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Mejore el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Guía de 6 pasos para optimizar las cuentas por pagar en Oracle Fusion

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Procesamiento de facturas de cuentas por pagar

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Optimice las cuentas por pagar en Oracle Fusion para agilizar los pagos

El procesamiento de facturas de cuentas por pagar puede ser complejo y provocar retrasos en los pagos y posibles riesgos de incumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a identificar con precisión los cuellos de botella y las ineficiencias de sus flujos de trabajo. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir los errores y garantizar pagos puntuales al encontrar información útil en los datos de sus procesos.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Oracle Fusion?

El procesamiento de facturas de cuentas por pagar (AP) es una función esencial que influye directamente en la salud financiera, el flujo de caja y las relaciones con los proveedores de una organización. En un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) integral como Oracle Fusion Financials, el proceso suele incluir numerosos pasos, varias partes interesadas y reglas de conciliación complejas. Aunque Oracle Fusion ofrece numerosas funciones, el gran volumen de facturas, las diferencias entre los acuerdos con proveedores, los requisitos de conciliación con órdenes de compra y las jerarquías internas de aprobación pueden generar ineficiencias importantes.

Un procesamiento ineficiente de las facturas de cuentas por pagar puede traducirse en problemas costosos: las penalizaciones por pagos atrasados reducen la rentabilidad, las oportunidades perdidas de obtener descuentos por pronto pago representan dinero que se deja de ahorrar y el exceso de trabajo manual eleva los costes operativos. Además, los tiempos de procesamiento prolongados pueden deteriorar las relaciones con los proveedores y dar lugar a condiciones menos favorables o incluso a interrupciones en la cadena de suministro. La complejidad también aumenta el riesgo de incumplir las políticas internas o las normativas externas. Comprender y optimizar este proceso, especialmente cuando se gestiona en Oracle Fusion Financials, no consiste solo en reducir costes: es una prioridad estratégica para mejorar la agilidad financiera y la excelencia operativa.

Cómo Process Mining permite conocer el flujo de cuentas por pagar en Oracle Fusion

Process Mining ofrece una perspectiva única de cómo se ejecuta realmente el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. En lugar de basarse en suposiciones o en procesos ideales documentados, Process Mining extrae datos detallados de eventos directamente de Oracle Fusion Financials y registra cada paso que sigue una factura, desde "Invoice Received" hasta "Payment Cleared". Este enfoque basado en datos reconstruye el recorrido completo de cada factura y ofrece una visión integral de su ciclo de vida.

Al tratar cada factura como un identificador de caso, Process Mining muestra la secuencia exacta de actividades, entre ellas "Invoice Data Captured", "Invoice Validated", "Purchase Order Matched" y "Goods Receipt Matched", así como puntos de decisión clave como "Discrepancy Resolved" o "Invoice Approved". Esta visibilidad detallada le permite:

Detectar cuellos de botella ocultos: Identifique exactamente dónde se acumula el tiempo de procesamiento de las facturas, ya sea en espera de aprobación, atascadas en un ciclo de resolución de discrepancias o demoradas durante la conciliación.
Identificar desviaciones del proceso: Compruebe en qué puntos el proceso se aparta del recorrido previsto y detecte retrabajos, pasos no autorizados o traspasos innecesarios que generan retrasos y costes.
Analizar las diferencias en los tiempos de ciclo: Comprenda por qué algunas facturas se procesan más rápido que otras según factores como el proveedor, el tipo y el importe de la factura o la persona responsable de aprobarla. Para ello, puede utilizar atributos como Invoice Number, Invoice Date, Approver y Payment Status.
Mejorar el cumplimiento: Supervise el cumplimiento de las condiciones de pago y las políticas internas comparando los flujos y tiempos reales del proceso con las reglas establecidas. Por ejemplo, compruebe que los pagos se efectúen antes de las fechas de vencimiento definidas para cada proveedor.

Al aplicar esta capacidad de análisis directamente a los datos de Oracle Fusion Financials, podrá dejar atrás las impresiones anecdóticas y tomar decisiones fundamentadas para mejorar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar.

