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Aprimore seu Contas a Receber

Um guia simples de 6 passos para otimizar seus workflows
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Otimize seu Contas a Receber com Process Mining

Nossa plataforma ajuda você a descobrir gargalos ocultos e padrões de atraso nos pagamentos em seus dados. Ao analisar o ciclo de vida da fatura, você pode identificar por que certas etapas demoram mais do que o esperado. Use esses insights para agilizar suas operações e melhorar seu fluxo de caixa geral.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Otimize seu Contas a Receber para um Fluxo de Caixa mais ágil

No cenário financeiro moderno, manter um fluxo de caixa saudável é a alma de qualquer organização de sucesso. Nossa solução de Process Mining para Contas a Receber oferece um nível de visibilidade sem precedentes em todo o seu ciclo de faturamento, desde o momento em que uma fatura é gerada até que o pagamento final seja compensado em seus livros. Ao aproveitar os dados que já residem em seu ERP, o ProcessMind atua como uma ferramenta de diagnóstico que mapeia cada etapa da jornada para cada Número da Fatura. Isso permite que você vá além de relatórios estáticos e visualize o fluxo dinâmico de capital em seu negócio, revelando não apenas o que está acontecendo, mas exatamente por que certos processos podem estar retardando suas operações financeiras. Esteja você lidando com uma única instância global ou um cenário fragmentado de plataformas regionais, nossa ferramenta harmoniza seus dados para fornecer uma versão única e verdadeira da sua realidade financeira. Essa transparência é o primeiro passo essencial para transformar seu departamento financeiro de um centro de custos em um motor estratégico de valor.

Muitas organizações lutam contra gargalos invisíveis que inflam seu Days Sales Outstanding, ou DSO. Esses problemas geralmente se manifestam como contornos manuais, ciclos longos de resolução de disputas ou comportamentos de pagamento inconsistentes dos clientes que passam despercebidos em planilhas tradicionais. Independentemente da configuração técnica específica do seu sistema de origem, esses desafios permanecem consistentes em todos os setores. Sem uma visão clara do processo, sua equipe pode estar gastando um tempo valioso perseguindo pagamentos de baixa prioridade ou navegando em cadeias de aprovação complexas que adicionam dias desnecessários ao ciclo de recebimento. A conformidade com as políticas também se torna uma preocupação quando ajustes manuais são feitos em termos de pagamento ou descontos sem a supervisão adequada, levando a possíveis perdas de receita e riscos de auditoria. Compreender esses pontos de fricção é o primeiro passo para construir um processo de credit-to-cash mais resiliente e eficiente, que protege seus resultados e garante a estabilidade operacional.

Ao analisar seus dados com o ProcessMind, você ganha a capacidade de identificar os locais exatos onde ocorre a fricção. Você pode descobrir os desvios de seus procedimentos operacionais padrão que contribuem para atrasos nos pagamentos e quantificar o impacto financeiro de cada gargalo. A plataforma permite comparar diferentes regiões, segmentos de clientes ou unidades de negócio para identificar as melhores práticas que podem ser escaladas para toda a organização. Você obterá insights sobre quais clientes pagam consistentemente com atraso, quais tipos de disputa levam mais tempo para serem resolvidos e onde a automação poderia reduzir o esforço manual de forma mais eficaz. Além dos números, o Process Mining oferece uma janela única para a saúde do relacionamento com seus clientes. Disputas frequentes e tempos de resolução longos são, muitas vezes, sintomas de falhas de comunicação subjacentes ou imprecisões nos dados mestres. Quando você consegue ver todo o ciclo de vida de um Número da Fatura, pode identificar padrões onde certos produtos ou serviços levam consistentemente a problemas no pagamento. Isso permite que sua equipe aborde as causas raiz, sejam elas erros logísticos ou discrepâncias de faturamento, antes que impactem a experiência do cliente.

Embarcar em sua jornada de Process Mining é um processo direto, projetado para ser compatível com qualquer infraestrutura tecnológica que você possua atualmente. Para começar, você precisará extrair pontos de dados importantes do seu ERP, como datas de documentos, datas de lançamento, datas de compensação e o Número da Fatura associado a cada transação. Fornecemos um template de dados abrangente que descreve exatamente quais campos são necessários para construir um modelo de processo robusto. Ao mapear seus dados internos para este template, você pode carregar rapidamente suas informações no ProcessMind e começar a visualizar seu processo de Contas a Receber em minutos. Essa abordagem flexível garante que sua organização possa alcançar a excelência financeira e a transparência operacional, independentemente da complexidade ou idade de seus sistemas de origem. Nosso objetivo é ajudar você a desbloquear o valor oculto em seus logs de transação, transformando dados brutos em inteligência acionável que gera resultados e apoia a saúde financeira de longo prazo da sua empresa.

