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Melhore o processo de contas a receber

Um guia simples em 6 etapas para otimizar seus fluxos de trabalho
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Otimize as contas a receber e acelere o fluxo de caixa

Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos ocultos e padrões de atraso nos pagamentos a partir dos seus dados. Ao analisar o ciclo de vida das faturas, você consegue descobrir por que algumas etapas demoram mais do que o esperado. Use esses insights para simplificar as operações e melhorar o fluxo de caixa.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Otimize suas contas a receber e acelere o fluxo de caixa

No cenário financeiro atual, manter um fluxo de caixa saudável é essencial para o sucesso de qualquer organização. Nossa solução de Process Mining para contas a receber oferece visibilidade de todo o ciclo de faturamento, desde a emissão da fatura até a compensação do pagamento nos registros contábeis. Com os dados que já estão no seu ERP, o ProcessMind mapeia cada etapa da jornada de cada número de fatura. Assim, você deixa de depender de relatórios estáticos e acompanha o fluxo de capital pela empresa, entendendo não apenas o que acontece, mas também por que certos processos podem estar atrasando as operações financeiras. Seja em uma única instância global ou em várias plataformas regionais desconectadas, nossa ferramenta harmoniza os dados para oferecer uma visão única e fiel da realidade financeira. Essa transparência é o primeiro passo para transformar o departamento financeiro de centro de custos em uma área estratégica que gera valor.

Muitas organizações enfrentam gargalos invisíveis que elevam o prazo médio de recebimento de vendas, ou DSO. Entre as causas estão soluções manuais improvisadas, ciclos longos de resolução de disputas e padrões de pagamento inconsistentes dos clientes, que passam despercebidos nas planilhas tradicionais. Esses desafios se repetem em diferentes setores, independentemente da configuração técnica do sistema de origem. Sem uma visão clara do processo, sua equipe pode gastar tempo valioso cobrando pagamentos de baixa prioridade ou percorrendo cadeias de aprovação complexas que acrescentam dias desnecessários ao ciclo de cobrança. A conformidade com as políticas também fica em risco quando há ajustes manuais nas condições de pagamento ou nos descontos sem supervisão adequada, o que pode levar à perda de receitas e a riscos em auditorias. Entender esses pontos de atrito é o primeiro passo para criar um processo de crédito ao recebimento mais resiliente e eficiente, que proteja seus resultados financeiros e garanta estabilidade operacional.

Ao analisar seus dados com o ProcessMind, você identifica exatamente onde ocorrem os atritos. É possível encontrar desvios dos procedimentos operacionais padrão que atrasam os pagamentos e quantificar o impacto financeiro de cada gargalo. A plataforma permite comparar regiões, segmentos de clientes ou unidades de negócio para identificar boas práticas que podem ser adotadas em toda a organização. Você descobre quais clientes pagam com atraso de forma recorrente, quais tipos de disputa levam mais tempo para serem resolvidos e onde a automação pode reduzir o trabalho manual com mais eficiência. Além dos números, o Process Mining oferece uma perspectiva única sobre a saúde do relacionamento com os clientes. Disputas frequentes e longos prazos de resolução podem indicar falhas de comunicação ou dados mestres imprecisos. Ao visualizar todo o ciclo de vida de uma fatura, você identifica padrões em que determinados produtos ou serviços geram atritos no pagamento. Assim, sua equipe pode tratar as causas raiz, como erros logísticos ou divergências no faturamento, antes que afetem a experiência do cliente.

Começar a usar Process Mining é simples e compatível com a infraestrutura tecnológica que sua organização já utiliza. Primeiro, extraia do ERP os principais dados, como datas dos documentos, datas de lançamento, datas de compensação e o número da fatura de cada transação. Nosso Template de dados detalha os campos necessários para criar um modelo de processo robusto. Ao mapear seus dados internos para esse Template, você pode carregá-los rapidamente no ProcessMind e começar a visualizar o processo de contas a receber em poucos minutos. Essa abordagem flexível ajuda sua organização a alcançar excelência financeira e transparência operacional, independentemente da complexidade ou da idade dos sistemas de origem. Nosso objetivo é ajudar você a revelar o valor oculto nos registros de transações, transformando dados brutos em informações acionáveis que geram resultados e contribuem para a saúde financeira da empresa no longo prazo.