Principales oportunidades de mejora que revela Process Mining

El análisis de los datos de cuentas por pagar de Oracle Fusion con Process Mining suele revelar varias oportunidades de mejora de gran impacto:

Agilizar la gestión de excepciones: Process Mining suele mostrar que una parte importante de los retrasos y costes se debe a la gestión de excepciones. Identificar los motivos habituales del rechazo de facturas, la resolución reiterada de discrepancias y los ajustes manuales ayuda a tomar medidas preventivas. Por ejemplo, si la actividad "Discrepancy Resolved" es frecuente y prolongada, puede indicar problemas al crear órdenes de compra o registrar la recepción de mercancías. Descubra cómo reducir el tiempo de ciclo del procesamiento de facturas de cuentas por pagar abordando estas rutas de excepción.
Optimizar los flujos de trabajo de aprobación: Al analizar las actividades "Invoice Routed for Approval" e "Invoice Approved", puede detectar cuellos de botella causados por determinadas personas responsables de aprobar, procesos de aprobación con varios niveles o reglas de enrutamiento ineficientes. Estos datos ayudan a rediseñar las matrices de aprobación para agilizar la tramitación.
Mejorar la eficiencia de la conciliación: En las facturas que requieren las actividades "Purchase Order Matched" y "Goods Receipt Matched", Process Mining puede revelar por qué la conciliación suele fallar o requiere intervención manual, lo que provoca retrasos. Comprender las causas permite mejorar la calidad de los datos, la comunicación con los proveedores o la configuración del sistema.
Automatizar tareas repetitivas: Detectar rutas frecuentes y uniformes en el procesamiento de facturas puede revelar oportunidades para implementar automatización robótica de procesos (RPA) o mejorar la configuración de Oracle Fusion y agilizar tareas rutinarias.

Resultados y beneficios medibles

La aplicación de estrategias de optimización basadas en la información que ofrece Process Mining para las cuentas por pagar de Oracle Fusion Financials puede generar beneficios tangibles y medibles:

Reducir considerablemente el tiempo de ciclo: Acorte de forma significativa el tiempo que transcurre desde la recepción de una factura hasta su pago final. Así habrá menos pagos atrasados y más oportunidades de obtener descuentos por pronto pago.
Reducir los costes operativos: Disminuya el trabajo manual, el retrabajo y la carga que supone gestionar excepciones para reducir sustancialmente los costes laborales asociados al procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
Mejorar la gestión del flujo de caja: Obtenga mayor previsibilidad y control sobre los pagos salientes y optimice el capital circulante.
Reforzar el cumplimiento y reducir los riesgos: Detecte y corrija de forma proactiva las actividades que incumplen las normas o las condiciones de pago para reducir los riesgos financieros y reputacionales.
Fortalecer las relaciones con los proveedores: Los pagos puntuales y precisos generan confianza y mejoran las relaciones con los proveedores, lo que puede facilitar mejores condiciones de negociación y un servicio más fiable.

Cómo empezar a optimizar el proceso de cuentas por pagar

Optimizar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar en Oracle Fusion Financials no requiere profundizar en configuraciones técnicas complejas. Las herramientas de Process Mining pueden analizar los datos de Oracle Fusion que ya tiene y ofrecer información útil para la acción en poco tiempo. Este enfoque basado en datos facilita la detección de cuellos de botella e ineficiencias y permite aplicar mejoras específicas. La optimización de procesos transforma la función de cuentas por pagar, de centro de costes a activo estratégico, y contribuye a la eficiencia financiera y a un cumplimiento sólido.

Procesamiento de facturas de cuentas por pagar Automatización de cuentas por pagar Gestión de facturas Cumplimiento de pagos Optimización del flujo de caja Operaciones financieras Pagos a proveedores Conciliación de tres vías Flujo de trabajo de aprobación de facturas Tiempo de ciclo de las facturas Del aprovisionamiento al pago

Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

A menudo, las facturas quedan atascadas en las colas de aprobación, lo que retrasa considerablemente su procesamiento y pago. Esto puede hacer que se pierdan descuentos por pronto pago, se apliquen penalizaciones por pagos atrasados y se deterioren las relaciones con proveedores clave. Estas ineficiencias afectan directamente al flujo de caja y a los costes operativos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar. ProcessMind identifica con precisión qué pasos de aprobación, departamentos o personas responsables de aprobar generan cuellos de botella. Al mostrar todo el recorrido de aprobación en Oracle Fusion Financials, detecta ciclos de retrabajo y desviaciones de las rutas habituales, lo que permite aplicar mejoras específicas y agilizar la aprobación de facturas.

