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Optimieren Sie Ihre Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

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Optimieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung für einen schnelleren Zahlungseingang

Unsere Plattform macht verborgene Engpässe und verspätete Zahlungseingänge in Ihren Daten sichtbar. Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Rechnungen analysieren, erkennen Sie, warum bestimmte Schritte länger dauern als erwartet. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Abläufe zu verbessern und Ihren Cashflow insgesamt zu stärken.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Optimieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung für einen schnelleren Zahlungseingang

In der heutigen Finanzwelt ist ein gesicherter Liquiditätsfluss für jedes erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar. Unsere Process-Mining-Lösung für die Debitorenbuchhaltung macht den gesamten Rechnungszyklus sichtbar, von der Rechnungserstellung bis zum endgültigen Zahlungsausgleich in Ihren Büchern. ProcessMind nutzt die Daten aus Ihrem ERP und bildet für jede Rechnungsnummer alle Prozessschritte ab. So sehen Sie nicht nur statische Berichte, sondern auch, wie sich Kapital durch Ihr Unternehmen bewegt und warum bestimmte Abläufe die Finanzprozesse möglicherweise verzögern. Ob Sie eine einzelne globale Instanz oder eine fragmentierte Landschaft regionaler Plattformen betreiben: Unsere Lösung führt Ihre Daten zusammen und bietet eine einheitliche, verlässliche Sicht auf Ihre Finanzabläufe. Diese Transparenz ist der erste Schritt, um den Finanzbereich von einer Kostenstelle zu einem strategischen Wertschöpfer zu entwickeln.

Viele Unternehmen kämpfen mit unsichtbaren Engpässen, die ihre Days Sales Outstanding (DSO) erhöhen. Dazu zählen manuelle Umgehungslösungen, langwierige Streitfallklärungen oder ein uneinheitliches Zahlungsverhalten von Kunden, das in herkömmlichen Tabellen oft unbemerkt bleibt. Diese Herausforderungen treten unabhängig von der technischen Ausgestaltung des Quellsystems branchenübergreifend auf. Ohne einen klaren Überblick über den Prozess verbringt Ihr Team möglicherweise wertvolle Zeit damit, Zahlungen mit niedriger Priorität nachzuverfolgen oder komplexe Freigabeketten zu durchlaufen, die den Forderungseinzug unnötig verzögern. Auch die Einhaltung von Richtlinien kann gefährdet sein, wenn Zahlungsbedingungen oder Skonti ohne angemessene Kontrolle manuell angepasst werden. Das kann zu Umsatzeinbußen und Prüfungsrisiken führen. Wenn Sie diese Reibungspunkte verstehen, können Sie einen effizienteren und widerstandsfähigeren Prozess vom Kredit bis zum Zahlungseingang gestalten, der Ihr Geschäftsergebnis schützt und den Betrieb stabil hält.

Mit ProcessMind analysieren Sie Ihre Daten und erkennen genau, an welchen Stellen Verzögerungen entstehen. Sie entdecken Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen, die Zahlungsverzögerungen verursachen, und beziffern die finanziellen Auswirkungen jedes Engpasses. Vergleichen Sie Regionen, Kundensegmente oder Geschäftseinheiten, um bewährte Vorgehensweisen zu ermitteln, die sich im gesamten Unternehmen anwenden lassen. Sie erfahren, welche Kunden regelmäßig verspätet zahlen, welche Arten von Streitfällen am längsten dauern und wo Automatisierung den manuellen Aufwand am wirksamsten verringern könnte. Process Mining gibt Ihnen außerdem Einblick in die Beziehungen zu Ihren Kunden. Häufige Streitfälle und lange Klärungszeiten können auf Kommunikationslücken oder fehlerhafte Stammdaten hindeuten. Wenn Sie den gesamten Lebenszyklus einer Rechnungsnummer nachvollziehen, erkennen Sie Muster, bei denen bestimmte Produkte oder Dienstleistungen regelmäßig zu Problemen beim Zahlungseingang führen. So kann Ihr Team die Ursachen angehen, etwa logistische Fehler oder Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung, bevor sie sich auf die Customer Experience auswirken.

