Verbeter je debiteurenbeheer

Verbeter debiteurenbeheer voor een snellere cashflow

Een gezonde cashflow is voor elke organisatie belangrijk. Met onze process mining-oplossing voor debiteurenbeheer krijg je zicht op het volledige facturatieproces, vanaf het aanmaken van een factuur tot de uiteindelijke betaling en verwerking in de boeken. ProcessMind gebruikt de ERP-data die al beschikbaar is om elke stap voor elk factuurnummer in kaart te brengen. Zo zie je niet alleen wat er gebeurt, maar ook waarom processen de financiële bedrijfsvoering vertragen. Of je nu met één wereldwijd systeem werkt of met verschillende regionale platforms, de data wordt samengebracht in één betrouwbaar beeld van de financiële werkelijkheid. Dat is een eerste stap om van de financiële afdeling meer te maken dan een kostenpost.

Veel organisaties hebben te maken met onzichtbare bottlenecks die de Days Sales Outstanding (DSO) verhogen. Denk aan handmatige omwegen, lange trajecten om geschillen op te lossen of klanten die niet volgens afspraak betalen. In traditionele spreadsheets vallen die patronen vaak niet op. De technische inrichting van het bronsysteem maakt daarbij niet uit: deze problemen komen in allerlei sectoren voor. Zonder een duidelijk beeld van het proces kan je team tijd besteden aan betalingen met lage prioriteit of ingewikkelde goedkeuringsrondes die de incassocyclus onnodig verlengen. Ook compliance met beleid kan onder druk komen te staan als betalingsvoorwaarden of kortingen zonder goed toezicht handmatig worden aangepast. Dat kan leiden tot misgelopen inkomsten en risico’s bij audits. Door deze knelpunten te begrijpen, kun je een betrouwbaarder en efficiënter proces van kredietverlening tot betaling opzetten, dat de financiële resultaten beschermt en de bedrijfsvoering stabiel houdt.

Met ProcessMind zie je waar vertragingen ontstaan. Je kunt afwijkingen van de standaardwerkwijze opsporen die betalingen vertragen en de financiële impact van bottlenecks berekenen. Vergelijk regio’s, klantsegmenten of bedrijfseenheden om werkwijzen te vinden die je in de hele organisatie kunt toepassen. Zo ontdek je welke klanten vaak te laat betalen, welke soorten geschillen het langst duren en waar automatisering handmatig werk kan verminderen. Process mining geeft ook zicht op de gezondheid van klantrelaties. Veel geschillen en lange afhandelingstijden kunnen wijzen op communicatieproblemen of onjuiste stamgegevens. Door het volledige traject van een factuurnummer te bekijken, zie je bijvoorbeeld welke producten of diensten vaak tot betalingsproblemen leiden. Pak de oorzaken aan, zoals logistieke fouten of verschillen in facturen, voordat ze de klantervaring beïnvloeden.

Je kunt process mining gebruiken met de technologie die al in de organisatie aanwezig is. Haal daarvoor belangrijke datapunten uit het ERP-systeem, zoals documentdatums, boekingsdatums, verrekeningsdatums en het bijbehorende factuurnummer. In de datatemplate staat welke velden nodig zijn voor een procesmodel. Koppel de interne data aan de template, upload deze naar ProcessMind en breng het proces voor debiteurenbeheer binnen enkele minuten in beeld. Zo kan de organisatie financiële resultaten verbeteren en de bedrijfsvoering transparanter maken, ongeacht hoe complex of verouderd de bronsystemen zijn. Met ProcessMind haal je meer uit transactiegegevens en zet je ruwe data om in informatie waarmee je beslissingen kunt nemen en de financiële gezondheid van de organisatie op lange termijn kunt ondersteunen.