Ihre Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung optimieren

Warum die Eingangsrechnungsverarbeitung in Oracle Fusion optimieren?

Die Eingangsrechnungsverarbeitung (Accounts Payable, AP) ist ein Kernprozess, der sich direkt auf Liquidität, Ergebnis und Ihre Lieferantenbeziehungen auswirkt. In einem leistungsfähigen ERP wie Oracle Fusion Financials umfasst dieser Ablauf viele Schritte, verschiedene Stakeholder und komplexe Abgleichregeln. Trotz der starken Funktionen von Oracle Fusion führen hohe Belegvolumina, unterschiedliche Lieferantenvereinbarungen, Anforderungen an den PO‑Abgleich und interne Freigabehierarchien schnell zu spürbaren Ineffizienzen.

Solche Ineffizienzen schlagen teuer zu Buche: Verzugszinsen und Mahngebühren schmälern die Marge, verpasste Skonti lassen Geld liegen, und zu viel manuelle Arbeit treibt die Prozesskosten nach oben. Lange Durchlaufzeiten belasten außerdem die Lieferantenbeziehungen – bis hin zu schlechteren Konditionen oder Störungen in der Lieferkette. Die Komplexität erhöht zudem das Risiko, interne Richtlinien oder externe Vorgaben zu verletzen. Dieses Zusammenspiel im Oracle‑Fusion‑Umfeld zu verstehen und zu optimieren, geht über reine Kostensenkung hinaus: Es ist ein strategischer Hebel für finanzielle Agilität und operative Exzellenz.

Wie Process Mining Ihren AP‑Prozess in Oracle Fusion durchleuchtet

Process Mining zeigt, wie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung tatsächlich abläuft. Statt sich auf Annahmen oder Soll‑Prozesse zu stützen, extrahiert Process Mining granulare Ereignisdaten direkt aus Oracle Fusion Financials – und verfolgt jeden Schritt einer Rechnung von "Invoice Received" bis "Payment Cleared". So wird der komplette End‑to‑End‑Prozess jeder einzelnen Rechnung datenbasiert rekonstruiert.

Wird jede Rechnung als Case ID betrachtet, visualisiert Process Mining die genaue Abfolge der Aktivitäten – etwa "Invoice Data Captured", "Invoice Validated", "Purchase Order Matched", "Goods Receipt Matched" sowie Entscheidungspunkte wie "Discrepancy Resolved" oder "Invoice Approved". Diese Detailtiefe ermöglicht:

• Verborgene Engpässe aufdecken: Punktgenau sehen, wo Rechnungen Zeit verlieren – in der Freigabe, in Schleifen der Klärungsfälle oder beim Abgleich.
• Prozessabweichungen erkennen: Abweichungen vom Sollpfad sichtbar machen – inklusive Nacharbeit, unerlaubter Schritte oder unnötiger Übergaben, die Zeit und Geld kosten.
• Durchlaufzeiten vergleichen: Verstehen, warum manche Rechnungen schneller durchlaufen – z. B. je nach Lieferant, Rechnungstyp, Betrag oder zuständigem Genehmiger; anhand von Attributen wie Invoice Number, Invoice Date, Approver und Payment Status.
• Compliance stärken: Einhaltung von Zahlungsbedingungen und internen Richtlinien überwachen, indem Ist‑Abläufe und Zeiten mit definierten Regeln verglichen werden – zum Beispiel, ob Zahlungen jeweils bis zum vereinbarten Fälligkeitsdatum erfolgen.

Diese analytische Stärke – direkt auf Ihren Oracle‑Fusion‑Financials‑Daten – ersetzt Bauchgefühl durch Fakten und liefert die Basis für fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Zentrale Verbesserungshebel, die Process Mining sichtbar macht

Die Analyse Ihrer Oracle‑Fusion‑AP‑Daten mit Process Mining legt typischerweise folgende Hebel frei:

• Ausnahmemanagement verschlanken: Häufig zeigt sich, dass ein Großteil der Verzögerungen und Kosten aus der Ausnahmenbearbeitung entsteht. Wiederkehrende Gründe für Ablehnungen, wiederholte Klärungen oder manuelle Korrekturen identifizieren – und proaktiv reduzieren. Wenn etwa "Discrepancy Resolved" häufig und lange dauert, deutet das auf Probleme in der PO‑Erstellung oder im Wareneingang hin. So lässt sich die Durchlaufzeit der Eingangsrechnungsverarbeitung gezielt verkürzen.
• Freigabe‑Workflows optimieren: Analysen der Aktivitäten "Invoice Routed for Approval" und "Invoice Approved" zeigen Engpässe durch bestimmte Genehmiger, mehrstufige Freigaben oder unpassende Routing‑Regeln. Auf dieser Basis lassen sich Genehmigungsmatrizen für schnellere Durchlaufzeiten neu zuschneiden.
• Abgleich effizienter machen: Wo "Purchase Order Matched" und "Goods Receipt Matched" erforderlich sind, zeigt Process Mining, warum Abgleiche scheitern oder manuelle Eingriffe nötig werden. Die Ursachenkenntnis ermöglicht bessere Datenqualität, klarere Lieferantenkommunikation oder passende Systemkonfigurationen.
• Routineaufgaben automatisieren: Häufige, stabile Pfade im Rechnungsprozess eröffnen Chancen für RPA oder optimierte Systemkonfigurationen in Oracle Fusion – für spürbar mehr Tempo bei Standardaufgaben.

Messbare Ergebnisse und Vorteile

Optimierungen, die Sie auf Basis der Process‑Mining‑Erkenntnisse in Ihrer Oracle‑Fusion‑Kreditorenbuchhaltung umsetzen, liefern konkrete, messbare Effekte:

• Deutlich kürzere Durchlaufzeiten: Von Eingang bis Zahlung deutlich schneller – mit weniger verspäteten Zahlungen und mehr realisierten Skonti.
• Niedrigere Prozesskosten: Weniger manuelle Tätigkeiten, weniger Nacharbeit und geringerer Aufwand in der Ausnahmenbearbeitung senken die Kosten der Kreditorenprozesse.
• Besseres Cashflow‑Management: Höhere Planbarkeit und Steuerbarkeit der Auszahlungen – Working Capital wird optimiert.
• Mehr Compliance, weniger Risiko: Abweichungen von Zahlungsbedingungen und Richtlinien frühzeitig erkennen und beheben – finanzielle und Reputationsrisiken sinken.
• Stärkere Lieferantenbeziehungen: Pünktliche, korrekte Zahlungen schaffen Vertrauen – mit Potenzial für bessere Konditionen und verlässliche Lieferperformance.

So starten Sie mit der Optimierung Ihres AP‑Prozesses

Für die Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung in Oracle Fusion Financials braucht es kein IT‑Großprojekt. Nutzen Sie Ihre vorhandenen Oracle‑Fusion‑Daten: Process‑Mining‑Tools liefern schnell umsetzbare Erkenntnisse. Engpässe und Ineffizienzen werden klar sichtbar, sodass Sie gezielt an den richtigen Stellschrauben drehen können. So wird die Kreditorenbuchhaltung vom Kostenfaktor zum strategischen Asset – mit effizienter Steuerung und robuster Compliance.