Der Einstieg in Process Mining ist unkompliziert und unabhängig von Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur möglich. Extrahieren Sie zunächst wichtige Daten aus Ihrem ERP, etwa Beleg-, Buchungs- und Ausgleichsdatum sowie die zugehörige Rechnungsnummer jeder Transaktion. Unser umfassendes Daten-Template zeigt genau, welche Felder für den Aufbau eines aussagekräftigen Prozessmodells erforderlich sind. Ordnen Sie Ihre internen Daten dem Template zu und laden Sie sie in ProcessMind hoch, um Ihren Debitorenprozess innerhalb weniger Minuten zu visualisieren. So kann Ihr Unternehmen finanzielle Leistungsfähigkeit und Transparenz im Betrieb erreichen, unabhängig von der Komplexität oder dem Alter der Quellsysteme. Wir helfen Ihnen, den Wert Ihrer Transaktionsprotokolle zu erschließen und Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, die Ergebnisse voranbringen und die langfristige finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens stärken.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Ein hoher Days-Sales-Outstanding-Wert bindet wichtiges Kapital und schränkt Wachstumsmöglichkeiten ein. Wenn Zahlungen regelmäßig verspätet eingehen, entstehen Liquiditätsrisiken und höhere Finanzierungskosten für den laufenden Betrieb. In einem Umfeld mit hohen Zinsen kann dies besonders belastend sein. Häufig fehlt der Überblick darüber, welche Schritte im Rechnungszyklus die längsten Verzögerungen verursachen.

ProcessMind visualisiert den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung und zeigt genau, an welchen Stellen Verzögerungen auftreten. Durch die Analyse der Zeit zwischen Rechnungserstellung und endgültigem Ausgleich können Benutzer bestimmte Kundensegmente oder Regionen ermitteln, die besonders stark zu hohen DSO-Werten beitragen. So lassen sich Prozessverbesserungen gezielt umsetzen und Forderungen wirksamer einziehen.

Kundenreklamationen bleiben oft wochenlang ungelöst, weil Zuständigkeiten unklar sind oder Unterlagen fehlen. Dadurch verzögert sich der Zahlungseingang, und in der Finanzabteilung entsteht erheblicher Verwaltungsaufwand, da Mitarbeitende stundenlang nach historischen Daten suchen. Ungeklärte Reklamationen belasten zudem die Kundenbeziehung. Werden sie nicht zeitnah bearbeitet, können Forderungen uneinbringlich werden.

Die Plattform erfasst, wie lange jeder Reklamationsfall von der Eröffnung bis zur Klärung dauert. So können Führungskräfte systematische Engpässe im Prüfprozess erkennen. Diese Transparenz hilft sicherzustellen, dass Reklamationen gemäß den internen Vorgaben bearbeitet werden. Dadurch verkürzt sich die Zeit, in der Gelder in strittigen Rechnungen gebunden sind.

Der manuelle Abgleich von Kontoauszügen mit offenen Rechnungen ist arbeitsintensiv und führt zu Fehlern sowie nicht zugeordneten Zahlungseingängen. Werden Zahlungen nicht zeitnah verbucht, ist der verfügbare Kreditrahmen der Kunden nicht korrekt. Das kann neue Verkaufsaufträge blockieren und unnötige Spannungen zwischen Vertrieb und Finanzabteilung verursachen. Außerdem bleibt dem Finanzteam durch diese manuelle Arbeit weniger Zeit für anspruchsvolle Analysen.

ProcessMind analysiert die Aktivitäten bis zum Ausgleich einer Rechnung und ermittelt, welcher Anteil der Zahlungen automatisiert beziehungsweise manuell verarbeitet wird. Die Plattform zeigt, in welchen Fällen besonders häufig manuell eingegriffen wird. So können Sie gezielt die Konfiguration anpassen und die Trefferquote der automatischen Kontoauszugsverarbeitung verbessern.