Contas a Receber Fluxo de Caixa Process Mining Otimização Financeira Cobranças Faturamento

Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Um DSO excessivo imobiliza capital crítico e limita as oportunidades de crescimento do negócio. Quando os pagamentos atrasam consistentemente, a organização enfrenta riscos de liquidez e maiores custos de empréstimos para financiar operações, o que é especialmente prejudicial em ambientes de juros altos. Esse problema geralmente nasce da falta de visibilidade sobre quais etapas do ciclo de vida da fatura estão gerando os maiores atrasos.

O ProcessMind visualiza todo o ciclo de vida de uma fatura para identificar exatamente onde ocorrem os atrasos. Ao analisar o tempo entre a criação e a baixa final, os usuários podem identificar segmentos de clientes ou regiões que mais contribuem para o DSO alto, permitindo melhorias focadas e estratégias de cobrança mais eficazes.

As disputas de clientes muitas vezes ficam sem solução por semanas devido à falta de clareza sobre quem é o responsável ou pela ausência de documentação. Esses atrasos impedem o recebimento pontual de fundos e consomem recursos administrativos significativos em todo o departamento financeiro, com funcionários perdendo horas procurando dados históricos. Disputas não resolvidas também prejudicam o relacionamento com o cliente e podem levar a dívidas incobráveis se não forem tratadas rapidamente.

A plataforma rastreia a duração de cada caso de disputa, da abertura à resolução, para ajudar os gestores a identificar gargalos sistêmicos no processo de revisão. Essa visibilidade garante que as disputas sejam tratadas de acordo com os benchmarks internos, reduzindo significativamente o tempo que os fundos permanecem bloqueados em faturas contestadas.

Conciliar manualmente os extratos bancários com as faturas abertas é um processo exaustivo que gera erros e caixa não alocado. Quando os pagamentos não são baixados prontamente, a disponibilidade de crédito dos clientes fica imprecisa, o que pode bloquear novos pedidos de vendas e gerar atritos desnecessários entre as equipes comercial e financeira. Esse esforço manual também impede que a equipe financeira foque em tarefas analíticas de alto valor.

O ProcessMind analisa as atividades que levam à baixa das faturas para determinar a porcentagem de pagamentos processados via etapas automatizadas versus manuais. Ele destaca cenários específicos onde a intervenção manual é maior, permitindo mudanças de configuração direcionadas para melhorar a taxa de sucesso do processamento automático de extratos bancários.

Emitir notas de crédito ou ajustar faturas após o envio indica problemas subjacentes de qualidade de dados ou erros de faturamento. Essas correções prejudicam a experiência do cliente e exigem o dobro do esforço para processar uma única transação, duplicando o custo administrativo do ciclo de faturamento. O retrabalho frequente também reduz a confiabilidade dos relatórios e previsões financeiras.

Ao monitorar a frequência de emissão de notas de crédito em relação ao faturamento inicial, o ProcessMind identifica as causas raiz do retrabalho no fluxo de Contas a Receber. Isso permite que as equipes corrijam erros anteriores em pedidos de venda ou dados mestres antes que as faturas sejam geradas, levando a uma taxa muito maior de acerto na primeira tentativa.

As equipes de cobrança geralmente trabalham sem dados claros sobre quais atividades levam a pagamentos mais rápidos. Sem insights sobre a eficácia dos agentes ou o impacto dos lembretes, os recursos são frequentemente desperdiçados em contas de baixa prioridade, enquanto faturas de alto risco envelhecem. Essa falta de estratégia baseada em dados significa que as cobranças são reativas e não proativas, resultando em um fluxo de caixa inconsistente.

O ProcessMind oferece uma visão transparente do processo de cobrança, mapeando cada lembrete e promessa de pagamento em relação à data final de liquidação. Isso permite que os gestores otimizem as estratégias de cobrança com base em resultados comprovados, garantindo que os agentes foquem sua energia nas contas e atividades que trazem o maior retorno.

