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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar

Seu guia de 6 etapas para otimizar as contas a pagar no Oracle Fusion
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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar
Processamento de faturas do Contas a Pagar
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Otimize o Contas a Pagar no Oracle Fusion para pagamentos mais rápidos

O processamento de faturas de contas a pagar pode ser complexo, muitas vezes causando atrasos nos pagamentos e possíveis riscos de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar com precisão gargalos e ineficiências nos seus Workflows. Descubra como simplificar as operações, reduzir erros e garantir pagamentos no prazo, revelando insights ocultos nos dados do seu processo.

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Por que otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar no Oracle Fusion?

O processamento de faturas do Contas a Pagar (AP) é uma função crítica que impacta diretamente a saúde financeira, o fluxo de caixa e o relacionamento com fornecedores de uma organização. Em um sistema robusto de planejamento de recursos empresariais (ERP), como o Oracle Fusion Financials, o processo geralmente envolve várias etapas, diferentes partes interessadas e regras complexas de conciliação. Embora o Oracle Fusion ofereça recursos avançados, o grande volume de faturas, combinado com variações nos acordos com fornecedores, requisitos de conciliação com pedidos de compra (PO) e hierarquias internas de aprovação, pode gerar ineficiências significativas.

Um processamento ineficiente de faturas do Contas a Pagar pode resultar em problemas dispendiosos: multas por pagamentos atrasados reduzem a rentabilidade, oportunidades perdidas de descontos por pagamento antecipado representam dinheiro deixado de lado e o excesso de trabalho manual aumenta os custos operacionais. Além disso, prazos prolongados de processamento podem prejudicar o relacionamento com fornecedores, levando potencialmente a condições menos favoráveis ou até a interrupções na cadeia de suprimentos. Essa complexidade também aumenta o risco de não conformidade com políticas internas ou regulamentações externas. Entender e otimizar esse processo complexo, especialmente quando ele é gerenciado no Oracle Fusion Financials, não se resume à redução de custos. É uma necessidade estratégica para garantir agilidade financeira e excelência operacional.

Como o Process Mining esclarece seu fluxo de AP no Oracle Fusion

O Process Mining oferece uma visão incomparável da execução real do processamento de faturas do Contas a Pagar. Em vez de depender de suposições ou de processos ideais documentados, o Process Mining extrai dados detalhados de eventos diretamente do seu sistema Oracle Fusion Financials, acompanhando cada etapa percorrida por uma fatura, de "Invoice Received" a "Payment Cleared". Essa abordagem orientada por dados reconstrói a jornada completa, de ponta a ponta, de cada fatura, oferecendo uma visão abrangente de todo o ciclo de vida.

Ao tratar cada fatura como um "case identifier", o Process Mining visualiza a sequência exata de atividades, incluindo "Invoice Data Captured", "Invoice Validated", "Purchase Order Matched", "Goods Receipt Matched" e pontos decisórios importantes, como "Discrepancy Resolved" ou "Invoice Approved". Essa visibilidade detalhada permite que você:

  • Revele gargalos ocultos: identifique exatamente onde as faturas passam tempo demais, seja aguardando aprovação, presas em um ciclo de resolução de divergências ou atrasadas durante os processos de conciliação.
  • Identifique desvios no processo: veja onde o processo se afasta do caminho planejado, revelando retrabalho, etapas não autorizadas ou transferências desnecessárias que contribuem para atrasos e custos.
  • Analise variações no tempo de ciclo: entenda por que algumas faturas são processadas mais rapidamente do que outras, considerando fatores como fornecedor, tipo e valor da fatura ou até mesmo o aprovador designado, usando atributos como Invoice Number, Invoice Date, Approver e Payment Status.
  • Aumente a conformidade: monitore a adesão às condições de pagamento e às políticas internas comparando os fluxos e tempos reais do processo com regras definidas. Por exemplo, garantindo que os pagamentos sejam executados dentro dos prazos estabelecidos para cada fornecedor.

Aplicado diretamente aos seus dados do Oracle Fusion Financials, esse poder analítico permite que você vá além de evidências anedóticas e tome decisões fundamentadas sobre como melhorar o processamento de faturas do Contas a Pagar.