Las organizaciones se enfrentan con frecuencia al costoso problema de pagar varias veces una misma factura debido a fallos del sistema, errores manuales o falta de visibilidad durante el ciclo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Estos pagos duplicados provocan pérdidas financieras inmediatas, requieren mucho tiempo para recuperar los fondos y complican la conciliación financiera. ProcessMind analiza los registros de eventos para detectar casos en los que se procesa y paga más de una vez una misma factura en Oracle Fusion Financials. También señala las causas y los patrones de proceso que permiten que se produzcan duplicados, lo que ayuda a establecer controles preventivos.

Aunque las condiciones de pago estén claras, muchas facturas se pagan tarde. Esto hace que las empresas pierdan descuentos por pronto pago y, en ocasiones, deban pagar recargos por demora. El problema afecta directamente a la rentabilidad y a la gestión del capital circulante en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. El incumplimiento reiterado de las fechas límite también puede debilitar la confianza de los proveedores. ProcessMind compara las fechas reales de ejecución de los pagos con las fechas de vencimiento de las facturas y las condiciones de descuento disponibles. Así identifica los pasos del proceso o los retrasos en Oracle Fusion Financials que impiden pagar a tiempo y permite recuperar los ahorros perdidos.

La conciliación de tres vías, que compara la orden de compra, la recepción de mercancías y la factura, suele presentar discrepancias en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar y requerir intervenciones manuales y gestionar excepciones. Esto ralentiza considerablemente el procesamiento, eleva los costes laborales y aumenta el riesgo de errores, lo que reduce la eficiencia de Oracle Fusion Financials. ProcessMind muestra todos los pasos de conciliación, incluidas las actividades Purchase Order Matched y Goods Receipt Matched, e identifica dónde las actividades Discrepancy Resolved son más frecuentes o prolongadas. También ayuda a descubrir patrones en los fallos de conciliación para agilizarla.

Una parte considerable del procesamiento de facturas de cuentas por pagar suele requerir ajustes manuales, volver a introducir datos o repetir tareas debido a errores, información incompleta o excepciones complejas. Esta dependencia de la intervención manual eleva los costes operativos, aumenta el riesgo de errores humanos y dificulta la escalabilidad en Oracle Fusion Financials. ProcessMind traza el flujo real de las facturas e identifica dónde se requieren con frecuencia pasos manuales como Invoice Data Captured o Discrepancy Resolved. También señala las actividades y los atributos que generan trabajo manual, lo que facilita la automatización y la simplificación del proceso.

Cumplir las políticas internas de pago, los requisitos normativos y las condiciones contractuales es fundamental en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Los incumplimientos pueden dar lugar a observaciones de auditoría, sanciones, riesgos financieros y deficiencias en los controles internos de Oracle Fusion Financials. Sin una visibilidad clara, los pagos que incumplen las normas pueden pasar inadvertidos. ProcessMind muestra todas las rutas de pago y las compara con las reglas de negocio definidas y las condiciones de pago. Identifica los casos en que los pagos omiten los flujos de trabajo de aprobación habituales o se realizan fuera de las políticas, y aporta pruebas para reforzar el cumplimiento.

El tiempo total que transcurre desde Invoice Received hasta Payment Cleared puede ser excesivo, lo que inmoviliza capital circulante y dificulta la previsión del flujo de caja. Este tiempo de ciclo prolongado es un indicador clave de ineficiencia en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar y puede ocultar problemas operativos subyacentes. ProcessMind ofrece una visión integral de todo el ciclo de vida de las facturas en Oracle Fusion Financials. Calcula la duración exacta de cada paso del proceso e identifica las rutas más largas y las causas de los retrasos, lo que permite aplicar mejoras específicas y reducir los tiempos de ciclo.