Mesmo um pequeno atraso no envio de uma fatura impacta diretamente a data de pagamento e estende o ciclo de caixa. Muitas organizações enfrentam latências de processamento interno entre o momento em que a fatura é criada e quando ela realmente chega ao cliente. Se uma fatura fica parada em uma fila, o relógio do prazo de pagamento nem começou a correr, o que concede ao cliente um crédito gratuito.

Ao rastrear o intervalo entre a criação da fatura e o despacho, o ProcessMind expõe fricções ocultas no workflow de faturamento. Reduzir esse atraso interno garante que o prazo de pagamento comece o quanto antes, acelerando a entrada de caixa e garantindo que os clientes recebam suas cobranças enquanto a transação ainda está recente.

Lidar com pagamentos parciais cria uma carga administrativa significativa, pois as faturas permanecem abertas e exigem conciliação manual. Essa complexidade muitas vezes leva a saldos pendentes que são difíceis de rastrear e resolver ao longo do tempo, já que os valores restantes frequentemente geram disputas secundárias ou confusão sobre os termos originais. O esforço para cobrar pequenos saldos remanescentes é muitas vezes desproporcional ao seu valor.

Usando o Process Mining, as equipes podem identificar a frequência e as causas de pagamentos parciais em diferentes segmentos de clientes. O ProcessMind revela o caminho que essas faturas percorrem, ajudando a agilizar o acompanhamento e a baixa dos saldos restantes ao identificar padrões que levam à liquidação total.

Quando os clientes não aproveitam os descontos por pagamento antecipado, isso geralmente sinaliza que o processo de faturamento é lento demais para permitir o pagamento no prazo. Essa oportunidade perdida reduz o incentivo para o cliente pagar cedo, o que desacelera o ciclo de caixa e indica ineficiências no envio e processamento das faturas.

O ProcessMind correlaciona a elegibilidade ao desconto com os timestamps reais de pagamento para identificar onde o processo falha em cumprir os prazos de desconto. Isso ajuda as equipes de Contas a Receber a entender se os atrasos ocorrem por aprovações internas ou comportamento do cliente, permitindo ajustes para incentivar liquidações mais rápidas.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Reduzir o tempo entre a emissão da fatura e a liquidação final melhora o capital de giro e a liquidez. O ProcessMind analisa todo o ciclo de faturamento ao recebimento para identificar segmentos de clientes ou etapas do processo onde ocorrem atrasos, permitindo intervenções direcionadas que aceleram o fluxo de caixa.

Janelas de disputa longas retêm a receita e frustram os clientes, além de aumentar o risco de inadimplência. Ao visualizar o ciclo de vida dos casos de disputa, o ProcessMind identifica loops repetitivos e atrasos de transferência entre departamentos, ajudando as equipes a resolver discrepâncias mais rápido e liberar pagamentos bloqueados.

A conciliação manual de pagamentos com faturas é trabalhosa e propensa a erros. O ProcessMind destaca as causas raiz de falhas na conciliação, como dados de referência inconsistentes, permitindo que você refine as regras de automação e alcance taxas mais altas de processamento direto sem intervenção humana.

Notas de crédito frequentes muitas vezes indicam problemas anteriores na precisão do faturamento ou no atendimento de pedidos. A plataforma rastreia os gatilhos desses ajustes para ajudar você a identificar e corrigir as causas raiz na origem, garantindo que as faturas estejam corretas na primeira vez e reduzindo o retrabalho administrativo.

Qualquer atraso entre a criação e o envio da fatura estende o ciclo de pagamento desnecessariamente. O ProcessMind mede o tempo de latência no seu processo de faturamento para descobrir fricções técnicas ou procedimentais, garantindo que os clientes recebam as faturas imediatamente para que o prazo de pagamento comece a contar o quanto antes.

Os clientes frequentemente forçam os limites dos prazos de pagamento acordados, gerando custos ocultos para o fornecedor. Ao comparar as datas reais de pagamento com os termos contratuais, o ProcessMind detecta desvios sistemáticos e ajuda as equipes de crédito a fazer cumprir os acordos ou renegociar termos com pagadores habitualmente atrasados.

O tratamento inconsistente de pagamentos parciais cria confusão e complica a jornada do cliente. O ProcessMind analisa como os pagamentos parciais se desviam dos caminhos padrão para identificar contornos manuais, ajudando você a estabelecer um fluxo consistente que simplifica o fechamento e melhora a precisão do livro-razão.