Gutschriften oder Rechnungskorrekturen nach dem Versand weisen auf Probleme mit der Datenqualität oder Fehler bei der Abrechnung hin. Sie beeinträchtigen die Customer Experience und verdoppeln den Aufwand für die Bearbeitung eines Vorgangs. Damit steigen die Verwaltungskosten des Abrechnungszyklus. Häufige Nacharbeiten mindern außerdem die Zuverlässigkeit von Finanzberichten und Prognosen.

ProcessMind überwacht, wie oft im Verhältnis zur ursprünglichen Abrechnung Gutschriften ausgestellt werden, und ermittelt so die Ursachen für Nacharbeiten im Forderungsmanagement. Teams können dadurch vorgelagerte Fehler in Verkaufsaufträgen oder Stammdaten beheben, bevor Rechnungen erstellt werden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen gleich beim ersten Mal korrekt sind.

Forderungsteams fehlt oft eine klare Datengrundlage dazu, welche Aktivitäten am schnellsten zu Zahlungseingängen führen. Ohne Einblick in die Wirksamkeit einzelner Mitarbeitender oder den Effekt von Zahlungserinnerungen werden Ressourcen häufig für Konten mit niedriger Priorität eingesetzt, während Rechnungen mit hohem Ausfallrisiko überfällig werden. Ohne datengetriebene Strategie reagieren Teams nur auf Rückstände, statt ihnen vorzubeugen. Das führt zu unregelmäßigen Zahlungseingängen.

ProcessMind macht den Einziehungsprozess transparent, indem die Plattform jede Zahlungserinnerung und jedes Zahlungsversprechen dem Datum des endgültigen Ausgleichs gegenüberstellt. So können Führungskräfte ihre Einziehungsstrategien anhand nachweisbarer Ergebnisse anpassen. Mitarbeitende konzentrieren sich dadurch auf die Konten und Aktivitäten mit dem größten Nutzen.

Schon eine geringfügige Verzögerung beim Versand einer Rechnung wirkt sich direkt auf den Zahlungseingang aus und verlängert den Cashflow-Zyklus. In vielen Unternehmen dauert die interne Verarbeitung zwischen der Rechnungserstellung im System und dem tatsächlichen Versand an den Kunden zu lange. Liegt eine Rechnung tagelang in einer Warteschlange, beginnt die Zahlungsfrist noch nicht. Der Kunde erhält dadurch faktisch einen kostenlosen Kredit.

ProcessMind erfasst den Zeitraum zwischen Rechnungserstellung und Versand und macht so verborgene Reibungsverluste im Abrechnungsprozess sichtbar. Wenn Sie diese interne Verzögerung verringern, beginnt die Zahlungsfrist früher. Das beschleunigt den Zahlungseingang insgesamt und sorgt dafür, dass Kunden ihre Rechnung erhalten, solange der Geschäftsvorgang noch präsent ist.

Teilzahlungen verursachen erheblichen Verwaltungsaufwand, da Rechnungen offen bleiben und manuell abgeglichen werden müssen. Die Komplexität führt häufig zu überfälligen Salden, die sich nur schwer nachverfolgen und ausgleichen lassen. Für Restbeträge entstehen oft weitere Reklamationen oder Unklarheiten zu den ursprünglichen Zahlungsbedingungen. Der Aufwand, kleine Restbeträge einzufordern, steht häufig in keinem Verhältnis zu ihrer Höhe.

Mit Process Mining können Teams Häufigkeit und Ursachen von Teilzahlungen in verschiedenen Kundensegmenten ermitteln. ProcessMind zeigt, welchen Verlauf die betroffenen Rechnungen nehmen. So lassen sich Nachverfolgung und Ausgleich der Restbeträge vereinfachen und Muster erkennen, die zu einer vollständigen Zahlung führen.