Principais áreas de melhoria reveladas pelo Process Mining

Os insights obtidos com o Process Mining dos seus dados de AP no Oracle Fusion normalmente revelam várias áreas de melhoria de alto impacto:

  • Simplificação do tratamento de exceções: o Process Mining frequentemente mostra que uma parcela significativa dos atrasos e custos vem do tratamento de exceções. Identificar motivos comuns para rejeições de faturas, resoluções repetidas de divergências ou ajustes manuais ajuda a implementar medidas preventivas para reduzir essas ocorrências. Por exemplo, se "Discrepancy Resolved" for uma atividade frequente e demorada, isso pode indicar problemas na criação do pedido de compra ou no recebimento de mercadorias. Você pode descobrir como reduzir o tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar tratando esses caminhos de exceção.
  • Otimização dos Workflows de aprovação: ao analisar as atividades "Invoice Routed for Approval" e "Invoice Approved", você pode detectar gargalos causados por aprovadores específicos, complexidades de aprovações em vários níveis ou regras de roteamento ineficientes. Esses dados ajudam a redesenhar as matrizes de aprovação para acelerar o processamento.
  • Aumento da eficiência da conciliação: para faturas que exigem "Purchase Order Matched" e "Goods Receipt Matched", o Process Mining pode revelar por que a conciliação falha com frequência ou exige intervenção manual, causando atrasos. Entender essas causas-raiz permite melhorar a qualidade dos dados, a comunicação com fornecedores ou a configuração do sistema.
  • Automação de tarefas repetitivas: identificar caminhos frequentes e consistentes na jornada de processamento de faturas pode revelar oportunidades de automação robótica de processos (RPA) ou de aprimoramento das configurações do Oracle Fusion para acelerar tarefas rotineiras.

Resultados e benefícios mensuráveis

A implementação de estratégias de otimização baseadas nos insights de Process Mining no Contas a Pagar do Oracle Fusion Financials gera benefícios concretos e mensuráveis:

  • Redução significativa do tempo de ciclo: diminua drasticamente o tempo necessário para uma fatura passar do recebimento ao pagamento final, resultando em menos pagamentos atrasados e mais oportunidades de obter descontos por pagamento antecipado.
  • Menores custos operacionais: reduza o trabalho manual, o retrabalho e o esforço envolvido no tratamento de exceções, gerando economias substanciais nos custos de mão de obra associados ao processamento de faturas do Contas a Pagar.
  • Melhor gestão do fluxo de caixa: obtenha mais previsibilidade e controle sobre os pagamentos de saída, otimizando o capital de giro.
  • Mais conformidade e menos riscos: identifique e trate proativamente atividades não conformes ou violações das condições de pagamento, reduzindo riscos financeiros e reputacionais.
  • Relacionamentos mais fortes com fornecedores: pagamentos pontuais e precisos fortalecem a confiança e melhoram o relacionamento com seus fornecedores, podendo levar a melhores condições de negociação e serviços mais confiáveis.

Como começar a otimizar o processo de AP

Otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar no Oracle Fusion Financials não exige um mergulho profundo em configurações técnicas complexas. Aproveitando os dados que você já tem no Oracle Fusion, as ferramentas de Process Mining podem fornecer rapidamente insights acionáveis. Essa abordagem orientada por dados simplifica a identificação de gargalos e ineficiências, permitindo que você faça melhorias direcionadas. Adotar a otimização de processos é essencial para transformar a função de AP de um centro de custos em um ativo estratégico, garantindo eficiência financeira e conformidade robusta.

Processamento de faturas do Contas a Pagar Automação do Contas a Pagar Gestão de faturas Conformidade de pagamentos Otimização do fluxo de caixa Operações financeiras Pagamentos a fornecedores Conferência de três vias Workflow de aprovação de faturas Tempo de ciclo da fatura Da aquisição ao pagamento

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas frequentemente ficam presas nas filas de aprovação, causando atrasos significativos no processamento e no pagamento. Isso pode resultar na perda de descontos por pagamento antecipado, em multas por atraso e no desgaste do relacionamento com fornecedores importantes. Essas ineficiências afetam diretamente o fluxo de caixa e os custos operacionais do processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind identifica com precisão quais etapas de aprovação, departamentos ou aprovadores individuais estão causando gargalos. Ao visualizar toda a jornada de aprovação no Oracle Fusion Financials, ele revela ciclos de retrabalho e desvios dos caminhos padrão, permitindo melhorias direcionadas para acelerar as aprovações de faturas.