Caminho de 6 Passos para Otimizar o Contas a Receber

1

Conecte e Descubra
2

Mapeie Seu Processo
3

Identificar Gargalos
4

Analisar Causas-Raiz
5

Projetar Melhorias
6

Monitorar e Iterar
1

Conecte e Descubra

O que fazer

Conecte seu ERP à plataforma mapeando números de fatura, timestamps de atividades e mudanças de status, como Fatura Criada e Pagamento Recebido.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Construir uma base orientada a dados garante que a análise do processo seja baseada em logs de transações reais, e não em entrevistas subjetivas ou suposições.

Resultado esperado

Um Event Log completo pronto para análise de Process Mining.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Ganhe Visibilidade Total sobre seu Ciclo de Receita

O ProcessMind revela cada desvio e atraso no seu workflow de cobrança, fornecendo um roteiro claro para acelerar os recebimentos. Você verá exatamente como as faturas se movem no sistema e onde a fricção ocorre.
  • Mapeie cada etapa do ciclo de vida real da sua fatura
  • Identifique causas específicas para atrasos de pagamento
  • Identifique retrabalho manual e desvios de processo
  • Quantifique o impacto dos gargalos no fluxo de caixa
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS COMPROVADOS

Melhorias Quantificáveis no Contas a Receber

Ao analisar cada Número de Fatura em seus sistemas financeiros, as organizações identificam gargalos ocultos e agilizam o ciclo de cobrança. Esses resultados refletem os ganhos de eficiência alcançados por meio da otimização de processos baseada em dados.

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Redução do DSO

Redução média no atraso de pagamento

Ao identificar gargalos entre a criação e a baixa da fatura, as organizações aceleram a conversão de caixa e melhoram a gestão de liquidez geral.
0 %
Taxas mais altas de conciliação automática

Conciliação bancária automatizada

Otimizar a lógica de conciliação reduz a intervenção manual, permitindo que os extratos bancários sejam reconciliados com faturas abertas sem esforço humano.
0 days
Resolução de Disputas mais Rápida

Redução no ciclo de resolução

A agilização dos workflows internos e da coleta de evidências garante que as faturas contestadas sejam resolvidas rapidamente, ajudando a liberar o fluxo de caixa travado.
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Menores taxas de erro no faturamento

Redução no volume de notas de crédito

Identificar as causas raiz dos erros durante a geração inicial da fatura resulta em menos notas de crédito e significativamente menos retrabalho administrativo.
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Melhoria na Conformidade de Prazos

Melhor adesão às datas de vencimento

A visibilidade aprimorada do comportamento do cliente ajuda as equipes a cumprir os termos contratuais e a identificar segmentos que frequentemente perdem os prazos de pagamento.
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Menor Lead Time de Despacho

Redução no atraso administrativo

Enviar as faturas mais rápido aos clientes garante que o prazo de pagamento comece mais cedo, encurtando diretamente o ciclo de conversão de caixa geral.

Resultados individuais variam com base na complexidade do processo e qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em várias implementações organizacionais.

Dados Recomendados

Comece com estas atividades e atributos principais e adicione mais detalhes conforme você avança.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O valor monetário total da fatura.

Por que é importante

Crítico para análise de impacto financeiro e priorização de cobranças de alto valor.

A data na qual se espera que o cliente realize o pagamento.

Por que é importante

A base para o cálculo de aging, inadimplência e conformidade de pagamento.

O nome da entidade ou organização responsável pela fatura.

Por que é importante

Permite análise ao nível da conta e identificação de pagadores problemáticos.

A divisão interna, subsidiária ou código da empresa que emite a fatura.

Por que é importante

Permite o benchmarking de performance entre diferentes divisões da organização.

A data em que a fatura foi totalmente paga ou compensada.

Por que é importante

Essencial para calcular o tempo de ciclo e o DSO real.

As condições acordadas que definem quando o pagamento deve ser feito.

Por que é importante

Fornece contexto para a Data de Vencimento e ajuda a analisar a conformidade dos termos.

A categoria ou código que explica por que uma fatura está sendo contestada.

Por que é importante

Chave para identificar as causas raiz de atrasos de pagamento e retrabalho.

Flag indicando se a atividade foi realizada sem intervenção humana.

Por que é importante

Crucial para medir a transformação digital e as taxas de automação de processos.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

A geração inicial do registro da fatura no sistema financeiro, estabelecendo a entrada em contas a receber. Este evento marca o início oficial do ciclo de cobrança e define a base para os cálculos de aging.