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Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Um prazo médio de recebimento de vendas excessivo imobiliza capital essencial e limita as oportunidades de crescimento. Quando os pagamentos atrasam com frequência, a organização enfrenta riscos de liquidez e custos maiores de empréstimos para financiar as operações, o que pode ser especialmente prejudicial em cenários de juros altos. Muitas vezes, o problema está na falta de visibilidade sobre as etapas do ciclo de vida da fatura que causam os maiores atrasos.

O ProcessMind visualiza todo o ciclo de vida da fatura e mostra exatamente onde ocorrem os atrasos. Ao analisar o tempo entre a criação da fatura e sua compensação final, você identifica os segmentos de clientes ou as regiões que mais contribuem para um DSO elevado. Com isso, pode direcionar melhorias no processo e tornar as estratégias de cobrança mais eficazes.

As disputas de clientes podem ficar sem solução por semanas devido à falta de clareza sobre quem é responsável ou à ausência de documentação. Esses atrasos impedem o recebimento dos valores no prazo e consomem recursos administrativos significativos da área financeira, enquanto a equipe passa horas procurando dados históricos. Disputas não resolvidas também prejudicam o relacionamento com os clientes e podem resultar em dívidas incobráveis se não forem tratadas rapidamente.

A plataforma acompanha a duração de cada caso de disputa, da abertura à resolução, para ajudar os gestores a identificar gargalos sistêmicos no processo de análise. Essa visibilidade ajuda a garantir que as disputas sejam tratadas de acordo com os parâmetros internos, reduzindo significativamente o tempo em que os valores ficam retidos em faturas contestadas.

Conciliar manualmente extratos bancários com faturas em aberto exige muito trabalho e pode gerar erros e valores não alocados. Quando os pagamentos não são baixados rapidamente, a disponibilidade de crédito dos clientes fica incorreta, o que pode bloquear novos pedidos de venda e criar atritos desnecessários entre as equipes de vendas e financeira. Esse trabalho manual também impede que a equipe financeira se concentre em análises de maior valor.

O ProcessMind analisa as atividades que levam à baixa das faturas para determinar o percentual de pagamentos processados por etapas automatizadas e manuais. A plataforma destaca situações específicas em que a intervenção manual é mais frequente, permitindo ajustes direcionados na configuração para aumentar a taxa de processamento automático dos extratos bancários.

Emitir notas de crédito ou ajustar faturas depois do envio indica problemas nos dados ou erros de faturamento. Essas correções prejudicam a experiência do cliente e exigem o dobro do trabalho para processar uma única transação, praticamente duplicando o custo administrativo do ciclo de faturamento. O retrabalho frequente também reduz a confiabilidade dos relatórios e das previsões financeiras.

Ao acompanhar a frequência de emissão de notas de crédito em relação ao faturamento inicial, o ProcessMind identifica as causas raiz do retrabalho no processo de Contas a Receber. Assim, as equipes podem corrigir erros anteriores, nos pedidos de venda ou nos dados mestres, antes da geração das faturas, aumentando a taxa de acerto na primeira tentativa.

As equipes de cobrança muitas vezes trabalham sem dados claros sobre quais atividades levam ao recebimento mais rápido. Sem insight sobre a eficácia dos agentes ou o impacto dos lembretes, os recursos acabam sendo desperdiçados em contas de baixa prioridade, enquanto faturas de alto risco envelhecem. Sem uma estratégia orientada por dados, a cobrança se torna reativa em vez de proativa, o que leva a um fluxo de caixa irregular.

O ProcessMind oferece uma visão transparente do processo de cobrança, relacionando cada lembrete e promessa de pagamento à data da liquidação final. Com isso, os gestores podem otimizar as estratégias de cobrança com base em resultados comprovados e direcionar os esforços dos agentes às contas e atividades que trazem o maior retorno.

Mesmo um pequeno atraso no envio de uma fatura ao cliente afeta diretamente a data do pagamento e prolonga o ciclo de caixa. Muitas organizações enfrentam demoras internas entre a criação da fatura no sistema e o momento em que ela realmente chega ao cliente. Se a fatura fica dias na fila, o prazo de pagamento ainda nem começou, concedendo, na prática, crédito gratuito ao cliente.

Ao acompanhar o intervalo entre a criação da fatura e o envio, o ProcessMind revela atritos ocultos no fluxo de trabalho de faturamento. Reduzir essa demora interna faz o prazo de pagamento começar o quanto antes, acelera a entrada de caixa e garante que os clientes recebam as faturas enquanto a transação ainda está recente.