As organizações frequentemente enfrentam o problema dispendioso de pagar a mesma fatura várias vezes devido a falhas no sistema, erros manuais ou pouca visibilidade ao longo do ciclo de vida do processamento de faturas do Contas a Pagar. Esses pagamentos duplicados causam perdas financeiras imediatas, exigem esforços demorados de recuperação e complicam a conciliação financeira. O ProcessMind analisa seus Event Logs para detectar casos em que faturas idênticas são processadas e pagas mais de uma vez no Oracle Fusion Financials. Ele destaca as causas-raiz e os padrões específicos do processo que permitem a ocorrência de duplicidades, ajudando você a implementar controles preventivos.

Apesar de condições de pagamento claras, muitas faturas são pagas com atraso, fazendo com que as empresas percam descontos valiosos por pagamento antecipado e, às vezes, incorram em multas. Isso impacta diretamente a rentabilidade e a gestão do capital de giro no processamento de faturas do Contas a Pagar. A incapacidade de cumprir consistentemente os prazos de pagamento pode enfraquecer a confiança dos fornecedores. O ProcessMind compara as datas reais de execução dos pagamentos com as datas de vencimento das faturas e as condições de desconto disponíveis. Ele identifica as etapas específicas do processo ou os atrasos no Oracle Fusion Financials que impedem pagamentos pontuais, permitindo recuperar economias perdidas.

O processo crítico de conciliação de 3 vias, entre Pedido de Compra, Recebimento de Mercadorias e Fatura, costuma apresentar divergências no processamento de faturas do Contas a Pagar, levando a intervenções manuais e exceções. Isso reduz significativamente a velocidade do processamento, aumenta os custos de mão de obra e introduz riscos de erro, prejudicando a eficiência da sua configuração do Oracle Fusion Financials. O ProcessMind visualiza todas as etapas de conciliação, incluindo Purchase Order Matched e Goods Receipt Matched, e identifica onde as atividades Discrepancy Resolved são mais frequentes ou demoradas. Ele ajuda a revelar padrões nas falhas de conciliação, permitindo simplificar a reconciliação.

Uma parcela significativa do processamento de faturas do Contas a Pagar frequentemente exige ajustes manuais, redigitação de dados ou retrabalho devido a erros, informações ausentes ou exceções complexas. Essa dependência de intervenção manual aumenta os custos operacionais, eleva o risco de erro humano e dificulta a escalabilidade no Oracle Fusion Financials. O ProcessMind mapeia o fluxo real das faturas, identificando onde as etapas manuais Invoice Data Captured ou Discrepancy Resolved são exigidas com frequência. Ele destaca as atividades e os atributos específicos que contribuem para o esforço manual, abrindo caminho para automação e simplificação do processo.

Garantir a conformidade com políticas internas de pagamento, requisitos regulatórios e condições contratuais é fundamental no processamento de faturas do Contas a Pagar. Desvios podem resultar em apontamentos de auditoria, multas, riscos financeiros e fragilidades nos controles internos do Oracle Fusion Financials. Sem visibilidade clara, pagamentos não conformes podem passar despercebidos. O ProcessMind revela todos os caminhos de pagamento e os compara com regras de negócio definidas e Payment Terms. Ele identifica casos em que os pagamentos ignoram Workflows padrão de aprovação ou são realizados fora da política, fornecendo as evidências necessárias para reforçar a conformidade.

O tempo total para uma fatura passar de Invoice Received a Payment Cleared pode ser excessivamente longo, comprometendo o capital de giro e afetando as previsões de fluxo de caixa. Esse tempo de ciclo prolongado é um indicador importante de ineficiência no processamento de faturas do Contas a Pagar e pode ocultar problemas operacionais subjacentes. O ProcessMind oferece uma visão abrangente de todo o ciclo de vida da fatura no Oracle Fusion Financials. Ele calcula a duração exata de cada etapa do processo e identifica os caminhos mais longos e as causas-raiz dos atrasos, permitindo uma otimização direcionada para reduzir o tempo de ciclo.