Por que é importante

Este é o evento âncora de todo o processo, definindo o marco temporal inicial para todas as métricas de tempo de ciclo e cálculos de DSO.

A transmissão do documento de cobrança ao cliente via e-mail, impressão, EDI ou portal. Isso representa a entrega da obrigação de pagamento ao cliente.

Por que é importante

Calcular o atraso entre a criação e o envio ajuda a identificar demoras no processamento interno que retardam o fluxo de caixa.

Um marco calculado que indica que a data atual ultrapassou o prazo de pagamento acordado enquanto a fatura permanece aberta. Este evento sinaliza a transição do status atual para atrasado.

Por que é importante

Crucial para analisar a performance de pagamentos pontuais e acionar estratégias de cobrança.

A criação de um caso formal ou código de motivo indicando que o cliente discorda da validade ou do valor da fatura. Isso geralmente interrompe os esforços padrão de cobrança.

Por que é importante

Identifica gargalos no processo e ajuda a quantificar a receita em risco devido a erros de faturamento ou problemas de qualidade.

A emissão de uma nota de crédito que compensa o saldo da fatura. Frequentemente é o resultado financeiro de uma disputa válida, devolução ou desconto retroativo.

Por que é importante

Crítico para analisar a perda de receita, a qualidade do faturamento e as causas raiz da inadimplência.

O registro de uma transação de entrada de caixa aplicada à fatura. Representa o objetivo principal do processo de AR.

Por que é importante

O evento mais crítico para calcular o DSO e avaliar a saúde do fluxo de caixa.

A mudança de estado final onde o saldo em aberto da fatura torna-se zero. Isso ocorre por pagamento integral, aplicação de crédito ou baixa.

Por que é importante

Marca o fim absoluto do caso no sistema e é usado para calcular o tempo total de ciclo do processo.

Para recomendações de dados personalizadas, escolha seu processo específico.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining extrai dados de eventos do seu sistema financeiro para reconstruir todo o ciclo de vida de uma fatura, da geração à baixa final. Usando o Número da Fatura como identificador único, ele mapeia cada atividade e mudança de status para mostrar como as transações realmente fluem na sua organização.

Você precisa extrair logs de atividades que incluam um identificador exclusivo (como o Número da Fatura), além de timestamps e os nomes das ações realizadas. Isso geralmente inclui eventos como emissão de fatura, recebimento de pagamento, abertura de disputa e conciliação final, permitindo que a ferramenta construa a sequência cronológica dos eventos.

Sim, a ferramenta identifica os pontos exatos de atrito que causam atrasos, como longos prazos de envio ou fluxos de cobrança ineficientes. Ao visualizar esses gargalos, as equipes financeiras podem implementar melhorias direcionadas para acelerar o fluxo de caixa e atingir metas como a redução do DSO em 15%.

Enquanto relatórios padrão trazem visões estáticas de saldos e montantes em aberto, o Process Mining revela a movimentação dinâmica entre esses estados. Ele destaca caminhos não lineares, como notas de crédito repetidas ou cadeias complexas de pagamentos parciais, que dashboards tradicionais costumam ignorar.

O software rastreia cada fatura contestada para mostrar onde elas travam, seja aguardando validação interna ou feedback externo do cliente. Essa transparência ajuda a identificar se departamentos ou tipos de faturas específicos estão gerando atrasos, permitindo etapas de resolução padronizadas e a baixa mais rápida de saldos contestados.

Ao analisar as etapas específicas onde a intervenção manual é necessária, o Process Mining identifica por que certos pagamentos não são correspondidos automaticamente. Ele revela padrões de retrabalho manual que sugerem onde suas regras de correspondência ou a qualidade dos dados de entrada precisam de ajustes para alcançar taxas mais altas de lançamentos touchless.

A maioria das organizações consegue visualizar seus mapas de processo iniciais dentro de quatro a seis semanas após o estabelecimento da conexão com o sistema de origem e a finalização do mapeamento de dados. Esta fase inicial foca em áreas de alto impacto, como as causas mais comuns de atrasos nos pagamentos ou ajustes manuais no processo de baixa.

Os dados podem ser mascarados ou pseudonimizados durante o processo de extração para garantir que os detalhes sensíveis do cliente sejam protegidos, enquanto os padrões do processo permanecem visíveis. Protocolos de segurança são normalmente aplicados para cumprir auditorias financeiras internas e regulamentações internacionais de privacidade de dados, mantendo o foco na eficiência do processo.

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