Los errores en Invoice Data Captured, como los datos incorrectos del proveedor, los importes o los códigos GL, son una causa habitual de retrabajo y retrasos en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Estas imprecisiones provocan fallos en las validaciones posteriores, requieren correcciones manuales y pueden generar errores en etapas posteriores que afectan a los informes financieros de Oracle Fusion Financials. ProcessMind muestra la frecuencia y la ubicación de los errores que requieren actividades Discrepancy Resolved o volver a capturar los datos. Así ayuda a identificar dónde surgen los problemas de calidad en la entrada de datos y permite mejorar los procesos previos o la automatización.

A muchas organizaciones les cuesta optimizar el flujo de caja mediante una gestión eficaz de las condiciones de pago y el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago. No aprovechar las oportunidades de pagar estratégicamente, ya sea antes para obtener descuentos o más tarde para conservar el efectivo, puede reducir la eficiencia del capital circulante y elevar los costes del procesamiento de facturas de cuentas por pagar. ProcessMind analiza la relación entre Invoice Date, Invoice Due Date, Payment Terms y Payment Executed. Detecta patrones de pago y ayuda a encontrar oportunidades para mejorar el flujo de caja al optimizar las fechas de pago en Oracle Fusion Financials.

En los complejos flujos de trabajo de procesamiento de facturas de cuentas por pagar, algunos departamentos, equipos o usuarios pueden convertirse en cuellos de botella recurrentes y ralentizar de forma desproporcionada todo el proceso. Esto genera una distribución desigual de la carga de trabajo, frustración e ineficiencia general, y retrasa la ejecución de los pagos en Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifica los roles y grupos de Approver o Processor User que registran tiempos de procesamiento más largos o generan ciclos de retrabajo frecuentes. Ofrece información basada en datos para detectar dónde se utilizan en exceso los recursos o dónde se necesita formación o automatización.

Con el tiempo, el procesamiento de facturas de cuentas por pagar puede convertirse en una red descontrolada de variantes que se apartan considerablemente del proceso estándar previsto. Esta falta de estandarización genera incoherencias, dificulta las auditorías, aumenta la carga de formación y crea ineficiencias en Oracle Fusion Financials. ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes del proceso a partir de los registros de eventos y muestra tanto las rutas más habituales como todas las rutas atípicas que siguen las facturas. Señala las rutas no previstas que se utilizan con frecuencia y permite estandarizar y optimizar los procesos principales.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Las aprobaciones más rápidas permiten pagar las facturas a tiempo, evitar recargos por demora, mejorar las relaciones con los proveedores y optimizar el flujo de caja en el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Las aprobaciones eficientes son esenciales para la salud operativa y financiera. Esto influye directamente en la reputación y los resultados de la empresa. ProcessMind muestra todos los flujos de trabajo de aprobación en Oracle Fusion, señala los cuellos de botella concretos e identifica a los usuarios o pasos que provocan retrasos. Mide los tiempos medios de aprobación y sus variaciones para aplicar mejoras específicas y reducirlos un 20-30 % o más, transformando procesos ineficientes en operaciones ágiles.

Los pagos duplicados provocan pérdidas financieras directas, complican la conciliación y dañan la confianza de los proveedores. Evitar estos errores es un objetivo fundamental para cualquier departamento de procesamiento de facturas de cuentas por pagar que quiera mantener la integridad financiera y la eficiencia operativa. No se trata solo de recuperar los fondos, sino de evitar perderlos desde el principio. ProcessMind analiza los registros de eventos de Oracle Fusion para detectar patrones y causas de los pagos duplicados, como la introducción repetida de datos o errores de procesamiento que eluden los controles existentes. Al identificar estas ineficiencias, las organizaciones pueden establecer controles y cambios en los procesos para eliminar más del 99 % de los casos de pagos duplicados.

Aprovechar los descuentos por pronto pago puede mejorar considerablemente los resultados y la liquidez de una empresa. Si se pierden estas oportunidades, se desaprovechan ahorros y se utiliza el capital de forma menos eficiente en el procesamiento de facturas de proveedores, lo que afecta a la rentabilidad y al capital de trabajo. Este indicador mide directamente la eficacia del proceso financiero. ProcessMind identifica las facturas que no aprovecharon los descuentos por retrasos en el procesamiento en Oracle Fusion. Señala las actividades, los cuellos de botella y las personas responsables de esos retrasos para que pueda ajustar el proceso con precisión y obtener entre un 1 % y un 3 % más de descuentos al año, procesando las facturas a tiempo.