Erros em Invoice Data Captured, como dados incorretos do fornecedor, valores ou códigos contábeis, são uma fonte comum de retrabalho e atrasos no processamento de faturas do Contas a Pagar. Essas imprecisões causam falhas na validação posterior, exigem correção manual e podem propagar erros para as etapas seguintes, afetando os relatórios financeiros no Oracle Fusion Financials. O ProcessMind visualiza a frequência e a localização dos erros que exigem atividades de Discrepancy Resolved ou nova captura. Ele ajuda a identificar onde surgem problemas de qualidade na entrada de dados, permitindo melhorias nos processos anteriores ou a automação.

Muitas organizações têm dificuldade para otimizar o fluxo de caixa gerenciando Payment Terms com eficiência e aproveitando descontos por pagamento antecipado. Oportunidades perdidas de pagar estrategicamente, seja mais cedo para obter descontos ou mais tarde para preservar o caixa, podem resultar em uso inadequado do capital de giro e custos maiores no processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind analisa a relação entre Invoice Date, Invoice Due Date, Payment Terms e Payment Executed. Ele revela padrões no comportamento de pagamento, ajudando a identificar oportunidades de melhorar o fluxo de caixa ao otimizar o momento dos pagamentos no Oracle Fusion Financials.

Em Workflows complexos de processamento de faturas do Contas a Pagar, determinados departamentos, times ou até usuários individuais podem se tornar gargalos recorrentes, reduzindo de forma desproporcional a velocidade de todo o processo. Isso leva à distribuição desigual da carga de trabalho, à frustração e à ineficiência geral, afetando a execução pontual dos pagamentos no Oracle Fusion Financials. O ProcessMind identifica funções e grupos específicos de Approver ou Processor User que apresentam tempos de processamento mais longos ou criam ciclos frequentes de retrabalho. Ele oferece insights orientados por dados sobre onde os recursos podem estar sendo sobrecarregados ou onde são necessários treinamento e automação.

Com o tempo, o processamento de faturas do Contas a Pagar pode evoluir para uma rede descontrolada de variantes diversas, desviando significativamente do processo padrão planejado. Essa falta de padronização gera inconsistências, dificulta auditorias, aumenta o esforço de treinamento e abriga ineficiências no Oracle Fusion Financials. O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes existentes do processo a partir dos Event Logs, mostrando os caminhos mais comuns e todos os caminhos desviantes percorridos pelas faturas. Ele destaca onde rotas não planejadas são usadas com frequência, permitindo reforçar a padronização e otimizar os processos principais.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Aprovações mais rápidas significam faturas pagas no prazo, evitando multas, melhorando o relacionamento com fornecedores e otimizando o fluxo de caixa no processamento de faturas do Contas a Pagar. Aprovações eficientes são essenciais para a saúde operacional e financeira. Isso impacta diretamente a reputação e os resultados da empresa. O ProcessMind visualiza todos os Workflows de aprovação no Oracle Fusion, identificando gargalos específicos e usuários ou etapas que causam atrasos. Ele mede os tempos médios de aprovação e suas variações, permitindo melhorias direcionadas para alcançar reduções de 20% a 30% ou mais e transformar processos ineficientes em operações simplificadas.

Pagamentos duplicados causam perdas financeiras diretas, dificuldades na reconciliação e perda de confiança dos fornecedores. Evitar esses erros é um objetivo crítico para qualquer departamento de processamento de faturas do Contas a Pagar que queira manter a integridade financeira e a eficiência operacional. Não se trata apenas de recuperar valores, mas de evitar que eles sejam perdidos desde o início. O ProcessMind analisa os Event Logs no Oracle Fusion para detectar padrões e causas-raiz de pagamentos duplicados, como redigitação ou erros de processamento que ignoram os controles existentes. Ao identificar essas ineficiências, as organizações podem implementar controles e mudanças direcionadas no processo para eliminar mais de 99% dos casos de pagamentos duplicados.