Lidar com pagamentos parciais gera um volume significativo de trabalho administrativo, pois as faturas continuam em aberto e exigem conciliação manual. Essa complexidade muitas vezes leva a saldos vencidos difíceis de acompanhar e resolver, já que os valores restantes podem gerar novas disputas ou dúvidas sobre as condições originais. O esforço para cobrar pequenos saldos pendentes costuma ser desproporcional ao valor devido.

Com a mineração de processos, as equipes podem identificar a frequência e as causas dos pagamentos parciais em diferentes segmentos de clientes. O ProcessMind revela o caminho percorrido por essas faturas e ajuda a simplificar o acompanhamento e a baixa dos saldos restantes, identificando padrões que levam à liquidação total.

Quando os clientes não aproveitam os descontos por pagamento antecipado, isso muitas vezes indica que o processo de faturamento é lento demais para permitir o pagamento no prazo. Essa oportunidade perdida reduz o incentivo para pagar antecipadamente, prolonga o ciclo de caixa e pode revelar ineficiências mais profundas na forma como os clientes recebem e processam as faturas. Também aumenta o custo efetivo para o cliente.

O ProcessMind relaciona a elegibilidade ao desconto às datas e horas dos pagamentos para identificar onde o processo não atende aos prazos para concessão do desconto. A plataforma ajuda as equipes de Contas a Receber a descobrir se os atrasos são causados por aprovações internas ou pelo comportamento dos clientes, permitindo ajustes que incentivem a liquidação mais rápida.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Reduzir o intervalo entre a emissão da fatura e a liquidação final melhora o capital de giro e a liquidez. O ProcessMind analisa todo o ciclo da fatura ao recebimento para identificar segmentos de clientes ou etapas do processo em que ocorrem atrasos, permitindo intervenções direcionadas para acelerar o fluxo de caixa.

Disputas que se prolongam retêm receita e frustram os clientes, além de aumentar o risco de inadimplência. Ao visualizar o ciclo de vida dos casos de disputa, o ProcessMind identifica ciclos repetidos e atrasos nas transferências entre departamentos, ajudando as equipes a resolver divergências mais rapidamente e liberar pagamentos retidos.

Conciliar pagamentos com faturas manualmente exige muito trabalho e está sujeito a erros. O ProcessMind destaca as causas raiz das falhas de conciliação, como dados de referência inconsistentes, permitindo ajustar as regras de automação e aumentar a taxa de processamento direto, sem intervenção humana.

A emissão frequente de notas de crédito muitas vezes indica problemas anteriores na precisão do faturamento ou no atendimento dos pedidos. A plataforma acompanha os motivos desses ajustes para ajudar você a identificar e corrigir as causas raiz na origem, garantindo que as faturas sejam emitidas corretamente desde a primeira vez e reduzindo o retrabalho administrativo.

Qualquer atraso entre a criação e o envio da fatura prolonga o ciclo de pagamento sem necessidade. O ProcessMind mede o tempo de espera no processo de faturamento para revelar atritos técnicos ou operacionais e ajudar a garantir que os clientes recebam as faturas imediatamente, iniciando a contagem do prazo de pagamento mais cedo.

Os clientes frequentemente ultrapassam os prazos de pagamento acordados, gerando custos ocultos para o fornecedor. Ao comparar as datas reais de pagamento com as condições contratuais, o ProcessMind detecta casos recorrentes fora do padrão e ajuda as equipes de crédito a fazer cumprir os acordos ou renegociar as condições com clientes que costumam pagar com atraso.

O tratamento inconsistente de pagamentos a menor gera confusão e complica a jornada do cliente. O ProcessMind analisa como os pagamentos parciais se desviam dos caminhos padrão para identificar soluções manuais improvisadas. Assim, você pode estabelecer um fluxo consistente que simplifique o fechamento e aumente a precisão do razão contábil.

Roteiro de melhoria em 6 etapas para Contas a Receber

1

Conecte e descubra
2

Mapeie seu processo
3

Identifique gargalos
4

Analise as causas raiz
5

Planeje melhorias
6

Monitore e itere rapidamente
1

Conecte e descubra

O que fazer

Conecte seu ERP à plataforma mapeando números de fatura, datas e horas das atividades e mudanças de status, como Fatura criada e Pagamento recebido.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template
Por que isso importa

Uma base orientada por dados garante que a análise do processo se apoie nos registros reais das transações, e não em entrevistas subjetivas ou suposições.