La precisión de la conciliación de tres vías (factura, orden de compra y recepción de mercancías) es esencial para controlar los costes, prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento en el procesamiento de facturas de proveedores. Las discrepancias frecuentes generan trabajo manual adicional, retrasos en los pagos y mayores costes operativos. Mejorar la precisión reduce el riesgo financiero. ProcessMind traza el proceso completo de conciliación de tres vías en Oracle Fusion y muestra dónde y por qué se producen más discrepancias. Identifica a los proveedores, productos o pasos de procesamiento problemáticos para que pueda aplicar mejoras específicas y estrategias de automatización, reducir los errores de conciliación entre un 15 % y un 25 % y agilizar la validación de facturas.

Los ajustes manuales y el trabajo repetido son costosos, propensos a errores y reducen considerablemente la eficiencia del procesamiento de facturas de proveedores. Reducir estas tareas libera al personal para que se ocupe de actividades de mayor valor, agiliza las operaciones y mejora la fiabilidad general del proceso. Este objetivo contribuye directamente a reducir los costes operativos. ProcessMind ofrece una vista detallada de todos los ciclos de retrabajo y los puntos de intervención manual en los flujos de trabajo de Oracle Fusion. Cuantifica la frecuencia y el impacto de estas actividades para que pueda rediseñar el proceso y poner en marcha iniciativas de automatización específicas, reducir el esfuerzo manual entre un 10 % y un 20 % y disminuir los costes de procesamiento.

Cumplir las políticas de pago es fundamental para la gobernanza, la gestión de riesgos y la integridad financiera en el procesamiento de facturas de proveedores. Las desviaciones pueden acarrear sanciones, problemas en las auditorías, daños a la reputación y pérdidas económicas. El cumplimiento garantiza la rendición de cuentas y reduce la exposición legal. ProcessMind compara los procesos reales de pago de facturas en Oracle Fusion con las políticas establecidas y las directrices internas, e identifica todos los pagos o pasos que no cumplen los requisitos. Esta información permite a las organizaciones reforzar los controles, ofrecer formación al personal o ajustar la configuración del sistema para alcanzar un cumplimiento superior al 95 % en todos los pagos.

Un tiempo de ciclo prolongado en el procesamiento de facturas de proveedores retrasa los pagos, perjudica las relaciones con los proveedores y mantiene inmovilizado el capital de trabajo sin necesidad. Agilizar este proceso es clave para mejorar la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación de la empresa. Un procesamiento más rápido también permite cerrar las cuentas antes. ProcessMind ofrece una radiografía completa del ciclo de vida de las facturas en Oracle Fusion, desde su recepción hasta la ejecución del pago. Señala las actividades que más tardan, identifica las rutas críticas y descubre las causas de fondo de los retrasos para reducir entre un 15 % y un 25 % el tiempo de ciclo total de todos los tipos de factura.

Los errores persistentes al introducir datos en el procesamiento de facturas de proveedores generan problemas posteriores, como dificultades de conciliación, pagos incorrectos y más trabajo manual. Reducir estos errores mejora la calidad de los datos, disminuye las excepciones y aumenta la eficiencia general del departamento de cuentas por pagar. ProcessMind hace un seguimiento de los problemas de calidad de los datos y de las correcciones posteriores en Oracle Fusion, e identifica las causas habituales de los errores y las personas o los sistemas implicados en los pasos propensos a fallos. Así podrá ofrecer formación específica, mejorar los sistemas o poner en marcha iniciativas de automatización para reducir entre un 30 % y un 50 % los errores de entrada de datos y conseguir datos más fiables y procesos más ágiles.

