisions éclairées pour améliorer le traitement des factures fournisseurs.

Principaux leviers d’amélioration mis en évidence par le Process Mining

L’analyse des données fournisseurs d’Oracle Fusion par le Process Mining fait généralement ressortir plusieurs leviers d’amélioration importants :

  • Simplifier la gestion des exceptions : le Process Mining montre souvent qu’une part importante des retards et des coûts est liée au traitement des exceptions. Repérer les causes fréquentes de rejet des factures, les résolutions d’écarts répétées ou les ajustements manuels permet de prendre des mesures préventives. Par exemple, si l’activité « Écart résolu » est fréquente et longue, cela peut révéler des problèmes lors de la création des bons de commande ou de l’enregistrement des réceptions. Vous pouvez réduire le temps de cycle du traitement des factures fournisseurs en corrigeant ces parcours d’exception.
  • Optimiser les circuits d’approbation : l’analyse des activités « Facture transmise pour approbation » et « Facture approuvée » permet de repérer les goulots d’étranglement liés à certains approbateurs, à des circuits à plusieurs niveaux ou à des règles d’acheminement inefficaces. Ces données vous aident à revoir les matrices d’approbation pour accélérer le traitement.
  • Améliorer l’efficacité des rapprochements : pour les factures nécessitant un rapprochement avec un bon de commande et une réception de marchandises, le Process Mining révèle les raisons des échecs fréquents ou des interventions manuelles qui retardent le traitement. La compréhension de ces causes permet d’améliorer la qualité des données, les échanges avec les fournisseurs ou la configuration du système.
  • Automatiser les tâches répétitives : repérer les parcours fréquents et réguliers du traitement des factures peut faire apparaître des possibilités d’automatisation robotisée des processus (RPA) ou d’amélioration de la configuration d’Oracle Fusion, afin d’accélérer les tâches courantes.

Résultats et avantages mesurables

Les stratégies d’optimisation fondées sur les analyses du Process Mining dans le module fournisseurs d’Oracle Fusion Financials peuvent apporter des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction importante du temps de cycle : raccourcissez considérablement le délai entre la réception d’une facture et son paiement final. Vous réduirez ainsi les retards de paiement et pourrez profiter davantage des remises pour paiement anticipé.
  • Baisse des coûts opérationnels : réduisez les tâches manuelles, les reprises et le temps consacré aux exceptions, ce qui diminue sensiblement les coûts de main-d’œuvre liés au traitement des factures fournisseurs.
  • Meilleure gestion de la trésorerie : gagnez en prévisibilité et en maîtrise des paiements sortants pour optimiser le fonds de roulement.
  • Conformité renforcée et risques réduits : repérez et corrigez en amont les activités non conformes et les manquements aux conditions de paiement, afin de limiter les risques financiers et d’atteinte à la réputation.
  • Relations fournisseurs renforcées : des paiements exacts et effectués dans les délais instaurent la confiance et améliorent les relations avec vos fournisseurs, avec la possibilité d’obtenir de meilleures conditions de négociation et un service fiable.

Premiers pas vers l’optimisation du processus fournisseurs

L’optimisation du traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion Financials ne nécessite pas de maîtriser des configurations techniques complexes. À partir des données Oracle Fusion dont vous disposez déjà, les outils de Process Mining peuvent rapidement faire ressortir des pistes d’amélioration concrètes. Cette approche fondée sur les données facilite le repérage des goulots d’étranglement et des inefficacités, et vous permet de cibler vos améliorations. L’optimisation des processus transforme la fonction fournisseurs, d’un centre de coûts en un levier stratégique, tout en contribuant à l’efficacité financière et au respect des règles.