Wenn Kunden Skonto für frühzeitige Zahlung nicht in Anspruch nehmen, ist das oft ein Hinweis darauf, dass die Rechnungsstellung zu lange dauert und eine rechtzeitige Zahlung erschwert. Dadurch sinkt der Anreiz, früh zu zahlen, und der Cashflow-Zyklus verlängert sich. Zugleich kann dies auf tiefer liegende Probleme beim Empfang und bei der Verarbeitung von Rechnungen hindeuten. Für den Kunden steigen außerdem die tatsächlichen Kosten.

ProcessMind setzt die Skontoberechtigung mit den tatsächlichen Zahlungszeitpunkten in Beziehung und zeigt, an welchen Stellen die Fristen für den Skontoabzug verpasst werden. Teams im Forderungsmanagement können so feststellen, ob Verzögerungen auf interne Freigaben oder das Verhalten der Kunden zurückzuführen sind. Auf dieser Grundlage lassen sich Maßnahmen ergreifen, die einen schnelleren Zahlungsausgleich fördern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Eine kürzere Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und endgültigem Zahlungsausgleich verbessert das Betriebskapital und die Liquidität. ProcessMind analysiert den gesamten Rechnung-bis-Zahlung-Zyklus und zeigt, in welchen Kundensegmenten oder Prozessphasen Verzögerungen auftreten. So können Sie gezielt gegensteuern und den Zahlungseingang beschleunigen.

Lange Bearbeitungszeiten bei Reklamationen binden Umsätze und belasten Kunden. Gleichzeitig steigt das Risiko uneinbringlicher Forderungen. ProcessMind bildet den Verlauf der Reklamationsfälle ab und zeigt wiederkehrende Schleifen sowie Verzögerungen bei der Übergabe zwischen Abteilungen. So können Teams Unstimmigkeiten schneller klären und blockierte Zahlungen freigeben.

Die manuelle Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen ist arbeitsintensiv und fehleranfällig. ProcessMind zeigt die Ursachen für fehlgeschlagene Zuordnungen auf, etwa uneinheitliche Referenzdaten. So können Sie Automatisierungsregeln gezielt anpassen und den Anteil der durchgängig automatisierten Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe erhöhen.

Häufige Gutschriften weisen oft auf vorgelagerte Probleme mit der Abrechnungsgenauigkeit oder der Auftragsabwicklung hin. Die Plattform erfasst die Auslöser dieser Korrekturen. So können Sie die Ursachen direkt an der Quelle beheben, Rechnungen von Anfang an korrekt erstellen und Verwaltungsaufwand durch Nacharbeiten verringern.

Jede Verzögerung zwischen Rechnungserstellung und Versand verlängert den Zahlungszyklus unnötig. ProcessMind misst die Verzögerungen in Ihrem Abrechnungsprozess und deckt technische oder organisatorische Reibungsverluste auf. So erhalten Kunden ihre Rechnungen schneller und die Zahlungsfrist beginnt früher.

Kunden überschreiten häufig die vereinbarten Zahlungsfristen. Das verursacht für Lieferanten versteckte Kosten. ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Zahlungstermine mit den vertraglich vereinbarten Fristen, erkennt systematische Abweichungen und unterstützt Kreditteams dabei, Vereinbarungen durchzusetzen oder mit Kunden, die regelmäßig verspätet zahlen, neue Bedingungen auszuhandeln.

Uneinheitliche Bearbeitung von Minderzahlungen sorgt für Unklarheiten und erschwert den Ablauf für Kunden. ProcessMind analysiert, wie Teilzahlungen von den üblichen Abläufen abweichen, und zeigt manuelle Umgehungslösungen auf. So können Sie einen einheitlichen Ablauf festlegen, den Abschluss vereinfachen und die Genauigkeit des Hauptbuchs verbessern.