Una gestión eficaz del flujo de caja mediante la optimización del procesamiento de facturas de proveedores permite administrar la liquidez de forma estratégica, reducir los costes de financiación y mejorar la estabilidad financiera general. Los procesos poco eficientes pueden hacer que se pierdan oportunidades y generar una presión financiera innecesaria. ProcessMind ofrece información detallada sobre los patrones de pago, las fechas de vencimiento y los tiempos reales de ejecución de los pagos en Oracle Fusion. Al comprender las desviaciones y los cuellos de botella, las organizaciones pueden ajustar la programación de pagos y el cumplimiento de las condiciones para mejorar entre un 5 % y un 10 % la precisión de las previsiones y el uso del flujo de caja, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Los cuellos de botella no identificados en los flujos de trabajo de procesamiento de facturas de proveedores provocan retrasos importantes, frustran a las partes interesadas e impiden aprovechar bien los recursos. Detectar y resolver estos bloqueos es clave para mejorar continuamente las operaciones y aumentar la eficiencia. ProcessMind descubre automáticamente el flujo real del proceso en Oracle Fusion y señala dónde se acumula el trabajo, se detiene o se desvía de la ruta prevista. Identifica las actividades, los equipos o las personas responsables de los retrasos para que pueda intervenir de forma específica y reasignar recursos, reduciendo entre un 20 % y un 40 % el impacto de los cuellos de botella.

La excesiva variación en el procesamiento de facturas de proveedores genera incoherencias, mayores costes de formación, más errores y dificultades para ampliar las operaciones. La estandarización mejora la eficiencia y la previsibilidad, y garantiza una calidad uniforme en todos los tipos de factura. ProcessMind traza automáticamente todas las rutas de procesamiento de facturas existentes en Oracle Fusion y revela las variantes no autorizadas o ineficientes respecto al proceso previsto. Así podrá identificar y eliminar las variantes no deseadas, alcanzar una conformidad del proceso del 70 % al 80 % con las mejores prácticas y mejorar el control operativo general.

Los 6 pasos para mejorar el procesamiento de facturas de proveedores

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Supervisar el rendimiento de cuentas por pagar

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Qué hacer

Acceda al Template de Excel adaptado a los datos de procesamiento de facturas de proveedores. Este Template garantiza que los datos de Oracle Fusion Financials tengan la estructura adecuada para el análisis.

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Por qué es importante

Usar la estructura adecuada desde el principio evita repetir el trabajo y permite interpretar los datos con precisión, lo que sienta una base sólida para analizar el proceso.

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QUÉ OBTENDRÁ

Detecte cuellos de botella en cuentas por pagar y agilice los pagos en Oracle

ProcessMind convierte los datos de cuentas por pagar de Oracle Fusion en información clara y útil para la acción. Visualice cada paso, localice los retrasos y optimice el procesamiento de facturas para mejorar la eficiencia.

Visualice el flujo de trabajo de las facturas de cuentas por pagar de principio a fin
Localice los cuellos de botella y los retrasos exactos del proceso
Identifique riesgos de incumplimiento en Oracle Fusion
Optimice los procesos para agilizar los pagos y reducir costes

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Mejore la eficiencia de las cuentas por pagar

Estos resultados muestran las ventajas concretas que suelen obtener las organizaciones al aplicar Process Mining para optimizar el procesamiento de facturas de proveedores en Oracle Fusion Financials, detectar ineficiencias ocultas y agilizar las operaciones.

0 %

Aprobaciones más rápidas

Reducción media del tiempo de aprobación

Agilice el procesamiento de facturas al identificar y eliminar cuellos de botella en el flujo de trabajo de aprobación. Así podrá acelerar los pagos y mejorar las relaciones con los proveedores.

0 %

Menos pagos duplicados

Eliminar los pagos erróneos de facturas

Evite los costosos pagos duplicados al detectar anomalías y aplicar controles en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas, protegiendo así los recursos financieros.

0 %

Más descuentos aprovechados

Aumentar el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago

Mejore el flujo de caja y ahorre al identificar oportunidades para pagar las facturas antes y aprovechar los descuentos disponibles que antes se perdían.

0 %

Mayor precisión en la conciliación

Menos errores en la conciliación de tres vías

Reduzca las intervenciones manuales y el trabajo repetido mejorando la precisión de la conciliación de tres vías para que las facturas coincidan con las órdenes de compra y las recepciones de mercancías.

0 %

Menos trabajo manual repetido

Menos ajustes en las facturas

Reduzca considerablemente el tiempo y el esfuerzo dedicados a los ajustes manuales y al trabajo repetido, identificando las causas de fondo de los errores y las desviaciones del proceso.