Traitement des factures fournisseurs Automatisation des comptes fournisseurs Gestion des factures Conformité des paiements Optimisation de la trésorerie Opérations financières Paiements aux fournisseurs Rapprochement à trois voies Flux de travail d’approbation des factures Temps de cycle des factures De l’approvisionnement au paiement

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent en attente dans les files d’approbation, ce qui retarde considérablement leur traitement et leur paiement. Vous risquez ainsi de perdre des remises pour paiement anticipé, de payer des pénalités de retard et de détériorer vos relations avec des fournisseurs importants. Ces inefficacités pèsent directement sur la trésorerie et les coûts opérationnels du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind repère précisément les étapes d’approbation, les services ou les approbateurs à l’origine des goulots d’étranglement. En représentant l’ensemble du parcours d’approbation dans Oracle Fusion Financials, la plateforme met en évidence les boucles de reprise et les écarts par rapport au parcours standard, afin de cibler les améliorations et d’accélérer l’approbation des factures.

Les organisations sont souvent confrontées au coût des paiements en double, dus à des anomalies système, à des erreurs manuelles ou à un manque de visibilité sur l’ensemble du traitement des factures fournisseurs. Ces paiements entraînent une perte financière immédiate, nécessitent de longues démarches de récupération et compliquent le rapprochement comptable. ProcessMind analyse vos journaux d’événements pour repérer les factures identiques traitées et payées plusieurs fois dans Oracle Fusion Financials. La plateforme met en évidence les causes profondes et les schémas de processus qui permettent ces doublons, afin de vous aider à mettre en place des contrôles préventifs.

Malgré des conditions de paiement clairement définies, de nombreuses factures sont réglées en retard. Les entreprises passent alors à côté de remises intéressantes pour paiement anticipé et peuvent aussi devoir payer des pénalités de retard. Cela nuit directement à la rentabilité et à la gestion du fonds de roulement dans le cadre du traitement des factures fournisseurs. Le non-respect régulier des échéances peut également entamer la confiance des fournisseurs. ProcessMind compare les dates réelles de paiement aux dates d’échéance des factures et aux conditions de remise disponibles. La plateforme repère les étapes ou les retards dans Oracle Fusion Financials qui empêchent les paiements dans les délais, afin de vous aider à récupérer les économies perdues.

Le rapprochement à trois pièces, entre le bon de commande, la réception des marchandises et la facture, est une étape essentielle du traitement des factures fournisseurs. Il est souvent marqué par des écarts qui nécessitent des interventions manuelles et le traitement d’exceptions. Le processus ralentit alors considérablement, les coûts de main-d’œuvre augmentent et le risque d’erreur s’accroît, ce qui réduit l’efficacité de votre environnement Oracle Fusion Financials. ProcessMind représente toutes les étapes de rapprochement, notamment celles du bon de commande et de la réception des marchandises, et repère les activités « Écart résolu » les plus fréquentes ou les plus longues. La plateforme met en évidence les causes récurrentes des échecs de rapprochement pour vous aider à simplifier la réconciliation.

Une part importante du traitement des factures fournisseurs nécessite souvent des ajustements manuels, une nouvelle saisie de données ou des reprises, en raison d’erreurs, d’informations manquantes ou d’exceptions complexes. Cette dépendance aux interventions manuelles augmente les coûts opérationnels et le risque d’erreur humaine, tout en limitant la capacité à traiter davantage de factures dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind représente le flux réel des factures et repère les étapes de saisie des données ou de résolution des écarts qui nécessitent fréquemment une intervention manuelle. La plateforme met en évidence les activités et les attributs qui génèrent cette charge, ouvrant la voie à l’automatisation et à la simplification du processus.

Le respect des politiques de paiement internes, des exigences réglementaires et des conditions contractuelles est essentiel au traitement des factures fournisseurs. Les écarts peuvent entraîner des constats d’audit, des pénalités, des risques financiers et des faiblesses dans les contrôles internes d’Oracle Fusion Financials. Sans visibilité suffisante, des paiements non conformes peuvent passer inaperçus. ProcessMind révèle tous les parcours de paiement et les compare aux règles métier définies et aux conditions de paiement. La plateforme repère les paiements qui contournent les circuits d’approbation standard ou ne respectent pas les règles internes, et fournit les éléments nécessaires pour renforcer la conformité.