Aproveitar descontos por pagamento antecipado pode melhorar significativamente os resultados e a posição de caixa da empresa. Oportunidades perdidas significam economias não realizadas e uso menos eficiente do capital no processamento de faturas do Contas a Pagar, afetando a rentabilidade e o capital de giro. Essa é uma medida direta da eficácia do processo financeiro. O ProcessMind identifica as faturas que perderam as janelas de desconto devido a atrasos no processamento dentro do Oracle Fusion. Ele destaca as atividades, os gargalos e os usuários específicos responsáveis por esses atrasos, permitindo ajustes precisos no processo para obter de 1% a 3% adicionais em descontos por ano, garantindo o processamento pontual das faturas.

A conciliação precisa de 3 vias, entre fatura, pedido de compra e recebimento de mercadorias, é essencial para o controle de custos, a prevenção de fraudes e a conformidade no processamento de faturas do Contas a Pagar. Divergências frequentes levam a retrabalho manual, atrasos nos pagamentos e aumento dos custos operacionais. Melhorar essa precisão reduz os riscos financeiros. O ProcessMind mapeia o processo completo de conciliação de 3 vias no Oracle Fusion, revelando onde e por que as divergências ocorrem com mais frequência. Ele identifica fornecedores, produtos ou etapas de processamento problemáticos, permitindo melhorias direcionadas e estratégias de automação para reduzir os erros de conciliação em 15% a 25% e acelerar a validação das faturas.

Ajustes manuais e retrabalho são dispendiosos, sujeitos a erros e reduzem significativamente a eficiência do processamento de faturas do Contas a Pagar. Reduzir essas atividades libera a equipe para tarefas de maior valor, simplifica as operações e melhora a confiabilidade geral do processo. Esse objetivo impacta diretamente a economia de custos operacionais. O ProcessMind oferece uma visão detalhada de todos os ciclos de retrabalho e pontos de intervenção manual nos Workflows do Oracle Fusion. Ele quantifica a frequência e o impacto dessas atividades, permitindo iniciativas direcionadas de redesenho do processo e automação para reduzir o esforço manual em 10% a 20% e diminuir os custos de processamento.

A adesão às políticas de pagamento é essencial para a governança, a gestão de riscos e a manutenção da integridade financeira no processamento de faturas do Contas a Pagar. Desvios podem resultar em multas, problemas de auditoria, danos à reputação e perdas financeiras. A conformidade garante a responsabilização e reduz a exposição jurídica. O ProcessMind compara os processos reais de pagamento de faturas no Oracle Fusion com regras de política definidas e diretrizes internas, identificando todos os pagamentos ou etapas não conformes. Esse insight permite que as organizações reforcem os controles, capacitem novamente a equipe ou ajustem as configurações do sistema para alcançar uma taxa de conformidade superior a 95% em todos os pagamentos.

Um tempo de ciclo prolongado de ponta a ponta no processamento de faturas do Contas a Pagar atrasa pagamentos, prejudica o relacionamento com fornecedores e compromete desnecessariamente o capital de giro. Simplificar esse processo é um dos principais fatores para aumentar a eficiência operacional e a agilidade do negócio. Processamento mais rápido significa fechamentos financeiros mais ágeis. O ProcessMind oferece uma radiografia completa de todo o ciclo de vida da fatura no Oracle Fusion, desde o recebimento inicial até a execução do pagamento final. Ele identifica as atividades mais demoradas, os caminhos críticos e as verdadeiras causas-raiz dos atrasos, permitindo reduzir o tempo de ciclo geral em 15% a 25% em todos os tipos de fatura.

Erros persistentes na entrada de dados no processamento de faturas do Contas a Pagar causam problemas posteriores, como dificuldades de conciliação, pagamentos incorretos e aumento do retrabalho manual. Minimizar esses erros melhora a qualidade dos dados, reduz as exceções e aumenta a eficiência geral do departamento de AP. O ProcessMind acompanha problemas de qualidade dos dados e as correções posteriores no Oracle Fusion, identificando fontes comuns de erro e usuários ou sistemas específicos envolvidos nas etapas mais sujeitas a erros. Isso permite direcionar treinamentos, aprimoramentos do sistema ou iniciativas de automação para reduzir as taxas de erro na entrada de dados em 30% a 50%, resultando em dados mais confiáveis e processos mais fluidos.