Resultado esperado

Um Event Log completo, pronto para a análise de mineração de processos.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Tenha visibilidade completa do ciclo de receita

O ProcessMind revela cada desvio e atraso no fluxo de trabalho de cobrança, oferecendo um caminho claro para acelerar os pagamentos. Você verá exatamente como as faturas avançam pelo sistema e onde surgem os entraves.
  • Mapeie cada etapa do ciclo real das suas faturas
  • Identifique as causas específicas dos atrasos nos pagamentos
  • Identifique retrabalho manual e desvios do processo
  • Meça o impacto dos gargalos no fluxo de caixa
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS COMPROVADOS

Melhorias mensuráveis em Contas a Receber

Ao analisar cada número de fatura nos sistemas financeiros, as organizações identificam gargalos ocultos e simplificam o ciclo de cobrança. Esses resultados refletem os ganhos de eficiência obtidos com a otimização de processos orientada por dados.

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Redução do prazo médio de recebimento de vendas

Redução média no tempo de espera pelo pagamento

Ao identificar gargalos entre a criação e a baixa das faturas, as organizações aceleram a conversão em caixa e melhoram a gestão geral da liquidez.
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Mais pagamentos conciliados automaticamente

Conciliação bancária automatizada

Otimizar a lógica de conciliação reduz a intervenção manual e permite conciliar extratos bancários com faturas em aberto sem trabalho humano.
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Resolução mais rápida de disputas

Redução do tempo de resolução

Simplificar os fluxos de trabalho internos e a coleta de evidências ajuda a resolver rapidamente as faturas contestadas e a liberar o fluxo de caixa retido.
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Menos erros de faturamento

Redução no volume de notas de crédito

Identificar as causas raiz dos erros na geração inicial das faturas reduz a emissão de notas de crédito e o retrabalho administrativo.
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Mais conformidade com os prazos

Mais pagamentos dentro do prazo

Mais visibilidade sobre o comportamento dos clientes ajuda as equipes a fazer cumprir as condições contratuais e identificar segmentos que frequentemente deixam passar as datas de vencimento.
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Menor prazo para envio das faturas

Redução dos atrasos administrativos

Enviar as faturas aos clientes mais rapidamente faz o prazo de pagamento começar antes e reduz diretamente o ciclo geral de conversão em caixa.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações organizacionais.

Dados recomendados

Comece com estas atividades e estes atributos essenciais e acrescente mais detalhes conforme avançar.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Fundamental para analisar o impacto financeiro e priorizar cobranças de alto valor.

Data até a qual se espera que o cliente faça o pagamento.

Por que isso importa

Referência para calcular o tempo em aberto, a inadimplência e a conformidade dos pagamentos.

Nome da entidade ou organização responsável pela fatura.

Por que isso importa

Permite analisar contas individualmente e identificar clientes com problemas de pagamento.

Divisão interna, subsidiária ou código da empresa que emite a fatura.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre diferentes divisões da organização.

Data em que a fatura foi paga integralmente ou compensada.

Por que isso importa

Essencial para calcular o tempo de ciclo e o Prazo médio de recebimento de vendas real.

Condições acordadas que definem quando o pagamento vence.

Por que isso importa

Complementa a data de vencimento e ajuda a analisar a conformidade com as condições de pagamento.

Categoria ou código que explica por que uma fatura foi contestada.

Por que isso importa

Fundamental para identificar as causas raiz dos atrasos nos pagamentos e do retrabalho.

Indicador que informa se a atividade foi realizada sem intervenção humana.

Por que isso importa

Fundamental para medir a transformação digital e as taxas de automação de processos.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Geração inicial do registro da fatura no sistema financeiro, que cria o lançamento em Contas a Receber. Esse evento marca o início oficial do ciclo de cobrança e define a referência para os cálculos de vencimento.

Por que isso importa

Este é o evento de referência de todo o processo: define a data e hora de início para todas as métricas de tempo de ciclo e os cálculos do prazo médio de recebimento de vendas.

Envio do documento de cobrança ao cliente por e-mail, impressão, EDI ou portal. Esse evento marca a transferência da obrigação de pagamento para o cliente.