In 6 Schritten das Forderungsmanagement verbessern

Verbinden und entdecken

Prozess abbilden

Engpässe erkennen

Ursachen analysieren

Verbesserungen gestalten

Überwachen und anpassen

Verbinden und entdecken

Was zu tun ist

Verbinden Sie Ihr ERP-System mit der Plattform und ordnen Sie Rechnungsnummern, Zeitstempel von Aktivitäten und Statusänderungen wie „Rechnung erstellt“ und „Zahlung eingegangen“ zu.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Eine datengetriebene Grundlage stellt sicher, dass die Prozessanalyse auf tatsächlichen Transaktionsprotokollen beruht und nicht auf subjektiven Interviews oder Vermutungen.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiges Event Log als Grundlage für die Process-Mining-Analyse.

DAS ERWARTET SIE

Vollständiger Überblick über Ihren Forderungszyklus

ProcessMind macht jede Abweichung und Verzögerung in Ihrem Forderungseinzug sichtbar und zeigt Ihnen, wie Sie Zahlungen beschleunigen können. Sie sehen genau, wie Rechnungen Ihr System durchlaufen und an welchen Stellen es zu Verzögerungen kommt.

Bilden Sie jeden Schritt des tatsächlichen Rechnungslebenszyklus ab
Ermitteln Sie die konkreten Ursachen für Zahlungsverzögerungen
Identifizieren Sie manuelle Nacharbeit und Prozessabweichungen
Ermitteln Sie, wie sich Engpässe auf den Cashflow auswirken

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

NACHWEISBARE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen im Forderungsmanagement

Wenn Unternehmen jede Rechnungsnummer in ihren Finanzsystemen analysieren, erkennen sie verborgene Engpässe und können den Einziehungszyklus vereinfachen. Diese Ergebnisse zeigen die Effizienzgewinne, die durch datengetriebene Prozessoptimierung erzielt werden.

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Days Sales Outstanding senken

Durchschnittliche Verkürzung der Zahlungsdauer

Wenn Unternehmen Engpässe zwischen Rechnungserstellung und Ausgleich erkennen, können sie den Cashflow beschleunigen und ihre Liquidität besser steuern.

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Höhere Quote automatischer Zuordnungen

Automatisierter Kontoauszugsabgleich

Eine optimierte Zuordnungslogik verringert manuelle Eingriffe. So lassen sich Kontoauszüge ohne manuellen Aufwand mit offenen Rechnungen abgleichen.

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Reklamationen schneller klären

Kürzere Bearbeitungszeit

Wenn interne Workflows und die Zusammenstellung von Nachweisen einfacher ablaufen, lassen sich strittige Rechnungen schneller klären und verzögerte Zahlungseingänge beschleunigen.

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Weniger Abrechnungsfehler

Weniger Gutschriften

Werden die Ursachen von Fehlern bei der ursprünglichen Rechnungserstellung erkannt, sinkt die Zahl der Gutschriften und der Verwaltungsaufwand für Nacharbeiten deutlich.

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Zahlungsbedingungen besser einhalten

Zahlungen häufiger fristgerecht erhalten

Ein besserer Einblick in das Zahlungsverhalten der Kunden hilft Teams, vertragliche Zahlungsbedingungen durchzusetzen und Kundensegmente zu erkennen, in denen Zahlungstermine häufig versäumt werden.

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Rechnungen schneller versenden

Weniger Verwaltungsverzögerungen

Wenn Rechnungen Kunden schneller erreichen, beginnt die Zahlungsfrist früher. Dadurch verkürzt sich der gesamte Cashflow-Zyklus.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen in Unternehmen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit diesen zentralen Aktivitäten und Attributen. Ergänzen Sie weitere Details, wenn Sie im Prozess vorankommen.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Entscheidend für die Analyse finanzieller Auswirkungen und die Priorisierung des Einzugs werthaltiger Forderungen.

Datum, bis zu dem der Kunde voraussichtlich zahlt.

Warum das wichtig ist

Grundlage für die Berechnung des Forderungsalters, des Zahlungsverzugs und der Einhaltung von Zahlungsfristen.