0 %

Mayor cumplimiento de las políticas

Garantizar el cumplimiento de las políticas de pago

Supervise y aplique automáticamente las reglas de las políticas de pago para garantizar que todas las facturas se procesen y paguen de acuerdo con las directrices internas y la normativa.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la configuración de los sistemas existentes y la calidad de los datos. Estas cifras reflejan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Empiece con los atributos y las actividades clave, y añada más datos a medida que avance el análisis.

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de cada factura procesada.

Por qué es importante

Es esencial para seguir el ciclo de vida de cada factura de principio a fin y analizar las variantes del proceso, los cuellos de botella y el volumen total.

Nombre del paso o evento específico del proceso que tuvo lugar.

Por qué es importante

Es la base del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo, identificar desviaciones y medir el rendimiento de cada paso.

Sello de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad.

Por qué es importante

Es fundamental para calcular todas las métricas temporales, incluidos los tiempos de ciclo y de espera, que son esenciales para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del proceso.

Nombre del proveedor que presentó la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por proveedor y detectar problemas específicos, como retrasos frecuentes, discrepancias o retenciones.

Importe total de la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, priorizar las facturas de mayor importe, comparar el tiempo de procesamiento según el valor y calcular el impacto económico de los retrasos.

ID o nombre de la persona que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, así como detectar cuellos de botella individuales y oportunidades de formación. También es fundamental para facilitar las auditorías.

Identificador de la orden de compra asociada a la factura.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar la conciliación a tres vías, detectar discrepancias y comprender las diferencias entre las facturas asociadas a una orden de compra y las que no lo están.

Fecha límite para pagar la factura.

Por qué es importante

Es esencial para medir la tasa de pagos puntuales, gestionar el flujo de caja y evitar recargos por demora. También es un campo clave para comprobar el cumplimiento de las políticas de pago.

Fecha en que se ejecutó el pago de la factura.

Por qué es importante

Permite calcular los KPI de pagos puntuales y analizar la obtención de descuentos por pronto pago, con un impacto directo en la gestión del flujo de caja.

Estado actual o final de la factura.

Por qué es importante

Ofrece una visión rápida del resultado y el estado actual de la factura, y ayuda a analizar las tasas de excepciones, como las cancelaciones, y la eficiencia del proceso.

Marca de tiempo de la última actividad de la factura.

Por qué es importante

Permite calcular el tiempo total de ciclo de cada factura, un KPI fundamental para medir la eficiencia general del proceso.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Indica la creación inicial de un registro de factura en el sistema, ya sea mediante entrada manual, escaneo (OCR) o intercambio electrónico de datos (EDI). El evento se registra cuando se inserta un nuevo registro en la tabla principal de facturas.

Por qué es importante

Este es el inicio definitivo del ciclo de vida del procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta los siguientes permite detectar retrasos en las etapas previas y medir la duración total del proceso.

Esta actividad indica que se han completado correctamente las comprobaciones automáticas del sistema sobre los datos de la factura, como la validación del formato y la coincidencia con un proveedor. Se registra mediante el seguimiento de los cambios en el campo de estado de validación de la factura.

Por qué es importante

Indica que la factura está lista para continuar con el procesamiento, por ejemplo, para conciliarla o aprobarla. Los retrasos antes de este paso pueden señalar problemas de entrada de datos y servir de apoyo al Dashboard «Análisis de errores de entrada de datos de facturas».

Representa la aprobación definitiva de la factura, que autoriza su pago. Este hito clave se infiere cuando el campo de estado del flujo de trabajo se actualiza a un estado final de aprobación.

Por qué es importante

Es un hito fundamental que cierra el ciclo de aprobación. Resulta esencial para calcular el «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas» e identificar cuellos de botella relacionados con las personas aprobadoras.

Indica que una factura aprobada se ha incluido en una solicitud de proceso de pago (PPR) o en un lote de pagos, pero aún no se ha pagado. Se registra cuando se finalizan los registros de programación de pagos.

Por qué es importante

Esta actividad conecta la aprobación con el pago efectivo. Analizar el tiempo que se pasa en esta etapa es importante para prever y gestionar el flujo de caja.