Le délai total entre la réception d’une facture et le paiement effectué peut être excessif, ce qui immobilise le fonds de roulement et complique les prévisions de trésorerie. Ce temps de cycle prolongé révèle une inefficacité du traitement des factures fournisseurs et peut masquer des problèmes opérationnels sous-jacents. ProcessMind donne une vue d’ensemble du cycle de vie des factures dans Oracle Fusion Financials. La plateforme calcule la durée exacte de chaque étape et repère les parcours les plus longs ainsi que les causes profondes des retards, afin de cibler les améliorations et de réduire les temps de cycle.

Les erreurs de saisie des données de facture, comme des coordonnées fournisseur, des montants ou des codes GL incorrects, sont une cause fréquente de reprises et de retards dans le traitement des factures fournisseurs. Elles entraînent des échecs lors des validations suivantes, nécessitent des corrections manuelles et peuvent se répercuter sur les étapes ultérieures, avec des conséquences sur les rapports financiers dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind représente la fréquence et l’emplacement des erreurs qui nécessitent une résolution d’écart ou une nouvelle saisie. La plateforme vous aide à repérer les problèmes de qualité des données à la source et à améliorer les processus en amont ou l’automatisation.

De nombreuses organisations peinent à optimiser leur trésorerie en gérant efficacement les conditions de paiement et en profitant des remises pour paiement anticipé. Les occasions manquées de choisir le bon moment pour payer, que ce soit plus tôt pour obtenir une remise ou plus tard pour conserver des liquidités, entraînent une utilisation sous-optimale du fonds de roulement et des coûts plus élevés pour le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind analyse les liens entre la date de facture, la date d’échéance, les conditions de paiement et la date d’exécution du paiement. La plateforme révèle les habitudes de paiement et vous aide à repérer les possibilités d’améliorer la trésorerie en optimisant le calendrier des paiements dans Oracle Fusion Financials.

Dans les processus complexes de traitement des factures fournisseurs, certains services, certaines équipes ou certains utilisateurs peuvent devenir des goulots d’étranglement récurrents et ralentir de façon disproportionnée l’ensemble du processus. La charge de travail se répartit alors de manière inégale, la frustration augmente et l’efficacité globale diminue, ce qui retarde l’exécution des paiements dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind repère les approbateurs, les utilisateurs chargés du traitement et les groupes dont les délais sont plus longs ou qui génèrent fréquemment des boucles de reprise. La plateforme fournit des analyses fondées sur les données pour déterminer où les ressources sont trop sollicitées et où une formation ou une automatisation serait nécessaire.

Avec le temps, le traitement des factures fournisseurs peut se transformer en un ensemble incontrôlé de variantes, très éloignées du processus standard prévu. Ce manque de standardisation crée des incohérences, complique les audits, augmente les besoins de formation et entretient les inefficacités dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes du processus à partir des journaux d’événements et représente les parcours les plus fréquents ainsi que tous les parcours qui s’en écartent. La plateforme met en évidence les itinéraires non prévus qui sont souvent empruntés, afin de vous aider à renforcer la standardisation et à optimiser les processus clés.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Des approbations plus rapides permettent de payer les factures dans les délais, d’éviter les pénalités de retard, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et d’optimiser la trésorerie liée au traitement des factures fournisseurs. Des approbations efficaces contribuent à la bonne marche des opérations et à la santé financière de l’organisation. Elles influent directement sur sa réputation et ses résultats financiers. ProcessMind représente l’ensemble des circuits d’approbation dans Oracle Fusion et repère les goulots d’étranglement ainsi que les utilisateurs ou les étapes à l’origine des retards. La plateforme mesure les délais moyens d’approbation et leurs variations, afin de cibler les améliorations et de réduire ces délais de 20 à 30 % ou davantage, pour remplacer les processus inefficaces par des opérations mieux organisées.

Les paiements en double entraînent des pertes financières directes, compliquent les rapprochements et nuisent à la confiance des fournisseurs. Éviter ces erreurs est un objectif essentiel pour tout service chargé du traitement des factures fournisseurs, afin de préserver l’intégrité financière et l’efficacité opérationnelle. Il ne s’agit pas seulement de récupérer les sommes versées, mais aussi d’éviter leur perte dès le départ. ProcessMind analyse les journaux d’événements d’Oracle Fusion pour repérer les schémas et les causes profondes des paiements en double, comme les nouvelles saisies ou les erreurs de traitement qui contournent les contrôles existants. En identifiant ces inefficacités, les organisations peuvent mettre en place des contrôles ciblés et modifier leurs processus pour éliminer plus de 99 % des paiements en double.