Uma gestão eficaz do fluxo de caixa, por meio da otimização do processamento de faturas do Contas a Pagar, permite que as empresas gerenciem a liquidez de forma estratégica, reduzam custos de empréstimos e melhorem a estabilidade financeira geral. Processos abaixo do ideal podem levar à perda de oportunidades e a uma pressão financeira desnecessária. O ProcessMind oferece insights profundos sobre padrões de pagamento, datas de vencimento e tempos reais de execução dos pagamentos no Oracle Fusion. Ao entender desvios e gargalos, as organizações podem ajustar o agendamento de pagamentos e o cumprimento das condições, melhorando a precisão das previsões e o uso do fluxo de caixa em 5% a 10% para alinhá-los melhor às necessidades do negócio.

Gargalos não identificados nos Workflows de processamento de faturas do Contas a Pagar causam atrasos significativos, frustram as partes interessadas e impedem o uso ideal dos recursos. Identificar e tratar esses bloqueios é essencial para alcançar melhoria operacional contínua e ganhos de eficiência. O ProcessMind descobre automaticamente o fluxo real do processo no Oracle Fusion, destacando áreas onde o trabalho se acumula, fica parado ou se desvia do caminho ideal. Ele identifica as atividades, os times ou os usuários específicos responsáveis pelos atrasos, permitindo intervenções direcionadas e realocação de recursos para reduzir o impacto dos gargalos em 20% a 40%.

Variações excessivas no processamento de faturas do Contas a Pagar geram inconsistências, custos maiores de treinamento, mais erros e dificuldade para escalar as operações. A padronização impulsiona a eficiência e a previsibilidade, além de garantir qualidade consistente em todos os tipos de fatura. O ProcessMind mapeia automaticamente todos os caminhos existentes de processamento de faturas no Oracle Fusion, revelando variações não autorizadas ou ineficientes em relação ao processo ideal e desejado. Isso permite identificar e eliminar variantes indesejadas, alcançando de 70% a 80% de conformidade do processo com as melhores práticas e melhorando o controle operacional geral.

O caminho de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de contas a pagar

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Exporte seus dados de contas a pagar
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Monitore a performance das contas a pagar
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O que fazer

Acesse o Template do Excel adaptado ao processamento de faturas de contas a pagar. Esse Template garante que seus dados do Oracle Fusion Financials estejam estruturados corretamente para análise.

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Por que isso importa

Usar a estrutura correta desde o início evita retrabalho e garante uma interpretação precisa dos dados, criando uma base sólida para a análise do processo.

Resultado esperado

Um Template de dados pronto para uso, específico para o processamento de faturas de contas a pagar no Oracle Fusion Financials.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Revele gargalos em contas a pagar para agilizar os pagamentos no Oracle

O ProcessMind transforma seus dados de contas a pagar do Oracle Fusion em insights claros e acionáveis. Visualize cada etapa, identifique atrasos e otimize o processamento de faturas para ganhar eficiência.
  • Visualize o Workflow de faturas de contas a pagar de ponta a ponta
  • Identifique com precisão gargalos e atrasos no processo
  • Identifique riscos de conformidade no Oracle Fusion
  • Otimize o processo para agilizar pagamentos e reduzir custos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Transforme a eficiência do seu Contas a Pagar

Esses resultados mostram os benefícios concretos que as organizações geralmente alcançam ao aplicar Process Mining para otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar no Oracle Fusion Financials, revelando ineficiências ocultas e simplificando as operações.