Name der Person oder Organisation, die für die Rechnung verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Analysen auf Kundenkontoebene und die Erkennung von Kunden mit problematischem Zahlungsverhalten.

Interner Geschäftsbereich, Tochtergesellschaft oder Buchungskreis, der die Rechnung ausstellt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Organisationseinheiten.

Datum, an dem die Rechnung vollständig bezahlt oder verrechnet wurde.

Warum das wichtig ist

Unverzichtbar für die Berechnung der Zykluszeit und des tatsächlichen Days Sales Outstanding.

Vereinbarte Bedingungen, die festlegen, wann die Zahlung fällig ist.

Warum das wichtig ist

Ergänzt das Fälligkeitsdatum und hilft bei der Analyse, ob die Zahlungsbedingungen eingehalten werden.

Kategorie oder Code, der angibt, warum eine Rechnung beanstandet wird.

Warum das wichtig ist

Wichtig, um Ursachen für Zahlungsverzögerungen und Nacharbeit zu erkennen.

Kennzeichen dafür, ob die Aktivität ohne menschliches Eingreifen ausgeführt wurde.

Warum das wichtig ist

Entscheidend, um den digitalen Wandel und den Automatisierungsgrad von Prozessen zu messen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Die Rechnung wird erstmals im Finanzsystem angelegt und als Forderung verbucht. Dieses Ereignis markiert den offiziellen Beginn des Einziehungsprozesses und bildet die Grundlage für die Berechnung des Forderungsalters.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis bildet den Ausgangspunkt des gesamten Prozesses. Es legt den Startzeitpunkt für alle Kennzahlen zur Durchlaufzeit und für die DSO-Berechnung fest.

Das Abrechnungsdokument wird per E-Mail, Post, EDI oder über ein Portal an den Kunden übermittelt. Damit wird die Zahlungsverpflichtung an den Kunden weitergegeben.

Warum das wichtig ist

Der Zeitraum zwischen Erstellung und Versand zeigt interne Bearbeitungsverzögerungen, die den Zahlungseingang hinauszögern.

Ein berechneter Meilenstein, der anzeigt, dass das aktuelle Datum die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten hat, während die Rechnung noch offen ist. Dieses Ereignis kennzeichnet den Wechsel vom aktuellen zum überfälligen Status.

Warum das wichtig ist

Wichtig für die Analyse fristgerechter Zahlungen und die Auslösung von Mahnmaßnahmen.

Ein formeller Fall oder Ursachencode wird angelegt, wenn der Kunde die Gültigkeit oder den Betrag einer Rechnung beanstandet. Dadurch wird die reguläre Forderungseinziehung in der Regel ausgesetzt.

Warum das wichtig ist

Zeigt Engpässe im Prozess und hilft, den durch Abrechnungsfehler oder Qualitätsprobleme gefährdeten Umsatz zu beziffern.

Eine Gutschrift wird ausgestellt, um den Rechnungsbetrag zu mindern. Häufig ist sie die finanzielle Folge einer berechtigten Reklamation, einer Rücksendung oder eines nachträglichen Rabatts.

Warum das wichtig ist

Wichtig für die Analyse von Umsatzverlusten, Abrechnungsqualität und Ursachen ausbleibender Zahlungen.

Ein eingegangener Geldbetrag wird der Rechnung zugeordnet. Dies ist das zentrale Ziel des Forderungsmanagements.

Warum das wichtig ist

Das wichtigste Ereignis für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO) und die Beurteilung der Liquidität.

Der Endstatus wird erreicht, wenn der offene Rechnungsbetrag null beträgt. Dies geschieht durch vollständige Zahlung, Verrechnung einer Gutschrift oder Abschreibung.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet das endgültige Ende des Falls im System und dient zur Berechnung der gesamten Prozessdurchlaufzeit.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert Process Mining im Forderungsmanagement?