Obtenir des remises pour paiement anticipé peut améliorer sensiblement les résultats financiers et la trésorerie d’une entreprise. Les occasions manquées se traduisent par des économies perdues et une utilisation moins efficace des capitaux dans le traitement des factures fournisseurs, ce qui nuit à la rentabilité et au fonds de roulement. C’est un indicateur direct de l’efficacité des processus financiers. ProcessMind repère les factures pour lesquelles les délais de traitement dans Oracle Fusion ont fait manquer la période de remise. La plateforme met en évidence les activités, les goulots d’étranglement et les utilisateurs à l’origine des retards, afin de cibler les ajustements nécessaires et d’obtenir 1 à 3 % de remises supplémentaires par an en traitant les factures dans les délais.

Un rapprochement précis entre la facture, le bon de commande et la réception des marchandises est essentiel à la maîtrise des coûts, à la prévention de la fraude et à la conformité dans le traitement des factures fournisseurs. Des écarts fréquents entraînent des reprises manuelles, des retards de paiement et une hausse des coûts opérationnels. Améliorer la précision du rapprochement réduit les risques financiers. ProcessMind représente l’ensemble du processus de rapprochement à trois pièces dans Oracle Fusion et révèle où et pourquoi les écarts surviennent le plus souvent. La plateforme repère les fournisseurs, les produits ou les étapes de traitement problématiques, afin de cibler les améliorations et l’automatisation, de réduire les erreurs de rapprochement de 15 à 25 % et d’accélérer la validation des factures.

Les ajustements manuels et les reprises coûtent cher, sont sujets aux erreurs et réduisent considérablement l’efficacité du traitement des factures fournisseurs. Leur réduction libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, simplifie les opérations et améliore la fiabilité globale du processus. Cet objectif contribue directement à la baisse des coûts opérationnels. ProcessMind détaille les boucles de reprise et les points d’intervention manuelle dans les flux de travail d’Oracle Fusion. La plateforme mesure la fréquence et les conséquences de ces activités, afin de cibler la refonte des processus et les initiatives d’automatisation, de réduire les tâches manuelles de 10 à 20 % et de diminuer les coûts de traitement.

Le respect des politiques de paiement est essentiel à la gouvernance, à la gestion des risques et à l’intégrité financière du traitement des factures fournisseurs. Les écarts peuvent entraîner des pénalités, des problèmes lors des audits, une atteinte à la réputation et des pertes financières. La conformité renforce la responsabilité et réduit les risques juridiques. ProcessMind compare les processus réels de paiement des factures dans Oracle Fusion aux règles définies et aux directives internes, et repère tous les paiements ou toutes les étapes non conformes. Ces analyses permettent aux organisations de renforcer les contrôles, de former à nouveau le personnel ou d’ajuster la configuration du système pour atteindre un taux de conformité supérieur à 95 % sur l’ensemble des paiements.

Un temps de cycle de bout en bout trop long pour le traitement des factures fournisseurs retarde les paiements, détériore les relations avec les fournisseurs et immobilise inutilement le fonds de roulement. L’optimisation de ce processus contribue directement à l’efficacité opérationnelle et à l’agilité de l’entreprise. Un traitement plus rapide permet aussi de clôturer les comptes plus tôt. ProcessMind offre une vue détaillée de l’ensemble du cycle de vie des factures dans Oracle Fusion, de leur réception à l’exécution du paiement. La plateforme repère les activités les plus longues, détermine les chemins critiques et révèle les causes profondes des retards, afin de réduire le temps de cycle global de 15 à 25 % pour tous les types de factures.