Por que isso importa

Calcular o intervalo entre a criação e o envio ajuda a identificar atrasos internos de processamento que prejudicam o fluxo de caixa.

Marco calculado que indica que a data atual ultrapassou a data de vencimento acordada e a fatura continua em aberto. Esse evento marca a mudança do status em dia para vencido.

Por que isso importa

Essencial para analisar a performance dos pagamentos em dia e acionar estratégias de cobrança.

Criação de um caso formal ou código de motivo que indica que o cliente discorda da validade ou do valor da fatura. Em geral, isso interrompe as ações de cobrança padrão.

Por que isso importa

Identifica gargalos no processo e ajuda a quantificar a receita em risco devido a erros de faturamento ou problemas de qualidade.

Emissão de uma nota de crédito que abate o saldo da fatura. Muitas vezes, esse é o resultado financeiro de uma disputa válida, de uma devolução ou de um desconto retroativo.

Por que isso importa

Essencial para analisar perdas de receita, qualidade do faturamento e causas raiz da falta de pagamento.

Registro de uma transação de entrada de caixa aplicada à fatura. Esse é o principal objetivo do processo de Contas a Receber.

Por que isso importa

O evento mais importante para calcular o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e avaliar a saúde do fluxo de caixa.

Mudança final de status em que o saldo em aberto da fatura chega a zero. Isso ocorre após o pagamento integral, a aplicação de um crédito ou a baixa como perda.

Por que isso importa

Marca o encerramento definitivo do caso no sistema e é usado para calcular o tempo total de ciclo do processo.

Para receber recomendações de dados personalizadas, escolha um processo específico.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

A mineração de processos extrai dados de eventos do seu sistema financeiro para reconstruir todo o ciclo de vida de uma fatura, da geração à baixa final. Usando o número da fatura como identificador único, ela mapeia cada atividade e mudança de status para mostrar como as transações realmente percorrem a organização.

Você precisa extrair registros de atividades que incluam um identificador único do caso, como o número da fatura, além das datas e horas e dos nomes das ações realizadas. Em geral, esses dados incluem eventos como emissão da fatura, recebimento do pagamento, abertura de disputa e conciliação final, permitindo que a ferramenta organize os eventos em ordem cronológica.

Sim. A ferramenta identifica os pontos de atrito específicos que causam atrasos nos pagamentos, como prazos longos para envio de faturas ou fluxos de trabalho de cobrança ineficientes. Ao visualizar esses gargalos, as equipes financeiras podem implementar melhorias direcionadas para acelerar o fluxo de caixa e atingir metas como reduzir em 15% o prazo médio de recebimento de vendas.

Os relatórios padrão mostram retratos estáticos dos saldos vencidos ou dos valores totais em aberto. Já a mineração de processos revela como as transações se movimentam entre esses estados. Ela destaca caminhos não lineares, como emissões repetidas de notas de crédito ou sequências complexas de pagamentos parciais, que muitas vezes passam despercebidos nos Dashboard tradicionais.

O software acompanha cada fatura contestada e mostra onde ela fica parada, seja aguardando validação interna ou feedback do cliente. Essa transparência ajuda a identificar se determinados departamentos ou tipos de fatura estão causando atrasos, permitindo padronizar as etapas de resolução e baixar mais rapidamente os saldos contestados.

Ao analisar as etapas específicas que exigem intervenção manual, a mineração de processos identifica por que certos pagamentos não são conciliados automaticamente. Ela revela padrões de retrabalho manual que indicam onde ajustar as regras de conciliação ou a qualidade dos dados recebidos para aumentar a taxa de registro sem intervenção humana.

A maioria das organizações consegue visualizar os primeiros mapas de processo em quatro a seis semanas, depois de estabelecer a conexão com o sistema de origem e concluir o mapeamento de dados. Essa etapa inicial se concentra em áreas de alto impacto, como as causas mais comuns de atrasos nos pagamentos ou de ajustes manuais no processo de baixa.

Os dados podem ser mascarados ou pseudonimizados durante a extração para proteger informações confidenciais dos clientes sem ocultar os padrões do processo. Em geral, são aplicados protocolos de segurança para atender às auditorias financeiras internas e às regulamentações internacionais de privacidade de dados, mantendo o foco na eficiência do processo.

Reforce seu capital de giro com uma gestão mais inteligente de contas a receber

Reduza o prazo médio de recebimento de vendas e simplifique as cobranças com análises em tempo real

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