Indica el momento en que se crea y se emite el pago al proveedor. Es un evento explícito que se registra al crear un registro de pago vinculado a la factura.

Por qué es importante

Es un hito fundamental para medir el «Porcentaje de pagos puntuales» y el «Volumen de facturas de principio a fin». Indica que la empresa ha cumplido su obligación financiera.

Es la última actividad del proceso y confirma que el banco ha liquidado el pago. Este evento suele registrarse mediante actualizaciones de estado de Oracle Cash Management después de la conciliación bancaria.

Por qué es importante

Este es el verdadero final del proceso de principio a fin y proporciona los datos más precisos para calcular el «Tiempo medio del ciclo de las facturas». Cierra el ciclo completo de la transacción financiera.

Preguntas frecuentes

¿Qué puede revelar Process Mining sobre el procesamiento de facturas de proveedores?

Process Mining visualiza el flujo real de las facturas de proveedores e identifica cuellos de botella, como aprobaciones lentas o ciclos de retrabajo. También puede revelar desviaciones respecto a los procesos estándar, señalar las causas de fondo de los retrasos y destacar riesgos de incumplimiento en Oracle Fusion.

¿Qué datos de Oracle Fusion Financials se necesitan para empezar a analizar el proceso de cuentas por pagar con Process Mining?

Por lo general, necesitará registros de eventos relacionados con la creación, aprobación, conciliación y pago de facturas, incluidos los sellos de tiempo y los detalles de las actividades. Se suelen utilizar tablas clave de Oracle Fusion Financials, como AP_INVOICES_ALL, AP_APPROVAL_HISTORY y AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

¿Cuáles son las principales ventajas de aplicar Process Mining a las cuentas por pagar?

Process Mining ayuda a reducir los tiempos de aprobación de facturas, minimizar los pagos duplicados y aprovechar al máximo los descuentos por pronto pago. También mejora la precisión de la conciliación de tres vías y garantiza el cumplimiento de las políticas de pago, lo que permite reducir considerablemente los costes y mejorar el flujo de caja.

¿Cuánto se tarda en obtener las primeras conclusiones al analizar con Process Mining los datos de cuentas por pagar?

Una vez extraídos y preparados los datos, a menudo se pueden obtener las primeras conclusiones en unas semanas. La fase inicial se centra en visualizar el proceso e identificar las principales desviaciones o cuellos de botella para comprender rápidamente qué aspectos se pueden mejorar.

¿Puede Process Mining ayudar a identificar y resolver problemas como las aprobaciones lentas o los pagos duplicados?

Sí. Al trazar cada paso y variante del proceso de cuentas por pagar, Process Mining muestra claramente dónde se producen los retrasos en las aprobaciones y por qué se duplican los pagos. Aporta pruebas basadas en datos para señalar los equipos, las personas o los pasos del proceso que causan estas ineficiencias y permite aplicar mejoras específicas.

¿Cómo se extraen de Oracle Fusion Financials los datos necesarios para el análisis?

Puede extraer los datos con las herramientas estándar de informes de Oracle Fusion, mediante consultas SQL a la base de datos subyacente o a través de capas de integración. El objetivo es obtener un registro de eventos completo con los ID de caso (por ejemplo, el ID de factura), los nombres de las actividades y los sellos de tiempo precisos.

¿Process Mining requiere infraestructura de TI o software especializado para las cuentas por pagar en Oracle Fusion?

Las plataformas de Process Mining suelen ser soluciones en la nube o locales y, por lo general, se integran con los sistemas de TI existentes. Normalmente no es necesario modificar directamente Oracle Fusion Financials, ya que el proceso consiste principalmente en extraer y analizar los datos con una herramienta independiente.

¿En qué se diferencia Process Mining de la inteligencia empresarial tradicional (BI) para analizar las cuentas por pagar?

La BI tradicional se centra en «qué ocurrió» mediante informes y Dashboards predefinidos, que suelen mostrar métricas agregadas. Process Mining, en cambio, analiza los registros de eventos para revelar «cómo ocurrió»: reconstruye el flujo real del proceso de principio a fin y sus variantes, e identifica cuellos de botella y desviaciones que de otro modo pasarían inadvertidos.

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