Les erreurs récurrentes de saisie dans le traitement des factures fournisseurs entraînent des problèmes en aval, comme des difficultés de rapprochement, des paiements incorrects et davantage de reprises manuelles. Les réduire améliore la qualité des données, diminue le nombre d’exceptions et renforce l’efficacité globale du service fournisseurs. ProcessMind suit les problèmes de qualité des données et les corrections effectuées dans Oracle Fusion. La plateforme repère les sources d’erreur fréquentes ainsi que les utilisateurs ou les systèmes concernés par les étapes à risque. Vous pouvez ainsi cibler la formation, les améliorations du système ou l’automatisation pour réduire de 30 à 50 % les erreurs de saisie, améliorer la qualité des données et simplifier les processus.

Une gestion efficace de la trésorerie, grâce à l’optimisation du traitement des factures fournisseurs, permet aux entreprises de mieux gérer leurs liquidités, de réduire leurs coûts d’emprunt et d’améliorer leur stabilité financière. Des processus sous-optimaux peuvent faire manquer des occasions et créer des tensions financières inutiles. ProcessMind fournit des analyses détaillées des habitudes de paiement, des dates d’échéance et des délais réels d’exécution des paiements dans Oracle Fusion. En comprenant les écarts et les goulots d’étranglement, les organisations peuvent ajuster le calendrier des paiements et veiller au respect des conditions, afin d’améliorer de 5 à 10 % la précision des prévisions de trésorerie et l’utilisation des liquidités, en fonction des besoins de l’entreprise.

Les goulots d’étranglement non repérés dans les flux de travail de traitement des factures fournisseurs entraînent des retards importants, frustrent les parties prenantes et empêchent une utilisation optimale des ressources. Les localiser et les corriger est essentiel pour améliorer continuellement les opérations et gagner en efficacité. ProcessMind découvre automatiquement le flux réel du processus dans Oracle Fusion et met en évidence les étapes où le travail s’accumule, s’interrompt ou s’écarte du parcours prévu. La plateforme repère les activités, les équipes ou les utilisateurs à l’origine des retards, afin de cibler les interventions et de réaffecter les ressources pour réduire de 20 à 40 % les effets des goulots d’étranglement.

Les variantes trop nombreuses du traitement des factures fournisseurs entraînent des incohérences, des coûts de formation plus élevés, davantage d’erreurs et des difficultés à développer les opérations. La standardisation améliore l’efficacité et la prévisibilité, tout en garantissant une qualité constante pour tous les types de factures. ProcessMind représente automatiquement tous les parcours de traitement des factures dans Oracle Fusion et révèle les variantes non autorisées ou inefficaces par rapport au processus prévu. Vous pouvez ainsi repérer et éliminer les variantes indésirables, atteindre une conformité du processus aux bonnes pratiques de 70 à 80 % et renforcer la maîtrise globale des opérations.

Les six étapes pour améliorer le traitement des factures fournisseurs

1

Télécharger le modèle
2

Exporter vos données fournisseurs
3

Importer vos données
4

Analyser votre processus fournisseurs
5

Mettre en œuvre des améliorations du processus fournisseurs
6

Suivre les performances du processus fournisseurs
1

Télécharger le modèle

Que faire

Accédez au modèle Excel conçu pour les données de traitement des factures fournisseurs. Il vous permet de structurer correctement les données d’Oracle Fusion Financials pour les analyser.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi est-ce important ?

En adoptant la bonne structure dès le départ, vous évitez les reprises et garantissez une interprétation exacte des données, sur lesquelles reposera votre analyse du processus.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, conçu pour le traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion Financials.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les goulots d’étranglement dans le traitement des factures fournisseurs et accélérez les paiements dans Oracle

ProcessMind transforme les données AP d’Oracle Fusion en analyses claires et concrètes. Visualisez chaque étape, repérez les retards et optimisez le traitement de vos factures.
  • Visualisez le flux de travail des factures fournisseurs de bout en bout
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement et les retards
  • Repérez les risques de non-conformité dans Oracle Fusion
  • Accélérez les paiements et réduisez les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorez l’efficacité de votre comptabilité fournisseurs

Ces résultats illustrent les avantages concrets que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining au traitement des factures fournisseurs dans Oracle Fusion Financials. Ils mettent en évidence les inefficacités cachées et permettent d’optimiser les opérations.