Process Mining extrahiert Ereignisdaten aus Ihrem Finanzsystem und rekonstruiert den gesamten Verlauf einer Rechnung, von der Erstellung bis zum endgültigen Ausgleich. Anhand der Rechnungsnummer als eindeutiger Kennung bildet die Analyse jede Aktivität und Statusänderung ab. So sehen Sie, wie Transaktionen tatsächlich durch Ihr Unternehmen laufen.

Welche Daten benötigen wir für den Einstieg in die Analyse des Forderungsmanagements?

Sie benötigen Aktivitätsprotokolle mit einer eindeutigen Case-Kennung, zum Beispiel der Rechnungsnummer, sowie Zeitstempeln und den Bezeichnungen der ausgeführten Aktionen. Dazu gehören in der Regel Ereignisse wie Rechnungsstellung, Zahlungseingang, Eröffnung einer Reklamation und endgültiger Abgleich. Daraus erstellt das Tool eine chronologische Abfolge der Ereignisse.

Kann Process Mining unserem Unternehmen helfen, die Days Sales Outstanding zu senken?

Ja. Das Tool zeigt genau, wo Reibungsverluste zu Zahlungsverzögerungen führen, etwa bei langen Versandzeiten oder ineffizienten Abläufen zur Forderungseinziehung. Durch die Visualisierung dieser Engpässe können Finanzteams gezielte Verbesserungen umsetzen, den Zahlungseingang beschleunigen und Ziele wie eine Senkung der DSO um 15 Prozent verfolgen.

Wie unterscheidet sich dieser Ansatz von den Standardberichten in unserem aktuellen System?

Standardberichte zeigen statische Momentaufnahmen überfälliger Salden oder offener Gesamtbeträge. Process Mining macht dagegen die Bewegungen zwischen diesen Zuständen sichtbar. Die Analyse zeigt auch nicht lineare Abläufe, etwa wiederholte Gutschriften oder komplexe Folgen von Teilzahlungen, die herkömmliche Dashboards oft nicht erfassen.

Wie hilft Process Mining dabei, Engpässe bei der Klärung von Reklamationen zu beseitigen?

Die Software verfolgt jede beanstandete Rechnung und zeigt, wo die Bearbeitung ins Stocken gerät, etwa weil eine interne Prüfung oder eine Rückmeldung des Kunden aussteht. Diese Transparenz macht sichtbar, ob bestimmte Abteilungen oder Rechnungstypen Verzögerungen verursachen. Teams können daraufhin einheitliche Schritte zur Klärung festlegen und strittige Salden schneller ausgleichen.

Wie können wir diese Erkenntnisse nutzen, um mehr Zahlungen automatisiert zuzuordnen?

Process Mining analysiert, an welchen Stellen manuelle Eingriffe erforderlich sind, und zeigt, warum bestimmte Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden. Muster bei manuellen Nacharbeiten weisen darauf hin, wo Sie Zuordnungsregeln oder die Qualität eingehender Daten anpassen sollten, um mehr Zahlungen ohne manuelle Bearbeitung zu verbuchen.

Wie lange dauert es in der Regel, bis erste Erkenntnisse aus der Analyse vorliegen?

Die meisten Unternehmen können ihre ersten Prozessdarstellungen innerhalb von vier bis sechs Wochen einsehen, sobald die Verbindung zum Quellsystem eingerichtet und die Datenzuordnung abgeschlossen ist. In dieser ersten Phase stehen Bereiche mit hohem Verbesserungspotenzial im Mittelpunkt, etwa die häufigsten Ursachen für Zahlungsverzögerungen oder manuelle Korrekturen beim Zahlungsausgleich.

Wie werden vertrauliche Finanz- und Kundeninformationen während der Analyse geschützt?

Daten können bereits beim Extrahieren maskiert oder pseudonymisiert werden. So bleiben vertrauliche Kundendaten geschützt, während Prozessmuster weiterhin sichtbar sind. Sicherheitsmaßnahmen unterstützen die Einhaltung interner Finanzprüfungen und internationaler Datenschutzvorschriften wie der DSGVO. Im Mittelpunkt steht dabei die Effizienz der Prozesse.

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