0 %
Ciclo de aprovação mais rápido

Redução média no tempo de aprovação

Acelere o processamento de faturas identificando e removendo gargalos no Workflow de aprovação, gerando pagamentos mais rápidos e melhorando o relacionamento com os fornecedores.
0 %
Menos pagamentos duplicados

Elimine pagamentos indevidos de faturas

Evite pagamentos duplicados dispendiosos detectando anomalias e aplicando controles no Workflow de processamento de faturas, protegendo os recursos financeiros.
0 %
Maior aproveitamento de descontos

Aumente a realização de descontos por pagamento antecipado

Melhore o fluxo de caixa e economize identificando oportunidades de pagar faturas antecipadamente e aproveitar descontos disponíveis que antes não eram capturados.
0 %
Maior precisão no matching

Menos falhas no matching de 3 vias

Minimize intervenções manuais e retrabalho melhorando a precisão do matching de 3 vias e garantindo que as faturas estejam alinhadas aos pedidos de compra e aos recebimentos de mercadorias.
0 %
Menos retrabalho manual

Menor taxa de ajustes de faturas

Reduza drasticamente o tempo e o esforço gastos em ajustes manuais e retrabalho identificando as causas raiz dos erros e dos desvios do processo.
0 %
Maior conformidade com as políticas

Garanta o cumprimento das políticas de pagamento

Monitore e aplique automaticamente as regras das políticas de pagamento, garantindo que todas as faturas sejam processadas e pagas de acordo com as diretrizes internas e os regulamentos.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, as configurações existentes do sistema e a qualidade dos dados. Esses números representam melhorias típicas observadas nas implementações.

Dados recomendados

Comece pelos principais atributos e atividades e adicione mais dados conforme sua análise avança.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada fatura processada.

Por que isso importa

É essencial para acompanhar o ciclo de vida de cada fatura do início ao fim, permitindo analisar variantes do processo, gargalos e o throughput geral.

O nome da etapa ou do evento específico do processo que ocorreu.

Por que isso importa

Ele forma o núcleo do mapa do processo, permitindo visualizar e analisar o fluxo do processo, identificar desvios e medir a performance específica de cada etapa.

O registro de data e hora que indica quando a atividade ocorreu.

Por que isso importa

É essencial para calcular todas as métricas baseadas em tempo, incluindo tempos de ciclo e de espera, que são fundamentais para identificar gargalos e medir a eficiência do processo.

O nome do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar a performance por fornecedor, ajudando a identificar problemas específicos de determinados fornecedores, como atrasos frequentes, divergências ou bloqueios.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Permite analisar o impacto financeiro, como priorizar faturas de alto valor, analisar o tempo de processamento por valor e calcular o impacto financeiro dos atrasos.

O ID ou o nome do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar a carga de trabalho e a performance da equipe, além de identificar gargalos individuais ou oportunidades de treinamento. Também é fundamental para a auditabilidade.

O identificador do pedido de compra associado à fatura.

Por que isso importa

Essencial para analisar o processo de matching de 3 vias, identificar divergências no matching e entender as diferenças entre faturas vinculadas e não vinculadas a POs.

A data até a qual o pagamento da fatura deve ser realizado.

Por que isso importa

Essencial para medir as taxas de pagamentos no prazo, gerenciar o fluxo de caixa e evitar multas por atraso. É um campo importante para a conformidade com as políticas de pagamento.

A data em que o pagamento da fatura foi executado.

Por que isso importa

Permite calcular KPIs de pagamentos no prazo e analisar a realização de descontos por pagamento antecipado, impactando diretamente a gestão do fluxo de caixa.

O status atual ou final da fatura.

Por que isso importa

Fornece uma visão rápida do resultado e do estado atual da fatura, ajudando a analisar taxas de exceção, como cancelamentos, e a eficiência do processo.

O registro de data e hora da atividade final da fatura.

Por que isso importa

Permite calcular o tempo total do ciclo de ponta a ponta de cada fatura, um KPI fundamental para medir a eficiência geral do processo.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Representa a criação inicial de um registro de fatura no sistema, seja por lançamento manual, digitalização (OCR) ou intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Esse evento é capturado quando um novo registro é inserido na tabela principal de faturas.

Por que isso importa

Esse é o início definitivo do ciclo de vida do processamento da fatura. Analisar o tempo entre esse evento e os demais revela atrasos nas etapas anteriores e a duração total do processo.

Essa atividade marca a conclusão bem-sucedida das verificações automáticas de validação dos dados da fatura pelo sistema, como a correção do formato e a correspondência com um fornecedor. Ela é capturada acompanhando as alterações no campo de status de validação da fatura.