0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Accélérez le traitement des factures en repérant et en supprimant les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation. Vous pourrez ainsi effectuer les paiements plus rapidement et améliorer vos relations avec les fournisseurs.
0 %
Moins de paiements en double

Élimination des paiements de factures erronés

Évitez les paiements en double coûteux en détectant les anomalies et en appliquant des contrôles au processus de traitement des factures, afin de protéger vos ressources financières.
0 %
Davantage d’escomptes obtenus

Hausse des escomptes pour paiement anticipé obtenus

Améliorez votre trésorerie et réduisez vos dépenses en repérant les possibilités de payer les factures plus tôt et d’obtenir les escomptes disponibles qui vous échappaient jusqu’ici.
0 %
Rapprochements plus précis

Réduction des échecs de rapprochement à trois voies

Limitez les interventions manuelles et les reprises en améliorant la précision du rapprochement à trois voies, afin de vérifier la concordance entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises.
0 %
Moins de reprises manuelles

Baisse du taux de factures rectifiées

Réduisez considérablement le temps et les efforts consacrés aux corrections manuelles et aux reprises en identifiant les causes profondes des erreurs et des écarts du processus.
0 %
Respect accru des politiques

Veiller au respect des politiques de paiement

Surveillez automatiquement les règles de paiement et veillez à leur application, afin que toutes les factures soient traitées et payées conformément aux directives internes et à la réglementation.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration des systèmes en place et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités essentiels, puis ajoutez des données au fil de votre analyse.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture traitée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant est indispensable pour suivre le cycle de vie de chaque facture du début à la fin et analyser les variantes du processus, les goulots d’étranglement et le débit global.

Nom de l’étape ou de l’événement du processus qui a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Il constitue le cœur de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser son déroulement, de repérer les écarts et de mesurer les performances de chaque étape.

Horodatage indiquant le moment où l’activité a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est indispensable au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les temps de cycle et les temps d’attente, qui permettent de repérer les goulots d’étranglement et de mesurer l’efficacité du processus.

Nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les performances par fournisseur et de repérer les problèmes propres à certains d’entre eux, comme les retards fréquents, les écarts ou les blocages.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les conséquences financières, par exemple en hiérarchisant les factures de valeur élevée, en comparant les délais de traitement selon le montant et en calculant l’incidence financière des retards.

Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser la charge de travail et les performances de l’équipe, ainsi que de repérer les goulots d’étranglement individuels et les besoins de formation. Il est également essentiel à l’auditabilité.

Identifiant du bon de commande associé à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel à l’analyse du rapprochement à trois voies, à la détection des écarts de rapprochement et à la compréhension des différences entre les factures associées à un bon de commande et celles qui ne le sont pas.

Date limite à laquelle la facture doit être payée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour mesurer le taux de paiement dans les délais, gérer la trésorerie et éviter les pénalités de retard. Il s’agit également d’un champ clé pour vérifier le respect des politiques de paiement.

Date à laquelle le paiement de la facture a été effectué.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de calculer les indicateurs de paiement dans les délais et d’analyser les escomptes pour paiement anticipé obtenus, avec une incidence directe sur la gestion de la trésorerie.

Statut actuel ou final de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Donne rapidement une vue d’ensemble du résultat et du statut actuel de la facture, et permet d’analyser les taux d’exception, comme les annulations, ainsi que l’efficacité du processus.

Horodatage de la dernière activité de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer le temps de cycle total de chaque facture, un indicateur de performance clé fondamental pour mesurer l’efficacité globale du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Correspond à la création initiale d’une facture dans le système, par saisie manuelle, numérisation (OCR) ou échange de données informatisé (EDI). Cet événement est enregistré lors de l’insertion d’un nouvel enregistrement dans la table principale des factures.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du point de départ officiel du cycle de traitement de la facture. L’analyse du délai entre cet événement et les suivants révèle les retards en amont et la durée totale du processus.

Cette activité indique que le système a terminé avec succès ses contrôles automatisés des données de la facture, notamment la vérification du format et du fournisseur. Elle est enregistrée en suivant les changements du champ d’état de validation de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

La facture peut alors passer aux étapes suivantes, comme le rapprochement ou l’approbation. Un délai avant cette étape peut signaler des problèmes de saisie et alimenter le Dashboard « Analyse des erreurs de saisie des données de facture ».

Correspond à l’approbation finale de la facture, qui autorise son paiement. Cette étape clé est déduite du passage du champ d’état du flux de travail à un état final d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante clôt le cycle d’approbation. Elle est indispensable au calcul du « Temps de cycle d’approbation des factures » et à l’identification des goulots d’étranglement liés aux approbateurs.

Marque le moment où une facture approuvée est incluse dans une demande de traitement des paiements (PPR) ou un lot de paiements, sans avoir encore été payée. L’événement est enregistré lorsque les échéanciers de paiement sont finalisés.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité fait le lien entre l’approbation et le paiement effectif. L’analyse du temps passé à cette étape est importante pour prévoir et gérer la trésorerie.

Correspond au moment où le paiement est créé et envoyé au fournisseur. Cet événement explicite est enregistré lors de la création d’un enregistrement de paiement lié à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape est essentielle pour mesurer le « taux de paiement dans les délais » et le « débit de traitement des factures de bout en bout ». Elle indique que l’entreprise a rempli son obligation financière.

Dernière activité du processus, elle confirme que le paiement a été compensé par la banque. Cet événement est généralement enregistré à partir des mises à jour d’état d’Oracle Cash Management après le rapprochement bancaire.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la fin réelle du processus de bout en bout. Cet événement fournit les données les plus précises pour calculer le « temps de cycle moyen des factures » et clôt l’ensemble de la transaction financière.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining représente le flux réel de vos factures fournisseurs et repère les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les boucles de reprise. Il peut révéler les écarts par rapport aux processus standard, déterminer les causes profondes des retards et mettre en évidence les risques de non-conformité dans Oracle Fusion.

Vous aurez généralement besoin des journaux d’événements liés à la création, à l’approbation et au rapprochement des factures, ainsi qu’aux paiements, avec les horodatages et les détails des activités. Les tables clés d’Oracle Fusion Financials, comme AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY et AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, sont couramment utilisées.

Le Process Mining contribue à réduire les temps de cycle d’approbation des factures, à limiter les paiements en double et à maximiser les escomptes pour paiement anticipé. Il améliore la précision du rapprochement à trois voies et veille au respect des politiques de paiement, ce qui permet de réaliser des économies importantes et d’améliorer la trésorerie.

Après l’extraction et la préparation initiale des données, les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques semaines. Cette première phase consiste à visualiser le processus et à repérer les principaux écarts ou goulots d’étranglement, afin de déterminer rapidement les pistes d’amélioration.

Oui. En représentant chaque étape et chaque variante du processus de comptabilité fournisseurs, le Process Mining met clairement en évidence les retards d’approbation et les causes des paiements en double. Il fournit des éléments fondés sur les données pour identifier précisément les équipes, les utilisateurs ou les étapes du processus à l’origine de ces inefficacités et cibler les améliorations.

Les données peuvent être extraites à l’aide des outils de reporting standard d’Oracle Fusion, de requêtes SQL sur la base de données sous-jacente ou de couches d’intégration. L’objectif est d’obtenir un journal d’événements complet comprenant les identifiants de cas (par exemple, l’identifiant de facture), les noms des activités et des horodatages précis.

Les plateformes de Process Mining sont proposées dans le cloud ou sur site et s’intègrent généralement à l’environnement informatique existant. Il n’est habituellement pas nécessaire de modifier directement Oracle Fusion Financials : le travail consiste principalement à extraire et analyser les données dans un outil distinct.

La BI traditionnelle s’intéresse à « ce qui s’est passé » à l’aide de rapports et de Dashboards prédéfinis, qui présentent souvent des indicateurs agrégés. Le Process Mining, lui, analyse les journaux d’événements pour montrer « comment cela s’est passé » : il reconstitue le déroulement réel du processus de bout en bout et ses variantes, et repère les goulots d’étranglement et les écarts qui seraient autrement passés inaperçus.

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