Por que isso importa

Indica que a fatura está pronta para continuar o processamento, como o matching ou a aprovação. Atrasos antes dessa etapa sugerem problemas no lançamento dos dados e dão suporte ao Dashboard “Análise de erros no lançamento de dados da fatura”.

Representa a aprovação final da fatura, autorizando seu pagamento. Esse marco importante é inferido a partir da atualização do campo de status do Workflow para um estado final de aprovação.

Por que isso importa

Um marco crítico que encerra o ciclo de aprovação. É essencial para calcular o “Tempo do ciclo de aprovação da fatura” e identificar gargalos relacionados aos aprovadores.

Marca o momento em que uma fatura aprovada é incluída em um Payment Process Request (PPR) ou lote de pagamentos, mas ainda não foi paga. Esse evento é capturado quando os registros do cronograma de pagamentos são finalizados.

Por que isso importa

Essa atividade conecta a aprovação ao pagamento efetivo. Analisar o tempo gasto nessa etapa é importante para a previsão e a gestão do fluxo de caixa.

Representa o momento em que o pagamento é criado e enviado ao fornecedor. Esse é um evento explícito, capturado pela criação de um registro de pagamento vinculado à fatura.

Por que isso importa

Um marco essencial para medir a “Taxa de pagamentos no prazo” e o “Throughput de ponta a ponta das faturas”. Ele indica que a empresa cumpriu sua obrigação financeira.

A atividade final do processo, confirmando que o pagamento foi compensado pelo banco. Esse evento normalmente é capturado por meio de atualizações de status do Oracle Cash Management após a conciliação bancária.

Por que isso importa

Esse é o verdadeiro fim do processo de ponta a ponta, fornecendo os dados mais precisos para o “Tempo médio do ciclo da fatura”. Ele encerra todo o ciclo da transação financeira.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza o fluxo real das suas faturas de contas a pagar, identificando gargalos como aprovações lentas ou ciclos de retrabalho. Ele pode revelar desvios dos processos padrão, identificar as causas raiz dos atrasos e destacar riscos de Conformidade no Oracle Fusion.

Normalmente, você precisará de registros de eventos relacionados à criação, aprovação, conciliação e pagamento de faturas, incluindo registros de data e hora e detalhes das atividades. Tabelas importantes do Oracle Fusion Financials, como AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY e AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, são usadas com frequência.

O Process Mining ajuda a reduzir o tempo de ciclo de aprovação das faturas, minimizar pagamentos duplicados e maximizar descontos por pagamento antecipado. Ele aumenta a precisão da conciliação de três vias e garante a adesão às políticas de pagamento, gerando economias significativas e melhorando o fluxo de caixa.

Após a extração e a preparação inicial dos dados, os primeiros insights geralmente podem ser gerados em poucas semanas. A fase inicial se concentra em visualizar o processo e identificar os principais desvios ou gargalos, oferecendo uma compreensão rápida das áreas de melhoria.

Sim. Ao mapear cada etapa e variação do processo de contas a pagar, o Process Mining mostra claramente onde ocorrem atrasos nas aprovações e por que acontecem pagamentos duplicados. Ele fornece evidências orientadas por dados para identificar as equipes, os usuários ou as etapas do processo responsáveis por essas ineficiências, permitindo melhorias direcionadas.

Os dados podem ser extraídos usando ferramentas padrão de relatórios do Oracle Fusion, consultas SQL no banco de dados subjacente ou camadas de integração. O objetivo é obter um registro de eventos completo, com IDs de casos, como o ID da fatura, nomes das atividades e registros precisos de data e hora.

Embora as plataformas de Process Mining sejam soluções na nuvem ou locais, em geral elas se integram aos ambientes de TI existentes. Normalmente, você não precisa alterar diretamente seu sistema Oracle Fusion Financials, pois o processo envolve principalmente a extração e a análise de dados em uma ferramenta separada.

O BI tradicional se concentra em "o que aconteceu" por meio de relatórios e Dashboards predefinidos, geralmente mostrando métricas agregadas. Já o Process Mining analisa registros de eventos para revelar "como aconteceu", reconstruindo o fluxo real do processo de ponta a ponta e suas variações, além de identificar gargalos e desvios que não eram visíveis.

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